Перечень организаций которым грозит трудовая ревизия. Виды плановых проверок. Документация для ревизии инспекцией
Деятельность организаций, функционирующих на территории России, должна соответствовать требованиям Трудового кодекса . Они включают в себя соблюдение прав сотрудников, правильную организацию мест для работы, а также приемлемые условия труда.
Недобросовестные руководители должны понести ответственность. Для этого необходимо обнаружить нарушения в деятельности организации , что проверяет трудовая инспекция.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Законодательные аспекты деятельности Роструда
Основания
Основания для внеплановых проверок закреплены статьей 360 ТК РФ :
- По жалобе работника о несоблюдении его трудовых прав;
- Инспекция может нагрянуть повторно . Это происходит, если в ходе предыдущей проверки, были выявлены серьезные нарушения;
- Если до инспекции дошли сведения о том, что существует угроза жизни и здоровью граждан, которые там работают;
- При поступлении запроса на проверку условий трудовой деятельности от сотрудника компании;
- На основании поручения прокурора , Правительства или Президента страны.
ФЗ №294 дает основания для проверок по плану. Они проводятся спустя три года после:
- Государственной регистрации фирмы;
- Проведения последней проверки;
- Подачи предпринимателем информации о том, что он начал осуществлять свою деятельность.
Процедура
Обычно эта процедура внушает работодателям страх. На деле достаточно лишь понимать, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, что делает на предприятии, и заранее подготовиться к визиту. Готовый пакет документов к проверке значительно ускорит процесс.
Руководители компании, в которой запланирована проверка, должны быть об этом предупреждены максимум за сутки до фактического ее начала . Эта обязанность возлагается на уполномоченное лицо Роструда.
Руководителю необходимо знать, какие документы проверяет трудовая инспекция при проверке.
Сотрудник инспекции, согласно закону, имеет право потребовать любой документ , который касается деятельности компании.
Перечень проверяемых документов:
- В первую очередь, внимание уделяется трудовым договорам с сотрудниками. Правила по их оформлению закреплены в статье 57 ТК РФ .
- Проверке подвергнутся трудовые книжки , а также ведение по ним учета.
- Документы о материальной ответственности . Список материально ответственных лиц закреплен постановлением Министерства труда №85 .
- Бумаги, которые касаются выплаты сотрудникам заработной платы .
- Табели, по которым ведется учет времени работы сотрудников.
- График, по которому сотрудники уходят в отпуск.
- Устав организации.
- Расписание работы.
- Свидетельство , подтверждающее государственную регистрацию.
- Если проверка вызвана ЧП на производстве, не останутся без внимания документы с информацией об обеспечении работникам безопасных условий труда.
- Документы, относящиеся к социально уязвимым категориям сотрудников – инвалидам, беременным и несовершеннолетним.
При выявлении нарушений подобного рода, работодателя ждет серьезная ответственность.
Посмотрите видео о том, что проверяет инспекция в первую очередь:
Полномочия инспекторов
Составление акта
После того, как проверка считается законченной, должен быть составлен акт с ее итогами (4 статья ФЗ №294). Там обязательно должны быть указаны личные данные проверяющих, дата проверки, на каких основаниях она проводилась, а так же ее итоги.
Документ составляется в двух экземплярах, один из которых должен быть передан на руки руководителю организации, под личную подпись. Подписав документ, глава компании не лишается права на оспаривание результатов проверки.
Также на имя работодателя составляется предписание с требованиями по устранению трудовых нарушений . Помимо этого, могут быть назначены штрафные санкции.
Обнаружение несоответствий в деятельности организации дает право инспектору завести административное дело, которое послужит основанием для назначения наказания.
Обжалование результатов
Если работодатель считает нужным оспорить результаты проверки, он может это сделать, обратившись в вышестоящую инстанцию
. Не обязательно решение комиссии будет оспорено. В этом случае его обжалование становится возможным только в суде.
В ходе судебного разбирательства будут рассмотрены основания для проведения проверки, ее законность. И, если инспекция действовала в разрез с законом , ее вердикт относительно данной фирмы может быть признан незаконным.
Оспаривание может быть произведено лишь в течение 15 дней после подписания акта проведенной проверки.
Штрафные санкции
На основании протокола с обнаруженными нарушениями выносится решение о том, какое наказание должен понести недобросовестный работодатель. Чаще всего, его обязывают к выплате штрафа . Но это совсем не значит, что, если заплачен штраф, то не нужно устранять недостатки, которые выявила комиссия.
Если вдруг нарушений окажется несколько, руководство компании будет оштрафовано по каждому пункту.
В зависимости от степени серьезности нарушения, размеры штрафов отличаются, их размер может достигать 500 тысяч рублей . Например, согласно статье №143 УК , если по причине недолжного обеспечения безопасности работников, кто-то из них пострадал, работодатель должен будет выплатить 200 тыс. руб.
Нарушение прав беременной женщины или матери маленького ребенка, в частности, ее увольнение, наказывается штрафом в 200 тыс. руб. (ст. 145 УК РФ).
Статья 145 УК РФ. Необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение беременной женщины или женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет.Необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение женщины по мотивам ее беременности, а равно необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение с работы женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, по этим мотивам — наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов.
Если работодатель не исправил нарушения в деятельности компании, и повторная проверка это подтвердила, штраф для юридического лица будет варьироваться от 300.000 до 500.000 рублей .
Чтобы не гадать, за что вашу организацию может оштрафовать инспекция, содержите документы в порядке и не нарушайте прав работников.
Добрый день! Подскажите пож., является ли нарушением внесение записи об увольнении в трудовую книжку ранее даты увольнения. Например, дата увольнения в заявлении 10 апреля, а запись сделана 7 апреля.
Не совсем понятно, что Вы имеете в виду. По правилам ведения трудовых запись об увольнении вносится в день увольнения, так что, если у Вас последний рабочий день 10 апреля, а кадровик внесла запись в тк 7 апреля, то это, конечно, нарушение, которое, впрочем, легко исправить (отмена записи об увольнении).
Если в графе 2 тк указали дату 07 апреля вместо 10-го - это тоже нарушение
Если в графе 4 тк написано "Приказ от 07.04.20 ..г" - это нормально
Ответ:
Да, это нарушение Правил ведения трудовых книжек. Запись должна быть сделана тем числом, которым вы увольняетесь. Оно должно быть прописано в приказе о вашем увольнении. А приказ составляется на основании Вашего заявления, в котором указана другая дата. Обратите внимание работодателя на эту ошибку. Если она была допущена намеренно, обратитесь в трудовую инспекцию.
Добрый вечер! Работала в школе. Зарплата состояла из оклада и платных услуг (все в одном квитке о з.п.). Отпускные выдали без учета платных услуг. Насколько это правомерно?Также мне не платили за вредность (работа с химреактивами). Куда можно пожаловаться?
Добрый вечер! Работаю в бюджетном детском саду на 1,5 ставки, платят 8000 тыс., дополнительно просили поработать мл.воспитателем и за это не заплатили. Куда можно обратиться? Бухгалтер говорит что не положено платить за 1,5 ставки,а работать можно?
Добрый вечер. Испытываю на себе психологическое давление со стороны Руководителя. Сказала правду. Отказалась ставить роспись в журнале по ознакомлению по охране труда т.к. нет инструкции. Я уборщица. Все мои коллеги работают не полный рабочий день, только от меня требуют выполнение режима рабочего времени. Только я работаю до 17 часов или грозит увольнение по статье. Это является унижением человеческого достоинства?
Работодатель имеет право требовать от Вас выполнения режима времени, если в Вашем трудовом договоре таковой указан. Кроме того, Вы должны соблюдать Правила внутреннего распорядка, если Вы подписывали этот документ при поступлении на работу. А вот то, что Вы не подписали документ об охране труда, Вы правильно сделали. Если Вы считаете, что работодатель давит на Вас увольнением, то можете написать жалобу в инспекцию по труду.
Здравствуйте! У меня такая проблема, уволилась по собственному желанию от предпринимателя полгода назад. Расставание было очень нервным (даже компенсацию за неиспользованный отпуск не хотела платить). Устроилась на другое место и бухгалтер (следующего места) обнаружила, что у меня оказывается от прежнего ИП нет печати в трудовой книжке (запись сама есть). Обратилась к этой ИП (скандальная особа), она мне заявила, что "ты мне ещё денег должна" якобы налогов не досчитала с меня. И теперь не знаю, что делать... Имеет ли она право себя так вести? И как мне поступить в этом случае..? Заранне благодарю
Ответ:
Вам не стоит больше напрямую общаться с этой особой! А насчёт печати вы можете поступить так – направьте ей официальное письмо с просьбой поставить печать в трудовой книжке. Письмо направьте почтой, заказным письмом с уведомлением. Если вы не получите от неё ответа, можете написать жалобу в прокуратуру или даже в суд. Об этом своём праве упомяните в письме.
