Основные функции системы. landocs: делопроизводство. Система LanDocs. Назначение и основные составляющие системы

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

Руководство администратора

Система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов

Ó ЗАО "ЛАНИТ" 1997–2013

Москва Доброслободская, 5/1

Тел. (4, факс (4

E-mail: *****@***ru, http://www. *****

Аннотация

Данный документ предназначен для администраторов подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

В документе содержатся:

· Описание программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ, назначение и выполняемые функции.

· Руководство администратора по установке и настройке программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ.

· Описание интерфейса программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

· Список используемых терминов.

Компания ЛАНИТ оставляет за собой право вносить изменения в данную документацию без предварительного уведомления.

ABBYY Indexing and Searching © by ABBYY Software House. Все права защищены.

ABBYY Morphology © by ABBYY Software House. Все права защищены.

ABBYY FineReader © by ABBYY Software House. Все права защищены.

ABBYY, BIT Software, FineReader – зарегистрированные торговые марки ABBYY.

1. Термины и определения. 5

2. Назначение и условия применения. 7

2.1. Состав подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 7

2.2. Назначение программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ 8

3. Назначение программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 9

3.1. Требования к техническому и программному обеспечению.. 9

3.2. Уровень подготовки пользователей. 9

4. Подготовка к работе. 11

4.1. Комплект поставки подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 11

4.2. Регистрация сервиса Сервера документов. 12

4.3. Параметры функционирования серверной части. 12

4.4. Установка подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 16

4.5. Параметры функционирования программного модуля "Администратор Сервера документов" 17

5. Работа с Сервером документов. 18

5.1. Запуск подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 18

5.2. Работа с программным модулем LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ 20

5.2.1. Установка типа носителей информации. 20

5.2.2. Установка типа файлов. 21

5.2.3. Установка хранилища. 23

5.2.3.1. Создание нового, корректировка параметров существующего хранилища. 23

5.2.3.2. Режимы заполнения хранилищ и установки активного хранилища. 24

5.2.4. Клиентские системы.. 25

5.2.4.1. Создание новой клиентской системы.. 25

5.2.4.2. Настройка хранилищ клиентской системы.. 27

5.2.4.3. Настройка соответствия типов файлов клиентской системы типам файлов подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 28

5.2.4.4. Журнал событий. 29

5.2.4.6. Создание и обновление индексов с использованием утилиты запуска индексирования 30

5.3. Работа с программным модулем LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 31

5.3.1. Управление запуском и остановкой Сервера документов. 32

5.3.2. Просмотр и редактирование файла настроек. 33

5.3.3. Просмотр файла, содержащего системный журнал. 33

6. Сообщения об ошибках. 34

1. Термины и определения

Соглашения о терминах . В настоящем руководстве, если это не оговорено специально, под термином система LanDocs (или просто система), как уже упоминалось выше, будет пониматься ПО LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов.

Под термином подсистема LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ понимается комплекс программных средств, служащий для хранения электронных документов и состоящий из следующих программных модулей: LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ и LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ.

Обозначения клавиш . Клавиши, такие как Enter, Esc и подобные, будут обозначаться, как показано выше – без кавычек. В ситуации, когда для выполнения какой-либо команды необходимо использовать комбинацию клавиш, в тексте это обозначается как Ctrl+F5. Такая запись означает, что для выполнения команды необходимо сначала нажать первую клавишу (Ctrl), затем, не отпуская ее, нажать вторую клавишу комбинации (F5).

Обозначения кнопок . Наименования кнопок в диалогах и формах ввода-редактирования данных будут выделяться жирным шрифтом, например: Выбрать, Отмена, Сохранить и так далее.

Пункты меню . Пункты меню будут обозначаться жирным шрифтом, прописными буквами (первая буква заглавная), без подчеркивания. Например: Файл.

Названия полей. Названия полей будут обозначаться жирным шрифтом с подчеркиванием. Например: Номер договора.

Примечание: Слово "кнопка" означает элемент управления на экране (изображение кнопки с надписью или рисунком). "Кнопка мыши" – это физическая кнопка, находящаяся на устройстве позиционирования курсора типа "мышь". Клавиши на клавиатуре называются просто "клавишами".

	Определение
LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ	Специализированное приложение (программный модуль) Windows 2000 / XP Pro / 2003 или Vista (с версии 2.4.9) и выше, предназначенное для настройки базы данных подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.
LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ	Серверная часть, реализованная в виде исполняемого программного модуля, функционирующего под управлением ОС Windows 2000 / 2003.
Архивирование	Перемещение документов из временного архива в одно из хранилищ постоянного архива.
Журнал событий	Журнал, в котором регистрируются события, выполняемые LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.
Индексация	Создание индекса электронного документа, использующегося при полнотекстовом поиске.
Клиентская система	Информационный объект подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ, содержащий всю необходимую информацию о настройках системы хранения документов. Фактически, клиентская система – это система, которая собирается работать с данными Сервера документов. Такой системой является сама система LanDocs.
Консистентность данных	Однородность, непротиворечивость данных, связанных каким-либо образом между собой.
Подсистема LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ	Комплекс программных средств, служащий для хранения электронных документов и состоящий из следующих программных модулей: ядро LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ и утилиты LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ.
Тип носителя	Физическое устройство, служащее для хранения информации, представленной в электронном виде.
Хранилище	Информационный объект системы LanDocs, обозначающий физическое место размещения документов. Существует следующие типы хранилищ: · Оперативное – предназначено для хранения документов в процессе работы с ними. · Временное – предназначено для временного хранения документов, не использующихся в повседневной работе, но еще не помещенных в постоянный архив. · Постоянное – предназначено для постоянного хранения документов. · Активное – хранилище, в которое в текущий момент производится сохранение документов.

2. Назначение и условия применения

Подсистема LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ, являющаяся частью системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, предназначена для управления системой централизованного хранения содержания электронных документов (файлов документов) и обеспечивает выполнение операций чтения, записи, удаления, архивации и полнотекстового поиска.

