Выдача копии трудовой книжки бывшему работнику. А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки? Сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2017 - вопрос о корректном оформлении этого документа продолжает оставаться актуальным из года в год. Ведь дубликат фактически является новой трудовой книжкой специалиста, подтверждающей весь его трудовой путь. Поэтому специалистам кадрового учета любой компании важно четко представлять, какие правила следует соблюсти при оформлении образца дубликата трудовой книжки.

Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 31, 33, 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):

• оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье .

• книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
• если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В случае утраты трудовой книжки лицо, утратившее ее (а это может быть как работник, так и сотрудник, ответственный за ее хранение в компании), обязано обратиться к работодателю по последнему месту работы за выдачей дубликата. Если же листы книги испачканы либо в ней имеется недействительная запись, то дубликат тоже может быть оформлен, однако обязанности обратиться за его выдачей у специалиста нет.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам, перечисленным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). В 2017 году каких-либо изменений в части заполнения образца дубликата трудовой книжкине было, поэтому нужно руководствоваться прежним порядком.

Во-первых, на титульном листе (первая страница) необходимо сделать запись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию с номером нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 7.2 Инструкции).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 7.2 Инструкции).

Как оформить дубликат трудовой книжки - образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Итоги

Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

Т рудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа, и, соответственно, необходимости каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает ­необходимость оформления дубликата трудовой книжки.

Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

1. трудовая книжка утеряна;
2. трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
3. в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат - это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое «соответствующие документы» , на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, - в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких - то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в ­письменном виде.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

1. На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала - полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

   В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу - до переименования (полное и при наличии сокращенное на­именование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации - полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации - полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании - протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

   Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования ­компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых ­распространенных ошибок.
5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.

   Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

   Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы.

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации. Образец внесения записи приведен ниже.

Пример 3

Свернуть Показать

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

• его трудовая книжка утеряна;
• его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
• в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Какая фамилия указывается в дубликате трудовой книжки

Часто при оформлении дубликата трудовой книжки возникает вопрос: "Какая фамилия прописывается на титульном листе при оформлении дубликата трудовой книжки : та, что стояла на момент заведения трудовой книжки, или та, которая есть у работника на момент выдачи дубликата?"

Тут всё просто и логично. На титульном листе дубликата трудовой книжки необходимо записать тут фамилию, под которой работник обратился для оформления дубликата. То есть, в случае, если в период времени между заполнением подлинника трудовой книжки и ее дубликата у работника изменилась фамилия, то в дубликате трудовой книжки указывается та фамилия, которая записана в паспорте (или ином удостоверении личности).

В соответствии с п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в том же порядке, что и титульный лист трудовой книжки. Сведения о фамилии, имени, отчестве работника вносятся в трудовую книжку (в т. ч. дубликат) на основании паспорта работника или другого удостоверения личности (п. 9 Правил , утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

В случае, если в документе, который предъявил работник при заполнении дубликата трудовой книжки, значится уже новая фамилия (например, после её перемены в связи с вступлением в брак), то у работодателя нет никаких оснований указывать на титульном листе дубликата прежнюю фамилию заявителя.

ВОПРОС . У моего мужа украли папку с документами, в т.ч и трудовую книжку. Если собрать подтверждающие стаж справки с организаций, кто может восстановить записи в дубликате, если он последние 4 года не работает, а в настоящее время стоит на учете службы занятости. Есть ксерокопия трудовой, но никем не заверенная.

Обратиться за оформлением дубликата трудовой книжки Ваш муж может к своему последнему работодателю, у которого он работал 4 года назад. Дубликат трудовой книжки по последнему месту работы может быть выдан работнику вне зависимости от количества времени, которое прошло со дня увольнения, поскольку исполнение данной обязанности работодателя не ограничено какими-либо сроками.

Ксерокопия с утерянной трудовой книжки, самостоятельно изготовленная работником и не заверенная в установленном порядке, не может послужить основанием для оформления дубликата. Основанием служат следующие документы:

• заявление работника в письменной форме;
• документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности работника (трудовой стаж) у данного работодателя (по последнему месту работы должны храниться экземпляр трудового договора, приказы и т. п.), а также у прежних работодателей. К таким документам относятся, например, справки с прежних мест работы, справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована, трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры), лицевые счета (например, формы № Т-54, № Т-54а), ведомости на выдачу зарплаты, решение суда об установлении трудового стажа. В некоторых случаях (когда нет других подтверждающих документов) могут быть использованы документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К, СЗИ-5, утв. Постановлением Правления Пенсионого фонда РФ № 192п от 31 июля 2006 г.), подтверждающих страховой стаж для целей пенсионного обеспечения.

Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения

Согласно п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Целесообразно сначала получить подтверждающие документы с предыдущих мест работы гражданина (за исключением последнего работодателя), а затем подавать ему заявление на выдачу дубликата. Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.), а за такой короткий срок собрать все подтверждающие документы для его заполнения будет затруднительно.

Новый работодатель не должен восстанавливать трудовую книжку

Если после увольнения работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность, он должен обратиться за ее дубликатом к работодателю по последнему месту работы. Ему обязаны выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления п.31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации

Если возникла необходимость подтверждения факта и стажа работы в уже ликвидированной компании, то необходимо направить запрос в архивное учреждение, в котором хранятся все документы ликвидированной организации, в том числе и кадровые. При наличии сведений вам будет выдана соответствующая справка. В случае отсутствия нужной информации в архиве придется обращаться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение (гл. 28 ГПК РФ), а именно факта работы в конкретной организации . Для подтверждения своих слов необходимо будет привести как минимум двух свидетелей, способных подтвердить факт работы, а также представить документы, которые хотя бы косвенно могут доказать ваши слова.

Перед обращением в суд или архив необходимо выяснить, действительно ли организация была ликвидирована в прямом смысле этого слова, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации в виде слияния, присоединения, разделения и др. Если имела место реорганизация, то все вопросы необходимо решать с правопреемником юридического лица.

Если Вы не сможете суду доказать факт работы в бывшей организации, значит этот период у Вас утерян. Но это было важно только до 2002 года, сейчас уже не трудовая пенсия, а и начисляется она с сумм отчислений работодателем в Пенсионный фонд. Тут тоже глаза и глазки нужны, потому что "хитрый" работодатель может не отчислять страховые взносы, а и знать не будете и пенсии не получите.

Примечание : . В зависимости от нашей зарплаты работодатель отчисляет страховые взносы в ПФР. Каков их размер, как узнать сколько уже накопилось денег на лицевом счете в Пенсионном фонде?

А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет !!! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Итак, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки

Сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Какими документами кроме трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка ().

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 , трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

• письменные экземпляры трудовых договоров;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями;
• выписки из приказов;
• лицевые счета;
• ведомости на выдачу зарплаты.

Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если она содержит много ошибок?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

1. утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
2. пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
3. в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

1. 
   Приведена актуальная версия трудового кодекса ТК РФ 2019
2. 
   Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы. Нашли старую трудовую книжку.
3. 
   Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы.

Статус и значение трудовой книжки установлены законодательством Российской Федерации. В соответствии со ст. 66 ТК РФ она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Дубликат трудовой книжки — это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.

Дубликат трудовой книжки должен быть правильно оформлен. Обязательное условие — полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). Исключение составляют неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений).

Дубликат заполняется и ведется в соответствии с действующими нормами о порядке оформления и ведения трудовых книжек — Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Правила оформления дубликата

В вносятся следующие сведения:

— о работнике (на титульном листе);

— об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

— о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).

При оформлении дубликата используется утвержденная форма — чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово «Дубликат».

