Объяснительная о невыполненной. Основные части, из которых состоит документ. Видео: Особенности написания объяснительной записки

Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.

Если предстоит писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

По поводу возникшей ситуации ему предстоит высказаться в письменном виде, а именно составить документ, именуемый объяснительной запиской. Данная бумага носит пояснительный либо оправдательный характер.

Следует понимать, что объяснительная записка начальнику относится к числу официальных документов и оформление ее производится по определённым правилам. Содержание ее - информация, служащая объяснением причин допущенного проступка или нарушения. Назначение - предоставить возможность работнику продемонстрировать свой взгляд на возникшую проблему (ситуацию), изложить суть дела своими словами и оправдаться (по возможности) в глазах руководства.

В правильном оформлении объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, как и любого официального документа, заинтересован тот, кто ее составляет, а именно допустивший нарушение работник. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в его изложении, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.

Как это сделать?

Очень важно попытаться донести до начальства причины случившегося. Ведь порой вины работника в недоразумении нет или же она минимальна. Если же, рассмотрев все обстоятельства дела, руководство всё же признает подчинённого виновным, к нему возможно применение дисциплинарных мер - вплоть до увольнения за невыполнение должностных обязанностей. Поэтому отношение к оформлению записки должно быть серьезным.

В определённых предусмотренных законодательством случаях составление ее обязательно. В других - объяснить ситуацию работнику предлагается по собственной инициативе. Часто при этом можно услышать вопрос: обязан ли провинившийся предоставлять объяснительную записку?

Следует знать, что данное действие относится к его правам, а не к обязанностям. Что это значит? Дело в том, что самого понятия объяснительной записки как такового в законодательстве нет. Формулировка действующего ТК РФ гласит о "затребовании объяснений в письменном виде". Предоставлять их работник обязан в случаях нарушений дисциплины труда, неисполнении собственных обязанностей или совершения неправомерного поступка. При этом устная форма объяснения не принимается.

О сути документа

Объяснительная записка оформляется не только в случае дисциплинарных нарушений, но и в других ситуациях. К числу последних можно отнести любое действие, в котором требуется оправдаться. Например - причинение ущерба рабочему имуществу.

В связи с этим важно уяснить себе суть упомянутого документа. Она заключается в письменном изложении произошедшего случая. Объяснительная записка не содержит каких-либо заявлений или просьбы разобраться в ситуации спора. В этом главное отличие ее от служебных документов другого вида, например, заявления либо докладной о невыполнении должностных обязанностей.

Таким образом, в написании и предоставлении ее начальству заинтересован сам провинившийся, так как данный документ дает ему шанс письменно донести до руководства собственную точку зрения на ситуацию. В то же время принудить его к обязательному написанию такой записки никто не вправе. В случае нажима он может подать жалобу в надзорную инстанцию.

Поговорим о правовой базе

Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.

Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.

Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.

Форма объяснительной записки

Данная бумага относится к одной из специфических форм деловых документов. Соответственно, все правила оформления подобных актов при ее написании должны быть соблюдены. Писать следует на листе формата А4. В шапке документа приводится должность получателя (чаще всего это руководитель фирмы) вместе с данными самого работника, его должностью, структурным подразделением. Затем в обязательном порядке идет название документа и сам текст.

Утвержденной формы объяснительной записки не существует. То есть единых требований к ее заполнению законом в законодательстве не содержится. Но мы все же приводим для наших читателей один из в качестве общего ориентира.

Стиль изложения, используемый работником, должен быть деловым. При написании важно соблюдать стилистические и грамматические правила языка. Допускается присутствие технических терминов и профессионального сленга, но использовать не следует. Никакой двусмысленности данный документ содержать не должен, поэтому текст обязан быть написан логическим и чётко выверенным стилем. Изложение случившегося происходит всегда от первого лица, корректным языком, грамотно, без стилистических и орфографических ошибок.

Что важно упомянуть

Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.

Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.

Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.

