Главная » Страхование » Как составить утвердить график отпусков, форму скачать. Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений. Что указать в графике, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью

Как составить утвердить график отпусков, форму скачать. Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений. Что указать в графике, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью

График отпусков - образец заполнения 2019 года понадобится и начинающим свое дело коммерсантам, и фирмам со стажем. Как его составить и избежать штрафов, расскажем в нашей статье. В ней же можно бесплатно скачать бланк и образец графика отпусков.

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1-3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т-7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

10 колонок формы Т-7 заполнялись следующей информацией:

графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
графы 5-9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
графа 10 — примечание.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2019 год следует утвердить график не позднее 17.12.2018.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.

Хранится график отпусков один год (п. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ).

«Детские» нюансы графика

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования 2 и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

Мнение ФСС о двойных отпусках см. в статье «Отпуск может быть один: либо ежегодный, либо по уходу за ребенком» .

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте .

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2019 год, утвержденного в декабре 2018 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании и решения администрации);
дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

При расчете отпуска работнику вам поможет статья «Унифицированная форма № Т-60 - бланк и образец» .

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска , в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные .

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом . Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. .

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

О нюансах переноса отпуска читайте в статье «Ст.124 ТК РФ: вопросы и ответы» .

Скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте.

Итоги

График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.

График отпусков - образец заполнения размещен на нашем сайте - должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.

За две недели до начала нового года утвердите график отпусков. Скачайте бесплатно бланк графика отпусков на 2018 год в Excel и посмотрите образец заполнения.

Бланк графика отпусков на 2018 год

Организация может использовать один из двух возможных вариантов:

Разработать форму графика отпусков самостоятельно,
Использовать унифицированную форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.04г. № 1.

Для удобства компании заполняют график в формате Excel, в этом же формате и скачайте бесплатно бланк и образец дальше в статье, чтобы сразу приступить к заполнению.

Своя форма графика отпусков

Если вы решили разработать собственный образец графика отпусков, то включите в него обязательные реквизиты, перечисленные в ст.9 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»:

Наименование документа,
Дата составления,
Наименование организации или полные ФИО предпринимателя,
Содержание факта хозяйственной жизни,
Наименование должностей и подписи ответственных лиц.

В графике отпусков на 2018 год перечислите должности и ФИО сотрудников организации, количество календарных дней отпуска и плановую дату его начала. Самостоятельно разработанный бланк можно дополнить другими необходимыми реквизитами.

Унифицированная форма графика отпусков

Унифицированная форма Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004г. № 1. Можно использовать ее в исходном виде или дополнить любыми другими реквизитами. В последнем случае видоизмененный бланк необходимо утвердить в учетной политике.

Образец заполнения графика отпусков на 2018 год

Правила составления графика регулируются трудовым законодательством. Мы подготовили образец заполнения графика отпусков на 2018 год в формате Excel, с его помощью вы легко составите свой график отпусков. Скачайте его бесплатно и используйте как шаблон.

Шапка графика отпусков

В верхней части бланка расположены реквизиты организации и самого графика:

Наименование организации или полные ФИО индивидуального предпринимателя,
Номер документа и дата его составления,
Год, на который составлен график.

В этой же части графика на 2018 год предусмотрены два поля:

Реквизиты документа, подтверждающего, что мнение профсоюзного органа учтено,
Поле для визы руководителя организации, утвердившего график.

Если в организации нет профсоюза работников, то реквизит «Мнение выборного профсоюзного органа» оставьте пустым.

Сведения об отпусках в графике отпусков на 2018 год

В основной наиболее объемной части графика отпусков на 2018 год внесите сведения о работниках и их отпусках:

Структурное подразделение,
Должность по штатному расписанию,
ФИО работника и его табельный номер,
Количество дней отпуска,
Сведения об отпуске: запланированная и фактическая дата начала, сведения о переносах отпусков.

Плановые даты отпусков заполняйте, исходя из:

Требований законодательства,
Производственных условий,
Пожеланий работников, изложенных в заявлениях о включении в график ежегодного отпуска.

Очевидно, что плановые даты отпусков работников следует заполнять при составлении графика. Остальные сведения (фактическая дата начала, переносы отпусков) дополняются в течение года.

