Управленческая функция документа заключается в том что. Развитие документоведения как науки о документе. Управленческая функция документа

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

• 1. информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
• 2. функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
• 3. функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования составляют основное содержание информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенным информационным потенциалом, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационный потенциал документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю). Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.). Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т.п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.

Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности предприятия. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный - находят свое выражение путем составление статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документов. Учет необходим не только для выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии преобразования и использования информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.).

Документ также выполняет функцию исторического свидетельства. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Они классифицируются:

• · по грифу, т.е. степени доступности содержащейся в них информации - документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера;
• · по срокам исполнения - срочные, второстепенные, итоговые, периодичные документы;
• · по месту составления - внутренние, внешние (входящие и исходящие) документы;
• · по виду оформления - подлинники, копии, выписки, дубликаты;
• · по назначению - организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планово-отчетные, кадровые, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские документы;
• · по средствам фиксации - текстовые, графические, статистические, комбинированные, аудио-, видео-, кино- и фотодокументы;
• · по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие круг взаимосвязанных вопросов) документы.

Так как само управление можно представить как процесс документирования, получения и обработки информации, в составе управленческих документов организации всегда существуют внутренние комплексы форм документов, имеющие некоторую специфику их составления и оформления. Каждая управленческая ситуация требует в конечном итоге своего оформления в документной форме. Создание собственных форм документов в любой организации, безусловно, необходимо, так как общеотраслевые и локальные унифицированные системы и формы документов не обеспечивают всех возникающих управленческих ситуаций готовыми комплектами форм документов. Но введение любой формы документов должно пройти определенные процедуры до придания им юридического статуса: на необходимость, на понятность заполнения и оформления, на отсутствие дублирования информации с уже применяемыми формами документов, на необходимость именно документированного решения конкретной управленческой ситуации.

Главная, наиболее обобщающая функция документа -- это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Информационная функция -- это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР -- статья -- монография -- учебник -- энциклопедия: документы расположены по степени увеличения информационной емкости). Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Мемориальная (памятниковая) функция -- "способность документа служить внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая функция -- способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например, учебник -- учебная, указ -- правовая, афиша -- рекламная).

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ -- для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

Знание функций документа позволяет:

Ё определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

Ё правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;

Ё осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);

Ё определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т.п.;

К основным видам управленческих документов относятся: организационные (устав, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положения, инструкции, регламенты и т.п.); распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления решения) и информационно-справочные (деловые письма, записки, протоколы, акты, справки). Эти виды документов соответствуют типам разрабатываемых управленческих решений.

Организационные документы содержат, как правило, решения стратегического, долгосрочного характера, поэтому они являются многостраничными и редко изменяемыми документами и включают основные правила функционирования организаций.

Распорядительные документы служат для оформления тактических и оперативных решений краткосрочного характера, поэтому всегда содержат конкретные сроки исполнения решения, а также вносят изменения в организационные документы.

Организационные и распорядительные документы движутся сверху вниз по иерархии управления, направляясь от руководителей к исполнителям.

Информационно-справочные документы – это документы, которые направляются обычно от исполнителей к администрации или поступают от сторонних лиц и организаций, они чаще всего содержат некий проект управленческого решения, который поступает на рассмотрение руководству и выступает основанием для принятия и оформления управленческого решения в форме распорядительного или организационного документа. Гораздо реже они выступают, собственно, в качестве оформленного решения, это относится, пожалуй, только к протоколам, в форме которых может быть оформлено принятое коллегиально управленческое решение.

Кратко рассмотрим сущность и структуру основных видов управленческих документов, которые, как правило, приходится разрабатывать менеджерам для реализации управленческих решений.

Начнем с положения. Как правило, встречаются положения двух видов: положения о структурном подразделении и положения об области деятельности.

Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, принятый в соответствии с действующим законодательством, который определяет область деятельности подразделения, его функции или задачи, порядок управления, права и обязанности работников структурного подразделения, ответственность, взаимодействие с другими подразделениями, административную и функциональную подчиненность.

