Как восстановить трудовую книжку работнику. Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери – пример заявления. Работодатель потерял трудовую книжку что делать

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ее потеря является серьезным происшествием для самого работника и для его работодателя, особенно если произошло это именно по его вине. Люди, обнаружив пропажу, начинают узнавать, как восстановить трудовую книжку и возможно ли это.

Порядок восстановления этого документа зависит от того, по чьей вине он был утерян. Вариантов тут может быть несколько:

• виноват сам работник;
• виноват работодатель или ответственное за хранение трудовых книжек лицо.

От ответа на этот вопрос зависит ход дальнейших действий. Паниковать в такой ситуации не нужно, ведь восстановление трудовой книжки возможно, пусть это и потребует затрат собственных сил и личного времени.

Работник и работодатель должны помнить, что они несут ответственность за сохранность этого документа. Если кадровый специалист или другое ответственное лицо выдало трудовую книжку не по правилам, то отвечать за ее утерю придется ему, а не сотруднику организации, получившему бланк строгой отчетности на руки.

Если сам гражданин потерял свою трудовую, то затраты и заботы по ее восстановлению лягут полностью на него. Но и тут расстраиваться не нужно. На вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку, если я потерял ее сам, ответ утвердительный.

Порядок восстановления для каждого из случаев будет рассмотрен отдельно.

При утере трудовой книжки сразу впадать в панику не нужно. Существует масса способов ее восстановления. Некоторые ситуации заставят побегать самого работника, а иногда собирать информацию приходится работодателю. Ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, зависит не только от обстоятельств. Иногда заниматься этим необязательно.

Если сотрудник только начал свою карьеру и не проработал еще более 3 месяцев (в трудовой сделана запись о приеме на работу), то делать дубликат документа не нужно. В ТК РФ (статья 65) указано, что в этом случае достаточно оформить новую трудовую книжку. Занимается этим работодатель, но только после получения соответствующего заявления от своего сотрудника.

Если же работник имеет за плечами огромный опыт и стаж, то восстановление трудовой книжки после утери является единственно возможным способом отражения информации. В этом случае необходимо обратиться к работодателю с заявлением, содержащим требование создать дубликат.

Необходимость сбора документов ложится на плечи того, по чьей вине произошла порча или утеря бланка строгой отчетности.

Простое воспроизведение старых записей в новую трудовую книжку является незаконным. За это могут привлечь к ответственности, ведь такие действия расцениваются как подделка документов. Поэтому заниматься восстановлением трудовой книжки самостоятельно категорически запрещено.

Понятие восстановления не совсем правильно. Восстановлению такой документ не подлежит. НПА дают возможность только создать его дубликат. Его оформление является легальным действием. Дубликат можно предъявить для расчета стажа в ПФР или другой надзорный орган.

Выдается новый документ в течение 15 дней после составления заявления на имя работодателю. Как восстановить трудовую книжку при утере? Ответ на этот вопрос зависит от того, кто виноват в происшествии. Идентичная процедура используется при порче бланка строгой отчетности (если он обгорит, порвется или сильно испачкается).

Способов восстановления трудовой несколько. Это и обращение к работодателю, в ПФР, Государственный архив, суд, самостоятельный сбор документов. Даже если виновен в утере трудовой книжки сам работник, то он может просить помощи у руководителя своего учреждения.

Существуют специализированные организации, занимающиеся решением проблем работника, восстановлением трудовой книжки или отстаиванием прав в суде в том числе.

Восстановление трудовой книжки при утере работником: образец

Если по каким-то причинам работник сам виноват в утере трудовой книжки, то ему необходимо написать заявление на восстановление трудовой книжки при утере работником, образец которого позволит не допустить ошибок при заполнении документа. Безработным нужно обращаться на предыдущее место работы. Трудоустроенные граждане заполняют такое заявление у кадрового специалиста.

Есть ряд моментов, которые необходимо учитывать при написании заявления:

• оно пишется от лица работника на имя руководителя организации или просто в организацию (указание в качестве получателя работника кадровой службы является неверным);
• обязательно указывается название компании, ФИО работодателя и обращающегося сотрудника (дополнительно можно прописать адрес организации);
• прописывается название документа;
• необходимо указывать, на каком основании работник просит выдать дубликат (утеря, порча, кража);
• должна быть проставлена дата составления документа и личная подпись работника.

Если гражданин уже не является сотрудником организации, то нужно оставить свои контактные данные, чтобы ответственное лицо могло сообщить об оформлении дубликата.

Произвольная или унифицированная форма

Унифицированной формы заявления на восстановление трудовой книжки нет. Предприятия могут самостоятельно разрабатывать бланки этого документа, действующие внутри организации. Если такой есть, то лучше воспользоваться им. В противном случае писать заявление можно в произвольной форме, указывая все необходимые данные.

Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. Подпись проставляется вручную. Заявление должно быть понятным и грамотным. В нем не должно быть зачеркиваний, исправлений.

