Как отменить приказ о командировке. Нужен ли авансовый отчет? Отмена командировки - оформление и образец

Бывает, что организация вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), болезнь командируемого сотрудника и т.д.

Следует сразу отметить, что нормативно утвержденных правил по оформлению отмены командировки нет. В связи с этим представляется целесообразным предусмотреть порядок отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например в Положении о направлении в командировку.

Учитывая, что направление в командировку производится по распоряжению работодателя, ее отмена должна осуществляться таким же образом. Поэтому, прежде всего работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки с указанием причин, по которым командировка не состоялась. В качестве основания для отмены в приказе (распоряжении) целесообразно указать документы об обстоятельствах отмены командировки, если таковые имеются (например, реквизиты письма из организации, куда направлялся сотрудник, о том, что в командировании сотрудника нет необходимости; листка нетрудоспособности сотрудника, если поездка отменена по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т.д.). Копии упомянутых документов должны быть приложены к приказу.

Что касается командировочных, работник, безусловно, должен их вернуть в кассу организации. Однако здесь встает вопрос о сроке такого возврата. Пунктом 11 Порядкаведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18, предусмотрено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. Однако в нашем случае командировка не состоялась. Чтобы не возникало спорных ситуаций, думается, такой срок целесообразно предусмотреть в приказе (распоряжении) об отмене командировки.

Надо отметить, что здесь может быть две ситуации:

Ситуация 1. Если сотрудник к моменту отмены командировки не производил расходов, то проблем нет. Он просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу. В ордере в качестве основания указывается приказ об отмене командировки.

Ситуация 2. Сотрудник уже произвел расходы, которые могут быть использованы в дальнейшем. Например, было закуплено оборудование для презентации. В этом случае расходы можно будет учесть в бухгалтерском и налоговом учете если не сразу, то когда состоится следующая командировка. Тогда работник составляет авансовый отчет, остаток сдает в кассу.

Если работник в установленный срок не вернет выданные ему суммы, то работодатель в соответствии со ст. 137 ТК РФ имеет право удержать их из его заработной платы. Такое решение может быть принято работодателем не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размера удержаний.

При этом следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы применительно к данному случаю не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Особо хотелось бы отметить о расходах, которые вернуть невозможно. Речь идет о билетах к месту командировки, а также о визах в другие государства. Если сразу после отмены командировки билет не удалось сдать или вернули только часть денег, то работник не может вернуть всю сумму в кассу. Возникает убыток. При этом нужно издать приказ о компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов. А в авансовом отчете работник укажет эти билеты.

Этот убыток можно учесть в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что перечни внереализационных расходов и убытков в ст. ст. 265 НК РФ являются открытыми. Арбитражные суды будут смотреть на соответствие расходов ст. 252 НК РФ. Здесь решающую роль играют две вещи:

• командировка должна быть связана с деятельностью, направленной на получение дохода; причина ее отмены не была надуманной, а была связана с независящими от организации обстоятельствами.

Арбитражные суды опираются на определения КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П. В них говорится, что «налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Следовательно, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ст. 8 Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность». Иначе говоря, расходы признаются вне зависимости от их успешности.

В деятельности предприятий нередко возникают ситуации, когда по каким-либо причинам командировку работника нужно отменить (частично или полностью) или перенести на более поздний срок. Как правило, вопросы отмены командировки, отзыва работника из командировки нормативными документами не регулируются. Но есть общие требования законодательства, при соблюдении которых можно правильно оформить такую отмену. Как это сделать, читайте в консультации.

Общие положения

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), регулирует только командировки работников органов государственной власти и бюджетных учреждений. На коммерческие предприятия ее действие не распространяется. Поэтому идеальным вариантом для небюджетных предприятий является утверждение своего внутреннего документа – Положения о служебных командировках работников предприятия – или включение соответствующего раздела в коллективный договор. В этом документе будут определены все правила служебных командировок. А за основу можно взять подходящие для конкретного предприятия нормы Инструкции № 59.

Некоторыми из этих норм можно руководствоваться при решении вопросов отмены командировки. Так, с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы, связанные с возвратом электронного проездного/перевозочного документа на поезд, разумеется, при наличии распечатанных документов, подтверждающих сумму таких расходов. В этом случае к отчету командированного работника должен прилагаться (также распечатанный на бумаге) документ о возврате проездных/перевозочных документов (абзацы пятый, шестой и восьмой п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции № 59). Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно найти на официальном веб-сайте Укрзализныци (www.uz.qov.ua).