Положение об области деятельности – локальный нормативный акт, принятый в соответствии с действующим законодательством, который определяет принципы и основные правила выполнения работ в конкретной области деятельности, а также характеризующий процессы, входящие в состав данной области. Например, «Положение об аттестации работников».

Этапы создания положения: создание проекта положения; обсуждение проекта; согласование проекта положения; утверждение положения; ознакомление с положением.

Положение должно содержать следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование документа (ПОЛОЖЕНИЕ), дату и номер регистрации, заголовок к тексту (наименование структурного подразделения (или области деятельности) в предложном падеже, например, об управлении кадрами, об аттестации), текст, подписи разработчиков, визы согласования (если положение подлежит внешнему согласованию, то и гриф согласования).

Похожим на положение организационным документом является инструкция – локальный акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция согласовывается с руководителями структурных подразделений, ответственными за область деятельности, на которую распространяется действие инструкции, а также с юридической службой организации. Инструкция утверждается приказом или грифом утверждения руководителя организации или структурного подразделения. При утверждении инструкции приказом устанавливается срок введения в действие инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. При утверждении грифом сроком введения в действие является дата утверждения, если в тексте не установлен иной порядок введения

Примером часто используемой разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Основными видами распорядительных документов являются приказ и распоряжение.

Приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений. Правом издавать приказы по отдельным аспектам деятельности организации могут быть наделены иные должностные лица организации на основе делегирования.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы могут формироваться в дела по различным видам деятельности и структурным подразделениям, при этом каждому виду приказа будет соответствовать свой уникальный индекс. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят подразделения на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет служба ДОУ.

Проекты приказов и приложения к ним согласовываются исполнителем с руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, как правило, визируются причастными к поручениям в приказе должностными лицами.

Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости с документами, послужившими основанием для их издания. Датой приказа является дата его подписания.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе исполнитель приказа направляет адресатам в соответствии с перечнем должностных лиц, указанных в тексте приказа, или указателем рассылки, который составляется исполнителем.

Приказ оформляется на общем бланке или с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Приказ, оформляемый на общем бланке, имеет следующие реквизиты: наименование вида документа – приказ; дата и номер приказа; заголовок (Об утверждении.., О создании..), текст, подпись, визы согласования (на обратной стороне листа или прилагаемые к документу), отметка об исполнителе.

Текст приказа по основной деятельности может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» или «Отменить действие приказа №…». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иное не указано в тексте приказа. В случае организационной необходимости делается выписка из приказа.

Распоряжение – это распорядительный документ по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связным с организацией исполнения приказов, положений и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам. Порядок оформления и регистрации распоряжений тот же, что и для приказов.

Промежуточной формой между организационно-распорядительными и информационно-справочными документами является протокол, который, с одной стороны, может устанавливать решения для исполнения нижестоящими лицами, а, с другой стороны, включает различные сведения информационного характера о ходе разработки данных решений.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов управления. Он составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Датой протокола является дата заседания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы, должности приглашенных на заседание.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников, по итогам которой проводится подсчет присутствующих. Список передаются секретарю собрания и становится одним из приложений к протоколу.

Повестка дня включается во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование отвечает на вопрос «о чем?». По каждому пункту указывается докладчик. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Разделы основной части протокола нумеруются в соответствии с повесткой дня. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Допускается использования ссылки «Текст доклада прилагается» (тогда доклады становятся приложением к протоколу). В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него. В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Протокол считается окончательно оформленным после подписания и оформления всех приложений к данному протоколу.

Принятые на заседании решения доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписка из протокола заверяется.

Особой важной разновидностью управленческих документов является акт -документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В организациях составляются акты работы различных комиссий, акты о приеме-передаче дел, акты об отказе от подписи, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и т.д.

