Акт приема передачи векселя счет оплаты. На что обращаем внимание при составлении акта. Акт приема-передачи векселя: нюансы

При выявлении любого факта хищения, злоупотребления или порчи имущества обязательно должна быть проведена инвентаризация ценностей (п. 2 ст. 12 закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ)). По-скольку только инвентаризация подтвердит правильность и обоснованность числящейся суммы задолженности по недостачам.

Порядок инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и оформления ее результатов прописаны в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», установленных приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49 (далее - Методические указания). Результаты инвентаризации отражают при помощи унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Кратко порядок инвентаризации выглядит следующим образом:

• утверждается приказ о проведении инвентаризации с указанием даты, состава комиссии и имущества для проверки;
• комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы;
• бухгалтерия определяет остатки ценностей по учетным данным;
• материально ответственные лица дают расписки;
• инвентаризационная комиссия определяет фактическое наличие имущества;
• оформляются инвентаризационные описи;
• результаты инвентаризации сверяются с учетными данными;
• по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.

Отметим, что в сличительных ведомостях (см. Пример 1) суммы недостач указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (п. 4.1 Методических указаний). При этом на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.

Кассовые тонкости

Ревизию кассы проводят в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 г. № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

В этом случае приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая в дальнейшем оформляет акт ревизии (см. Пример 2). Инвентаризация заключается в полном пересчете денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличности сверяют с учетными данными по кассовой книге предприятия (п. 37 Порядка ведения кассовых операций).

Как правило, с проверкой находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов инвентаризируют бланки строгой отчетности (п. 20 постановления Правительства от 31.03.2005 г. № 171) и ценных бумаг (п. 3.11 Методических указаний). Вместе с тем инвентаризацию ценных бумаг проводят по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы (п. 3.12 Методических указаний). В свою очередь проверку фактического наличия бланков документов строгой отчетности осуществляют по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров (п. 3.41 Методических указаний) (см. Пример 2).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний). Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 01 (03, 07 , 08, 10, 11, 41, 43, 50, 60) - отражена сумма недостачи.

Естественная убыль

Нормы

Нормы естественной убыли разрабатывают с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов (1) . В дальнейшем нормы подлежат пересмотру не реже одного раза в 5 лет (п. 1 постановления Правительства от 12.11.2002 г. № 814).

Заметим, что в настоящие время действуют все неотмененные нормы естественной убыли (письмо Минфина от 08.11.2007 г. № 03-03-06/1/783).

Пересортица

В бухгалтерском учете недостача запасов в пределах норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками -по пересортице. В случае если после зачета все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли применяют только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача (п. 30 приказа Минфина от 28.12.2001 г. № 119н). При этом взаимный зачет излишков и недостач по пересортице может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. При этом материально-ответственные лица представляют инвентаризационной комиссии подробные объяснения допущенной -пересортицы (п. 5.3 Методических указаний).

Учет

В бухгалтерском учете недостачу имущества и его порчу в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства или обращения (подп. б п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ):

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 94 - отражена сумма недостачи в пределах норм естественной убыли.

В налоговом учете потери от недостачи или порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естест-венной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством, приравнивают к материальным расходам (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Учтите, что вы не вправе отнести к материальным расходам потери в пределах норм, установленных только локальными актами организации (письмо Минфина от 04.04.2005 г. № 03-03-01-04/1/146).

Технологические потери

К материальным расходам для целей налогообложения прибыли приравнивают и технологические потери при производстве или транспортировке (подп. 3 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Представители Минфина в письме от 29.08.2007 г. № 03-03-06/1/606 отметили, что порядок отраслевого урегулирования вопросов разработки и утверждения нормативов технологических потерь не является предметом ведения законодательства о налогах и сборах. Поэтому налогоплательщики вправе определять лимит образования безвозвратных отходов каждого конкретного вида сырья и материалов, используемых в производстве, исходя из технологических особенностей собственного производственного цикла и процесса транспортировки. Устанавливают нормативы технологическими картами, сметами технологического процесса и иными аналогичными документами. Разрабатываются лимиты специалистами предприятия, контролирующими технологический процесс, и утверждаются уполномоченными руководством предприятия лицами.