Подписи в графике отпусков

В нижней части документ подписывает лицо, ответственное за его составление. Это может быть кадровик или другой работник, исполняющий обязанности кадровика на предприятии. Если эти обязанности руководитель оставил за собой, то он сам подписывает бланк.

Сроки хранения графика отпусков на 2018 год

График отпусков храните не менее 1 года после окончания его действия. Такое правило установлено п. 1.4 ст. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

График отпусков на 2018 год будет действовать до 31 декабря 2018 года. Значит, его нужно хранить до 31 декабря 2019 года, после чего можно уничтожить.

Дата отпуска – вопрос, волнующий любого работника. И если в частных компаниях зачастую начальство решает, кто, когда и как долго будет отдыхать, то в фирмах, чтущих Трудовой Кодекс РФ, план составляют иначе. О том, как составить график отпусков на 2018 год, когда его утвердить и что обязательно нужно учитывать, вы узнаете прямо сейчас.

При разработке плана необходимо учитывать интересы не только руководства, но и сотрудников фирмы. Именно поэтому в первую очередь создают приказ о составлении графика отпусков, который обязывает руководителей узнать у подчиненных о планах на отдых. Опираясь на полученные данные, HR-менеджер составляет график.

Чтобы облегчить работу кадровикам, была разработана и утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 форма №T-7 для составления графика отпусков на 2018 год, найти и бесплатно скачать ее можно в Сети.

Важная информация: график отпусков 2018, согласно статье 123 ТК РФ, должен быть составлен и утвержден приказом руководства фирмы минимум за 14 дней до наступления календарного года. Таким образом, уже 17 декабря все сотрудники знают, на какое число заказывать билеты в путешествие.

Несмотря на то, что график утверждается заранее, могут возникнуть обстоятельства, которые вынудят пересмотреть его. К таким относят:

Важное поручение, справиться с которым может только конкретный сотрудник.
Переструктурирование предприятия.
Внеплановую проверку контролирующими госорганами.
Командировку, вызванную производственной необходимостью.
Болезнь начальника, обязанности коего может выполнить только определенный специалист.

Изменения согласовываются с работником и фиксируются в соответствующем приказе или отдельном документе.

Вправе попросить изменить дату отпуска и работник. Уважительными на то причинами являются:

Финансовые сложности;
Семейные проблемы;
личные обстоятельства.

Тем не менее одобрить или отказать в просьбе решает руководитель.

Стоит учитывать, что есть категории работников, которые вправе выбрать любую удобную именно для них дату. К таким счастливчикам причисляют:

сотрудников моложе 18 лет;
планирующих уйти в декрет;
мужей, чьи жены находятся в декрете;
почетных доноров;
работников, у которых двое и более детей младше 12 лет;
все те лица, которые перечислены в статье 322 ТК РФ.

Права работников

Права работников закреплены в Трудовом Кодексе РФ, согласно которому каждый работник, который проработал непрерывно на одном месте не менее 6 месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. Нужно учитывать, что рабочий год зачастую не совпадает с календарным, поскольку исчисляется со дня начала выполнения трудовых обязанностей. При этом вовсе не важно, занят сотрудник на трудовом месте полный рабочий день или лишь несколько часов. Рассчитывать на оплачиваемый отдых можно и до истечения полугода работы, но только лишь некоторым лицам, в том числе:

женщинам до декрета и сразу после него;
сотрудникам, не достигшим 18 лет;
работникам, усыновившим малыша в возрасте до 3 месяцев.

Важные составляющие отпуска – сохранение средней заработной платы сотрудника и его места работы.

Минимальная продолжительность отпуска, закрепленная в Трудовом Кодексе, – 28 календарных дней. Для работников, чья трудовая деятельность зависит от сезона, время на отдых рассчитывают по формуле:

количество месяцев работы*2 дня отпуска

сотрудники младше 18 лет отдыхают 31 календарный день;
спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований – 30-40 к. д. (зависит от стажа);
судьи – 30 к. д. (работающие в условиях Крайнего Севера – 51 рабочий день);
инвалиды – не менее 30 к. д., столько же длятся выходные и у муниципальных и прокурорских служащих;
занятые на работах с химическим оружием имеют право отдохнуть 56 или 49 к. д.

Уточнить или представителя той или иной профессии можно в статье 115 ТК РФ. Зачастую продолжительность устанавливается Постановлениями Правительства РФ. Выплата отпускных производится не позднее 3 дней до ухода на отдых, несвоевременная выплата является поводом для переноса даты ухода в отпуск.

Если на время отдыха выпадают нерабочие праздники, они не включаются в число календарных дней.

Видео : как ездить в отпуск за счет предприятия

С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя

Всем работодателям в срок не позднее 15 декабря 2017 года (так как 17-е число выпадает на воскресенье) нужно утвердить график отпусков на 2018 год, согласно положениям статьи 123 Трудового кодекса РФ. Требованиям, нюансам и порядку утверждения этого документа посвятим две следующие статьи.

Зачем нужен график отпусков?

Ежегодно с регулярной периодичностью не позднее середины декабря компании и предприниматели во исполнение требований трудового законодательства составляют графики отпусков на следующий календарный период.

График отпусков - документ, в котором обозначено расписание ежегодных отпусков сотрудников с соблюдением определенной очередности. Такой подход обеспечивает пребывание на рабочем месте нужного для бесперебойного функционирования организации количества работников.

Порядок ведения и в целом наличие графиков отпусков в компании контролируют сотрудники трудовой инспекции, а иногда и налоговики.

Документ обязателен для всех юрлиц и ИП независимо от среднесписочной численности работников.

Исключение с 2018 года хотят сделать для организаций, относящихся к малому и микробизнесу. Однако до вступления в силу новых законодательных положений от такой обязанности не освобождены и эти работодатели.

График отпусков важен как для сотрудников, так и для самого работодателя, поскольку гарантирует соблюдение трудовых прав подчиненных и принуждает соблюдать букву закона.

Порядок утверждения графика отпусков

За правило принято применять унифицированную форму графика отпусков №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

В законодательстве нет прямого указания на невозможность составления собственной формы данного документа, тем не менее, важно понимать, что график отпусков - это учетная документация. Он важен и для финансовой деятельности компании, поскольку на его основании осуществляется порядок выплаты сотрудникам отпускных. Если в компании разработана собственная форма документа, правомерность ее применения следует отразить в учетной политике организации.

График отпусков 2018 заверяет подписью начальник отела кадров. Если такой должности в компании не предусмотрено, подписать документ может уполномоченный работник с правом подписи финансовой или правовой документации, например, ведущий юрисконсульт либо главный бухгалтер. Утверждает документ руководитель компании. Круглую печать на подписи директора в форме ставить не нужно, для этого даже на унифицированном бланке место не предусмотрено.

С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя. Для целей соблюдения графика всеми сотрудниками, каждого из них нужно ознакомить с документом под подпись. Для этого можно поступить двумя способами:

Попросить работников расписаться рядом с датой его предполагаемого отпуска в самом графике, для этого в унифицированной форме предусмотрена графа «Примечание».
Приложить к документу лист ознакомления, в котором каждый работник поставит подпись и дату.

Многие кадровики интересуются, обязательно ли формировать отдельный приказ об утверждении графика отпусков? Такой обязанности нет, так как в шапке формы гриф «Утверждаю» с подписью руководителя уже выполняет роль приказа.

Согласно положениям п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 хранить графики отпусков нужно один год после года формирования.

Таким образом, для графика отпусков на 2018 год срок действия -2018 год, а срок хранения начнется 1 января 2019 года, после 31 декабря 2019 года документ можно уничтожить.

Как вносить дополнения и изменения в график отпусков?

Невозможно предугадать на год вперед, что потребуются какие-либо кадровые перестановки, вынужденный перенос отпусков, необходимость отзыва и переноса отпускных дней, будут увольнения сотрудников. Поэтому изменение графика отпусков неизбежно.

