Как отправить факс по электронной почте. Правильная отправка и принятие факса. Что следует сделать перед отправкой

Отправка факс-сообщения

Памятка для тех, кто впервые купил факс

Факс (англ. Fax, сокращ. от facsimile, от лат. fac simile, что значит - "делать одинаково").
Передача факсимильного сообщения (факс-сообщения) - передача изображения (с помощью электрических сигналов) на расстояние. Переданный факс имеет вид исходного документа; здесь могут быть видны все печати и подписи, а так же произвольные рисунки и надписи от руки, только, преимущественно, в черно-белой цветовой гамме.

Так как же отправить факс?

Для отправки факса вам потребуются:
- факс-аппарат (у вас);
- факс-аппарат, заряженный бумагой и картриджем (если это лазерный или струйный факс), у того, кому вы отправляете документ;
- а также, естественно, документ для отправки.

1 Документ для отправки надо подготовить, перевернув его лицом вниз (от себя) и шапкой вверх.

2 Подготовленный таким образом документ вставьте в отделение для приема бумаг на отсылку (в автоподатчик документов), так, чтобы край листа совпадал с направляющей линией на факсе.

3 Снимите трубку и наберите нужный вам номер телефона абонента, которому надо отправить факс.

4 Дождавшись ответа, сообщите ему, что планируете отправить факс для него. Ваш собеседник должен ответить, что он готов «стартовать» - то есть нажать на кнопку «старт». Когда кнопка «старт» с той стороны нажата, вы услышите в трубке факса характерный тональный гудок, напоминающий звук загрузки интернета через телефон (звук модема). Услышав такой звук, нажмите на кнопку «старт» (Start) на своем факсе. До тех пор, пока факс-сообщение не отправится до конца, не кладите телефонную трубку.

5 Лист документа должен начать медленно исчезать в факсе и появляться с другой стороны аппарата. Если листов для отправки несколько, то их надо сложить стопкой в автоподатчик факса (как правило не более 10 листов). Если факс не позволяет сразу положить стопку листов на отправку, тогда, чтобы вставить следующий, дождитесь пока первый лист полностью зайдет в факс-аппарат и только тогда подавайте следующий лист.

6 После того как лист документа вышел с другой стороны, дождитесь ответа собеседника, которому отсылаете факс-сообщение. Осведомитесь, виден ли текст, рисунок, печать - т.е четко ли прошел факс. Если нет, повторите процедуру. Если оборвалась связь - перезвоните.

Полезный совет:
Для того, чтобы не повредить факс, не вставляйте в него документы, скрепленные скобами или скрепками.

Видео-инструкция

Дополнительную информацию сможете почерпнуть в соответствующих инструкциях пользователя. К примеру -

Отправить факс также можно с помощью технологий интернета. Наиболее простая - отправка с помощью электронной почты

Если вы один из тех невежд, которые никогда прежде не слышали про факс, или когда-то знали, но забыли, то в таком случае пора освежить вашу память и узнать больше о новых технологиях. Учтите, что существует огромное количество разновидностей факсимильных аппаратов, поэтому вам следует предварительно изучить инструкцию по эксплуатации этого устройства, которая поставляется в комплекте. Использование большинства факсимильных аппаратов подразумевает предварительную отправку сопроводительного письма, а затем набор номера и отправку непосредственно факса.

Шаги

Перед отправкой факса

1. Создайте сопроводительное письмо. Факсимильные аппараты часто используются всеми сотрудниками офиса или определенной группой людей. Так как прочесть факс может любой из находящихся поблизости работников, отправка сопроводительного письма может оказаться хорошей идеей. Оно будет гарантом того, что ваш факс получит нужный человек.

   • Сопроводительное письмо включает в себя ФИО получателя, содержание факса и количество его страниц. Также в нем должна быть информация об отправителе, такая как ФИО и номер факса, благодаря чему получатель сможет отправить ответ при необходимости.

2. Наберите номер факса. Далее необходимо набрать номер факса, так же как вы обычно набираете телефонный номер. На большинстве новых факсимильных аппаратов нет необходимости вводить код для передачи документа в пределах города, однако для междугородней отправки это все еще необходимо. Некоторые факсимильные аппараты требуют ввод междугороднего кода вне зависимости от вашего местоположения. Выясните это самостоятельно или расспросите кого-то о вашем аппарате.

   • Код страны (например, России соответствует цифра ”7” в начале номеров телефонов и факсов) также иногда применим для местных звонков, но только в сочетании с кодом региона. Использование кода страны необходимо почти всегда при использовании международной связи.
   • Также для связи на дальние расстояния внутри страны вам часто придется набирать ”8”. Прочитайте инструкцию или узнайте у кого-то об особенностях именно вашего факсимильного аппарата.
   • Убедитесь, что вы используете именно номер факса, а не телефона человека, с которым хотите связаться. Часто эти номера на визитке печатают рядом и их очень просто перепутать, посмотрев не на ту строчку.

3. Определите метод подачи бумаги. Нужно проконтролировать, что вы правильной стороной вставили в факс лист с материалами, которые необходимо отправить. Отсканировать содержимое документа возможно только при расположении бумаги определенным образом, и вы отправите пустой факс, если вставите лист не той стороной. Перед отправкой факса убедитесь в правильном положении листа.

   • В разных факсимильных аппаратах способы подачи бумаги различаются. К счастью, на всех факсах есть отметки, указывающие правильное расположение бумаги. Около зоны подачи бумаги найдите символ в виде листа бумаги с подогнутым углом. Вы увидите, что одна из сторон этого листа чистая, а на другой присутствуют линии.
     • Если линии расположены на стороне с подогнутым углом, в таком случае бумага должна вставляться таким образом, чтобы пустая ее сторона была обращена к вам.
     • Если отогнутый угол пустой, в таком случае лист должен вставляться в факсимильный аппарат с обращенной к вам лицевой частью.

4. Отправляйте факсом материалы правильного формата. Факсимильные аппараты предназначены для работы с листами стандартного размера. Если вы попытаетесь отправить документ нестандартного размера, вам не удастся это сделать Более того, это может привести к застреванию бумаги или даже к повреждению факсимильного аппарата. Если все-таки есть необходимость отправки документа нестандартного размера, следует снять подходящего размера копию при помощи ксерокса и отправлять уже ее, а не оригинал.

   • Самым распространенным форматом бумаги для факсов и принтеров является А4 и фирменный бланк.

   Отправка факса

   1. Используйте ваш факсимильный аппарат для отправки документа. После выполнения всех вышеописанных пунктов можно приступать к отправке факса. Теперь вставьте бумагу правильной стороной наберите нужный вам номер, после чего нажмите кнопку ”отправить”. Обычно это хорошо заметная и большая кнопка. Поздравляем! Вы отправили факс!

      • Вы заметите, как после нажатия кнопки отправки аппарат несколько раз пикнет и немного пожужжит. Это нормально. Таким образом факсы осуществляют связь друг с другом. Спустя пару минут после удачной отправки факса вы услышите четкий, подтверждающий это сигнал. Если же при отправке появились проблемы и факс не прошел, вы услышите характерный неприятный звук. Теперь вам придется проверить факсимильный аппарат для определения возникшей проблемы.

   2. Используйте интернет для отправки факса. Материалы с факса на факс также можно отправлять и с помощью интернета. Существует целый ряд предоставляющих помощь подобного рода компаний, услуги которых, в большинстве случаев, стоят денег. Это может оказаться мудрой инвестицией, но только при том условии, что вы редко отправляете факсы, и поэтому не хотите покупать для этих целей факсимильный аппарат или пользоваться услугами курьерских служб.

      • PamFax является отличным сервисом для факсимильной связи посредством Skype. Правда в таком случае вам придется немного заплатить.
      • HelloFax - это сервис, который очень хорошо интегрируется с Google Drive и позволяет легко отправлять факсом документы Google Docs. Вам предоставят возможность отправки некоторого количества факсов бесплатно в качестве тестовой услуги, однако в дальнейшем будет взиматься плата.

Привет всем! Казалось бы, в XXI веке отправка документов по электронной почте, в облака с общим доступом или через мессенджеры должна вытеснить старые способы передачи документов и изображений. Но нет же, старый добрый факс всё ещё востребован. Чаще всего этим способом пользуются государственные структуры, в которых процедура получения и отправки жёстко регламентирована. Суды многих стран также принимают факсы в качестве документов, имеющих силу, отказывая в этом статусе чисто электронным документам.

В бизнес-среде факсы тоже пока живут. Они по-прежнему удобны в местах, не покрытых широкополосным доступом к Интернету: для отправки и получения факса достаточно обычной телефонной линии.

Однако если вы не успели в своё время обзавестись факс-аппаратом, это не повод срочно вписывать его в смету на ближайший квартал. С помощью компьютера и обычного (в наше время) широкополосного доступа вы тоже можете воспользоваться всеми преимуществами факса.

Облачные факс-сервисы

Если отправлять факсы вам нужно редко, не больше одного-двух в день, то на помощь вам могут прийти факсовые сервисы. Они выглядят как сайты, на которых вам надо ввести номер получателя, загрузить документ и отправить его получателю. В качестве информации об отправителе достаточно просто адреса электронной почты.

Некоторые из этих сервисов предлагают небольшой набор бесплатных услуг, другие - платны полностью. Если для вашей организации услуги факса и правда важны, есть смысл приобрести платный аккаунт и воспользоваться услугой в полном объёме.

Мир факсовых сервисов так же динамичен, как и остальные. Так, популярный проект FreePopFax сейчас является частью сервиса eFax () и требует обязательной регистрации. Аналогичные услуги предлагает сайт myfax.com. Оба проекта предлагают месяц бесплатных услуг сразу после регистрации.

Отправить факс с компьютера через Интернет бесплатно тоже можно, если он небольшой. Для отправлений малого объёма подойдёт сайт pamfax.biz. Зарегистрировавшись там, вы сможете отправлять факсы объёмом до 3 страниц бесплатно. Если вам нужно больше, то решайте сами, что вас больше устроит: полноценная регистрация с абонплатой или оплата каждого отдельного большого факса.

Некоторые проекты предлагают своеобразную комбинацию старых факсовых технологий с новыми облачными. К примеру, премиум-подписка того же Pamfax ($8.71/месяц) включает неограниченное место для хранения отправленных и полученных факсов. На обычной подписке ($5.78/месяц) факсы хранятся 30 дней, а при бесплатном использовании удаляются сразу.

Кстати, не обольщайтесь скромными тарифами: это плата за обслуживание номера и облачные услуги, а за отправку факсов платить придётся отдельно (на том же Pamfax – 9-13 центов за страницу. На других сервисах цены сравнимы). Однако, если факс в вашем бумагообороте нужен, эти цены вполне разумны и окупаются эффективной коммуникацией.

Локальные факс-программы

Если вы не желаете загромождать рабочий стол реальным факс-аппаратом, однако пользуетесь факсом достаточно часто, вы можете воспользоваться программным факсом.

Наибольшую популярность приобрело приложение VentaFax, которое в состоянии заменить реальный факс-аппарат. Но при одном условии: у вас есть реальный городской телефонный номер, к которому подключен старый добрый модем. Нет, не обязательно быть подключенным к Интернету именно через этот модем. Но для отправки будет задействован именно он. В принципе, можно заменить реальный модем на виртуальный номер VoIP-оператора. Настройки в этом случае несложны. Тогда вам придётся платить отдельно за факс-сервис и отдельно за услуги VoIP.

