Правила организации делопроизводства. Председатель Правительства Российской Федерации. Передача в архив

Власти не распространяются на работу с актами, которые содержат государственную тайну. На основе предписаний уполномоченная структура разрабатывает методические указания по заполнению, ведению, хранению бумаг. При утверждении правил делопроизводства осуществляется их согласование с руководством госархива.

Создание актов

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти предписывают, что указанные структуры могут использовать специальные бланки, стандартные бумажные листы формата А5 или А4. Допускается создание актов в электронном виде. Вне зависимости от формы, в документе должны присутствовать обязательные реквизиты, которые располагаются в установленном порядке. Бланки разрабатываются в соответствии с угловым либо продольным их написанием. В первом случае реквизиты располагают в верхнем углу слева листа. При продольном способе их размещают по центру бланка сверху. Правила оформления документов в делопроизводстве допускают использование шаблонов при составлении электронных актов. На каждом листе должны предусматриваться отступы: слева – не меньше 20 мм, справа – не меньше 10 мм, снизу и сверху – по 20 мм. Электронные шаблоны и образцы бланков должны быть одобрены руководителем исполнительного федерального органа.

Реквизиты

Правила оформления документов в делопроизводстве определяют, что на актах должны присутствовать:

1. Государственный герб России.
2. Наименование структуры, составляющей акт.
3. Название структурного подразделения.
4. Наименование должности уполномоченного лица, составляющего документ.
5. Справочные сведения о структуре.
6. Название вида документа.
7. Дата составления.
8. Регистрационный номер.
9. Ссылка на данные входящего акта.
10. Место издания (составления).
11. Гриф на ограничение доступа к содержанию.
12. Адресат.
13. Гриф об утверждении.
14. Резолюция (указания по исполнению акта).
15. Текст.
16. Контрольная отметка.
17. Запись о приложении.
18. Подпись (отметка об электронной подписи).
19. Гриф о согласовании.
20. Виза.
21. Место печати.
22. Запись об исполнителе.
23. Отметка о выполнении акта и отправки его в дело.
24. Запись о поступлении документа.
25. Ссылка на акт.

Состав реквизитов устанавливается в соответствии с видом и назначением акта. Общие правила делопроизводства определяют, что согласование бумаги удостоверяется визой уполномоченного служащего. Данное положение действует в отношении внутренних актов структуры. Согласование документов, составленных в федеральном исполнительном учреждении, с другими госорганами удостоверяется грифом, протоколом либо письмом.

Доставка, поступление и регистрация актов

В делопроизводстве исполнительных федеральных органах используются бумаги:

1. Входящие.
2. Отправляемые.
3. Внутренние.

Отправка и доставка актов осуществляется с помощью электросвязи, почты, фельдъегерской службы. Общие правила делопроизводства предписывают производить первичную обработку поступающих бумаг. После нее осуществляется регистрация и предварительное рассмотрение актов для дальнейшей передачи их руководству. В первичную обработку бумаг входит проверка правильности доставки, наличия документации и приложений. Принимающие специалисты также сортируют акты на подлежащие и не подлежащие регистрации. Последняя осуществляется в день поступления, составления (подписания или утверждения) или на следующий день (рабочий), если другое не определено в законодательстве.

Передача структурным подразделениям

Правила по делопроизводству в федеральных органах власти предусматривают, что акты после регистрации должны быть переданы на рассмотрение руководству. Однако допускается направление бумаг иному должностному лицу. Для этого необходимо издание соответствующего решения руководителем. Документы либо их копии с резолюциями (указаниями по исполнению) должны быть переданы ответственным лицам службой делопроизводства. Оригинал акта направляется в структурное подразделение, на которое возложена его реализация. Если в качестве исполнителей выступает несколько отделов, подлинник передается ответственному из них, а прочие получают копии. При обеспечении доступа уполномоченного подразделения к электронному экземпляру, оригинал акта может оставаться в регистрирующей службе, если это определено в соответствующих Положениях.

Отправка актов

После подписания руководителем исполнительного органа либо другим уполномоченным служащим документы передаются сотрудникам отдела делопроизводства. Последние осуществляют их регистрацию и отправку. Правила делопроизводства в органах исполнительной власти обязывают служащих осуществлять проверку правильности составления, комплектности, соответствия числа экземпляров списку рассылки. Неверно заполненные акты должны быть возвращены в подразделения, ответственные за их реализацию. Бумаги при отсутствии в них нарушений должны быть отправлены в день их регистрации либо на следующий день (рабочий). Передача документов от одного структурного подразделения другому производится через отдел делопроизводства.

Особенности учета

В основные правила делопроизводства включен порядок обобщения информации о поступающих, составляемых, отправляемых актах. Анализ и систематизация сведений осуществляется ответственным отделом. Отчеты предоставляются руководителю исполнительного органа в определенном им порядке. Для учета и поиска актов в электронной базе данных применяются обязательные сведения об актах, в соответствии с приложением. Допускается использовать и дополнительные данные.

Документальный фонд

Он формируется из актов, используемых в процессе работы госструктуры. Исполнительный федеральный орган по согласованию с архивным отделом разрабатывает и утверждает список бумаг, создающихся в ходе его работы, а также функционирования подведомственных ему институтов. При этом для каждого акта указывается срок хранения. Исполнительный орган также осуществляет разработку альбома шаблонов для унифицированных форм, создаваемых документов. Ответственные за данную деятельность сотрудники согласовывают его с руководителем структуры. Правила делопроизводства предписывают формировать номенклатуру актов. Ответственные сотрудники должны обеспечивать их сохранность, учет и передачу в архив.