Прикладывать ли доказательства

Если сам работник виновен в утере трудовой книжки, то он самостоятельно занимается сбором подтверждающих документов. В самом заявлении указываются их названия. Выше располагаются данные об организациях (наименования, ОПФ, контактные данные, форматы подтверждающих справок), периоды работы.

Чтобы обезопасить себя от возможных недоразумений, лучше оставить себе доказательства отправки заявления. Их форма будет зависеть от способа отправки.

Для заполнения дубликата требуется новая трудовая книжка. Приобретает ее сам работодатель, так как документ является бланком строгой отчетности. «Как восстановить трудовую книжку самостоятельно?» – такой вопрос часто задают граждане. Если речь идет о самостоятельном заполнении, то такая процедура является незаконной. Вносить данные может только работодатель или уполномоченное лицо.

Расходы по приобретению трудовой книжки ложатся на самого работника, если он потерял ее. Руководитель организации имеет право удержать из зарплаты только ту сумму, которую он отдал за покупку бланка, вне зависимости от текущей рыночной цены.

Если все документы и заявление заполняются работником правильно, то в течение 15 дней он получит дубликат трудовой книжки на руки.

Восстановление трудовой книжки при утере работодателем

Работодатель может сам потерять трудовую книжку своего сотрудника. Это может случиться по одной из следующих причин:

• чрезвычайные обстоятельства (наводнения, пожары и другие разновидности стихийных бедствий);
• халатность лиц, ответственных за хранение документов;
• умышленная порча или уничтожение трудовой книжки.

В зависимости от ситуации определяется, как будет проходить восстановление трудовой книжки при утере работодателем. Если всему виной чрезвычайные обстоятельства, то работодатель создает специальную комиссию, занимающуюся выяснением причин уничтожения трудовой книжки. Членами собрания являются представители:

• работодателя (сам руководитель или ответственные лица);
• профсоюза;
• организации (члены трудового коллектива);
• органов исполнительной власти (на заседание отправляется сотрудник учреждения в соответствии с местоположением предприятия, на котором произошел инцидент).

По окончанию заседания составляется акт. Он является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

Если работодатель отказывается восстанавливать

Если сам работодатель никаких действий по восстановлению документа не предпринимает, а утерян он был по его вине, то сотрудник может обратиться в инспекцию по труду или прокуратуру. После можно подавать на работодателя в суд.

Если документ был утерян или испорчен из-за халатности ответственного лица или умышленно, а работодатель и ответственное лицо отказываются его восстанавливать, то они привлекаются к административной ответственности. На них могут наложить штраф. Для должностных лиц он составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

Если работодатель готов сделать дубликат, то он сам занимается сбором необходимых документов для восстановления трудовой книжки. Сотруднику нужно только написать заявление на восстановление документа. Дубликат должен быть сделан в течение 15 дней.

Самому работнику не придется собирать справки с прошлых мест работы или за свои средства покупать новую трудовую книжку.

Иногда есть возможность не только восстановить трудовую, но и взыскать со своего работодателя ущерб, если потерян документ был по его вине. За каждый день такой задержки можно получить сумму, равную среднедневному заработку.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд

Трудовая книжка содержит информацию о трудовом стаже работника. Последний фактор влияет на размер пенсии. Любой руководитель обязан перечислять в ПФР определенный процент от зарплаты своих работников. Объем этих отчислений определяет размер пенсии. Пенсионный фонд хранит информацию о них в базах данных.

Если самостоятельно или через работодателя сделать дубликат трудовой не получается, человек начинает интересоваться, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Такой способ действительно возможен.

Документы, необходимые для восстановления

Люди обращаются в ПФР для создания дубликата, если на руках у них есть документ, содержащий информацию о работе, стаже, но он не имеет законной силы из-за наличия в нем ошибок или погрешностей. Но без документов восстановить трудовую не получится.

Потребуются бумаги, доказывающие подлинность данных. Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд возможно при наличии следующих документов:

• трудовые договора с предприятиями, на которых гражданин трудился ранее (они принимаются только в письменном виде, с подписью руководителя и печатью организации);
• другие трудовые;
• справки от предыдущих работодателей, подтверждающие информацию о работе сотрудника на предприятии (их могут предоставить и различные органы, имеющие необходимые данные).

Бумаги должны быть оформлены верно – заполнены по установленной форме, подписаны руководителем. Печать на этих документах обязательна.

Для восстановления информации могут потребоваться внутренние документы организации:

• выписки из приказов;
• зарплатные ведомости.

Сам гражданин может предоставить информацию о движении средств на лицевом счете, если на него поступала зарплата. Все эти документы позволят восстановить трудовую в ПФР.

Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия

Трудовая книжка может быть утеряна во время перехода с одной работы на другую. У самого сотрудника может остаться ее копия. В этом случае остается выяснить, как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия. Все будет зависеть от того, есть ли на ней отметки, заверяющие данные.