Ответ:
Как у Вас прописано в трудовом договоре? Вы совмещаете должности, или это и входит в Ваши обязанности, как секретаря? Так как у Вас эти обязанности прописаны в инструкции, и Вы под этим расписались, то и обязанности кадровика – это Ваши трудовые полномочия. Просить за это доплату не имеет смысла, так как Ваша заработная плата прописана в трудовом договоре и в штатном расписании.
Здравствуйте! работаю в крупной российской компании, официально по договору 5/2 с 9-18
Руководство заставляет работать с 9-21 без обеда 5/2, без поднятия зарплаты, без оплаты переработки, без оплаты праздничных дней, без оплаты выходных дней,
на любой вопрос или недовольство, руководство отвечает не нравится, здесь никого не держат.
Подскажите как поступить в данной ситуации? Компания работает на территории почти всей России, думаю, что такая проблема не только у нас.
Ответ:
Пишите жалобу в инспекцию по труду. Вы перечислили несколько грубых нарушений трудового законодательства! По факту Вашей жалобы должна быть проведена проверка, о результатах которой Вас оповестят. Одновременно вы можете подать жалобу в прокуратуру. Они проведут проверку со своей стороны. Если результаты Вас не устроят, то пишите исковое заявление в суд. Рекомендую писать коллективную жалобу, но с сохранением конфиденциальности.
Ответ:
Странный ответ от инспекторов по труду! В трудовой книжке есть запись? Напишите в инспекцию по труду официальную письменную жалобу и направьте её по почте! Письменный ответ Вам должен прийти в течение месяца. Дождитесь его! Если он не придёт, или же будет таким же «неграмотным», пишите в вышестоящую инспекцию по труду, приложив к своему обращению копию ответа.
Ответ:
Анонимные обращения инспекция по труду, так же как и иная государственная структура, не рассматривает. Но в обращении Вы можете изложить просьбу о сохранении конфиденциальности. Это не запрещено! Тогда, инициируя проверку у работодателя, инспекторы не скажут ему, кто «автор» обращения.
Дочь 18 лет после техникума работала поваром по специальности без оформления с апреля. После того, как сказала, что хочет уходить, начались придирки со стороны управляющего. Сейчас не желает платить расчётные, поставил много доп. смен и сказал, что за каждый невыход на работу будет снимать по 2 тыс.
Заявление о приёме на работу и об увольнении не писали.
Можно ли получить заработанные деньги в нашем случае?
Ответ:
Можно! Вашей дочери нужно срочно писать жалобу в инспекцию по труду. Так как она работает с апреля, но без трудового договора, это равносильно тому, что она его подписывала. Поэтому ей положены все выплаты при увольнении. А работодателя ожидает крупный штраф за неоформление на работу новых сотрудников, за нарушение их трудовых прав! В ходе проверки, которую проведёт инспекция по труду, наверняка будут выявлены ещё нарушения.
Сообщила руководителю о своём положении (беременность), сразу со стороны зам.директора начались придирки, крики, узнавала у моих коллег не хочу ли я написать заявление на увольнение, говорила им, что меня могут уволить даже в таком положении, так как на работу они меня приняли только из-за того,что через год я получу подходящее высшее образование, а среднее-специальное не соответствует должности. В университете я взяла академический отпуск. При всём этом я прохожу соответствующую переквалификацию.
Могут ли действия руководителя расцениваться как принуждение к увольнению?
Ответ:
Да, такие действия работодателя можно расценивать как принуждение к увольнению. Но для подачи жалобы Вам необходимо должным образом его уведомить о своём положении. Для этого необходимо принести справку из женской консультации, в которой Вы состоите на учёте как беременная. В справке должен быть указан срок беременности, и она должна быть подписана Вашим врачом, заведующей ЖК и главврачом медучреждения, и содержать все необходимые печати.
Ответ:
Нет, это неправомерно. Напишите об этом факте не в ваше РОНО, а в вышестоящую инстанцию или в Министерство образования по вашему субъекту федерации. По факту вашего обращения будет запрошено объяснение у руководителя РОНО по вашему району. О результатах вы будете оповещены в письменной форме.
Здравствуйте! Я, работаю фельдшером станции скорой медицинской помощи Московской области, У меня вопросы; на наши учреждение нет- 1. "коллективного договора", 2. премиальное вообще не платить, 3. на вопрос экономисту; Сколько ежеквартально перечисляет страховые компании ОМС, (так как мы работаем по ОМС и ДМС), отвечает; зачем Вам это знать?, Я не имею право Вам докладывать и т.др. 4. Работодатель не обеспечивает спец.оджедой, покупаем за свой счёт, а возвращать деньги собираются. 5. на каждом утренний рапорте старший врач и старший фельдшер утверждает все препараты по оказании экстренной помощи, это ваши деньги, будите налево - направо израсходовать зарплату меньше получите и т.др. 6. постоянно угрожает, если медицинское оборудование выйдет из строя, то вы за свой счёт будите ремонтировать или покупать. 7. За переработку не доплачивает, говорят якобы следующий раз пораньше уйдете домой, но по наши работе никогда не получается пораньше уходить со смены. 8. Водители скорой помощи работает по суточном режиме, насколько я понимаю, водителям нельзя сутками работать на скорой помощи. Вот такие у меня вопросы, многие боятся задавать и поднимать эти вопросы, и потом начальство никогда не слушает, говорят не нравиться увольняйтесь. Спасибо.
Ответ:
Да, нарушений действительно много! Вам срочно нужно писать жалобу в Минздаврсоцразвития по области и в инспекцию по труду. Налицо не только нарушения трудового законодательства, но и нарушения условий труда работы медицинского персонала. По факту жалобы будет проведена соответствующая проверка сразу от двух ведомств. Если будет выявлено хотя бы несколько нарушений, руководителя подстанции ожидают серьёзные неприятности.
Здравствуйте!Получил травму на работе но не в рабочее время, при поступлении в больницу открыли больничный с кодом 04,на работе провели расследование признали травму бытовой, работодатель больничный оплачивать отказывается т. к стоит код 04 для оплаты нужно исправить на код 02,медики говорят что они исправить не могут, какие варианты оплаты есть без изменения кода?
Здравствуйте! Я работаю в частной фирме с 03 апреля 2017 года, 05 марта 2018 года ухожу в отпуск по БИР, могу ли я взять ежегодный оплачиваемый отпуск перед декретом? В течение этого времени в отпуске была 5 календарных дней, имею ли я право взять отпуск полностью 28 основных дней + 16 дополнительных = 44 дня - 5 дней уже использованных?
Методическое пособие издано ООО "Акция-Информ-Плюс" и размещено в Алтайском выпуске
нашего партнёра справочной правовой системы "Гарант".
Часть 1.Трудовая инспекция на пороге – наведём порядок в кадровом учете.
Уважаемые руководители! Было бы замечательно, если бы во всех компаниях изначально кадровая работа велась грамотно, соблюдалось бы трудовое законодательство. А случается, что сообщение о предстоящей проверке инспекции труда застает компанию врасплох. В небольших фирмах и у предпринимателей, как правило, специалисты по кадрам в штате вовсе отсутствуют, работодатель либо сам ведет кадровую работу, либо возлагает ее на бухгалтера, офис-менеджера. В таких случаях и руководитель, и бухгалтер, обычно не владеющие достаточными знаниями в области трудового права, беспокоятся «а все ли правильно сделано».
В этой связи мы разработали настоящую инструкцию. Она пригодится не только перечисленным категориям компаний, но и тем, в которых работают кадровики-профессионалы.
Проверьте себя. Выявите и устраните нарушения сами, наведите порядок, не дожидаясь инспекторов.
Мы постарались структурировать материал по основным участкам кадровой работы и группам трудовых правоотношений, чтобы Вам было легче проверять дела в своей компании. Обобщив накопленный опыт, мы рассказываем о типичных нарушениях, которые обнаруживаются в кадровой работе, и даем рекомендации о том, где искать ошибки, как их исправлять.
Может легче штраф заплатить, чем кадровую работу вести?
- Какой штраф грозит в случае выявления нарушений при проверке трудовой инспекцией? Стоит ли наводить порядок в кадрах и соблюдать трудовой закон, возможно, сегодня дешевле заплатить штраф, чем держать в штате кадровика?
Согласно Кодексу об административных правонарушениях РФ можно ожидать следующей ответственности.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток, на юридических лиц - от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (Статья 5.27)
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (Статья 5.27).
Невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от десяти до двадцати минимальных размеров оплаты труда или дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц - от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда (Статья 19.5.)
- Деньги компания после проверки может потерять не только на штрафах. А если инспектор обнаружит незаконные увольнения работников? Их восстановление впоследствии может повлечь обязанность работодателя возместить таким работникам средний заработок за вынужденный прогул. А если инспектор обнаружит, что работников уволили в принципе законно, но не выплатили им компенсацию за неиспользованный отпуск или что работникам не выплачивали больничные, не начисляли положенные премии и надбавки или неверно лишали премий?