Номенклатура

Правила делопроизводства включают ее формирование в задачи регистрирующего структурного подразделения. Номенклатура:

1. Составляется на основе учетной информации отделов.
2. Утверждается руководителем исполнительного федерального органа. При этом предварительно должно быть проведено согласование с экспертной комиссией. Утверждение осуществляется не позже конца текущего периода. Номенклатура вводится в действие с начала следующего года (с 1 янв.).
3. Раз в 5 лет проходит согласование с экспертно-проверочной комиссией госархива. В него передаются на постоянное хранение создаваемые в ходе работы акты Архивного фонда.
4. При изменении структуры или функций федерального органа исп. власти должна быть согласована с экспертной комиссией.

В качестве наименований разделов номенклатуры принимаются названия структурных подразделений.

Специфика хранения

При формировании дел осуществляется их распределение в зависимости от сроков содержания в архиве. Выделяют категории постоянного и временного хранения. Правила кадрового делопроизводства предусматривают срок более 10 лет для бумаг по личному составу. Период временного хранения может составлять и меньше указанного значения. Дела с даты их формирования до передачи их в архив или уничтожения содержатся в структурных подразделениях по месту составления. Бумаги могут выдаваться во временное пользование сотрудникам на период, установленный руководителем учреждения. После окончания этого срока они подлежат возврату. Другим госорганам выдача актов осуществляется в соответствии с их письменными запросами по разрешению начальника исполнительного федерального органа либо его заместителя. В исключительных случаях допускается изъятие бумаг из постоянного хранения. При этом правила делопроизводства федеральных органах предписывают оставлять копию бумаг, заверенных в установленном порядке, а также акт о причинах выдачи оригиналов.

Передача в архив

Дела временного (более 10 лет) и постоянного периода хранения направляются не ранее года, но не позднее трех лет с момента окончания их службой делопроизводства. Передача бумаг осуществляется в соответствии с описями. Дела, временный срок хранения которых менее 10 лет (включительно), не передаются в архив. По окончании установленного периода они подлежат уничтожению. В качестве основы для составления описей выступает номенклатура дел.

Особенности работы с электронными актами

Правила делопроизводства устанавливают, что создание, обработка и хранение сведений может осуществляться в информационной системе госструктуры. Электронные акты при этом должны составляться в соответствии с предписаниями, действующими для бумажных актов. Они также должны иметь обязательные реквизиты, кроме Государственного герба России. Состав электронных актов определяется списком документов, оформление, хранение и последующее использование которых производится исключительно в цифровом виде при организации внутренней работы структуры. Этот перечень разрабатывается в соответствии с рекомендациями Госархива. Список актов, составление, хранение и последующее использование которых будет осуществляться в цифровом виде, утверждается руководителем учреждения по согласованию с архивным отделом.

Обработка электронных актов

Документы должны быть подписаны квалифицированной усиленной цифровой подписью уполномоченного должностного лица. Отправка и получение электронных актов осуществляется регистрационной службой учреждения. После поступления документа служба делопроизводства должна проверить действительность цифровой подписи. Электронным актам, включенным в информационную систему, присваиваются регистрационно-учетные данные. Они обеспечивают управление документом. К нему, в числе прочего, относится поиск, доступ, хранение, контроль, использование и пр. Регистрация актов, поступивших на бумажном носителе, осуществляется с формирование электронной копии. В номенклатуре указывается, что дело ведется в цифровом формате. Это отмечается в заголовке или в поле "Примечание". После реализации или отправки электронные акты должны храниться в течение сроков, установленных для аналогичных дел, оформленных на бумажных носителях. По окончании периода сведения, содержащиеся в цифровом виде, подлежат уничтожению.

Они излагаются в соответствующих инструкциях. Правила делопроизводства выступают в качестве основания для разработки методических рекомендаций и прочих локальных актов, которыми регламентируется технология работы с бумагами внутри учреждения. В них определяются приемы, процедуры составления, порядок работы с данными. Действующие на основании правительственного постановления № 477, Правило делопроизводства конкретизируются для каждой госструктуры именно такими локальными актами.

Особенности разработки

При составлении Методических рекомендаций учитываются действующие правила делопроизводства РФ. Должностные лица, ответственные за разработку, должны руководствоваться Типовым регламентом и согласовать проект с архивным госучреждением. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, любое учреждение должно определить и зафиксировать внутренние правила делопроизводства. Их целью должно выступать формирование системы управления достоверными, аутентичными и пригодными к использованию актами, способными поддержать деловую активность на протяжении необходимого временного промежутка.

Структура текста не регламентируется нормативными положениями межотраслевого значения. Обычно в рекомендации включаются общие положения, разделы по темам и приложения. В первом блоке определяют:

Разделы

Обычно они начинаются с правил организации делопроизводства. В этом разделе дается классификация актов, которые используются при осуществлении информационной, распорядительной и прочей деятельности в учреждении. Следующим пунктом определяются ключевые требования к составлению бумаг. Каждое правило ведения делопроизводства устанавливается отдельным пунктом. Сюда же включается порядок визирования, согласования, подписания. В этом блоке также устанавливаются правила:

1. Оформления и заверения экземпляров (приложений).
2. Использования и хранения штампов, бланков, печатей.
3. Работы с актами ответственных за их реализацию лиц.

В этом разделе могут присутствовать и иные пункты. Например, содержание может расшириться за счет включения порядка подготовки актов коллегиальной структуры, заместителей начальника и пр. В разделе "Документооборот" определяют:

1. Порядок, в соответствии с которым осуществляется прием, обработка и распределение входящих актов.
2. Правила перевозки и передачи от одного подразделения другому.
3. Ключевые инстанции движения актов.
4. Правила подготовки и отправки исходящей документации.
5. Порядок учета объема актов.