Недостача вследствие хищения

Материальная ответственность работников

В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса работодатель вправе привлекать работников к материальной ответственности в порядке, -установленном законодательством.

Порядок определения причиненного работодателю ущерба выглядит следующим образом:

• создается комиссия;
• проводится инвентаризация имущества;
• устанавливаются причины возникновения ущерба;
• истребуется от работника письменное объяснение;
• при отказе или уклонении работника от предоставления объяснения составляется акт.

Отметим, что материальная ответственность работников бывает ограниченной (в пределах среднемесячного заработка) и полной, индивидуальной и коллективной (2) .

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяют по фактическим потерям, исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения убытков, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа имущества (ст. 246 ТК РФ). Отметим, что в случае, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить его размер на день обнаружения (п. 13 постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 г. № 52, далее - Постановление № 52).

Сумма причиненного ущерба, не превышающая среднего месячного заработка виновного лица, взыскивается по приказу работодателя. Распоряжение должно быть составлено в течение одного месяца со дня установления размера ущерба. При этом возможно и добровольное возмещение убытков (ст. 248 ТК РФ).

Если же месячный срок истек или работник не согласен на добровольное возмещение убытков, а сумма ущерба превышает его средний месячный заработок, то взыскание происходит в судебном порядке. Помните: работодатель вправе обратиться в суд по спорам о возмещении работником убытков в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ).

Отметим, что, определяя размер ущерба, подлежащего возмещению при коллективной материальной ответственности, суд учитывает степень вины каждого члена коллектива, размер должностного оклада, время, которое сотрудник фактически проработал в составе коллектива за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба (п. 14 Постановления № 52). В этом случае достаточно часто используется методика, прописанная в приказе Минторга СССР от 19.08.1982 г. № 169 «Указания о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации» (далее - Приказ № 169).

Итак, размер возмещения ущерба каждым членом бригады может быть определен по следующей формуле (п. 7.3 Приказа № 169):

Размер возмещения ущерба члена бригады = Сумма ущерба, причиненного бригадой × Заработная плата члена бригады
за межинвентаризационный период / Заработная плата членов бригады за межинвентаризационный период по окладам с учетом проработанного времени

Пример 3

По результатам проведенной инвентаризации в ООО «Магазин» была обнаружена недостача на сумму 5 000 руб. На предприятии установлена коллективная материальная ответственность. Виновной была признана бригада, состоящая из трех человек.

Заработная плата каждого члена бригады за межинвентаризационный период составила:

Антонов И.Г. - 15 000 руб.,

Дубинин В.В. - 45 000 руб.,

Сергеев Л.И. - 40 000 руб.

Рассчитаем размер возмещаемого ущерба каждым из членов бригады:

Антонов И.Г. = 5 000 руб. × 15 000 руб. / (15 000 руб. + 45 000 руб. + 40 000 руб.) = 750 руб.

Дубинин В.В. = 5 000 руб. × 45 000 руб. / (15 000 руб. + 45 000 руб. + 40 000 руб.) = 2 250 руб.

Сергеев Л.И. = 5 000 руб. × 40 000 руб. / (15 000 руб. + 45 000 руб. + 40 000 руб.) = 2 000 руб.

При этом не забывайте об ограничении размера удержаний из заработной платы, прописанных в статье 138 Трудового кодекса. Также не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не может быть обращено взыскание.

Учет

В бухгалтерском учете недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли относится на счет виновных лиц (подп. б п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ):

Дебет Кредит 94 - отнесена сумма недостачи на счет виновного лица.

Разницу между взыскиваемой с виновных лиц суммой за недостающие ценности и стоимостью, числящейся в бухгалтерском учете организации, отражают на счете 98 «Доходы будущих периодов»:

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 98 - отражена разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей;

Дебет 98 Кредит 91-1 «Прочие доходы» - отражено списание суммы разницы, взысканной с виновного лица, над балансовой -стоимостью недостающих ценностей.