Кто и когда может потребовать объяснительную

Потребовать отчета работника в случае невыполнения им собственных трудовых функций имеет право тот, кто непосредственно отвечает за результат выполнения данного производственного задания. Но право требовать написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей принадлежит лишь руководителю предприятия либо непосредственному начальнику.

Выше уже упоминалось, что объяснительные записки в обязательном порядке пишутся в случаях дисциплинарных проступков либо причинения материального ущерба фирме. Следует теперь уточнить, что конкретного предприятия могут быть закреплены и иные ситуации, в которых работодатель имеет право потребовать письменных объяснений. В этом случае объяснение может быть получено на основании так называемого требования работодателя.

Документ, именующийся требованием, оформляется на специальном бланке и подлежит регистрации в отдельном журнале, как любая Его предоставляют сотруднику под подпись с указанием даты передачи. Данное число позволяет ориентироваться в соблюдении законности при составлении объяснительной.

В случае возможных судебных разбирательств оформленное надлежащим образом требование послужит свидетельством того, что работодатель вёл процедуру расследования причин случившегося и принимал решение о мерах взыскания с соблюдением всех норм закона. Если работник не только отказывается писать объяснительную, но и получать на руки требование, необходимо составить об этом акт.

Психологические нюансы

Следует иметь в виду, что невыполнение задания может быть обусловлено совершенно разными обстоятельствами. Порой это случается безотносительно к поведению работника. Если он не чувствует за собой никакой вины, это требуется в убедительной форме обосновать, сопроводив серьезными доказательствами.

Крайне не рекомендуется пытаться при написании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей перекладывать вину либо ответственность на других лиц, в частности, на того же руководителя. Маловероятно, что данная линия поведения найдет понимание у начальства.

Например, вы допустили ошибку по невнимательности - в связи с плохим самочувствием. Можно написать, что причиной проступка явилось переутомление, но не стоит подчеркивать, что исходным фактором послужило долгое отсутствие отпуска по вине того же самого начальника.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной - признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников - от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося - описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Другие поводы к написанию объяснительных

Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.

Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.

Именно потому в данном случае работник особенно заинтересован в предоставлении приемлемого объяснения своих действий. Уважительными могут быть признаны подтвержденные документально следующие причины: болезнь самого сотрудника или его близких, авария, смерть кого-то из членов семьи, несчастный случай либо стихийное бедствие. Причём любую из этих причин следует подтвердить документально.

Можно ли не писать записку и чем это грозит?

Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации. Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются. Других конкретных последствий отказ от написания не несет.

Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.

При приеме на службу абсолютно всем работникам, вне зависимости от должности, которую они в дальнейшем станут занимать, выдается на руки образец официальной инструкции. В данном важном документе точно отмечено, какую деятельность будет обязан выполнять трудящийся. Соглашение с условиями служебной инструкции выражается подписанием трудового контракта или, как его еще привыкли называть, договором.

Уж такова жизнь: ни один начальник не застрахован от ситуации, когда подчиненный может внезапно отступиться от исполнения предоставленного ему поручения. В случае если запросы руководителя правомерны и установленный вид работы прописан в официальной инструкции работника, то за управляющим закрепляется возможность оповестить вышестоящее начальство о сформировавшейся ситуации и потребовать применения к труженику мер дисциплинарного взыскания. Но перед этим должна быть составлена объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей.

Что собой представляет объяснительная

Данной пояснительной запиской о невыполнении официальных прямых обязанностей именуют акт, предназначение которого заключается в передаче данных от низшего ранга к высшему согласно должностной вертикали.

Она носит высокоинформативную направленность и оформляется как по письменному либо лично произнесенному предписанию управляющего, так и согласно инициативе самих сотрудников (к примеру, в вариантах, когда с целью урегулирования какого-либо производственного или хозяйственного вопроса зарождается потребность изъяснить сведения в письменной форме вышестоящему начальству).