2.1. Состав подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

Подсистема LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ состоит из следующего набора программных компонентов:

· Ядро LanDocs : СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ – серверная часть, реализованная в виде исполняемого программного модуля или сервиса, функционирующего под управлением ОС Windows 2000 / 2003 в режиме серверного процесса. В состав сервера документов входит специализированный модуль (FileManager) обслуживания файловых хранилищ, который определяет используемые типы носителей информации. Опционально в состав сервера документов могут быть включены два специализированных модуля:

o Модуль LanDocs: ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК (по текстам документов).

o Модуль криптозащиты, реализующий функции шифрования файлов документов.

· Утилита LanDocs : АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ – специализированное приложение Windows 2000 / 2003 и выше, предназначенное для настройки базы данных подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

· Клиентская часть – реализована в виде dll, осуществляет трансляцию на Сервер документов запросов внешнего программного обеспечения.

2.2. Назначение программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ

Программный модуль LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ предназначен для настройки базы данных подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

С помощью программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ можно создавать, удалять, изменять:

· клиентскую систему;

· хранилище;

· тип носителя;

· тип файла;

Для клиентской системы можно выполнять следующие задачи:

· добавлять и удалять хранилища трех видов:

o оперативного;

o временного архива;

o постоянного архива.

· переносить данные из временного архива в постоянный архив;

· настраивать соответствие типов файлов сервера документов типам файлов клиентской системы;

· просматривать и очищать журнал событий;

· достраивать и перестраивать индекс полнотекстового поиска.

Работать с модулем могут сотрудники, выполняющие функции администратора сервера документов и имеющие соответствующие права доступа (права доступа настраиваются с помощью средств администрирования Windows).

3. Назначение программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

Программный модуль LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ предназначен для управления работой базы данных системы LanDocs.

· запуск Сервера документов;

· остановка Сервера документов;

· просмотр системного журнала и статистики;

· просмотр файла настроек.

3.1. Требования к техническому и программному обеспечению

Требования к техническому и программному обеспечению подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ описаны в документе "LanDocs: ИНСТАЛЛЯТОР Руководство по инсталляции компонентов".

Программный модуль LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ подключается к БД через DOA (Oracle) или ADO (MS SQL Server), и клиентского ПО СУБД.

3.2. Уровень подготовки пользователей

Администратор Сервера документов должен обладать следующими навыками:

· детально знать архитектуру системы LanDocs и прикладное программное обеспечение;

· знать основы администрирования ОС Windows 2000 / 2003, используемой СУБД;

· обладать навыками работы в графическом интерфейсе Windows, а также знать офисные приложения, использующиеся для работы с документами. Перечень необходимой документации.

Для выполнения функций администратора Сервера документов необходимо изучить данное руководство.

4. Подготовка к работе

Компоненты Сервера документов (серверная часть и администратор) поставляются в комплекте системы LanDocs, и включает закупленное программное обеспечение и документацию на него в электронном виде.

4.1. Комплект поставки подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

В комплект поставки подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ входят следующие компоненты:

o DServer. exe – исполняемый модуль подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

o DService. exe – исполняемый модуль подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ для запуска в качестве сервиса Windows.

o DocServer. ini – файл настроек подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

o DocServer_Landocs. ini – файл настроек подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ при запуске как сервиса Windows.

o FMAPI. dll – менеджер обслуживания файловых хранилищ. В зависимости от поставки характеристики (поддержка различных типов хранилищ) данного модуля могут существенно различаться.

o SEAPI. dll – интерфейсный модуль для поисковой подсистемы. Опционально поставляется и сама поисковая подсистема.

o DSAdmin. exe – программный модуль LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ.

· Клиентская часть в виде DLL, позволяющая создавать (или адаптировать уже существующие) разработчикам программного обеспечения собственные клиентские приложения для LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ для ОС Windows 2000 / 2003:

· Документация.

Кроме того, вместе с Сервером документов может использоваться подсистема LanDocs: ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК. Она не входит в комплект поставки подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ, но может быть приобретена отдельно. После установки размещается в каталоге DS\SearchEngine.

Порядок установки и настройки с помощью мастера установки компонентов системы LanDocs полностью описан в документе "LanDocs: ИНСТАЛЛЯТОР Руководство по инсталляции компонентов".

4.2. Регистрация сервиса Сервера документов

Регистрация сервиса Сервера документов производится при установке системы с помощью программы мастера установки.

Если сервис не зарегистрирован, то регистрация может быть произведена по команде в командной строке: DService. exe –install LanDocs.

Исключение из списка зарегистрированных сервисов Windows производится по команде: DService. exe –uninstall LanDocs.

4.3. Параметры функционирования серверной части

Все параметры функционирования подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ определяются с помощью файла настроек DocServer. ini (должен находиться в той же директории, что и DServer. exe) или файла DocServer_landocs. ini при запуске в качестве сервиса Windows. Ниже приведенная Таблица 1 содержит описание его формата.