Раздел "Регистрация" устанавливает:

1. Правила, в соответствии с которыми входящим, внутренним и исходящим актам присваиваются номера.
2. Методы, формы и сроки регистрации.
3. Порядок индексации актов.

В разделе "Справочная работа" закрепляются:

1. Принципы формирования информационно-справочной системы в учреждении.
2. Описание картотек, баз данных и прочих источников.
3. Технологию осуществления информационно-поисковой деятельности.

Раздел "Контроль исполнения документов" определяет:

В разделе "Оперативное хранение" включаются сведения о:

1. Порядке содержания актов. Он устанавливается как для службы делопроизводства, так и для прочих структурных подразделений.
2. Ответственность конкретных должностных лиц за обеспечение сохранности актов.
3. Правила, в соответствии с которыми осуществляется формирование в дела определенных категорий документов.
4. Порядок разработки и последующего использования номенклатуры.
5. Правила индексации и систематизации дел.

В разделе "Подготовка к сдаче в архив" определяются:

1. Порядок выполнения экспертизы. В частности, описывается технология отбора документации для последующего хранения и уничтожения.
2. Порядок подготовки актов к помещению в архив.
3. Требования к оформлению и описанию передаваемых дел.
4. Порядок, в соответствии с которым ответственные лица передают и принимают акты.

В зависимости от принятой технологии, специфики деятельности, условий работы состав разделов может дополняться и изменяться. Так, например, в инструкцию можно включить блоки, определяющие порядок работы с обращениями граждан, актами с ограниченной областью распространения, техническое обеспечение подготовки (стенография, печатание, звукозапись и так далее).

Приложения

Они должны включать в себя максимум справочного и иллюстративного материала. Его необходимо систематизировать в соответствии с порядком расположения разделов. В Приложениях присутствуют схемы документопотоков, примеры оттисков штампов и печатей, образцы бланков, оформления отдельных видов актов, списки контролируемой документации, формы ее учета и так далее.

Заключение

Действующие официальные правила делопроизводства позволяют обеспечить четкий порядок работы с актами разного характера, используемыми в исполнительных органах федеральной власти, а также прочих госучреждениях. Они устанавливают ключевые требования к сотрудникам, ответственным за составление и регистрацию, прием и отправку бумаг. В правилах также определяется порядок работы с электронными формами документов, информационными базами. Каждое конкретное учреждение детализирует их, разрабатывая локальные документы. В качестве одного из них выступает инструкция по делопроизводству. В ней должен быть отражен весь процесс работы с актами, технологические операции, расположенные в логической последовательности. Инструкция регламентирует деятельность не только службы делопроизводства. Поскольку акты перемещаются между структурными подразделениями, их сотрудники также должны быть ознакомлены с установленным порядком. Разработку локальных регламентирующих документов осуществляет служба делопроизводства. При этом в процессе участвуют сотрудники архивного и юридического отделов. Составленный проект должен быть согласован и подписан руководителем учреждения. Начальник издает приказ, в соответствии с которым Инструкция вводится в действие. Во всех структурных подразделениях она должна использоваться в качестве нормативного акта. При этом ее положения должны быть сформулированы четко и понятно для работников. Именно в соответствии с ее положениями и требованиями в учреждении будет осуществляться составление, регистрация и оборот документов.

О «Правилах ведения делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти»

(статья, подготовленная для сборника методических документов, подготовленного Рязанским областным институтом развития образования в

Из приведённой сравнительной таблицы видно, что ряд реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, в Правилах отсутствует, поскольку не используется при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти. Это такие реквизиты, как: «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код формы документа», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)». Чтобы понять причину исключения данных реквизитов из Правил, достаточно вспомнить, что в своё время послужило причиной для включения кодов (ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП) в состав реквизитов: необходимость организациям в определённых ситуациях проверять законность деятельности организации-корреспондента. Если у организации возникают какие-либо сомнения относительно того, существует ли организация-корреспондент, зарегистрирована ли она официально, организация имеет право обратиться в налоговый орган с запросом. Вряд ли возникнет необходимость подобной проверки в отношении федеральных органов исполнительной власти.

Причиной отсутствия в Правилах реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» является то, что он носит чисто служебный характер и не используется при составлении документов.

Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30-2003 и Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Но есть и такие реквизиты, которые требуют разъяснения. Прежде всего, это реквизит «Указания по исполнению документа», который заменил реквизит «Резолюция». Причина изменения названия реквизита заключается в том, что в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.

Привычный всем реквизит «Заголовок к тексту» получил в Правилах название «Наименование документа». Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т. д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Положение о защите персональных данных государственных служащих и работников министерств». Иными словами, наименование документа – это название, включающее в себя обозначение вида документа и его краткое содержание.

Правилами введены такие новые реквизиты, как «Должность лица, подписавшего документ», «Отметка о конфиденциальности». Реквизит «Должность лица, подписавшего документ» - это реквизит так называемых должностных бланков документов. Этот реквизит давно используется на практике. И хотя ГОСТ Р 6.30-2003 установил должностные бланки как особый вид бланков, соответствующего реквизита, отличающего этот вид бланков от других, в стандарт включено не было. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.

Реквизит «Отметка о конфиденциальности» - это также реквизит, широко применяемый на практике. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В предыдущих редакциях стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 (Р 6, Р 6.30-1997) этот реквизит присутствовал, но под названием «Гриф ограничения доступа к документам». По сути, отметка о конфиденциальности – это и есть гриф ограничения доступа к документу.