Пример 4

В ООО «Магазин» была обнаружена недостача товара на сумму 10 000 руб. (рыночная стоимость товара - 12 000 руб.). Виновным признан менеджер организации.

В соответствии с соглашением между директором и менеджером рыночная стоимость товара должна быть взыскана равными частями в течение 4 месяцев с заработной платы данного сотрудника.

Дебет 94 Кредит 10 - 10 000 руб. - по результатам инвентаризации списан недостающий товар;

Дебет 73 Кредит 94 - 10 000 руб. - отнесена сумма недостачи на счет виновного лица;

Дебет 73 Кредит 98 - 2 000 руб. (12 000 руб. - 10 000 руб.) - отражена разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей;

Ежемесячно в течение 4 мес.:

Дебет 70 Кредит 73 - 3 000 руб. (12 000 руб. / 4 мес.) - отражено удержание суммы, подлежащей взысканию из заработной платы сотрудника.

Дебет 98 Кредит 91-1 - 500 руб. (2 000 руб. / 4 мес.) - отражено списание суммы разницы, взысканной с виновного лица, над балансовой стоимостью недостающих ценностей.

Сумма возмещаемого ущерба признается внереализационным доходом (п. 3 ст. 250 НК РФ). В этом случае моментом получения дохода является дата признания должником ущерба или дата вступления в законную силу решения суда (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Минфин в письме от 23.11.2006 г. № 03-03-04/1/793 отметил, что сумма возмещения ущерба в связи с утратой лизингополучателем предмета лизинга для целей налогообложения прибыли включается лизингодателем в состав внереализационных доходов.

Виновные не найдены

В бухгалтерском учете недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков, подлежит списанию на финансовые результаты организации (подп. б п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ).

Недостачу ценностей сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостачу товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, отражают следующим образом:

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 94 - списана сумма недостачи, если виновник не был установлен или суд отказал во взыскании.

Пример 5

В ООО «Стандарт» по результатам проведенной инвентаризации обнаружена недостача бетоносмесителя СБР-260/380 (первоначальная -стоимость - 25 000 руб., амортизация - 5 000 руб.).

Виновники установлены не были.

В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

Дебет 02 Кредит 01 - 5 000 руб. - списана сумма амортизации;

Дебет 94 Кредит 01 - 20 000 руб. - списана остаточная стоимость основного средства;

Дебет 91-2 Кредит 94 - 20 000 руб. - списана сумма недостачи при отсутствии виновных лиц.

Убытки от недостачи материальных ценностей в производстве и на складах на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравнивают к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть подтвержден уполномоченным органом государственной власти (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Документальном подтверждением является постановление о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого (письма Минфина от 27.12.2007 г. № 03-03-06/1/894 и МНС России от 08.06.2004 г. № 02-5-10/37).

При этом указанные убытки учитывают в составе расходов того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено данное постановление (письма Минфина от 02.05.2006 г. № 03-03-04/1/412 и от 03.08.2005 г. № 03-03-04/1/141). В свою очередь в другом разъяснении чиновников говорится о том, что организация вправе увеличить расходы только после вынесения постановления о прекращении уголовного дела (письмо Минфина от 20.01.2006 г. № 03-03-04/1/52). Аналогичное мнение содержится и в письме Минфина от 16.01.2006 г. № 03-03-04/1/18 относительно -списания ущерба, причиненного организации в результате пожара.

Судебно-арбитражная практика

Подпункт 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса связывает право налогоплательщика на отнесение к внереализационным расходам убытков от хищений именно с фактом неустановления виновного лица, а не прекращения уголовного дела в связи с истечением сроков давности уголовного преследования (постановление ФАС Поволжского округа от 05.07.2007 г. № А72-4858/06).

