Главная » Штрафы » Если работник поменял паспорт нужен ли приказ. Как отразить в документах смену фамилии. Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах

Если работник поменял паспорт нужен ли приказ. Как отразить в документах смену фамилии. Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах

Работник сменил фамилию.

Взять с сотрудника заявление и оформить приказ

Разумеется, из-за смены фамилии работника (а может быть, и имени) придется вносить изменения во многие документы. Но чтобы на то появились законные основания, устного сообщения сотрудника недостаточно. Нужны письменные доказательства.

Если ваша компания на «упрощенке» Все рекомендации в данной статье подойдут и для тех компаний, которые платят «упрощенный» налог.

Итак, с человека, недавно сменившего фамилию, возьмите сначала заявление на имя руководителя компании с просьбой внести изменения в соответствующие документы. При этом снимите копии с нового паспорта сотрудника и с бумаг, подтверждающих смену его личных данных. Зачастую это свидетельства о браке или разводе. Но может быть и просто свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества, выданное отделом ЗАГСа.

Копии заверьте печатью организации и своей подписью (если вы выполняете функции начальника отдела кадров). Потом вы их подошьете в личное дело работника.

Теперь надо издать приказ об изменении анкетных данных сотрудника за подписью руководителя. Строго установленной формы для такого приказа нет. Ваша воля составить его так, как посчитаете нужным. Только обязательно перечислите и старые, и новые данные работника, а также реквизиты тех документов, копии которых вы недавно сделали.

Чтобы вам помочь, в этой статье мы разместили примерный образец приказа ниже. Да, и не забудьте ознакомить с документом под роспись самого работника.

Исправить личные данные в трудовом договоре

Безусловно, фамилию и паспортные данные работника в трудовом договоре надо исправить на новые. Но четких правил, как это сделать, в законодательстве нет. Предлагаем на ваш выбор два варианта.

Первый вариант. Можно составить к трудовому договору дополнительное соглашение, где прописать, что с такой-то даты (например, с даты издания приказа) договор следует читать в новой редакции. И перечислить, где по тексту контракта вносятся изменения или просто изложить его с учетом новых персональных данных.

Еще по этой теме Подробнее о правилах оформления пенсионных карточек читайте в статье, опубликованной в журнале «Главбух» № 8, 2009 .

Сотрудники фонда в течение месяца примут решение об обмене карточки и направят вам новую. Как только придет переоформленное свидетельство, в недельный срок выдайте его сотруднику. Вместе с карточкой будет еще сопроводительная ведомость - пусть в ней работник распишется, когда заберет у вас свидетельство. После этого не забудьте в течение месяца отправить ведомость обратно в отделение ПФР.

В то время, пока в фонде оформляют новую пенсионную карточку, позаботьтесь об обмене медицинского полиса. Вид страхования - добровольный или обязательный - здесь не важен. О том, что один из ваших работников сменил фамилию, сообщите в страховую компанию, выдавшую полис. Там вам скажут точно, какие документы предоставить. В итоге изготовят полис с обновленными данными.

Что еще надо сделать, если фамилию сменил директор

Когда фамилию меняет руководитель, внести изменения в документы, о которых написано в статье, недостаточно. Остается еще ряд действий, причем очень важных.

Известить налоговую инспекцию. Личные данные руководителя содержатся в ЕГРЮЛ. Поэтому новые сведения о таком особом работнике надо сообщить в ИФНС, чтобы инспекторы внесли изменения в базу ЕГРЮЛ. Для этого подайте заявление по форме Р14001, заверенное у нотариуса. Через 5 дней налоговики выдадут вам свидетельство о внесении изменений и выписку из реестра. Если директор заодно является соучредителем (участником) организации, изменения вносятся и в учредительные документы компании. Плюс еще одно заявление в налоговую - по форме Р13001.

Уведомить банк и контрагентов. В банк, обслуживающий вашу компанию, предоставьте новую банковскую карточку. В ней будут новые данные руководителя, с подписью. Затем надо выбрать время и просмотреть договоры с контрагентами. Если где-то есть пункт, обязывающий сообщать о любых изменениях в реквизитах компании (в том числе фамилии руководителя), его надо выполнить.

Главное, о чем важно помнить

1. Старую фамилию работника надо исправить на новую во всех документах, где содержатся персональные данные. Самое главное - изменить надо трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку. Кроме того, работодатель обязан обменять пенсионную карточку и полис медстрахования работника.

2. Прежде чем вносить изменения в кадровые бумаги, от работника надо получить копии нового паспорта и подтверждающего свидетельства из ЗАГСа. Со слов сотрудника делать исправления нельзя.

Я ищу «что делать если сотрудник предоставил измененные паспортные данные через год?» и не могу найти нужное. Возвращаясь к вопросу предоставления сотрудником паспортных данных через год в отдел кадров, после получения документа, вы написали, что все доп.соглашения нужно переподписывать. Хотелось бы уточнить в связи с чем? Это как-то регламентировано в законодательстве? как избежать работодателю в лице кадровой службы переподписки документов? Жду ответа. Благодарю!

Ответ

Ответ на вопрос:

Все документы оформляются текущим числом. Так как работник представил новый паспорт работодателю спустя год, то можно составить акт в присутствии не менее двух свидетелей о дате представления документов.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека.

Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация ".

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми. В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника.

Таким образом, с предоставленного работником нового паспорта снимите копию, которую после внесения всех изменения подшейте в личное дело работника. На основании данного паспорта внесите изменения в трудовой договор и личную карточку работника.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2
к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475

г. Москва 22.10.2012

«Альфа» , именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича , действующего на основании устава , с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна , именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее - Трудовой договор) следующие изменения.

1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 22.10.2012 ».

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) _______________ В.Н. Зайцева
22.10.2012

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет

И.И. Шкловец

При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при , то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (). В изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в , если в раздела «Общие сведения» не осталось свободного места. Такой вывод следует из Трудового кодекса РФ и , утвержденных .

Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Обязан ли работодатель издавать приказ по предприятию в случае изменения у работника личных данных (ФИО, паспортные данные, адрес места жительства)?Или же достаточно просто внести необходимые изменения на основании предоставленных документов, без заявления (с просьбой об изменении) работника и приказа по предприятию?

Ответ

Ответ на вопрос:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

У вас не останется вопросов о приказе о награждении почетной грамотой после прочтения статьи по ссылке.

В карточке Т-2 впишите новые паспортные данные и прописку, подпись лица, который внес новые данные и дату.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2
к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475

г. Москва 22.10.2012

«Альфа» , именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича , действующего на основании устава , с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна , именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения.

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

Подписи сторон:

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) _______________ В.Н. Зайцева
22.10.2012

При изменении фамилии:

Документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт. Соответственно , сначала работница должна внести изменения в нег- получить новый паспорт.

После чего сотруднице необходимо написать заявление с просьбой внести такие изменения в кадровую документацию, предоставив подтверждающие документы, а работодатель должен издать приказ и внести такие изменения.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

паспорт;
свидетельство о браке.

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке , об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба. Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке. При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника.

Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е. дата предоставления документов сотрудником.

Следовательно, после внесения всех изменений в кадровые документы, Вы можете сотрудницу уже идентифицировать под новой фамилией.

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить?

В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния». Личные данные работника могут измениться в результате заключения брака, развода или решения человека их поменять. Задача кадровой службы, особенно в крупных организациях, как можно быстрее оформить эти изменения, чтобы предотвратить путаницу в оформлении организационных, бухгалтерских и налоговых документов.

Что исправляем?

Итак, если необходимо изменить личные данные работника, он должен написать соответствующее заявление в кадровую службу организации. На этом основании издаем приказ, вносим изменения в трудовую книжку, личную карточку № Т-2, дополняем трудовой договор.

Основания для изменения личных данных работника

Действие	Дата начала действия изменений	Подтверждающий документ	Личные документы, в которые (событие) обязательно вносятся изменения
Заключение брака	День государственной регистрации (ст. 10 СК РФ)	Свидетельство о заключении брака
Расторжение брака	День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу (ст. 25 СК РФ)	Свидетельство о расторжении брака	Паспорт (документ, удостоверяющий личность)
Перемена имени	День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу	Свидетельство о перемене имени	Паспорт (документ, удостоверяющий личность);все ранее выданные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния; свидетельство о рождении ребенка (если он еще не достиг возраста 18 лет)

Заявление. Заявление в свободной форме работник должен написать собственноручно и приложить к нему копии подтверждающих документов (свидетельство ЗАГС, паспорт и т. п.). Образец заявления представлен ниже.

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт. Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф. Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт. И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор.

Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Трудовая книжка. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве производится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя запись и вносится новая. Ссылки на подтверждающие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (уполномоченного лица) и печатью работодателя* (образец ниже).

Личная карточка (форма № Т-2). При изменении сведений о работнике в его личной карточке данные заверяются подписью работника кадровой службы**. Не забудьте указать дату внесения изменений (образец ниже).

Трудовой договор. Итак, на очереди этот важный документ. Напомним, что статья 57 Трудового кодекса предписывает включать в текст трудового договора фамилию, имя, отчество работника и сведения о документе, удостоверяющем его личность. Поэтому изменение этих данных обязательно должно быть отражено в трудовом договоре. Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора. Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает. Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец).

* Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Журнал: Кадровое дело, №6, 2008 год
Формы документов:

Формы документов : пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор :

г. Москва 25.08.2010

Закрытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ЗАО «ПФ
"Мастер"»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Львова
Александра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой
стороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее - Трудовой
договор) следующие изменения:

1. В связи со сменой фамилии работника в связи с регистрацией брака (Свидетельство о браке серия ____________ № ________________ выдано _______________________________ «___»_____________________________________________) изменить в преамбуле трудового договора
фамилию «Иванова» на «Зайцева».

2. Изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора «фамилию работника «Иванова « на «Зайцева».

3. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для
исполнения сторонами.

4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному
экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 25 августа 2010 года. Оба
экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) В.Н. Зайцева
25.08.2010

3. Правовая база:

"Основы законодательства Российской Федерации о нотариате"

(утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)

(ред. от 05.04.2013)

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий

Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.

Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91

4. Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати. При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

Если документ, подлежащий удостоверению или свидетельствованию, изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен нотариусом.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

(ред. от 23.07.2013)

"О бухгалтерском учете"

Статья 9. Первичные учетные документы

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Вступление в брак (или развод) — одна из самых распространенных причин смены фамилии работника. В этом случае новые данные нужно указать в бухгалтерских и кадровых документах организации. Если фамилию поменял руководитель организации, об этом необходимо уведомить еще и налоговую инспекцию, ПФР, банк и деловых партнеров. Обо всем по порядку.

Изменения в «кадровых» документах

Согласно п. 2 ст. 19 ГК РФ любой гражданин РФ, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Причем фамилия может быть изменена как на основании актов гражданского состояния (заключение или расторжение брака), так и по желанию лица.

Руководитель, изменивший фамилию, должен подать в кадровую службу заявление о внесении изменений в документы. Данное заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению руководитель должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии). Подлинники документов достаточно просто предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Далее на основании заявления руководителя необходимо подготовить и зафиксировать в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого руководителя, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Обратите внимание, что приказ издается только при предъявлении руководителем нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно), так как, пока работник не поменял паспорт, фамилия его остается прежней.

Согласно п. 12 Положения о паспорте гражданина РФ*(1) замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола. В соответствии с п. 15 Положения о паспорте гражданина РФ документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.

На основании представленных документов (свидетельства о браке и паспорта) необходимо внести изменения в «кадровые» документы, содержащие персональные данные руководителя. В первую очередь нужно скорректировать данные в трудовой книжке и личной карточке работника (форма Т-2 *(2)).

Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек*(3) изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.

Изменения указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.

Изменения в личную карточку работника можно внести двумя способами:

— прежнюю фамилию (имя, отчество) зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и сверху или сбоку написать новые сведения. Далее исправления заверить подписью уполномоченного лица*(4);

— распечатать личную карточку с новыми данными. Достаточно будет распечатать те страницы личной карточки, в которые вносились изменения. На прежней странице делается отметка, что она была заменена в связи с изменением фамилии. На новой странице тоже следует отразить факт замены.

О трудовом договоре

Согласно ст. 72 ТК РФ внесение изменений в трудовой договор руководителя осуществляется в случае изменений определенными сторонами условий труда. Смена фамилии не изменяет условий труда, поэтому возникает вопрос — нужно ли вносить изменения в трудовой договор, заключать дополнительное соглашение к нему или же будет достаточно приложить к заключенному договору копии документов о смене фамилии? Однозначного ответа нет.

На наш взгляд, если зафиксировать смену фамилии в трудовом договоре с руководителем, это не будет нарушением законодательства. Внесение изменений можно произвести двумя способами.

Первый способ: указать новую фамилию в тексте трудового договора, отметив, на основании какого документа вносятся изменения (наименование документа, орган, выдавший документ, его номер и дата выдачи). Также внести исправления в раздел «Реквизиты сторон», так как вместе со сменой фамилии у сотрудника изменились и паспортные данные.

Обратите внимание, что исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, что находится у сотрудника.

Второй способ: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указать, что с определенной даты (даты изменения персональных данных) договор следует читать в новой редакции.

Подаем документы в налоговую инспекцию

В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), помимо прочих сведений, содержится информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от имени организации. Это установлено п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения в течение трех дней с момента получения руководителем нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Если срок пропущен, налоговые инспекторы могут привлечь к административной ответственности руководителя организации, осуществляющего руководство текущей деятельностью организации. То есть могут вынести предупреждение или наложить административный штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Согласно п. 3 Требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», документы о смене фамилии в инспекцию можно представить одним из трех способов:

— через представителя;

— почтовым отправлением с уведомлением и описью вложения, которую заверяет работник почты.

Если документы в инспекцию представляет уполномоченное лицо, на него нужно в обязательном порядке оформить заверенную у нотариуса доверенность (абз. 3 п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Сообщаем в ПФР

Сменив фамилию, руководитель должен обратиться в свое территориальное отделение ПФР, чтобы внести в лицевой счет застрахованного лица информацию об изменении (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ)).

Причем руководитель должен написать заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Получив такое заявление, организация-работодатель должна в двухнедельный срок передать его в территориальный орган ПФР вместе с описью необходимых документов.

На основании полученных документов работники ПФР в течение месяца отражают все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдают новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ).

Информируем банк

Бюджетное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях (п. 4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

Также в соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» бюджетное учреждение нового типа вправе привлекать кредиты и заключать договоры финансового лизинга, которые дают руководителям бюджетных учреждений возможность приобретения транспортных средств или оборудования для оказания платных услуг, развития материальной базы для научных исследований и т.п.

Право первой подписи на документах по оплате или кредитам имеет руководитель организации, а следовательно, необходимо известить банк о смене фамилии руководителя и заменить банковскую карточку с образцами подписей (п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»).

Таким образом, организация должна представить в банк:

— банковскую карточку с указанием новой фамилии руководителя. Новую подпись нужно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке у уполномоченного сотрудника (п. 7.12 и 7.13 названной инструкции);

— документ, удостоверяющий личность руководителя, с новой фамилией.

Сроки уведомления банка о смене персональных данных работников и руководителей, имеющих право первой подписи, законодательством не установлены. Обычно этот срок указывается в договоре банковского счета.

Не забываем о партнерах

Руководитель подписывает договоры бюджетной организации, поэтому об изменении его фамилии также необходимо уведомить всех партнеров, с которыми у учреждения заключены действующие на данный момент договоры.

Обычной практикой в договорах является пункт, что, если у одной стороны меняются какие-либо реквизиты (в том числе фамилия руководителя), она обязана сообщить об этом другим сторонам договора. За нарушение данного пункта могут предусматриваться серьезные штрафные санкции.

Для того чтобы сообщить партнерам об изменении персональных данных руководителя, достаточно направить в их адрес информационное письмо. Рекомендуем оформить его на фирменном бланке организации с новой подписью руководителя.

Данное письмо составляется в произвольной форме и отправляется по почтовому адресу, приведенному в договоре, или факсу (электронной почте), если такой способ обмена информацией зафиксирован в договоре. В случае, когда партнерская организация требует копию документа, на основании которого была изменена фамилия, к информационному письму необходимо приложить копию свидетельства о регистрации (или расторжении) брака или копию нового паспорта руководителя. По согласованию с контрагентом копию документа заверяет должностное лицо самой организации либо нотариус.

М.Г. Суховская, юрист

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени - да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.

В материале пойдет речь о ситуации, когда ф. и. о. сменил рядовой сотрудник фирмы. О том, что нужно делать, когда персональные данные поменялись у директора организации, мы писали:

И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева. В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.

Кадровая часть работы

ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене именист. 30 , п. 1 ст. 38 , ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

При смене ф. и. о. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспортап. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828 , п. 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации .

Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Генеральному директору ООО «Пуш»
Лебедеву А.И.
от офис-менеджера Шереметьевой М.Г.

Заявление

В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г. Москвы 25.02.2011.

28.02.2011

М.Г. Шереметьева

ШАГ 2. Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделатьп. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ; п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек... утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

(1) На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.

ШАГ 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма № Т-2 ): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудникараздел 1 Указаний... утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Внимание

При смене работником ф. и. о. никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяютсяст. 72 ТК РФ .

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихприложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ;
лицевом счете (формы № Т-54, Т-54А)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
графике отпусков (форма № Т-7)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Бухгалтерская часть работы

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в нихч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П .

О том, как самостоятельно разработать карточку по НДФЛ на 2011 г., мы писали: 2010, № 23, с. 67

Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.

Кроме того, вам нужно в 2-н едельный срок с того момента, когда у вас оказались копии документов, подтверждающих смену ф. и. о. сотрудника, подать в свое отделение ПФРпп. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета... утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее - Инструкция) :

Напоминаем руководителю

Если на работника, сменившего ф. и. о., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов фирмы в суде), необходимо их переоформить.

заявление об обмене страхового свидетельства (форма № АДВ-2 ), подписанное работником;
опись документов (форма № АДВ-6-1утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п )п. 7 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п .

Получив в отделении ПФР новое свидетельство, вы должны в течение недели выдать его сотруднику, а тот должен расписаться в сопроводительной ведомости в его получениип. 14 Инструкции . В течение месяца после получения страхового свидетельства вам следует вернуть в ПФР сопроводительную ведомостьп. 17 Инструкции .

Если близится очередной срок сдачи персонифицированной отчетности, то во избежание проблем имеет смысл подать на сотрудника, сменившего ф. и. о., сведения со старыми данными. А вот когда отчетность будет благополучно сдана, можно уже затевать процедуру обмена старого страхового свидетельства на новое.

Извещать каким-либо образом остальные фонды (ФСС, ФОМС) о смене работником фамилии, имени или отчества не нужно.

При изменении работником ф. и. о. и других персональных данных его ИНН не меняется , . Таким образом, уведомлять налоговиков о смене ф. и. о., а также обращаться в инспекцию за получением нового свидетельства о постановке на учет работнику не нужно.

Как видим, для бухгалтера последствия смены сотрудником ф. и. о. не такие уж страшные. Главное, чтобы сам сотрудник вовремя сообщал обо всех изменениях в своих личных данных.

Просмотров