Раздел IV Правил «Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти» содержит положения, устанавливающие основные этапы и сроки прохождения и рассмотрения документов. Особое значение в этом разделе имеют положения, определяющие роль службы делопроизводства в организации документооборота. В Правилах подчёркивается, что документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, в службе делопроизводства проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям в структурные подразделения. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы служба делопроизводства возвращает исполнителю. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти также осуществляется через службу делопроизводства. Разработчики Правил, насколько это возможно, постарались обозначить организующую роль службы делопроизводства.

Раздел V Правил - «Документальный фонд федерального орган исполнительной власти» - содержит положения, определяющие порядок хранения образовавшихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов. К числу базовых положений этого раздела относятся следующие положения о том, что федеральный орган исполнительной власти:

· Формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

· Разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

Таким образом, Правила обязывают федеральные органы исполнительной власти в целях формирования полноценного документального фонда разрабатывать ведомственные перечни документов со сроками хранения. Утверждение этих перечней, так же как и утверждение инструкций по делопроизводству федерального органа, осуществляется только после согласования с Росархивом.

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется на основе номенклатуры дел. Номенклатура дел, как это предусмотрено нормативными документами в сфере архивного дела, составляется службой делопроизводства и утверждается руководителем после её согласования с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, органа государственной власти в регионах. В данном разделе Правил предусмотрены процедуры выдачи дел во временное пользование сотрудникам федерального органа исполнительной власти, государственным органам и организациям, а также порядок изъятия документов из дел, который возможен только в исключительных случаях. При этом в дело помещается копия изъятого документа, заверенная в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника. Данный раздел Правил устанавливает сроки хранения документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в структурных подразделениях до их передачи в ведомственный архив: не менее одного года и не более трёх лет со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Дела передаются в ведомственный архив на основании описей дел, основой для составления которых является номенклатура дел.

Особое значение имеют положения Правил, определяющие особенности работы с электронными документами (раздел VI, п. 25 раздела IV). Правила содержат ряд принципиальных положений о работе с электронными документами, они следующие:

· Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

· В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в целях учёта и поиска документов используются обязательные сведения о документах.

· Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.

· При систематизации электронных документов в дела, определении сроков их хранения, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных документов на бумажной основе.

Пунктом 4 постановления Правительства РФ, утвердившим Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Федеральному архивному агентству (Росархиву) давалось задание разработать и утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказом Росархива такие рекомендации были утверждены. Рекомендации предназначены для применения службами делопроизводства при разработке им инструкций по делопроизводству, призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Приняты новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Об этом знаковом событии мы попросили рассказать одного из разработчиков Правил - заместителя директора ВНИИ документоведения и архивного дела, кандидата исторических наук, доцента Валентину Федоровну Янковую.

- К огда были утверждены новые правила, когда они начинают действовать? Какова судьба Типовых правил, действовавших прежде для федеральных органов власти?

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила) утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. Правила вступили в силу с даты их утверждения.

Действительно, до принятия Правил мы работали по другому нормативному документу - Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Но статус этого документа был совершенно иной: типовая инструкция была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций (в настоящее время это Министерство культуры) Российской Федерации . Новый документ - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - утвержден Правительством Российской Федерации. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством. Это свидетельствует прежде всего о том, что с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение делопроизводства только возрастают.

Возвращаясь к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хочу сказать, что этот документ с принятием Правил утратил свою силу. Об этом говорится в тексте самого постановления. Напомню: Типовая инструкция (в редакции 2005 г.) разрабатывалась в связи с принятием Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти , в пункте 11.1 которого говорилось:

«Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти…, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством».

Постановление Правительства Российской Федерации, утвердившее новые Правила, внесло и изменения в данный пункт типового регламента, теперь он действует в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству».

Следовательно, основным нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают инструкции по делопроизводству, теперь являются Правила, а не Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

- Для кого обязательны новые Правила? Каковы последствия их несоблюдения?

Из названия Правил следует, что они адресованы федеральным органам исполнительной власти. К федеральным органам исполнительной власти у нас, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 12.05.2008 № 724, относятся:

• федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
• Федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
• Федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации.

Но этим не ограничивается круг потребителей данных Правил. Дело в том, что сама разработка Правил была предпринята в связи с принятием Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , в ст. 11 (п. 2) которого говорилось следующее.

Именно в нем впервые появилось положение о том, что Правительство Российской Федерации определяет порядок документирования деятельности федеральных органов исполнительной власти и далее упоминались «Правила делопроизводства и документооборота», которые в иных государственных органах и органах местного самоуправления должны соответствовать тем правилам, которые установлены для федеральных органов исполнительной власти (см. пункт 2 статьи 11).

Поэтому отвечая непосредственно на ваш вопрос, подчеркиваю, что в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» пользователями Правил являются органы государственной власти (не только федеральные, но и органы власти субъектов Российской Федерации) и органы местного самоуправления.

Если говорить о том, какие могут быть последствия в случае несоблюдения Правил, то нужно обратить внимание на пункт 3 этого нормативного документа: «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела», то есть с Федеральным архивным агентством (Росархивом). Следовательно, если инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти не будет соответствовать Правилам, Росархив ее не согласует.

- Как остальные организации могут использовать Правила в своей работе? Например, при взаимодействии в федеральными органами власти, и не только.

В свое время Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хотя и была предназначена только федеральным органам, использовалась очень широко, причем не только органами власти, но и государственными и негосударственными организациями, по крайней мере, в той части, которая не несла в себе специфики, присущей государственным структурам. Думаю, что и Правила тоже будут использоваться широко, хотя, конечно, не так, как Типовая инструкция по делопроизводству.

