Практикум «Проверьте свое знание правил подготовки и оформления приказов и распоряжений. Кто может подписывать приказы? Какие реквизиты должны быть на бланке приказа
Между тем ст. 16 и 67 ТК РФ в контексте заключения трудового договора упоминают «работодателя или его представителя», а Пленум Верховного Суда РФ своим постановлением «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» от 17 марта 2004 г. № 2 разъяснил, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с законом; иными нормативными правовыми актами; учредительными документами юридического лица (организации); локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников.
Следовательно, подписи этих лиц под кадровыми приказами являются абсолютно легитимными (законными), несмотря на то, что напрямую это в унифицированных формах не предусмотрено. И поскольку согласно Порядку применения унифицированных форм* убирать из них ничего нельзя, мы оставляем в распоряжениях слова «руководитель организации» и указываем должность лица, уполномоченного подписывать кадровые приказы.
Таким образом, в реквизите «Подпись» в строке «должность» в приказах указывается должность руководителя организации («директор», «генеральный директор», «президент», «управляющий» и т.п.) либо должность руководителя обособленного структурного подразделения (например: «директор Южного филиала» и др.), а в распоряжениях — должность уполномоченного представителя работодателя («заместитель директора», «заместитель генерального директора по персоналу», «директор по персоналу», «менеджер по персоналу», «директор филиала», «руководитель представительства» и т.п.).
Этот реквизит может быть оформлен следующим образом:
3.2. Во всех унифицированных формах приказов предусмотрена виза ознакомления работника. Это общее правило: в любом приказе обязательно должны быть визы ознакомления всех фигурантов (т.е. тех работников, чьи фамилии фигурируют в этом приказе). Совершенно ясно, что от работников, не ознакомленных с приказами по основной деятельности, нельзя требовать исполнения этих приказов. Что же касается приказов по личному составу, то работники, не ознакомленные с приказами, могут неверно представлять себе условия, на которых они приняты на работу или переведены на другую работу, направлены в командировку, с какой формулировкой уволены, на какой срок получили отпуск и т.п. И в случае возникновения конфликтных ситуаций (трудовых споров) довод работника «А я не знал!», приведенный им в судебном заседании, окажется решающим для суда.
Помимо того, что подпись работника об ознакомлении с приказом обязательна, необходимо помнить еще и о возможности спора о том, не подделана ли эта подпись, не был ли приказ издан или переделан «задним числом» с подложной визой ознакомления.
Решить этот вопрос можно только с помощью экспертизы подписи работника. Однако на почерковедческую экспертизу не принимаются подписи, состоящие меньше, чем из трех букв. А ведь автографы (личные подписи) работников зачастую представляют собой просто небольшую «закорючку с хвостиком», которую невозможно идентифицировать. К тому же, даже при наличии необходимого минимума материала для исследования далеко не всегда удается дать определенное экспертное заключение. Поэтому стоит вспомнить, как подписывают документы клиенты нотариуса, который всегда просит их написать помимо автографа полностью фамилию, имя и отчество: в случае судебного спора о подлинности подписи эксперт получает достаточный объем статистического материала и может сделать четкие выводы.
Большой опыт разрешения конфликтных ситуаций между работником и работодателем привел автора к выводу о том, что кадровикам имеет смысл частично перенять методику нотариусов. Разумеется, не нужно требовать, чтобы работник полностью писал имя, отчество и фамилию, но весьма желательно, чтобы его автограф был в виде фамилии, написанной полностью, — этого вполне может быть достаточно, чтобы решить вопрос о подлинности подписи:
Конечно, знакомить работников с приказами необходимо вовремя. Для приказов о приеме на работу этот срок установлен ч. 2 ст. 68 ТК РФ: «Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы».
Для других приказов сроки ознакомления ТК РФ не предусмотрены. Однако можно делать логические выводы из существующих правил:
1) по общему правилу приказ вступает в законную силу с момента его подписания руководителем организации, если иное не установлено в тексте самого приказа.