Дополнительные возможности

Кроме того, благодаря такому важному документу позволяется внести предложение об усовершенствовании промышленной стороны производственных дел, высказать протест, касающийся нового постановления, установленного вышестоящим управляющим, а еще изложить собственную точку зрения при возникновении каких-либо разногласий или конфликтов с сотрудниками-коллегами. Вследствие этого, при подготовке докладной (объяснительной) записки, ее автору сначала нужно открыто выразить собственную позицию по возникшей проблеме, а уже потом в доказательство привести аргументы в ее пользу.

Как писать пояснительную записку

Итак, объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей может сопровождать важнейшие документы и тем самым представлять объяснения перед руководством согласно отдельным моментам, которые прямо причисляются к специальным бумагам. Объяснительные записки могут быть составлены точно по поводу какого-нибудь возникшего в организации спорного случая. Нужно отметить, что данный вид записки оформляется весьма часто. Пишутся похожие документы согласно требованиям вышестоящего руководства и затрагивают преимущественно дискуссионные взаимоотношения, которые рождаются в ходе рабочего процесса в какой-то компании.

В основном, в пояснительной записке рассматриваются такие нюансы, как:

• Непунктуальность (опоздание).
• Неявка на рабочее место.
• Воровство.
• Нарушение или несоблюдение нормативных законов и актов фирмы.
• Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.
• Аморальные поступки, перечащие установленным нормам служебной этики.

Обычно объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей предоставляется шефу производства либо фирмы в том случае, если в период рабочей деятельности возникают какие-либо чрезвычайные случаи либо различные остроконфликтные ситуации. Более того, такой акт наниматель должен потребовать с работника с целью его привлечения к дисциплинарной ответственности.

Как оформить пояснительную записку

Если наниматель рассчитывает скреплять пояснительную записку с главными бумагами, то провинившемуся работнику нужно будет составить ее в печатном формате на ПК, естественно, не без помощи специальной программы. Если же руководитель намеревается использовать предоставленную ему пояснительную записку в своих целях, то тогда провинившемуся работнику в обязательном порядке придется оформить данный акт в письменном виде.

Основные части, из которых состоит документ

Кроме всего прочего, пояснительная докладная должна содержать в себе несколько главных частей:

• Фактическую - тут принципиально обозначить данные, которые стали предлогом для написания этого важного документа.
• Этиологическую - здесь следует прописать причинно-следственные взаимосвязи. Практическая деятельность использования пояснительных записок применяется в учебных процессах при нарушениях, содеянных учениками в учебных заведениях.

В данной статье мы также подробно разберем пример объяснительной записки о невыполнении обязанностей, и то, как ее можно грамотно написать шефу, ведь об этом обязан знать абсолютно любой человек, осуществляющий рабочую деятельность на предприятиях и в организациях. Помимо этого, рекомендовано иметь представление о том, что подлежит обозначению в этом важном документе. Таким образом, в структуре пояснительной записки должны быть отмечены дополнительные, но не менее важные моменты.

Какие данные необходимо внести в объяснительную

• Реквизиты (конкретные данные) адресата.
• Название важного документа и подтверждение его вида.
• Заголовок к тексту.
• Собственно, сам текст объяснительного документа. К примеру: "Довожу до Вашего сведения, что я, шофер-перевозчик Иванов Иван Ивановвич, не предоставил свой автомобиль (зафиксированный за ним гос. номер М 123 АХ 123) для проведения планового тех. досмотра, чем допустил незаконное нарушение положения официальной инструкции и полностью раскаиваюсь в содеянном".
• Конкретное время и дату написания объяснительной.
• Собственную роспись.

Конкретный пример того, как должна выглядеть объяснительная, представлен ниже.

Кроме данных пунктов, объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей должна в исчерпывающем объеме характеризовать определенные сведения о чрезвычайных событиях. Главный документ должен содержать в себе и отражать конкретные объяснения работников либо одного работника, которые(ый) оказались(ся) в сложной ситуации. В случае если автор объяснительной (он же виновник) раскается и полностью подтвердит собственную вину, то в подобной бумаге он обязан представить собственные гарантии, что такое обстоятельство с его стороны больше не повторится.