Придется все доплатить, произвести с доплаченных сумм необходимые отчисления в налоговые органы, в фонды. Бывает так, что работодатели оформляют отношения с работниками не трудовыми, а гражданско-правовыми договорами. Если это сделать незаконно, то придется восстанавливать права работника: оформлять с ним надлежащий трудовой договор, выплачивать невыплаченные больничные, отпускные, компенсации, доплаты за работу в выходные, праздничные, нерабочие часы, делать налоговые и страховые отчисления с данных выплат, опять же – штрафы. А, кроме того, проверка – это нервы, стресс, потеря времени и средств.
Теперь Вы видите, каково соотношение размера возможных штрафов и убытков с одной стороны, и размера оплаты кадровой работы с другой стороны.
- Обратите внимание! Порядок в трудовых отношениях выгоден, прежде всего, самой компании. Проверяем состав документов . Проверьте, все ли необходимые по закону документы имеются на Вашем предприятии. Именно их запросят для проверки инспекторы.
В компании должны быть следующие документы.
Обязательные документы: |
Учредительные документы |
*Трудовые договоры |
*Штатное расписание (форма Т-3) |
*Табель учета рабочего времени (форма Т-13) |
*Правила внутреннего трудового распорядка |
*Документ о защите персональных данных работников (положение) |
*График отпусков (форма Т-7) |
Личные карточки (форма Т-2) |
*Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.(утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.) |
*Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки) |
Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
*Трудовые книжки |
*Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка. |
* Звездочкой отмечены документы, обязательные для индивидуальных предпринимателей.
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: |
|
Коллективный договор |
обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить. |
Положение об оплате труда и премировании |
обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании. |
Должностные инструкции |
обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах. |
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы |
обязательно, если работодателем проводится аттестация работников. |
График сменности |
обязателен при наличии сменной работы. |
Положение о коммерческой тайне |
обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. |
Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда |
при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. |
Если у Вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И напомним, что согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. В этой связи рекомендуем проверить даты подписания работниками трудовых договоров и даты ознакомления с локальными нормативными актами.
- Обратите внимание! Проверьте, правильно ли составлены перечисленные документы, соответствуют ли они действующему законодательству.
ЧАСТЬ 2. ПРИЕМ НА РАБОТУ
Что должен знать работник, оформляющий прием работников? Что должен знать руководитель компании и индивидуальный предприниматель, самостоятельно принимающий на работу новых подчиненных?
При приеме на работу нового сотрудника необходимо обеспечить соблюдение закона и, в первую очередь, норм Трудового кодекса РФ:
Ради максимальной защиты интересов работодателя;
Для того, чтобы избежать штрафов трудовой инспекции и соответственно дополнительных затрат.
Что нужно сделать?
- Проверить, соблюдена ли процедура приема на работу, не пропущен ли какой-либо обязательный этап приема на работу и сроки составления документов;
- Проверить, включает ли в себя трудовой договор все условия, обязательные для включения в договор согласно ст.57 ТК РФ. Есть ли противоречия условий трудового договора и других документов: коллективного договора, правил внутреннего распорядка и т.д.
- Проверить, включает ли трудовой договор в себя выгодные для работодателя условия, например:
Обязанность работника соблюдать и не разглашать коммерческую тайну (согласно Федеральному закону от 29 июля 2004г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне», коммерческая тайна работодателя может быть защищена законом и судом). А режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну (т.е. наличия утвержденного перечня информации, составляющего коммерческую тайну, подписи сотрудника на обязательстве о неразглашении коммерческой тайны).
Срок трудового договора (проверить правомерность установления срока трудового договора, если он установлен);
Испытательный срок должен быть установлен в трудовом договоре;
Обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя (условие может указываться, либо в трудовом договоре, либо дополнительно заключается ученический договор);
Условие о материальной ответственности.
ПРОЦЕДУРА ПРИЕМА НА РАБОТУ.
1. Получить от работника заявление о приеме на работу.
Обратите внимание, что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.
Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.
Во-вторых, если сотрудник устраивается по совместительству, в заявлении должно быть обязательно написано его рукой, что он принимается на работу по совместительству. В этом случае работодатель застрахован от судебных разбирательств, когда сотрудник может утверждать, что его принимали вовсе не по совместительству, а на полный рабочий день.
2. Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности. Есть работники, которые после оформления на работу, могут возмущаться, что устно оговаривали другие условия труда, рабочего времени, состав и обьем обязанностей и т.д.
3. Заключить с работником письменный трудовой договор и договор о полной материальной ответственности.
Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать, или увольнять непокорного. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Только не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.
4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора. Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Достигаемый результат. В результате данной рокировки снижаются налоги. НДФЛ с 13 до 6% снижается ставка налога с доходов сотрудников. Компания не начисляет ЕСН и пенсионные взносы, платежи в ПФР с предпринимателей меньше взносов компаний.
- Обратите внимание! В ходе налогового контроля может быть доказано, что договора возмездного оказания услуги (гражданско-правовой договор) содержат признаки трудового договора, а следовательно произведенное снижение налогов незаконно.
Признаки трудового договора, недопустимые в соглашении с ИПБОЮЛ
Признаки трудового договора |
|
Работник включен в штатную численность |
Трудовым назовут соглашение, в котором работник приглашен на конкретную должность (постановление ФАС СЗО от 27 августа 2002 года № А05-4374/02-275/18), скажем торгового представителя. Тут в соглашении с предпринимателем нужно указывать, что последний становится поверенным либо агентом, работающим за вознаграждение (желательно, чтобы оно начислялось как процент от реализации). Еще вариант - отдавать физическому лицу товары на реализацию. |
Работник подчиняется внутреннему трудовому распорядку |
Подрядчик не должен следовать этому распорядку, обычно он сам определяет способ выполнения заданий заказчика (п. 3 ст. 703 ГК РФ). Но договором можно установить особые условия, определив, когда ИПБОЮЛ подчинен заказчику. Например, в договоре с торговым представителем можно обговорить место его работы (район или торговую точку). ИПБОЮЛ все равно будет вести самостоятельную деятельность, только в определенном регионе. |
Работнику обеспечиваются условия труда |
«Предприниматели должны сами оборудовать рабочее место», - говорят налоговики, отказываясь признавать ими продавцов в магазинах, бухгалтеров, постоянно работающих в офисах, мастеров, нанятых службами быта и т. д. Часть этих ограничений можно оспорить, ссылаясь на статьи 703 и 704 ГК РФ. Из них видно, что в договорах с подрядчиками (ими могут быть и ИПБОЮЛ) разрешено вводить особые условия. Среди них допустимо и то, что заказчик создает условия для работы. Еще вариант - сдать необходимое оборудование предпринимателю в аренду. Этот способ возможен не всегда, но иногда бывает полезен, например, для сотрудничества с мастерами по ремонту техники, шоферами, продавцами с лотков на улицах. |
Работнику выплачиваются больничные, даются иные гарантии, введенные ТКРФ |
Предприниматель работает на свой риск, поэтому на него не распространяется ТК РФ. Если компания начисляет больничный для ИПБОЮЛ, то соцстрах эти расходы не возместит. Налоговики иногда указывают, что предпринимателю не положено оплачивать жилье, если он едет в командировку по заданию заказчика. Но здесь чиновники не правы. Если компенсация подобных издержек предусмотрена в договоре с ИПБОЮЛ, то ее надо выдавать (п. 2 ст. 709, ст. 975 и 1001 ГК РФ). Так сказано и в постановлении ФАС ПО от 25 сентября 2001 года №А12-6361/2001- C 7- Y 5. |
Работнику зарплата выдается регулярно. Этим он отличается от подрядчика(из письма Минфина России от 11 февраля 2005 года № 03-05-02-04/25) |
Спорное суждение. В гражданско-правовом договоре, в том числе заключенным с ИПБОЮЛ, можно предусмотреть авансы (п. 2 ст. 711 ГК РФ). Их количество неограниченно. Кроме того, по итогам месяца зачастую можно определять стоимость выполненных работ (услуг), оплачивая ее. Причем рассчитываться нужно не за отработанное время, а именно за произведенные услуги (к примеру, не за то, что человек был 160 часов торговым представителем, а за то, что он реализовал товаров на 400 000 рублей). При повременных расчетах соглашение, вероятно, признают трудовым (постановление ФАС ВСО от 1 апреля 2003 года № АЗЗ-2391/02-СЗа-Ф02-792/03-С1). |
Есть судебные дела, которые можно использовать в спорах о виде договора. Например, по постановлению ФАС УО от 29 августа 1997 года № Ф09-448/97-АК предприниматель независим, если сам платит налоги. Договор, заключаемый с ИИПБОЮЛ, нельзя дополнять его заявлением о найме на работу - соглашение признают трудовым (постановление ФАС ПО от 20 июля 2004 года № А12-4849/04-С51). По этой же причине ИИПБОЮЛ не нужно показывать в табеле учета рабочего времени. Надо составлять акты выполненных работ или оказанных услуг. Иначе судьи могут сказать, что результаты деятельности не принимались, значит гражданину оплачивалось отработанное время. Поэтому договор - трудовой (постановление ФАС ВСО от 25 ноября 2004 года № A33-6199/04-СЗ-Ф02-4845/04-С1). |
|
Схема1. Содержание схемы.
