Бланки документов при оформлении личных дел. Опись в личное дело работника: образец. Общие указания к ведению документации

Опись документов в личном деле работника - образец данного регистра представлен в этой статье - предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже.

Зачем нужна опись?

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.

Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой .

Порядок составления описи

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

• не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
• не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

О сроках хранения различной документации читайте в статье .

В отличие от другой ценной документации (у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

• номер по порядку;
• индекс;
• дата составления (или крайние даты и срок хранения);
• заглавие;
• номера листов.

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.

С формами и видами приказов по личному составу знакомьтесь по .

Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф. И. О. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.

Где можно найти образец описи документов из личного дела работника?

Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.

Скачать образец вышеуказанной описи вы сможете на нашем сайте:

Итоги

Личные дела сотрудников должны содержать опись. Опись в личном деле располагается в самом начале. По ходу наполнения личного дела в опись вносятся данные обо всех новых документах.

Posted On 29.11.2017

Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить. Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше?

Требования законодательства

Для госслужбы и муниципалитета

В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников.

Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего.

Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации - личное дело - позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.

Для частных структур и ИП

Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные - подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах.

Оформление и структура личного дела

Все дела сотрудников оформляются по общему образцу. Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от 17.07.1972 года для титульного листа дела (его номер 17914-72). Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного (муниципального) архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение. Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки - просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место.

Что отображает титульный лист

1. В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование (если есть - еще также сокращенное) выдавшей личное дело структуры.
2. Далее строчки отводятся для названия подразделения (отдела), где трудится данное лицо. Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки.
3. Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме. Как, например: Дело №08, далее номер индекса - 356.
4. Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку.
5. Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.

Что содержит папка с делом?

В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.

Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.

Принят следующий стандарт наполнения личного дела:

• имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
• автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
• документальное подтверждение личности - копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
• подтверждающие документы полученного образования (копии) - сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
• при наличии - характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
• изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
• документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
• трудовой договор, при наличии - дополнительные к нему соглашения;
• документальное свидетельство аттестационной проверки;
• сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
• должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
• отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.

Что не нужно подшивать в личное дело?

Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период (а именно - 75 лет). Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.

Перечень (опись документов)

Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название - «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:

1. Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
2. Его индекс - устанавливается согласно номенклатуре дел.
3. Обозначение цифрами даты актуализации документа.
4. Название имеющегося документа (что именно - характеристика, свидетельство, сертификат).
5. Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
6. Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
7. Примечание - возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня.

Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.

Общие указания к ведению документации

Как регистрировать и проводить учет

Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих.

На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал (книгу) реестра дел работающих. На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета. Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге. Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно - ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию (если дело на госслужащего).

Порядок изменений

Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа. Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия. Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения (письменного) руководителя что-либо предпринимать с личными делами.

Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками. Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии. Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов (свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии).

Как сохранять дела сотрудников

Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.

В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент. Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище. Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.

Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.

Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.
Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры. Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени.

Кому выдают личные дела?

В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются. Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку.

Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей.

Формирование личного дела работника

Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления.

Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно.

Руководители структур (кроме госслужбы) имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел. Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения. Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам. Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы.

Составление внутренней описи документов личных дел

Она составляется после того, как сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако и к уже переплетённым личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложке с внутренней стороны. Обязательная внутренняя опись для документов Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно.

Индекс личного дела

виды и сроки хранения. 3. Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов. 4. Последующее хранение кадровых документов. 4.1. Экспертиза ценности документов. 4.2. Уничтожение документов. 4.3. Оформление дел и передача их на архивное хранение. Рекомендуемая для отдела кадров номенклатура дел: 1. Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров. 2.

Правила формирования личного дела сотрудника

Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе.

Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись

Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), к таким нормативным правовым актам относятся Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (п.8.2), и Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (п.5.1.20), в которых содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела. Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения (примечание); во-вторых, заголовок такого дела должен быть «глухим», т.е.

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Скажу еще раз о специфике этого вида документов.

Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии.

Что такое личное дело работника?

N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Оформление личного дела сотрудника

В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника. Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего. Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений.

Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем.

Личное дело (папка) работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности (одним словом конфиденциальная информация).

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов (бумаг), которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован. Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами. Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела. Список таких документов напрямую зависит от специализации работы сотрудника, от категории квалификации работника и т.д.

Состав личного дела:

• Документ удостоверяющий личность (внутренний паспорт, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание и другие документы) все эти документы в лично леле находятся в копии;
• Копии ИНН, СНИЛС;
• Копии документов об образовании;
• Копии свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации;
• Копия военного билета для военнообязанных;
• Копии документов о составе семьи (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и т.д.);
• Оригинал заявления о приеме на работу;
• Копия приказа по личному составу;
• Копия трудового договора;
• Документы внутренние, при осуществлении трудовой деятельности в данной компании (приказы о поощрения, приказы о дисциплинарном взыскании, приказы (распоряжения) о повышении квалификации, приказы о предоставление основного/дополнительного отпуска и т.д.);
• Прочие дополнительные бумаги (результаты медицинских комиссий, допуск к опасным участкам работы, документа на право пользования определенных льгот и т.д.)
• При увольнении в личное дело подшиваются бумаги (Приказ об увольнении (сокращении), заявление, если увольнение произошло в связи с неисполнением служебных обязанностей, то соответственно подшиваются документы о служебном расследовании и т.д.).

