Уведомление о времени начала отпуска образец. Образец уведомления о начале отпуска. Порядок ознакомления работника с уведомлением

Уведомление о начале отпуска - образец этого документа нетрудно составить самостоятельно - содержит информацию о времени начала и окончания отпуска сотрудника, а также информирует его о предстоящем отпуске. Работодатель должен своевременно доводить до сведения сотрудников эту информацию, как того требует ст. 123 ТК РФ.

Как производится извещение о начале отпуска

Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:

1. Известить сотрудника необходимо за 2 недели до начала отпуска.
2. Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журнал Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.

Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.

Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления

Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:

• наименование организации;
• название и номер документа;
• дата издания уведомления;
• фамилия и инициалы работника;
• наименование должности сотрудника;
• даты начала и окончания отдыха работника;
• количество календарных дней отпуска.

На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.

Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти на нашем сайте.

Всегда ли необходимо уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска?

Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику . Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.

При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.

Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.

График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Образец уведомление о начале отпуска

Составляется в отношении каждого работника на локальном организационном бланке. Форма и должный формат данного бланка устанавливается непосредственно внутренними актами. Экземпляры в пустом виде хранятся в отделе кадров, откуда в самом начале их необходимо запросить. В данном случае в отношении работника направляются данные, указывающие на начало, и на общую периодичность положенного отдыха. Уведомление также содержит ссылку на копию приказа, в соответствии с которым он может временно сложить свои должностные полномочия. Сразу после получения данного документа, условный сотрудник в указанный в нем день может не выходить на работу.

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?

В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника. Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление. В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска. Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков. Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

• - предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
• Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Как ознакомить сотрудника с документом

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

• Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков - в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
• Включением в содержание отметки об ознакомлении с датами отпуска - в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
• Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
• Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях - одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.
В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление - Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

• Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
• Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
• Общая длительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
• Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

• Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
• В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
• В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

Отпускная пора, в большинстве организаций, приходящаяся на летнее время, является настоящей «катастрофой» для кадровых специалистов. Ведь им приходится составлять огромное количество бумаг , причем большая доля из них создается заблаговременно, еще до того, как сотрудник уйдет на заслуженный ежегодный отдых. В частности, речь идет об уведомлении по отпуску.

Как производится извещение о начале

Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха .

Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде . Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.

Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска , то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.

Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна , необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.

Есть несколько вариантов , посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:

• направление персонального документа, который именуется уведомлением;
• ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.

Правила оформления и общие требования

В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы , в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.

Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов :

• ключевые реквизиты предприятия;
• исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;
• должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
• информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
• подпись со стороны нанимателя.

Способы оформления ежегодного отпуска

Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа , который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.

Издание приказного документа

Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание . В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.

Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта , который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.

Порядок регистрации

В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал , который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:

• о подаче объяснений;
• о реорганизации компании;
• о переводе;
• об изменении трудовых условий;
• об отпуске.

В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений . Титульная страница этого документа содержит следующие материалы :

• название организации;
• наименование самого документа;
• время начала его ведения.

Что касается следующего листа, то в нем содержатся материалы об ответственных лицах, которые занимаются ведением журнала. Не существует единой формы регистрации уведомлений. О том, нужно ли включать в книгу какие-то дополнительные сведения или без них можно обойтись, решает непосредственно организация. Традиционно в таблицу журнала включаются следующие данные :

• название документации;
• дата ее оформления;
• номер регистрации;
• суть содержания бумаги;
• данные о сотруднике;
• дата вручения извещения;
• сведения об ответе работника.

Листы журнала, которые печатаются, в обязательном порядке подлежат нумерации и прошивке. Скрепленный документ заверяется подписью и печатью руководящего звена.

Образец уведомления по графику

Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия , которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.

1. По центру в первой строке прописывается наименование документа – «Уведомление».
2. Далее следует основная часть с приведенными нормами законодательства. Пишется основание, на котором организация сообщает о своем решении (ст. 123 ТК РФ).
3. Во втором абзаце содержится просьба о письменном подтверждении того факта, что сотрудник получил данное уведомление.
4. Нижние строки содержат ФИО начальника кадровой службы, а также сотрудника, который уходит в отпуск. Обязательным атрибутом является подпись каждой стороны и дата составления документа.

Шаблонная модель документа предполагает возможность сохранения постоянных данных и внесения переменных значений. Если на предприятии будет разработана и сохранена персональная форма документа, она обеспечит значительное сокращение времени.

В качестве ключевого условия персонального ознакомления каждого сотрудника с этим документом выступает его предоставление в письменном виде .

Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:

• персональное уведомление;
• приказ на предоставление оплачиваемого отпускного периода;
• ведомость, которая прилагается к отпускному графику;
• графа, имеющаяся в самом документе;
• рабочий журнал директора подразделения.

Регламент по сроку хранения уведомлений имеется в перечне типовой документации управленческого характера. Приказы, связанные с предоставлением оплачиваемого отдыха или его началом, хранятся на протяжении 5 лет в архивах. Если предприятие прекратило работу до истечения 5-ти летнего периода, документация поступает в территориальный архив.

Нюансы для совместителей

Если отпуск оформляется для данной категории сотрудников, он имеет несколько особенностей и нюансов.

1. Отпуск совместителям должен выдаваться в тот же период, что и основной категории работников. Чтобы данное условие было соблюдено, сотрудникам следует предоставить сведения, связанные со сроками предоставления отпуска на основном месте работы.
2. Если сотрудник по совместительству не отработал положенное количество времени для того, чтобы рассчитывать на очередной отпуск, на недостающие дни происходит оформление отпуска без содержания.
3. По факту уведомление, свидетельствующее о начале отпуска, является строго информативным, так как сотрудник имеет персональный интерес в своевременном оформлении отдыха по месту работы.
4. Если сотрудник, принадлежащий данной категории, не предоставил данные о сроках отдыха по основному рабочему месту, он включается в общий график на обычном основании.

Если знать эти нормы оформления и грамотно использовать их на практике, сотрудничество по данному вопросу будет упрощено – как для рядовых сотрудников, так и для управленческого аппарата.

Таким образом, уведомление об отпуске – обязательный документ, форма которого составляется индивидуально для каждого предприятия. Грамотный подход к его оформлению позволит избежать многочисленных трудностей и добиться взаимного понимания между сторонами.

На законодательном уровне каждому трудящемуся предоставляется право на ежегодный отпуск. Такое право возникает, как только работник прослужит на данном предприятии от полугода и больше. Компания формирует график, где отмечается очерёдность отдыха сотрудников. Чтобы потом не возникали неприятные ситуации, нужно правильно оформить отпуск. Это касается оповещения работника о предстоящем отдыхе.

В Трудовом законе прописано о нескольких видах отдыха, предоставляемых работникам:

1. Основной отпуск. Каждый год трудящийся может взять оплачиваемый отдых.
2. Отпуск, являющийся дополнительным и оплачиваемым. Это ученический, декретный, в результате вредных условий труда.
3. Иные виды отдыха, прописанные в законе или в распоряжениях по предприятию.

Нормы и правила оповещения прописаны в законе о труде статья 123. В частности, там сказано, что сотруднику нужно выслать уведомление о предстоящем отпуске минимум за 14 календарных дней до планируемого выходного периода. Уведомление об отпуске происходит из составленного графика. Данный документ оформляется в середине декабря. Предварительно подготавливается приказ об утверждении графика отпусков. Бумага с указанием периодов отдыха каждого работающего визируется руководителем и становится официальной бумагой предприятия. Опираясь на даты в графике, ответственное лицо уведомляет очередного сотрудника о том, что через 2 недели у последнего ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте не должно стать препятствием для его уведомления. Для этого предусмотрена почтовая отправка по месту проживания. Письмо отправляется с описью вложения и бланком, где будет указана дата получения бумаги. Прописанные день, месяц и год будут началом двухнедельного отсчёта.

