Справка о предоставлении отпуска. Три важных образца справок для сотрудников

Работающему человеку очень часто приходится обращаться на предприятие за получением справки. Она может быть нужна для чего угодно и содержать любую информацию. Этот документ является наиболее затребованным в кадровом делопроизводстве. При этом нет четкой формы его заполнения. В данной статье попробуем разобрать основные правила оформления справки с места работы по месту требования.

Для чего может быть нужна справка

Справка с места работы — это официальный документ, содержащий необходимую для предъявления в определенную организацию информацию . Обычно ею подтверждается данные об трудовых взаимоотношениях, занимаемой должности и сумме заработной платы.

Форма изложения материала и его объем зависят от места и цели предоставления информации. Наиболее часто сведения выдаются для следующих организаций:

Бланк должен отражать только требуемые сотрудником данные , поэтому не может быть его строгого шаблона.

К оформлению справки необходимо отнестись очень ответственно, так как во многих случаях она является определяющим моментом для получения положительного либо отрицательного ответа в банке или консульстве.

Как ее получить

Каждое предприятие имеет право установить собственную процедуру оформления документа . В небольших организациях достаточно устно обратится с просьбой к ответственному сотруднику или непосредственному начальнику.

Такой способ связан с некоторыми неудобствами. Например, работник может не получить желаемую бумагу в нужное время по причине забывчивости исполнителя. Доказать время обращения будет не возможно, так ка запрос сделан устно.

Во избежание подобных инцидентов лучше оформить письменное требование на выдачу бланка . Стандартного бланка заявления не существует.

В нем должна быть отражена следующая информация :

• Ф.И.О. заявителя, его должность;
• Четко сформулированный запрос. (Например, нужна справка о заработной плате за последние 6 месяцев);
• Место предоставления справки. Обычно принята формулировка «справка предоставляется по месту требования». По просьбе заявителя можно точно конкретизировать информацию;
• Цель получения документа. (Например, информация необходима для предоставления в банковское учреждение для получения кредита.) Работник имеет полное право не предоставлять сведения о цели получения данных работодателю.

После оформления письменного запроса работодатель обязан выдать справку и все необходимые к ней выписки и приложения в течение трех дней . Эта норма отражена в статье 62 ТК Российской Федерации. Наниматель не имеет право отказать работнику в выдаче документа, если требуемая информация касается трудовых взаимоотношений.

Если организация отказывается от выдачи информации, не имея на то ни каких оснований, работник имеет право обратиться с жалобой в прокуратуру, суд и другие инстанции.

Особенности оформления

Обычно для написания данных используется фирменный бланк организации. Форма составления произвольная. Если в кадровом делопроизводстве используется определенный шаблон документа, это должно быть указано в актах о внутренней учетной политике.

При этом обязательно наличие следующих сведений:

1. Наименование документа.
2. Название организации.
3. Номер и дата регистрации.
4. Основная информация, описанная в соответствии с запросом.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя организации . Необходимо заручится подписью сотрудника, ответственного за предоставляемые сведения.

Организации, излагающие информацию на фирменном банке имеют право не заверять ее собственной печатью. Во избежание конфликтов и не понимания со стороны адресата, лучше этим правом не пользоваться, а поставить на документ мокрую печать.

Основные правила заполнения справки по месту требования:

1. Сведения, предоставляемые в документе должны быть достоверными. Предоставление ложной или искаженной информации несет серозные последствия для предприятия в виде штрафов.
2. Приложения будут считаться не действительными, если их перечня нет в бланке.
3. Не запрещено рукописное оформление документа, главное чтобы почерк был разборчивым, а прописанная цифрами информация не имела нескольких вариантов прочтения.
4. Данные излагаются на стандартном бумажном листе формата А4. Не стоит экономить бумагу, используя уменьшенный формат А6, в некоторых организациях, например в консульствах, такой бланк не будет приниматься к рассмотрению.
5. Минимальное количество экземпляров – 2. Максимальное их число не ограничено, главное чтобы каждый экземпляр заверялся и оформлялся надлежащим образом.
6. Недопустимо наличие исправлений. После получения ее на руки, заявитель должен внимательно изучить содержание документа. Если обнаружены не точности или помарки их исправлять нельзя. Сотрудник вправе потребовать выдачу новой справки. Для этого ему не нужно писать новый запрос.
7. Выдачу готового документа заявителю необходимо зафиксировать специальном регистрационном журнале. Получение документа работник фиксирует собственноручной подписью с указанием даты.

