Исполнение и контроль исполнения приказа. Доведение приказов до исполнителей

Трудоустройство к ИП. Сколько экземпляров трудового договора требуется? И куда нужно предоставить сведения?

Вам 1 с подписью и печатью ИП. Сведения он сам обязан предоставлять.

Денис Ошовский Ученик (218) 3 года назад

обычно делается 2 экземпляра договора, копию нужно предоставить в ФСС и ПФ, Посмотрите ФЗ 212

Людмила Высший разум (167790) 3 года назад

ИП, как работодатель заключает с вами трудовой договор в 2-х экз, один экземпляр остается у ИП, другой экземпляр передается вам. Издает приказ о приеме вас на работу. Основанием к приказу служит заключенный трудовой договор. В течении 5 дней работодатель обязан произвести запись в вашу трудовую книжку о приеме вас на работу.

Вопрос

Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.

Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.

На это указывает и Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в котором говорится, что приказ (в единственном числе) подписывается руководителем.

Т.е. обычно готовится три экземпляра - один (оригинал), подписанный руководителем (руководитель подписывает только ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) - в бухгалтерию, третий (заверенная копия) - в личное дело.

Целесообразно в инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов - определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии. Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров. При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу. Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии.

Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника.

Примечание:

При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа. Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале).

1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе.

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота. как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

ЭКЗЕМПЛЯРЫ ПРИКАЗОВ

Количество копий приказов по личному составу нормативными документами не регламентировано. Оно может определяться на локальном уровне, например, в Инструкции по делопроизводству, действующей в Вашей организации. Если ничего подобного нет, то обычно копии приказов передаются всем заинтересованным подразделениям, практически всегда среди них имеется в подразделение, которое занимается начислением зарплаты (бух. отдел труда и зарплаты), подразделение, где ведутся личные дела и т.п. Если органиация небольшая, то можно по подразделениям копии вообще не раздавать, в своей работе все могут использовать одно дело с оригиналами приказов.

Делопроизводство в кадровой службе. Методические указания к лабораторным работам. Часть 1

Рассматриваются вопросы создания кадровой документации на основе Альбома унифицированных форм документов первичной учетной документации по учету труда при приеме, переводе и предоставлению отпуска сотрудника(м). Методические указания подготовлены на кафедре Информационное обеспечение управления и производства и предназначены для студентов специальностей 032001 очной и заочной форм обучения, изучающих дисциплину Делопроизводство в кадровой службе.

Делаю ЛИЧНЫЕ ДЕЛА сотрудникам, формирую все документы посмотрите, скажите что не так, может будет удобнее по другому.

вообще все, что касается определенного работника - лучше подшивать в его личное дело, пусть даже это будут и копии: приказов по приеме/увольнении, переводе на новую должность, взысканиях, всех заявлений и проч. Лишним точно не будет, и не упустите ничего важного из вида

Поскольку Трудовой кодекс не обязывает работодателя вести личные дела работников, вы вправе сделать это так, как вам удобно. Можно в документах организации оговорить порядок оформления ЛД, например, в Положении о кадровой службе, Положении о персональных данных работников или в Стандарте по управлению персоналом. У нас в ЛД подшиваются ксерокопии документов, которые работник предъявляет при приеме на работу, результаты медосмотра, заявление о приеме на работу, экземпляр трудового договора, экземпляр приказа о приеме на работу, согласие на обработку персональных данных. Далее по ходу работы - самые ключевые документы - экземпляры дополнительных соглашений к ТД, приказов о переводах, документы по аттестации работника, экземпляры приказов об изменении разряда / категории и т. п. Приказы (обязательно экземпляр каждого приказа, не пропуская) подшиваем по порядку в дела (сегрегаторы) по тематическому признаку. Каждому такому делу с приказами соответствует дело, куда подшиваются заявления работников или служебные записки должностных лиц, на основании которых изданы соответствующие приказы. Чтобы не было путаницы, такие заявления и сл. записки подшиваются не хронологически по дате написания, а по номерам приказов, для которых они послужили основанием. Внизу каждого заявления или сл. записки от руки прописываются реквизиты приказа. Очень удобно ориентироваться! Заявления на отпуск в ЛД не подшиваем, ЛД распухнет от таких подробностей. По номеру приказа о предоставлении отпуска работнику (его можно быстро найти, к примеру, в Личной карточке работника). заявление моментально найдется в нужном деле, как и сам приказ. Как-то так.