Чего не стоит писать в объяснительной

В случае если работник не считает себя виноватым, тогда в данном важном документе необходимо сообщить собственную позицию и представить конкретные аргументы по поводу случившегося происшествия. Кроме того, объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец составления которой необходимо четко соблюдать, должна содержать требуемые подтверждения, которые будут доказывать непричастность работника к той или иной ситуации. Но не забывайте, что писать в таком документе следует только истину. В противном случае, если вскроются фальшивые сведения, результаты такого опыта стопроцентно неблагоприятно отразятся на вашей службе в дальнейшем.

Еще одно существенное правило, которое содержит грамотная форма и бразец объяснительной записки: никогда в жизни не сваливайте вину на своих коллег или сотрудников, занимающих высшую должность. В случае задействования многих людей наниматель (начальник) имеет полное право затребовать пояснительные у каждого из них, а они уже расскажут собственное видение сложившейся ситуации. Итогом станет обнаружение несогласий и, вероятно, еще большее усложнение проблемы. Да и вы сами в дополнение ко всему приобретете неприятелей в лице коллег, что совсем вам не на руку.

Еще хотелось бы отметить, что объяснительная по невыполнению должностных обязанностей не должна содержать в себе подобные фразы: «мне не подсказали», «меня не научили» и т. п. Ведь при оформлении договора на службу вы собственноручно расписываетесь в официальной инструкции, где указан список требуемых познаний и умений для занимаемой должности. При этом следует, чтобы заполняемый объяснительный документ соответствовал одновременно нескольким условиям, это:

• Правдивость и точность.
• Объективность.
• Следование логике.
• Обоснованность.
• Сжатость.
• Понятность.
• Однозначность.

При составлении акта необходимо использовать преимущественно деловой слог, ведь это объяснительная записка. Образец, как написать данную записку, должен иметь установленную структуру и при этом отображать все нужные сведения. После написания этого важного документа следует его зарегистрировать. О чем как раз пойдет речь далее.

Подробнее о регистрации документа

Регистрация - достаточно серьезный этап. Она должна быть проведена в соответствии с постановлением управляющего. После того как начальник исследовал и полностью ознакомился со всеми причинами нарушения, а также принял решение о последующих действиях, ставится его роспись.

Подводя итог, можно отметить, что объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей, пример составления которой был описан выше, в некотором смысле способна защитить и как бы обезопасить работника от разных остроконфликтных ситуаций, которые могут сложиться в ходе трудового процесса. Объяснения в данной записке, несомненно, помогут шефу дать объективную оценку ситуации, и в случае надобности установить и утвердить для провинившегося работника верную и самую подходящую норму наказания.

Докладная с разъяснениями не была предоставлена вовремя: правомочия руководителя

Если по истечении определенного времени работник не соизволил подать руководству такую пояснительную записку, то, в соответствии с действующим законодательством, наниматель имеет полное право составить особый документ при участии нескольких персон, которые в данной бумаге поставят собственные подписи и оставят определенные сведения и мнения по возникшей ситуации.

Вполне вероятно, что в результате собрания и совещания опытных работников, провинившийся сотрудник по общему коллегиальному решению будет уволен.

Служебные задания входят в должностные обязанности каждого сотрудника. Если они не выполняются, налицо нарушение должностной инструкции. Начальство вправе знать причины такого нарушения, поэтому оно может затребовать написание объяснительной записки.

Иногда в невыполнении задания действительно есть вина сотрудника. В таком случае, в записке ее следует признать, объяснить причины и просить о снисхождении.

В других ситуациях невыполнение задания может не зависеть от самого работника. Такое может произойти вследствие внешних факторов, форс-мажора или же вины других лиц. Это тоже нужно обосновать в объяснительной записке.

Иногда сотрудник отказывается выполнить поручение сознательно, поскольку оно не входит в его должностные обязанности. В записке надо аргументировать это утверждение, сославшись на должностную инструкцию.

ФАЙЛЫ 1 файл

Оформление документа происходит по обычной форме делопроизводства: обязательны ФИО и должности адресата и автора записки, дата и подпись. В содержании выделяют:

• фактическую часть - изложение обстоятельств невыполнения задания;
• причинную часть - объяснение причин.