Важно знать! Трудовая книжка не хранится с прочими бумагами и соответственно не подшивается в папку личного дела, так как для хранения трудовой книжки трудовым законодательством установлены нормы и правила.

Для чего нужна внутренняя опись в личном деле и обязательна ли она

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). Таким образом, опись является не обязательной, но в правилах по работе архива опись является обязательной для государственных организаций, для всех остальных является рекомендательной.

Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. В связи с этим организации самостоятельно определяют порядок ведения личного дела работника и закрепляют по своему усмотрению либо в учетной политике предприятия, либо издается внутренний локальный нормативный акт о порядке ведения делопроизводства в отделе кадров.

Опись в личном деле сотрудника позволяет:

• легко и просто осуществлять контроль за документооборотом, касаемо личности этого сотрудника;
• предохранить от несанкционированного использования информации о сотруднике компании и его родственниках (детях, супруги/супруг; родителях, братьях/сестер).

Формирование описи личного дела работника наиболее всего удобно начинать при поступлении работника на работу. В редких случаях ее формируют, когда дело уходит в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Кроме описи документов, которые содержатся в папке личного дела сотрудника, существует опись документации (нормативно-правовых актов, локальных внутренних документов, бланков учета рабочего времени на бумажном носителе и т.д.), также существует опись личных дел.

Если первые два вида описи содержать список документов (бумаг), которые имеются внутри одного личного дела, одной папки, то вторая опись содержит список самих дел («внешняя опись дел»).

Для примера: при сдаче дел отдела бухгалтерии в архив как раз таки и формируется внутри каждой папки (внутренняя опись, которая перечисляет документы, находящиеся в этой папке), а вот, если сдаются в архив несколько папок собранных за предыдущий отчетный год, то формируется «внешняя» опись дел, сдаваемых в архив.

Опись личного дела подшита внутри папки и сдается в архив вместе с данной папкой. «Внешняя» опись, сдаваемых дел в архив находится отдельно от этих дел и составляется в трех-экземплярах:

– одна из которых находится непосредственно в отделе, который сдал дела;

– вторая опись в архиве помещается на полке, где хранятся документы предыдущего отчетного года;

– третья у заведующего архивом (ответственного за архивом).

Бланк описи личного дела работника

Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). В связи с этим организации самостоятельно разрабатывают бланк описи, либо могут воспользоваться готовым бланком, который имеется в документе «Правило работы архива» (приложение №10).

• Порядковый номер документа (бумаги);
• Дата издания документа, либо дата, когда документ был подшит в папку;
• Наименование документа;
• Каждому листу документа присваивается номер: Например, копия паспорта – лист листы 1-6, копия свидетельства о регистрации брака – лист -7 и т.д.
• В колонке описи примечание указывается дополнительная информация (срок истечения медицинской комиссии, срок окончания водительского удостоверения) или какой-то документ был вынут для проверки службой безопасности и т.д.
• Внизу бланка описи проставляется общее кол-во бумаг и общее кол-во листов в деле.

Опись личного дела подписывается сотрудником, который формировал это личное дело с указанием даты и расшифровкой ФИО и должности.

В любой организации обязательно должно быть личное дело сотрудника, образец оформления которого и состав папки оговаривается в Трудовом кодексе РФ и Указе президента РФ №609 от 30 мая 2005 года. Это обязательный документ, который заводится на каждого работника и предоставляет полную информацию о его трудовой деятельности и учебе в вузе. Личное дело оформляется в начале трудовой карьеры человека, то есть при первом принятии его на работу, со временем туда вносятся необходимые сведения, которые отражают трудовые отношения сотрудника с его работодателями.

Основные требования закона

Для государственного предприятия личные дела работника оформляются в обязательном порядке, что указано в ч. 3 ст. 42 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 года. Поэтому на каждого государственного служащего в день приема на работу заводится личное дело и заносится в базу данных.

При смене места работы новый работодатель с легкостью получит всю необходимую информацию о сотруднике.

Таким образом, единая база данных облегчает доступ к полной информации о платежных данных и формировании налоговых выплат, трудовом и общем стаже, возрасте и другой необходимой информации сотрудников.

Несколько по-другому обстоит дело с учетом работников на частном предприятии. Ни один закон или акт трудового законодательства не обязывает руководителя заводить личные дела своих сотрудников.