Заметим, что встречаются судебные решения, в которых сказано о возможности учесть убытки в составе расходов не в момент вынесения -постановления о приостановлении уголовного дела, а в момент его получения .

Судебно-арбитражная практика

Убытки, понесенные ОАО «Чебоксарский агрегатный завод» в результате хищения векселя, стали очевидными для организации с момента получения постановления СО ОВД «Тверское» ЦАО города Москвы от 28.02.2001 г. о приостановлении предварительного расследования в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого по уголовному делу, а именно - с 26.05.2004 г. -(постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.10.2007 г. № А79-11442/2006).

Оценка потерь при приемке товаров от поставщиков

Организации при приемке товара для оценки потерь следует составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2 или ТОРГ-3), утвержденного постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» от 25.12.1998 г. № 132 (письмо Минфина от 15.08.2006 г. № 03-03-04/1/628). Указанную форму выписывают при наличии количественных и качественных расхождений по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. В дальнейшем данный акт является юридическим основанием для -предъявления претензии поставщику.

Судебно-арбитражная практика

Приемка товара по количеству и качеству производится в присутствии поставщика или его представителя, имеющего доверенность, и оформляется актом. При неявке поставщика или его представителей при приемке товара либо отсутствии у прибывших представителей надлежаще оформленных доверенностей предусмотрена самостоятельная приемка покупателем товара. Покупатель вправе зафиксировать недостачу товаров составленным в одностороннем порядке актом (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.01.2008 г. № А05-5927/2007).

Заметим, что порядок составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом прописан в Правилах составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом, утвержденных приказом МПС РФ от 18.06.2003 г. № 45.

Чиновники в письме Минфина от 03.04.2007 г. № 03-07-09/3 отметили, что в случае выявления покупателем товаров недостачи в счет-фактуру могут быть внесены исправления, заверенные подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения изменений.

По вопросу, надо ли восстанавливать входной НДС по недостающим ценностям, идет давний спор между налогоплательщиками и чиновниками3 .

Итак, Минфин в письме от 01.11.2007 г. № 03-07-15/175 ответил -на вопросы применения НДС в отношении похищенного имущества:

• выбытие имущества по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей (например, в связи с потерей, порчей, боем, хищением, стихийным бедствием и др.), объектом налогообложения НДС не является;
• суммы налога, ранее правомерно принятые к вычету по указанному имуществу, необходимо восстанавливать. Восстановление следует производить в том налоговом периоде, в котором недостающее имущество списывается с учета;
• по амортизируемому имуществу восстановлению подлежит НДС в размере суммы, пропорциональной остаточной (балансовой) -стоимости имущества без учета переоценки;
• при выявлении виновных лиц и возврате имущества налогоплательщику в случае использования возвращенных ценностей в операциях, подлежащих налогообложению НДС, должна быть представлена корректирующая налоговая декларация за тот налоговый период, в котором произведено восстановление вычетов;
• в случае компенсации ущерба виновным лицом денежными средст-вами начисление НДС не осуществляется и корректировка сумм восстановленных вычетов не производится.

Судебно-арбитражная практика

Суд пришел к выводу о том, что при списании товарно-материальных ценностей по причине их недостачи не возникает объект налогообложения НДС и обязанность налогоплательщика «восстанавливать» налоговый вычет по НДС (постановление ФАС Московского округа от 20.11.2007 г. № КА-А40/11809-07).

Заметим, что ранее финансисты утверждали, что выбытие имущества в связи с хищением при выявлении виновных лиц следует рассматривать как объект налогообложения налогом на добавленную стоимость (письмо от 14.08.2007 г. № 03-07-15/120). Но позже они поняли всю абсурдность возникшей ситуации и отменили это разъяснение вышеуказанным письмом Минфина от 01.11.2007 г. № 03-07-15/175. Ну, а о том, что суммы НДС, ранее принятые к вычету, по товарно-материальным ценностям, выявленным при проведении инвентаризации имущества как недостающие, подлежат восстановлению, чиновники говорили уже не раз (письмо Минфина от 31.07.2006 г. № 03-04-11/132). Правда, восстановленный входной налог, уплаченный при приобретении товаров, списанных в составе чрезвычайных расходов вследствие пожара, может быть учтен во внереализационных расходах, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль при условии документального подтверждения факта пожара и утраты имущества (письмо Минфина от 06.05.2006 г. № 03-03-04/1/421).