В зависимости от предоставляемой информации, выпиской справки занимаются различные отделы организации. Данные о работе и должности предоставляются отделом кадров. Сведения о заработной плате – бухгалтерией.

Для визы

Некоторые зарубежные страны принимают российских граждан имеющих только заграничный паспорт. Для посещения отдельных государств потребуется оформление визы, которое сопровождается сбором многочисленных справок и документов. Особенно много их для посещения стран шенгенской зоны.

Для того чтобы не получить отказа в визе из-за неправильного оформления справки с места работы документ должен быть оформлен в строгом соответствии со следующими правилами:

• информация прописывается на фирменном бланке организации. Обязательно на нем должна присутствовать полная информация об организации:
• наименование;
• фактический и юридический адрес;
• контактные данные: телефон, факс, электронный адрес.
• документ должен иметь исходящий номер и дату регистрации;
• необходимо указать данные и контактный телефон сотрудника, ответственного за достоверность предоставляемых данных;
• при изложении данных не допускается сокращения. То есть Ф.И.О. его должность и другие сведенья прописываются полностью во избежание разночтений;
• документ должен содержать данные о дате заключения трудового контракта;
• обязательно наличие следующей фразы — «что за время отсутствия Иванова Ивана Ивановича за ним сохраняется его должность и рабочее место». Не обязательно, но желательно отметить дату входа на работу;
• следует указать, что на время поездки сотруднику предоставлен очередной отпуск;
• сведения о заработной плате указываются за последние полгода. Обычно необходимо осуществить разбивку данных по месяцам с подведением конечного итога. Информация предоставляется в российских рублях. Не нужно переводить данные о заработке на иностранную валюту;
• данные заверяются печатью организации и подписью руководителя. Так как информация носит финансовый характер, то следует дополнить справку подписью финансового директора или главного бухгалтера;
• справке должна содержать информацию об адресате в виде точного указания наименования консульства в правом верхнем углу документа либо общей фразы – «предоставляется по месту требования».

Большое значение имеет срок выдачи данных. Не стоит заказывать ее заранее. Обычно она действует не более одного месяца с момента выдачи. Все указанные телефоны должны быть реальными и работающими, так как сотрудники консульства очень часто проверяют предоставленную информацию личным звонком.

Дополнительная информация о том, какую справку нужно предоставить для получения визы, смотрите видео.

С прошлого места работы

Уволившийся сотрудник имеет право требовать от работодателя справку . Так как нанимателя и работника, уже не связывают ни какие взаимоотношения, требующие подтверждения освобожденный от должности сотрудник может затребовать данные только о своей заработной плате. Обычно такая информация нужно для оформления социальной помощи.

Уволившийся сотрудник имеет право затребовать информацию о начислениях заработной платы за два предшествующих увольнению года . При устройстве на новое место эти данные пригодятся для начисления сумм больничных.

В социальную защиту

Такие справки обычно нужны для оформления различного рода социальной помощи . Если данные предоставляются для получения детского пособия, в тексте следует прописать информацию, о том выдавалось оно или нет на самом предприятии.

Также следует указать следующие данные:

• находится или не находится работник в отпуске по уходу за ребенком;
• период, на который предоставлен отпуск;
• сведения о ребенке: год рождения и Ф.И.О.