В целях сокращения объема уплачиваемых налогов с заработной платы, в основном ЕСН, работников увольняют (из компании 1) и трудоустраивают в компанию (компания 2), применяющую УСНО, которая заключает договор на представление персонала с бывшим работодателем сотрудников.
Достигаемый результат: Значительно снижается ЕНВД (в тех случаях, когда он зависит от количества сотрудников).
К сведению: Первое понятие - «аутсорсинг» (outsourcing) , это передача функций внутреннего подразделения внешнему исполнителю. Обычно по непрофильным направлениям. Другими словами договор оказания услуг или, в отдельных случаях, договор подряда. Этот вид отношений достаточно четко определен Гражданским кодексом.
Второе понятие – «аутстаффинг» (outstaffing) , передача фирмой части своих работников кадровому (лизинговому) агентству. «Отданные» сотрудники при этом остаются на прежнем месте службы, но функции работодателя (например, начисление зарплаты и социальные гарантии) берет на себя лизинговая компания. В широком понимании аутстаффинг означает сделку фирмы с кадровым агентством, в ходе которой последнее передает заказчику сотрудников на определенное время.
Третий термин – «лизинг персонала» ( s taff leasing) , смысловое содержание данного понятия аналогично общему определению аутстаффинга. Однако необходимо заметить, что пользоваться словосочетанием «лизинг персонала» в России не совсем верно. Дело в том, что согласно статье 665 Гражданского кодекса, а также Федеральному закону от 29 октября 1998 г. № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)», понятие лизинга по смыслу полностью идентично аренде. Объектом же договора аренды может быть только имущество. Ни человек, ни его труд в соответствии с российским законодательством таким предметом не является.
Недостатки или типичные ошибки при оформлении подобного рода договоров:
Персонал в штат фирмы-аутсорсера оформляется в порядке перевода;
Не раскрывается порядок документирование оказываемых услуг;
Не раскрывается порядок расчета стоимости оказанных услуг;
Отсутствуют критерии оценки качества предоставленного фирмой-аутсорсером персонала и его влияния на стоимость договора.
- Обратите внимание! Оформление отношений с работниками подобным образом само по себе может свидетельствовать о притворности сделки, а при наличии указанных выше ошибок позволяет усомниться в экономической эффективности заключенной для компании потребляющей услуги фирмы-аутсорсера сделке, с другой стороны - двояко трактовать те или иные положения, что при проверке контролирующими органами может повлечь для Общества негативные гражданско-правовые и налоговые последствия.
Что нужно учитывать, при использовании данной схемы?
При заключении подобного договора Обществу следует обратить внимание на следующие моменты:
1. Особое внимание при заключении подобного рода договора необходимо уделять наличию деловой цели, отличной от налоговой экономии, что подтвердил и Пленум Высшего Арбитражного Суда РФ (Постановление от 12.10.2006 N 53). Должна отсутствовать прямая связь между участниками сделки. Не желательно, чтобы у фирмы-аутсорсера был заключен один единственный договор возмездного оказания услуг. Чтобы дробление бизнеса не стало причиной претензий со стороны контролирующих органов, оно должно иметь реальный, а не номинальный характер. Например, деление видов деятельности по разным юридическим лицам может преследовать цель повысить эффективность управления бизнес-процессами. Дополнительным аргументом в споре с контролирующими органами может послужить тот факт, что компания-"упрощенец" ведет дела с другими контрагентами и ее местонахождение отличается от адреса головной компании.
2. В договоре должно быть указано персонал, какой квалификации и в каком количестве передается Заказчику для оказания услуг. Становясь потребителем аутсорсинговых услуг, организация-заказчик получает возможность сосредоточиться на основном бизнесе, поскольку договор аутсорсинга, как мы отметили, заключается именно по непрофильным направлениям деятельности организации. Передача части работ на аутсорсинг позволяет сократить издержки, так как зачастую услуги аутсорсера стоят намного дешевле, чем содержание собственного персонала.
Следует отметить, что в ряде случаев компаниями не правильно квалифицируются договора и имеет место не аутсорсинг, а разновидность договора о предоставлении персонала - договор аутстаффинга - передача фирмой части своих работников агентству. "Отданные" сотрудники при этом остаются на прежнем месте службы, но функции работодателя (например, начисление зарплаты и социальные гарантии) берет на себя агентство.
3. В договоре необходимо указать конкретный вид работы, которую берет на себя фирма-аутсорсер, а также все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством для данного вида договора. Тогда аутсорсинг пройдет в рамках договора возмездного оказания услуг, предусмотренного гл. 39 ГК РФ. Следует помнить, что по договору аутсорсинга не может передаваться персонал, на который в соответствии с законодательством возлагается материальная ответственность за сохранность имущества, ТМЦ и прочих активов организац ии.
4. Работники должны быть зачислены в штат фирмы-аутсорсера, но желательно не в порядке перевода. Нельзя переводить весь персонал, так как это вызовет подозрение и ряд технических затруднений, например, с оформлением документации по оперативной деятельности компании бывшего работодателя.
Все распорядительные документы по вопросам увольнения, охраны труда, выплаты заработной платы, поощрения, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка должны исходить от представителей фирмы-аутсорсера.
5. Должен быть четко определен вопрос о правовом положении имущества, которое фирма-аутсорсер будет применять в своей деятельности. Желательно, чтобы имущество принадлежало самой фирме-аутсортсеру, в противном случае необходим отдельный дополнительный договор аренды имущества.
6. Точное определение стоимости оказываемых услуг.
ЧАСТЬ 3. ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКОВ.
Р ассмотрим требования к подготовке и оформлению отпусков сотрудников. В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков уста навливается графиком трудовых отпусков, утверж даемым работодателем по согласованию с работниками. График отпусков обязателен как для работодателя, так и работника.
График отпусков является основой документального оформления ухода работников в отпуск. Он составляется на календарный год и утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков доводится до сведения всех работников путем вывешивания его на видном месте или ознакомления с ним каждого работника под роспись (последнее предпочтительнее для исключения возможных споров). О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно продолжительностью 28 календарных дней. Согласно ст.122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. По соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 дней, ст.124 ТК РФ.
Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Работник при оформлении отпуска пишет заявление о предоставлении отпуска. Работодатель готовит приказ о предоставлении отпуска.
Типичные ошибки работодателей при предоставлении отпусков.
Нередко работодатели при предоставлении отпусков своим сотрудникам допускают ошибки, нарушая при этом трудовое законодательство. Назовем некоторые из них:
1. Работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время;
2. Работодатель нарушает утвержденный график отпусков;
3. Работодатель не предоставляет работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд;
4. Работодатель не предоставил ежегодный оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда в удобное для них время;
5. Работодатель без согласия работника переносит отпуск на следующий рабочий год (в случае, если работодатель не сможет подтвердить, что перенос отпуска вызван какими-то уважительными причинами, а также не подтвердит, что отпуск перенесен с согласия работника, это будет нарушением законодательства о труде);
6. Работника отозвали из отпуска без его согласия;
7. Ежегодный оплачиваемый отпуск был разделен на части, продолжительность которых составляет менее 14 календарных дней;
8. Работодатель не предоставил оплачиваемый отпуск, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы, работнику, работающему по совместительству, в то же время, что и на основной работе;
9. Работодатель не предоставил оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет;
10. Работодатель нарушил сроки своевременного извещения (две недели до его начала) работника о времени начала отпуска;
11. Типичная ошибка – работников «забывают» ознакомить с тем или иным приказом под расписку;
12. Весь отпуск был заменен денежной компенсацией;
13. Работодатель не своевременно выплатил работнику суммы отпускных;
14. Невыплата при прекращении трудового договора предусмотренных сумм компенсации за неиспользованный отпуск, причитающихся работнику от работодателя. Это является нарушением порядка увольнения, что дает работнику право обратиться с заявлением в суд.
ЧАСТЬ 4. ОБЪЯВЛЕНИЕ ЗАМЕЧАНИЯ И ВЫГОВОРА.
Нередко руководителям приходится сталкиваться с проблемными работниками, для которых требования трудовой дисциплины, как пустой звук. В процессе работы возникает необходимость применять к таким работникам дисциплинарные взыскания. И делается это не только в управленческих целях – грамотное объявление замечания или выговора может быть необходимо для законного увольнения в дальнейшем. Хочется отметить, что лишать премии работника работодатель не имеет право. Если Вы намерены применить дисциплинарное взыскание к своему работнику, начните с того, что внимательно ознакомьтесь со статьями 192-195 ТК РФ.
Рассмотрим пошаговую процедуру применения дисциплинарного взыскания.
1. Работником совершено нарушение (неисполнение) какой-то трудовой обязанности, установленной пунктом должностной инструкции, Правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора и т.д. Нарушение юридически не закрепленной обязанности не в счет.
2. По факту нарушения сотрудник, который его обнаружил, составляет докладную записку . В записке делаются ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора, иного документа. В докладной записке можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником и др.)