Для этих целей в унифицированной форме предусмотрены графы с 7 по 10:

Графа 7 - фактическая дата выхода сотрудника в отпуск.
Графа 8 - документ, выступающий основанием для переноса плановой даты начала отпуска, например, заявление сотрудника о переносе отпуска с подписью руководителя структурного подразделения и руководителя компании (ст. 124 ТК РФ).
Графа 9 - предполагаемая дата начала перенесенного отпуска.
Графа 10 - примечания, где сотрудники могут, как мы отметили выше, ставить свою подпись, подтверждающую ознакомление с документом.

Все заявления и иные документы о переносах отпусков нужно хранить вместе с утвержденным графиком. А для графика отпусков на 2018 год целесообразно дополнить форму графой «С изменениями ознакомлен», где сотрудники будут ставить подпись после внесения связанных с ними изменений в документ.

Если в течение года на работу были приняты новые сотрудники, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя вносить дополнения в утвержденный график отпусков.

Так, предоставить отпуск новичку правомерно по одному его заявлению. Однако и запрета на внесение дополнений в документ в Трудовом кодексе нет. Потому, если было приятно много новых сотрудников, допустимо утвердить дополнительный график отпусков, в котором будут отражены сведения о планируемых отпусках только для них.

В следующей статье разберем нюансы законодательства, которые обязывают работодателей придерживаться некоторых требований и условий при составлении графиков отпусков.

График отпусков - один из важных и обязательных документов, как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей, которые имеют наемный персонал. Составляя и утверждая график отпусков на 2018 год по форме Т-7, необходимо учитывать не только приоритеты фирмы, но и пожелания работников.

В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты, которые касаются данного документа. Поговорим о его важности, сроках составления и утверждения, особенностях заполнения и необходимости составления сопутствующих документов. В нижней части страницы читатель может скачать график отпусков на 2018 год в Excel и образец его заполнения.

Необходимость документа

График отпусков является локальным документом организации или предприятия, который дает возможность учитывать интересы как непосредственно работодателя, так и сотрудников компании. Документ позволяет решить две важные задачи:

1. Обеспечить непрерывность производственных процессов.
2. Реализовать право руководства компании и работников на ежегодный отдых.

В статье 123 ТК РФ говорится о том, что графиком отпусков на каждый год определяется очередность отдыха рабочего коллектива организации. Этот документ обязателен для исполнения всеми, кто трудится у ИП или в организации.

При этом российское трудовое законодательство не вносит конкретики в вопрос о том, какая численность работников должна быть у ИП или в организации для оформления данного документа.

Но если индивидуальному предпринимателю, который осуществляет свою деятельность без привлечения наемного труда и решает самостоятельно, когда ему отдыхать, нет смысла составлять ежегодный график отпусков, то с организациями ситуация сложнее. Руководству фирм с наемным персоналом необходимо найти баланс интересов без ущерба рабочим процессам. В таком случае, при наличии работников, график отпусков просто обязателен.

Отсутствие документа может привести к неприятным последствиям, к примеру, после проверки ГИТ, на фирму или ИП может быть наложена административная ответственность в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа.

Таким образом, график отпусков важен и для руководства компании и для самих служащих. К составлению этого документа нужно подходить очень ответственно, если вы не хотите неприятностей и неразберихи в рабочем коллективе.

Как составить график отпусков на 2018 год

Сбор данных о пожеланиях работников насчет желаемой даты ухода в отпуск, как правило, возлагается на руководство структурных подразделений предприятия. Для составления графика отпусков каждый служащий говорит своему руководителю о том, когда бы он хотел уйти в отпуск.

После этого, руководитель подразделения организации оценивает ситуацию и сопоставляет желания сотрудников с возможностями фирмы. Далее руководитель составляет график отпусков для работников своего отдела (департамента или службы) и передает данные в кадровый отдел организации. Кадровики объединяют сведения, полученные из разных отделов предприятия, в сводный документ.