Судебно-арбитражная практика

Недостача товара, обнаруженная в процессе инвентаризации, к числу случаев, перечисленных в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса, не относится (постановление ФАС Поволжского округа от 11.10.2007 г. № А55-733/2007, Северо-Кавказского округа от 10.05.2007 г. № Ф08-2502/07-1036А, -Поволжского округа от 15.03.2007 г. № А55-9182/06-43).

В свою очередь высшие арбитры еще в 2006 году напомнили, что обязанность по уплате в бюджет ранее правомерно принятых к зачету сумм НДС должна быть предусмотрена законом. При этом в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса прописаны все ситуации, при которых суммы налога, принятые к вычету, подлежат восстановлению. Недостача же товара к числу таких случаев не относится. Исходя из этого был сделан вывод, что по недостачам и хищениям обязанность по внесению в бюджет ранее принятых к зачету сумм НДС законодательством не предусмотрена (решение ВАС РФ от 23.10.2006 г. № 10652/06).

1 Подробнее о товарных потерях читайте на стр. 24 журнала № 5` 2008

2 О материальной ответст-венности работника и работодателя читайте на стр. 72 журнала № 1’ 2007

3 Как отразить в бухгалтерском учете сумму недостачи или порчи, обнаруженную при приемке ценностей, поступивших от поставщика, читайте на стр. 24 журнала № 5’ 2008

Недостача при инвентаризации – далеко не редкий случай. Это неприятное явление как для работников, так и для руководства компании. Существует множество аспектов оформления взыскания недостачи, а также составления самого документа.

Очень важно знать абсолютно все тонкости данного вопроса, чтобы избежать существенных претензий к . Чем быстрее будут обнаружены недочеты, тем быстрее удастся их устранить.

Проведение инвентаризации ТМЦ – неотъемлемая часть работы любой организации. Ошибочно бытует мнение, что это нужно только в тех компаниях, которые связаны с торговлей. Это абсолютно неверно. На самом деле даже в государственных учреждениях инвентаризационная процедура должна проводиться точно также. Мебель, техника, даже документация () являются материальными ценностями, которые подлежат оценки и пересчету.

Инвентаризационные проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При этом необходимо соблюдать процедуру проведения, сроки. Все излишки и недостачи при инвентаризации должно быть четко отображены в документации, оформлены надлежащим образом.

Плановая инвентаризация должна быть проведена в соответствии с планами, утвержденными ранее. Для каждой организации они будут разными. Периодичность зависит от объемов организации и видов деятельности.

Можно провести внеплановую проверку. Основаниями могут стать такие события:

• пожар, стихийное бедствие;
• смена материально ответственного лица;
• перепродажа предприятия;
• (или его подозрение).

Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.

Что это такое недостача?

Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.

Можно ли ее списать?

Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.

Далеко не всегда недостача является прямой виной кого-либо. К примеру, товар мог быть травмирован случайно в процессе передвижения. Также на законодательном уровне четко закреплено: если в пределах магазина покупатель что-либо поломал или разбил, то он может не компенсировать стоимость товара. То же самое касается вещей нательных: ее могут порвать или просто наряд утрачивает товарный вид из-за слишком частых длительных примерок. Серьезные бренды отказываются от продажи подобной продукции, списывая ее вовсе или устанавливая стоимость в разы ниже заявленной изначально.

Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так. Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму. Это не будет считаться нарушением.

