Ответственность за нарушение правил оформления документов. Применение первичных учетных документов: актуальная практика. Заполнены не все реквизиты

Публикации \ 20.02.2012

Первичные документы

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов

• Ответственность может возникнуть при:
• грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
• неуплате или неполной уплате налога (сбора);
• неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
• невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ «Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».

Таблица 1 . Штрафные санкции.

*Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков , устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

При неправильном оформлении первичных документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции.

Первичные документы.

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ « Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется ». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов.

Ответственность может возникнуть при:

• грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
• неуплате или неполной уплате налога (сбора);
• неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
• невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ « Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».

Таблица 1 . Штрафные санкции.

* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Как известно, чем внешне более прост вопрос, тем сложнее на него отвечать: очевидность и привычность трудно аргументировать. Так и с первичными документами: все профессионалы и непрофессионалы знают, что они должны быть правильно оформлены. А если все же в их оформлении допущена ошибка? Сразу же актуальными становятся вечные вопросы классиков: «Что делать?», «Кто виноват?».
В данном исследовании остановимся на одном из этих аспектов, и рассмотрим какая же и, собственно, чья ответственность наступает за допущенные ошибки

Сразу подчеркнем: полным и всеобъемлющим ответ на заданные вопросы получится только в том случае, если одновременно проблема будет рассматриваться в нескольких плоскостях:

Аспект 1. Виды первичных документов с позиции влияния на последствия допущенной ошибки по их оформлению.

Аспект 2. Последствия допущенной ошибки по оформлению первичных документов.

Аспект 3. Виды ответственности.

Вот где-то на пересечении этих прямых и может находиться та конкретная точка, а именно: воплощенный в реальное действие результат - наказание за допущенную ошибку по оформлению первичных документов. И, как у любой точки на плоскости, ее координаты таковы:

а) установленное виновное лицо (лица);

б) примененная санкция.

Итак, разложим проблему на составные части.

Аспект 1. Требования по оформлению в зависимости от вида первичных документов

Прежде всего необходимо четко очертить анализируемую (исследуемую) область: о каких документах идет речь? А для этого обратимся к терминологии.

В более широком смысле толкование термина «документ» представлено в п. 1 ст. 1 Закона Украины «Об информации» от 02.10.1992 г. № 2657-XII , в соответствии с которым:

документ - это материальный носитель, содержащий информацию, основными функциями которого являются ее сохранение и передача во времени и пространстве .

первичный документ - это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление.

Как видим, достаточно широкое толкование. В некоторой степени более конкретны специалисты Минфина в Положении № 88 . В соответствии с п. 2.1 Положения № 88 :

первичные документы - это документы, созданные в письменной или электронной форме, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.

Дополнительно также стоит еще отметить следующее. НКУ просто «пестрит» ссылками и упоминаниями первичных документов, но самого термина не содержит. Однако всегда из контекста следует, что и в НКУ речь все же идет об учетных первичных документах, т.е. в первую очередь о документах с позиции бухгалтерского учета. А это значит, что первичные документы необходимо рассматривать как один из составляющих метода бухгалтерского учета, его неотделимую часть.

Таким образом, отправной точкой на пути последующего установления ответственности за допущенные ошибки оформления первичных документов целесообразно обозначить именно требования главных «бухгалтерских» нормативных документов по данной тематике:

Обратите внимание!

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие такие документы (п. 8 Закона о бухучете , п. 2.14 Положения № 88).

Более того, п. 2.16 Положения № 88 предписывает: в случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухучета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия, учреждения . До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению.

Это значит, что неверно оформленные первичные документы, в принципе, имеют очень мало шансов быть исполненными вообще. Либо принятые к исполнению по особому распоряжению руководителя такие неправильно оформленные первичные документы однозначно указывают на главное ответственное лицо - самого руководителя, отдавшего распоряжение неверно оформленные первичные документы исполнять.

Иное дело, когда ситуация кардинально противоположная: ошибка оформления первичного документа не была выявлена на предприятии. Таким образом, последствия ее, если они и были, могут быть выявлены только в результате проведения внешнего контроля: аудиторской проверки, проверки контролирующих органов и т.д.