Категории работников, имеющие приоритет в выборе даты отпуска

Составление графика отпусков не должно идти вразрез с ч.4 ст.123 ТК РФ, согласно которой некоторые категории работников имеют преимущество в выборе даты ухода в отпуск, а именно:

Закон или статья ТК РФ
ст.260 ТК РФ	женщины, которые готовятся уйти в отпуск по беременности и родам
ст.123 ТК РФ	супруги женщин, которые находятся в «декретном» отпуске
ст.267 ТК РФ	несовершеннолетние
ст. 262.1 ТК РФ	граждане, которые имеют ребенка-инвалида, не достигшего18 лет (в том числе - опекуны, попечители, усыновители)
ст.286 ТК РФ	внешние совместители
ст. 322 ТК РФ	родитель (опекун), который работает в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в другую местность к месту его поступления в колледж (вуз) в возрасте до 18 лет
ст.11 закона РФ №5124-1	граждане, которые имеют награду «Почетный донор России»
ст.11 закона РФ №76-ФЗ	жены (или мужья) военнослужащих
закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I	чернобыльцы
закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I	кавалеры ордена Славы и Герои России
закон РФ от 09.01.1997 № 5-ФЗ	полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои Труда РФ, Герои Социалистического Труда
закон РФ от 10.01.2002 № 2-ФЗ	граждане, которые получили определенную долю радиации в Семипалатинске
закон РФ от 30.11.2011 № 342-ФЗ	сотрудники органов внутренних дел

Помимо вышеперечисленных категорий работников, стоит обратить внимание и на отпуск для новичков. Если в составленном графике отпусков отсутствует место для нового сотрудника, то руководство фирмы не освобождается от обязанности его предоставления.

Работники кадрового отдела могут поступить одним из следующих способов:

1. Оформить отпуск нового работника приказом (на основании заявления последнего).
2. Дополнить график отпусков отдельным приложением, содержащим сведения о новых сотрудниках.

На основании 122-й статьи Трудового кодекса , работник, который проработал у работодателя не менее шести месяцев, имеет право на отпуск.

последовательность предоставления отпуска служащим;
сезонность;
загруженность производства.

Срок составления документа

Работодателю необходимо заняться составлением графика отпусков на 2018 год в 2017 году. Это связано с тем, что законодатель определил крайний срок оформления и утверждения этого документа - не позже чем за две недели наступления нового календарного года (ТК РФ, статья 123 ). Таким образом, график отпусков на следующий год составляется не позднее 15 декабря текущего года.

Обратите внимание, что в 2017 году 15 декабря выпадает на рабочий день (пятница), а значит, документ следует оформить в срок, установленный действующим российским законодательством - до 15 декабря 2017 года.

Обратите внимание, что если 15 декабря выпадает на нерабочий или выходной день, то документ должен быть утвержден на несколько дней раньше крайнего срока.

Алгоритм составления графика отпусков и срок его хранения

Пошаговая процедура оформления документа выглядит следующим образом:

1. Проведите сбор сведений по поводу желаемой даты ухода в отпуск в 2018 году у сотрудников. При этом в учет принимаются особенности отдыха каждого служащего, а также непосредственно и сам производственный процесс.

2. Возьмите бланк графика и заполните таблицы в нем. Если у организации или предприятия есть профсоюз, то необходимо будет учесть его мнение.

3. Используя унифицированную форму Т-7 (локально разработанный акт или шаблон), оформите график отпусков и передайте документ на утверждение руководству организации.

4. После утверждения документа руководством, ознакомьте сотрудников с графиком (под роспись).

5. Для структурных подразделений сделайте выписки из документа. Оформите график на хранение.

В связи с тем, что график отпусков работников является кадровым документом, то срок его хранения составляет один год. Место хранения документа - кадровый отдел предприятия. График отпусков на 2018 год должен храниться до 01.01.2020 года.

Форма Т-7 документа: как правильно заполнить?

Как уже говорилось выше, допускается использование как унифицированной формы документа Т-7, так и вариант, который был разработан организацией самостоятельно (доработать существующую форму), при условии, что реквизиты графика, которые установлены законом, соблюдены.

В график отпусков обязательно должны быть включены все работники предприятия, с которыми заключены трудовые договоры:

надомники;
совместители;
временные сотрудники;
сезонные сотрудники.

Следует также учитывать, что для каждой структурной единицы предприятия должен быть составлен собственный график отпусков работников.

Заполнение унифицированной формы графика отпусков Т-7:

1. В шапке документа указывают:

название организации;
реквизиты графика (обязательно реквизит «Утверждаю» и при необходимости - реквизиты одобрения со стороны профсоюза).