3. У работника-нарушителя берут письменное объяснение (объяснительную записку) по факту проступка, чтобы выяснить его причины. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то объяснительная записка регистрируется, помещается в дело и не может рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания. Если же из объяснительной записки следует, что у работника уважительная причина совершения проступка отсутствует (т. е. отсутствуют оправдательные документы, иные доказательства), то тогда объяснительная записка работника становится основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт (акт об отказе дать объяснения). Желательно, чтобы акт заверили три работника.
4. Издание приказа о применении к работнику меры взыскания в форме замечания или выговора. Приказ о применении дисциплинарного взыскания рекомендуется делать мотивированным, обоснованным, со ссылками на пункты договора или инструкции, которые нарушены, на документы, которые это подтверждают, например, докладные записки, уведомления ФНС РФ о просрочке сдачи декларации бухгалтером, если наказывают бухгалтера.
5. Приказ регистрируют в Журнале регистрации приказов.
6. Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (акт об отказе ознакомиться с приказом ). Желательно, чтобы этот акт подписали три работника.
- Какие дисциплинарные взыскания разрешает законодательство?
Трудовой кодекс содержит только три возможных дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ).
Замечание – это наименее «суровое» дисциплинарное взыскание, которое выражается в устной форме.
Выговор – может объявляться как устно, так и письменно.
Увольнение в качестве дисциплинарного взыскания применяется в случаях, предусмотренных пунктами 5–10 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Несколько слов о порядке применения дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ).
1. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
2. Срок применения дисциплинарного взыскания – не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка.
- Совет: не следует откладывать неприятный разговор с работником до проведения ежегодного собеседования, так как может быть пропущен срок и работодатель утратит право наложения взыскания.
Днем обнаружения проступка считается день, когда лицу, которому по работе подчинен работник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий (п. 34 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 г. №2). В месячный срок для применения дисциплинарного взыскания не засчитывается время болезни работника, пребывания его в отпуске, а также время, необходимое на учет мнения представительного органа работников (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).
3. Срок применения дисциплинарного взыскания – не позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а в отношении проступка, выявленного по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки, – не позднее двух лет со дня его совершения.
4. Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то составляется соответствующий акт.
- За какие проступки можно объявить выговор, а за какие уволить?
В соответствии со ст. 192 ТК РФ применение дисциплинарного взыскания является правом работодателя, а не обязанностью. Поэтому работодатель может применить любой вид дисциплинарного взыскания, предусмотренный ч. 1 ст. 192 ТК, или же вообще не применять его.
Замечание и выговор могут применяться за любое нарушение трудовых обязанностей. Увольнение как вид дисциплинарного взыскания может применяться только в случаях, четко предусмотренных Трудовым кодексом РФ:
1. Неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ст. 81 Кодекса). Работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по данному основанию при условии, что к работнику ранее было применено дисциплинарное взыскание и на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей оно не снято и не погашено.
2. Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей. При этом следует иметь в виду, что перечень грубых нарушений трудовых обязанностей, дающий основание для расторжения трудового договора с работником по п. 6 ст. 81 ТК РФ, является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит:
а) Прогул, то есть отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
б) Появление работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации-работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
в) Разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника.
г) Совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого), умышленного уничтожения или повреждения чужого имущества, совершение растраты, установленные вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях. В качестве чужого имущества следует расценивать любое имущество, не принадлежащее данному работнику, в частности имущество, принадлежащее работодателю, другим работникам, а также лицам, не являющимся работниками данной организации.
д) Нарушение работником требований охраны труда, установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия ( , авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий.
3. Принятие необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ). Необходимо учитывать, наступили ли названные неблагоприятные последствия именно в результате принятия этого решения, и можно ли было их избежать в случае принятия другого решения.
4. Однократное грубое нарушение руководителем организации или его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 ст. 81 ТК РФ). В качестве грубого нарушения трудовых обязанностей следует, в частности, расценивать неисполнение возложенных на этих лиц трудовым договором обязанностей, которое могло повлечь причинение вреда здоровью работников либо причинение имущественного ущерба организации.
5. Совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ). Применение данного пункта возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка, распределение и т.п.). При установлении в предусмотренном законом порядке факта совершения хищения, взяточничества и иных корыстных правонарушений эти работники могут быть уволены по основанию утраты к ним доверия и в том случае, когда указанные действия не связаны с их работой.
6. Совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы (п. 8 ст. 81 Кодекса). По данному основанию допускается увольнение только тех работников, которые занимаются воспитательной деятельностью, например учителей, преподавателей учебных заведений, мастеров производственного обучения, воспитателей детских учреждений, и независимо от того, где совершен аморальный проступок: по месту работы или в быту.
- Можно ли штрафовать работников?
В своей практике нам приходилось встречать руководителей, которые считали так: «Некоторые мои сотрудники не выполняют свои должностные обязанности. Хочу ввести материальные наказания и штрафы. Однако мне сказали, что это неправомерно».
Практически любой юрист, открыв Трудовой кодекс, может ответить на данный вопрос и сказать, что на сотрудников, работающих на основании трудовых договоров, нельзя налагать штрафы. И это, конечно, правильный ответ.
Мы подготовили правовое заключение по этому вопросу. Приведу его основные тезисы.
Трудовой кодекс (ст. 192) предусматривает три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение.
Другие взыскания (например: вычеты из заработной платы или лишение премии, предусмотренной в трудовом договоре в составе заработной платы) работодатель налагать на работников не может (часть 3 статьи 192 ТК РФ). На это указывает и судебная практика (см. Решение Верховного Суда РФ от 28.10.2002 г. № ГКПИ02-1100).
Приведем два простых способа, использование которых позволяет снижать материальные выплаты в зависимости от объема выполняемой работы работником.
1. Часть 3 статьи 155 ТК предусматривает, что «при невыполнении норм труда (должностных обязанностей) по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы». Таким образом, в трудовом договоре с работником, либо в положении об оплате труда (подписанное работником) следует указать эти нормы труда – конкретный объем работы, которую данный работник должен выполнять. И если работник по своей вине (например, из-за опозданий) не выполняет свои должностные обязанности, работодатель имеет полное право заплатить ему пропорционально выполненной работе, т.е. скорректировать в сторону снижения размер премии. Самое главное в данном случае – правильно и точно установить норму труда (это не сложно сделать, принимая за эталон работоспособность ответственного работника), и утвердить эти нормы через положение об оплате труда работника.
- Например. Работник занимается изготовлением мебели. Он недобросовестно относится к своим обязанностям, постоянно опаздывает. Дисциплинарные взыскания (замечания, выговор) не возымели должного результата: работник продолжает нарушать правила внутреннего трудового распорядка. Пропишем в трудовом договоре, или в положении об оплате, что заработная плата работника в месяц составляет, например, 15 000 руб. при норме труда 30 стульев (объем работы, который он может выполнить только при очень добросовестном отношении к труду, не опаздывая и т.п.). Таким образом, у работодателя появляется законный способ материального воздействия на работника в виде пропорционального уменьшения размера заработной платы (10 000 руб. за производство 20 стульев).
2. Использование аутсорсинга – компания передает какую-либо из своих функций, не являющуюся профильной, внешней компании. Обычно такие компании используются для планирования налогообложения, но могут быть полезны и для облегчения управления персоналом, снижения зависимости организации от работников.
Между компаниями заключается гражданско-правовой договор (договор оказания услуг), в соответствии с которым компания, которая предоставляет персонал, несет ответственность за действия (бездействия) предоставляемых сотрудников. Плюс данного варианта заключается в том, что сторонами данных отношений являются не организация и физическое лицо (работник), которое поставлено в привилегированное положение трудовым законодательством, а две организации, имеющие равные права. Кроме этого, зачастую аутсорсинговые компании специализируются на определенной деятельности и содержат высокопрофессиональных специалистов. О минусах подобного рода договоров мы указывали ранее.
Например, в договоре оказания услуг, который заключается компанией с клиентом, можно прописать: «Если клиент по качеству оказанных услуг и их стоимости имеет обоснованные и правомерные возражения и претензии, фирма обязуется в бесспорном порядке уменьшить стоимость конкретной «оспоренной» услуги в любом случае на 5–10%. Больший и точный процент уменьшения согласовывается с клиентом в каждой конкретной ситуации в зависимости от содержания его претензий и пожеланий».
Типичные ошибки, допускаемые при объявлении замечания и выговора:
1. Отсутствуют или неверно составлены какие-либо обязательные документы: объяснительная записка, акты, приказ и т.д.
2. Работник не ознакомлен под роспись с приказом, или ознакомлен не соответствующей датой.
3. Работник наказан за неисполнение должностной обязанности, не вмененной ему надлежащим образом, например не прописанной в его должностной инструкции, Правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре или другом документе. Либо обязанность эта прописана в документе (например, должностной инструкции), но работник с этим документом под роспись не ознакомлен.
4. За одно нарушение к работнику применены 2 взыскания: и замечание, и выговор. Или в качестве второго взыскания применена неустановленная законом мера взыскания, например, строгий выговор, понижение разряда, лишение премии. Согласно ст. 192 ТК РФ существует три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение. Как видите, среди них нет лишения премии или понижения категории.
5. Дисциплинарное нарушение работника имело уважительную причину, но работодатель этого не установил и не учел.