Обращаем внимание: расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин.

Причины отмены командировки могут быть разными:

• объективными, не зависящими от работника (вопросы с партнером решили по телефону или от него получено сообщение с просьбой перенести переговоры на более позднюю дату, произошло стихийное бедствие, возникли другие чрезвычайные ситуации в месте прибытия);
• субъективн ыми, зависящими от работника (болезнь, семейные обстоятельства, не позволяющие ему выехать в командировку).

В таких случаях руководитель принимает решение об отмене командировки, отзыве из командировки и т. п. А для учета последствий отмены поездки работника в командировку важно правильно оформить необходимые документы.

Оформление отмены командировки

Предположим, что работник направлен в служебную командировку, все необходимые документы оформлены (приказ, служебное задание, командировочное удостоверение, если принято оформлять), выдан аванс, приобретены билеты на проезд (работник к месту назначения пока не выехал). Однако предприятие вынуждено отменить эту командировку.

Алгоритм действий в таких случаях прописывается в Положении о служебных командировках работников предприятия. Но если такого документа нет или он есть, но в нем отсутствуют положения, касающиеся процедур отмены командировки работников, то порядок действий должен быть следующим:

составляется служебная (докладная) записка на имя руководителя предприятия с обоснованием причины отмены командировки (см. образец 1 в конце консультации). В зависимости от причины отмены такая записка может быть подготовлена начальником структурного подразделения, в котором трудится командированный, самим командированным или другим ответственным лицом на предприятии;

издается приказ об отмене командировки (см. образец 2 в конце консультации) согласно ранее изданному приказу, в котором указываются: должность, фамилия и инициалы работника, причины отмены и срок, в течение которого он обязан вернуть в бухгалтерию предприятия полученный аванс на командировку. С этим приказом работника нужно ознакомить под подпись;

вносятся записи об аннулировании поездки работника в журнал регистрации приказов о командировке (по форме приложения к Инструкции № 59), составляется работником и представляется в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845 (далее – авансовый отчет).

Если командировка отменяется после отъезда работника к месту назначения, тогда тоже издается приказ о ее отмене и отзыве в связи с этим работника из командировки. В приказе указываются: причины отмены командировки, номер и дата предыдущего приказа, фамилия и инициалы командированного, его обязанность в ус-тановленные сроки отчитаться по командировке. Последующие действия будут такими же, как и при обычной отмене командировки.

Если был выдан аванс и часть его израсходована на приобретение проездных документов, то при отзыве из командировки такие расходы с разрешения руководителя возмещаются работнику (абзац пятый и девятый п. 12 разд. II, абзац пер-вый п. 11 разд. III Инструкции № 59):

• на основании приказа (решения) об отмене командировки по уважительным причинам (например, изменение задания);
• при наличии документов, подтверждающих стоимость расходов (соответствующий документ выдается при возврате билета). Если авиаби лет является нераздельным и частично использованным, к отчету прилагается составленное компанией-продавцом письмо (акт, справка) о возврате авиабилета. В письме указываются: фамилия и инициалы командированного, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета, а также копия авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия (абзац девятый п. 12 разд. II, абзац второй п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Учет расходов при отмене командировки

В бухгалтерском учете затраты на командировки списываются на соответствующие счета учета расходов (Дт 91–94).

Согласно изменениям, внесенным в Налоговый кодекс (далее – НК) Законом от 28.12.14 г. № 71-VIII, с 1 января 2015 года в налоговом учете расходы отражаются по правилам бухгалтерского учета. При этом объектом обложения налогом на прибыль является финансовый результат до налогообложения, рассчитанный по правилам бух-учета согласно П(С)БУ или МСБУ и скорректированный на разницы, определенные по правилам НК. Ограничения по командировочным расходам НК не предусмотрены.

Плательщики налога на прибыль могут включать в состав налоговых расходы, связанные с хозяй-ственной деятельностью предприятия (непосредственно с получением доходов). К таковым в составе прочих относятся и расходы на командировки при условии их документального подтверждения.

При отмене командировки расходы по выданным и частично использованным средствам вполне логично включить в командировочные расходы (как правило, Дт 94 «Прочие расходы операционной деятельности»).