мне оч интересно, откуда пошло, что заявления и приказы на отпуск, должны храниться в личном деле? если должна быть папка с приказами и папка, куда подшиваются завления, поступающие от работников после их регистрации. Могу дать совет: ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ В ГОС. ОРГАНАХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯ ХВСЕХ ФОРМ СОБСТВЕННОСТИ

Подписания приказа

Окончательно подготовленный и оформленный проект приказа представляется на подпись руководителю учреждения (см. приложение 16). Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Если при доработке проекта приказа исполнитель не учел всех замечаний либо компромиссного решения не найдено, то вместе с проектом приказа на рассмотрение руководителя учреждения представляют замечания и отдельные мысли, которые не были учтены составителем проекта. Проанализировав их, руководитель принимает решение относительно того, должны быть приняты во внимание мнения специалистов. Если это так - проект возвращается на доработку. Если же замечания признаны неуместными, руководитель просто подписывает приказ.

Приказы по основной деятельности руководитель учреждения подписывает лично. В случае его отсутствия это возлагается на лицо, исполняющее обязанности руководителя. Подпись в таком случае оформляется так: Исполняющий обязанности директора подпись Л. Г. Гграсимчук

И. о. директора подпись М. О. Орлов

Печати на приказах, изготовленных на бланках, не проставляют.

В случае издания совместного приказа, который должны подписать несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне и свидетельствуют гербовыми (основными) печатями соответствующих учреждений, например:

Министр финансов Украины Министр юстиции Украины

подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия

дата дата

После подписания никаких исправлений в приказ уже не вносят.

Приказ вступает в силу с момента его регистрации и доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок вступления в силу указывается в самом распорядительном документе.

Доведение приказов до исполнителей

Особое внимание уделяется доведению распорядительного документа до исполнителей. Приказы по основной деятельности тиражируют в необходимом количестве и рассылаются согласно списку рассылки до структурных подразделений, подведомственных учреждений, а также, в случае необходимости, других заинтересованных учреждений. В приказе по основной деятельности нет необходимости в пункте такого содержания: "Приказ довести до сведения...".

Всех исполнителей, до сведения которых доводится приказ, называют в указателе (список) рассылки, составитель готовит вместе с проектом приказа и передает в службу делопроизводства.

Неправомерным в приказах по основной деятельности является отметка "С приказом ознакомлены", которую размещают после подписи руководителя учреждения, его нередко ошибочно используют вместо визирования проекта приказа исполнителями и другими должностными лицами в соответствии с их полномочиями. С подписанными приказами по основной деятельности сотрудников знакомят под расписку, как правило, лишь в отдельных случаях (если речь идет о персональной ответственности отдельных должностных лиц, соблюдение правил техники безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.п.). Если такая процедура необходима, то в приказе формулируют, например, такой пункт:

3. Ознакомить с этим приказом под расписку работников цеха № П.Г. Анохина, М. Л. Василенко, А. С. Иваненко.

В этом случае в приказе по основной деятельности предусматривают отметку "С приказом ознакомлены" и с новой строки указывают: должность (в случае необходимости), подпись лица, расшифровка подписи, дату. Эту отметку желательно проставлять на оборотной стороне последнего листа приказа.

Если есть необходимость ознакомить с приказом всех сотрудников учреждения или значительное их количество, то в приказе формулируют пункт такого содержания:

5. Ознакомить с настоящим приказом сотрудников под расписку в соответствии со списком, которая прилагается.