Другими словами, в тексте приказа, изданного, например, 28 мая, может быть сказано, что работник принимается на работу (переводится на другую работу, увольняется, направляется в командировку, в отпуск и т.д.) именно в этот день, т.е. 28 мая. Однако в тексте приказа может быть указана и любая последующая дата, например 1 июня. Это означает, что приказ, изданный 28 мая, вступает в законную силу 1 июня;
2) для того чтобы приказ был легитимным, работник должен быть с ним ознакомлен не позднее чем в день вступления приказа в законную силу (если более ранние или более поздние сроки не установлены законом).
Следовательно, приказ, вступающий в законную силу вдень издания, желательно представить работнику на ознакомление в тот же день, т.е. дата издания приказа и дата ознакомления с ним работника будут совпадать. В качестве примера рассмотрим приказ о приеме работника на работу:
Приказ, вступающий в законную силу в более поздние, чем дата его издания, сроки, должен быть представлен на ознакомление до его вступления в законную силу или в крайнем случае в тот день, когда приказ начинает действовать, т.е. дата издания приказа будет наиболее ранней, следующей будет дата ознакомления работника с приказом, и затем — дата в тексте приказа (день, с которого приказ начинает работать) либо дата ознакомления и дата в тексте могут совпадать:
Безусловно, в целях доказывания необходимо, чтобы дата ознакомления была написана от руки самим работником.
Таким образом, предлагая работнику ознакомиться с приказом, кадровику рекомендуется произносить стандартные фразы: «Прочитайте, пожалуйста, внимательно приказ. Вам все в нем понятно? Тогда напишите (вот здесь) полностью свою фамилию и поставьте сегодняшнюю дату».
3.3. Визы согласования*. Многих практикующих кадровиков удивляет, что в унифицированных формах приказов отсутствуют визы согласования. Однако это отнюдь не упущение Госкомстата. Дело в том, что согласование, т.е. предварительное рассмотрение и оценка соответствующим должностным лицом организации проекта приказа, не является, с точки зрения соблюдения законодательства, обязательным. Вопрос о необходимости согласования проекта приказа со специалистами своей фирмы решает директор. Автору приходилось видеть приказы с восемью-девятью визами согласования. Вряд ли имеет смысл до такой степени усложнять процесс издания приказа. Конечно, если в организации есть штатный юрист, который хорошо знает не только хозяйственно-договорное, но и трудовое законодательство, вполне разумным будет согласование с таким специалистом всех кадровых приказов. Остальные варианты согласования определяются индивидуально, внутри каждой организации, и визы ознакомления вводятся в унифицированную форму.
Однако есть особый случай, когда виза согласования является обязательной. Согласно п. 18 Положения о главных бухгалтерах утвержденному постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59 (в редакции от 17 апреля 2002 г.), назначение, перемещение и увольнение материально ответственных лиц (кассиров, кладовщиков, продавцов и др.) производятся по согласованию с главным бухгалтером. Следовательно, на приказах о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении материально ответственных лиц обязательно должна быть виза согласования с главным бухгалтером.
Разумеется, на приказе может быть и несколько виз согласования.
Поскольку визирование, как уже говорилось, — это рассмотрение и оценка проекта документа, а документ становится таковым с момента подписания его автором, на визирование необходимо представлять еще не подписанный проект приказа. Проект приказа может быть завизирован за некоторое время до подписания, и дата издания приказа будет более поздней, чем дата в визе согласования:
Либо проект приказа визируется перед подписанием приказа директором в этот же день:
В случае если специалист, визирующий приказ, не согласен с его содержанием, он не вправе отказаться от проставления своей подписи в реквизите «Виза согласования». Он обязан расписаться, дополнительно изложить свои замечания на отдельном листе бумаги, подписать их и передать на рассмотрение руководства, сделав пометку об этом над визой. После этого руководитель организации принимает решение: направить приказ на доработку либо подписать его, проигнорировав замечания:
Виза согласования может быть оформлена в нижней части лицевой или оборотной стороны приказа либо, если приказ должно завизировать большое количество специалистов, визы оформляются на отдельном листе согласования, прилагаемом к приказу.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Свернуть Показать
В опрос оформления подписи на документе очень важен. Ведь в случае нарушений документ будет считаться неподписанным уполномоченным лицом, т.е. не имеющим юридической силы.