Если копия заверена

Если ксерокопия была заверена уполномоченным лицом и имеет печать, процедура восстановления трудовой книжки упрощается. Заверяются трудовые книжки кадровыми специалистами или главным бухгалтером. Сделать это могут и другие лица, имеющие на это полномочия.

В этом случае необходимо взять с собой заверенную копию и обратиться на предыдущее место работы. Потребуется заполнить заявление на восстановление трудовой книжки. Дополнительных документов не понадобится. Специалист кадровой службы сделает дубликат трудовой.

Этот способ является наиболее предпочтительным для сторон, так как не придется собирать бумаги со всех мест работы, чтобы подтвердить факт трудоустройства, перевода или увольнения.

Если есть просто копия

Если же копия не была заверена, то механизм составления дубликата несколько иной. Придется обращаться на предыдущие работы, чтобы получить подтверждающие документы. Но на вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии в таком случае, ответ будет утвердительным.

Единственным плюсом будет наличие всех дат, номеров приказов и исходных данных. Это облегчит сбор информации на предыдущих местах работы.

Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой книжки и как ее правильно заверить, читайте в .

Как восстановить трудовую книжку если предприятие ликвидировано

Утеря трудовой книжки может произойти неожиданно. Для ее восстановления необходимо обращаться на предприятия, где человек работал ранее. Там выдают официальные документы, требуемые для внесения записей в дубликат. Но и тут можно столкнуться с неприятными моментами. Что делать, если фирма уже закрылась? Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

Сначала нужно убедиться, что организация была ликвидирована, а не была реорганизована, преобразована. Вариантов ее дальнейшей судьбы несколько. Необходимо понять, было ли оно ликвидировано или есть новая организация, являющаяся правопреемником старой. Во втором случае можно на реорганизованном предприятии получить документы.

Если же компания была ликвидирована, то остается только один вариант – обратиться за справкой в архив. По закону все предприятия во время закрытия сдают свои внутренние документы именно туда, в том числе приказы о приемах на работу, переводах, увольнениях. Архивная справка – документ, дающий право оформителю дубликата вносить записи в него.

Предприятия не всегда добросовестно выполняют свои обязанности. Если данных в архиве не окажется, то придется обращаться в суд. Кроме заявления нужно обеспечить явку хотя бы 2 лиц, способных подтвердить работу истца в ликвидированной организации. Решение суда станет основанием для внесения данных в дубликат.

Оформляя дубликат, специалист кадровой службы должен руководствоваться информацией, имеющей официальное подтверждение в виде документов, составленных в надлежащей форме (подлинники или правильно заверенные копии). Наличие на них живых подписей и печатей является необходимостью.

Список документов, принимаемых в качестве доказательства, отражен сразу в двух документах:

• Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
• Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Дубликат трудовой заполняется в соответствии с теми правилами, что и оригинал документа. Поэтому, отвечая на вопрос, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи, необходимо руководствоваться правилами заполнения самой трудовой.

Какие данные указываются обязательно

Работник не всегда может получить заверенные копии или выписки по всем приказам, включая различные награды, поощрения, повышения. Поэтому и были разработаны обязательные требования к тому, какие записи в дубликате трудовой должны быть отражены. Сюда относится следующая информация:

• стаж до момента приема на работу (общий и/или непрерывный);
• информация о поощрениях и работе на последнем месте трудоустройства, которая была записана в трудовую книжку.

Правильное указание стажа

Общий стаж указывается суммарно за все время работы в точности до количества отработанных дней. Информация о работе в конкретных организациях, временных периодах, должностях не уточняется.

Далее указывается информация о стаже работы (непрерывном, общем) по конкретным периодам. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки? Получить подтверждающие документы со всех мест работы и предоставить их предыдущему или нынешнему работодателю. В дубликат вписывается по порядку (в соответствии с периодами работы в конкретных организациях) следующая информация по каждому месту работы:

• дата приема на работу, название организации, должность, специальность, профессия (если нужно, указывается квалификация);
• информация о переводах внутри организации (если таковые были);
• дата и причина увольнения (при наличии достоверных сведений);
• наименование документа, дата его составления и номер (речь идет о документе, на основании которого вносится информация в дубликат, им может быть архивная справка, справка из ПФР, судебное решение или что-то еще).

Главным отличием от заполнения трудовой является именно основание. Если при заполнении оригинала прописываются данные приказов, то в дубликате указывается уже иной документ, в том числе содержащий информацию о приказе или трудовом договоре.

Заключение

К хранению собственной трудовой книжки нужно отнестись ответственно. Это бланк строгой отчетности. При отсутствии работы его нужно держать в безопасном месте, недоступном детям или злоумышленникам. Если же человек официально трудоустроен, он должен помнить, получить трудовую книжку он не сможет, а вот ее заверенную копию требовать имеет все основания.