Форма данного документа не утверждена. В данном случае лучше точно указать адресата. Это можно сделать в правом верхнем углу непосредственно под «шапкой» документа либо при заполнении последней строчки, сразу после основного текста.

В центр занятости

Предоставление справки необходимо для назначения пособия по безработице . Его размер зависит от суммы средней заработной платы. Следовательно, в момент постановки на учет по безработице человек должен предоставить эту информацию, получив документ у бывшего нанимателя.

Документ оформляется в произвольной форме либо на стандартном бланке, выдаваемом центром занятости.

Справка с места работы по месту требования являются наиболее часто выписываемым документом . Направлений для ее использования не так много. Поэтому достаточно разработать несколько различных образцов и оформлять ее в полном соответствии с ними.

Назначается и выплачивается до достижения ребенком до 1.5 лет независимо от социального статуса заявителя, факта его трудоустройства и величины дохода. Однако при официальном трудоустройстве влияет доход заявителя за 2 предшествующих полных календарных года.

Ежемесячная выплата на детей до полутора лет назначается родителю, который оформил (как матери, так и отцу), или (в том числе бабушке, опекуну).

У матери ребенка право на получение ежемесячного пособия возникает:

• по окончании (с выплатой );
• сразу с момента рождения малыша - или уходящим сразу в отпуск по уходу.

Данное право сохраняется при продолжении работы матери на условиях неполной занятости (сокращенный рабочий день или неделя) до момента исполнения сыну или дочери полутора лет.

Важно!
Ежемесячное пособие на ребенка до 1.5 лет имеет право получать только один из родителей . Поэтому при оформлении выплаты обязательным документом является справка от второго из них о том, что ему не был предоставлен законный и ежемесячная детская выплата.

Образец справки о неполучении ежемесячного пособия до 1.5 лет

Форма справки не является четко установленной, однако она имеет схожее содержание независимо от выдающей ее организации-работодателя, органа соцзащиты или отделения ФСС.

Образец справки о неполучении пособия по уходу за ребенком

Традиционно справка о неполучении пособия печатается на бланке юр. лица в произвольном виде и содержит следующую информацию:

• данные о выдавшей организации с указанием ее реквизитов;
• регистрационный номер и дата выдачи;
• вид документа (справка);
• кому выдан;
• должность получателя (только если это справка с работы);
• положение о том, что отпуск по уходу за ребенком не предоставляется и соответствующее не выплачивается;
• цель выдачи документа (обычно формально указывается «для предъявления по месту требования» );
• подпись должностного лица, оттиск печати.

Справка от второго родителя не нужна , если мать и отец ребенка на момент обращения за пособием находятся в разводе.

Справка отцу о неиспользовании отпуска по уходу за ребенком с места работы (службы)

За получением справки к работодателю (нанимателю) обращаются:

• граждане, состоящие в трудовых отношениях;
• родители, проходящие службу по контракту в вооруженных силах РФ в стране или за ее пределами;
• служащие других государственных органов (МВД, погранслужбы, Противопожарной службы, сотрудники органов по контролю за оборотом наркотиков и т.п.).

Фактически единственное обязательное требование по факту содержания справки от нанимателя касается фразы о том, что ее получатель не использует отпуск по уходу за ребенком , о чем прямо говорится в Письме ФСС России № 14-03-11/15-10658 от 14.09.2011 года. Согласно законодательству, факт непредоставления пособия является следствием первого факта и подразумевается сам собой.

Справка отцу о неполучении пособия из органов соцзащиты населения

Если супруг потенциальной получательницы ежемесячной выплаты не работает (в том числе является учащимся, состоит на учете в службе занятости или по другим причинам), это не лишает его обязанности предоставить справку о неполучении соцвыплаты. При этом ввиду отсутствия работодателя обращаться необходимо в Управление соцзащиты населения (УСЗН) по месту жительства.

Органы соцзащиты выдают только справку о непредоставлении выплаты без упоминания , то есть констатируют факт неполучения выплаты вторым родителем.