В случае отсутствия оповещения сотрудник имеет полное право написать заявление на перенос регулярного отпуска по соответствующему графику. Для осуществления данного процесса нужно подать новую заявку, где и будет указана другая дата очередного отдыха. Документ визируется руководителем и передаётся в отдел, отвечающий за кадры. Здесь готовится приказ на внесение изменений в график очередных отпусков. Только потом в документе меняются даты.

Отсутствие оповещения работника об отдыхе может привести должностных лиц к административной ответственности. В случае обращения сотрудника в трудовую инспекцию и выявлении данного факта, виновные оплачивают штраф в соответствии с кодексом административных правонарушений (ст. 5.27).

У кадровиков есть возможность заблаговременно оформить приказ, подписать у директора. Таким образом, задержки с использованием длительных выходных не должно быть, поскольку документы подготавливаются заранее. Как правила, оповещение составляется двумя экземплярами. Одно отдаётся сотруднику, а на втором, предупреждённый работник ставит дату и подпись собственной рукой.

Служащий может лично прийти в кадровую службу, получить на руки уведомление о начале отпуска, при этом нужно расписаться в журнале и поставить отметку о дате получения.

Но случается так, что работник, при получении оповещения, категорически отказывается подписывать извещающую бумагу. Тогда приглашаются свидетели, подтверждающие отказ, и составляется внутренний акт, где будут указаны причины отказа, а при отсутствии причин – делается соответствующая запись. В дальнейшем оформленные документы подкалываются под график и сохраняются столько, сколько требует закон.

Документ, информирующий служащего о наступлении ежегодного отпуска, составляется на основании внутренних актов, используемых в жизни компании. Разрешено составление бланка как на простой бумаге, так и на бланке, используемом для написания официальных писем. Также не запрещено оформление в рукописном варианте и в электронном виде с последующей распечаткой на принтере.

На сегодня не существует единого и унифицированного вида оповещения. Потому кадровики могут оформить бумагу произвольно, соблюдая общие правила и требования к составлению. Разъяснения даны в официальном письме от Роструда под номером 1693-6-1.

Письмо оформляется на бланке предприятия, где указаны реквизиты и полное наименование. Обязательные данные в уведомлении:

• номер исходящего документа и дата его составления;
• ФИО, должность сотрудника, отправляющегося в отпуск;
• в основной части оповещения указывается документ, содержащий сведения об отпуске, дата начала предполагаемого отдыха, продолжительность, дата окончания. Прописывается статья закона о труде, являющаяся основанием для предоставления ежегодного отпуска на фирме;
• завершает уведомление подпись руководителя и лица, ответственного за составление бумаги.

Работник ознакамливается с содержанием оповещения и, в случае согласия, ставит подпись.

Образец письма-уведомления:

Каждое оформленное и выданное уведомление отмечается в журнале, предназначенном для регистрации подобных документов. Книга регистрации утверждается внутренними приказами по предприятию, где определяется регламент ведения и хранения.

На 2019 год в законодательном порядке формат и содержание журнала, где проставляются отметки об отпускных оповещениях, не установлены. Но в тетради должны быть отражены следующие сведения.

Титульный лист документа:

1. Полное название предприятия.
2. Наименование журнала, для чего был оформлен.
3. Число, месяц и год, когда тетрадь была заведена. Также после того, как сделана последняя запись ставится дата окончания журнала.
4. Журнал прошивается, ставится отметка о количестве листов, используемых для записей.

Внутренняя часть состоит из таблицы со следующими данными:

• документ: уведомление или оповещение;
• порядковый номер записи;
• число, месяц и год, когда был составлен отмечаемый документ;
• причина выдачи уведомления, внутреннее содержание. Указывается информация, содержащаяся в списке отпусков коллектива предприятия;
• инициалы и должность работника, для которого оформляется оповещение;
• ставится отметка о том, что документ получен: дата и подпись;
• примечания. Как правило, здесь отмечается информация об отказе или согласии принять уведомление.

Впоследствии журнал послужит доказательством получения служащим оповещения, в случае судебных споров.