Восстановление трудовой книжки – процесс трудоемкий, отнимающий время. Чтобы избежать возможных неприятностей, стоит обзавестись копией всех страниц и заверить ее у кадрового специалиста или уполномоченного лица. Это хотя бы избавит от необходимости ходить по организациям, архивам для сбора подтверждающих документов.

Трудовая книжка является документом, в котором отражена трудовая деятельность и стаж работника. Хранится она в отделе кадров и выдается на руки только при уходе с предприятия. Но что же делать работнику, если трудовая по какой-либо причине была утрачена?

Пошаговое руководство по восстановлению трудовой книжки

Говорить о восстановлении книжки можно при её утере, либо порче. В случае, если она испорчена (намокла, обгорела или порвалась), восстановлению подлежит только часть с поврежденными данными.

Информация, которая хорошо читается, просто дублируется в новый экземпляр.

Если трудовая книжка была утеряно, то Ваши действия будут следующими:

• вспомнить по пунктам всю свою трудовую деятельность с адресами и названиями организаций, в которых Вы работали;
• посетить всех бывших работодателей и написать заявления, с просьбой предоставить информацию о деятельности, осуществляемой в данной организации, а также обо всех наградах и повышениях, которые были отмечены в утраченной книжке;
• в случае, если организация, в которой вы работали находиться далеко от места нынешнего проживания, то заявление о предоставлении информации необходимо направить почтой.

Ничего сверхсложного в этих действиях нет. Но если Вы сменили много мест работы и утраченная трудовая имела большое количество записей, то придется потратить немалое количество времени, чтобы собрать всю информацию для новой книжки.

Процедура восстановления трудовой

Процесс восстановления зависит от того, по чьей вине произошла её утрата. Если виновником является работник, то и восстановление полностью лежит на нём. Но если работодатель по свой вине, без злого умысла потерял этот важный документ, то и восстанавливать его он должен сам. Рассылка запросов по предыдущим местам службы работника полностью ложится на его плечи.

Но если имел место злой умысел и бывший работодатель уничтожил или просто не отдает работнику его трудовую, тогда вопрос необходимо решать через суд.

Потерпевший в праве требовать возмещения средней заработной платы за каждый день задержки документа, а также может смело рассчитывать на компенсацию морального ущерба и финансовых расходов, связанных с поиском документов для получения новой книжки.

Куда обращаться в случае ликвидации предприятия

Бывают случаи, когда занимаясь процессом восстановления, человек обращается в организацию, в которой ранее трудился, а она ликвидирована. Что делать в таком случае?

Вариант 1

Обратиться в архив, где смогут предоставить информацию о том, какую должность работник занимал и сколько лет проработал, а также о наименованиях документов и номерах приказов, на основании которых были внесены записи в трудовую книжку.

Это очень долгосрочный процесс, отнимающий большое количество времени и сил. Но бывают случаи, когда в архиве, по каким-либо причинам, нет возможности предоставить интересующее данные. Тогда следует использовать второй вариант.

Вариант 2

Подать запрос в ПФР (Пенсионный фонд России) с просьбой предоставить информацию о месте работы и стаже. Этот процесс менее трудоёмкий, в отличии от первого варианта, необходимо только дождаться ответа с интересующей информацией.

Вариант 3

Обратиться с заявлением в суд. После обращения будут отправлены запросы во все государственные органы, которые уполномочены предоставить данные по интересующему вопросу. Желательно иметь нескольких человек, которые смогут подтвердить тот факт, что Вы являлись работником той или иной организации. В качестве свидетелей смогут выступить бывшие сослуживцы. Записи в их трудовых книжках и устные показания смогут подтвердить, что человек трудился с ними на одном предприятии.

Это самый сложный случай, прибегать к которому следует только в крайнем случае, если невозможно прибегнуть к одному из предыдущих вариантов.

Правила и порядок получения дубликата

Если трудовая книжка утрачена или по каким-либо причинам пришла в негодность, то необходимо получить её дубликат, в котором будут указаны все места работы и стаж по каждому из них.

Дубликат книжки оформляется:

• в случае её утраты;
• в случае, если она была повреждена (частично сгорела, намокла, испачкалась или порвалась);
• в случае, если одна из внесенных записей позже была аннулирована.

В третьем случае в дубликат вписываются все данные из трудовой, кроме той записи, которая является недействительной.

Обязанности по выдаче дубликата возлагаются на последнего работодателя, вне зависимости от того, сколько лет назад Вы у него работали. Для повторного получения трудовой необходимо иметь перечень документов:

• письменное заявление работника;
• документы с предыдущих мест работы.

При утере книжки многие с радостью вспоминают, что у них имеется её ксерокопия и надеются по ней получить дубликат, без сбора всех документов. Помните, что ксерокопия трудовой, не заверенная нотариально, основанием для повторной выдачи не является. Это не более, чем просто бумажка, не имеющая никакой силы.