В святи с этим актуальным становится следующий аспект.

Аспект 3. Виды ответственности

Для начала подчеркнем: как отмечалось, первичные документы разного рода сопровождают все без исключения хозяйственные операции . А разные операции - это, в свою очередь, значит, что возможен разный ущерб от неверного оформления первичного документа.

Оформление первичных документов - обязательная составляющая бухгалтерского учета. За нарушение порядка ведения бухучета и в связи с этим за неправильное оформление первичных документов предусмотрена административная ответственность КУоАП.

В соответствии с ст. 164 2 КУоАП, в числе других нарушений за отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение ложных данных в финансовую отчетность, непредоставление финансовой отчетности предусмотрена следующая ответственность:

Наложение штрафа от 8 до 15 НМДГ;
наложение штрафа от 10 до 20 НМДГ (при повторном выявлении такого же правонарушения в течение года).

Следовательно, за допущенные ошибки оформления первичных документов на основании ст. 164 2 КУоАП в совокупности с нормами п. 8 Закона о бухучете и п.п. 2.14, 2.15 Положения № 88 лицо, на которое возложено право подписания первичных документов, а также главный бухгалтер и руководитель предприятия как должностные лица могут понести административную ответственность за допущенные ошибки в оформлении первичных документов .

Кроме того, напомним: за нарушение законов по вопросам налогообложения и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, установлены следующие виды юридической ответственности (п. 111.1 НКУ):

• финансовую;
• административную;
• уголовную.

При этом роль первичных документов (а значит, и правильности их оформления) переоценить трудно: ведь в соответствии с нормами НКУ практически весь налоговый учет основан на данных бухгалтерского учета, и первичные документы являются основой для всех налоговых расчетов.

Это говорит о том, что если в результате допущенной ошибки в оформлении первичного документа была допущена ошибка еще и в налоговом учете, а тем более если данная ошибка привела к занижению налогового обязательства предприятия перед бюджетом (касательно любого вида налога), то уже может идти речь не только о нарушении норм Закона о бухучете иПоложения № 88 . В таком случае можно говорить о нарушении законов по вопросам налогообложения.

Руководствуясь п. 111.2 НКУ, финансовая ответственность за нарушение законов по вопросам налогообложения и другого законодательства устанавливается и применяется согласно НКУ и прочим законам. Финансовая ответственность применяется в виде штрафных (финансовых) санкций (штрафов) и/или пени. Однако, учитывая п. 112.1 НКУ, привлечение к финансовой ответственности налогоплательщиков за нарушение законов по вопросам налогообложения, другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не освобождает их должностных лиц при наличии соответствующих оснований от привлечения к административной или уголовной ответственности .

Таким образом, достаточно «незатейливая» ситуация в виде неправильного оформления первичного документа в зависимости от последствий может иметь разный результат и воплотиться в разного рода ответственность: от обычного переоформления документа с вынесением выговора или лишения премии до привлечения соответствующих должностных лиц к административной или даже уголовной ответственности.

Проведенный анализ не будет полным, если не рассмотреть такой вид ответственности, какматериальная ответственность . И вот почему.

В тех случаях, когда сотрудники допустили ошибки в оформлении первичных документов и предприятию был нанесен ущерб, установлена взаимосвязь между допущенной ошибкой в оформлении первичного документа и установленным оцененным ущербом (например, предприятием были уплачены штрафные санкции), у предприятия есть право на основании норм трудового законодательства возместить суммы уплаченных штрафных санкций за счет работников, допустивших данные нарушения.

И в завершение: правильное оформление первичных учетных документов - крайне важное дело, и не прощает невнимательности или халатности .

Ольга МИРОНОВА,

аудитор, САР,
директор ООО «Аудиторская фирма «Ольга-Аудит»

Первичные документы.

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ « Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с и Минэкономики России.

Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов.

Ответственность может возникнуть при:

• грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
• неуплате или неполной уплате налога (сбора);
• неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
• невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ « Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и вложений налогоплательщика».

Таблица 1 . Штрафные санкции.

* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, Перечнем типовых управленческих архивных документов.