Справка отцу о неполучении пособия из ФСС

Индивидуальный предприниматель (ИП) не является неработающим, он может добровольно уплачивать за себя страховые взносы на обязательное социальное страхования. Однако поскольку он фактически является работодателем самому себе, то справку на себя оформить не может.

Поэтому за документом о неполучении пособия ему придется обращаться непосредственно в Фонд соцстраха (ФСС) по месту жительства.

Помимо ИП эта норма также касается:

• адвокатов;
• нотариусов;
• врачей, ведущих частную практику;
• инженеров с лицензией на право деятельности;
• многих других самозанятых физ. лиц, ведущих хозяйственную или иную деятельность и зарегистрированных согласно требованиям трудового законодательства.

Справка, что пособие не назначалось и не выплачивалось по второму месту работы

Для заявителя, официально трудящегося у нескольких работодателей , список документов для выдачи соцпособия содержит дополнительный пункт.

Ему необходимо предоставить дополнительную справку на свое имя о том, что выплата пособия не производится по второму месту работы.

Таким образом:

• трудящийся вправе выбрать одну из своих должностей с наибольшим доходом, чтобы с учетом последнего было рассчитано пособие, и обратиться с заявлением о его предоставлении.
• от остальных работодателей (страхователей) заявитель должен получить справки, что отпуск по уходу за ребенком и соответствующее пособие им не предоставлялось.

Какие еще нужны документы для оформления пособия до 1.5 лет

Пособие выплачивается с учетом его предоставления только после подачи соответствующего заявления:

• Для работающих лиц, ухаживающих за ребенком, выплата предоставляется в форме страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию .
  • После подачи заявления деньги можно ежемесячно получать у работодателя или (в предусматриваемых случаях) - напрямую в Фонде социального страхования (ФСС).
  • Размер выплаты в этом случае будет зависеть от зарплаты получателя за последние 2 полных календарных года работы.
• получают помощь на ребенка в форме государственного социального обеспечения .
  • В этом случае пособие выплачивается в минимальном размере и оформить его можно при обращении в Управление соцзащиты населения (УСЗН) по месту жительства
  • Право на выплату предоставляется только в случае, если заявитель не получает в этот период пособие по безработице.

Для того, чтобы получать данную социальную выплату, заявитель должен предоставить документы согласно следующему списку.

Список документов на ежемесячное пособие по уходу за ребенком

Организация-работодатель или УСЗН по месту жительства принимают решение о назначении пособия по уходу за ребенком заявителю или отказе в течение 10 дней после подачи заявления.

Заключение

Допускается оформить лишь одному из родителей (матери или отцу), а также другим лицам, осуществляющим уход за ребенком. При этом от второго требуется предоставление справки о неполучении им пособия от работодателя.

Если супруг , получить справку тоже необходимо и труда не составит. Для этого нужно обратиться в УСЗН, а для самозанятых граждан - в местное отделение ФСС.

В справке работодатель обязан обозначить, что данное лицо не оформляло отпуск по уходу за детьми. Остальная информация необязательна. В справке от органа соцзащиты и фонда соцстрахования будет указано лишь о непредоставлении выплаты.

Отпускной период – всегда долгожданное событие, но в его преддверии человека, как правило, захватывают хлопоты, в числе которых может оказаться и сбор документации.

В некоторых случаях работнику не обойтись без предоставления справки об отпуске с места работы.

Справка об отпуске – это не унифицированный документ, а скорее информационный бланк, который подтверждает устные сведения о предоставлении отдыха в установленный период. Такая бумага не дает права на получение каких-то льгот или денежных вознаграждений, но имеет иные абсолютно конкретные цели.

Справка об отпуске может понадобиться в таких ситуациях:

1. Для подтверждения в детском дошкольном учреждении. Бланк позволяет ребенку оформить отпуск от посещения детского сада на все время отдыха родителей и одновременно сохранить за ним место в группе.
2. При получении визы. Посольства некоторых стран требуют такую бумагу, как дополнительное подтверждение того факта, что соискатель визы действительно работает и едет с исключительно туристической целью, а не с иными намерениями.
3. Оформляя декретный отпуск. Без бланка не обойтись тем женщинам, которые трудоустроились на новое место работы незадолго до выхода в декрет. Берется на предыдущем месте работы.
4. При внешнем совместительстве. Совмещенные работники имеют право по Трудовому кодексу на одновременное получение отпуска по всем местам труда. Причем оформить его по месту совмещения они могут, не дожидаясь обязательной отработки в полгода, при этом отказать начальство в оформлении отдыха не имеет права. А в случаях если отдых по основному месту работы превышает период на работе по совмещению, то еще и предоставить без сохранения заработной платы.

Во всех указанных случаях справка не является обязательным атрибутом, а оформляется только по требованию.

Правила составления

Справка о начале и продолжительности отпускного периода предоставляется при оформлении любого вида отдыха. Трудовое законодательство нигде не устанавливает запретов на предоставлении информации по предоставлению отпускных периодов. Следовательно, рабочий имеет право затребовать бланк при выходе в:

1. Ежегодный очередной отпуск.
2. Обязательный неоплачиваемый период.
3. Отпуск без сохранения заработной платы.

При составлении документа, главное – дать сведения о том, что отдых действительно предоставляется.

Обратите внимание, указывать размер заработной платы не обязательно, а иногда и вовсе не нужно.

Если речь идет о выдаче бланка в детский сад, то размер оклада не является важными и нужными сведениями. Совсем по-иному дело обстоит с посольскими представительствами, они чаще всего разрабатывают собственные формы бланков, в которых в том числе может быть затребована и финансовая информация.

Если затребовавшая справку сторона не уточнила, что именно следует прописать в бумаге, то составлять ее необходимо в произвольном порядке.

Форма и содержание

Форма бумаги об отдыхе, который еще только будет предоставлен или о пребывании в нем не установлена никакими законодательными нормами. Более того, для этой справки нет даже рекомендованной разработанной Минтруда формы. Поэтому при заполнении следует ориентироваться на тот факт, требует ли сторона-получатель информации на каком-то своем разработанном документе или никаких дополнительных условий не выставлено.

Если особых требований нет, то справку необходимо писать в свободном формате. Содержание бумаги должно соответствовать следующим требованиям:

1. Юридические реквизиты фирмы, которая выдает документ. Для простоты и удобства бумага может быть написана на фирменном бланке, тогда прописывать реквизиты отдельно не понадобиться.
2. Сведения о том, кому именно выдается документ. Лучше всего указать не только полную фамилию, имя и отчество, но и должность работника, а также его принадлежность к определенному структурному подразделению.
3. Информацию о виде выдаваемого отпуска.
4. Даты начала отдыха, его окончания и его общей продолжительности.
5. При необходимости сведения о средней заработной плате отпускника, здесь нет необходимости указывать сумму .
6. Заверения в том, что отдых выдается с правом на сохранения рабочего места.
7. Подписи составителя и директора организации.

В шапке реквизитов обязательно прописываются номера контактных телефонов, на случай если получатель бланка захочет сверить информацию и пожелает позвонить в организацию.

Кем оформляется

Так как содержание справки довольно вольное, то сама бумага может быть выдана довольно широким кругом лиц. Несомненно, чаще всего данный тип документации оформляется и выдается бухгалтерией предприятия. Когда сведения о средней заработной плате, должны указываться в обязательном порядке, то вариантов с заполнением не остается и бланк подготавливается именно в бухгалтерии.

Кроме бухгалтера, нахождение сотрудника в отпуске может зафиксировать работник отдела кадров, так как у него всегда под рукой информация о и продолжительность периодов для каждого работника организации. В мелких компаниях такую справку может заполнить секретарь или даже сам руководитель.

Главное, чтобы, вне зависимости от составителя, бланк содержал все обязательные сведения и был заверен как минимум подписью руководителя фирмы, а также имел печать предприятия.

Порядок выдачи документа

Документ о времени отдыха конкретного сотрудника всегда выдается по требованию самого работника. Работодатель не имеет права отказать в удовлетворении выдвинутого требования.

Трудовое законодательство не устанавливает обязательных сроков подготовки и выдачи данного вида бумаг. Ввиду того что информация, которая в них содержится, не требует особой подготовки, то обычно они оформляются в течение трех рабочих дней.

Работник не обязан писать заявление на выдачу справки, а просто устно выражает свою просьбу. Однако многие организации перестраховываются и требуют заявление, на котором впоследствии ставится письменная отметка сотрудника о том, что он получил готовый бланк на руки. После выдачи бланк может фиксироваться в специальном журнале или в журнале исходящей корреспонденции.

Бумага не требует дополнительного заверения у нотариуса, а ее конечный срок действия не определен.

Вам это будет интересно

Сотрудник имеет право попросить у руководителя справку с места работы об отпуске. Образца , установленного трудовым законодательством, не существует. Поэтому оформление происходит в произвольном порядке. Во избежание разногласий требуется отражать в ней всю необходимую информацию.

Для чего нужна

Справка может понадобиться в разных случаях. Так, при поездке за границу многие консульские отделы требуют ее предоставления, чтобы выдать шенгенскую визу. Ее нередко проверяют на подлинность специалисты, которые звонят по указанным в реквизитах телефонам – таковы требования посольств.

Иногда нужна такая справка об отпуске – в детский сад . Возможные причины:

• сохранение места за ребенком, который будет отсутствовать больше трех дней;
• внесение оплаты на льготных условиях (проблема актуальна для малообеспеченных семей);
• получение места в садике вне очереди – возможность предоставляют родителям-военнослужащим или полицейским;
• поездка в санаторий, детский лагерь и другие места по путевке (организует дошкольное учреждение).

Как оформляют

Подготовкой документа (справки с работы для садика и др.) занимается кадровый специалист или бухгалтер. Его печатают на фирменном бланке, который содержит все реквизиты предприятия. В нем указывают:

• должность отца/матери;
• уровень доходов;
• продолжительность отдыха;
• информацию о сохранении рабочего места на период отъезда.

Документ заверяют круглой печатью (если предприятие ее имеет в принципе) и подписью директора.

ПРИМЕР

Куравлевой, работающей в ООО «ЦПС» инженером по сертификации продукции машиностроения, необходимо предоставить в детский садик справку об отпуске с места работы. Образец документа представлен ниже.

Заметим, что при получении въездной визы документ обычно составляют по такому же принципу, что и справку в сад об отпуске . Главное отличие вот в чем: если ее оформляют для директора, то потребуется подпись других ответственных лиц (бухгалтера, заместителя и т. п.). При возможности рекомендуем писать текст также на английском языке.

Любой работник имеет право обратиться к своему работодателю с просьбой о том, чтобы тот выдал ему справку про отпуск. Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо правил составления данного документа, поэтому готовится она в произвольной форме. Единственное требование, которое нужно соблюдать, вносить в документ максимально возможный объем информации. Это поможет избежать разногласий и конфликтов.

Справка об отпуске с места работы запрашивается сотрудником для того, чтобы установить какие-либо факты и обстоятельства, имеющие юридическое значение. Подобный документ может понадобиться для предоставления в различные государственные органы: налоговая служба, Пенсионный фонд, судебные и правоохранительные органы и т.д.

Выдана такая справка может быть, как по запросу, поступившему непосредственно от сотрудника, так и по запросу от сторонних официальных структур. Например, подобный документ может быть запрошен в рамках уголовного или гражданского судопроизводства. На уровне закона также определено, что работодатель обязан предоставить бумагу в четко установленные для каждого отдельного случая сроки.

Что это такое

Справка об отпуске с места работы может быть запрошена работником у работодателя в любое время. До начала отпускного периода такая бумага может понадобиться тем особам, которые подают документы на визу для возможности въезда на территорию другой страны. Подобный документ в некоторых случаях требует предоставить администрация детского сада, когда ребенок не будет посещать учреждение на протяжении какого-то времени.

Нужно отметить, что, когда речь идет про получение визы, представителям посольства или консульства важнее получить документ, подготовленный работодателем, о том, что обращающийся за визой гражданин на самом деле работает в компании и получает зарплату в определенном размере.

Параллельно в этой же справке отмечается, когда работник планирует взять отпуск. Подобное возможно по той причине, что четко установленной формы справки про отпуск не существует.

Назначение

Как уже было отмечено, потребность в такой справке может возникнуть в различных случаях. Например, когда человек планирует поездку за рубеж, предоставления такого документа требуют посольства для выдачи шенгенской визы. Подлинность данной бумаги зачастую проверяется: специалисты связываются с руководством организации по телефонам, указанным в справке.

В детский сад справка с места работы с указанием информации про заработную плату и должность родителя требуется в следующих случаях:

• за ребенком, который будет отсутствовать более трех дней, будет сохранено место в дошкольном учреждении;
• у малообеспеченных семей появится возможность вносить оплату на льготных условиях;
• военнослужащие и полицейские смогут оформить своих детей в сад без очереди и т.д.

Справка про отпуск может запрашиваться органами прокуратуры, правоохранительными структурами, судебной инстанцией, если по отношению к конкретному человеку ведется разбирательство относительно его причастности к уголовному или гражданскому делу. Нередко такой документ помогает обеспечить алиби человеку и снять с него подозрения.

Порядок выдачи

Справка выдается на основании письменного заявления сотрудника, данное положение закреплено нормами Российского Трудового кодекса. Заявление, поданное в письменном виде, дает возможность определить, в какой срок должна быть выдана справка, поскольку термин выдачи ограничен тремя рабочими днями с момента обращения работника.

Соблюсти установленный срок возможно благодаря оптимизации процедуры согласования, визирования поданного заявления и назначения должностного лица, которое станет исполнителем запроса сотрудника и изготовит справку.

Некоторые работодатели пренебрегают сроками выдачи справки, отказываются принимать заявление сотрудника или вовсе не хотят заниматься изготовлением запрашиваемого документа, чем безусловно нарушают права работника.

Чтобы избежать неприятного общения с руководством, заявление можно направить почтовым отправлением с уведомлением и описью вложения. Установленный термин в три дня начнет отсчет с того момента, как письмо будет получено работодателем.

После того, как заявление получено, и руководитель распорядился, кто должен заняться подготовкой справки с основного места работы, исполнитель начинает составление документа. При этом нужно соблюсти форму справки и учесть пожелания сотрудника к ее содержанию.

Юридической силой будет обладать только тот документ, который составлен согласно требованиям российского законодательства и общим правилам делопроизводства. Для этого исполнитель должен уточнить у работника, для каких именно целей ему нужен данный документ и в какую именно инстанцию его планируется предоставить.

Поскольку нет установленных законом требований к составлению справки про отпуск, подготовка документа не вызывает особой сложности. Трудности могут быть вызваны исключительно наличием особых требований со стороны запрашивающей организации.

Документ чаще всего составляется на бланке организации-работодателя, реквизиты которого содержат название организации, ее месторасположение, телефоны, регистрационные данные (идентификационный и основной государственный регистрационный номер). Однако законодательных требований относительно использования бланка для изготовления справки не установлено.

Каждая организация имеет право самостоятельно определять форму и содержание документа по причине отсутствия требований законодательного характера по данному поводу. Адресоваться документ может как в конкретную организацию, так и предоставляться по месту требования.

Если в справке содержатся данные про должность, период работы в организации и иные подобные сведения, они все должны быть подкреплены ссылками на соответствующие внутренние документы компании (приказы, распоряжения и т.д.).

Лучше избегать указания в документе лишних сведений, которые не могут интересовать структуру, которой документ адресуется. При составлении данной бумаги исполнитель может получить информацию из личного дела работника, приказа про предоставление ему отпуска и другой кадровой документации.

Чаще всего оформлением справки занимается представитель кадровой службы или руководитель структурного подразделения, в котором числится сотрудник. Исполнитель должен поставить свою подпись на документе. Кроме этого обязательной является подпись руководителя организации под справкой и мокрая печать (при условии, что она есть).

Желательно, чтобы в отделе кадров или ином структурном подразделении, которое определено руководством компании, как отвечающее за документооборот фирмы, имелся образец справки про отпуск.

Подобный документ обычно содержит следующую информацию:

• наименование организации, которой выдается справка;
• адрес и контактный номер телефона компании;
• исходящий номер документа с датой выдачи;
• название документа;
• кому выдается (ФИО, должность в организации);
• даты, в которые отпуск был предоставлен или планируется его предоставление сотруднику;
• куда предоставляется справка;
• должность, фамилия и подпись руководителя компании;
• должность, фамилия и подпись особы, которая составила документ;
• печать.

Дополнительно в зависимости от места, куда подается справка, в документе может быть указано, с какого периода человек работает в организации и каков размер его среднемесячного оклада. Если бумага готовится для получения визы, зарплата указывается помесячно за год. Также важно написать, что на время отпуска за человеком сохраняется его рабочее место.

Для декрета

Справка про нахождение в декретном отпуске также не имеет установленного на законодательном уровне образца, однако, есть определенный набор реквизитов, которыми должен обладать документ.

За справкой женщине следует обратиться в отдел кадров по месту работы. Если в ней должна содержаться также какая-то финансовая информация, можно подать соответствующее заявление про выдачу справки в бухгалтерию.

Бланк справки про декретный отпуск должен содержать такие данные:

• полное название организации;
• основные реквизиты ( и т.д.);
• контактную информацию: номера телефонов компании;
• исходящий номер документа и дату его регистрации;
• название документа;
• имя сотрудницы, которой выдается бумага, ее должность в компании;
• подтверждение того, что она действительно работает в организации, указать с какого времени;
• период, на протяжении которого работница ;
• обязательно указать, что на время отпуска за женщиной сохраняется ее рабочее место;
• если нужно, указывается, куда предоставляется данная справка.

Как заверяется

Вопрос заверения документа требует особого рассмотрения. Несмотря на то, что законодательство не устанавливает конкретной формы справки про отпуск, которой следует придерживаться при подготовке подобного документа, абсолютно четко в законе сказано о том, что данная бумага требует надлежащего заверения.

Порядок, с соблюдением которого заверяются подобные документы, определяется внутренней документацией организационно-распорядительного характера, это может быть Положение, которое касается делопроизводства компании.

Подписывать справку имеет право лишь уполномоченное на подобные действия лицо. Общее правило устанавливает, что им является директор фирмы. Если это утверждено локальными нормативными документами организации, право подписи может быть делегировано другому сотруднику, в качестве которого, например, может выступать начальник отдела кадров.

Если в справке про отпуск содержится также информация финансового характера, например, размер ежемесячной заработной платы, вторым подписантом документа должен являться . Подписи, поставленные должностными особами на документе, заверяются мокрой печатью фирмы.

Подписанный надлежащим образом документ регистрируют в журнале исходящей документации и выдают на руки сотруднику/его законному представителю. Также документ может быть отправлен по почте.

Если справка изготавливается по требованию официального органа, документ после надлежащего оформления и регистрации отправляется по почте или может быть выдан под роспись представителю организации, у которого есть соответствующие для этого полномочия.