Пример объяснительной записки о невыполнении поручения

Генеральному директору
ООО «Лира»
Семихвостову Е.А.
инспектора отдела кадров
Васильковой Л.А.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
О невыполнении поручения

Я, Василькова Лариса Анатольевна, инспектор отдела кадров ООО «Лира», не выполнила срочное поручение относительно оформления приказа на увольнение завхоза Лариной Е.А., а также части другой документации (перечисление в приложении). Причина невыполнения - авария на линии электропередач, вследствие чего в офисе 16.09.2017 года отсутствовала электроэнергия в течение более 6 часов - с 12:30 до конца рабочего дня.

Мною были неоднократно сделаны звонки в РЭС, оповещен начальник отдела кадров. Вместе с другими сотрудниками отдела кадров мы сделали все возможное для продолжения работы без использования компьютера, однако, значительная часть поручений осталась невыполненной.

Своей вины в задержке с оформлением приказа не усматриваю. Прошу принять во внимание факторы, которые не зависели в данной ситуации от меня. Обязуюсь оформить необходимую документацию в ближайшее время.

К записке прилагаю перечень документов, которые не успела оформить вследствие данного форс-мажора.

17.09.2017 г.
Инспектор отдела кадров
ООО «Лира» /Василькова/ Л.А. Василькова

Всё об объяснительной записке и другие примеры — .

Согласно российскому трудовому законодательству 2018 г., сотрудника, который не исполнил надлежащим образом служебные обязанности, могут привлечь к дисциплинарной ответственности. Основанием для вынесения приказа о взыскании станет в том числе объяснительная записка от самого работника.

Письменные объяснения - вид служебной записки, в котором работник обосновывает причины ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, нарушения производственной дисциплины.

Часто к ним прилагается докладная записка от непосредственного начальника провинившегося.

Документ играет важную роль в проведении служебного разбирательства по факту проступка. Он пишется с целью:

• пояснить мотивы и причины происшествия;
• установить истину, дать объективную оценку инциденту;
• понять отношение работника к случившемуся и др.

На основании в том числе объяснительной руководитель организации принимает решение о привлечении или освобождении работника от ответственности. Ею может служить один из 3 видов дисциплинарных взысканий согласно ст. 192 ТК РФ (выговор, замечание или увольнение по статье).

Работодатель должен потребовать письменные объяснения от сотрудника, если он подозревается в дисциплинарном проступке - нарушении трудовых обязанностей. Об этом гласят ст.ст. 193, 247 и другие статьи ТК.

Но письменные разъяснения - право работника, а не его долг (согласно ст. 51 Конституции РФ, никто не обязан свидетельствовать против себя). Если провинившийся не хочет объяснять свои действия, составляется акт в присутствии и за подписью 2 свидетелей - сотрудников предприятия .

В каких случаях составляется

Требование написать объяснительную может быть оформлено официально, на внутреннем бланке компании. В документе оставляют место для подписи сотрудника о получении. В тексте работодатель указывает, какой срок дается на подготовку записки и кому ее следует направить (руководителю, главе службы безопасности или отдела кадров, непосредственному начальнику и т. д.).

Требовать объяснений руководство может, только если работник подозревается в нарушении служебных обязанностей, содержащихся в локальном или федеральном законодательстве.

К примеру, невыполнение плана продаж повлияет на размер зарплаты, но не будет прямым основанием для наложения взыскания. В крайнем случае сотруднику грозит лишение премии.

А вот соблюдать нормы техники безопасности должен персонал любого предприятия. Нарушение ТБ - уважительная причина для инициирования дисциплинарного дела и затребования письменных объяснений у провинившегося.

Работодатель может требовать объяснений по поводу проступка, совершенного не более чем полгода назад. Два года дается руководству, если нарушение привело к материальному убытку или о нем узнали в ходе ревизии, аудиторской проверки или инвентаризации (статья ТК РФ № 193).