При этом составляют отдельный лист ознакомления по такой форме:

В таком случае лист ознакомления хранится вместе с приказом как приложение.

В некоторых случаях приказы по основной деятельности могут направляться до подведомственных учреждений с сопроводительным письмом, в котором отмечают дополнительные меры по их выполнению.

2. Приказы по административно-хозяйственным (оперативных) вопросов содержат решения оперативного, организационного, административного, хозяйственного характера, о чем свидетельствует их название. Это, как правило, такие приказы: о приобретение канцелярских принадлежностей, инвентаря, мебели и т.д; о выделении рабочих комнат для сотрудников; проведение инвентаризации; о текущий ремонт помещений, которые занимает учреждение; о мерах относительно санитарного состояния и благоустройства помещений и дворов; об организации охраны учреждения и т.д. Порядок подготовки, составления, оформления этих приказов является аналогичным порядку, установленному в отношении приказов по основной деятельности.

3. Приказы по личному составу (по кадровым вопросам) регулируют вопросы приема, перемещения, увольнения работников, порядок предоставления отпусков, присвоение разрядов, наложение взысканий и поощрение работников.

В сравнении с приказами по основной деятельности составление и оформление приказов по личному составу отличается как по форме, так и процедуре их подготовки и издания.

Приказы по личному составу могут оформляться традиционным способом на бланке учреждения и с использованием трафаретных унифицированных форм.

Среди приказов, которые оформляют традиционным способом, выделяют приказы индивидуальные и сведены. В индивидуальных приказах содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием на работу, перевод на другую должность (работу), увольнении и т.п.

На крупных предприятиях применяют унифицированные межведомственные формы приказов по личному составу (см. приложения 17,18,19).

В практике управленческой деятельности вопросы управления кадрами могут оформляться также распоряжениями.

Директором может быть один из учредителей предприятия, или же просто нанятый для управления и обеспечения качественного менеджмента предприятием грамотный специалист. Трудового договор с руководителем подписывался его работодателем, то есть одним из членов наблюдательного совета или учредителей. Логично считать, что приказ об увольнении директора также должен быть подписан тем же лицом.

ФС по труду и занятости РФ разъясняет, что издать приказ и подписать его вправе как работодатель директора, так и сам увольняющийся руководитель . Так как ООО все же частная компания, то чаще всего практикуется такой порядок: меняющий работу руководитель издает документ в отношении самого себя, а подписывает его один из учредителей, то есть собственников фирмы.

Закон «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ также удостоверяет право руководителя издавать приказ и даже подписывать его в отношении всех сотрудников, не исключая и руководителя, так что если приказ подготовит инспектор по кадрам, а подпись под ним будет самого главы, это вполне допустимо с точки зрения законодательства.

В какие сроки издается?

Директор, принявший решение сменить место работы, направляет работодателю заявление об увольнении. Если обычный сотрудник обязан делать это за 2 недели до даты прекращения работы, то руководитель – за месяц. Получив заявление, учредители рассматривают бумагу коллегиально, на собрании, о чем составляется протокол. В протоколе фиксируют, кому поручат принять дела у покидающего свой пост руководителя и в какие сроки.

После принятия решения владельцами фирмы и должен быть издан приказ , а его дата – такой, чтобы все дела увольняющийся глава мог до истечения 30-дневного срока с датирования заявления успеть передать указанному работодателем человеку. Если обычно бумагу датируют днем увольнения, то в данном случае, учитывая степень ответственности директора и необходимость сдачи дел всей фирмы, приказ должен быть издан в срок, не более 1 месяца до даты аннулирования трудовых отношений и после заседания общего собрания учредителей.

Особенности составления

Бумага касательно расчета из фирмы может иметь типовую форму Т-8а, утвержденную Госкомстатом, а может быть составлена в произвольной форме, но при условии внесения в нее всех необходимых сведений. В случае с уходом главы фирмы лучше, если будут составлены оба эти документа. Если в типовом бланке информация больше касается кадрового учета, то другой приказ – об ином.