Правила внесения записей в дубликат

На последнем месте работы в дубликат трудовой вписывают:

• информацию о работнике (указывается на первом листе);
• информацию о стаже до устройства работника по последнему месту службы (основывается на предоставленных документах);
• информацию о наличии разного рода наград (в расчет берется только последнее место работы).

Чистая трудовая должна иметься в отделе кадров, в который Вы обратились с целью восстановить утраченный документ. Выдается новая книжка, в которой на титульном листе с права вверху будет написано «Дубликат». Эту запись можно вносить как от руки, так и с помощью штампа.

Оформление титульного листа

Первый лист должен содержать информацию о работнике и заполняется по паспорту или иному документу, который может подтвердить личность. К таким документам можно отнести военник, загранпаспорт или водительские права. На первом листе указывается полностью ФИО и дата рождения, а также на основании диплома или аттестата вписывается информация об образовании и полученной специальности.

На титульном листе ставится дата фактического заполнения дубликата. Работник, подтверждая правильность внесенных данных, оставляет под ними свою подпись. Также на этой странице ставит свою подпись работник службы отдела кадров предприятия, в чьи обязанности входит выдача трудовых. На его подписи ставится печать предприятия или организации, тем самым заверяя её.

Внесение информации о местах работы

Дубликат оформляется так же, как и обычная книжка. В соответствующие графы вносится место работы, информация о наградах, если таковые имеются. Данная информация должна быть подтверждена необходимыми документами.

В третьей графе первая запись должна содержать данные о количестве отработанных лет, до устройства на последнее место работы. Общее количество отработанных лет записывается без указания в какой организации и сколько работник трудился, и какую должность занимал.

Далее вписываются данные об организации, в которой человек трудился в последнее время, с указанием даты поступления на службу и должности, которую работник занимал. Если имеется информация о внутриорганизационном переводе, то эти данные также должны быть внесены в новую трудовую.

После заполнения данных о последнем месте службы, вносится информация об увольнении из данной организации. Указывается, когда и по какой причине сотрудник был уволен, а также название и номер документа, послужившего основанием для увольнения.

После того, как все графы будут заполнены, сотрудник отдела кадров расписывается и ставит печать организации. Свою подпись под этими сведениями должен оставить и сам работник.

Восстановление трудовой при массовой утере работодателем

Весь период службы на предприятии трудовая книжка работника находится у работодателя. Ответственность за сохранность этого документа соответственно тоже возлагается на него. При утере книжек массово или в индивидуальном порядке, заниматься их восстановлением должно руководство организации.

В случае, если трудовые были массово утеряны работодателем, из-за несчастного случая или в результате возникновения чрезвычайной ситуации, стаж всех сотрудников организации будет устанавливаться специальной комиссией.

Созданная комиссия в процессе своей деятельности составляет документ, в котором указывает:

• периоды работы каждого сотрудника организации;
• общий трудовой стаж;
• занимаемую должность и профессию.

Обязанность по созданию комиссии возлагается на орган исполнительно власти. В её состав входит работодатель, представители профсоюза и других учреждений, имеющих отношение к данному вопросу.
После того, как работодатель получит от комиссии документы с соответствующей информацией, работникам предприятия будут выданы дубликаты, содержащие все данные об их деятельности в различных организациях и предприятиях.

Нужно ли восстанавливать трудовую книжку?

Раньше информация, содержащаяся в этом документе, была необходима для оформления пенсии. Но сейчас все данные о месте работы и количестве отработанных лет находятся в Пенсионном фонде. Из этого следует, что при назначении пенсии, бумажный вариант трудовой не нужен и восстанавливать ее для оформления пенсии, в случае её потери или порчи, стало не обязательно.

Если при трудоустройстве у человека нет книжки из-за её утраты или порчи, то работодателю необходимо оформить новую. Данная процедура предусмотрена трудовым кодексом и осуществляется на основании заявления работника в письменной форме. Вновь оформленная трудовая не будет являться дубликатом.

Отвечая на вопрос о восстановлении трудовой книжки, с уверенностью можно сказать, что в настоящее время этот процесс не является обязательным и никаких штрафных санкций за это не последует.

Заключение

В вопросе, связанном с трудовыми книжками, нужно знать следующее:

• ответственность за её сохранность несет тот, у кого она фактически находится;
• желая восстановить утраченную книжку, обращаться нужно на последнее место работы, указанное в ней;
• восстанавливать трудовую со всеми данными не обязательно, можно просто завести новую.

Вконтакте

Как восстановить трудовую книжку при утере если есть ксерокопия? Если трудовая книжка сотрудника потеряна, то в соответствии с требованиями пункта 31 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» , он должен известить об этом работодателя немедленно, и в течение 15 дней ему обязаны оформить новый документ .

Есть два варианта развития событий:

1. Выдача нового документа.
2. Получение дубликата утерянного.

Первый способ, несомненно проще. В этом случае человек подает заявление работодателю и ему оформляется новая трудовая книжка.

Такой вариант допустим для достаточно молодых людей, ведь сейчас важны не записи о стаже, а размер отчисляемых денежных средств.

Конечно, если сотрудник получил завидный опыт на хорошей должности в солидной компании, то эти сведения в личных интересах выгоднее восстановить.

Людям среднего и старшего возраста все-таки получение нового документа недопустимо, ведь вместе с записями о трудовом прошлом будет утрачена и надежда на достойную пенсию.

Оформление дубликата в случае утраты оригинала ложится на плечи виновника происшествия . То есть, если трудовая книжка потеряна работодателем, то восстановление документа должно производиться исключительно его собственными силами.

Если гражданин вынужден заниматься восстановлением записей о трудовом стаже самостоятельно, то его участь значительно облегчит наличие копии трудовой книжки.

Какая нужна копия?

Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии? Конечно можно, но стоит отметить, что копия трудовой подойдет не всякая. Она должна быть заверенной. Знать, как должен выглядеть этот документ, полезно каждому работающему человеку, ведь в период работы трудовая книжка не выдается на руки, а подтверждать наличие работы и стаж периодически приходится, например, при получении крупного кредита.

Для выдачи копии нужно обратиться в кадровую службу организации. В крупных структурах такое заявление подается письменно, на имя начальника отдела управления персоналом, в мелких можно ограничиться устным сообщением о своем желании. П.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03 г. отводит 3 рабочих дня для удовлетворения поданной заявки.

В копии, имеющей юридическую силу, каждая страница должна содержать отметку «Копия верна», заверенная подписью должностного лица и печатью.

При этом фамилия заполняющего указывается полностью, проставляются инициалы и дата. На последней странице должна проставляться надпись «Работает по настоящее время», которую также заверяют. Такое право имеет генеральный директор организации, начальник кадровой службы или главный бухгалтер.

Образец заверения всех заполненных листов копии трудовой книжки:

Допустима ситуация, когда заверяют лишь последний лист копии, но в этом случае все страницы должны сшиваться нитью, концы которой выводят на последнюю страницу и там фиксируют небольшим бланком с указанием их количества и оттиском штампа.

Восстановление трудовой книжки по ксерокопии

Что делать если утеряна трудовая книжка но есть ксерокопия? Стоит внести ясность в вопрос правомерности переноса сведений о профессиональной деятельности гражданина на основании копии трудовой книжки.

Закон в этом отношении устанавливает, что записи могут производиться только на основании надлежащим образом оформленных документов .

В этот перечень входят:

1. Экземпляры трудовых договоров.
2. Справки, полученные у предыдущих работодателей.
3. Решения суда об установлении трудового стажа.
4. Выписки из приказов о приеме на работу (увольнении).
5. Расчетные книжки по заработной плате.
6. Справки из архива.

Таким образом, копия трудовой книжки подпадает под пункт 2, ведь если ее оформили верно, то записи заверены печатью организации и подписью должностного лица с указанием даты выдачи.

Как восстановить при утере?

Возобновлять трудовую книжку по ее ксерокопии намного проще, чем если бы не было подтверждающих записей ТК. Если на руках имеется заверенная копия, неработающий гражданин обращается в отдел кадров последнего работодателя с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Нередки случаи, когда бывший работодатель отказывает в восстановлении документа. Эти действия противоречат закону и бороться с ними можно путем отправки заявления заказным письмом с уведомлением.

После его получения у работодателя есть 15 дней для оформления дубликата. Естественно, работники кадровой службы свяжутся с заявителем с целью уточнить наличие документов, способных подтвердить трудовой стаж. Оформленный дубликат выдается на руки заявителю.

Если гражданин работающий, ему необходимо предоставить имеющуюся копию трудовой книжки в кадровую службу своей организации. Выдачи дубликата на руки при этом, естественно, не требуется.

Порядок действий при оформлении дубликата

Во избежание массовой путаницы и ошибок в заполнении трудовых книжек, правила оформления этого вида документации регламентируются Постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003 года , а полномочия предоставлены только сотрудникам кадровых служб.

В связи с этим, процедура выдачи дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки производится инспектором по кадрам, в крайнем случае, при малом штате организации - главным бухгалтером.

Помимо обязательной надписи «Дубликат», отличий от оригинала в заполнении титульного листа нет.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки:

Также следует учитывать, что сведения об образовании, дате рождения и прочие, вносятся на основании юридически действующих документов, например, паспорта и диплома, и допускается их несоответствие указанным в копии, ведь человек мог уточнить данные о дате своего рождения или повысить уровень образования.

Записи о трудовой деятельности могут вноситься в дубликат трудовой книжки несколькими способами:

1. Общий трудовой стаж сотрудника . Указывается просто продолжительность работы в годах, месяцах и днях на момент заполнения документа. Без записи наименований организаций.
2. Непрерывный трудовой стаж . В этом случае вносятся записи о каждом месте работы, с указанием предприятия и длительности работы на нем.
3. Полное восстановление записей. Самый сложный вариант. Тем не менее, если на руках имеется заверенная копия трудовой книжки, то лучше все-таки выбрать именно его, ведь в данном случае указываются номера приказов и все основания для принятия на работу, поощрений, взысканий и увольнений.