Таблица 1 – Параметры файла DocServer_landocs. ini / DocServer. ini

	Возмож-ные значения	Значе-ние по умол-чанию	Описание
Секция Log
	NUL / имя файла		Указывает имя файла, куда пишется лог.
			Если 1, то при каждом перезапуске log-файл будет полностью очищаться.
Секция Common
			Номер порта TCP port для Listening (сервера документов).
DataReceiveTimeOutMSecs			Промежуток времени для приема данных (в 1/1000 сек).
DataSendTimeOutMSecs			Промежуток времени для передачи данных (в 1/1000 сек).
LookupClientHost			Признак необходимости выполнения Сервером документов вычисления имени компьютера по его IP-адресу для ведения протокола обращений к Серверу документов.
LookupClientAddress			Признак необходимости выполнения Сервером документов вычисления адреса компьютера по имени компьютера для ведения протокола обращений к Серверу документов.
LookupClientPort			Признак необходимости вычисления Сервером документов номера порта для ведения протокола обращений к Серверу документов.
ReindexCommitPeriod			Количество файлов, через которое нужно закрывать транзакцию при переиндексации документов (маленькие значения могут замедлить работу, желательно указывать от 100 до 1000).
			Количество документов, индексируемых за один раз. Оставшиеся документы будут индексироваться при поступлении последующих команд на индексацию.
Секция DataBase
			Псевдоним (alias) подключения к БД.
			Пользователь (User) для БД.
			Пароль (Password) для БД.
			Формат даты и времени для функции SysUtils. FormatDateTime (см. руководство по Delphi).
			Тип используемой СУБД: 4 – DOA Oracle. 5 – ADO MS SQL.
Секция SearchEngine
			Имя интерфейсного SearchEngine DLL-модуля.
IsSearchEnginePresent			Признак включения полнотекстового поиска.
			Путь к каталогу для хранения индексной информации поисковой подсистемы.
MaxFullTextSearch			Ограничение на максимальное количество документов, которые могут быть найдены в процессе полнотекстового поиска.
ReBuildIndexAtStartUp			Принудительно обновлять индексную информацию при каждом запуске сервера.
SkipUpdateIndexerAtStartUp			Пропуск переиндексации при старте. Если этот параметр установлен в 1, то при запуске сервера не будет выполняться обновление индекса полнотекстового поиска, запуск будет происходить быстрее, но потом переиндексацию нужно запускать отдельно.
			Путь к каталогу для временных файлов.
Секция FileManager
			Имя интерфейсного FileManager DLL-модуля.
StorageSelectAlgoritm			0 – полное заполнение рабочего хранилища, переопределяемого вручную. 1 – равномерное заполнение нескольких рабочих хранилищ по алгоритму случайного выбора. 2 – последовательное заполнение рабочих хранилищ с автоматическим переходом к новому хранилищу после заполнения очередного согласно следующему алгоритму: При добавлении нового файла проверяется, есть ли активное оперативное хранилище, и есть ли в нем свободное место. Если с поступлением нового файла максимальный объем хранилища будет превышен, то система будет переключаться на следующее в списке доступных хранилищ, при этом производится присвоение статуса "активный" для нового хранилища и замена статуса "активный" на "открыто для чтения и записи" для заполненного хранилища.
Секция EmailSend (параметры: Profile и ReceiverAddr, MailServer и MailBox используются совместно)
			Имя MS Exhange profile, под которым будет производиться рассылка уведомления об автоматическом изменении активного хранилища. (* реализовано, начиная с версии 2.01.2)
			Рис. 14 – Окно с журналом событий Каждое событие представлено набором следующих атрибутов: · Код события – код события. · Время события – дата и время, когда произошло событие. · Команда – команда, вызвавшая событие. · № док – номер документа, с которым произошло событие. · № вер – номер версии документа, с которым произошло событие. · Рез – код результата события. · Пользователь – наименование пользователя, от имени которого инициировано событие. · Фактич. польз. – наименование фактического пользователя, инициировавшего событие. · Польз. машина – IP адрес машины, с которой инициировано событие. · Сообщение об ошибке – сообщение об ошибке, если событие произошло без ошибок, поле не заполняется. · Код клиентской системы – код клиентской системы. При просмотре журнала событий используются следующие кнопки: · Удалить все – очистить журнал событий. · Удалить запись – удалить одну запись из журнала. · Закрыть – закрыть окно просмотра журнала событий. 5.2.4.5. Индексация документов для полнотекстового поиска Система LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ позволяет осуществлять полнотекстовый поиск среди хранимых документов. Для ведения полнотекстового поиска необходимо провести автоматическую индексацию документов. Процесс индексации можно запускать как из администратора сервера документов, так и из командной строки, с помощью утилиты MassReindex. Для запуска индексации в главном окне администратора нажмите кнопку Индексация. Откроется окно Индексация файлов с указанием количества файлов и суммарного размера всех файлов. Для индексации только новых файлов нажмите кнопку Индексировать. Для переиндексации всех файлов, установите флажок в поле Перестроить индекс полностью, и нажмите кнопку Индексировать. 5.2.4.6. Создание и обновление индексов с использованием утилиты запуска индексирования Эта утилита выполняет полнотекстовую индексацию документов в двух режимах: индексация только новых документов (по умолчанию) или индексация всех документов с начала. Для того чтобы выполнить полную переиндексацию документов необходимо задать параметр командной строки FULL в таком виде: MassReindex FULL Если параметр не указан, то добавляются только новые документы к уже существующему поисковому индексу. Данная программа использует файл настроек DocServer. ini для определения типа подключения к базе и других параметров: ReindexLog // имя лог файла индексации (по умолчанию c:\reindex. log) MaxDocsToIndex // максимальное количество документов, индексируемых за один запуск утилиты, рекомендуется подбирать это значение таким, чтобы утилита завершала индексацию до начала рабочего дня, чтобы не создавать нагрузки на сервер. Параметры подключения к СУБД такие же, как в сервере документов: Alias=<Алиас> User=<пользователь> Password=<пароль> SQLType=<тип СУБД>. Файл настроек DocServer. ini заполняется автоматически теми значениями, которые указывались при установке Сервера документов. При необходимости, значения могут быть изменены в файле. Подробнее про параметры подключения к БД см. документ "LanDocs: ИНСТАЛЛЯТОР Руководство по установке компонент" глава "Задание параметров подключения к БД Сервера документов". Для выполнения автоматической, ежедневной индексации документов рекомендуется утилиту MassReindex. exe добавить в мастере Назначенные задания из панели инструментов в список ежедневно запускаемых задач. 5.3. Работа с программным модулем LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ Программный модуль LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ предназначен для управления работой серверной части подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. С помощью программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ можно выполнять следующие задачи: · Управление запуском и остановкой программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. · Просмотр файла настроек и файла, содержащего системный журнал. Доступ к программному модулю LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ могут иметь сотрудники, выполняющие функции администратора Сервера документов и имеющие соответствующие права доступа. Интерфейс (Рис. 15) программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ состоит из следующих элементов: · Главное меню – используется для доступа ко всем выполняемым функциям · Панель инструментов – служит для вызова наиболее часто используемых функций. Включает следующие кнопки: o – запустить сервер; o – остановить сервер; o – пауза/продолжение работы сервера; o – выход из главного окна. · Системного журнала – окно, в котором отображается протокол всех системных операций, выполненных программным модулем LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ в процессе работы. · Строка состояния – используется для отображения информации о текущем состоянии программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Рис. 15 – Главное окно программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ 5.3.1. Управление запуском и остановкой Сервера документов Сервера документов может находиться в трех состояниях: · Состояние работы – сервер запущен и выполняет свои функции. Для запуска сервера выберите в меню Управление команду Старт или соответствующую кнопку на панели инструментов. · Состояние паузы – сервер приостановил свою работу и временно не взаимодействует с клиентскими приложениями. Для приостановки и последующего возобновления работы сервера выберите в меню Управление команду Пауза или соответствующую кнопку на панели инструментов. · Состояние остановки – сервер остановлен и не обрабатывает запросы клиентских приложений. Для остановки сервера выберите в меню Управление команду Стоп или соответствующую кнопку на панели инструментов. При этом если во время остановки с сервером взаимодействует хотя бы одно клиентское приложение, на экран будет выведено диалоговое окно, содержащее информацию о количестве клиентских приложений, работающих с сервером, и запрос на подтверждение остановки сервера. 5.3.2. Просмотр и редактирование файла настроек Для того чтобы просмотреть и отредактировать содержимое файла настроек DocServer. ini, выберите пункт ini-файл из раздела Управление главного меню. Откроется текстовый редактор (назначенный по умолчанию в операционной системе для текстовых файлов. ini) с файлом DocServer. ini, в котором можно производить редактирование параметров. После правки не забудьте сохранить произведенные изменения. Примечание: · Все изменения, внесенные в параметры в файле DocServer. ini, вступят в силу только после повторного запуска программы и запуска сервера документов. 5.3.3. Просмотр файла, содержащего системный журнал Программный модуль LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ ведет протоколирование своей работы в файл, параметры которого задаются в файле настроек DocServer. ini: LogFileName=dslog. log // указывается имя файла протокола; TruncateLog=0 // параметры протоколирования (0 – дописывать в существующий файл; 1 – обновлять файл при каждом запуске). Для того чтобы просмотреть содержимое файла, содержащего системный журнал используется пункт Log-файл раздела Управление главного меню. После выбора этого пункта откроется текстовый редактор (назначенный по умолчанию в операционной системе для текстовых файлов. ini) с соответствующим файлом. 6. Сообщения об ошибках Таблица 4 – Коды ошибок, их значения и действия администратора КОД ОШИБКИ ОПИСАНИЕ ДЕЙСТВИЯ АДМИНИСТРАТОРА Ошибка DCOM (Текст об ошибке возвращаемый Windows) на сервере документов Проверить, запущен ли Сервер документов и даны ли права текущему пользователю на доступ к удаленному сервису DCOM (в программе dcomcnfg). DS_StorageOffline – обращение к закрытому хранилищу Произведите настройку статуса активного хранилища Сервера документов как "Открыто для чтения и записи" или "Открыто только для чтения". DS_StorageReadOnly – попытка записи в хранилище, защищенное от записи Произведите настройку статуса активного хранилища Сервера документов как "Открыто для чтения и записи". Запрос версии по несуществующему документу. Обратитесь к разработчику. Запрос несуществующей версии – может возникать в случае, когда у документа нет электронной версии, а пользователь пытается вызвать ее на просмотр. Обратитесь к разработчику. Все остальные ошибки. Обратитесь к разработчику.

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

1. система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

2. корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

3. система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;

4. система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.

Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе – сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности. Ключевые преимущества программной линии LanDocs.Полноценная поддержка задач делопроизводства . Функциональность продуктовой линии LanDocs обеспечивает возможность комплексной поддержки деловых процессов в государственных и коммерческих организациях. Продуктовая линия LanDocs включает решения для нескольких категорий персонала организаций, характеризующихся различной степенью вовлеченности в делопроизводственные процессы (для руководителей, для делопроизводственного персонала, для исполнителей) и обеспечивает автоматизированную поддержку полного жизненного цикла документов (предоставляя специализированные решения как для автоматизации оперативного делопроизводства, так и для архивных служб организаций).Соответствие нормам отечественного делопроизводства . Продуктовая линия LanDocs базируется на отечественных стандартах и нормах делопроизводства, сложившейся практике организации учета и контроля исполнения документов. Специализированное решение для автоматизации ведомственных архивов и архивных служб организаций функционирует в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ.Гибкость и адаптивность . Реализация основных функций (регистрации всех видов документов, рассылки исполнителям, контроля движения и делопроизводственного состояния документов, заданий и поручений, поиска, подготовки отчетов, работы с комплектами документов) позволяет гибко настраивать их на специфику конкретной организации, решать задачи автоматизации делопроизводства и проектирования автоматизированных технологий работы с документами в широком диапазоне вариантов решений. Реализация механизма гибкой регистрационной карточки обеспечивает возможность проектирования специальных систем учета для документов различных видов.Перспективная архитектура . Система реализована в рамках двух архитектурных решений: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД фирм Oracle и Microsoft, а также в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к информации системы через сеть Internet, используя в качестве платформенно-независимого клиента Microsoft Internet Explorer.Интеграция с системами электронной почты . Интеграция с системами электронной почты позволяет органично включить в делопроизводственный контур не только делопроизводственный персонал, но и другие категории персонала организации - исполнителей, руководителей и т.д., предоставляя им возможность выполнения делопроизводственных операций в привычной среде MS Outlook (MS Exchange Client) или Lotus Notes. Использование встроенного в клиента электронной почты программного обеспечения LanDocs, обладающего ограниченной функциональностью, позволяет не нагружать перечисленные выше категории персонала лишними функциями и значительно снижает суммарную стоимость проекта внедрения системы автоматизации делопроизводства.Интегрируемость и открытость . Система реализует документированный интерфейс прикладного программирования (API), который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами во внешние Windows-приложения, а также поддержку ряда стандартов, что позволило интегрировать LanDocs с рядом внешних программных систем и специализированным оборудованием - системами электронной почты, системой Fine Reader (для распознавания текстов сканированных документов), системами управления проектами MS Project и Open Plan, сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN).Подсистема безопасности, поддерживающая инфраструктуру открытых ключей . Подсистема обеспечивает использование электронной цифровой подписи для подтверждения авторства действий пользователей в системе и целостности данных; осуществляет шифрование конфиденциальных документов; реализует выпуск, хранение и отзыв сертификатов пользователей в соответствии со стандартом X.509. Использование данной подсистемы дает возможность внедрения автоматизированных систем безбумажного делопроизводства и документооборота.Подсистема сканирования и работы с изображениями . Наличие собственной подсистемы сканирования позволяет организовать интегрированный ввод и регистрацию в системе бумажных документов наиболее эффективным способом, без использования программного обеспечения третьих фирм.Поддержка XML . Наличие специализированного XML-шлюза (подсистема LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА) позволяет строить территориально-распределенные системы документооборота, объединяющие в единое информационное пространство множество локальных систем электронного документооборота, построенных как на базе программного обеспечения LanDocs, так и

22. Система 1С: Предприятие. Назначение и область применения.

Система программ "1С:Предприятие" предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

"1С:Предприятие" представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Название	Описание
1С:БУХГАЛТЕРИЯ	Позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета.
1С:ТОРГОВЛЯ И СКЛАД	Предназначена для учета любых видов торговых операций.
1С:ЗАРПЛАТА И КАДРЫ	Предназначена для автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях различных типов финансирования и форм собственности.
1С:ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ	Готовое решение для ведения учета и составления отчетности индивидуальными предпринимателями.
1С:АСПЕКТ	Все необходимое для торгового учета на предприятиях оптовой и мелкооптовой торговли.
1С:ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ	Предназначена для формирования, учета и вывода на печать первичных документов: платежных поручений, счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, доверенностей, авансовых отчетов, а также платежных требований, требований-поручений, заявлений на аккредитив и инкассовых поручений.
1С:НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИК	Программа разработана на основании соглашения о сотрудни-честве фирмы "1С" и Госналогслужбы РФ (ныне МНС РФ).
1С:ДЕНЬГИ	Программа "1С:Деньги" позволяет учитывать, анализировать и планировать текущие и предстоящие расходы и поступления, покупку и продажу товаров, ценных бумаг, имущества, долги и кредиты, обмен валюты, а также вести бюджет.

Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. Трудно себе представить одну программу, предназначенную для массового использования и удовлетворяющую при этом потребностям большинства предприятий. При этом руководителю, с одной стороны, необходимо решение, соответствующее специфике именно его предприятия, но, с другой стороны, он понимает преимущества применения массового проверенного продукта. Сочетание этих потребностей и обеспечивает как система программ.

· Новые программные продукты и учетные решения для индивидуальных предпринимателей и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения

· Развитие возможностей бухгалтерского учета для хозрасчетных и бюджетных организаций

· Развитие налогового учета по налогу на прибыль в соответствии с требованиями главы 25 Налогового кодекса РФ и методическими рекомендациями МНС России

· Расширенные возможности расчета зарплаты и кадрового учета

· Новые решения для финансового планирования и анализа финансового состояния

· Существенное развитие функций учета и планирования производственной деятельности

· Новые возможности управленческого учета, анализа и планирования торговых операций; расширение спектра автоматизируемых задач торгово-складского учета

Программные продукты системы "1С:Предприятие" могут быть адаптированы к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который обеспечивает:

· настройку системы на различные виды учета;

· реализацию любой методологии учета;

· организацию любых справочников и документов произвольной структуры;

· настройку внешнего вида форм ввода информации;

· настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка;

· широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;

· возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;

· быстрое изменение конфигурации с помощью "конструкторов".

В некоторых случаях система учета, принятая в организации, имеет уникальный характер. Тогда типовая конфигурация, входящая в состав программных продуктов системы "1С:Предприятие", может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности вашей организации.

Конфигуратор, входящий в состав программных продуктов системы "1С:Предприятие", позволяет не только изменять элементы типовой конфигурации, но и создать собственную конфигурацию "с нуля". Такая разработка может быть выполнена силами сотрудников организации, в которой установлена система, или специалистами предприятия франчайзинговой сети фирмы "1С".

23. Базовые понятия 1С: Предприятия.

Базовые понятия 1С:Предприятия

Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: "Наименование предприятия", "Размер НДС", "ФИО главного бухгалтера" и т. д.

Справочники. Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов.
Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие.

1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и т. д.

Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1С:Предприятии могут использоваться документы. Как правило, набор документов в 1С:Предприятии совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т. д.

Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его "бумажный" эквивалент.
Важным свойством документа является его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция будет принадлежать документу. Операции, введенные вручную, тоже, фактически, являются документами специального вида, который так и называется - "Операция".

Журналы. Для просмотра документов в 1С:Предприятии предусмотрены журналы.
Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу.

Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т. д.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды).

Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочниках товаров.

Работа пользователя. Работа пользователя с информационной базой осуществляется при запуске системы в режиме "1С:Предприятие". При этом выполняется собственно функционирование системы в предметной области: осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т. д.

Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

Основные принципы бухгалтерского учета в 1С:Предприятии.

Поскольку компонента "Бухгалтерский учет" обладает большей гибкостью и предоставляет больше возможностей для настройки по сравнению с другими компонентами 1С:Предприятия, необходимо уделить особое внимание концепции ведения бухгалтерского учета в 1С:Предприятии.

Как известно, бухгалтерский учет основывается на таких понятиях, как счета, субсчета, объекты аналитического учета. Основным понятием компоненты "Бухгалтерский учет" является счет. Счет обладает рядом свойств - он может быть валютным, содержать субсчета, иметь объекты аналитического учета и т. д. Все счета собраны в один или несколько планов счетов. В то же время, план счетов - это средство, позволяющее настраивать бухгалтерский учет на требования конкретного предприятия.

При настройке планов счетов в конфигурации определяются возможности ведения бухгалтерского учета. Будет ли использован только синтетический учет, или же потребуется ведение аналитического учета, а также валютного или количественного учета - все эти возможности задаются при конфигурировании плана счетов. Поскольку основным элементом плана счетов является счет, то при добавлении новых возможностей учета он приобретает новые свойства.

При вводе самих счетов (в конфигурации или в информационной базе) в плане счетов задается способ ведения бухгалтерского учета по каждому счету: наличие субсчетов, ведение валютного учета, ведение аналитического и количественного учета.

Счета и субсчета

Наличие счетов позволяет получать обобщающую информацию о средствах предприятия в бухгалтерском учете. Для большей детализации получаемой информации используются субсчета. Так, например, счет 68 может содержать субсчета 68.1, 68.11 и т. д. Это простейший пример субсчета, используемый обычно в бухгалтерском учете. Можно сказать, что в данном случае план счетов имеет двухуровневую структуру, где верхним уровнем является счет 68, все подчиненные ему субсчета находятся на нижнем, втором уровне. В системе 1С:Предприятие возможно ведение субсчетов с более сложной структурой: у субсчета может, в свою очередь, быть свой "субсубсчет" и так далее. Длина счета и подчиненных ему субсчетов может быть различна и определяется на этапе конфигурирования системы.

Валютный учет

Система 1С:Предприятие позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют.

Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом. По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в се эквиваленте базовой валюты. Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу.

Операции и проводки

Для отражения данных о хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете используются операции. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию.

Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом - это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.

Проводки в системе 1С:Предприятие всегда вводятся в рамках операции. Не существует возможности ввести проводки отдельно, вне операции. В дальнейшем и операции, и проводки можно просмотреть в журнале операций и в журнале проводок. При редактировании или удалении операции подвергаются изменению или удаляются все проводки данной операции.

Все операции в системе могут вводиться либо вручную, с использованием формы операции, либо через документы, для которых в конфигурации определено формирование операции. Использование документов облегчает ввод хозяйственной операции. При таком вводе операции пользователю не надо заполнять все данные об операции: как правило, в документ вводится необходимая информация о хозяйственной операции, а проводки формируются автоматически при проведении документа.
При ручном вводе операции данные заносятся непосредственно пользователем. Тем не менее, для облегчения ручного ввода хозяйственных операций предусмотрено специальное средство, называемое типовыми операциями. Использование типовых операций автоматизирует ввод стандартных или часто используемых операций. В отличие от документов, которые полностью настраиваются в конфигурации, типовые операции заносятся непосредственно при работе пользователя с информационной базой. Настройка типовых операций проще, чем создание документов, но при использовании документы обеспечивают большее удобство при вводе данных.

Разделение учета

Система 1С:Предприятие позволяет вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в одной информационной базе. Для этого используется разделитель учета. Под разделителем учета понимается некоторое значение, например "Фирма", которое заносится в каждую проводку и позволяет получать все бухгалтерские итоги по каждому такому значению отдельно. Это позволяет, фактически, получить несколько независимых балансов. Разделение учета определяется на этапе конфигурирования системы.

Документы

Система 1С:предприятие предоставляет мощные средства для работы с первичными документами. В качестве первичных документов, поддерживаемых системой, могут выступать, например, платежные поручения, счета на оплату, различные накладные, доверенности и любые другие документы.

При работе с документами система предоставляет широкий набор возможностей, обеспечивающих удобный ввод, просмотр, поиск и печать документов.
Функции работы с документами и ведения бухгалтерского учета в 1С:Предприятии могут использоваться как отдельно, так и взаимосвязано. Совместное использование этих функций определяется возможностью автоматического формирования бухгалтерских операций документами.

Отчетность

Для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации в 1С:Прсдприятии используются отчеты. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется в конфигурации. Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов.

Стандартные отчеты. Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как "Оборотно-сальдовая ведомость", "Анализ счета", "Карточка счета" и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами. Данные отчеты разрабатываются обычно фирмой "1С" для России и ее региональными партнерами - для других стран. Кроме того, отдельные регламентированные отчеты могут создаваться другими организациями и самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или местных отчетных форм.

Специализированные отчеты. Создаются, обычно, в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

24. САДД «Дело» – ведущая отечественная система автоматизации делопроизводства и документооборота.

Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. «Дело» - это программная система автоматизации традиционного отечественного делопроизводства на качественно новой технологической основе - с использованием возможностей современной учрежденческой компьютерной сети.

«Дело» успешно используется для автоматизации управленческой деятельности в отечественных министерствах и ведомствах, территориальных органах власти, на предприятиях различных сфер деятельности.

Комплекс программ семейства "Дело":

1. позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства;

2. предоставляет возможность организации потока работ (workflow) в учреждении с осуществлением контроля за движением и исполнением документов;

3. масштабируем - может быть установлен на одном компьютере, на учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством;

4. поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства, обеспечивая построение территориально-распределенных корпоративных систем документооборота.

25. Основные функции САДД «Дело» – 26. Подходы и цели внедрения САДД «Дело».

Регистрация документов

Для каждого учетного документа в системе «Дело» формируется регистрационно- контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе.

Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы (приказы, распоряжения, договоры, акты, счета и т.д.), в т.ч. и проекты документов.

Кроме традиционного набора реквизитов, предусмотренного нормативными документами (регистрационный номер, краткое содержание, состав, гриф доступа адресаты и др.), РК различных видов документов может содержать ряд дополнительных реквизитов, специфических для каждой организации и определяемый заказчиком самостоятельно. Этот набор дополнительных реквизитов.

Обработка и хранение документов

К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться непосредственно в организации с использованием сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.

Для предприятий, с большим объемом сканирования входящих документов предусмотрена опция «поточного» сканирования документов, с последующим их прикреплением к карточкам документов.

Движение документов

В системе «Дело» реализован механизм управления ходом работ (workflow), обеспечивающий обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа. Исполненные документы списываются в дело. В РК заносятся реквизиты архивного хранения документов.

Отправка документов

Система «Дело-Предприятие» позволяет формировать реестры рассылки бумажных документов для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, а так же отправлять документы их адресатам с помощью систем электронной почты, используя при этом шифрование и ЭЦП.

Справочно-аналитическая работа

По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, в том числе и дополнительным реквизитам, а так же контекстный поиск по содержанию самого документа. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей. В системе существует возможность получения набора стандартных отчетных форм, определяющих объем документооборота организации и ход исполнения документов. Кроме этого система имеет открытый интерфейс программиста (API), позволяющий заказчику самостоятельно создавать программы формирования своих отчетных форм.

Работа с взаимосвязанными документами

Поддерживается возможность установления ссылок между документами, связанных между собой определенными отношениями (во исполнение, отменяющих или дополняющих друг друга и т.д.). Любой документ системы может быть связан с любым количеством документов как зарегистрированных в системе, так и находящихся вне ее (на файловых серверах общего доступа или сайтах Internet). Это позволяет образовывать гипертекстовые сети зарегистрированных документов с возможностью навигации (передвижения по связкам между РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов).

Регламентация прав доступа

Права пользователя в системе определяются при регистрации пользователя и регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.)

Контроль исполнения

В системе «Дело» реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. Система обеспечивает автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Полнотекстовый поиск по содержанию документа

В системе «ДЕЛО-Предприятие» (версия под MS SQL Server) реализованы функции полнотекстового поиска. В предыдущих версиях поиск осуществляется только по сочетанию любых реквизитов регистрационных карточек документов.В новой версии сохранены все старые возможности, а также добавлен полнотекстовый поиск непосредственно по содержанию документа. Причем работает комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и содержанию самих документов. Поддерживаются все основные электронные форматы документов: Word, Excel, HTML, ASCII.

Электронный документооборот

«Дело» включает подсистему «Электронная почта», позволяющую осуществлять электронный обмен документами и их регистрационными карточками между организациями, использующими «Дело». Для защиты передаваемой информации от несанкционированного доступа в подсистеме может использоваться системы шифрования и ЭЦП отправляемых сообщений по открытым каналам связи.

API-интерфейс

Система «Дело» предоставляет возможность доступа к хранимым системой данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика для требуемого расширения потребительских свойств системы, например:

· для вывода данных системы в наиболее удобной заказчику форме представления отчетов;

· для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

· для доступа к данным системы через INTERNET (INTRANET);

· для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т.п.

Система «Дело» обеспечивает интерфейс доступа к данным посредством набора ActiveX объектов, разработанных в соответствии с COM технологией фирмы Microsoft. Применение данной технологии дает возможность разработки и эксплуатации любых программ, использующих данные системы «Дело», в среде Microsoft Windows.

27. Общая характеристика системы электронного документооборота «Евфрат» и её основные функции.

Система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

1. повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

2. сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

3. создание единого информационного пространства предприятия;

4. обеспечение надежности учета и хранения документов;

5. организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

· автоматизировать регистрацию документов и заданий;

· обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

· осуществлять мгновенный поиск информации;

· контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

· проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

· организовать долговременное хранение документов организации;

· обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

В новой версии системы ЕВФРАТ-Документооборот реализована поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления. Это позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.

В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

В состав системы входят следующие модули:

1. АРМ Пользователя - универсальное рабочее место доступа к системе;

2. АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы;

3. модуль "Графический дизайнер маршрутов" - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

4. модуль "Дизайнер форм" - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

5. модуль "Менеджер журналов и отчетов" - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

6. средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

7. модуль "Почтовый клиент" - средство работы с сообщениями электронной почты.

28. Характеристика электронного архива САДД «Евфрат».

29. Система автоматизированного документооборота «Directum». Общая характеристика.

Directum – корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система Directum поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, Directum обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы Directum:

1. Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

2. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

3. Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

4. Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

5. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Эффективное использование системы Directum также обеспечивают следующие компоненты:

· Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

· Сервер веб-доступа к Directum. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.

· Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников и отчетов; встроенный язык программирования; настройка форм карточек и событий; интеграция с другими системами.

30. Организация коллективной работы с документами, поиск и анализ информации в системе электронного документооборота «Directum».

Похожая информация.

Сайт

LanDocs представлен на рынке решений для автоматизации работы с документами с 1997 года. Сертификат соответствия российским государственным стандартам ГОСТ Р № РОСС RU.МЕ20.Н01957. Функциональность отвечает потребностям крупных иерархических организационных структур в части задач автоматизации документационного обеспечения управления. Для предприятий малого бизнеса и для учебно-методической работы выпускается продукт LanDocs:SMB - упрощенная версия с включением множества преднастроек. LanDocs использует одну из двух промышленно выпускаемых СУБД (по выбору заказчика): Oracle или MS SQL Server.

Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программная платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота - от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности - автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.

Примеры бизнес-решений, реализуемых на программной платформе LanDocs

• согласование документов в электронной форме;
• организация оперативной обработки внешних обращений;
• контроль исполнения документов и заданий;
• подготовка наглядной отчетности по движению документов;
• организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
• организация защищенного корпоративного архива электронных документов;
• поддержка процессов управления качеством.

Особенности рыночной позиции

• LanDocs зарекомендовал себя как платформа построения и развертывания сложных распределенных систем документооборота, обеспечивающая надежную работу в разнородных коммуникационных средах (в том числе, при наличии участков с низкой пропускной способностью). Предлагается несколько видов как полнофункциональных, так и ограничено-функциональных клиентов, обеспечивающих учет условий подключения к сети и специфики работы с документами конкретного ролевого рабочего места. Такой подход позволяет предложить рынку одновременно масштабные и экономичные распределенные СЭД.
• В LanDocs наиболее последовательно проводится политика информационной безопасности. В частности, ЭЦП и шифрование поддерживаются для всех типов объектов (не только для контента) и для всех типов клиентов (включая, доступ посредством электронной почты и интернет).
• LanDocs обеспечивает высокую производительность на серверном оборудовании среднего ценового класса при достаточно большом числе одновременно работающих пользователей.
• По мере развития платформа обогащается средствами поддержки наиболее эффективных приемов работы с документами, найденными в опыте проектирования. Тиражирование релизов платформы для СЭД, установленных у корпоративных пользователей (входит в комплект услуг регулярной технической поддержки), предоставляет в распоряжение этих пользователей достижения лучших документных практик.

Результаты внедрения

Основным результатом использования решений на основе LanDocs является системное повышение прозрачности (прослеживаемости), управляемости (подконтрольности) и оперативности выполнения всех автоматизированных с её помощью деловых процессов и процедур. В частности:

• достигается полный контроль состояния любого делового документом с момента его создания/получения до завершения исполнения/отправления;
• снижается количество ошибок персонала, минимизируется возможный ущерб от таких ошибок;
• обеспечивается возможность исключения бумажных документов из рутинного документооборота; деловые коммуникации при этом осуществляются в более высоком темпе, лучше защищены и допускают применение более развитых средств электронного контроля;
• обеспечивается систематизированное и надежное хранение электронных документов;
• появляются возможности быстрого поиска документов по реквизитам учета и содержащимся в тексте словам и выражениям;
• обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа, как при хранении, так и в процессах информационного обмена;
• улучшается организация коллективной работы;
• становится доступной аналитическая обработка данных о ходе офисных бизнес-процессов, которая дает возможность идентификации узких мест и планирования организационных изменений, повышающих индивидуальную и коллективную продуктивность.

Крупные проекты

К наиболее масштабным проектам построения СЭД на платформе LanDocs (c количеством подключений от 1000 до 7000 и более рабочих мест) относятся проекты в Федеральном казначействе России , Московской объединенной энергетической компании (МОЭК) , СО ЕЭС России , ОАО «Сургутнефтегаз» , Уральском оптико-механическом заводе (УОМЗ) , МДМ-Банке и УРСА Банке , Народном и Национальном банках Казахстана, РУП Белтелеком, Министерство связи РБ, Белагропромбанке и Белинвестбанке Республики Беларусь.

Базовая функциональность

• Регистрация документов
• Управление хранением документов, интеграция с офисными приложениями
• Рассылки документов
• Организация совместной работы с документами
• Регламентация доступа к документам и функциям системы
• Отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок
• Навигация и поиск документов
• Управление версиями
• Обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение
• Контроль исполнения документов и заданий
• Работа в режиме замещения исполнителя
• Отчетность по документообороту
• Менеджмент данных справочников системы, настройка типов документов и сообщений
• Настройка на организационную структуру предприятия
• Настройка на характерные для конкретной организации этапы документооборота
• Территориально-распределенный документооборот
• Сканирование бумажных документов. Работа с изображениями документов (Imaging)
• Массовое сканирование и регистрация документов
• Архивирование документов, поддержка функций корпоративного архива
• Автоматизация деятельности ведомственного архива
• Интеграция с внешними Windows-приложениями
• Работа через Интернет
• Интеграция с электронной почтой
• Обеспечение информационной безопасности
• Электронная подпись и шифрование документов и заданий

Возможности интеграции и настройки

Для доступа к функциям и объектам СЭД из внешних приложений LanDocs предоставляет сторонним разработчикам открытый документированный программный интерфейс (API). Основу интерфейса представляет OLE-интерфейс, в полной мере не поддерживающий функционал системы. Компонента LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА обеспечивает возможность доступа к LanDocs из web-приложений и позволяет интегрировать СЭД в корпоративную среду web-сервисов.

Широкий набор настраиваемых параметров дает возможность управлять работой различных модулей системы. Редактор форм регистрационных карточек поддерживает обработку событий на Visual Basic Script и предоставляет широкие возможности приспособления системы к логике обработки конкретного вида корпоративных документов. Поставляется встроенный редактор отчетов.

Архивное решение

На основе платформы LanDocs предлагается специализированное решение для архивных служб предприятий и организаций, включающее в себя поддержку операций комплектования архива, функций архивного учета, формирования статистической отчетности по работе архива в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства. Архивное решение интегрировано с модулями LanDocs для автоматизации текущего делопроизводства и допускает интеграцию с другими СЭД.

Состав LanDocs

ПО LanDocs поставляется в виде готовых к использованию настраиваемых программных компонент (см. список ниже). В зависимости от задач проекта в СЭД могут использоваться все или только некоторые из них.

Компоненты LanDocs:

• LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
• LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ
• LanDocs: СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
• LanDocs: ПАКЕТНОЕ СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
• LanDocs: ПОЧТОВАЯ ПОДСИСТЕМА
• LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП
• LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ
• LanDocs: АДМИНИСТРАТОР
• LanDocs: ДИЗАЙНЕР ФОРМ
• LanDocs: ПЛАНИРОВЩИК
• LanDocs:

Область применения системы LanDocs - автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

· создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

· создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

· учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;

· автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;

· обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

· подписание электронных документов электронной цифровой подписью;

· интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, по этому используемые в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства.

Структура программного обеспечения линии LanDocs

Программное обеспечение линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/ Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлена на обеспечение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.

Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО . Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ . Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

LAN Image: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно - независимого клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.