Электронный документооборот. Технологии и внедрение. Global DocFlow в рамках системы Global

Возможности системы
Единая картотека документов, электронный архив
Система позволяет вести в единой картотеке как электронные, так и бумажные документы, имеющие хождение на предприятии. Каждый документ, зафиксированный в системе, автоматически получает следующие возможности:

• Прикрепление произвольного количества файлов (с текстом, изображением или другим форматом представления документа);
• Множественное отнесение к иерархической структуре каталогов;
• Определение произвольного количества характеристик, свойственных этому типу документа.

Управление маршрутизацией документов
Для каждого типа документов может быть настроен свой уникальный маршрут его движения и обработки, как в подразделениях предприятия, так и конкретными сотрудниками. Маршрут может содержать развилки, циклы и является описанием всех возможных вариантов перемещений документа. Global DocFlow поддерживает возможность параллельной обработки документа в различных подразделениях компании.

Выбор направления очередного перемещения документа в случае наличия нескольких вариантов, определяется пользователем или самим программным комплексом, с учетом проверки условий возможности перемещения.

Планирование движения документов
При создании документа для него автоматически формируется план его обработки согласно настроенному маршруту. План формируется по типовым переходам между состояниями маршрута, в нем отражаются сроки и исполнители (как подразделения, так и конкретные сотрудники), которые принимают участие в типовой обработке документа. В любой момент времени план каждого документа может быть отредактирован в соответствии с потребностями его обработки. В связи с тем, что фактическое перемещение (траектория движения в рамках выбранного маршрута) документа может отличаться от запланированного, система предлагает удобные возможности для сравнения запланированной обработки с фактической.

Управление задачами сотрудников предприятия
В результате перемещения документа в очередное состояние от него может быть сформирована одна или несколько задач конкретным исполнителям. В реестре собственных задач для каждого сотрудника фиксируются те действия, которые ему необходимо выполнить согласно очередным этапам движения документов. При этом для каждой задачи могут быть определены планируемые сроки ее выполнения. По выполнению всех задач текущего состояния документа, осуществляется его переход в следующее состояние, согласно условиям его маршрута.

Управление оповещениями и визуализаций документов
Программный комплекс Global DocFlow имеет богатые возможности по своевременному оповещению сотрудников и заинтересованных лиц о назначаемых задачах, выполняемых перемещениях и других событиях, осуществляемых над документами. Имеются возможности online-оповещений, формирования e-mail, напоминаний при старте приложения. При этом по гиперссылке в оповещении или напоминании можно сразу перейти к документу для осуществления над ним необходимых действий.
При определении маршрута имеется возможность настроить способ визуального отображения документа в списочных формах. Можно определить пиктограмму, раскраску строки, а также доступность документа для каждого состояния в зависимости от выполненных перемещений согласно маршруту движения документа.

Анализ и формирование отчетности
Программный комплекс имеет богатейшие возможности для анализа документооборота и построения регламентной и произвольной отчетности. Печать может производиться как для отдельных документов, так и для отобранного набора документов; для каждого документа может быть отправлено на печать необходимое количество печатных бланков, конвертов и т.п. Система поддерживает версионность отчетов - возможность модификации отчетных форм во времени.

Среди встроенных отчетов необходимо отметить:

• отчет по планируемому и фактическому времени прохождения документов по предопределенным маршрутам в различных разрезах: подразделений, сотрудников, типов документов и т.д.;
• отчет по отклонениям от планируемого движения документов;
• диаграммы динамики количества обработанных документов в разрезах времени, типов документов, подразделений, сотрудников и т.п.;

Кроме того, система предлагает пользователю весь спектр возможностей для получения и анализа информации, хранящейся в базе данных, в различных разрезах - таблицы, графики, диаграммы и т.д.
Данные построенных отчетов можно не только просмотреть в табличном виде и вывести на печать, но и сохранить в Excel, XML, Html, Txt и другие форматы. Уникальные особенностью системы является наличие возможностей многомерного анализа, построение OLAP-кубов на основе произвольно построенного отчета. Пользователь может настроить аналитические разрезы, по которым он хочет группировать и анализировать данные в произвольном порядке, как по столбцам, так и по строкам отчета.