Текст акта обычно делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Введение содержит основание для составления акта (указание на событие, ссылку на документ и т.д.) и список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт.. Констатирующая часть включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов или результаты проверки. В случае необходимости акт может также содержать выводы и предложения комиссии.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

· название вида документа (АКТ);

· дату и место составления (должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления);

· заголовок к тексту (формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Может формулироваться с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче дел»);

· указание на количество экземпляров и их местонахождение (или адресаты, которым он направлен);

· подписи (располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности).

Для обмена официальной информацией в организации служат записки . В зависимости от цели предоставления информации различают следующие разновидности записок: докладную, служебную, объяснительную.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю прямого (непосредственного) подчинения (от нижестоящего должностного лица к вышестоящему), который информирует его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, выполненной работе, и содержит выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки делится на две части: 1) констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация; 2) в которой излагаются предложения, просьбы.

Служебная записка – применяемый на одном уровне управления (между структурными подразделениям или должностными лицами непрямого подчинения) документ. В тексте записки излагаются факт или событие, послужившие поводом для ее написания, а также выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Объяснительная записка – документ, адресованный руководителю, составляемый в ответ на его просьбу или указание объяснить какие-либо факты и события. Объяснительная записка является обязательным документом, который руководитель должен затребовать от работника, в следующих случаях: при нарушении трудовой дисциплины до применения дисциплинарного взыскания; при расследовании несчастного случая; для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт.

Письма служат для обмена информацией со сторонними организациями и лицами, в общем виде, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте (традиционной или электронной). Письма составляются на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма являются дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная часть письма.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать формулу уважительного обращения к адресату: «Уважаемый господин Кудряев!», «Уважаемый Иван Петрович!».

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма должен быть небольшим, отвечая принципу лаконичности официального текста.

Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «Об оказании научно-технической помощи», «О нарушении договорных обязательств»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывается номер и дата письма, на который дается ответ: «На № ________________ от _______________».

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем структурного подразделения. Письма подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленных им полномочий.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его регистрации.

100 р бонус за первый заказ

Выберите тип работы Дипломная работа Курсовая работа Реферат Магистерская диссертация Отчёт по практике Статья Доклад Рецензия Контрольная работа Монография Решение задач Бизнес-план Ответы на вопросы Творческая работа Эссе Чертёж Сочинения Перевод Презентации Набор текста Другое Повышение уникальности текста Кандидатская диссертация Лабораторная работа Помощь on-line

Узнать цену

Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:

Управленческий документ содержит две части - содержательную (текст документа) и справочную;

Управленческий документ предназначен для выполнения управленческой функции.

Справочная часть документа содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все сведения справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.

Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами…), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.

В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.)

Управленческий документ относится к классу сообщений. Т.е. для него всегда можно установить автора документа и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.

Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно отнести к управленческим.

Обобщая сказанное, можно определить "управленческий документ следующим образом.

Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Из перечисленных признаков управленческого документа наиболее неисследованным является третий признак. Под целью управленческого документа будем понимать тот результат, который должен быть получен по завершению исполнения документа. Как показывают исследования, установление целей управленческого документа, предшествующее его созданию, позволяет существенно сократить количество создаваемых документов и повысить их коэффициент информативности.

Субъект управления, определяя содержание документа и передавая его на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы. То есть он определяет желаемую цель - цель документа.

Исполнитель в результате исполнения документа достигает некоторого результата, который на практике может не совпасть с целью документа. Причины этого несовпадения могут быть обусловлены факторами различной природы. В управленческом документоведении изучению подлежат факторы, определяемые управленческим документом.

Деятельность человека во все времена представляла собой системный процесс, направленный на достижение определенных целей. При этом деятельность человеческая существенно отличается от животной. Поведение наших меньших братьев в большинстве случаев координируется только инстинктами. В свою очередь, человек работает на основе сознания, путем обработки информации. С течением времени человеческое мышление претерпевало изменение. Это существенно повлияло на способы и методы обработки, фиксации информации. В данных аспектах появилось большое количество формализма.