Постоянная текучка кадров или нехватка времени и средств усложняет этот процесс, в результате многие признают это непродуктивным занятием. С другой стороны, никто не запрещает оформить в организации такую систему учета.

Для этого нужно выдать определенный акт, приказ или распоряжение, в котором будут полно и доступно раскрыты все правила оформления, ведения и хранения документов. Обязательно надо указать должностное лицо, которое будет нести ответственность за ведение и оформление, а также хранение личного дела сотрудников.

Комплект документов

Оформление личного дела должно соответствовать определенным правилам. Личное дело состоит из целого списка необходимых документов, которые собираются в одну папку.

Там должно находиться заявление работника с просьбой принять его на работу, заполненная анкета с указанием всех важных событий в жизни работника (автобиография) и характеристики с предыдущего места работы, при наличии такового.

Также в папке сотрудника должны быть:

Фото 1. Образец внутренней описи.

1. Ксерокопии документов об образовании (дипломы, сертификаты).
2. Копия паспорта.
3. Копия свидетельства о заключении брака (при наличии).
4. Трудовое соглашение.
5. Фотография.
6. Документ, утверждающий работника в должности, разные выписки из протоколов или результаты тестирования.
7. Заявление или приказ о переводе на определенную должность (при переходе на другое место работы).

Обязательно в общий комплект включаются должностные инструкции или регламент работы, при повышении квалификации аттестационные листы и отзывы, личный лист учета кадров с дополнениями, документы о награждении или о наложении взыскания.

Кроме того, в личном деле должны находиться справки о доходах и имуществе.

Последовательность наполнения папки

Фото 2. Лист-заверитель.

Заполняют папку документами в порядке хронологии. При появлении необходимых документов их следует внести в общий список или же снять копию и вложить в папку.

Если работник был уволен, его личное дело прекращает функционировать и через 3 года переходит в архив.

Для работников государственной службы дело должно пролежать в кадровом отделе 10 лет и только после этого перейти в архив.

Все бумаги, которые лежат в папке личного дела, должны быть описаны и пронумерованы. Образец внутренней описи можно увидеть на фото 1.

Отдельно должен быть заполнен лист-заверитель, в котором отмечают общее количество пронумерованных страниц (фото 2).

Иногда несколько личных дел группируют между собой в наряд за год. В таком случае общая папка группы должна состоять еще из одного листа с перечнем всех прошитых личных папок. Это делается для упрощения поисков необходимого документа конкретного сотрудника.

На каждого работника формируется только одно личное дело. Это требование государства.

Оформление дела начинается с обложки (фото 3), в которой записывается следующая информация:

Фото 3. Обложка дела.

• ФИО в именительном порядке;
• первая буква фамилии;
• дата поступления на работу;
• срок хранения;
• общее количество листов.

Итак, титульный лист (обложка) в верхней части (первая строчка) заполняется только государственным или муниципальным органом при переходе папки в архив (код архива или организации). Все требования подробно расписаны в ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972 г. Поэтому на обложке нужно предусмотреть место для этой записи или штампа.

Журнал регистрации

Лучше всего, если на предприятии будет заведен отдельный журнал для регистрации всех личных дел работников.

Строгих условий для его оформления нет, поэтому журнал делают самостоятельно или приобретают готовый. Ведение журнала заключается в записи информации обо всех оформленных делах сотрудников в хронологическом порядке. Расчертить страницу можно по таким параметрам:

• порядковый номер;
• номер личного дела;
• ФИО сотрудника;
• дата оформления папки;
• другая информация.

Если же дело передается в архив или сотрудник увольняется, в журнале необходимо сделать определенную пометку с указанием даты закрытия дела и причины.

Заполнение журнала, формирование и оформление личных дел должны проводиться специальным сотрудником службы кадров. Самостоятельно собирать документы личного дела работник не имеет права, также никто не может читать или разглашать персональные данные служащих. За разглашение важных данных человек несет ответственность. Причем каждый сотрудник обязан знать обо всех документах, которые находятся у него в личном деле и ежегодно ставить подпись об ознакомлении с ними.

Если у работника изменились данные (например, при замужестве сменилась фамилия), необходимо отразить это в личном деле. Допускается перечеркивание одной горизонтальной линией старой фамилии с последующим указанием над ней новой.

Такое действие кадровая служба вправе сделать только при наличии подтверждающего документа (в данном случае свидетельства о браке и паспорта).

Хранение и выдача

Все, что находится в личном деле, является строго конфиденциальным, хранение таких документов должно быть безопасным и продуманным. Следует исключить возможность проникновения посторонних лиц с целью ознакомления с важными документами любого сотрудника.

Поэтому чаще всего папки хранятся в сейфе. Будет правильно расположить дела корешками наружу, на которые для удобства можно наклеить порядковый номер или фамилию.

Личное дело работников предприятия на руки не выдается никогда. Лишь правоохранительные или контролирующие органы вправе затребовать эти документы.