Пример

На предприятии издан приказ о направлении в командировку работника отдела продаж для выполнения производственного задания. Из-за неблагоприятных погодных условий распоряжением директора командировка отменена.

В бухгалтерском учете такие операции будут отражены так:

(грн.)

		Первичные документы
	Выдан работнику аванс на командировку	Приказ, расходный кассовый ордер типовой формы № КО-2*
	Уплачены комиссионные при возврате билетов на поезд	Квитанция железной дороги
	Возвращена подотчетным лицом неиспользованная сумма аванса	Приказ об отмене командировки, авансовый отчет, приходный кассовый ордер типовой формы № КО-1**
* Приведена в приложении 3 к Положению № 637. ** Приведена в приложении 2 к Положению № 637.

В нашем случае расходы (70 грн.), понесенные в связи с возвратом билета на поезд по уважи-тельной причине (отмена командировки), документально подтверждены, могут считаться связанными с хоздеятельностью предприятия и подлежат включению в состав налоговых. При определении объекта обложения налогом на прибыль (от суммы финансового результата до налогообложения, рассчитанного по правилам бухучета), по таким расходам корректировка на разницы НК не предусмотрена.

Отмена командировки работника оформляется приказом руководителя предприятия, независимо от того, на каком этапе это происходит (до или после отъезда работника). Приказ об отмене (переносе) командировки должен содержать:

• ссылку на ранее изданный приказ о командировке;
• причины ее отмены (переноса), сроки возврата работника из командировки (в случае отзыва из нее), сроки возврата полученного на командировку аванса или неизрасходованной сум мы аванса (если были понесены предварительные расходы).

Для правильного оформления и отражения в учете таких операций на предприятии должно быть разработано и утверждено Положение о служебных командировках работников предприятия.

ОБРАЗЕЦ 1

Директору ООО «Варежка» Журавлеву В. Б.

Начальника транспортного отдела Шинкаренко Д. Ф.

Докладная записка от 08.01.15 г. № 1

Согласно приказу от 05.01.15 г. № 1 водитель-экспедитор Петрусевич К. Д. направлен с 08.01.15 г. в командировку в г. Харьков для получения товара в ООО «Карандаш». В связи с неблагоприятными погодными условиями (сильный снегопад и заносы на дорогах) прошу отменить указанную командировку водителя-экспедитора Петрусевича К. Д.

Начальник транспортного отдела (подпись) Д. Ф. Шинкаренко

ОБРАЗЕЦ 2

Общество с ограниченной ответственностью «Варежка»

Приказ (распоряжение) № 2

08.01.15 г. г. Днепропетровск

Об отмене командировки

1. В связи с неблагоприятными погодными условиями (сильный снегопад и заносы на дорогах) отменить командировку водителя-экспедитора Петрусевича К. Д. в г. Харьков для получения то-вара в ООО «Карандаш» согласно приказу от 05.01.15 г. № 1.

2. Главному бухгалтеру (Родзянко Н. Г.) обеспечить проведение расчетов с водителем-экспедитором Петрусевичем К. Д. по выданному на командировку авансу в установленные законодательством сроки.

Основание: докладная записка от 08.01.15 г. № 1 начальника транспортного отдела Шинкаренко Д. Ф.

Директор (подпись) В. Б. Журавлев

С приказом ознакомлены: (подпись) К. Д. Петрусевич

(подпись) Н. Г. Родзянко

В дополнение к вышеприведенным образцам приведем в таблице формулировки докладной записки и приказа об отмене командировки по наиболее распространенным причинам.

Причина отмены командировки	Формулировка
	докладной записки
Болезнь работника	Согласно приказу от 08.01.15 г. № 3 водитель-экспедитор Слипченко Г. Н. с 12.01.15 г. направлен в командировку в г. Чернигов для получения товара в ООО «Сапфир». 12.01.15 г. из-за болезни он в командировку не выехал. В связи с вышеизложенным прошу отменить командировку водителя-экспедитора Слипченко Г. Н.	В связи с болезнью водителя-экспедитора Слипченко Г. Н. отменить его командировку в г. Чернигов для получения товара в ООО «Сапфир» согласно приказу от 08.01.15 г. № 3
Перенос собы-тия, в связи с которым работник направлен командировку	Согласно приказу от 12.01.15 г. № 5 главный инженер Кучеренко П. П. направлен с 14.01.15 г. в командировку в г. Киев для приемки работ по договору подряда от 02.09.14 г. № 45-П в ООО «Фармакон». 13.01.15 г. ООО «Фармакон» известило ООО «Варежка» о переносе даты передачи работ по вышеуказанному договору на 19.01.15 г. В связи с вышеизложенным прошу отменить командировку главного инженера Кучеренко П. П.	В связи с переносом даты прием-ки-передачи работ по договору подряда от 02.09.14 г. № 45-П на более поздний срок отменить командировку главного инженера Кучеренко П. П. в г. Киев для приемки работ по указанному договору в ООО «Фармакон» согласно приказу от 12.01.15 г. № 5
В командировке отпала необходимость	Согласно приказу от 13.01.15 г. № 7 начальник отдела сбыта Донченко Ю. И. направлен в командировку в г. Ивано-Франковск для проведения переговоров с ООО «Ракушка» по поводу заключения договора поставки. Поскольку в настоящее время заключение такого договора для ООО «Варежка» экономически нецелесо-образно, прошу отменить упомянутую командировку начальника отдела сбыта Донченко Ю. И.	В связи с отсутствием необходимости переговоров с ООО «Ракушка» по поводу заключения договора поставки отменить командировку начальника отдела сбыта Донченко Ю. И. в г. Ивано-Франковск для проведения переговоров с ООО «Ракушка» согласно приказу от 13.01.15 г. № 7

Приказ об отмене командировки - образец его вы сможете загрузить на нашем сайте - обязателен при отказе организации от намерения направить работника в поездку. Изучим нюансы подготовки и составления такого приказа работодателем.

Для чего нужен приказ об отмене командировки?

На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.

Так, он может быть подписан:

1. До выплаты командируемому аванса и суточных.

В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.

2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.

3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:

• не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
• превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.

Приказ об отмене командировки: структура документа

Приказ об отмене командировки включает:

1. Наименование фирмы-работодателя.

2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.

3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.

Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.

4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).

Здесь отражается суть распоряжения руководства:

• об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;
• об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
• о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).

• документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
• документами, которые аннулируются приказом (их копиями).

Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:

• командированный сотрудник;
• ответственные за исполнение документа.

Скачать образец приказа вы можете на нашем сайте.

Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

Это положение может регламентировать:

• порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
• порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
• действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье .

Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?

Срок хранения приказов (и соответственно, приложений к ним, которые рассматриваются как часть документа) в архиве фирмы длительный — 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Можно отметить, что срок хранения ряда иных документов, связанных с командировкой, существенно меньше. Например, служебное задание и отчет о командировке (во многих случаях они представляют собой один документ — по унифицированной форме № Т-10а), если их использование предусмотрено локальными нормативами предприятия, должны находиться в архивах фирмы 5 лет, а если командировка зарубежная — 10 лет.

Узнать больше о применении служебного задания и отчета о командировке вы можете в статье .

Следует иметь в виду, что нормы, зафиксированные в приказе № 558, распространяются не только на учреждения, которые подведомственны Министерству культуры, но и на другие государственные и частные организации (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Итоги

В случае, если командировка работника по каким-либо причинам отменяется, руководство издает приказ об этом. На основании него бухгалтерия получает от работника не понадобившиеся ему аванс и суточные, корректируется при необходимости график работы командированного. В приказе отражаются причины отмены командировки, назначаются ответственные за его исполнение. Приказ и приложения к нему хранятся в архиве фирмы в течение 75 лет.

Узнать больше об особенностях документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

• ;
• .

Как учесть расходы по несостоявшейся командировке?

Директор компании должен был лететь в командировку, но в последний момент все отменилось. Билеты были выкуплены заранее и они невозвратные. Как обосновать расходы на билеты?

Вопрос: Подскажите как провести в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы оформить (образцы). Генеральный директор должен был полететь одним днем в другой город на конференцию, были заказаны билеты через агента по безналу. Агент билеты выкупил они с НДС. Прислал их нам по электронке (как обычно) по договору мы можем оплатить их агенту в течении 5-банковских дней. Данная операция была проведена в пятницу 20.10.17(вылет назначен был в понедельник 23.10.17г.) в понедельник утром директор никуда не улетел по причине того что он просто забыл про них что в данной ситуации можно сделать? Директор предложил вычесть стоимость данных билетов из зарплаты секретаря так как она не напомнила ему вовремя. Может есть другие варианты (билеты не возвратные) агенту мы не заявили до отлета что командировка отменяется как поступить в бухгалтерии, оплаты с нашей стороны агенту еще не было? Может попросить их переоформить на физ.лицо оплату? Если секретарь согласится со своей виной?Или если нет то как все это оформить (агент точно ни в чем не виноват)?