К сожалению, в законе не указано, кто именно выбирает вариант заполнения дубликата, поэтому в случае возникновения споров свою позицию отстоять будет сложно.

Заключение

От потери или кражи трудовой книжки не застрахован никто. Конечно, можно надеяться на везение или доверить восстановление своих документов одной из многочисленных фирм, предлагающих подобные услуги, но все-таки лучше действовать предусмотрительно и грамотно.

При смене места работы не поленитесь заказать в кадровой службе заверенную копию трудовой книжки.

Процедура эта бесплатна и займет минимум времени. В случае утраты подлинника, эта копия позволит сохранить массу нервов и времени, особенно если трудовая деятельность гражданина охватывает несколько регионов РФ.

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек . Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Можно ли завести новую, если потерял старую?

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку .

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат .

Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ . Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель , а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):

Когда выдается дубликат?

Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.

При утере

Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.

Так или иначе, но поскольку при утере трудовой книжки выдается дубликат, настоятельно требуйте при приеме на работу, чтобы каждый работодатель снимал с нее ксерокопии , а уже потом отправлял все документы вместе в личное дело.

Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):

При порче

Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата .

Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной , ведь информация с нее становится также недоступной для людей.

При массовой утрате работодателем

Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.

Как поменять трудовую, если она закончилась?

Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.

Если нет места в трудовой книжке, достаточно попросить отдел кадров о том, чтобы вставить лишний бланк и на нем писать следующие записи.

Другие случаи

Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки .

Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати . Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы .

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления .

Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.

Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание , по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Кому писать заявление?

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Как правильно написать?

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно . Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.

Требуется четкое изложение фактов.

Образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Приказ о выдаче дубликата

Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ , согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.

Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.

Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.

Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.

Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.

Срок выдачи

Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней . В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.

Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.

Заполнение новой трудовой

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. .

Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Как оформляется?

Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?

Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой .

Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.

По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.

Какие записи необходимо сделать?

В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи . Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Оформление дубликата трудовой книжки (образец):

Какая вноситься запись выдаче дубликата?

Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».

Образец трудовой книжки (дубликата):

Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.

Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):

Что делать, если старая трудовая закончилась?

Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.

Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку . Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.

Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.

Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.

Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.

Можно ли избавиться от трудовой?

У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа .

Полезное видео

Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.

Заключение

Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.

Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.

Для того чтобы полностью восстановить записи в трудовой книжке, необходимо предъявить справки со всех мест работы, копии трудовых договоров, приказов, личных дел, ведомостей по зарплате, счетов.

Если какие-то организации прекратили свою деятельность, нужно обратиться в архив. Иначе в дубликате будет указана только продолжительность общего стажа (без указания периодов работы и должностей).

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

План действий:

• Первым шагом определяется виновный в утере.
• Далее необходимо написать заявление о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю по причине ее потери. Последний работодатель в срок до 15 дней, с момента предъявления заявления, должен выдать дубликат трудовой книжки. Чтобы зафиксировать дату написания и предъявления заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении.
• Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций. Она происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.

Составление заявления

Единой формы для заполнения данного документа не существует, но все же от него может зависеть реакция предыдущего работодателя.

Первый абзац должен содержать в себе данные по месту последней работы. Именно предыдущий работодатель, по закону, должен выдать вам новый документ.

Во втором абзаце следует указать причину, по которой вы обращаетесь за восстановлением трудовой. Таковой причиной может быть утеря документа, его кража (сопровождается заявлением из полиции) или порча (с представлением испорченного документа).

В третьем абзаце нужно указать работодателю, что восстановление трудовой книжки в течение 15 дней является его прямой обязанностью, согласно ТК РФ. Здесь могут возникнуть некоторые проблемы. Бывший наниматель может сознательно затягивать процесс по созданию дубликата. Во избежание подобных проблем необходимо составлять заявление в двух экземплярах, причем один отправить по месту бывшей работы, а другой хранить у себя. Эти действия вынудят даже недобросовестную компанию выполнять свои обязательства в срок.

Основные причины утраты

• Кража. Необходимо обратиться в полицию с заявлением о краже документа. При написании заявления лучше ссылаться на статью 325 пункт 2 УК РФ. Это позволит получить нужную справку без проволочек.
• По вине работодателя. Здесь всё просто, виновник будет сам заниматься написанием нужных запросов и сбором необходимых справок. Обладателя книжки просто поставят в известность.
• По вине работника. В этом случае очень пригодилась бы . По ней можно легко восстановить записи и сделать дубликат. Если её нет, придётся делать запросы на старые места работы, предоставлять копии договоров, выписки из приказов, в случае ликвидации организации нужно будет обратиться в архив, за справками о времени работы на них.
• Поврежденная трудовая книжка. Не выбрасывайте испорченный документ! Его нужно будет предоставить в качестве доказательства при написании заявления. С испорченного бланка записи будут перенесены на новый, а на титульном листе поставят отметку о дубликате. Подтверждать документально придется только те записи, которые нельзя прочесть.
• Умышленная утрата трудовой книжки будущим работником . Иногда работки специально «теряют» этот важный документ, чтобы не показывать плохие записи. В этом случае игра не стоит свеч так, как дубликат выдается по месту прежнего, а не нового места работы. И все нежелательные записи снова будут сделаны.