Куда интереснее выглядит приложение того самого PamFax, которое интегрируется со Skype. Для полной интеграции вам, конечно, понадобится подписка на платные сервисы Skype и ненулевая сумма на счету. Зато получатель и отправитель смогут общаться в Скайпе, используя учётные записи PamFax.

В принципе, создать сообщение для отправки через факс можно даже в Microsoft Office или другом офисном пакете, выбрав нужный шаблон при создании нового документа. Даже для пакетов, где по умолчанию факсовые шаблоны не установлены (например, LibreOffice), можно скачать и установить шаблоны вручную. Но для отправки факсов всё равно придётся воспользоваться каким-нибудь из вышеуказанных сервисов (или аналогичным).

В любом случае, перед тем, как отправить факс с компьютера через Интернет, вам нужно позаботиться о сервисе отправки. Преимущество Skype – в том, что он может предоставить виртуальный номер общего назначения. С другой стороны, некоторые чисто факсовые сервисы (вроде RapidFAX) тоже предлагают виртуальный номер, плата за который уже входит в абонентную.

Мобильные приложения для факса

Да, существуют также мобильные приложения, предназначенные для отправки факсов. Документы, которые вы отправляете, можно создать прямо на устройстве, получить через почту или облако… или просто заснять на встроенную камеру. Разумеется, это также не будет бесплатно. Но это так же просто, как отправить факс с компьютера, только не требует самого компьютера.

В качестве примера можно рассмотреть сервис iFax. Он хорош тем, что приложение iFax существует и для устройств Apple, и для Android-гаджетов. С его помощью можно отправлять на факс документы PDF, DOC, изображения JPG, другие типы документов, как из локальной памяти, так и из Dropbox или Google Drive. В процессе отправки документ можно подредактировать. А сообщение об отправке или получении придёт в режиме Push.

Прямо в приложении вы можете либо купить подписку на услуги пакетом, либо оплачивать каждый отдельный факс принятыми в iTunes и Google Play методами.

Союз старых и новых технологий может прожить ещё достаточно долго. Так, ждём, что в Telegram или Facebook Messenger появятся боты для отправки сообщений на факсы. Разумеется, тоже платные.

Хотя сегодня большая часть документов отправляется посредством электронной почты, факс все еще пользуется популярностью. Часто у людей вопрос: как отправить факс, вызывает затруднение. Ничего сложного в отправлении бумаг посредством факса нет, данная процедура состоит из нескольких простых шагов, выполнить которые может любой.

Отправка факса

• В первую очередь, вы должны подготовить документ, который будете отправлять по факсу. Обычно нужную информацию распечатывают на листе А4, так как не все модели факсимильных аппаратов позволяют отправлять документы меньшего формата. В любом случае, листы формата А4 подходят. Если ваш аппарат поддерживает отправку документов различного размера, в нем должны быть регуляторы размера листа.
• Важно, чтобы ваш документ был качественно напечатанным, иначе у адресата могут возникнуть проблемы с разбором информации на нем. Если по каким-либо причинам текст или изображения на листе размазаны, лучше распечатать документ еще раз.
• После того, как вы подготовили к отправке документ, откройте лоток подачи документов в вашем факсе. Как правило он размещении на задней части аппарата. Документ нужно вставлять вниз лицевой стороной.
• Если вам нужно отправить несколько листов, процедура их заправки будет зависеть от типа вашего аппарата. Определенные факсимильные аппараты поддерживают массовую отправку документов, поэтому в лоток аппарата можно вставлять несколько листов, обычно не более десяти. Встречаются также модели факсов, которые не поддерживают отправку нескольких листов, поэтому документы нужно загружать поочередно. После вставки документа в аппарат вы должны услышать одинарный сигнал, после которого произойдет захват документа.
• Перед тем, как отправить через факс ваши документы, наберите на аппарате номер адресата и дождитесь, пока поднимут трубку. После этого нужно представиться и попросить собеседника принять факс. Обычно командой для отправления документа по факсу является «Стартуем», после чего и вы, и ваш адресат должны нажать кнопку «Старт» на аппарате. После этого будет запущена отправка факса, ни в коем случае не кладите трубку до ее завершения. Бывает такое, что у адресата стоит автоматический факс. В таком случае все гораздо проще: достаточно набрать номер, дождаться сигнала факса и нажать «Старт».
• После завершения отправки документа нажмите на клавишу «Связь» и спросите, дошел ли факс и не размазана ли информация. Если документ пришел в плохом качестве, вам нужно еще раз отправить его.