6. Истекли сроки применения дисциплинарного взыскания. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
ЧАСТЬ 5. УВОЛЬНЕНИЯ.
Бывает так, что работодателю приходится отстранять работника от работы. А работник обращается в инспекцию по труду с заявлением о незаконности увольнения. Если у Вас имели место такие случаи, то, возможно, инспектор проверит приказы об отстранении и приказы о прекращении отстранения от работы .
- Обратите внимание! В частности, будет проверено, на законных ли основаниях было произведено отстранение.
Напомним, что согласно ст. 76 ТК РФ работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) работника:
Появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
Не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда;
Не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование), а также обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
При выявлении в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором;
Основание, включенное в статью федеральным законом № 90-ФЗ от 30.06.2006г - в случае приостановления действия на срок до двух месяцев специального права работника (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору и если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (приготовьте инспектору на проверку документы, подтверждающие, что эти предложения делались, и документы, подтверждающие согласие или отказы работников от перевода);
По требованию органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
В других случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
- Обратите внимание! Иногда инспекторы обнаруживают, что названные обстоятельства имелись, но работника не отстраняли , и например, он работал, не пройдя обязательный медицинский осмотр или проверку знаний в области охраны труда.
У Вас могут быть неприятности в случае, если отсутствуют приказы об отстранении работников от работы, а документы (медицинские справки, протокол заседания комиссии по проверке знаний в области охраны труда и др.) и их даты свидетельствуют о наличии вышеперечисленных обстоятельств.
- Обратите внимание! Также случается, что работодатель отстраняет работника, не имея на то законных оснований . Например, в одной компании директор отстранил от работы менеджера по продажам, потому что она некомпетентно отвечала на телефонные звонки.
- Обратите внимание! Напоминаем, что работодатель отстраняет от работы работника на весь период времени до устранения обстоятельств, явившихся основанием для отстранения от работы или недопущения к работе. Момент устранения названных обстоятельств также может быть проверен.
Соблюдение законодательства об отстранении особо важно, потому что имеет финансовую сторону . В период отстранения от работы (недопущения к работе) заработная плата работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. В случаях отстранения от работы работника, который не прошел обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда либо обязательный предварительный или периодический медицинский осмотр (обследование) не по своей вине, ему производится оплата за все время отстранения от работы как за простой.
- Обратите внимание! Каждый вид увольнения требует определенного документального оформления, соблюдения процедуры, различных сроков. Все это инспектор может проверить.
Приведем примерный состав документов для наиболее распространенных видов увольнений.
Вид увольнения |
Примерный состав документов |
Увольнение по соглашению сторон (по п.1 части первой ст. 77 ТК РФ) |
|
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ) |
|
Увольнение по собственному желанию (по п.3 части первой ст. 77 ТК РФ) |
|
Увольнение в связи с сокращением численности или штата (по п.2 части первой ст. 81 ТК РФ) |
|
Увольнение работника в связи с несоответствием занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (по п.3 части первой ст. 81 ТК РФ) |
|
Увольнение в связи с неоднократным неисполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, когда работник имеет дисциплинарное взыскание (по п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) |
|
Увольнение за прогул (по подп. «а» п.6 части первой ст. 81 ТК РФ) |
|
- Обратите внимание! Как видно из вышеприведенной таблицы, некоторые виды увольнений предполагают обязательное предварительное предложение работнику перевода на другую должность , например, увольнения по основаниям, предусмотренным пунктом 2 или З части первой ст. 77 ТК РФ.
Обращаем Ваше внимание, что применительно к переводам имеется в виду другая имеющаяся у работодателя работа, как вакантная должность или работа, соответствующая квалификации работника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом согласно ст. 81 ТК РФ работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Комплект документов-оснований при увольнении работника по п.3 части первой ст. 81 ТК РФ в связи с несоответствием занимаемой должности определяется для некоторых категорий работников (госслужащих, педагогов) законом, иными нормативными актами, локальными актами работодателя, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников, а для большинства – коммерческих фирм в основном локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников.
Приведем некоторые из типичных ошибок, допускаемых работодателями при увольнении работников , и обнаруживаемых инспекторами.
1. Отсутствуют или неверно составлены какие-либо обязательные документы: объяснительные, акты, приказы и т.д. Работник не ознакомлен под роспись с приказами или ознакомлен не соответствующей датой.
2. Увольнение работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Это нарушает требование ст. 81 ТК РФ (за исключением случаев увольнения в связи с ликвидацией организации или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя).
3. Увольнение по «не той» статье (неправильный выбор основания увольнения), например, в период действия испытательного срока вместо увольнения за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) работник уволен по ст. 71 ТК РФ как не выдержавший испытания. Несоответствие формулировки записи об увольнении в трудовой книжки формулировке приказа об увольнении.
4. При увольнении работнику не выдают трудовую книжку. А по закону должны выдать в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
5. Незаконное увольнение беременных работниц. Статья 261 ТК РФ запрещает увольнять по инициативе работодателя беременных женщин, за исключением случаев ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя.
6. Невыплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск (его часть), зарплаты и иных причитающихся работнику сумм при увольнении. Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в вышеуказанный срок выплатить не оспариваемую им сумму.
7. Несоблюдение установленной законом процедуры согласования при увольнении некоторых категорий работников. При увольнении работников – членов профсоюза к приказу о расторжении трудового договора должно быть приложено мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 82 ТК РФ). Для увольняемых представителей работников, участвующих в коллективных переговорах, в период их ведения, - согласие органа, уполномочившего их на представительство (ч. 3 ст. 39 ТК РФ), а участвующих в разрешении коллективного трудового спора - согласие уполномочившего их на представительство органа (ч. 2 ст. 405 ТК РФ). При увольнении несовершеннолетних работников требуется согласие соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав, кроме случаев ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ст. 269 ТК РФ).
8. При увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) не учтено, что работник наказывается за неисполнение должностной обязанности, не вмененной ему надлежащим образом, например, не прописанной в его должностной инструкции, Правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре или другом документе. Либо обязанность эта прописана в документе (например, должностной инструкции), но работник с этим документом под роспись не ознакомлен.
9. При увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) не учтено, что за первое из двух нарушений к работнику не применялось дисциплинарное взыскание официально, т.е. не издавался приказ об объявлении замечания или выговора. А его наличие согласно ст. 81 ТК РФ обязательно. Без него суд и инспектор не сочтут увольнение законным, даже если по факту нарушения составлены докладные, объяснительные и т.д.
10. При увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) или за прогул (подп. «а» п.6 части первой ст. 81 ТК РФ) не учтено, что проступок работника имел уважительную причину.
11. За одно нарушение к работнику применено два взыскания, например, издан приказ о выговоре и приказ об увольнении. Применение двух взысканий за одно нарушение не допустимо.
12. Трудовой договор прекращен по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора), однако работника не предупредили заблаговременно в письменном виде о том, что трудовой договор с ним будет прекращен в связи с истечением его срока.
13. Трудовой договор прекращен по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора), когда срок трудового договора уже истек. А согласно ч.4 ст. 58 ТК РФ в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
14. Трудовой договор прекращен по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора), однако срок трудового договора был установлен незаконно, поэтому на момент прекращение договора он считается не срочным, а заключенным на неопределенный срок.
Допущение ошибок при оформлении документов для увольнения при прохождении процедуры увольнения может повлечь не только штраф, но и восстановление незаконно уволенных работников.
- Обратите внимание! Проверьте, не допущены ли Вами какие-то ошибки на участке работы «увольнения». Если Вы их обнаружите, то исправьте те, которые можно. Например, если обнаружите, что не выданы трудовые книжки уволенным работникам или не выплачены какие-то из причитающихся сумм, то незамедлительно свяжитесь с уволенными работниками, пригласите их для получения или направьте по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте.
Выпуск подготовлен с использованием справочной правовой системы ГАРАНТ
Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций.
В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду.
ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству
Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.
Перед проверкой кадрового делопроизводства инспекцией по труду необходимо проверить:
- Прием новых работников;
- Перевод внутри Организации;
- Увольнение сотрудников;
- Предоставление отпусков;
- Организация работы с трудовыми книжками;
- Поощрения и дисциплинарные взыскания;
- Выдача справок и копий документов работникам;
- Использование и хранение персональных данных работников;
- Порядок передачи документов на архивное хранение;
- Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.
1. Прием новых работников
Аудит кадрового делопроизводства осуществляет проверку соблюдения правил оформления сотрудников.
При приеме на работу гражданин должен предъявить, а сотрудник отдела кадров обязан затребовать от него следующие документы:
Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.
Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку.
Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:
- проверить наличие всех необходимых документов для заключения трудового договора;
- ознакомить кандидата под подпись с действующими в Организации локальными нормативными актами до подписания трудового договора, в том числе с должностной инструкцией;
- подготовить проект трудового договора в двух экземплярах по утвержденному в Организации шаблону;
- подготовить проект приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а);
- передать трудовой договор и приказ о приеме на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу.
После того как документы будут оформлены со стороны Организации, сотрудник отдела кадров обязан:
- подписать трудовой договор у лица, принимаемого на работу;
- выдать сотруднику один экземпляр трудового договора. Работник подтверждает получение экземпляра трудового договора, поставив подпись на экземпляре договора организации;
- ознакомить работника под подпись с приказом о приеме на работу (в трехдневный срок со дня фактического начала работы);
- заполнить личную карточку по унифицированной форме № Т-2 и ознакомить со всеми записями под подпись;
- заполнить трудовую книжку сотрудника, проработавшего в Организации свыше пяти дней;
- зарегистрировать трудовую книжку работника в книге учета хранения трудовых книжек и вкладышей в них.
Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.
2. Перевод работников внутри Организации
Переводы сотрудников Организации допускаются только с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
При переводе работника сотрудник отдела кадров обязан:
- получить согласие сотрудника о переводе, оформив уведомление о переводе (при переводе по инициативе работодателя);
- принять заявление о переводе, подписанное руководителем структурного подразделения, откуда переводится, руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, и генеральным директором или уполномоченным им лицом (при переводе по инициативе работника);
- составить проект дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах;
- составить проект приказа о переводе по унифицированной форме № Т-5 (Т-5а );
- передать на подпись проекты дополнительного соглашения и приказа генеральному директору или уполномоченному им лицу;
- подписать дополнительное соглашение у работника и отдать ему один экземпляр соглашения. Проверить, чтобы работник при получении экземпляра дополнительного соглашения поставил свою подпись на экземпляре соглашения Организации;
- ознакомить работника с приказом о переводе под подпись.
Если перевод является постоянным, то сотрудник отдела кадров обязан:
- внести запись о переводе в трудовую книжку работника и в личную карточку (форма № Т-2 ) (не позднее недельного срока);
- ознакомить с этой записью работника под подпись в личной карточке.
3. Увольнение работников
Аудит кадрового делопроизводства проверяет соответствие соблюдения требования Трудового законодательства об увольнении по основаниям, предусмотренным Трудовым законодательством. Соблюдение установленных сроков письменного предупреждения о предстоящем увольнении. Течение срока предупреждения об увольнении начинается на следующий день после уведомления.
Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.
При получении заявления об увольнении, сотрудник отдела кадров обязан проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.
Увольнение работника (прекращение трудового договора) документируют унифицированной формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».
В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.
При увольнении работника по любому из оснований увольнения сотрудник отдела кадров обязан:
- составить проект приказа об увольнении по форме № Т-8;
- передать проект приказа на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу;
- ознакомить работника с приказом под подпись;
- по заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с его работой.
В последний рабочий день работника:
- внести запись об увольнении в трудовую книжку работника и личную карточку по форме №Т-2 и ознакомить с ними сотрудника под подпись;
- выдать работнику его трудовую книжку. Работник подтверждает получение трудовой книжки, поставив подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.
В случае если в день увольнения выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого сотрудника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления представитель нанимателя (работодатель) освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
4. Предоставление отпусков работникам
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется согласно графику отпусков, утвержденному в Организации. График отпусков на следующий год составляется отделом кадров в первую неделю декабря текущего года с учетом мнения работников по унифицированной и утверждается не позднее чем за 14 календарных дней до начала нового года. Сотрудник отдела кадров обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков под подпись.
Сотрудник отдела кадров не позднее чем за две недели до наступления отпуска уведомляет работника под подпись о предстоящем отпуске.
По согласованию с работодателем работник может перенести даты отпуска. Для этого он пишет соответствующее заявление, которое подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор или уполномоченное им лицо. При предоставлении такого заявления в отдел кадров сотрудник отдела кадров обязан проверить заявление на наличие информации для составления приказа.
При оформлении отпуска без сохранения заработной платы работник пишет заявление, которое подписывает непосредственный руководитель и генеральный директор или уполномоченное им лицо.
При предоставлении отпуска работнику сотрудник отдела кадров обязан:
- оформить приказ о предоставлении отпуска по унифицированной (Т-6а);
- ознакомить с приказом об отпуске под подпись;
- внести сведения об отпуске в личную карточку работника.
5. Организация работы с трудовыми книжками
Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
В его обязанности входит:
- вносить в трудовые книжки записи в установленные законодательством сроки;
- вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- регистрировать (с указанием серии и номера) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним все трудовые книжки работников Организации, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, оформленные на работников, поступивших на работу впервые;
- контроль за подписанием трудовых книжек при увольнении работника и получении трудовой книжки на руки.
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 42 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей".
Проверка заполнения трудовых книжек
6. Поощрения и дисциплинарные взыскания
Поощрения за успехи в работе и ответственность за дисциплинарные проступки
определены Правилами трудового распорядка.
Выплата заработной платы производится Работодателем не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника Организации оформляется унифицированной формой № Т-11. Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой и др.). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Организации могут быть представлены к государственным наградам.
Основанием для издания подобных приказов служит докладная записка. Сотрудник отдела кадров на основании записки и резолюции генерального директора готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).
Подлинник приказа о поощрении остается на хранении в отделе кадров. На его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку по форме № Т-2 работника.
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.
До применения взыскания от работника должно быть затребовано объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная
записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Организации на основании объяснительной записки работника. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору или уполномоченному им лицу для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансовой и хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется:
- на бланке приказа по личному составу, если взысканием является замечание или выговор;
- на бланке приказа по форме № Т-8, если взысканием является увольнение по соответствующим основаниям.
Приказ оформляется на основании докладной записки, объяснительной работника и резолюции генерального директора или уполномоченного им лица.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.
Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.
7. Выдача справок и копий документов работникам
Сотрудник отдела кадров, ответственный за кадровый учет, в течение трех дней после подачи заявления работником о выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью, должен предоставить работнику:
- справку с места работы (по просьбе работника в справке указываются сведения о заработной плате и другие необходимые сведения);
- заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее;
- заверенную копию приказов, касающихся трудовой деятельности работника (о приеме, переводе, увольнении, отпуске);
- выписку из приказа и т. д.
Справка и выписка оформляются на бланке организации. Подписываются генеральным директором или иным уполномоченным лицом.
Копии документов заверяются путем проставления на каждом листе надписи «Верно» и следующих реквизитов:
- должность лица, заверившего копию;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения;
- печать отдела кадров.
Копия трудовой книжки заверяется сотрудником отдела кадров. Чтобы подтвердить факт работы работника в Организации, на копии трудовой книжки после конечной записи сотрудник отдела кадров указывает: «Работает по настоящее время». После этой записи копия трудовой книжки заверяется в общем порядке согласно п. 7.3 Инструкции.
8. Использование и хранение персональных данных работников
Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
При обработке персональных данных работника Организации, то есть получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных, сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать требования, установленные трудовым законодательством и Положением о работе с персональными данными сотрудников.
Подробнее о проверке хранения данных
Личные карточки работников, приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, другие документы, содержащие персональные данные работников и информацию, касающуюся непосредственно работника, хранятся в специально отведенных запираемых шкафах.
Трудовые книжки хранятся в несгораемых сейфах.
9. Порядок передачи документов на архивное хранение
Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется Инструкцией по делопроизводству
Организации.
Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов.
Работу по Организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия Организации.
10. Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.
Специальной оценки условий труда рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие места. На каждое рабочее место должна быть составлена карта специальной оценки условий труда рабочего места по условиям труда. www.ceut.ru
Работодатель, основываясь на результатах оценки, может привести рабочие места в соответствии с требованиями ГОСТ и др. законодательных актов, с целью освобождения себя от уплаты дополнительных взносов в ПФ.
Результаты исследований могут использоваться в целях предоставления работникам гарантий и компенсаций, повышения уровня защиты прав работников, обеспечения их средствами СИЗ, СКЗ, МО, оценкой рисков на рабочих местах.
Специальную оценку условий труда необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по специальной оценке условий труда рабочих мест хранятся в организации 45 лет.
Приложение №1. Кадровые документы, ведение которых обязательно:
- Трудовые книжки;
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- Трудовые договоры;
- Должностные инструкции;
- Штатное расписание;
- Приказы по основной деятельности;
- Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение);
- Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске;
- Заявления сотрудников о предоставлении отпусков без сохранения з/п и приказы о предоставлении таких отпусков;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение об оплате труда;
- Положение о премировании;
- Положение о персональных данных сотрудников;
- График отпусков;
- График сменности;
- Приказы по отпускам;
- Личные карточки работников Т-2;
- Табель учета рабочего времени;
- Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год);
- Договоры о полной материальной ответственности (в случае упоминания ответственности в должностной инструкции);
- Документы по охране труда, включая сведения о прохождении медицинских осмотров;
- Журнал учета проверок.
Проверку правильности ведения кадровых документов осуществляет государственная инспекция по труду. Настоящая инструкция "Как подготовиться к приходу инспекции по труду" - разработана аудитором Образовательного центра охраны труда, на основании требований ГИТ.
Обратите внимание на наличие документов по охране труда и документов о обучении.