Особенно важно придерживаться этих норм в государственных учреждениях. Если в частной конторе руководство имеет право на свое усмотрение «простить» недостачу, даже если виновное лицо будет выявлено, то для государственной структуры это запрещено. Дело в том, что там все ценности являются государственными или полученными для определенных нужд из бюджета страны. Если материальная ценность будет утрачена, утеряна, то это наносит прямой убыток государства. В данном случае в обязательном порядке необходимо найти и наказать виновное лицо, а также взыскать размер убытка.

Вот почему столь важно, чтобы руководство строго следило за нормативами, какие объемы можно списывать. Если подобное правило будет нарушено (объемы превышены), то тогда имеет место нецелевое использование бюджетных средств. Это влечет за собой уже уголовную ответственность для руководителя и главного бухгалтера.

Кроме того, в таких учреждениях категорически запрещено списывать что-либо (даже если не превышается допустимая норма), если возможно выявить виновное лицо.

В этом случае списание недостачи необходимо проводить только той суммы, которая возникла по независящим не от кого причинам. Остальную сумму нужно взыскать с виновного лица.

Как удержать недостачу с виновных лиц?

Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре. Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность. Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.

Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.

Может предусматриваться частичная ответственность или . Последний вид ответственности является распространенным в современных супермаркетах. В этом случае недостачу при инвентаризации попросту делят на всех поровну.

При этом стоит отметить, что по факту каждый человек несет ответственность за все, что ему вверено на производстве. То есть если человек работает даже оператором в банке, то в случае отсутствия компьютерных принадлежностей, канцтоваров при увольнении с него также будет удержана эта сумма, если вещи официально были закреплены за ним.

Если при инвентаризации выявлена недостача при увольнении, то тогда удержание происходит из расчета, который выплачивают в последний рабочий день. Если суммы не хватает, то работника официально уведомляют о необходимости . При его отказе взыскание происходит в судебном порядке.

Когда человек продолжает работать, то тогда удержания у него происходят из заработной платы. Также ему выдается официальное решение на основании проведенной проверки. Он может возместить всю сумму сразу. Если имеет место судебное решение, то тогда на основании исполнительного листа также происходят удержания из зарплаты. Человек при этом может уволиться, но исполнительный лист будет перенаправлен в бухгалтерию компании, куда работник перешел.

Порядок удержания

Если недостачу, выявленную в результате инвентаризации, не списывают, то ее удержание необходимо проводить по такому алгоритму:

• Подготовка и подписание официального акта по результатам инвентаризации.
• Выдача официального уведомления работнику о том, что именно должно быть с него удержано.
• Вычет положенной суммы из зарплаты (одним платежом или пропорционально ежемесячно). По данному виду обязательств работодатель не имеет права удерживать более 20% от размера заработной платы. Берется в расчет не оклад, а выданные по факту.

Если выявлены грубые нарушения, то необходимо составить акт о хищении и уволить работника по данному основанию.

Кстати, следует обратить внимание на то, что иногда недостачу может потребоваться взыскать с виновного лица уже после прекращения с ним трудовых отношений. К примеру, если работник имел право уйти с работы в день написания заявления (являлся или одинокой матерью). Провести полную инвентаризацию в данном случае просто невозможно. Соответственно, не удастся оценить полностью весь размер недостачи.

В этом случае логичным будет в дальнейшем потребовать возмещения причиненного ущерба, недостачи. Но для этого очень важно доказать, что именно действия данного лица спровоцировали недостачу, а не подобный факт возник уже после его увольнения или из-за действий какого-то другого работника организации. То есть важно доказать причинно-следственную связь.

Также проблема в том, что обычно человек, которого можно наказать за недостачу, является . Такой работник при увольнении должен в обязательном порядке подписывать акт приема-передачи дел. Без этого документа выдать расчетные работнику не вправе, а как известно, задерживать увольнение запрещено законодательством.

Но, с другой стороны, возникнет логичное противоречие: если акт был подписан, то значит никаких претензий к работнику ни у кого не возникло. Многие адвокаты на это обстоятельство ссылаются: акт подписан, то есть претензий в момент передачи дел не было, а все возникшие затем проблемы – полностью возлагаются на руководство компании или того, кому дела были переданы.

