Главная » Права » Характеристика объяснительной записки. Образец объяснительной записки. Акт об отказе писать объяснительную записку

Характеристика объяснительной записки. Образец объяснительной записки. Акт об отказе писать объяснительную записку

Объяснительная записка - это нормативный внутрифирменный акт, написание которого разрешено в свободной форме.

Однако, существует определенная структура и рекомендации к заполнению данного документа. Прежде всего это использования делового и официального стиля в тексте.

В каких случаях пишется объяснительная

По своей сути объяснительные записки являются документами, объясняющими причины определенных фактов, и пишутся в случаях совершения дисциплинарного проступка в большей степени в трудовых взаимоотношениях, относится ко второй группе объяснительных записок по ОКУД.

В общероссийском классификаторе управленческой документации обозначена унифицированная форма «пояснительной записки о нарушении трудовой дисциплины», имеет код 0286091 и относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Объяснительные записки оформляются на белом листе формата А4, причем как в письменном формате от руки, так и в печатном виде. Причем в некоторых компаниях существуют специальные бланки для объяснительных записок.

В некоторых случаях объяснительные записки включают в себя приложения. В качестве него, как правило, используются медицинские справки, документы с места учебы и прочее, что может подтвердить уважительную причину проступка.

Такие записки могут быть, как оправдательными, где описывается причинно-следственные связи неправильного действия или бездействия, а также объяснительными, где прописываются четкие детали происшествия, при этом сам сотрудник в данном случае не является виновным.

В объяснительной записке рассматриваются такие аспекты, как:

Опоздание
Прогул
Кража
Нарушения нормативных правил компании
Появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии
Аморальное поведение

Требования к заполнению

Согласно Российскому законодательству, объяснительная записка пишется на имя руководителя и передается непосредственному руководителю структурного подразделения, в котором работает составитель.

В случае когда работодатель принял решение о применении дисциплинарного взыскания, составляется приказ или распоряжение. В течение трех рабочих дней с момента издания данный приказ должен быть объявлен работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться с ним, составляется соответствующий акт.

Объяснительная записка имеет следующую структуру:

Шапка документа, в которой указывается наименование организации, должностное лицо к которому направлен данный документ.
Наименование документа в данном случае это «Объяснительная записка»
Дата заявления и регистрационный номер
Предмет заявление (причина пр. касательно, о и так далее)
Основной текст
Имя, фамилия, отчество и должность составителя и его подпись

В деловом стиле важно применять устойчивые деловые обороты, которые в некоторых случаях закреплены законодательно.

При это необходимо чтобы заполняемый документ отвечал сразу нескольким требованиям:

достоверность;
объективность;
логичность;
аргументированность;
краткость;
ясность;
однозначность;

Важным пунктом внутрифирменной деловой переписки является тот факт, что все документы необходимо зарегистрировать.

При этом регистрация таких документов проводится согласно распоряжению руководителя. После того как руководитель изучил все обстоятельства нарушения и принял решение о дальнейших действиях, ставится подпись.

Порядок и правила заполнения

Объяснительная записка имеет достаточно простую структуру, в которой обязательно должны содержаться следующие данные:

Наименование структурного подразделения
Руководителю организации подразделения Резолюция
Ф.И.О. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины
Ф.И.О. работника, наименование должности
Наименование подразделения
Дата начала трудовых отношений
Вид нарушения
Описание причин, обстоятельств нарушения
Дата нарушения
Должность работника
Подпись /Расшифровка подписи

Таким образом как таковой нормативной формы объяснительной записки нет, каждая компания самостоятельно прописывает необходимые требования.

Однако, объяснительная записка должна включать две основные части:

фактическую – здесь важно указать факты, которые послужили поводом для написания данного документа
причинную – здесь необходимо прописать причинно-следственные связи.

Практика применения объяснительных записок также используется в учебном процессе при нарушениях, совершенных учениками в учебных заведениях.

Образец объяснительной записки

Директору ООО «Ромашка» Красиной П.П.от администратора торгового залаКорневой Н.В.

Объяснительная записка
Касательно разбитой витрины торгового зала 7 июля 2015 годаЯ, Корнева Наталья Владимировна, 7 июля 2015 года, размещая товар в центральной витрине торгового зала, не рассчитала собственные силы и задела стекло дверцы витрины. Моей вины в случившемся не нахожу.

Причиной этого считаю некорректную организацию работы сотрудников торгового зала, поскольку при размещении крупногабаритного товара, согласно внутреннему регламенту должен заниматься администратор мужского пола, в то время как все мужчины работают в другой смене. Прошу Вас обратить внимание на организационную структуру компании.

Таким образом, важно помнить следующее:

Необходимо использование делового стиля.
При написании объяснительной записки необходимо придерживаться определенной структуры и указать необходимые данные.
После написания документа, необходимо его зарегистрировать.

Носкова Елена

В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.

П исьменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное - при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее - ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

См. также образец требования о даче письменных объяснений в статье «Подложные документы для приема на работу »

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование », потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что . Уведомление по смыслу имеет другой оттенок - происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо - исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок - 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Свернуть Показать

Пример 2

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Свернуть Показать

Пример 3

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Свернуть Показать

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

03.09.2014 - 1-й день,
04.09.2014 - 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него - выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит - она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

должность,
личный росчерк и
И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка . Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа - объяснительная записка - пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4

«Шапка» объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 5

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Свернуть Показать

Обратите внимание: в Примере 5 устаревшей является строка с написанием вида документа (с маленькой буквы и точкой), а все, что выше - вполне корректно. Должность автора объяснительной записки может отступать от адресата (генерального директора, как в Примере 4), а может идти сразу на следующей строке (как в Примере 5). Предлог «от» может присутствовать или отсутствовать перед должностью автора.

За наименованием вида документа идет текст , который составляется в свободной форме. Единственные требования к нему:

корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
только точные даты, если нужно - время,
факты и причины сложившейся ситуации.

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это - не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Пример 6

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 7

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Поводов для опозданий или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки «по семейным» или «по личным обстоятельствам» (см. Пример 8). Еще один выход - признать свою вину без описания причин (Пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.

Пример 8

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 9

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Работник может предполагать, что его «простят», потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось, или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях:

Пример 10

Фрагмент текста объяснительной записки

В жизни может сложиться непредвиденная ситуация, в которой без не обойтись. Но как же правильно ее оформить? В данной статье рассмотрим, как именно атрибуты непременно должны быть отражены в этом деловом документе, а также затронем основные правила заполнения объяснительных записок.

Объяснительная записка — это документ

Объяснительная записка представляет собой деловой документ, в котором осуществляется сбор объяснений всех участников конфликта. Однако, следует понимать, что данный документ не является основанием для обращения с требованием к руководству. В нем просто на просто будет отражена суть проблемы.

Обычно объяснительную просят предъявить , нарушении рабочей дисциплины и т.д. Но при этом многие даже и не задумывались никогда, как же правильно надо составлять объяснительную записку. Чтобы разобраться в данном вопросе, можно пойти 2 путями:

В поисковой системе задать запрос «как правильно составить объяснительную записку» и выбрать наиболее подходящий вариант (на ваш взгляд)
Изучить данную статью и почерпнуть информацию о правильности составления объяснительной записки на все случаи жизни

Примите на заметку, что при составлении объяснительной записки действует одно основное правило. Оно является типовым правилом деловой переписки и соблюдение его должно быть таким:

В записке должна отражаться главная мысль проблемы в деловом стиле без ненормативного лексикона и просторечия
Достоверность указанной информации и краткое ее изложение
Объяснительная пишется от первого лица с логическим и последовательным построением предложения, сохраняя хронологию
В конце документ обязательно должен быть завизирован подписью и датой составления

Необходимость формы и бланка объяснительной записки

Объяснительная записка: образец

Типового бланка объяснительной записки нет, он попросту не утвержден. Поэтому записка пишется в произвольной форме. Но в случае, если вы понятия не имеете, как правильно написать объяснительную, то лучше воспользуйтесь образцом объяснительной записки на нашем сайте.

Примечательно, что в некоторых организациях утвержден свой собственный бланк объяснительной записки. Это не запрещается законодательством нашей страны, а значит вам придется использовать именно тот бланк, который предлагает вам предприятие.

Образец объяснительной записки руководству организации

На примере пояснительной записки руководству организации по причине опоздания или прогула рассмотрим, как все-таки надо составлять такой документ? Возьмем, например, ситуацию, когда работник опоздал на работу или вообще решил сделать себе выходной, который будет числиться прогулом. Что в таком случае писать?

В общем, заполнение объяснительной записки будет выглядеть примерно так:

В правом верхнем углу листа следует написать Ф.И.О. должностного лица, которому направляется пояснительная записка. К примеру, ООО Вишенка Иванову Ивану Ивановичу
Чуть ниже, под адресатом, надо указать от кого написана записка. Т.е. указываете свои данные. Например: от главного экономиста Левочкина Евгения Романовича.
Отступив еще чуть ниже, по центру листа необходимо написать название документа. А именно: Объяснительная.
Основная часть записки. В этой части пояснительной записки нужно четко и ясно отразить причину прогула, которую теперь руководство предприятия требует разъяснить.
Завершение. В конце надо поставить дату составления документа и свою подпись. К примеру: 29.06.16, Левочкин Е.Р.

Пример

В объяснительной записке придется объяснить причины нарушения

Пример основной части объяснительной записки выглядит должно иметь примерно такой вид: 28.06.2016 я не явился на рабочее место по уважительной причине – прорыв канализации в квартире. В результате возникновения аварийной ситуации мне пришлось вызывать аварийную службу, а также предпринимать меры по минимизации в результате аварии.

Аварийная служба приехала по вызову только через 4 часа, т.е. в 13.25 по местному времени. Бригада специалистов приступила к ремонтным работам в 13.40. Устранить проблемы они смогли лишь спустя 3 часа 45 минут. К тому времени рабочий день уже подходил к концу. Покинуть квартиру на время проведения ремонтных работ я не мог, поскольку проживаю сам. Соответственно кроме меня сантехникам никто больше не мог обеспечить доступ к моей квартире.

Позвонить и предупредить руководство предприятия, где я работаю я не мог, по причине отсутствия мобильного телефона. А при звонке со стационарного происходили какие-то помехи, из-за которых дозвониться на работу я не смог. К объяснительной записке прилагаю справку, которая подтверждает действительность произошедшей аварии и проведения ремонтных работ в моей квартире.

Составленная пояснительная записка направляется на рассмотрение начальнику или , которое уполномочено в данных вопросах. Тот, в свою очередь, изучает поданный документ и прилагает свою резолюцию по принятию конкретных мер по отношению к данному работнику.

Если руководитель принял решение применить по отношению к работнику дисциплинарное взыскание, то пояснительная записка будет прикреплена к делу в виде доказательства.

Объяснительная в школу

Объяснительная записка пишется на имя руководителя

В принципе, пояснительная записка в школу практически ничем не отличается от той записки, которая предоставляется работником по месту его трудоустройства. Главной отличительной чертой пояснительной записки в школу будет должностное лицо:

Классный руководитель
Завуч
Директор

Давайте рассмотрим, как же правильнее написать пояснительную в школу:

«Шапка», т.е. сверху в правом углу листа нужно указать адресата. Например, Директору СОШ №1 Кузьмину Алексею Викторовичу.
«От кого». Далее прописываете так: от ученицы 11-Б класса Лавренко Ирины Анатольевной. Если записка написана от лица родителя ученицы, то она должна быть написана от гр. Лавренко Ларисы Витальевной
Основная часть. Здесь в тексте надо пояснить причину опоздания на школьные занятия.

Пример

Допустим, что объяснительную записку писала мама ученицы, тогда ее содержание должно быть следующим:

«Я, Лавренко Лариса Витальевна, мама ученицы 11-Б класса Лавренко Ирины Анатольевной, относительно пропуска ею школьных уроков могу предоставить пояснения. Проснувшись утром, моя дочь пожаловалась на острую зубную боль, и мы отправились вместе с ней на прием к стоматологу. После оказания помощи врач сказал, что моей дочери нужен покой и лучше ей отправиться домой. В связи с этим ребенок не явился на занятия 12.10.2016. К пояснительной записке прикрепляю справку, которую выдал врач-стоматолог.»

Обычно такие объяснительные пишутся на имя классного руководителя. Но не в этом суть. Главное, разобраться кому именно будет адресована записка, и только потом приступайте к ее составлению.

Умение грамотно составить пояснительную записку никому не помешает. Однако, если за вашей спиной уже имеется неоднократное опоздание или пропуски, то, возможно, вам пора задуматься и поработать над своей пунктуальностью. Ведь это поможет вам исправить свою репутацию в лучшую сторону.

Как написать объяснительную? Научит видеоурок:

В некоторых жизненных ситуациях вам может понадобиться образец объяснительной записки, поэтому лучше заранее иметь представление, как правильно оформить бумагу.

Если вы хотите знать, какие обязательные пункты должны содержаться в данной форме деловой переписки, то в этой статье вы получите все ответы на интересующие вопросы, а именно, как написать объяснительную записку на работу и в школу.

Как писать объяснительную записку?

Давайте разберемся, что собой представляет объяснительная записка. Это особая форма делового документа, которая используется в том случае, когда требуется оценка сложившейся ситуации со всех сторон, и по этой причине берутся объяснения с участников инцидента.

Важно иметь представление, что объяснительная – это не одно и то же, что или докладная. Человек, пишущий объяснительную записку, не делает никаких заявлений, не просит директора разобраться в какой-то спорной ситуации, не делает выводов, а всего лишь отражает в письменной форме происшедший случай.

От работника могут потребовать написать объяснительную записку в таких случаях:

Прогул.
Опоздание на работу.
Нарушение сроков выполнение поставленного задания.
Невыполнение поставленной задачи и т.п

Объяснительная записка пишется с использованием типовых правил деловой переписки:

Вся излагаемая информация должна быть достоверной.
Деловой стиль изложения ситуации.
Отсутствие ненормативной и просторечной лексики.
Краткость изложения.
Предложения выстраиваются последовательно, логично, в хронологическом порядке.
Объяснительная пишется от первого лица.
В конце документа обязательно ставится дата составления и личная подпись.

Объяснительная записка на работу. Образец при опоздании

Правила составления объяснительной записки вы уже знаете, давайте конкретно разберемся, как написать объяснительную записку на работу . Образец составления документа будет выглядеть так:

Имя руководителя (или другого лица, имеющего соответствующие должностные полномочия), кому вы пишете объяснительную записку. Его следует прописать в правом верхнем углу. К примеру: «Директору ООО «Северный мост» Егоркину Анатолию Ивановичу».
Под адресатом, строчкой ниже, необходимо указать свои имя и должность: «от специалиста по договорной работе Ильченко Василия Петровича».
В центральной части бумаги пишется название документа: «Объяснительная».
Основная часть объяснительной записки содержит описание конкретных фактов, вызвавших ситуацию, которая потребовала объяснений. К примеру:
15.10.2015 года я приехал на работу с опозданием на 5 часов в связи с тем, что у меня дома прорвало батарею. Я вызвал аварийную службу и занимался тем, чтобы сократить до минимума нанесенный моему имуществу ущерб. Аварийная служба приехала спустя час после вызова и приступила к работе только в 10.00. Работа заняла у них 2 часа, поэтому закончили они лишь к 12.00. Во время ремонтных работ я никак не мог покинуть свою квартиру, так как проживаю один. После окончания работ, я сразу отправился на работу и прибыл в офис к 13.00. О создавшейся ситуации я предварительно оповестил по телефону начальнику отделения. К объяснительной записки я прилагаю документ, который зафиксировал факт случившегося прорыва отопительного прибора, вызова аварийной службы и ликвидации поломки батареи.
В конце документа следует проставить дату составления и подписаться лично. На примере это выглядит так: «15.10.2015 года Ильченко В. П.

Теперь вы знаете, что представляет собой образец объяснительной записки.

После подачи документа, она будет рассматриваться руководителем или должностным лицом, уполномоченным на это. После рассмотрения руководитель проставляет резолюцию относительно дальнейших действий в отношении сотрудника.

Если директор принял решение о применении в отношении работника мер дисциплинарного взыскания, то объяснительная записка, поданная сотрудником, будет в качестве доказательства приложена к делу.

Объяснительная записка в школу. Образец в случае пропуска

Если вам необходимо составить объяснительную записку в школу, то у нее не будет существенных отличий от образца, приведенного в качестве примера ранее.

Отличие будет лишь в адресате, и в его качестве могут выступить следующие лица:

Директор школы.
Классный руководитель.
Завуч.

В верхней части листа справа следует написать, к примеру: «Завучу школы № 15 Пимкину Юрию Васильевичу». От кого: «от ученика 11-«Б» класса Васечкина Петра Геннадьевича или «от гр. Васечкиной Юлии Владимировны» - в том случае, когда объяснительная записка подается кем-то из родителей учащегося.

Основная часть объяснительной записки должна содержать разъяснение обстоятельств, которые требуют объяснений. Заостряем внимание, что если документ подается родителем, то в основной части бумаги должно быть соответствующее пояснение.

К примеру:
Я, Соколова Нина Михайловна, мама ученика 11-Б класса Соколова Ивана Петровича, могу предоставить следующее пояснение относительно пропуска занятий 10.10.2015. Во время утренних сборов у сына заболел живот, он почувствовал недомогание и сказал мне об этом. Измерив температуру, я отметила, что она повышена и поэтому вызвала участкового врача. По этой причине я приняла решение оставить его дома и продолжить лечение, согласно рекомендациям врача. Отметка в карточке сына (ксерокопия) и справка с медицинского учреждения в подтверждении моих слов, прилагаются.

Отсюда видно, что существенных отличий при написании объяснительных записок для работы и школы не имеется. Главное уточнить, на чье имя составляется документ. Как правило, общение между школой и родителями при незначительных нарушениях внутреннего распорядка, идет через классного руководителя. В отдельных случаях в объяснительной может указываться ученика, являющийся документом для осуществления контроля доступа в учебное заведение.

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Письменное требование объяснений у работника

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

03.09.2014 – 1-й день,
04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

От руки или на компьютере?

должность,
личный росчерк и
И.О. Фамилия.

Реквизиты объяснительной записки

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

«Шапка» объяснительной записки

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,

только точные даты, если нужно – время,

факты и причины сложившейся ситуации.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Отметка о наличии приложений

Объяснительная составлена. Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Просмотров