Образец журнала учёта уведомлений:

Приказ об утверждении списка документов, подлежащих обязательному хранению и архивизации, подписанный и вступивший в силу в 2010 году, под номером 558, гласит, что уведомления и оповещения должны храниться не меньше 5 лет на территории предприятия.

Если организация закрылась, а пять лет хранения не истекли, то документы сдаются в городской архив.

Уведомление работника о том, что ему через две недели предстоит отпуск, должно происходить только в письменном виде. В противном случае служащий имеет полное право перенести даты начала и окончания отдыха на другой период или обратиться в трудовую инспекцию по защите нарушенных прав.

Первоначально происходит ознакомление с графиком отпусков. Сотрудник ставит подпись и дату. Затем следует оповещение и уход на плановый отдых. Но это всё касается случаев, когда начало длительных выходных совпадает с установленным планом.

Однако, нередко можно встретить предоставление отпуска по инициативе наёмного рабочего, а не по графику отпусков.

Стоит рассмотреть некоторые случаи, когда оповещение не требуется:

• выходные дни за свой счёт. Работник принимает решение самостоятельно, о чём пишет соответствующее заявление. Однако есть другая причина ухода в бесплатный отпуск – это производственная необходимость. Сотрудник должен быть уведомлён заранее;
• предоставление авансового отпуска. Такое возможно только при достижении соглашения между нанимателем и подчинённым. Пишется заявка, где указывается просьба предоставить выходные дни авансом;
• совместители должны отдыхать одновременно и на основном месте работы и на совмещённой должности. Соответственно подаётся прошение руководителю второй компании о предоставлении дней вместе с документом, подтверждающим отпуск по основному труду. При оформлении отгула на дополнительном месте труда совместителю следует обратить внимание на отработанный срок. В случае нахождения на совмещении меньше 6 месяцев, дни предоставляются в виде аванса;
• отпуск, связанный с беременностью сотрудницы, предоставляется по заявлению, написанному за 14 дней. Перед уходом в декрет женщина имеет право отгулять ежегодный отпуск, оформляемый в стандартном порядке;
• до недавнего времени при отправлении сотрудника-гражданина другого государства в отпуск без сохранения заработной платы, оповещалась миграционная служба. На сегодня данная процедура отменена. Предоставление иностранцу ежегодного оплачиваемого отпуска проводится стандартно, как и для российских служащих;
• когда в отпуск отправляется главбух или гендиректор, то уведомление о начале отпуска осуществляется за 2 недели.

При наличии у индивидуального предпринимателя наёмных рабочих, предоставление отдыха производится на общих основаниях. В законодательстве нет разделения между ИП и юридическим лицом в плане уведомления сотрудников о ежегодном отпуске. Об этом сказано в Трудовом Кодексе, ст. 20.

Программа 1С и оповещение об отдыхе

Современное ведение предприятия не представляется без применения компьютерных технологий. Бухгалтерский, кадровый, управленческий учёт ведётся в электронном виде, что удобно. В частности, существование отдельной конфигурации программы 1С «Зарплата и управление персоналом» (сокращённо ЗУП) значительно облегчило труд кадрового работника. Благодаря ЗУП в электронном режиме создаётся график отпусков, впоследствии формируются уведомления для каждого сотрудника.

В конфигурации существуют настройки, позволяющие отправлять оповещение не только будущему отпускнику, но и его начальнику, руководителю отдела, в кадровую службу и работодателю. Действие осуществляется согласно графику отпусков.

Как выглядит уведомление, созданное в конфигурации 1С:

Рассылка производится путём указания параметров для программы поиска нужных данных. В конфигурацию вводят график отпусков и ставят отбор, для поиска работников, отправляющихся через 2 недели на отдых. В личную карточку служащего заблаговременно внесён личный или рабочий адрес электронной почты. На данный е-мейл и отправляется оповещение. Шаблон документа присутствует в программе, заполняются инициалы, должность работника и период его отпуска.

В графу «дополнительный е-мейл» вносятся электронные адреса ответственных лиц, которые должны знать о предстоящих отгулах служащих.