Где можно отправить факс

Некоторые фирмы сегодня требуют отправления определенных документов через факсимильных аппарат. Что же делать, если у вас нет ни факса, ни доступа к нему?

Отправить факс можно в почтовых отделениях. Там за определенную плату ваш документ отправят туда, куда нужно. Также вы можете обратиться за этой услугой в специализированные фирмы, которые занимаются отправкой факсов.

Конечно, есть и более простые варианты: попросить отправить факс из офиса или обратиться за помощью к знакомым. Наверняка у вас есть знакомые, у которых на работе есть факсимильный аппарат.

Если вам приходиться часто отправлять факс, вам стоит задуматься о покупке факсимильного аппарата. Тем не менее, не каждый человек хочет иметь дома еще один громоздкий аппарат, поэтому приходится задумываться о других путях решения проблемы.

Не все знают, что отправлять факс можно также с помощью компьютера. Конечно, для этого он должен быть подключен к Интернету, иначе ничего не получится. Также у вас должен быть сканер для того, чтобы сделать скан-копию документа, предназначенного для отправки.

Сегодня множество сайтов предлагают отправить факс через Интернет бесплатно. Иногда все же приходится оплачивать отправление документа, поэтому важно вначале ознакомиться с правилами работы сайта. На них обычно есть подробная инструкция, как отправить факс с компьютера, поскольку на разных сайтах эта процедура немного отличается.

Вы можете подписать PDF документ на вашем телефоне, планшете или любом другом компьютере и отправить его кому-либо. Но некоторые организации, по-прежнему, не принимают документы по электронной почте – вам может понадобиться отправить документы по факсу. Вы не сможете использовать ваш смартфон в качестве факсимильного аппарата или для модемного дозвона спомощью телефонного соединения. Вам нужно будет полагаться на приложение или стороннюю службу, которая отправляет факс, так же, как вы отправляли бы факс с вашего ПК.

Как отправлять и получать факсы в сети без факсимильного аппарата или телефонной линии

Вы не найдете приложения, которое позволяет отправлять неограниченное количество факсов бесплатно. Каждое приложение, которое вы найдете, будет стоить вам денег при регулярном использовании. Некоторые приложения смогут отправить вам несколько страниц бесплатно, но это все. Эти сервисы должны оплачивать телефонные номера и интерфейс с телефонной сетью для вас. Ваш смартфон не сможет осуществить модемного дозвона, поэтому перед вами достаточно не тривиальная задача.

И хотя, все эти сервисы будут стоить вам денег, вы можете выбрать более дешевый и удобный способ. Альтернативой является оплата за использования факсимильных аппаратов в отделениях связи или приобретение собственного факсимильного аппарата и подключение его к телефонной линии. Оба варианта, вероятно, будут значительно дороже, если вам просто нужно отправить несколько факсов. Если вы только что купили телефон в интернет-магазине MobiOK и хотите использовать его максимально – эта статья для вас.

Предлагаемый метод также позволяет вам делать все полностью электронным способом. Вы можете подписывать и заполнять PDF-документы на своем телефоне и отправлять их по факсу. Или используйте камеру своего телефона, чтобы сканировать бумажные документы и отправить их по факсу.

Приложения отправки факсвов для iPhone и Android

Введите «факс» в App Store, и вы найдете немало вариантов, но ни одно из приложений, на самом деле, не бесплатное. Те же немногие, которые предоставляют вам отправку несколько бесплатных факс-страниц, обычно ограничиваются лишь несколькими страницами, прежде чем они начнут требовать деньги.

Но есть большая проблема – подавляющее большинство случаев, когда вам нужно отправить факсом что-то, требует повышенной конфиденциальности. Вы отправляете факсом документ, содержащий очень личную информацию, – ведь организации здравоохранения, налоговые или правительственные органы, как правило, требуют отправки факсов, содержащих личную информацию.

Вы не можете доверять кому-либо, кто работает на факсимильном аппарате вашу личную информацию. Итак, у нас есть для вас несколько рекомендаций.

RingCentral Fax

Если вы будете отправлять конфиденциальные факсы постоянно или работаете в компании, которой нужна такая услуга, то RingCentral Fax, частично принадлежащий Cisco и AT&T, вероятно, лучший выбор для ваших нужд, Особенно потому, что у сервиса есть много отличных функций безопасности и поддержка нескольких пользователей с отдельными линиями факсимильной связи.

У них также есть действительно удобное мобильное приложение, которое, вероятно, является одним из самых комфортных способов работы с факсом. Кроме того, вы можете отправлять факсы по электронной почте. Приложение имеет все возмжные функции, которые вы можете себе представить, включая интеграцию с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, и вы даже можете получить бесплатный номер. Сервис также имеет множество функций безопасности, которые могут быть полезны для компаний или людей, которые передают защищенную информацию.

Конечно, если вы просто хотите отправить несколько факсов, вы можете использовать один из их дешевых тарифных планов, стоящих менее чем 7 долларов США в месяц … а затем просто отменить подписку через месяц или два.

Отправка одного или нескольких факсов

Если вы просто хотите иногда отправлять несколько факсов, вы можете выбрать сервис eFax, который хорошо известен как компания, которая, в основном, придумала факсы в цифровом формате. У них отличное мобильное приложение, которое позволяет отправлять и получать факсы.

Если вам просто нужно отправить факс, мы также рекомендуем MyFax, который позволяет отправлять до 10 бесплатных страниц без необходимости платить. Это не много, но это больше факсов чем большинство пользователей отправлает за год. Если вам нужно отправлять больше страниц каждый месяц, вы можете перейти на обычный тарифный план.

Оба этих сервиса являются авторитетными и принадлежат одной и той же крупной компании, которая работает на этом рынке в течение многих лет. Это не какая-нибудь операция «на ночь». Они могут не иметь предоставлять всех функций безопасности, которые дает RingCentral, но вам не нужно беспокоиться о том, что кто имеет доступ к вашей личной информации.

Отправка факса по электронной почте

Если вы используете Windows Phone, Blackberry, Fire Tablet или другую операционную систему, вы всегда можете подписаться на RingCentral , eFax или MyFax, а затем использовать веб-сайт для отправки факса – или вы можете использовать их факс по электронной почте.

Почти все сервисы позволяют отправлять факсы, отправляя документ по электронной почте на тот номер, на который вы пытаетесь отправить факс. Например, если вы хотите отправить факс на номер 800-666-3434, вы должны отправить документ по электронной почте, например, (не реальный адрес).

Возможность отправлять факсы по электронной почте означает, что любое мобильное устройство может легко отправлять факсы, без установки дополнительных приложений.

В конечном счете, нет оптимального приложения факсимильной связи для всех. Если вам нужно отправлять довольно много страниц на постоянной основе, такой сервисный сервис, как RingCentral или eFax, может оказаться лучшим. Если вы хотите просто отправить один или несколько факсов, MyFax, вероятно, будет лучшим выбором.

Если вы используете смарт фона на другой мобильной платформе (например, Windows Phone), лучше всего найти службу факсимильной связи, которая позволяет отправлять факсы по электронной почте, что в общем случае является самым простым и лучшим способом отправки факсов.