Нужно понимать, что статус Правил достаточно высок, документ утвержден Правительством Российской Федерации. В такого рода документах обычно устанавливаются общие принципы, правила, нормы. Частности и детали в таких документах не прописываются. Кому-то может показаться, что многие положения Правил сродни утверждению «Волга впадает в Каспийское море», но дело в том, что эти «простые истины» никогда, ни в одном нормативном документе, тем более такого уровня, не были закреплены. Часто они составляют так называемые «делопроизводственные обычаи». Нас часто спрашивают по поводу того или иного делопроизводственного правила: «А где это написано?», и довольно часто бывает, что сослаться фактически не на что. Думаю, что теперь, по крайней мере какая-то часть таких положений, получила нормативное закрепление. Кроме того, нужно обратить особое внимание на 6-й раздел Правил «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» и приложение к документу, которым определен перечень обязательных сведений о документе, необходимых для включения документа в систему электронного документооборота, учета и поиска документов. Определение состава этих обязательных сведений о документах важно для реализации межведомственного электронного документооборота.

- Что нового появилось в этом документе?

На мой взгляд, самым важным и ценным является раздел, устанавливающий некоторые базовые принципы работы с электронными документами . Его необходимость назрела - в настоящее время как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований ведется большая работа по созданию электронного правительства и реализации межведомственного электронного документооборота.

Напомню, что в этой сфере деятельности на федеральном уровне имеется только Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», принятый в 2002 г., законодательство в области электронного документооборота, особенно в части организации работы с электронными документами, фактически отсутствует. В связи с этим федеральные органы исполнительной власти вынуждены разрабатывать собственные правила работы с электронными документами, но они реализуются только в рамках ведомственного электронного документооборота. Для реализации межведомственного документооборота нужны общие, единые правила. В этом плане в Правилах сформулированы единые требования к работе с электронными документами, необходимые с точки зрения делопроизводства. К наиболее важным положениям относятся следующие:

• электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти (п. 37 Правил);
• для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется (п. 38, 39);
• в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах, приведенные в приложении к Правилам. Кроме обязательных сведений, определенных Правилами, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах (п. 25);
• при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные (п. 42);
• прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти (п. 40);
• исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе (п. 44-46).

Не менее важен раздел V «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти» . В нем есть положение о том, что федеральный орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает по согласованию с Росархивом перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. В настоящее время лишь несколько федеральных органов исполнительной власти разработали ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения. Отсутствие ведомственного перечня создает большие трудности при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов, поскольку имеющиеся типовые перечни документов со сроками хранения не содержат документации, отражающей специфику деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему органов и организаций.

- Когда началась работа над новыми правилами?

Разработка Правил была предусмотрена Планом подготовки проектов актов, необходимых для реализации Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2007 г. № 149-ФЗ, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 27.07.2007 г. № 1002-р. Ответственным исполнителем было определено Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (ныне - Министерство культуры), соисполнителями - Минэкономразвития России, ФСБ России и другие ведомства. Минкультуры России поручило разработку проекта документа Федеральному архивному агентству (Росархиву), который привлек к этой работе ВНИИ документоведения и архивного дела.

Работа над Правилами фактически началась в 2008 году. В первом полугодии был подготовлен проект Правил, после чего началось обсуждение документа с соисполнителями и его согласование. Процесс был долгим, поскольку необходимо было учесть мнения различных ведомств. В процессе согласования документ трижды дорабатывался. Нужно сказать, что каких-то принципиальных возражений в процессе согласования практически не было высказано. Согласованный проект Правил в Правительство Российской Федерации был представлен Министерством культуры уже в 2009 г. Хотя в процессе обсуждения проекта Правил в Правительстве Российской Федерации в текст были внесены весьма серьезные изменения, сам процесс обсуждения шел в очень конструктивном духе и не занял много времени.

- Почему так долго? Какие проблемы в процессе разработки пришлось преодолевать?

Прежде всего нужно было понять назначение этого документа. В тексте Правил сказано, что они устанавливают «единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». С учетом того, что любой нормативный документ устанавливает нормы длительного действия, рассчитанные на широкий круг организаций или лиц, нужно было вычленить то, что может составить этот «единый порядок делопроизводства», то, что может действовать длительное время, и то, что может быть применимо всеми федеральными органами исполнительной власти.

Конечно, нужно отметить и особый стиль изложения нормативного документа. Хотя у института был опыт подготовки проекта закона о документационном обеспечении управления и других нормативных документов, той же Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, тем не менее было не просто описать порядок делопроизводства, не уйдя в технологию работы с документами, что является предметом инструкции.

- Какие проблемы были при утверждении Правил и как они разрешались? Какие фрагменты пришлось удалить? Планируется ли их перенести в методические указания по применению новых правил?

Как я уже говорила, в процессе доработки проекта документа в Правительстве Российской Федерации он претерпел некоторые изменения и прежде всего был значительно сокращен.

В «нашей» версии этого документа был более полный раздел «Документирование деятельности федерального органа исполнительной власти» , в частности, к этому разделу было два приложения: образцы бланков федерального органа исполнительной власти и правила оформления реквизитов документов, которые на последнем этапе обсуждения были сняты. Кроме того, были изменены названия некоторых реквизитов, на мой взгляд, необоснованно, например, реквизит «Заголовок к тексту» в Правилах называется «Наименование документа». Есть и другие положения, с которыми я не согласна.