Ответ: В данном случае у организации три варианта решения ситуации:
1. Обосновать отмену поездки директора организации в командировку уважительными семейными обстоятельствами с включением в составе расходов невозвратных билетов и без принятия НДС к вычету (при таком варианте возможны споры с проверяющими о причинах отмены командировки, ее обоснованием)

2. Взыскать с секретаря стоимость невозвратных билетов, где:
- сумма возмещения ущерба будет отнесена в составе внереализационных доходов;

Стоимость билетов будет включена в составе внереализационных расходов как сумма, связанная с получением дохода по возмещению ущерба;
3. Не предпринимать каких-либо мер и списать стоимость невозвратных билетов за счет текущей прибыли организации на основании решения руководителя.

Вариант с переоформлением билетов на секретаря не совсем верный, ведь билеты оформлены на конкретное лицо. И, вероятно, данные по невозвратным билетам уже не изменить.

Итак, информация о том, какими документами можно обосновать отмену командировки и возможность признания расходов по ней представлена в файле ответа. Там указаны примерные формы приказа и служебной записки, которую может оформить руководитель.

В ответе необходимо обратить внимание на второй предложенный вариант, поскольку по нему необходимо оформлять ряд документов о взыскании материального ущерба.

Материальный ущерб - это убыток, нанесенный имущественному или финансовому состоянию организации третьими лицами (сотрудником, контрагентом и т. д.).

Для подтверждения суммы материального ущерба в организации можно создать специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ). Ее состав утверждает руководитель организации.

Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать. В Вашем случае сумма определяется по документам, полученным от агента.

После определения суммы ущерба возьмите с секретаря письменные объяснения о причинах, по которым он возник. Если сотрудник отказывается это сделать, то составьте акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании.

Учет выплаченных агенту сумму и сумму возмещения обоснован в информации файла ответа и выводе выше.

Обоснование

Пять ошибок при отмене командировки, из-за которых налоговики снимут расходы

Можно ли аннулировать приказ о командировке

Нужно ли подтверждать причину отмены поездки

Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

Запланированная командировка может сорваться по разным причинам. К примеру, из-за отмены авиарейса, болезни работника, если контрагент перенес или отменил встречу либо поездка потеряла свою актуальность.

Как нам подтвердили в Минфине, при расчете налога на прибыль компания вправе учесть расходы по несостоявшейся командировке. Главное, подтвердить отмену поездки. Но как это сделать, нигде четко не сказано. Есть пять ошибок, которые могут помешать учесть расходы.

Компания не оформила приказ об отмене командировки

При отмене или переносе командировки оформите это решение приказом руководителя. Ознакомьте с приказом под роспись всех работников, которых организация планировала отправить в служебную поездку. Образец приказа мы привели ниже (см. образец 1).

Образец 1. Приказ об отмене командировки

К приказу приложите документ, который подтвердит причину отмены командировки. Например, письмо контрагента о переносе переговоров или распечатку сообщения из электронной почты. Если командировка сорвалась из-за болезни работника, приложите к приказу копию больничного листа. Если авиакомпания отменила рейс, заручитесь ее справкой или письмом об этом.

Другая ситуация — сотрудник по семейным обстоятельствам вынужден отказаться от командировки или вернулся из поездки раньше. Например, из-за болезни близкого родственника. Тогда попросите, чтобы он написал объяснительную записку. Образец мы привели ниже (см. образец 2). Объяснительную записку с резолюцией директора приложите к приказу об отмене командировки.

Образец 2. Объяснительная записка работника

Компания отразила расходы по отмененной поездке как командировочные

При отмене командировки в последний момент у работника обычно уже есть билеты, забронирована или оплачена гостиница. Расходы по несостоявшейся поездке организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Подтверждают это письма Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616 . Они по-прежнему актуальны.

По состоявшейся поездке компания признала бы расходы как командировочные (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если поездка сорвалась, расходы нельзя включать в командировочные. Это нам подтвердили в Минфине России (подробнее см. во врезке ниже). Компания вправе учесть эти затраты либо как прочие, либо как внереализационные (подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Оба перечня расходов открыты, выбор за организацией. Выбранный вариант закрепите в учетной политике.