2. Заполнение таблицы:

графа 1 - название структурного подразделения (финансовый отдел, юридический отдел и другое);
графа 2 - должность в соответствии со штатным расписанием (секретарь, директор и другое);
графы 3-4 - ФИО и табельный номер служащего;
графы 5-9 - сведения об отпуске работника (указывается не только его продолжительность, но и даты начала отпуска - запланированная и фактическая);
графа 8 - основание для изменения отпускных сроков (запланированных);
графа 9 - дата отпуска работника (предполагаемая);
графа 10 - примечание.

Руководитель кадрового подразделения ставит в графике отпусков свою подпись. В документе обязательно указывают дату его составления.

Обратите внимание на то, что в случае если отпуск сотрудника разделен на несколько частей, то в таблице его необходимо упомянуть не единожды.

Утверждение графика отпусков на 2018 год

Отметим, что график отпусков 2018 должен быть утвержден сначала начальником кадрового отдела, а после этого - руководством организации. Если у организации есть профсоюз, то документ должен быть утвержден им.

В соответствии с нормами действующего законодательства, в обязанности работодателя не входит ознакомление работников с графиком отпусков. То есть, делать это или нет, решает сам работодатель.

Тем не менее, в ТК есть норма, в соответствии с которой работодатель обязан предупредить служащего об отпуске за 2 недели.

В самой унифицированной форме Т-7 нет отдельной графы для подписи работников, подтверждающей факт ознакомления с документом, поэтому работодатель, для того чтобы избежать неприятных ситуаций, может поступить одним из следующих способов:

добавить строки для подписей работников в форму Т-7 графика отпусков;
оформить отдельный лист, где сотрудники будут ставить свои подписи, подтверждающие, что они ознакомлены с графиком отпусков.

Указывая свою подпись в графике, работник подтверждает факт ознакомления с документом, а значит, и с указанными в нем датами отпуска.

Приказ на график отпусков на 2018 год

Для крупных организаций, в связи с трудоемкостью процесса составления графика отпусков, актуальным станет составление отдельного документа - приказа на график отпусков на 2018 год.

Оформление приказа подразумевает отражение в нем таких данных как:

1. Реквизиты работодателя.

2. Места, даты, а также цели издания документа (к примеру документ составлен для «своевременной подготовки и утверждения графика отпусков работников на 2018 год»).

3. Полномочия и задачи определенных должностных лиц, работающих над проектом.

4. Сроки предоставления данных руководителями подразделений организации в кадровый отдел о желаемом времени ухода в отпуск их подчиненных.

5. Сроки составления и предоставления на утверждение сводного графика отпусков работников в кадровый отдел ответственным за это лицом.

Отдельный приказ об утверждении графика отпусков издавать не нужно.

Внесение изменений в график отпусков

В некоторых ситуациях может понадобиться внесение изменений в график отпусков. Это может быть вызвано как производственными факторами, так и личными обстоятельствами у сотрудников организации. В таком случае необходимо воспользоваться нормой статьи 124 ТК .

По согласию служащего его отпуск можно будет перенести на следующий год. При этом служащий должен составить соответствующее заявление в письменном виде и указать необходимые даты отпуска и получить распоряжение руководителя на перенос отдыха.

В части 2 статьи 125 ТК также говориться и том, что работодатель может вызвать сотрудника из отпуска, если в этом есть производственная необходимость. В этом случае оставшиеся дни отдыха работника будут перенесены на другие даты.

Для того чтобы закрепить изменения в графике отпусков, нужно издать соответствующий приказ и установить ответственных за его исполнение лиц. В документе отражают как новые даты отпуска, так и причины его переноса на другие сроки. После того, как приказ оформлен, с ним следует ознакомить не только ответственных лиц, но и того сотрудника, чей отпуск будет перенесен.

Кроме того, в соответствии с действующим законодательством, отпуск работника не имеет ограничений по числу переносов. Главное - согласовать этот вопрос с работодателем.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

В связи с тем, что график отпусков - это обязательный документ организации (в соответствии с ТК РФ, статья 123), то за его отсутствие для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде штрафов.

Штрафные санкции установлены статьей 5.27 КоАП РФ :