Больше всего я сожалею о том, что нам не удалось отстоять раздел «Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти» . С нашей точки зрения, он был очень важен для повышения статуса этих подразделений в федеральных органах исполнительной власти. По имеющимся у нас данным, службы делопроизводства в большинстве федеральных органов исполнительной власти - не самостоятельные подразделения. Но это еще полбеды, главное то, что они входят в состав самых разных департаментов (управлений) - от контрольно-аналитического или департамента государственной службы и кадров до юридического и административно-хозяйственного. Мы пытались навести в этом плане хоть какой-то порядок, по крайней мере, у нас было сформулировано положение о том, что служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти является самостоятельным структурным подразделением, подчиняющимся непосредственно руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителю руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Было еще одно, на наш взгляд, важное положение о том, что структура и штатная численность службы делопроизводства утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти на основе нормативных документов по труду . Этот раздел, к сожалению, был снят. Но наша потеря была компенсирована тем, что в текст самого постановления был включен пункт 3, которым были внесены изменения в п. 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 г. № 452. В старой редакции этого документа п. 2.29 был сформулирован следующим образом:

«2.39. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях федеральных органов исполнительной власти возлагается на руководителей этих подразделений.

Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство».

В новой редакции он выглядит следующим образом:

«2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

Конечно, часть материала, не вошедшего в утвержденные Правила, можно и нужно будет включить в Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, но многие положения в методические рекомендации нельзя будет включить просто по той причине, что они носят нормативный характер и могут быть только в нормативном правовом акте, а рекомендации, как вы понимаете, документ иного статуса - рекомендательный.

- Когда можно ожидать эти методические указания?

Сроки разработки данного документа определены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, где в п. 4 сказано следующее: «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Подготовка рекомендаций также поручена нашему институту - ВНИИ документоведения и архивного дела, который являлся разработчиком и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Работа эта уже ведется.

- Благодарим Вас за то, что приоткрыли завесу внутренней кухни разработки и утверждения нормативной базы по делопроизводству. Надеемся, что разговор о новых Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти станет первой ласточкой, и в дальнейшем, когда завершится работа над Методическими рекомендациями по применению Правил, Вы сможете дать новые ориентиры нашим читателям.

Сноски

Свернуть Показать

В соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» организации должны определить и документально зафиксировать политику в области правления документами. Целью этой политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени.

Информирование об этой политике и ее применение на всех организационных уровнях обеспечивается созданием Инструкции по ведению делопроизводства или документационному обеспечению управления. Инструкция разрабатывается службой делопроизводства или сотрудником, на которого возложена ответственность за ведение делопроизводства в данной организации. Она должна быть принята и одобрена на высшем уровне принятия управленческих решений и распространена во всей организации.

Следует также предусмотреть распределение ответственности за соблюдение данной инструкции. Инструкция должна разрабатываться на основе анализа деловой деятельности. Она должна определять области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом предприятия должны учитывать свою организационную среду, а также экономические аспекты. Инструкция по ведению делопроизводства, в которой отражается политика в области управления документацией, должна регулярно пересматриваться, отражать актуальные потребности деловой деятельности.

Новый национальный стандарт определяет: «Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации должны внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, охранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания)». Таким образом, Инструкция необходима, чтобы в организации была упорядочена работа по подготовке и оформлению документов, установлен единый порядок регистрации и контроля исполнения документов. Каждому из этих участков работы с документами посвящается отдельный раздел Инструкции. В качестве приложения к Инструкции разрабатываются табель и альбом форм документов, создаваемых в данной организации. Фактически разработка табеля и альбома форм документов, а также номенклатуры дел является выполнением рекомендаций, содержащихся в национальном стандарте ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами.

Общие требования». Согласно этим рекомендациям для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия регулирующей среде и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого организации должны принять и выполнять комплексную программу управления документами, включающую перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы; какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать; состав метаданных, их структура и управление ими; требования к поиску, использованию и передаче документов, срокам их хранения и способам организации, делающим возможным их использование; оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации; обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий; соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации; обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде; обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока; определение и оценка возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.

Все эти вопросы могут быть отражены в соответствующих графах табеля форм документов, разработанных в организации.

Для разработки альбома форм документов организации можно использовать приложения к данному изданию. Инструкцию по ведению делопроизводства разрабатывают на основе уже упоминавшихся документов: Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536, ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, Основных правил работы архивов организаций и других нормативных и методических документов. При составлении инструкции, разумеется, учитывают специфику своей организации (особенности структуры: наличие филиалов, форму собственности и порядок принятия решений). Например, Инструкция по делопроизводству в акционерном обществе разрабатывается с учетом требований Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. №03-33/пс.57

В инструкции по ведению делопроизводства должен быть отражен вопрос о форме работы с документами в данной организации. В зависимости от традиций, сложившихся в организации, ее оргструктуры и объема документооборота работа с документами может вестись в централизованной, децентрализованной или смешанной формах.

При централизованной форме работы с документами получение и отправка документов (включая электронные), их регистрация, контроль исполнения, формирование и хранение дел, ведение справочно-информационных картотек по документам, передача дел на архивное хранение осуществляются службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в данной организации. В структурных подразделениях исполнители хранят лишь рабочие документы или копии документов, законченных делопроизводством.

При децентрализованной форме работы с документами каждое структурное подразделение организации самостоятельно получает поступившие документы и отправляет исходящие (отправляемые), регистрирует документы и осуществляет контроль за их исполнением, формирует дела и обеспечивает их хранение, а затем передачу в архив. Смешанная форма работы с документами в различных комбинациях сочетает элементы обеих описанных выше организационных форм.