Официальное мнение

Как обосновать расходы по отмененной командировке

Олег Хороший, государственный советник РФ 3-го класса: «Расходы на несостоявшуюся служебную поездку компания не вправе учитывать как командировочные. Ведь в итоге командировки не было. Эти расходы организация отражает в налоговом учете как прочие или внереализационные (подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Речь идет о той части стоимости билета, которую перевозчик удержал при возврате билета, а также о штрафах или сборах за возврат или переоформление билета на другую дату. Суточные в расходах не учитываются, так как работники никуда не ездили.

Чтобы признать расходы, отмену служебной командировки нужно обосновать. Например, письмом организаторов выставки о ее переносе»

Впрочем, некоторые суды разрешают учесть расходы по отмененной поездке как командировочные (постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.07.09 № А21-6746/2008). Но чтобы не спорить с налоговиками, безопаснее отражать затраты как прочие или внереализационные.

Расходы на несостоявшуюся командировку признайте в налоговом учете на дату, когда выполните два условия (подп. и п. 7 ст. 272 НК РФ):

— есть приказ директора об отмене командировки;
— работник сдал авансовый отчет по несостоявшейся поездке, а директор его утвердил.

Компания признала расходы по сорвавшейся поездке без учета возвращенных сумм

При отмене командировки у компании обычно есть возможность вернуть часть затрат. Если она учтет расходы полностью без учета возвращенных сумм, компания занизит налог на прибыль.

Заручитесь справкой перевозчика об отмене рейса

Сбор за возврат билета и невозвращаемые сборы. Встоимость авиа- и железнодорожных билетов входят разные сборы, которые при отказе пассажира от поездки перевозчик не возвращает. Например, сбор за оформление билета на бумаге, топливный, сервисный или комиссионный сбор.

Кроме того, за возврат билета перевозчики взимают отдельную плату. Так, за возврат любого железнодорожного билета по России или странам СНГ компания «РЖД» в 2016 году берет 185 руб. 40 коп. За возврат международных билетов в страны дальнего зарубежья «РЖД» удерживает по 10 евро за каждое место.

При расчете налога на прибыль компания вправе учесть разницу между стоимостью билета по отмененной командировке и суммой, которую вернул перевозчик. Сбор за возврат билета обычно включен в эту разницу.

Минфин России приравнивает сбор за возврат или переоформление билета к штрафу (письма от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616). Поэтому ведомство считает, что сумму удержанного сбора нужно включить во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Причем неважно, по какой причине сорвалась поездка.

Стоимость невозвратных билетов. Не все билеты можно вернуть перевозчику. К примеру, наиболее дешевые авиабилеты, которые продаются в рамках рекламных акций, сдать нельзя. Деньги за них перевозчик не возвращает.

Если компания отменила командировку, а работник купил невозвратные билеты, они просто остались неиспользованными. Тем не менее Минфин России разрешает учесть расходы на покупку и таких билетов (письмо от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Главное, подтвердить, что сотрудники не воспользовались билетами по уважительной причине — из-за отмены или переноса командировки. Также нужны бумаги о том, что билет невозвратный. Например, приложение к билету, справка перевозчика, правила применения тарифов с сайта авиакомпании и др.

При переносе командировки в расходах можно учесть стоимость как нового билета, так и первоначального, за минусом сумм, которые вернул перевозчик (письмо Минфина России от 02.05.07 № 03-03-06/1/252).

Как учесть удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного организации

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов ().

При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде ().

При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения (п. 1 ст. 209 , п. 2 ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.

Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Сотрудник возмещает ущерб полностью

Да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.

В Налоговом кодексе РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (

«Состав бухгалтерской отчетности в Росстат такой же, как и в налоговую инспекцию. Единственное отличие – дополнительно сдайте в статистику аудиторское заключение, если обязаны проводить аудит. Напомним, что в Росстат не надо будет сдавать бухотчетность только с 2020 года, а за 2018 год отчеты сдайте не позднее 1 апреля 2019 года. Подробнее, какие формы включить в состав бухотчетности, смотрите в рекомендации.»

Каждое действие в рамках трудового процесса должно быть регламентировано соответствующими актами. Служебная поездка в другую местность также регулируется отдельными документами. И если приказ о направлении в командировку уже был издан, то поездка должна состояться. Если же она по определенным причинам не может быть осуществлена, то должен быть издан акт об ее отмене. Правила его оформления и образцы являются достаточно актуальным вопросом. Это обусловлено тем, что данный документ должен учитывать определенные нюансы и соответствующий порядок действий.

Основания для отмены командировки

При составлении приказа для отмены командировки необходимо обратить внимание на основания для таких действий. Именно они в подотчетности играют ключевую роль. В данном вопросе можно выделить следующие причины:

• служебная поездка перестает быть востребованной;
• командированный не может выехать по причине болезни или личным обстоятельствам;
• наличие не зависящих от сторон чрезвычайных обстоятельств.

В оформлении образца такого документа именно основание является неотъемлемой его частью. По собственной инициативе работодатель не может отзывать сотрудника из служебной поездки. И если работник подписал соответствующий документ о своем назначении, то он также не может безосновательно отказаться от предписанных действий.

Причины отмены командировки

Причины отмены командировки должны быть зафиксированы в приказе наряду с указанием о том, какой акт подлежит отмене. В отдельном порядке следует разобрать наиболее основные из оснований.

Приказ об отмене командировки в связи с болезнью осуществляется чаще до самой поездки. Однако нередки случаи, когда заболевание происходит уже в командировочный период. В этом случае решение остается за работником. Он может быть отозван, если болезнь делает его фактически недееспособным и поставленные задачи не могут быть решены. Или же через письменное уведомление сотрудник может согласиться выполнять свое поручение и далее. В этом случае может потребоваться продление командировочного периода.

Личные обстоятельства регламентируются обычно внутренними нормативами по организации. Трудовой кодекс никак не указывает на то, какие случаи в личной жизни сотрудников могут являться достаточной причиной для отзыва направления в служебную поездку. Поэтому в большинстве случаев они остаются на усмотрении работодателя.

Непредвиденные обстоятельства могут включать в себя различные ситуации, которые прямо или косвенно могут помешать выполнению поставленных целей. К примеру работа предполагалась на открытой местности, но из-за погодных условий не может быть осуществлена.

Служебная записка об отмене командировки

Служебная записка является составной частью процесса оформления соответствующего постановления. Сам по себе данный документ носит информативный характер уведомления. Составляется он в зависимости от назначения - это может быть и связь между отделами, и определенная информация для руководителя.

Соответственно именно на ее основании и выносится постановление. При составлении приказа руководитель ссылается на служебную записку и прилагает полученную информацию.

Составляется данный образец в произвольной форме. Следует указать, кому он направляется. В основном тексте указывается цель поездки, ее сроки. Вместе с этим указывается причина, по которой данное назначение не может быть осуществлено.

Оформление приказа об отмене командировки

Приказ об отмене командировки не имеет строго определенного образца. Подразумевается, что он составляется в произвольной форме, но с сохранением структуры официального акта. В документ при этом должны быть внесены следующие аспекты:

• указание на руководителя и компанию, полное имя и наименование организации;
• далее указывается форма постановления, она же - его название, в данном случае это приказ;
• необходимо при этом проставить порядковый номер акта согласно имеющейся в организации системе нумерации;
• указывается необходимость командировки, дается ссылка на номер соответствующего приказа, кратко приводятся данные по сотруднику, его должности и отделу;
• обязательно указываются основания для издания постановления, те причины, по которым служебная поездка не может быть осуществлена;
• проставляется подпись руководителя с расшифровкой, после чего следует подпись сотрудника.

Часто возникает вопрос о включении в документ финансовых вопросов. Данное положение остается на усмотрении руководителя. В любом случае выданные для поездки средства должны быть возвращены в полном объеме, исключая издержки на уже понесенные затраты.

Приказ об отмене командировки образца 2018 года

При составлении приказа об отмене командировки можно также учитывать наличие прилагаемых документов. Это может быть служебная записка, на основании которой издается приказ, или к примеру копия больничного листа, если приведена соответствующая причина.

На 2018 год не имеется отдельного образца, который отличался бы от приказов за предыдущие годы. Документ составляется по стандартной схеме, его содержание должно быть понятно и грамотно сформулировано. Это необходимо для того, чтобы в случае проверки можно было быстро найти нужные документы и представить всю информацию целиком.