Затребовать письменные объяснения от сотрудника руководитель вправе в течение 30 дней с момента обнаружения факта совершения проступка. В этот месяц не входят периоды, которые работник провел на больничном и в отпуске, а также время на подачу запросов в профсоюзы и иные представительные органы.

По закону на подготовку и подачу документа у работника есть не менее 2 полных дней, не учитывая выходные по штатному расписанию и праздники. Если объяснительная не была подана в срок, составляют акт о невыполнении требования (отказе). Наличие или отсутствие записки не препятствуют вынесению приказа о дисциплинарном взыскании.

Инструкция по составлению объяснительной записки

Утвержденной законом формы объяснительной не существует. Составлять ее нужно, руководствуясь правилами написания служебных записок. За основу можно взять образец из интернета.

Документ оформляется на листе А4 с одной стороны. Текст набирается на компьютере или пишется вручную. В первом случае «живыми» должны быть подпись, расшифровка и должность составителя.

Второй вариант предпочтителен для работодателя: при судебном разбирательстве никто не сможет обвинить его в том, что он подсунул сотруднику «какой-то листок».

Записку составляют на имя руководителя компании, подразделения, непосредственного начальника. В шапке указываются:

• должность и полные фамилия, имя и отчество получателя;
• название организации (филиала);
• должность и ФИО работника.

«Тело» документа состоит из фактической, мотивировочной и просительной частей:

• ФИО, должность, период трудоустройства, служебные обязанности провинившегося. Особо нужно отметить, был ли работник ознакомлен с ними под роспись;
• инцидент описывается точными, корректными формулировками, с указанием даты и времени происшествия: что случилось, к каким последствиям это привело;
• причины невыполнения трудовых обязанностей. Если они не зависели от воли работника, необходимо указать это и рассказать, что было предпринято для предупреждения последствий. За случившееся, в котором нет вины и умысла сотрудника, нельзя привлечь его к дисциплинарной ответственности.Действительные нарушения, ошибки и оплошности нужно описать максимально четко и правдиво. Указать, если были, смягчающие вину обстоятельства. Согласно ст. 192 ТК РФ, они могут уменьшить наказание работника;
• отношение сотрудника к случившемуся и возможной ответственности. В случае вины следует выразить готовность понести наказание и приложить все усилия, чтобы подобного больше не повторилось. Не лишним будет попросить учесть при принятии решения трудовые заслуги, отсутствие проступков в прошлом, добросовестность и исполнительность;
• перечень сопутствующих документов.

Чего не стоит делать в объяснительной :

• сваливать вину на коллег и руководство . Первые это запомнят, вторым это просто не понравится;
• ссылаться на незнание служебных обязанностей . С трудовым договором, должностными инструкциями и важными внутренними актами компании каждого сотрудника знакомят в первый же день выхода на работу под роспись;
• упоминать факты, которые руководитель не сможет доказать.

В конце ставятся дата и подпись с расшифровкой. К записке с объяснениями следует приложить документы, подтверждающие сказанное: больничные листы, справки, заключения.

Особое мнение представителей профсоюзов по поводу составления письменных объяснений можно свести к одному: ни в коем случае нельзя признавать свою вину, даже если она есть . Записка с чистосердечным раскаянием будет прямым основанием для вынесения приказа о дисциплинарном взыскании вплоть до увольнения по ст. 81 ТК РФ. И она станет главным доказательством вины работника, если других у руководства нет.

Такому совету можно последовать, если ситуация на предприятии сложная, а отношения между начальником и подчиненным далеки от нормальных.

Он будет полезен, если работодатель, например, ищет поводы, чтобы с минимальными финансовыми потерями сократить персонал.

В «теле» документа следует написать «по существу вопроса сказать ничего не могу» и ограничиться размытыми формулировками без указаний на конкретные действия и оценки случившегося.

Служебная записка направляется адресату или в отдел кадров. Принимая документ, секретарь должен его завизировать (проставить регистрационный номер и дату). Рекомендуется снять копию, так как объяснительная будет играть важную роль в случае разбирательства спора в трудовой комиссии или суде.