Термины, используемые в инструкции по ведению делопроизводства в организации, должны соответствовать ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» и ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения».

В инструкцию по делопроизводству включают следующие разделы.

1. Общие положения (в разделе указываются документы, на основании которых разработана инструкция по делопроизводству, а также виды документов и делопроизводственные операции, на которые распространяются требования инструкции, права и обязанности ответственных за делопроизводство в организации и структурных подразделениях).

2. Подготовка и оформление документов (в этом разделе определяются требования к бланкам организации и к оформлению отдельных реквизитов документов, а также к подготовке и оформлению отдельных видов документов).

3. Организация документооборота и исполнения документов.

4. Контроль исполнения документов.

5. Формирование дел и хранение документов (в этом разделе необходимо учесть требования Основных правил работы архивов организаций, обязательно отразив специфику организации работы с документами на конкретном предприятии).

6. Ответственность в области управления документами.

Согласно ГОСТ 15489-1-2007 ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством рганизации, руководителями структурных подразделений, системными администраторами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.

Назначение ответственных лиц может быть регламентировано распорядительным документом (например, приказом руководителя организации).

Раздел «Ответственность в области управления документами» должен включать следующие положения: - специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности; - ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации; - системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации; - все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Анна ЕРМОЛАЕВА

НОВЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ: ПРОБЛЕМЫ ПРИМЕНЕНИЯ

В статье дается критический анализ новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, прогнозируется их влияние на организацию работы с официальными документами.

The critical analysis of new Records management rules in federal executive authorities is given in the article; its influence on the work with official documents is predicted.

Ключевые слова:

органы исполнительной власти, делопроизводство, документ на бумажном носителе, электронный документ; executive authorities, records management, document in hard-copy form, electronic document.

В соответствии с федеральным законодательством делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти должно вестись в соответствии с правилами, утвержденными правительством РФ1. Эти правила появились спустя три года с момента введения в действие данной нормы2. Весь этот период организация делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти осуществлялось на основании Типовой инструкции по делопроизводству3, ссылка на которую содержалась в двух нормативных актах. Можно дискутировать в отношении правового статуса данной инструкции, но поскольку в нашей стране до сих пор нет четко выстроенной системы нормативно-правовых актов, закрепленной в соответствующем федеральном законе, это будет неблагодарным занятием. Тем не менее следует отметить тот факт, что в отсутствие законодательного регулирования сферы документационного обеспечения управления данная инструкция косвенно выполняла важную функцию по обеспечению единообразия в процессах документирования и организации работы с официальными документами на всей территории Российской Федерации.

Принятие в июне 2009 г. постановления Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» позволяет констатировать легитимность нормативного характера новых правил делопроизводства. На основе указанных правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством должны издать индивидуальные инструкции по делопроизводству. Кроме того, правовые нормы, содержащиеся в правилах, распространяются и на иные органы государственной власти, а также на органы местного самоуправления.

Возникает вопрос: чем вызвана замена традиционного вида документа - инструкции, регламентирующей сферу документационного

1 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //СЗ РФ, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448.

2 Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //СЗ РФ, 2009, № 25, ст. 3060.

3 Приказ Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарег. Минюстом РФ 27 января 2006 г. № 7418) // Российская газета, 2006, 7 февр.

ЕРМОЛАЕВА

Всеволодовна - к.и.н., профессор кафедры

документационного обеспечения управления ПАГС им. П.А. Столыпина [email protected]

обеспечения управления, на правила? Об отнесении инструкции к категории нормативных актов четко сказано в соответствующем постановлении правительства РФ1. Не вызывает сомнений, что регламентация «отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами», предполагает, прежде всего, установление единой технологии, направленной на реализацию всех стадий оперативной жизни документа

С момента создания до исполнения им соответствующей функции. В этих целях инструкция как вид документа являлась наиболее предпочтительной, поскольку ее содержание, в отличие от иных видов нормативных актов, позволяет получать ответы не только на вопрос: что делать, но и как делать. Ссылка на то обстоятельство, что прерогатива нормативного акта - установление общих норм без механизма их реализации, в частности в отношении информационно-документационных процессов, не является обоснованной, да и само содержание новых Правил свидетельствует об обратном.

В наименовании рассматриваемого документа имеется некоторое отступление от формулировки, содержащейся в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», согласно которой правила должны быть установлены на ведение «делопроизводства и документооборота». На эту неточность в использовании терминологии сразу же обратили внимание докумен-товеды и архивисты. Термин «документооборот» является вторичным по отношению к термину «делопроизводство», поскольку организация документооборота является одним из компонентов делопроизводства как самостоятельной отрасли деятельности.

Существует разная трактовка причин использования и фактического установления равенства между этими двумя терминами. Одна из версий - термину «делопроизводство» отводится сфера организации работы с документами на бумажных носителях, а термин «документооборот»,

1 Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. на 24.03.2009) // СЗ РФ, 1997, № 33, ст. 3895; Российская газета, 2009, 27 марта.

который широко используется представителями компьютерных технологий, обозначает технологические процедуры по организации работы с электронными документами. Однако технология организации работы с документами на бумажных и электронных носителях идентична и включает в себя типовые процедуры (сбор, обработка, передача, хранение и т.п.), для реализации которых используются различные инструменты (технические средства). Это подтверждают и новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые отражают основные принципы организации работы с документами на бумажных и электронных носителях.

В целях определения практического значения положений, содержащихся в Правилах, был проведен письменный опрос государственных гражданских служащих территориальных органов исполнительной власти (всего 52 чел.) - слушателей программы повышения квалификации «Документационное обеспечение управления и новые правила делопроизводства». В рамках данной статьи остановимся лишь на некоторых положениях, которые вызвали наибольшие дискуссии, и дадим необходимые комментарии.