Помимо того, весомый вклад в механизм человеческой работы с информацией внесло развитие государственного строя и, конечно же, право. Все представленные факторы привели к тому, что одним из главных источников фиксации информации и её отображения стали документы. Многие люди ошибочно полагают, что документами называются лишь письменные источники каких-либо ведомостей. Это далеко не так, потому что представленный способ фиксации информации имеет более широкое значение, а также большую систему функций, о чем пойдет речь далее в статье.

Общее понятие документа

Многие термины существуют на сегодняшний день в доктринальных суждениях и законодательстве. Такая двойственность является позитивным фактором, так как она позволяет вывести наиболее точные и грамотные понятия. Что касается документа, то его значение также существует в нескольких вариациях. Наиболее упрощенный доктринальный вариант говорит о том, что документ - это материальный объект действительности, в котором содержится определенного рода информация. То есть термин характеризует носитель каких-либо ведомостей. Но существуют также иные способы трактовки понятия.

Законодательная формулировка

Значение документа в положениях действующего законодательства является более широким. Согласно нему термином характеризуется любого вида, имеющий установленные реквизиты и предназначенный для воспроизведения и передачи определенных ведомостей.

Как мы видим, формулировка такого рода существенно расширяет понимание документа. Потому что она дает описание необходимых элементов подобного носителя информации, которые позволяют считать его таковым.

Основные признаки документов

Учитывая все представленные выше понятия, можно вывести ключевые особенности носителей информации. При этом нужно отметить тот факт, что ключевые признаки исходят от законодательной трактовки представленной в статье категории, так как она является основной в силу наличия исключительного юридического значения. Таким образом, к основным признакам документа относятся следующие:

• материальная форма;
• возможность закрепления информации любого рода (звуковой, речевой, изобразительной и т.п.);
• наличие определенного автора;
• наличие обязательных элементов ;
• юридическое значение.

Документ является важной частью человеческой жизнедеятельности. Поэтому категория подразделяется на большое количество видов, а также имеет ряд важных функций.

Что собой представляют функции документа?

Практически все существующие на сегодняшний день предметы, явления, научные категории каким-либо образом используются. То есть само их создание было реализовано для чего-то. Документы в данном случае не являются исключением. В повседневной жизни каждого человека они отыгрывают достаточно значимую роль. Таким образом, функции документа - это целевое или же фактическое назначение категории, которое является его неотъемлемой характеристикой вне зависимости от волевых предпочтений автора. При этом нужно отметить, что каждый документ является многофункциональным по своей сути. Это говорит о том, что категория используется в различных отраслях человеческой жизнедеятельности.

Основные функции документа можно разделить на несколько блоков. В первом собраны целевые назначения, которыми наделены категории любой из существующих отраслей, то есть абсолютно все источники информации. Данный блок имеет название «общие функции документа». Существуют также ряд специальных целевых назначений, которые присущи документам лишь в контексте определенных факторов. Необходимо также отметить исключительное значение отраслевых функций. Таковыми, например, являются функции юридических документов.

Общий блок целевых назначений

Как правило, ученые выделяют три классические функции, выполняемые документами всех видов и типов. Данные назначения показывают общую цель, ради реализации которой представленная в статье категория была выведена.

• Информационная функция документа является ключевой. Именно она обуславливает потребность существования категории для хранения, передачи и воспроизведения разной по своему типу информации.
• Социальная функция документа подчеркивает его исключительную важность для общества. Иными словами, категория не только координирует социальные отношения, но еще и порождает новые. Таким образом, документ занимает важное место в обществе и государственной деятельности.
• Коммуникативная функция свидетельствует о том, что документ является своеобразным примером людского взаимодействия. С его помощью происходит ускоренный обмен информацией любого типа.

Существуют также иные, более узкие по своей специфике направления действия категории. Таковыми являются функции документа в управлении, организации, культуре и юриспруденции.

Функции документов специального характера

Итак, мы рассмотрели основные функции документов общего блока. Но существует также ряд иных назначений категории, которые проявляются далеко не всегда. Их существование обусловлено определенными юридическими фактами. Специальные функции документа имеют в своей системе шесть основных направлений.

• Наиболее часто встречаемой является управленческая функция. Её существование обуславливает факт того, что документ - это одно из средств или методов управления или же координации конкретной деятельности. в данном контексте имеют вид распоряжений.
• Организационная функция документа говорит о том, что категория способна устанавливать и упорядочивать конкретные действия всех без исключения участников правоотношений.
• Общекультурная функция показывает исключительную важность категории для общества. Потому что в документах сохраняется, а потом передается множество культурных позиций, норм, обрядов, ритуалов и т.п.
• Похожей на культурную является историческая функция. Она позволяет передавать ведомости о современности всем грядущим поколениям.
• Правовая функция документа представляет собой возможность категории быть источником права. Но данный тезис применим далеко не ко всем существующим носителям информации. Потому что правовая функция документа присуща исключительно нормативным актам.

Таким образом, представленные функции реализуются многими современными документами. Исключением являются целевые направления, которые характеризуют специальные виды документов.

Классификация носителей информации

Виды и функции документов - это ключевые аспекты, которые необходимо рассматривать в процессе изучения категории. Целевое назначение носителей информации мы уже рассмотрели, поэтому можно уделить внимании их классификации. Следует отметить, что весь массив документов можно разделить на множество групп, основываясь на совершенно разных факторах. Таким образом, на сегодняшний день классификация происходит на основе следующих моментов:

• происхождение носителя информации;
• число разрабатываемых в нем моментов;
• степень ограниченности ознакомления;
• способ непосредственного документирования.

Представленные группы являются основными. Поэтому для более детальной разработки упомянутой в статье категории классификации нужно анализировать в отдельности.

Фактор происхождения

Документом, как мы понимаем, является далеко не каждая бумага с надписями. Чтобы приобрести свой статус, документ проходит процедуру создания и заверения уполномоченными лицами. При этом носитель информации должен содержать обязательные реквизиты. Однако документ вполне может исходить непосредственно от человека. Поэтому носители согласно данной классификации делят на личные и официальные. Первые из них появляются в процессе обычной жизнедеятельности. Официальные документы выдаются уполномоченными на то субъектами. К подобным можно отнести юридически значимые носители. При этом функции нормативных документов будут обусловлены как общей доктриной, так и действующими правовыми рамками.

Виды согласно числу анализированных вопросов

Если в документе есть алгоритм решения какой-либо одной ситуации, значит, он является простым. То есть уникальных правовых последствий в этом случае не будет. Однако если документ затрагивает несколько вопросов, то он является сложным. Как правило, подобные носители информации встречаются в служебной деятельности и выдаются в форме приказов, протоколов, постановлений и т.п.

Классификация по способу документирования

Достаточно важным фактором является способ создания документа. Как уже было указанно ранее, в большинстве случаев документом признается написанный на бумажном листе текст, наделенный определенными реквизитами. Но в теории можно встретить такой институт, как функции электронного документа. В данном случае возникает вопрос о том, что собой представляет подобный носитель информации.

Следует отметить, что не является единственным видом. На сегодняшний день существуют текстовые, рукописные, машинописные, фотодокументы, видеодокументы и т.п. Данный список не является исчерпывающим, потому что новые виды носителей появляются вследствие эволюции человеческих отношений.

Степень ограниченности доступа

Существуют документы, информация внутри которых является ограниченной в силу каких-либо важных причин. Поэтому в Российской Федерации создана градация степеней секретности. Каждый уровень ужесточает критерии допуска для ознакомления с документом. Таким образом, выделяют следующие виды подобных носителей информации:

• секретные;
• для служебного пользования.

Заключение

Итак, мы попытались рассмотреть виды, а также основные функции документа. Стоит отметить, что в скором времени тип подобных носителей информации и сам принцип их использования существенно изменятся, потому что человечество неустанно идет вперед в своем прогрессе.