Действия при утрате

В зависимости от того при каких обстоятельствах была утеряна книжка проводятся и разные мероприятия по её восстановлению:

• При утрате трудовой книжки работодателем все мероприятия по восстановлению формуляра будет проводить ответственное лицо работодателя.
• Действия при утрате трудовой книжки работником будут зависеть от того когда и при каких обстоятельствах её было утеряно. И заниматься восстановлением утерянного документа, равно как и сбором необходимых выписок и справок придется хозяину утраченного документа.

После подачи заявления в полицию и получения справки, в случае кражи: с испорченным бланком либо только с заявлением и нужными копиями, справками и выписками работнику нужно прийти по месту предыдущей работы и написать заявление об утере.

Точного образца заявление не предполагает, но оно должно обязательно содержать информацию о всех прежних местах работы . Это важно так, как позволит быстрее получить дубликат. Обязательно укажите причину, по которой нужен дубликат, например, утеря оригинала, кража. В заявлении укажите дату обращения и лучше, если будет два экземпляра.

Работодатель обязан выдать дубликат не позднее чем через 15 дней, с даты подачи заявления.

Если нет уверенности в том, что всё будет сделано в срок, лучше заявление отправить по почте. Законодатель предписывает работодателю всячески способствовать в получении нужных справок и выписок работником.

При малом объеме информации будут внесены данные об общем стаже работы с записью полного количества лет, месяцев и дней. Обязательный момент – запись всех поощрений, полученных работником за трудовой стаж, при условии информации о них. Записи вносятся на основании документов или их заверенных копий.

Документы для восстановления

• Трудовые договоры и соглашения между работником и работодателем , обычно их делают в двух экземплярах, и они есть на руках у работников, если их нет, желательно получить копии у бывшего работодателя.
• Справки и выписки из архивов о работе в организациях, которые в нынешнее время не работают , это пригодится, если взять справку уже не у кого, только нужно удостовериться, что организация ликвидирована и у неё нет правоприемников, которые могут выдать нужную справку.
• Справки из мест бывшей трудовой деятельности, подписанные руководством . Иногда для их получения приходится ехать в другой город, что тянет за собой трату времени и дополнительные материальные расходы.
• Выписки из приказов, благодарностей другие документы о благодарностях и наградах, полученных во время трудовой деятельности на других предприятиях.
• Ведомости о выплате зарплаты, в том числе распечатки с банковской карты, копии чеков, другие финансовые документы , подтверждающие наличие заработка на других предприятиях в означенное время.
• Постановление судебных инстанций об установлении стажа понадобится, если не удалось найти архивную справку после ликвидации предприятия или организации. Для его получения нужно обратиться в суд с исковым заявлением и привести не менее двух свидетелей, подтверждающих факт работы на закрытом предприятии и хотя бы косвенные доказательства этого.

Получение дубликата через Пенсионный Фонд

Получение дубликата через Пенсионный Фонд возможно тогда, когда все другие способы уже испробованы, но не сработали, это будет информация об отчислениях в фонд с заработной платы при работе на предприятии в указанное время.

Трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении.

В течение 10 дней, с момента получения запроса, органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно.

Данный способ удобен, если необходимо восстановить информацию за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике.

Восстановление через государственный архив

Надежный способ – это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей.

В государственном архиве на запрос (письменный) выдадут справку с информацией – где, когда и сколько работал заявитель.

Восстановление через суд

Самый верный вариант восстановления трудовой книжки – это обращение в суд для установления юридического факта трудовой деятельности.

Суд сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица. Также для доказательства могут быть использованы свидетельские показания.

Выводы

• Вносить записи в формуляр либо его дубликат имеет право только работник кадровой службы. Внесение записей другими лицами даже самими владельцами документа ведет к признанию его недействительным.
• Использование дубликата, полученного другими способами кроме описанных здесь, например, с помощью оплаты, наказуемо и может принести много неприятностей так, как подлинность дубликата будет проверяться при .
• При стаже меньше трёх месяцев можно получить дубликат по новому месту работы, написав заявление, указав об утере трудовой книжки и стаже работы на прежнем месте работы.
• Для того чтобы не иметь больших проблем с восстановлением трудовой книжки делайте копию и соответственно её заверяйте каждый раз при смене работы. Или время от времени при смене рабочих обстоятельств.