DocTrix DocFlow включает автоматизацию основных процессов делопроизводства, договорной деятельности, контроля исполнения поручений.
В качестве основы для построения системы электронного документооборота используется платформа автоматизации бизнес-процессов DocTrix Platform.В качестве редактора бизнес-процессов может использовать графический редактор рабочих-процессов Nintex Workflow или собственный редактор рабочих процессов ZFlow, интегрированные с DocTrix Platform. Такой подход даёт ряд существенных преимуществ по сравнению с другими решениями:

• Система настраивается, а не разрабатывается.
• Быстрый запуск системы.
• Снижается совокупная стоимость владения системой.
• Заказчик имеет возможность самостоятельно развивать и расширять систему, осуществлять техническую поддержку и не привязан к стоимости или занятости сотрудников Исполнителя.
• Заказчик получает среду (DocTrix Platform + ZFlow (или Nintex Workflow)), которая даёт возможность автоматизации других процессов компании и построения экосистемы бизнес-процессов компании.

Обновлённый личный кабинет

Главная страница системы может быть настроена индивидуально под каждого пользователя: при авторизации сотруднику становится доступна информация, соответствующая его роли в системе. В личном кабинете отображаются актуальные данные по документам и задачам, находящиеся в процессе выполнения или на контроле пользователя.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

DocTrix DocFlow автоматизирует все функции канцелярии, связанные с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрацию, направление по маршруту рассмотрения, подготовку проектов документов, их регистрацию, отправку, хранение и поиск. Для каждого документа в системе создаётся карточка, к которой можно прикрепить один или несколько файлов. Такое упорядоченное хранение корреспонденции позволяет быстро искать нужные документы, исключает риск потери, и обеспечивает быструю обработку данных.

Что появилось в 2016 версии?

• Повышена скорость работы системы
• Возможность автоматического создания карточек входящих документов из исходящих документов других обществ холдинга.
• Поддержка нескольких адресатов.
• Настраиваемые интерфейсы журналов документов для пользователей и делопроизводителей.
• Улучшенная система поиска.
• Улучшенная эргономика карточки.

Входящие документы

Жизненный цикл входящего документа состоит из следующих стадий:

Номера входящих писем формируются автоматически при регистрации документа – это может быть как простая последовательность, так и составной номер, в зависимости от подразделения назначения, адресата или других параметров.

Входящий документ может быть отправлен на рассмотрение адресату. Адресат изучает документ, после чего может подготовить резолюцию и передать письмо своим коллегам для ознакомления или выполнения поручений.

После исполнения поручений по письму, документ считается исполненным. По истечению срока давности входящего документа Делопроизводитель может перенести его в Дело.

1. В системе могут быть заранее настроены несколько шаблонов карточки документа. Шаблоны могут быть созданы администратором, или же самим пользователем.
2. Автоматическое создание карточки из исходящего документа. Для холдинговых или распределённых предприятий в DocTrix DocFlow 2016 реализована возможность автоматического создания внутренних входящих из исходящих документов других обществ. Делопроизводителю необходимо только зарегистрировать документ.

Исходящие документы

Исходящее письмо может быть создано в системе с нуля, или же быть подготовлено в ответ на входящий документ. В системе реализована возможность связывания документов, администратором могут быть настроены разные типы связок.

У исходящего письма есть ответственный исполнитель, который может отправить его по маршруту согласования и подписания. После прохождения по маршруту письмо попадает к делопроизводителю на регистрацию, прикрепеление скан-копий и отправку Получателю. В системе поддерживается возможность контроля получения письма Получателем.

Согласование писем доступно без входа в систему, по средствам email-сообщений.

В DocTrix DocFlow 2016 мы реализовали несколько особых функций для данного модуля:

1. Отложенный номер. Эта функция позволяет зарегистрировать документ, как только он поступает к делопроизводителю. Документу присваивается номер, который секретарь может сообщить передающей стороне. В дальнейшем секретарь сотрудник может снять пометку «отложенный номер» и согласовать документ, при этом его номер останется прежним.
2. Подписание вне системы. Эта функция удобна в случае подписания документа вне системы. Такой документ регистрируется в системе, не инициируя при этом процессов согласования и подписания.
3. Формирование документа по шаблону. В системе могут быть заранее настроены несколько шаблонов карточки документа. При создании карточки, делопроизводитель может выбрать один их них, что приведёт к изменению набора полей карточки и автоматическому заполнению части реквизитов. Шаблоны могут быть созданы администратором, или же самим пользователем.
4. Подтверждение отправки исходящего документа. Делопроизводителю доступна функция подтверждения отправки и получения письма.

Организационно-распорядительный и нормативный документооборот

DocTrix DocFlow автоматизирует работу со всеми видами организационно-распорядительных документов (ОРД).

Жизненный цикл ОРД включает в себя стадии:

Что появилось в 2016 версии?

• Модуль ОРД включил в себя функционал работы с нормативными документами.
• Реализованы процессы подготовки и согласования нормативных документов.
• Стали доступны операции над документами, связанные с решениями по другим документам: замена, отмена, ввод в действие и прочее.
• Реализована функция пересмотра и актуализации нормативных документов.
• Расширены функции согласования и утверждения протоколов, добавлено автоматическое формирование поручений по принятым решениям.

В DocTrix DocFlow реализован справочник организационно-распорядительных и нормативных документов. Он включает в себя такие виды документов как приказы, распоряжения, регламенты, инструкции и другие. Список видов документов может быть расширен ответственным сотрудников.

В справочнике также определяется порядок согласования, подписания и формат регистрационного номера каждого вида документа.

Совместная работа с проектом документа обеспечена дополнительными возможностями ведения обсуждения непосредственно в карточке документа. При соответствующей версии Microsoft SharePoint становится доступна функция одновременного редактирования документа несколькими пользователями в режиме реального времени. Внутри модуля ОРД и НД есть собственный контроль исполнения, который предусматривает более широкие возможности контроля поручений.

Внутренняя корреспонденция

Жизненный цикл исходящего документа включает в себя стадии:

Что появилось в 2016 версии?

• Возможность создания собственных видов внутренних документов (служебных записок) ответственными сотрудниками.

Работа с договорами

Жизненный цикл договора включает в себя стадии:

В системе предусмотрена возможность отслеживания состояния договора на всех этапах его жизненного цикла, а также контроля выполнения поручений по договору. Электронный архив договоров позволяет быстро находить нужный документ по любым реквизитам.

DocTrix DocFlow поддерживает работу с версиями документов: в системе всегда можно увидеть, какие изменения были внесены в договор тем или иным сотрудником.

Что появилось в 2016 версии?

• Улучшены внешний вид и эргономика карточек.
• Добавлена возможность создания контрольных точек по договору.
• Расширена система уведомлений.
• Расширены возможности работы с контрагентами (отслеживание статуса и благонадёжности, комментарии, хранилище связанных документов).
• Возможность отслеживания циклов согласования договоров.
• Настраиваемые маршруты с параметрами очереди согласования, просмотр статуса согласования.

Работа с основными договорами

Карточка договора имеет расширенный набор полей. В ней, как и в модуле входящих документов, возможна работа с шаблоном карточки, когда заполнение многих полей происходит автоматически. Маршруты обработки договоров отличаются для каждого заказчика, но логика процесса одинакова: подготовка проекта, согласование, подписание, фиксация согласования с контрагентом, ознакомление, сопровождение договоров.

Система отслеживает срок действия договора, автоматически отправляет напоминания соответствующим сотрудникам. Карточка договора содержит в себе множество признаков, таких как местоположение оригинала, параметры авто пролонгации, подписан ли оригинал и другие.

Работа с приложениями

Предусмотрена работа с несколькими видами приложений (приложение к рамочному договору, допсоглашение, соглашение о расторжении, спецификации). В зависимости от выбора приложения изменяются маршруты согласования и утверждения.

Приложения имеют логическую связь с договорами и могут изменять их статус. К примеру, при подписании какого-либо соглашения основной договор перестаёт действовать.

Контрагенты

Этот модуль позволяет вести расширенную информацию о контрагенте. Сотрудники могут делиться опытом о работе с организацией, вносить контрагентов в чёрный список, работать с расширенным набором полей.Справочник контрагентов

Справочников контрагентов DocTrix DocFlow может быть интегрирован с внешними учётными системами.

Контроль исполнительской дисциплины

Данный модуль предназначен для назначения и контроля исполнения поручений.

Что появилось в 2016 версии?