При увольнении с фирмы ее директора, в приказе о его увольнении должны быть данные :

Если для принятия дел назначена комиссия, то ее состав с указанием ФИО и должностей также нужно вписать в эту бумагу.

Как правильно ознакомить сотрудника?

Так как распоряжение об увольнении руководителя содержит указания о необходимости передачи дел по акту, то покидающего фирму ее главу логично ознакомить с приказом сразу же после его издания , а форму Т-8а предъявить в день увольнения.

В ст. 84.1 ТК РФ указано, что ознакомление увольняющегося сотрудника с распоряжением – обязательная мера. В случае с разрывом трудовых отношений самим директором необходимость в ознакомлении с таким приказом, или если их два, то с обоими, не пропадает: формальности должны быть соблюдены. К тому же, если в распоряжении по предприятию говориться о процедуре сдачи-приемки дел с оформлением акта, то подпись на нем увольняющегося руководителя нужна также, чтобы закрепить за ним эту обязанность.

Можно ли отменить и в каких случаях?

Как и любой иной приказ, такой документ отменить можно, соблюдая ряд последовательных действий. Если первое лицо в горячке написало заявление на расчет, а когда треволнения улеглись, и желание уходить пропало, для отмены увольнения необходимо, чтобы были созданы такие бумаги :

1. заявление от раздумавшего менять место работы директора о признании заявления на увольнение недействительным (адресовать следует работодателю, то есть учредителю фирмы);
2. приказ по предприятию об отмене ранее изданного приказа на увольнение.

Без особых проблем можно вернуть все на круги своя в течение того месяца, который дается главе до момента увольнения – на сдачу-приемку дел. Если же увольнение фактически и юридически состоялось, то отмена приказа станет невозможной. Ничего не выйдет и в случае, если на место рассчитавшегося уже принят, на ту же должность, новый глава фирмы.

Где и сколько хранится?

Приказ об увольнении директора, как и все иные аналогичные бумаги, относится к бумагам по личному составу, которые должны храниться на протяжении 75 лет. Оригинал подшивают в папку инспектора по кадрам с такими же листками, в хронологическом порядке. Эта папка находится в постоянном пользовании в течение текущего года, потом на протяжении 5-ти лет хранится в шкафу кадровика, после чего подшивается для сдачи в архив, где и будет лежать до истечения 75 – летнего периода.

Такие документы касаются стажа работников, и могут требоваться при пересмотре судами размеров пенсий или уточнений срока стажа работы. По истечению 75-летнего периода хранения бумаги подлежат утилизации .

При увольнении руководителя предприятия должны быть соблюдены все требования законодательства, как и при аннулировании трудовых отношений с любым сотрудником. Поэтому должно от директора поступить заявление на расчет, а потом быть издан приказ на увольнение. Такой документ можно отменить, если обратиться с соответствующим заявлением.

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей , указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной , начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

• Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

«АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе: Главного юрисконсульта – 1 штатная единица Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы 2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001. Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Руководитель службы ДОУ В.Н.Кораблева Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

3.1. Реквизит «Подпись» в унифицированных формах предусматривает только подпись руководителя организации. Однако, как уже говорилось (см. п. 1.3 главы 2), право подписи под кадровыми приказами может быть делегировано руководителем организации одному из своих заместителей, менеджеру по персоналу или руководителю обособленного структурного подразделения. Здесь имеется явное противоречие, недоработка унифицированных форм приказов: в названии вида документа присутствуют варианты «приказ» и «распоряжение», т.е. заложена возможность их подписания уполномоченными должностными лицами, а подпись предусмотрена только для руководителя организации:

Между тем ст. 16 и 67 ТК РФ в контексте заключения трудового договора упоминают «работодателя или его представителя», а Пленум Верховного Суда РФ своим постановлением «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» от 17 марта 2004 г. № 2 разъяснил, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с законом; иными нормативными правовыми актами; учредительными документами юридического лица (организации); локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников.
Следовательно, подписи этих лиц под кадровыми приказами являются абсолютно легитимными (законными), несмотря на то, что напрямую это в унифицированных формах не предусмотрено. И поскольку согласно Порядку применения унифицированных форм* убирать из них ничего нельзя, мы оставляем в распоряжениях слова «руководитель организации» и указываем должность лица, уполномоченного подписывать кадровые приказы.
Таким образом, в реквизите «Подпись» в строке «должность» в приказах указывается должность руководителя организации («директор», «генеральный директор», «президент», «управляющий» и т.п.) либо должность руководителя обособленного структурного подразделения (например: «директор Южного филиала» и др.), а в распоряжениях — должность уполномоченного представителя работодателя («заместитель директора», «заместитель генерального директора по персоналу», «директор по персоналу», «менеджер по персоналу», «директор филиала», «руководитель представительства» и т.п.).
Этот реквизит может быть оформлен следующим образом:

3.2. Во всех унифицированных формах приказов предусмотрена виза ознакомления работника. Это общее правило: в любом приказе обязательно должны быть визы ознакомления всех фигурантов (т.е. тех работников, чьи фамилии фигурируют в этом приказе). Совершенно ясно, что от работников, не ознакомленных с приказами по основной деятельности, нельзя требовать исполнения этих приказов. Что же касается приказов по личному составу, то работники, не ознакомленные с приказами, могут неверно представлять себе условия, на которых они приняты на работу или переведены на другую работу, направлены в командировку, с какой формулировкой уволены, на какой срок получили отпуск и т.п. И в случае возникновения конфликтных ситуаций (трудовых споров) довод работника «А я не знал!», приведенный им в судебном заседании, окажется решающим для суда.
Помимо того, что подпись работника об ознакомлении с приказом обязательна, необходимо помнить еще и о возможности спора о том, не подделана ли эта подпись, не был ли приказ издан или переделан «задним числом» с подложной визой ознакомления.
Решить этот вопрос можно только с помощью экспертизы подписи работника. Однако на почерковедческую экспертизу не принимаются подписи, состоящие меньше, чем из трех букв. А ведь автографы (личные подписи) работников зачастую представляют собой просто небольшую «закорючку с хвостиком», которую невозможно идентифицировать. К тому же, даже при наличии необходимого минимума материала для исследования далеко не всегда удается дать определенное экспертное заключение. Поэтому стоит вспомнить, как подписывают документы клиенты нотариуса, который всегда просит их написать помимо автографа полностью фамилию, имя и отчество: в случае судебного спора о подлинности подписи эксперт получает достаточный объем статистического материала и может сделать четкие выводы.
Большой опыт разрешения конфликтных ситуаций между работником и работодателем привел автора к выводу о том, что кадровикам имеет смысл частично перенять методику нотариусов. Разумеется, не нужно требовать, чтобы работник полностью писал имя, отчество и фамилию, но весьма желательно, чтобы его автограф был в виде фамилии, написанной полностью, — этого вполне может быть достаточно, чтобы решить вопрос о подлинности подписи:

Конечно, знакомить работников с приказами необходимо вовремя. Для приказов о приеме на работу этот срок установлен ч. 2 ст. 68 ТК РФ: «Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы».
Для других приказов сроки ознакомления ТК РФ не предусмотрены. Однако можно делать логические выводы из существующих правил:
1) по общему правилу приказ вступает в законную силу с момента его подписания руководителем организации, если иное не установлено в тексте самого приказа.
Другими словами, в тексте приказа, изданного, например, 28 мая, может быть сказано, что работник принимается на работу (переводится на другую работу, увольняется, направляется в командировку, в отпуск и т.д.) именно в этот день, т.е. 28 мая. Однако в тексте приказа может быть указана и любая последующая дата, например 1 июня. Это означает, что приказ, изданный 28 мая, вступает в законную силу 1 июня;
2) для того чтобы приказ был легитимным, работник должен быть с ним ознакомлен не позднее чем в день вступления приказа в законную силу (если более ранние или более поздние сроки не установлены законом).
Следовательно, приказ, вступающий в законную силу вдень издания, желательно представить работнику на ознакомление в тот же день, т.е. дата издания приказа и дата ознакомления с ним работника будут совпадать. В качестве примера рассмотрим приказ о приеме работника на работу:

Приказ, вступающий в законную силу в более поздние, чем дата его издания, сроки, должен быть представлен на ознакомление до его вступления в законную силу или в крайнем случае в тот день, когда приказ начинает действовать, т.е. дата издания приказа будет наиболее ранней, следующей будет дата ознакомления работника с приказом, и затем — дата в тексте приказа (день, с которого приказ начинает работать) либо дата ознакомления и дата в тексте могут совпадать:


Безусловно, в целях доказывания необходимо, чтобы дата ознакомления была написана от руки самим работником.
Таким образом, предлагая работнику ознакомиться с приказом, кадровику рекомендуется произносить стандартные фразы: «Прочитайте, пожалуйста, внимательно приказ. Вам все в нем понятно? Тогда напишите (вот здесь) полностью свою фамилию и поставьте сегодняшнюю дату».
3.3. Визы согласования*. Многих практикующих кадровиков удивляет, что в унифицированных формах приказов отсутствуют визы согласования. Однако это отнюдь не упущение Госкомстата. Дело в том, что согласование, т.е. предварительное рассмотрение и оценка соответствующим должностным лицом организации проекта приказа, не является, с точки зрения соблюдения законодательства, обязательным. Вопрос о необходимости согласования проекта приказа со специалистами своей фирмы решает директор. Автору приходилось видеть приказы с восемью-девятью визами согласования. Вряд ли имеет смысл до такой степени усложнять процесс издания приказа. Конечно, если в организации есть штатный юрист, который хорошо знает не только хозяйственно-договорное, но и трудовое законодательство, вполне разумным будет согласование с таким специалистом всех кадровых приказов. Остальные варианты согласования определяются индивидуально, внутри каждой организации, и визы ознакомления вводятся в унифицированную форму.
Однако есть особый случай, когда виза согласования является обязательной. Согласно п. 18 Положения о главных бухгалтерах утвержденному постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59 (в редакции от 17 апреля 2002 г.), назначение, перемещение и увольнение материально ответственных лиц (кассиров, кладовщиков, продавцов и др.) производятся по согласованию с главным бухгалтером. Следовательно, на приказах о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении материально ответственных лиц обязательно должна быть виза согласования с главным бухгалтером.
Разумеется, на приказе может быть и несколько виз согласования.
Поскольку визирование, как уже говорилось, — это рассмотрение и оценка проекта документа, а документ становится таковым с момента подписания его автором, на визирование необходимо представлять еще не подписанный проект приказа. Проект приказа может быть завизирован за некоторое время до подписания, и дата издания приказа будет более поздней, чем дата в визе согласования:

Либо проект приказа визируется перед подписанием приказа директором в этот же день:

В случае если специалист, визирующий приказ, не согласен с его содержанием, он не вправе отказаться от проставления своей подписи в реквизите «Виза согласования». Он обязан расписаться, дополнительно изложить свои замечания на отдельном листе бумаги, подписать их и передать на рассмотрение руководства, сделав пометку об этом над визой. После этого руководитель организации принимает решение: направить приказ на доработку либо подписать его, проигнорировав замечания:

Виза согласования может быть оформлена в нижней части лицевой или оборотной стороны приказа либо, если приказ должно завизировать большое количество специалистов, визы оформляются на отдельном листе согласования, прилагаемом к приказу.

ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1