Государственные трудовые инспекторы могут осуществлять плановую и внеплановую проверку любого работодателя. В законе установлен особый порядок проведения данной процедуры. Рассмотрим далее, как осуществляется проверка трудовой инспекцией, что проверяют уполномоченные на это лица.
Основания
В ст. 360 ТК указан список случаев, в которых выполняется внеплановая проверка инспекции по труду. К ним относят:
- Окончание срока, назначенного работодателю уполномоченной организацией, для исполнения предписания по устранению нарушений.
- Поступление заявлений, обращений, свидетельствующих о фактах неисполнения нанимателем требований отраслевых нормативных правовых актов.
- Принятие жалобы от работника о нарушении его трудового права.
- Поступление запроса от сотрудника с просьбой проконтролировать условия и ОТ на месте осуществления им своей профессиональной деятельности.
- Наличие приказа (распоряжения) начальника (заместителя) уполномоченной организации, изданного в соответствии с требованием прокурора, поручением Правительства или Президента.
Как правило, при соблюдении предписаний отраслевых норм работодателем, контролирующий орган посещает предприятие в плановом порядке. В законодательстве указано, какой период проверяет трудовая инспекция. Процедура выполняется раз в три года. Таким образом, в качестве основания для проведения проверки выступает истечение этого срока с момента:
- Госрегистрации юрлица либо ИП.
- Завершения последней проверки по плану.
- Подачи субъектом в уполномоченный орган особого извещения о начале осуществления им деятельности (в установленных законом случаях).
Проверка трудовой инспекцией: что проверяют должностные лица?
В качестве предмета контроля выступает соблюдение работодателем в процессе осуществления деятельности предписаний действующих отраслевых норм в области ОТ. Это значит, что все, что проверяет трудовая инспекция, должно соответствовать требованиям закона. Контролю, в первую очередь, подвергаются локальные нормативные акты, принятые и утвержденные на предприятии, соблюдение их положений на практике. Какие документы проверяет трудовая инспекция? К ним относят:
- Правила по внутреннему распорядку.
- Письменные трудовые договоры.
- Штатное расписание и локальные правовые акты.
- Трудовые книжки.
- Приказы о зачислении в штат, переводе на ту или другую должность.
- Журнал учета трудовых книжек и вкладыши.
- Приказы, согласия работников, подтвержденные профсоюзом, о выполнении работы сверхурочно либо в выходные дни.
- Положение о личных данных сотрудников.
Это не все, что проверяет трудовая инспекция. Контролю подлежат также работа с льготными категориями (несовершеннолетними, инвалидами и так далее), иностранными гражданами. Кроме этого, уполномоченная инстанция оценивает соблюдение правил ОТ. 
Требования к должностным лицам
Процедура выполняется на основании распоряжения или приказа начальника уполномоченной контрольной службы или его заместителя. Копия этого постановления передается под роспись предпринимателю или представителю (руководителю) юрлица. По просьбе указанных лиц государственные инспекторы должны:
- Предоставить необходимые данные о специалистах и органах, которые будут осуществлять контрольные мероприятия.
- Ознакомить с административными регламентами и порядком проведения надзорных процедур.
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?
В первую очередь, следует сказать, что одного наличия необходимых правоустанавливающих бумаг недостаточно. Все, что проверяет трудовая инспекция, должно быть оформлено по установленному порядку. Так, типовые распоряжения и приказы составляются по специальной форме. Все заявления, которые от руки пишет работник, расписки об ознакомлении с приказами, инструкциями, правилами должны быть удостоверены его подписью. Желательно, чтобы у журналов была твердая обложка, клеевой переплет, шнуровка. На это в обязательном порядке обратит внимание трудовая инспекция. Что проверяет уполномоченное лицо в журнале в первую очередь?
Служащий смотрит, пронумерованы ли все страницы, указано ли в конце общее число листов, удостоверены ли сведения подписями ответственных лиц и печатью предприятия. Для оптимизации делопроизводства и экономии времени и контролера, и непосредственно ответственных лиц за ведение бумаг, целесообразно составить перечни "особых" категорий работников. К ним, например, относятся несовершеннолетние, сотрудницы, имеющие детей до 3 лет, инвалиды, будущие матери, лица, занятые на опасном (вредном) производстве, и так далее. Документы, проверяемые трудовой инспекцией, должны предоставляться по первому требованию уполномоченного лица. 
Порядок выполнения контроля
Законодательство устанавливает определенные требования к инспектору и ходу выполнения им своих обязанностей. По ст. 360 ТК, уполномоченный служащий может предварительно извещать предприятие о своем визите, если посчитает, что такое уведомление не повлияет на качество и эффективность контроля. Закон, таким образом, не предписывает в обязательном порядке предупреждать о предстоящем мероприятии. Тем не мене на практике, как правило, уполномоченные лица уведомляют руководство производства заранее. После получения уведомления, перед тем как пройти проверку трудовой инспекции, начальнику предприятия следует удостовериться в том, что все акты составлены в соответствии с законом, ведется необходимый учет, соблюдаются требования. Появившись на предприятии, должностное лицо обязано предъявить соответствующее удостоверение, а также распоряжение (приказ) о выполнении процедуры в конкретной организации. В случае возникновения сомнений руководитель вправе позвонить в Инспекцию труда, чтобы удостовериться в том, что служащий действительно был направлен. После подтверждения факт начала контроля должен быть зафиксирован в соответствующем журнале.
Важный момент
Все, что проверяет трудовая инспекция, описывается в специальном акте. В нем указывается место, время, дата осуществления надзорных мероприятий, должность, ФИО лица, их проводящего, основания их выполнения. В этом же акте будут содержаться и сведения о результатах. Бумага удостоверяется подписями обеих сторон, один экземпляр остается на предприятии, второй – у контролера. 
Права должностного лица
Какими полномочиями обладает трудовая инспекция? Что проверяет специалист, кроме бумаг? Уполномоченное лицо имеет право в дневное время осмотреть все помещения предприятия. Служащий может обследовать конкретные рабочие места, оборудование. Он вправе задавать вопросы персоналу. В случае необходимости инспектор может запросить недостающие сведения у ответственных сотрудников предприятия.
Особая компетенция
В полномочия должностного лица входит также право приостановить деятельность производства, цехов или отделов в случае обнаружения нарушений. При выявлении работников, не прошедших инструктаж по ТБ, должностное лицо отстраняет их от исполнения обязанностей. Инспектор вправе привлекать виновных в нарушении ТК лиц к административной ответственности. При наличии заключений соответствующей экспертизы должностное лицо может направлять требование в суд о ликвидации предприятия.
Акт ревизии
По завершении контрольных мероприятий специалист указывает, какие были проверены документы и обнаружены нарушения. Если бумаги оформлены соответствующим образом и не вызвали нареканий, то данный факт также будет отражен в акте. Этот документ, как выше было сказано, подписывается начальником предприятия и ревизором. Однако подпись руководителя компании не означает, что он согласен с указанными нарушениями. Тем не менее автограф поставить необходимо. В противном случае этот факт также будет отражен в акте. В случае несогласия с мнением ревизора, акт можно обжаловать. 
Ответственность
При выявлении серьезных недостатков в деятельности предприятия ревизоры оформляют соответствующий протокол. Практика показывает, что без составления такого документа не проходит ни одна проверка. После составления протокола об административном правонарушении выносится постановление о наложении соответствующего взыскания. Как правило, в качестве него выступает штрафная санкция. Необходимо сказать, что уплата установленной суммы взыскания не освобождает предприятие от устранения недостатков кадровой работы в срок, предписанный ревизорами. В случае выявления более серьезных нарушений, например невыплаты работникам зарплаты, начальник компании может быть привлечен к уголовной ответственности. Обжаловать выводы ревизоров руководитель предприятия может в порядке подчиненности – главному госинспектору труда РФ. Также он может подать исковое заявление в суд. 
Часто выявляемые нарушения
Самыми популярными недостатками в кадровой работе, которые обнаруживаются в ходе ревизии, считаются отсутствие и неверное оформление письменных трудовых договоров. Эксперты рекомендуют ставить подписи на всех страницах контракта. Данное требование отсутствует в законодательстве, однако автографы будут служить гарантией того, что одним участником правоотношений не будут внесены никакие изменения без ведома другого. Следующим документом, в котором часто выявляются нарушения, выступает трудовая книжка. На предприятии она должна быть у каждого служащего, проработавшего больше пяти дней.
Исключением в этом случае являются совместители. Трудовая книжка должна храниться на предприятии, выдавать ее работнику не допускается. В случае необходимости в кадровом отделе делается ее копия и заверяется соответствующими подписями и печатью. С записями, которые делаются в книжке, работник должен быть ознакомлен. Для этого под распоряжениями и приказами, которые стали основанием для их внесения, служащий ставит свою подпись. Еще одним документом, с которым могут быть связаны проблемы, являются Правила внутреннего распорядка. Их утверждает руководитель предприятия. Все сотрудники компании должны быть под расписку ознакомлены с этим документом. Отсутствие Правил является грубым дисциплинарным нарушением. Кроме этого, при отсутствии такого акта работников сложно привлечь за несоблюдение требований.