На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки на основании представленных работником документов указываются сведения о работнике — фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Эти сведения заносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании. Записи об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) и о квалификации делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня вносятся на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи о работе, в раздел «Сведения о награждении» — о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.

Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела «Сведения о работе» первая запись содержит сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы. В графе 3 указывается наименование организации, после чего необходимо записать следующие данные:

— в графе 1 — порядковый номер записи;

— в графе 2 — дату приема на работу;

— в графе 3 — данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят;

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.

Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то запись о переводе делается в том же порядке.

После заполнения этих сведений по общим правилам вносится запись об увольнении:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);

— в графе 3 — причина (правовое основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

После заполнения раздела «Сведения о работе» содержащиеся в нем данные заверяются подписями сотрудника кадровой службы, оттиском печати организации (или кадровой службы) и подписью владельца трудовой книжки. Следует иметь в виду, что эти записи делаются на основании документов . Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата, снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.

Документы-основания для внесения записей о трудовом стаже

Какие основания есть у кадровой службы, чтобы внести такую запись? В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек (межведомственной унифицированной формы N Т-2), лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати. На основании п. 7.2 Инструкции с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.

Когда выдается дубликат?

Действующими правилами предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

— утрата (потеря) трудовой книжки работником;

— невозможность дальнейшего использования трудовой книжки (ветхое состояние — если документ обгорел, порвался, испачкан и т.п.);

— наличие записи(ей) об увольнении или переводе, признанной(ых) впоследствии недействительной(ыми);

— наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.;

— массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Оформление дубликата в каждом случае имеет свои особенности.

Утрата (потеря) трудовой книжки

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата.

Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки или вкладыша. При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца.

Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению

Выдача дубликата в этом случае предусмотрена п. 33 Правил. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает рабочему или служащему ее дубликат. При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат серия… номер…». В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.

После этого трудовая книжка оформляется в установленном порядке: на первой странице (титульном листе) в правом верхнем углу делается (проставляется штампом) надпись «Взамен выдан дубликат серия… N…», документ снимается с учета и возвращается владельцу. Трудовая книжка представляется в дальнейшем в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Вместе с ней работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы. Перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, делается в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки.

Правила внесения записей в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию, такие же, как в предыдущем случае.

Наличие записи об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции. Как правило, такая запись выявляется либо при увольнении работника, либо в случае, когда ему требуется копия трудовой книжки. В таком случае сотрудник составляет заявление, в котором излагается просьба к работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

По резолюции руководителя на заявлении кадровая служба оформляет дубликат, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Так же, как и в предыдущем случае, на титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат серия… N…», и она возвращается владельцу .

Наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.

Согласно п. 22 Правил признаются недействительными записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью их участия в совершении преступления.

Запись признается недействительной на основании оправдательного приговора или постановления (определения) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью участия работника в совершении преступления. В случае признания записи недействительной согласно п. 33 Правил работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается в порядке, рассмотренном выше.

В этом случае, как и в предыдущем, на титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат серия… N…», и она возвращается владельцу.

Массовая утрата трудовых книжек работодателем

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил. Обычно массовая утрата связана с чрезвычайными ситуациями (экологические и техногенные катастрофы, пожары, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Трудовой стаж работников пострадавших организаций определяется на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти Российской Федерации. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется специально уполномоченной комиссией (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника (трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). Возможные документы перечислены в п. 34 Правил. Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних — их копии (выписки из документов). В случае отсутствия документальных подтверждений трудового стажа комиссия рассматривает показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации. Комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих факт трудовой деятельности, например направляет запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), архивы, предприятия, где ранее трудился работник). Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, как время работы, подтвержденной документами. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором устанавливаются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого сотрудника. На его основании работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Особые случаи

Нередко по заявлению работника оформляется дубликат трудовой книжк и взамен утерянной, которая по прошествии времени обнаруживается. Действующими правилами такие случаи не предусмотрены. Однако представляется логичным, что в подобной ситуации дубликат становится основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, т.к. он зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек, что подтверждает его официальный статус. Трудовую книжку следует вернуть работнику, разъяснив, что при оформлении пенсии необходимо будет представить ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Дальнейший учет трудового стажа кадровые службы ведут именно по дубликату.

Бывает, что работник обращается с просьбой выдать ему новую трудовую книжку, а не дубликат. Статья 65 ТК РФ предусматривает такую возможность только при приеме на работу — в случае когда работник утратил трудовую книжку. Работникам следует разъяснять, что новый документ будет содержать сведения о трудовом стаже только с даты приема на работу.

Трудовая книжка является очень важным документом, ведь в ней содержится информация о стаже работы, начиная с первого трудового дня. На её страницах фиксируются сведения о местах и сроках работы, трудовых наградах, и, что самое важное, она указывает величину стажа, когда человек выходит на пенсию.

К сожалению, как и любую вещь, трудовую книжку можно испортить или потерять. Что же делать тем, с кем произошла эта неприятность? Ответ один – оформлять дубликат трудовой книжки. Конечно, если в документе имеется лишь одна запись о непродолжительной работе, то быстрей и проще завести новый. При следующем трудоустройстве будет оформлена новая книжка, записи в ней начнутся с текущей работы, а предыдущий стаж будет утрачен (ч.5, ст.65 ТК РФ).

Разумеется, такой сценарий не устроит владельцев солидного профессионального стажа, и они будут вынуждены делать дубликат своей потерянной трудовой. Подробности описаны в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», опубликованном 16.04.2003.

Какие документы необходимы при утере

Согласно этому постановлению работник, потерявший или утративший в связи с иными причинами свою трудовую книжку, может сделать её дубликат, обратившись с соответствующим письменным заявлением к своему работодателю, последнему на момент потери книжки. За 15 дней с момента принятия заявления ему должны выдать готовый дубликат.

Основанием для этого в данном случае является любая информация о работе в данной организации, которая подтверждена документально. Это могут быть приказы о зачислении работника на должность, об увольнении, зарплатные ведомости и пр. Что касается бумаг, подтверждающих предыдущий стаж, то их придётся самостоятельно собрать и предоставить кадровикам, делающим дубликат. Могут потребоваться такие документы:

• Изданные на бывших местах работы различные приказы и постановления, например, об оформлении на работу и увольнении, или переводе на новую должность. Разрешается принести заверенные копии таких документов или таким же способом заверенные выписки из них.
• Если организации, где прежде трудился работник, больше не существуют, потребуется предоставить справки из госархивов.
• Трудовые договоры с организациями, где человек работал ранее, если они сохранились в письменном виде.
• , например, о длительности общего стажа.
• Зарплатные ведомости.
• Лицевые счета работника, где подтверждается его рабочая деятельность.
• Решение суда, касающееся установления стажа.

Все копии документов, предоставленных работником для получения дубликата взамен потерянной трудовой книжки, непременно должны быть заверенными у работодателя, выдавшего этот документ. Неподтверждённые сведения нельзя указать в дубликате (п. 32, абзац 5 Постановления «О трудовых книжках»).

Если книжку потерял работник, то все необходимые справки, выписки и документы с бывших мест работы он должен собрать сам, а работодатель, делающий дубликат, обязан ему в этом помогать, например, обратиться с запросом о высылке необходимых сведений к кадровикам с прежних рабочих мест. Основание – п. 7.2, абзац 7 Инструкции №69, утверждённой Постановлением Минтруда от 10.10.2003. Если же в потере виноват работодатель, то все заботы, связанные со сбором информации, берёт на себя он сам.

От возможности потерять трудовую книжку никто не застрахован, поэтому рекомендуется каждый раз при смене работы делать ксерокопию этого документа, заверять в отделе кадров и держать дома. Это нетрудно, но такая заблаговременная забота поможет подстраховаться и в случае потери быстро сделать дубликат.