Вот почему ключевым моментом при обращении в суд должно стать обоснование подобной задержки. То есть потребуется правильно аргументировать, предоставить подтверждающие документы того, что выявить факт нарушения ранее было невозможно. В противном случае иск останется без удовлетворения.

Если все эти факторы удастся подтвердить юридически, и они будут приняты судом к сведению, то тогда возможно истребовать также проценты за просрочку возврата денежных средств (пени, предусмотренные на законодательном уровне).

При этом сразу следует обратить внимание на то, что как раз это требование не является обязательным. Даже если речь идет о государственном учреждении, то его представители имеют право истребовать лишь сумму самой недостачи, но не заявлять данные пени в цене иска.

Обращаясь в суд для получения возмещений, необходимо предоставить в обязательном порядке полный перечень финансовых документов, которые подтверждают размер заявленных требований. Это могут быть не только чеки на приобретенные товары (допускается изредка), а именно выдержки из балансовой документации. Там указывается стоимость всего, что хранится на предприятии. Если речь идет о материалах,

В ходе проведения проверки ответственными лицами может быть выявлена недостача при инвентаризации. Причин тому может быть несколько. Например, работник предприятия недобросовестно выполнял свою работу, поставщик привез только часть товара. Естественная убыль тоже может стать причиной потерь. Каждая из ситуаций имеет свои особенности.

Неопытные бухгалтера или руководители не всегда понимают, как оформить недостачу при инвентаризации, а ведь это очень важный момент. Каждый случай разберем отдельно.

Понятие и размеры естественной убыли связаны с технологическими условиями на предприятии. Они зависят от следующих факторов:

• способов хранения;
• последовательности и технологии транспортировки;
• климатических условий;
• сезонных колебаний.

Например, если предприятие закупает сыпучие материалы, то изменение их общего веса вследствие транспортировки вполне объяснимо. Оформление недостачи при инвентаризации в этом случае связано со списанием несоответствий на естественную убыль.

Но существует определенная норма естественной убыли. Она определяется на законодательном уровне и пересматривается каждые 5 лет. Сейчас действуют показатели, закрепленные в письме Минфина №03-03-06/1/783, вступившего в силу еще 8 ноября 2007 года. Если в результате инвентаризации выявлена недостача, то ее размеры сравнивают с действующими нормами. Выше нормы списать недостачу на естественную убыль нельзя.

Пересортица

Недостача имеющихся запасов в бухучете отображается только после взаимозачетов по пересортице. Если и после нее остается недостача, то ее списывают на естественную убыль, но только по тем наименованиям, где была выявлена недостача.

Использовать пересортицу можно далеко не всегда. Если была выявлена недостача товаров по результатам проведенной инвентаризации, то произвести взаимный зачет недостач и излишков можно в исключительных случаях, если они были выявлены в одном отчетном периоде. Причем ответственным за оба наименования должен быть один человек, а их количество и наименования должны быть одинаковыми.

Еще до момента проведения пересортицы ответственным лицом составляется объяснительная о недостаче при инвентаризации, образец которой позволит оформить документ правильно. В этом случае МОЛ объясняет допущенную пересортицу.

Более подробно о пересорте товара можно прочитать в статье.

Технологические потери

В ходе производства часть материалов может быть утеряна. В этом случае речь идет о технологических потерях. Часть недостачи может быть списана именно на них. Законодательство не занимается созданием нормативов технологических потерь, поэтому они устанавливаются индивидуально на каждом предприятии. Но это не значит, что если при инвентаризации выявлена недостача, то ее можно полностью списать на технологические потери.

Организация может установить на своем предприятии лимиты безвозвратных отходов по каждой разновидности используемых материалов и сырьевой продукции. Но эти лимиты должны быть подтверждены расчетами, выполненными исходя из способов транспортировки сырья и производственных циклов организации.