• Реализована возможность подтверждения исполнения поручения контролёром.
• Реализована подсветка просроченных поручений в представлениях.
• Улучшена эргономика карточки поручения.
• Добавлена возможность просмотра вложенных документов и связанных записей документа непосредственно из карточки поручения.
• Реализована возможность созданий периодически повторяющихся поручений.
• Возможность отмены исполнения поручения.

Поручения по документу

По любому документу системы (кроме исходящих писем) можно создать поручение на исполнение. Поручение может быть назначено конкретному сотруднику, группе сотрудников или адресована на роль в системе. Первый из перечисленных исполнителей назначается ответственным исполнителем, остальные соисполнителями.

Каждый из исполнителей в рамках своего поручения может создавать дочерние поручения своим подчинённым, формируя цепочку исполнения.

Для модуля протоколов можно создавать отсроченные поручения. Это удобно при проведении совещаний: принятые решения вносятся в систему с пометкой о необходимости создания поручения. После согласования протокола совещания, система автоматически создаёт поручения указанным исполнителям.

Свободные поручения

Свободные поручения создаются для выполнения заданий, не связанных с документом. Инициатор указывает исполнителей и контролёра, которым приходят соответствующие уведомления. При выборе автором поручений нескольких исполнителей – первый из них назначается в качестве ответственного, остальные – в роли соисполнителей. Поручение получает статус завершённого только в случае соответствующей визы контролёра.

Подсистема напоминаний и уведомлений

В DocTrix DocFlow 2016 реализована гибкая система напоминаний.

• Уведомления по почте о назначении задачи или поручения. Письмо содержит ссылки на вложения карточки документа, основные реквизиты документа, лист согласования (для задач согласования и подписания), а также кнопки принятия решения по документу.

• Уведомления о просроченных задачах и поручениях. Администратором могут быть заданы основные настройки периодичности отправки напоминаний, а также задана групповая отправка сведений по просроченным задачам.

Отчетность

Система DocTrix DocFlow позволяет направлять пользователям задачи по документам, а также контролировать сроки и объёмы их исполнения. Информация о выполненных и просроченных поручениях представляется в виде отчетов в формате Excel с различными фильтрами и группировками.

Полученные данные можно использовать для анализа затрат рабочего времени каждого сотрудника и равномерного распределения нагрузки персонала. DocTrix DocFlow обеспечивает прозрачность всей цепочки исполнения заданий, включая связанные и подчинённые задачи.

В DocTrix DocFlow 2016 появилась возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине и статистике работы с документами в Microsoft PowerBI.

Электронный архив

В DocTrix DocFlow реализован удобный структурированный архив, позволяющий хранить документы и их атрибуты, осуществлять поиск, формировать ведомости и реестры документов.

Расширенный поиск по архиву помогает быстро найти нужный документ по его реквизитам или содержанию вложенных файлов.

Дополнительно ведется учет места хранения и перемещения документа в архиве.

СЭД для государственных организаций

На платформе DocTrix создана специализированная АИС DocFlow Government , удовлетворяющая требованиям и стандартам госорганов и организаций местного самоуправления. Функции системы не ограничиваются процессами электронного документооборота: это полноценная АИС, включающая работу с обращениями горожан, межведомственное взаимодействие и функции электронного правительства.В 2012 года АИС DocFlow Government передана в промышленную эксплуатацию Администрации г. о. Самара.

Демонстрация работы АИС DocFlow Government.

Электронный офис

ИТ электронного офиса предназначены для автоматизации обработки документов и коммуникации сотрудников организации.

Программное обеспечение технологии электронного офиса состоит из двух компонентов, в состав каждого из которых может входить любое количество соответствующих приложений в зависимости от потребностей конкретной организации:

I. Компонент электронной обработки документов. Включает стандартные офисные приложения для работы со стандартными типами документов:

- Текстовый процессор (Microsoft Word, OpenOffice Writer);

- Табличный процессор (Microsoft Excel, OpenOffice Calc). Современные табличные процессоры способны выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме вплоть до проведения инженерных, финансовых, статистических расчетов, а также математического моделирования;

- Графический редактор (Adobe Photoshop, Corel Draw, GIMP) или редактор диаграмм (Microsoft Visio, DIA);

- Средства работы с презентациями (Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress);

- СУБД (Microsoft Access, OpenOffice Base);

- Электронные календари, планировщики .

II. Коммуникативный компонент.

- Электронная почта (e-mаil);

- Факсимильная связь .

- Телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Различают три вида телеконференций: аудио, видео и компьютерную. Последняя практически не имеет ограничений на число участников.

Одна из самых востребованных технологий электронного офиса - электронный документооборот (ЭД).

Под документом в рамках ЭД понимается материальный носитель, на котором зафиксированы некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД).

Документопоток - процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю.

Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязан-ных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на опреде-ленных рабочих местах с использованием определенных методов и средств, т. е. технология обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Для автоматизации этого процесса используется технология электронного документооборота. С ее помощью могут решаться следующие задачи:

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации;

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей истории его деятельности;

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Основной частью информационного обеспечения технологии электронного документооборота является база данных электронных документов.

Программное обеспечение рассматриваемой технологии обычно включает следующие ключевые компоненты:

- Электронная система управления документооборотом (ЭСУД) - программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д.;

- Система управления хранением документов - ПО, реализующее функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом). Эта система обеспечивает выполнение следующих функций:

1. Централизованная регистрация всех документов, которые циркулируют в организации;

2. Ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т. д.);

3. Хранение документов в электронном виде в различных форматах;

4. Хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

- Система экспорта / импорта документов ;

- Набор стандартных бизнес-приложений , используемых сотрудниками организации для подготовки документов, - текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с БД, поддерживающей структурированную информацию).

- Система управления полномочиями пользователей , обеспечивающая разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

В зависимости от объема и сложности выполняемых операций современные ЭСУД можно подразделить на следующие категории:

1. Системы электронной почты с расширенным функционалом . Предназначаются для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов. Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.

2. Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) с электронной почтой применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых, строго регламентирован-ных деловых процессов, с целью совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур.

3. Системы коллективной работы (groupware). В эту категорию входят многие почтовые системы (MS Exchange), главное назначение которых - обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса groupware ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных.

4. АИС управления потоком документов (технология «docflow»). Ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляются согласно прописанному для него маршруту. Такие системы применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки. Пример популярной АИС этого класса - Documentum.

5. Системы автоматизации бизнес-процессов (технология «workflow»). Ориентированы на модель бизнес-процесса, в который может быть вовлечено большое коли-чество сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Автоматизируются все стадии - от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут бизнес-процесса): кто, что, как и когда должен сделать в рамках конкретного процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п. К наиболее известным АИС такого класса относятся WorkRout-II (АО «Весть»), Staffware (StaffwarePlc) и FormFlow (JetForm).

Юрий Шкумат,
консультант по управленческим технологиям
украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

Электронный документ

Прежде чем детально обсуждать как происходит автоматизация электронного документооборота, его функции и реализацию отдельных компонентов системы и технологии workflow, необходимо кратко остановиться на формализации термина «документ» по отношению к рассматриваемым приложениям:

«Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.

Электронный образ документа - копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.

Электронный документ – в отличие от образа документа, также представляющий собой файл, внутри содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word , таблица Excel , сообщение в формате электронной почты Internet . Файлы документов могут быть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word , электронные таблицы, документы в формате XML ).

• Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К последней группе документов относятся отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ «живет» только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.

Документооборот этодвижение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без детализации не очень корректно.

Зачем нужна автоматизация документооборота

Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика. По некоторым статистическим данным:

• на поиски и согласование документов руководитель тратит до 45% рабочего времени;
• рядовые сотрудники тратят на поиск документов до 30% рабочего времени;
• 70% документов создаются заново вместо изменения существующих;
• 6% документов безвозвратно теряются;
• каждый внутренний документ копируется до 20 раз;
• стоимость архивного хранения бумажных документов на 80 % выше по сравнению с электронными;
• общие потери времени, связанные с документооборотом – 8 часов в неделю (20%) на каждого сотрудника.

Очевидно, что в зависимости от многих факторов (страна, время, компания, и т.д.) проценты могут быть разными. Но неопровержимым фактом является то, что проблема существует и ее нельзя игнорировать.

Системы автоматизации задач делопроизводства вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота.

Наиболее распространены в западной практике следующие термины:

EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота.

DMS (Document Management Systems ) – наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов;

Enterprise -centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word , Excel , электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т.д. в одном флаконе)

Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet.

Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

DocFlow Management – системы маршрутизации движения документов;

• WorkFlow Management – системы маршрутизации потоков работ, заданий.

Также существует большое количество смежных тем, например:

• Document Warehousе (Хранилища документов)
• Knowledge Management (Управление знаниями)

Поэтому, говоря о системах документооборота необходимо уточнять, о какой именно функциональности идёт речь.

Перечень наиболее распространенных подсистем документооборота:

• Системы автоматизации делопроизводства;
• Архивы документов;
• Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
• Системы управления стоимостью хранения документов;
• Системы маршрутизации документов;
• Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация делопроизводства

Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота.

В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве».

Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

Архивы документов

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.

В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.

Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.

Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.

К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

Ввод и обработка образов документов

Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.

Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.

Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.

Стоимость хранения документов

Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.

Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами – накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных c на более «дешевые» устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.

Маршрутизация документов

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.

Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно». Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.

Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости.

При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив.

В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.

Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.

Обе схемы маршрутизации имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации.

WorkFlow - автоматизация бизнес-процессов

Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы , или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow .

Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем.

Программное обеспечение для автоматизации документооборота

Существует большое множество информационных систем, относящихся к классу систем электронного документооборота (СЭД), но можно выделить наиболее распространенные типы таких систем:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

Системы с развитыми средствами workflow (WF ). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. Объект, движущихся в системе, может видоизменяться во время своего следования по маршруту, поэтому его называют общим словом «работа» (work ). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ». К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем (в отличие от электронных архивов). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Такие системы обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.

Для каждого типа систем можно выделить наиболее известные программные продукты, хотя существует множество систем, совмещающих в себе функции разных типов систем электронного документооборота.

1. Электронные архивы

• Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Documentum – это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

• Humminbird . Данная компания является владельцем группы продуктов PC Docs – корпоративного сервера архива документов и Fulcrum – мощной поисковой системы. Система поддерживает работу с распределенными архивами, в том числе территориально удаленными. Осуществляется поддержка работы с оптическими, магнитооптическими и ленточными накопителями и библиотеками. Отличается хорошей масштабируемостью, возможно увеличение количества пользователей системы до нескольких тысяч без изменения структуры данных.

2. Системы класса Workflow

StaffWare . Ориентируются на автоматизацию коллективной работы сотрудников организации (до нескольких тысяч) в рамках единых рабочих процессов. Для достижения этих целей в системе Staffware предусмотрены развитые средства маршрутизации документов, назначения конкретных исполнителей и прав доступа, передачи информативных и управляющих сообщений, мониторинг и контроль исполнения работ.

• Optima . Разрабатывают и продвигают систему Optima Workflow. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange . Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.

3. Комплексные системы коллективной работы и управления организацией

Microsoft . Компания Microsoft в качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота предлагает использовать продукт Microsoft Exchange сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook . Помимо этого предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Также компания предоставляет полный набор средств для организации On-line взаимодействий.

IBM/Lotus . Компания IBM предлагает в качестве базового средства автоматизации документооборота использовать платформу Lotus Notes , помимо этого имеется возможность дополнить базовую функциональность средствами организации архива документов Domino.doc , WorkFlow подсистемой Domino .Workflow , и рядом дополнительных средств для организации групповых взаимодействий.

«ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» (см. ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент). Решает следующие основные задачи: электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний), управление бизнес-процессами (потоки задач и потоки информации), координация работ и коллективное взаимодействие.

? : Управление документами. Enterprise Content Management и Управление бизнес-процессами и workflow. Business Process Management

Выбор программного обеспечения (ПО) для автоматизации документооборота

Идеального ПО не существует, поэтому необходимо четко сформулировать свои требования и анализировать ПО по набору критериев. Возможный перечень критериев:

• Средства навигации – удобство доступа пользователей к различным приложениям, навигации по данных, представления данных
• Картотека/учет – функции учета документов, атрибутирования, создания карточек документов и т.д.
• Архив/Обработка изображений – хранение документов, управление версиями, захват документа на редактирование, сканирование изображений, распознавание текста
• Маршрутизация/контроль – функции доставки документов на рабочие места пользователей, сбор информации о действиях пользователей, контроль текущего состояния документов
• Автоматизация бизнес-процессов – средства моделирования процессов, среда для реализации и мониторинга процессов, средства по накоплению статистики по исполнению процессов
• Групповая работа – средства для организация телеконференций, групповых обсуждений и разработки документов
• Поиск/Knowledge Management – средства поиска информации (полнотекстовой, атрибутивный и т.д.), классификация и каталогизация документов, создание баз знаний по предметным областям
• Открытость – возможности по расширению функциональности

Выбирая ПО для автоматизации необходимо как можно четче очертить тот круг задач, который планируется решать. Это позволит уменьшить затраты на приобретение, а также минимизировать время и стоимость внедрения.

Основан в 1995 году. В 90-х годах в России началось формирование рынка СЭД (систем электронного документооборота). Российские заказчики СЭД тогда впервые продемонстрировали заинтересованность в повышении эффективности своей работы за счет внедрения новых технологий электронного оперативного учета и автоматизации бизнес процессов. В 1995 году состоялась первая конференция-выставка DOCFLOW по теме электронного документооборота и автоматизации управления. Это было первое мероприятие подобного рода в России.

На сегодняшний день DOCFLOW представляет собой масштабный проект, объединяющий регулярные отраслевые мероприятия по документообороту, специализированный информационно-аналитический портал, образовательные программы международного уровня, регулярные открытые вебинары с ведущими экспертами отрасли, исследования и аналитику рынка. В конце 2008 года был созван Экспертный Совет DOCFLOW.

Отраслевые мероприятия DOCFLOW

Ежегодные конференции, выставки и форумы, признанные большинством специалистов отрасли ключевыми событиями на рынке электронного документооборота и автоматизации управления в России и странах СНГ. Это объясняется расширенным форматом их проведения, сочетающим экспозиционную выставочную программу и дискуссионно-аналитические секции. Специальный формат мероприятий по документообороту позволяет узнать о новостях электронного документооборота, увидеть решения в действии, обменяться опытом. В ходе профессиональных дискуссий и общения сами посетители и участники мероприятий DOCFLOW вносят значительный вклад в развитие рынка электронного документооборота.

Портал DOCFLOW.ru

Независимый информационный ресурс с ежемесячной аудиторией более 35 000 посетителей. На портале размещены материалы по теме электронного документооборота и смежным тематикам. Вниманию читателей представлены актуальные новости участников рынка СЭД и ECM, описания успешных внедрений, аналитические обзоры, каталоги компаний и продуктов.
Команда создателей портала ставит своей целью облегчить общение поставщиков и покупателей и объединить в едином информационном пространстве DOCFLOW людей, заинтересованных в развитии отрасли электронного документооборота.

Вебинары DOCFLOW

Регулярные online семинары, посвещенные самым актуальным вопросам рынка управления корпоративной информацией. Проект призван дать системное представление о том, какие задачи может решить компания за счет ECM (Enterprise Content Management), как, и с помощью каких технологий. Online семинары читают руководители ведущих российских и международных компаний, члены Экспертного Совета DOCFLOW. Вебинары проходят в трех формах: мастер-классы, успешные проекты и тренды. На мастер-классах профессионалы рынка дают практические советы, обсуждают методы, технологии и обзоры решений в области СЭД и ECM. Вебинар в форме успешных проектов предлагает конкретные примеры внедрений и обзор используемых технологий. Доклады в форме трендов предоставляют собой анализ результатов исследований, аналитические обзоры рынка, обсуждение тенденций. Записи всех вебинаров доступны для скачивания на сайте проекта.

Исследования DOCFLOW

В рамках проекта ежегодно проводятся исследования опыта заказчиков и потребительских предпочтений на российском рынке СЭД и ECM. Данные исследования включают вопросы готовности заказчиков к использованию систем автоматизации документооборота и решений класса ECM на своих предприятиях, возможные трудности при внедрении и выбираемые пути их преодоления, предпочтения компаний в выборе технологий и предлагаемых решений, динамику расходов и инвестиционные тенденции. Участие в опросе принимают не менее 500 респондентов.

Обзоры рынка DOCFLOW

Одним из направлений деятельности проекта DOCFLOW является создание практических руководств для специалистов в области ЕСМ, включающих в себя полезную и актуальную информацию по вопросам внедрения и использования технологий управления корпоративной информацией. Материалы, разрабатываемые DOCFLOW, содержат обзоры экспертных мнений, практические советы от ведущих специалистов рынка, аналитику, учебные пособия и подборку тематических статей.