Первый аспект - внешняя форма документов. Согласно Правилам, «служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа», а «неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю» (п. 21). Однако при этом не указывается, нормам каких общегосударственных или локальных нормативных документов они должны соответствовать, кроме декларации о том, что «состав реквизитов документа определяется его видом и назначением» (п. 10). Как известно, определение вида документа непосредственно связано с его назначением. В свою очередь, назначение документа обусловлено спецификой деятельности как системы органов исполнительной власти в целом, так и функциями конкретного органа исполнительной власти в частности. Однако в рассматриваемых Правилах делопроизводства отсутствуют основные критерии, обусловливающие системный подход к установлению видового состава документов именно в федеральных органах исполнительной власти.

Кроме того, положения Правил в части

создания документов вступают в противоречие с положениями стандарта на Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД)1 как по количеству используемых реквизитов, так и их наименованиям. Следует отметить, что данный стандарт разрабатывался в целях обеспечения единообразия внешней формы основных управленческих документов, а его уникальность состоит в том, что он используется в любой организации независимо от формы собственности. Поэтому отказ от уже имеющейся унификации может негативно сказаться на практической деятельности органов исполнительной власти по всей вертикали в их взаимодействии как с юридическими, так и с физическими лицами. Игнорирование положений стандарта в части регламентации оформления самих реквизитов не только не обеспечит унификацию внешней формы создаваемых документов, но и позволит манипулировать предоставляемыми сведениями. Данное замечание, в частности, относится к распространившейся в последнее время практике оформления такого реквизита, как «отметка о наличии приложений», в котором указывается только количество листов (например: Приложения: всего на 51 л.). Как в таком случае идентифицировать состав приложений, если не будут указаны наименования видов прилагаемых документов, количество листов в каждом из них и наличие необходимых экземпляров?

Необходимо отметить, что Правила устанавливают реквизиты только для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти. В результате поток входящих документов оказался вне регламентации с точки зрения оформления на них необходимых реквизитов. Следовательно, «указание по исполнению документа» может не являться обязательным элементом для входящего документа, требующего принятия решения (исполнения), или может быть оформлено на отдельном листе.

Следующий аспект - организация работы с электронными документами

1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65. - М., ИПК Издательства стандартов, 2003.

в федеральном органе исполнительной власти. Наличие в Правилах специального раздела, посвященного данной категории документов, отмечено всеми участниками опроса и, по мнению респондентов, будет способствовать совершенствованию организации делопроизводства. С введением новых Правил отмечается установление общих принципов в организации работы с документами на бумажных и электронных носителях:

Необходимость разработки единой номенклатуры дел;

Регламентация обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска в документных системах;

Установление для электронных документов сроков хранения, аналогичных для документов на бумажном носителе и т.п.

Это обусловливает необходимость разработки единых методов классификации и кодирования документированной информации, построения централизованной информационно-поисковой системы по документам федерального органа исполнительной власти.

И последний аспект. В качестве одного из основных положений, содержащихся в разд. 5 «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти», отмечена необходимость разработки перечня документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций с указанием сроков хранения. Однако решение этой задачи невозможно без совершенствования самого процесса управления, требующего уточнения задач, стоящих перед органом исполнительной власти, и четкого распределения этих задач и функций по их выполнению между всеми организациями и структурными подразделениями. Одной из основных проблем является непрора-ботанность процессов документообра-зования как на государственном, так и ведомственном уровнях.

Доскональное изучение направлений управленческой деятельности, разбивка направления на функции, подфункции, задачи, процедуры, определение и закрепление состава документов, которыми оформляется каждая процедура, т.е. проектирование системы документации, отражающей это направление деятельности, в настоящее время проводятся в рамках разработки административных

регламентов исполнения государственных функций (услуг). Таким образом, указанный перечень должен аккумулировать все виды и разновидности документов, сопровождающих реализацию всех функций и услуг конкретного органа исполнительной власти по всей вертикали. В соответствии с Правилами, разработанный перечень документов должен быть согласован с Федеральным архивным агентством. Однако представляется, что данная процедура будет формальной и имеющей лишь констатирующий характер, поскольку согласование предполагается проводить на заключительной стадии формирования ведомственной системы документации.

Таким образом, даже неполный анализ Правил свидетельствует о необходимости доработки и конкретизации целого ряда уже имеющихся положений и включения новых, что потребует внесения соответствующих дополнений и изменений. Сформулируем некоторые основные направления, которые, на наш взгляд, позволят, с одной стороны, обеспечить унификацию документационных процессов, с другой - отразить специфику документирования деятельности конкретного органа исполнительной власти:

1) изменения и дополнения должны обеспечить гармонизацию терминологической системы в сфере информационнодокументационного обеспечения управления;

так называемого «делопроизводственного подхода» к организации работы с официальными документами к разработке системы управления документацией (информационному менеджменту);

3) одним из ключевых положений Правил должно быть указание на необходимость разработки органом исполнительной власти (министерством, федеральной службой, агентством) функциональных унифицированных систем документации и их последующее включение в состав Общероссийского классификатора управленческой документации1. Разработка данных систем должна координироваться исполнительным органом, ответственным за документационное обеспечение управления, и базироваться на единой методологической основе. Только при соблюдении этих условий станет возможным внедрение корпоративного межведомственного документооборота.

В конечном итоге Правила делопроизводства должны стать неотъемлемым компонентом системы нормативных актов, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, и основным организационно-нормативным документом в сфере управления документацией.