В этом случае может возникнуть вопрос, как провести инвентаризацию при недостаче. Необходимо руководствоваться технологическими картами, сметами. Их созданием занимаются контролирующие работники, а лимиты утверждают руководители.

Хищение как причина недостачи

Не все сотрудники добросовестно выполняют свои обязанности. Из-за халатности ответственных лиц может встать вопрос, как произвести возмещение недостачи при инвентаризации.

Трудовой кодекс (ст. 22) гласит, что руководитель организации может возместить ущерб, причиненный предприятию, со своих работников после привлечения их к материальной ответственности. Действовать в этом случае нужно следующим образом:

Многое зависит от того, какую материальную ответственность несет сотрудник. Существует несколько разновидностей ответственности:

• ограниченная и полная;
• коллективная и индивидуальная.

Для взыскания денежных средств с работника составляется приказ о недостаче при инвентаризации (образец поможет внести все данные верно). Этот порядок используется, если нанесенный ущерб не выше ежемесячной зарплаты. Если же сумма больше, а сам работник выплачивать ее отказывается, то руководитель организации должен обратиться в суд. Сделать это нужно не позднее чем через 1 год после выявления недостачи.

Если речь идет о коллективной ответственности, то после инвентаризации недостачи удержание с работников проводится в соответствии со степенью вины каждого из них. Во внимание берут и другие факторы:

• сумма ежемесячной зарплаты;
• срок работы на занимаемой должности.

Все это влияет на размер выплачиваемых сумм работников.

Виновных не нашли

Если же ни одна из форм списания не подходит организации, и найти виновных руководителю не удалось, то отражение недостачи при инвентаризации связывается с финансовыми результатами. Именно на них в этом случае списываются убытки.

В ситуациях, когда недостача товаров связана с основной деятельностью предприятия, может возникнуть вопрос с уже уплаченным НДС. Не все бухгалтера знают, что в этом случае делать с налогом. Если на предприятии образовалась недостача при инвентаризации, НДС подлежит восстановлению. Сделать это нужно в том налоговом периоде, когда она была выявлена.

Недостача при инвентаризации: проводки

Установление причин недостачи – не единственный вопрос, стоящий перед бухгалтером и руководителем организации. Понимание корня проблемы может дать ответ на вопрос, как списать недостачу при инвентаризации.

Если речь идет о недостачах в размерах допустимой естественной убыли, то их списывают на издержки предприятия. В этом случае может быть использована одна из следующих проводок:

• Д 20 (23, 25, 26, 44) – К 94.

При этом вписывается сумма в пределах естественной убыли. Если же в ходе перевозки или хранения ТМЦ произошла порча или появилась недостача, то недостача товара при инвентаризации (проводки по дебету те же, а по кредиту используется счет 80) списывается на материальные расходы.

Если же в появлении недостачи виновны ответственные лица, то используются следующие проводки:

• Д 73-2 – К 94 – относит недостачу на виновное лицо;
• Д 73.2 – К 98 – определяет разность между суммой, подлежащей взысканию, и балансовой ценой утерянных товаров;
• Д 98 – К 91-1 – отображает разность между взысканными деньгами и стоимостью товаров на балансе.

В этом случае учет недостачи при инвентаризации позволяет считать возмещенный ущерб внереализационным доходом. Когда работник признает свою вину и берет на себя обязательство возместить ущерб, и возникает этот внереализационный доход.

Если же в ходе проверки не были установлены ответственные лица, а списать недостачу на естественную убыль нельзя (она превышает ее), то используется следующая проводка списания недостачи при инвентаризации:

• Д 91-2 – К 94.

Она применима и в том случае, если в судебном порядке было отказано во взыскании недостачи с виновного лица.

Любая ситуация требует отдельного рассмотрения. Ведь отличаются не только способы возмещения причиненного ущерба, но и то, как этот ущерб отражается в бухучете. Все основные проводки недостач при инвентаризации были рассмотрены.

Образец объяснительной о недостаче при инвентаризации выглядит следующим образом:

Образец приказа о недостаче при инвентаризации выглядит следующим образом: