Сведения о страховом стаже застрахованного лица форма. Провожаем на пенсию. Как заполнить сзв-стаж при увольнении
Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. См. « ». Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ в подразделения ПФР? Должны ли сдавать СЗВ-СТАЖ индивидуальные предприниматели? Какой срок сдачи нового отчета? Требуется ли заполнять новый отчет при выходе сотрудников на пенсию? Ответим на эти и другие вопросы, а также приведем образец заполнения бланка СЗВ-СТАЖ.
Кто и куда должен представлять форму СЗВ-СТАЖ
СЗВ-СТАЖ — это годовой отчет, который по итогам года требуется сдавать в подразделения ПФР. На основании этой отчетности подразделения ПФР будут получать сведения о периодах работы, а также о начисленных и уплаченных за эти периоды страховых взносах.Сдавать в территориальные подразделения ПФР сведения по форме СЗВ-СТАЖ обязаны:
- организации и их обособленные подразделения;
- индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, частные детективы.
Полагаем целесообразным дополнительно рассмотреть некоторые особенности, с которыми могут столкнуться страхователи, при решении вопроса о необходимости сдачи новой персонифицированного отчетности по форме СЗВ-СТАЖ.
Если в отчетном периоде не было выплат
Если с «физиком» заключен трудовой или гражданско-правовой договор, но выплат по ним в отчетном периоде не было, то форму СЗВ-СТАЖ по итогам года, все равно, нужно формировать и сдавать. Факт наличия (отсутствия) выплат не является определяющим применительно к данной отчетности.
Если генеральный директор-учредитель выплат не получает
Особенность правового статуса руководителя (директора) организации состоит в следующем: на него распространяется действие норм трудового права, как на работника, вступившего с работодателем — юридическим лицом в трудовые отношения на основании трудового договора (ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ). В связи с этим, не исключаем, что форму СЗВ-СТАЖ по итогам отчетного периода (то есть, года) потребуется формировать на генерального директора-единственного учредителя. Причем даже если с ним не заключен трудовой договор и никаких выплат от собственной организации он не получает. Ведь отчет по форме СЗВ-СТАЖ нужно заполнять на всех лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (п. 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Однако пока официальных разъяснений на этот счет не было. Поэтому утверждений на этот счет делать не станем.
Если самозанятые граждане не являются работодателями
Индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, которые платят пенсионные взносы только «за себя», сведения по форме СЗВ-СТАЖ на самих себя сдавать не должны. Ведь они вступили ни в трудовые, ни в гражданско-правовые отношения с каким-либо страхователем. Отчитываться о своем собственном стаже они не должны.
Куда сдавать отчет
Новый отчет о стаже сдается в территориальные органы ПФР. Налоговые инспекции его не примут, несмотря на то, что с 2017 года они контролируют начисления и уплату страховых взносов. Стаж физических лиц остался «под присмотром» ПФР и его территориальных органов.
Срок сдачи годового отчета о стаже
Срок сдачи нового отчета о стаже — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Это предусмотрено статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Поэтому впервые отчитаться перед органами ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ за 2017 год нужно не позднее 1 марта 2018 года.Заметим, что новая форма СЗВ-СТАЖ не отменяет подачу сведений по форме CЗВ-М. Объясняется это, в первую очередь тем, что у этих отчетных форм — разное предназначение. На основании ежемесячных отчетов СЗВ-М фонд отслеживает факт работы пенсионеров. Это нужно для того, чтобы ограничить им индексацию пенсий. У бланка СЗВ-СТАЖ — совершенно другая «задача». Из этого отчета чиновники будут брать данные о стаже и взносах, чтобы отражать их на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. А на основании этих данных потом будут назначаться страховые пенсии.
Когда СЗВ-СТАЖ сдается досрочно
Отчет СЗВ-СТАЖ может потребоваться передать органам ПФР досрочно — не дожидаясь окончания отчетного года. Это необходимо сделать, если к страхователю (организации или ИП) обраться с заявлением работник (подрядчик) в котором сообщит, что в ближайшее время планирует выйти на пенсию. В таком случае отчет СЗВ-СТАЖ страхователь обязан направить в территориальное подразделение ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Однако даже в таком случае форму СЗВ-СТАЖ на такого человека также нужно будет сдать в качестве годовой отчетности — не позднее 1 марта.
Бланк СЗВ-СТАЖ: как заполнять
Форма ежегодного отчета о стаже называется «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц». Эта форма является Приложением № 1 к Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Вы можете скачать бланк отчета по форме СЗВ-СТАЖ в формате Excel в разделе « ».Раздел 1 «Сведения о страхователе»
В этом разделе укажите регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП организации или индивидуального предпринимателя, а также краткое наименование.
Заметим, что пунктом 2.1.4 <Порядка заполнения>, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, предусмотрено, что в поле «Наименование (краткое)» нужно указывать именно краткое название организации (юридического лица). Но как поступать индивидуальным предпринимателям? Нужно ли это поле внести «Фамилию, Имя и Отчество» бизнесмена? В Порядке заполнения на этот счет ничего не сказано. Однако форматом, необходимым для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ предусмотрено, что это поле не должно оставаться незаполненным. Поэтому, по всей видимости, в ИП в этом поле должны указывать свои фамилию, имя и отчество. Возможно, на этот счет вскоре появятся какие-либо официальные пояснения от ПФР.
Также в этом разделе формы СЗВ-СТАЖ знаком «X» нужно отметить тип подаваемых сведений:
- «исходная» — когда сведения сдаются впервые;
- «дополняющая» — если исходные данные содержали ошибки, которые не позволили разнести данные по лицевым счетам застрахованных лиц;
- «назначение пенсии» — если застрахованному лицу для назначения страховой пенсии нужно учесть данные отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась.
Раздел 2 «Отчетный период»
В этом разделе нужно показать год, за который представляются отчетные сведения. Соответственно, при первой сдаче годового отчета в 2018 году в этом поле нужно отметить «2017».
Если, к примеру, в 2017 году к вам обратиться работник и сообщит, что выходит на пенсию, то в поле «Отчетный период» также покажите «2017», поскольку именно данные с начала этого года требуются фонду для назначения и расчета страховой пенсии.
Раздел 3. «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»
В этом разделе укажите, в частности, ФИО каждого застрахованного лица, СНИЛС, периоды работы по трудовому или гражданско-правовому договору, а также отметить коды, касающиеся периодов работы.
Общие правила заполнения
При заполнении отчета придерживайтесь определенных правил, которые закреплены в <Порядке заполнения формы СЗВ-СТАЖ >, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Так, например:
- Ф.И.О указывайте в именительном падеже;
- данные в графах 6 и 7 «Период работы» указывайте в пределах отчетного периода. То есть, если сдаете отчет за 2017 год, то даты должны быть только в пределах 2017 года (c 01.01.2017 по 31.12.2017);
- для форм с типом «Назначение пенсии» графу «Период работы» заполняйте на дату предполагаемого выхода на пенсию. Эту дату работник должен указать в заявлении при обращении к работодателю.
Периоды работы застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ потребуется сопровождать различными поясняющими кодами. Напомним, то похожий подход применялся ранее и при заполнении раздела 6 расчета по страховым взносам по форме РСВ-1 . Однако форма этого расчета с 2017 года больше не применятся.
Приведем несколько примеров «стажевой» кодировки раздела 11 нового персонифицированного отчета СЗВ-СТАЖ:
| Некоторые коды для графы 11 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ | |
|---|---|
| Код | Применение |
| «ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ». | Этими кодами показывается период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора. Если оплата по договору произведена в отчетном периоде, то указывается код «ДОГОВОР». Если оплата в отчетном периоде отсутствует, то указывается код «НЕОЛДОГ» или «НЕОЛПАВТ». |
| «ДЕТИ» | Отпуск по уходу за ребенком. |
| «НЕОПЛ» | Отпуск без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника, неоплачиваемые периоды отстранения от работы (недопущения к работе) и другие неоплачиваемые периоды. |
| «КВАЛИФ» | Повышение квалификации с отрывом от прозводства. |
| «УЧОТПУСК» | Дополнительные отпуска тем, кто совмещает работу и учебу |
| «СДКРОВ» | Дни сдачи крови и предоставлением в связи с этим отпуска |
| «ДЛДЕТИ» | Отпкск по уходу за ребенком от 1.5 до 3-х лет |
| «ДОПВЫХ» | Дополнительные выходные дни лицам, ухаживающим за детьми-инвалидами. |
| «ДЕТИПРЛ» | Если отпуск по уходу за ребенком до достижениям 3-х лет предоставляется бабушке, дедушке, другим родственникам или опекунам |
Коды территориальных и особых условий труда в графах 8и 9 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ заполняйте на основании Классификатора параметров, используемого при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета. Такой Классификатор оформлен в виде приложения к <Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ >, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Далее вы можете: Разделы 4 и 5. Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах
Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование» и раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» заполняется только в форме с типом «Назначение пенсии». В «исходной» форме отчета о стаже графы этих разделов оставьте пустыми.
Что же касается заполнения, то в разделе 4 знаком «X» отметьте, начислены и уплачены ли страховые пенсионные взносы за периоды работы, отмеченные в разделе 3 формы. В разделе 5 знаком «X» также нужно ответить на вопросы о том, уплачены ли пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения (если такие договоры заключены). Если да, то нужно указать период такой уплаты.
Нулевой отчет: нужно ли сдавать?
Даже если нет сотрудников, то сдать «нулевой» СЗВ-СТАЖ попросту невозможно. Дело в том. что формат отчета СЗВ-СТАЖ, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, предусматривают по крайней мере одну заполненную строку в списке застрахованных лиц. Сдать же отчет без единой записи в разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованного лица» — невозможно. Поэтому обязательно заполните данные хотя бы на единственного учредителя, который получает зарплату и выступает в роли руководителя компании.
Как сдавать отчет СЗВ-СТАЖ
Форму СЗВ-СТАЖ можно сдать в территориальное подразделение ПФР в электронном виде или «на бумаге». Однако если количество сотрудников, данные о которых включены в отчет СЗВ-СТАЖ, составляет 25 и более человек, вы обязаны представить форму в электронном виде. Это следует из абзаца 3 пункта 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Формат сведений, необходимый для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ в электронном виде, утвержден Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Скачать формат представления формы « ».Если же количество сотрудников, данные о которых включены в отчет, не превышает 24-х человек, то можно сдавать отчетность в бумажном виде.
Ответственность: какие могут быть штрафы
Если отчет СЗВ-СТАЖ представить в подразделение ПФР позже срока, то страхователя могут оштрафовать. Размер штрафа — 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника.Если же отчет о стаже СЗВ-СТАЖ сдать вовремя, но показать в нем данные не по всем сотрудникам, то также возможен штраф — 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника, которого не включили в отчетность.
Также возможет штраф, если компания или ИП сдаст отчет в срок, но покажет в нем недостоверную информацию. Тогда также возможен штраф — 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника, по которому привели недостоверные данные (например, указали неверный СНИЛС). Это предусмотрено статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Чтобы избежать штрафа — уточните СЗВ-СТАЖ в течение пяти рабочих дней с момента, когда получите протокол из ПФР. Это допускается статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если уложитесь в этот срок — штрафов не будет.
Как мы уже сказали, если количество сотрудников 25 и больше, то сдавать СЗВ-СТАЖ по ним страхователь обязан в электронной форме. Если в нарушение этого требования сдать «бумажный» отчет, то страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это предусмотрено частью 4 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Копии СЗВ-СТАЖ сотрудникам: нужно ли выдавать
Копии сведений по форме СЗВ-СТАЖ требуется выдавать своим работникам. Срок выдачи — пять календарных дней с даты, когда человек обратился за этой копией. Выдавать каждому копию всей формы не нужно, поскольку в отчете содержаться персональные данные всех сотрудников. Распространять эти сведения нельзя. Поэтому выдавайте сотрудникам выписки из отчета СЗВ-СТАЖ, в которой есть данные только о них самих. Если нарушить ограничение, то страхователю грозят серьезные штрафы.Также имейте в виду, что выписку из отчета СЗВ-СТАЖ нужно выдать работнику в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Это следует из пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Отчеты СЗВ-СТАЖ обязательно должны сопровождаться формой ОДВ-1 . Без этого отчетность сдать не получится. См. « ».
08.02.2019, 0:26
СЗВ-СТАЖ за 2018 год предстоит сдавать в ПФР наряду с некоторыми другими отчетными формами. Отчет введен недавно, и мы сталкиваемся с ним не так уж часто, поэтому можно что-то забыть или не учесть некоторые нюансы его оформления. С помощью наших наглядных подсказок вы сможете быстро освежить нужные знания.
Как изменилась СЗВ-СТАЖ
С 2019 года обновились формы персонифицированной отчетности, порядок их заполнения и электронный формат. В числе таких изменившихся форм и СЗВ-СТАЖ (постановление Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п).
Поправки внесены следующие:
- В форме больше нет реквизита «стр.»: порядковый номер страницы теперь не указываем.
- Убрали дублирование регистрационного номера страхователя в ПФР, а также его ИНН и КПП. Теперь эти данные указываются только один раз.
- Графу 8 формы не заполняют, если в графе 11 стоит код «ДЕТИПРЛ» (отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет, предоставленный бабушке, дедушке, иному родственнику или опекуну).
- Расширена формулировка п. 1.5: в число тех лиц, по которым сдается СЗВ-СТАЖ, включили руководителей организаций, являющихся единственными учредителями (участниками).
- В графу 14 отчета нужно вносить дату увольнения сотрудника: ранее здесь проставлялся знак «х».
- Если СЗВ-СТАЖ оформляет центр занятости для безработных, стоящих там на учете, в графе 14 напротив фамилии гражданина проставляют пометку «БЕЗР».
А теперь перейдем к деталям заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год.
СЗВ-СТАЖ за 2018 год: полезные подсказки
Чтобы подготовить и сдать СЗВ-СТАЖ, нужно учитывать требования разных нормативных документов. Например, и формах сдачи, адресах представления СЗВ-СТАЖ можно узнать из ст. 11 закона «Об индивидуальном учете в системе пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. А порядок заполнения и состав отчета, как мы уже выяснили, определены в постановлении Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Чтобы вам не блуждать по текстам разных нормативных актов, мы сконцентрировали необходимую информацию в наглядном виде:
Помимо основной информации, представленной на рисунке, дополнительно дадим еще несколько подсказок:
- Если в течение 2018 года вы уже представляли СЗВ-СТАЖ на работников, выходящих на пенсию (тип сведений «Назначение пенсии»), в СЗВ-СТАЖ (тип «Исходная») по итогам 2018 года этих работников нужно включить повторно вне зависимости от того, уволился сотрудник или продолжает трудиться.
- Если вы привлекали к работе лиц из мест лишения свободы, сведения о них подлежат включению в СЗВ-СТАЖ, поскольку отработанное время засчитывается им в стаж (ст. 1 закона № 27-ФЗ).
- При отсутствии у ИП в 2018 году деятельности и наемных работников, но исполнении им функций руководителя по договору, СЗВ-СТАЖ не подается, так как ИП уплачивает взносы сам за себя (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581 по аналогии с СЗВ-М).
Скачать новый бланк СЗВ-СТАЖ для отчета за 2018 год можно .
Внеплановый СЗВ-СТАЖ: когда понадобится и как быстро нужно оформить
Форма СЗВ-СТАЖ может направляться не только в ПФР и не всегда к отчетной дате. Случаи досрочного оформления СЗВ-СТАЖ мы собрали на одной схеме:
Внеплановый экземпляр СЗВ-СТАЖ может понадобиться в любое время внутри года. При этом необходимо принять во внимание, что время на его подготовку ограничено.
Отчет по обособленным подразделениям: сдавать или нет?
Отдельный СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению нужно составить в том случае, если в 2018 году выполнялись одновременно 2 условия:
- Непосредственно в самом подразделении работникам начислялась и выплачивалась зарплата.
- У подразделения есть отдельный расчетный счет.
При оформлении раздела 1 «Сведения о страхователе» нужно указать КПП подразделения. Сдать такой отчет нужно по месту нахождения обособленного подразделения.
Если условия не выполняются, сведения по работникам подразделений нужно включить в СЗВ-СТАЖ, представляемый по месту нахождения компании.
Форма сдачи СЗВ-СТАЖ
- если численность равна 25 человек и превышает эту границу, выбор у страхователя отсутствует: он обязан отчитаться по ТКС;
- если численность равна 24 человека и менее, СВЗ-СТАЖ можно представить любым из указанных способов.
Электронный СЗВ-СТАЖ нужно подписать усиленной УКЭП. Бумажный отчет нужно заверить подписью руководителя и печатью (при ее наличии у страхователя).
Состав СЗВ-СТАЖ
Общий вид формы и ее состав представлены ниже:
Сколько разделов заполнить
Количество заполняемых разделов зависит от типа представляемых сведений:
Для каждого типа сведений свой набор разделов:
- В СЗВ СТАЖ с типами «Исходная» и «Дополняющая» нужно заполнить разделы 1, 2 и 3.
- В СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии» заполняются все 5 разделов.
Если вы составляете отчет по итогам года, нужно заполнить только первые 3 раздела.
Порядок заполнения формы
Рассмотрим первые 3 раздела формы ─ именно их предстоит заполнить страхователям по итогам года.
Раздел 1
Наиболее привычная для заполнения часть формы. В ней нужно отразить минимально-необходимый набор сведений о страхователе: его регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП и краткое наименование.
Раздел 2
Это самый краткий по объему информации раздел. Он отражает отчетный период. В нашем случае это календарный 2018 год.
Раздел 3
Это наиболее сложный по объему и виду сведений раздел. Данные размещаются в таблице, которая состоит из 14 граф:
Все графы заполнять не нужно. По каждому застрахованному лицу требуется указать ФИО, СНИЛС и периоды работы в 2018 году. То есть заполнить нужно графы 2, 3, 5, 6 и 7. В остальных графах коды и иные сведения проставляются по мере необходимости.
Сведения о стаже, отражаемые в табличной части, заполняются на основании кадровых документов: приказов о приеме на работу и увольнении, табелей рабочего времени, договоров подряда, трудовых книжек и т. д.
При заполнении раздела 3 нужно учитывать следующие правила:
- ФИО застрахованного лица отражается в именительном падеже.
- На каждое застрахованное лицо заполняется отдельная строка.
- Если с одним и тем же сотрудником в отчетном году были заключены договоры разного характера (трудовой, авторский, гражданско-правовой), сведения по каждому виду договора нужно отражать в отдельных строках и указанием в графе 11 специального кода. При этом ФИО и СНИЛС работника повторно заполнять не нужно.
- Если сотрудник какие-то периоды внутри года числился в штате, но не работал (болел, отдыхал, находился в декрете и др.), такие периоды нужно отражать в графах 6 и 7 отдельными строчками и специальными кодами в графе 11.
- Графу 14 заполните только для работников, уволенных 31.12.2018: эту дату укажите в данной графе вместо символа «х», который мы проставляли в старой форме.
Форма СЗВ-СТАЖ сдается вместе с формой ОДВ-1 (тип сведений «Исходная»), в которой обобщаются данные о количестве работников, на которых представляются сведения по форме СЗВ-СТАЖ.
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ скачайте .
Коды для раздела 3: какие и где взять
Значительная часть сведений в разделе 3 отражается в закодированном виде (графы 8-12):
Все используемые в СЗВ-СТАЖ коды расшифрованы в Постановлении № 507п.
Что учесть при отправке отчета
С октября 2018 года недостаточно оформить СЗВ-СТАЖ и своевременно отправить его в фонд, чтобы считать свою отчетную обязанность выполненной. В ответ на отправленный по ТКС отчет специалисты фонда должны выслать квитанцию о его приеме. Пока такое подтверждение страхователь не получит, отчет не считается принятым. Чем грозит отсутствие квитанции? За отчет, который не принят фондом, возможны штрафы.
Штрафы за СЗВ-СТАЖ
Работодателя поджидают сразу несколько видов штрафов:
Штрафы предусмотрены ст. 17 закона № 27-ФЗ. Невыдача работнику СЗВ-СТАЖ приравнивается к нарушению трудового законодательства и карается по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Ошибки в СЗВ-СТАЖ
Все представленные в ПФР отчеты СЗВ-СТАЖ проверяются на предмет выявления в них ошибок. Среди самых распространенных ошибок: некорректное указание периода трудовых отношений, искажение в данных застрахованного лица, применение неверной электронной подписи и другие.
В фонде выявленные ошибки делятся по степени «критичности» ─ от 10 до 50. Отчеты с кодами 10 ─ 20 будут приняты фондом. Устранение таких ошибок носит необязательный характер. Отчеты с кодами 30 ─ 40 тоже примут, но частично. Страхователю нужно будет предоставить корректирующие данные, так как исходный СЗВ-СТАЖ содержит недостоверные сведения. Если же в отчете выявлены ошибки, относящиеся к коду 50, фонд его не примет.
Характер ошибки влияет на то, сможет ли фонд учесть представленные сведения на индивидуальных лицевых счетах конкретных застрахованных лиц. От этого зависит вид представления страхователем корректирующих данных (СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая», СЗВ-КОРР с типом сведений «Корректирующая», «Отменяющая» или «Особая»).
С начала 2017 года страховые взносы находятся под контролем налоговой службы, и привычный отчет РСВ-1 мы сдаем в ПФР в последний раз за 2016 год. Но Пенсионный фонд должен как-то получать сведения о застрахованных лицах, поэтому он разработал целый список других отчетов и персонифицированных форм. Среди них — отчет СЗВ-стаж, о котором мы расскажем в этой статье.
Новые отчеты в Пенсионный фонд
Пенсионный фонд уже в декабре 2016 издал проект постановления о четырех новых формах отчетов:
- СЗВ-стаж (данные о страховом стаже сотрудников);
- ОВД-1 (данные о работодателе);
- СЗВ-корр (корректировка данных по сотруднику);
- СЗВ-исх (данные о доходах сотрудников, страховых взносах и периодах трудовой деятельности, попадающих в трудовой стаж).
Постановление еще не утверждено окончательно, но Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ предусматривает его сдачу, и вряд ли в этом вопросе что-то изменится. Бланки новых форм уже опубликованы, прописан порядок их заполнения. Работодатели должны сдавать новые отчеты за 2017 год.
СЗВ-стаж: что это за отчет?
Отчет СЗВ-стаж должен донести до ПФР те данные о стаже сотрудников, которые раньше подавались в рамках формы РСВ-1. Отчет сдается ежегодно, впервые работодатели сдадут его в 2018 году до 1 марта. У нас есть время познакомиться с формой и правилами по ее заполнению. Тем более что до конца 2017 года в порядке заполнения формы могут произойти изменения.
Отчет заполняется отдельно по каждому застрахованному лицу, и по сути эта форма — персонифицированная. Хотя форма и называется СЗВ-стаж, но в нем указываются и данные о страховых взносах за сотрудника, и по этой части он несколько дублирует Расчет по страховым взносам для налоговой.
Сроки сдачи формы СЗВ-стаж
Все организации и их обособленные подразделения, ИП с работниками, а также адвокаты и нотариусы должны сдавать этот отчет. Он представляется раз в год с 1 января до 1 марта. Отчет нужно будет сдать уже в 2017 году в двух случаях:
- компания ликвидируется до конца отчетного периода;
- в течение года один или несколько работников компании выходят на пенсию.
Как заполнить СЗВ-стаж на сотрудников — будущих пенсионеров?
Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, многим работодателям придется уже в текущем году. Поэтому приведем подробный порядок заполнения отчета.
Прежде всего, когда работник готовится выйти на пенсию по старости или инвалидности, он обращается к страхователю с просьбой сдать на него отчет СЗВ-стаж с типом “Назначение пенсии”. Работодатель обязан эту просьбу удовлетворить, чтобы отработанные месяцы текущего года были включены в трудовой стаж сотрудника.
В этом случае запросите у работника заявление о представлении в Пенсионный фонд отчета СЗВ-стаж (образец заявления приводим ниже). После этого подготовьте отчет по сотруднику и отправьте его в Пенсионный фонд не позднее трех календарных дней со дня подачи заявления. Этот порядок предусмотрен в п.2 ст.11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996.
Образец заявления:
Директору ООО “Ромашка”
Иванову И.И
флориста Петровой П.П.ЗАЯВЛЕНИЕ.
В соответствии с п.2 ст.11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996 и ч.6 ст.21 Федерального закона №400-ФЗ от 28 декабря 2013 сообщаю, что 17 июня 2017 года мне исполнится 55 лет. В связи с достижением пенсионного возраста и наличием необходимого трудового стажа с 17 июня 2017 я имею право на назначение пенсии по старости.
Прошу предоставить необходимые сведения персонифицированного учета по форме СЗВ-СТАЖ, необходимые для назначения пенсии, в территориальное отделение ПФР РФ в течение 3 календарных дней со дня подачи этого заявления.
10.05.2017
Петрова П.П.
___________
При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:
- в разделе “Тип сведений” отметьте крестиком поле “Назначение пенсии”;
- в разделе 2 проставьте текущий год;
- в разделе 3 укажите периоды, когда человек работал, находился в отпуске, находился на больничном, отсутствовал на рабочем месте по другим причинам;
- в графу 7 впишите предполагаемую дату выхода на пенсию: если заявление работника написано до достижения пенсионного возраста, то это ближайшая дата его рождения; если заявление написано после достижения пенсионного возраста, это дата, когда сотрудник собирается предоставить документы в Пенсионный фонд (в таком случае попросите сотрудника указать дату в своем заявлении);
- в разделе 4 сообщите, начислены ли взносы на пенсионное страхование за период, указанный в разделе 3;
- приложите к форме СЗВ-стаж опись ОДВ-1: в поле “Отчетный период” поставьте “0”, в поле “Год” - год подачи сведений, поле с типом сведений “Исходная” поставьте крестик и сообщите число работников, на которых подаете сведения.
Правила заполнения отчета СЗВ-стаж в общем порядке
Работодатель заполняет каждый бланк по одному работнику и заверяет отчет. Заполнять форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть любым, кроме красного и зеленого. Помарки и исправления недопустимы. Отчет СЗВ-стаж можно сдавать на бумаге и в электронном виде.
Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:
- данные о зарплате и всех других выплатах и вознаграждениях;
- данные о взносах — начисленных, доначисленных и удержанных;
- данные о рабочем стаже сотрудника.
Форма СЗВ-стаж заполняется на всех граждан, с которыми были заключены трудовые, авторские или гражданско-правовые договора, в том числе на директоров организаций, если с ними заключен договор.
Интересно, что Пенсионный фонд будет ожидать СЗВ-стаж даже на тех физлиц, которые застрахованы и имеют статус безработных: эти данные представит служба занятости.
Особенности при заполнении отчета
Обратите внимание на поле “Регистрационный номер в ПФР”. В нем укажите регномер страхователя из 12 знаков. В поле “ИНН” укажите индивидуальный номер организации или ИП из 10 или 12 знаков, и если останутся пустые ячейки — поставьте прочерки.
В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.
В третьем разделе присваивайте порядковый номер каждому застрахованному сотруднику, даже если сведения о работе займут несколько строк.
В поле “Период работы” указывайте даты в пределах отчетного периода, который вы указали во втором разделе отчета. Если в рабочем стаже был перерыв, начните новую строку, но данные работника и номер СНИЛС не дублируйте.
В каком виде сдается СЗВ-стаж
Когда форма заполнена, указываем должность руководителя и заверяем отчет его подписью, при наличии — ставим печать. Перед отправкой в ПФР формы СЗВ-стаж собираем в пачку и делаем к ним опись по форме ОВД-1, без которой отчеты не примут.
Есть вероятность, что порядок заполнения изменится после утверждения отчета. Мы будем следить за развитием событий и расскажем вам об этом.
Сдать отчет СЗВ-стаж в 2018 году можно будет из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия. К концу календарного 2017 года мы подготовим эту форму в сервисе. Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 30 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.
Подготовка ежегодного отчета по форме СЗВ-СТАЖ не станет головной болью для кадровика, если подойти к делу правильно. Ключевые правила оформления, образцы унифицированных бланков и готовые примеры заполнения вы найдете в статье.
Из этой статьи вы узнаете
Скачайте документ по теме:
СЗВ-СТАЖ - новый дополнительный бланк персонифицированного учета. Применяется с апреля 2017 года вместо вышедшей из употребления формы РСВ-1 и содержит данные о страховом стаже застрахованных лиц, за которых уплачивает взносы работодатель.
Отчет о страховом стаже сотрудников сдается в Пенсионный фонд России (ПФР) раз в год. Оформлять его обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие вознаграждения на основании трудовых, лицензионных и некоторых . В частности, договоров авторского заказа, подряда, оказания услуг. Не отчитываются только предприниматели, не привлекающие к работе наемный персонал и не выплачивающие вознаграждений физическим лицам на договорной основе (ст.11 федерального закона №27-ФЗ от 1.04.1996г.).
Унифицированный бланк СЗВ-СТАЖ
Документ состоит из пяти разделов:- «шапка» с реквизитами страхователя;
- отчетный период;
- сведения о периоде работы застрахованных лиц;
- сведения об уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование;
- сведения об уплаченных взносах по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.
Чем больше сотрудников в организации, тем солиднее объем заполненной формы. Все страницы нумеруются в сквозном порядке, формат номера - строго пятизначный: «00001», «00002» и т.д. В «шапке» указываются реквизиты работодателя: коды КПП и ИНН, а также регистрационный номер, присвоенный при постановке на учет в ПФР. Индивидуальные предприниматели код КПП не указывают.
В первый раздел дублируются данные из «шапки», указывается краткое наименование организации и тип оформляемой справки: исходная, дополняющая или для назначения пенсии. Ниже, во втором разделе, указывается год, за который отчитывается работодатель. Затем можно переходить к заполнению таблицы в третьем разделе бланка, состоящей из четырнадцати граф.
|
Номер графы |
Тип сведений |
|
Порядковый номер записи. |
|
|
Фамилия, имя и отчество сотрудника. |
|
|
Задайте свой вопрос экспертам |
Форма СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей, возникшая после передачи в ФНС управления над поступающими взносами. Введение новой формы было обусловлено необходимостью ПФР получать полные сведения о работниках хозяйствующего субъекта. Доступа к этим сведениям они были лишены, и теперь извлекают необходимые сведения из бланка СЗВ-СТАЖ.
Отчет СЗВ-СТАЖ должен рассматриваться как бланк, который каждый хозяйствующий субъект с работниками должен отправлять в ПФР с целью обеспечения фонда данными о трудовом стаже. Собой он заменил ранее использовавшийся отчет РСВ-1, но только в отношении сведений о работающих в организации лицах, а также привлекаемых по договорам подряда.
На первый взгляд эта форма напоминает собой еще один новый отчет для Пенсионного фонда - СЗВ-М. Его также ввели не так давно для передачи в ПФ сведений о пенсионерах, которые еще выполняют трудовые обязанности.
Однако при подробном рассмотрении становится ясно, что СЗВ-СТАЖ является более расширенным источником данных, чем СЗВ-М. В него заносятся не только личные сведения о работнике и его номер СНИЛС, но также даты начала и завершения трудовой деятельности в субъекте бизнеса.
Также в данном отчете показываются периоды, в течение которых за сотрудником было сохранено место труда, но в это время он фактически не работал. В таким промежуткам относятся больничные периоды, отпуска без оплаты, периоды присмотра за детьми и т. д.
Закон закрепил обязанность субъекта бизнеса выдавать копию данного отчета работнику при увольнении последнего. В такой ситуации форма должна быть заполнена только на него одного, распечатана и передана вместе с другими обязательными документами в завершающий день работы.
Внимание: при сдаче отчета приложением к ней является форма ОДВ-1, какая включает в себя данные о начисленных и отправленных в ФНС взносах за данный период. Необходимость в предоставлении таких данных возникает из того, что отчеты по взносам в суммовом выражении в течение года предоставляются только в налоговый орган.
В случае, если сотрудник организации выходит на пенсию, то субъект бизнеса должен оформить и предоставить в фонд бланк СЗВ-СТАЖ для правильного начисления пенсионных платежей.
Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ?
В законе прямо указано, какие субъекты бизнеса в обязательном порядке отправляют указанную форму.
В этот список включены:
- Компания и учреждения любой формы собственности, у каких есть оформленные трудовые соглашения с работниками и договора подряда. Также у них могут быть филиалы и представительства, которые зарегистрированы в установленном порядке;
- Физические лица, которые ведут деятельность в формате ИП, а также адвокаты, нотариусы и аналогичные лица, которые привлекают к работе персонал по договорам.
Внимание: отсюда следует, что главным критерием является найм работников, которым происходит начисление вознаграждения и уплата с него страховых взносов. Если такие есть, то субъект бизнеса отправляет форму в безусловном порядке.
Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году
Установлено, что СЗВ-СТАЖ является ежегодным отчетом. Это значит, что заполнять его и отправлять в пенсионный орган его необходимо только один раз в году. По закону, выполнить это необходимо до 1 марта года, какой находится за отчетным. Если указанная дата совпадает с выходным днем, либо праздничным, то крайний день отправки нужно перенести на ближайший рабочий день.
Сроки сдачи в 2019 году на бумажном носителе не отличаются от подачи по сети интернет.
Однако определены ситуации, при которых даты передачи отчета изменяются:
- Если работник увольняется, то необходимо оформить и выдать ему на руки заполненные отчеты в его завершающий рабочий день;
- Если работник оформляет себе пенсию впервые, то после поступления запроса из фонда, субъект бизнеса должен оформить и сдать на него отчет в срок трех дней.
Куда необходимо предоставить отчет
Для отчета используются общие правила определения отделения ПФ, куда нужно направлять бланк:
- ИП должны сдавать отчет в фонд по месту их регистрации, т. е. по прописке в паспорте;
- Компании должны направлять отчет по месту своего расположения;
- Филиалы и представительства должны оформлять отчет независимо от головной компании, и сдают заполненный бланк по месту своего расположения.
Способы сдачи
Установлено, что форма СЗВ-СТАЖ может быть передана в ПФ несколькими способами:
- Можно заполнить отчет на компьютере, распечатать и отдать инспектору лично в руки. При этом необходимо иметь две его копии - на второй должна быть проставлена отметка по получении бланка. Иногда в момент сдачи на бумаге требуется предоставить электронный файл на носителе (диск, флэшка и т. д.). Данный способ сдачи отчета доступен только тем субъектам бизнеса, у кого число наемного персонала не сверх 25 человек.
- Отправить отчет можно в электронном виде с использованием системы ЭДО. Для этого у субъекта должна быть оформлена ЭЦП и заключен договор со специализированным сервисом. В обязательном порядке этот способ используют те работодатели, у кого число работников превышает 25 человек. До этого количества сдавать электронно можно по желанию.
Форма сдачи отчета
Внимание: вместе с бланком СЗВ-СТАЖ нужно отправлять также опись ОДВ-1.
В этом документе должны быть указаны сведения о хозяйствующем субъекте, а также размер остатка взносов на начало периода, начисленных и выплаченных в течение периода. Дополнительно здесь необходимо указать количество работников, с какими у компании подписаны трудовые соглашения.
Скачать бланк СЗВ-СТАЖ
Файлы .
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ в 2019 году
Раздел №1 – Сведения о страхователе
В самом верху записывается регистрационный номер, присвоенный субъекту бизнеса в Пенсионном фонде.
Затем указываются коды ИНН и КПП. У компании код ИНН включает в себя 10 символов, и две клетки, которые окажутся после заполнения пустыми, нужно будет прочеркнуть. У предпринимателя, в свою очередь, код ИНН включает в себя 12 символов, но не присвоен код КПП.
Графа «Тип сведений» может принимать следующие значения:
Раздел №2 - Отчетный период
В данный раздел необходимо внести номер года, за какой отправляется отчет.
Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц
Этот раздел выглядит таблицей, куда нужно заносить сведения обо всех работниках, с кем в течение отчетного года заключались трудовые договора либо на подряд.
В графы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вписываются указанные персональные сведения по каждому из сотрудников.
В следующей графе СНИЛС необходимо указать номер, который присвоен каждому работнику в органе ПФР.
Графа «Период работы» разделена на две части. В левой нужно записать дату, с которой работник начал исполнять трудовые обязанности в компании. В правой записывается день, в которой он уволился. Если сотрудник проработал в организации весь год, то в данные столбцы записываются дни начала и завершения календарного года.
Может возникнуть ситуация, при которой у одного сотрудника будет сразу несколько периодов работы. Это может получиться если, например, он уволился, в затем в этом же году снова вернулся в данное учреждение.
В этом случае заносят оба периода, располагая строки друг под другом. Личные данные такого сотрудника (ФИО и номер СНИЛС) необходимо проставить только единственный раз, в первой строке. В остальных строках эти столбцы оставляют пустыми.
В ситуации, когда сотрудник выходит на пенсию, и отчет оформляется по причине этого события, то в последней графе необходимо указать день предполагаемого начала отдыха.
Если гражданин выполнял работы согласно заключенного договора ГПХ, то в графы нужно занести даты периода его действия.
В графе «Территориальные условия» необходимо указывать код, который определяет выполнение сотрудником обязанностей в особых окружающих условиях.
Примеры кодов:
Полный список кодов указан в инструкции по заполнению формы.
В графу «Особые условия» заносится код, когда сотрудник выполнял работу в условиях с вредными факторами. Такая работа дает право на выход на пенсию в раннем возрасте. Однако при указании этого периода есть особенность - если работа такая была, но для подтверждения не были оформлены все необходимые документы, то использовать данную льготу нельзя.
Примеры кодов:
Полный список кодов также указан в инструкции по заполнению формы.
Столбец 10 должен содержать код, указывающий на стаж. При этом столбец 11 содержит продолжительность этого периода в месяцах и днях.
| Код | Описание |
| ДЕТИ | Период ухода за ребенком до 1,5 лет |
| НЕОПЛ | Отпуск без оплаты, просто из-за работника |
| ВРНЕТРУД | Нахождение на больничном |
| КВАЛИФ | Нахождение на повышении квалификации |
| ПРОСТОЙ | Простой из-за работодателя |
Полный перечень возможных кодов находится в инструкции к форме.
Столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» должен включать в себя отметку только в том случае, если днем увольнения работника является 31 декабря.
Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование
В этот раздел заносится информация только в том случае, если работник, на которого оформляется отчет, выходит на пенсию. Здесь расположены две графы в форме вопросов, на которые необходимо дать ответы путем проставления отметок.
Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения
Этот раздел также подлежит заполнению только тогда, когда работник собирается выходить на пенсию. В разделе необходимо отметить периоды, за которые происходило начисление взносов, а также указать - выполнялась ли их уплата.
Приложения для заполнения граф 9-12
Опись ОДВ-1
Вместе с оформлением отчета СЗВ-СТАЖ, ответственное лицо должно также заполнить и передать опись по форме ОДВ-1. В ней производится обобщение всех данных, которые были занесены в отчет.
Опись может быть составлена в одном из трех допустимых форматов: «Исходный», «Корректирующий», а так же «Отменяющий». Выбор формата происходит путем проставления отметки «Х» в соответствующем окне.
В разделе 1 указываются сведения об организации. Заполнение этих сведений происходит по аналогии с разделом 1 формы СЗВ-СТАЖ.
В разделе 2 графа «Отчетный период» должна всегда включать «0». В графу «Год» записывается номер года, за который оформлены отчет и опись.
В раздел 3 записывается общее количество работников, включенных в отчет.
Раздел 4 заполняется только тогда, когда в отчетах находятся данные формата СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и имеющие пометку «Особая». Данные, которые здесь отражаются, должны быть представлены за весь период составления отчета.
В раздел 5 заносятся сведения, если в отчете есть данные формата СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ по работникам, которые собираются оформлять пенсию досрочно, из-за особых климатических условий либо вредных факторов.
Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении
Закон устанавливает, что необходимо выдавать на руки форму СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Если компания оформляет и сдает отчет по итогам года, то в него включается информация по всех работникам, осуществлявшим трудовые отношения в данном периоде.
Если же бланк оформляется при увольнении, то он должен содержать в себе сведения только по этому работнику. В противном случае произойдет нарушение законодательства по защите персональных данных по отношению к другим сотрудникам. А такое действие не допустимо.
Если происходит оформление отчета по причине увольнения, то ему необходимо присвоить статус «Исходный», в качестве года заполнения указать год увольнения.
В табличной части указывается дата, в которую работник был принят, либо день начала года (если он работал до этого времени). В качестве дня, завершающего период, указывается день увольнения. Если сотрудник уволился 31 декабря, то эта дата указывается как завершение времени работы, а также ставится отметка в графе 14.
Внимание: разделы 4 и 5 данными не заполняются, если такой отчет оформляется для выдачи уволенному сотруднику.
Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ
Отчет устанавливает, что он подается в ПФ в случаях, если у субъекта бизнеса есть хоть одно заключенное трудовое соглашение. У предпринимателя без работников, а также адвоката или нотариуса, которые работают в одиночку, обязанностей подавать этот отчет нет.
Нужно отметить, что формат данного отчета подразумевает, что в табличной части должна содержаться хотя бы одна строка с данными. В противном случае он не сможет пройти входной контроль на правильность заполнения.
Для компаний нет однозначного ответа по поводу оформления нулевого отчета. Это связано с тем, что у этого субъекта бизнеса есть как минимум директор, указанный в Уставе.
Поэтому, необходимость сдать отчет может быть двоякой:
- У компании нет ни одного трудового соглашения, в том числе и с директором. Значит отчет сдавать не нужно. Но при этом директор должен быть наемным лицом со стороны, а не единственным учредителем.
- Отчет сдавать необходимо, если договор с руководителем заключен. Кроме этого, это также придется делать, если договора нет, но директор является единственным собственником. В этом случае, по закону, он считается состоящим в трудовых отношениях не зависимо от фактического заключения соглашения. В отчете будет указана единственная строка с данным лицом.
Внимание: отчет не будет считаться нулевым, если у организации есть работники, но все они находятся в отпусках без оплаты. В этой ситуации они все вносятся в бланк, с указанием кода периода.
Штрафы за не сданный отчет или за невыдачу при увольнении
Установлено несколько штрафов за неподачу отчета, размер которых зависит от обстоятельств нарушения:
- Субъект бизнеса подал отчет в полном объеме, однако не был соблюден установленный законом срок - по 500 рублей за каждого работника, сведения о котором не были отправлены вовремя.
- Отчет был отправлен в необходимый срок, однако в нет отражены не все нужные работники - по 500 рублей за каждого сотрудника, информация о котором не попала в отчет при сдаче.
- Отчет был передан в орган вовремя, и в нем указаны все необходимые работники. Однако во время проверки контролирующий орган выяснил, что по некоторым сотрудникам в отчет были внесены недостоверные данные - по 500 рублей за каждого человека, по которому были переданы неверные данные.
Еще один штраф устанавливается на случай, когда субъект бизнеса был обязан отчитываться только в электронном виде, а подал отчет на бумаге. Его размер установлен в сумме 1000 рублей.
Важно: поскольку по закону работодатель обязан при увольнении передать своему бывшему сотруднику на руки бланки СЗВ-СТАЖ со сведениями о нем, были введены штрафы за нарушение этой обязанности. Его размер установлен в сумме 50000 рублей.
Такой же размер штрафа необходимо будет уплатить в ситуации, когда сотрудник делает себе документы на трудовую пенсию, а компания в установленный трех-дневный срок не подала на него сведения в ПФ.