Свернуть Показать
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности (Краткий словарь видов и разновидностей документов, Главное архивное управление при Совете министров СССР, ВНИИДАД, Центральный государственный архив древних актов. - М., 1974).
Приказ - акт руководителя органа государственного управления, государственного учреждения, коммерческой организации, содержащий обязательные для работников установки (Современный экономический словарь).
Приказ - это организационно-распорядительный документ, относящийся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД)) (класс 0200000).
Как оформить право подписи?
Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. На предприятии приказ, как правило, подписывает руководитель. Поясним, на чем основываются его полномочия.
Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным - генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным - правление (или дирекция). Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено). В уставе указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому, чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с уставом предприятия.
См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: ...издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества». Такая формулировка означает, что подписывать приказ в организации может только ее генеральный директор.
Пример 1
В уставе отражено право подписи приказов только гендиректором
Свернуть Показать
Пример 2
Делегирование права подписи приказов на постоянной основе
Свернуть Показать
Но приказ может подписать и другое должностное лицо, при этом тоже возможно несколько вариантов. Систематизируем их, указав, кто может подписать приказ за генерального директора предприятия и какими документами фиксируются эти полномочия:
Важно! Если делегируется подписание документа, который имеет «хождение» не только внутри организации, а должен представляться еще и третьим лицам, то дополнительно право подписи нужно будет подтвердить доверенностью . К подписанию приказов это обычно не относится. Чаще имеет отношение к письмам, договорам, налоговой отчетности и т.д. Более детально тему доверенностей мы рассмотрим в ближайших номерах журнала.
Рассмотрим подробнее вариант № 2.1 - делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя уставом .
Пример 3
Отражение в уставе делегирования полномочий временно отсутствующего гендиректора
Свернуть Показать
На время отсутствия генерального директора по причине его отпуска, временной нетрудоспособности, командировки его обязанности исполняет заместитель генерального директора, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.
В этом случае сотрудник становится исполняющим обязанности генерального директора, действуя на основании устава, и, соответственно, обладает всеми полномочиями последнего, в том числе правом подписи документов в пределах его компетенции. Доказать полномочия исполняющего обязанности генерального директора перед третьими лицами (контрагентами, контролирующими органами) можно следующими документами:
- нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, где сказано, кто руководит юридическим лицом в отсутствие генерального директора;
- приказом о назначении соответствующего лица на должность заместителя генерального директора;
- документом, фиксирующим отсутствие гендиректора (больничный либо приказ о направлении в командировку, в отпуск).
Если уставом будет закреплен такой порядок исполнения обязанностей генерального директора, то назначить исполняющим обязанности отсутствующего руководителя можно будет только то должностное лицо, которое указано в уставе. В нашем случае - это заместитель генерального директора.
Теперь рассмотрим вариант № 2.2, когда делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя оформляется приказом (в Примерах 4 и 5 показаны образцы таких приказов).
В подобном случае для подтверждения полномочий исполняющего обязанности нужно будет предъявить:
- приказ об исполнении обязанностей генерального директора в связи с его командировкой, отпуском или временной нетрудоспособностью;
- если в этом приказе указано Ф.И.О. исполняющего обязанности, а не только его постоянная должность, то приказ о назначении на эту должность конкретного человека предъявлять не потребуется;
- документ, фиксирующий отсутствие гендиректора.
Пример 4
Разовое делегирование полномочий отсутствующего руководителя
Свернуть Показать
Пример 5
Делегирование полномочий отсутствующего руководителя на постоянной основе
Свернуть Показать
Но есть еще один экзотический вариант, назовем его № 3. На практике возможна ситуация, когда прежний гендиректор уволился, а нового учредители еще не нашли . Если эта ситуация в уставе не предусмотрена, то собрание участников (акционеров) назначает временно исполняющего обязанности. Для этого необходимо оформить протокол заседания, в котором данная должность временно передается определенному лицу. Именно этот документ и будет подтверждать перед третьими лицами полномочия и право подписи временного руководителя.
Как оформить реквизит «подпись»?
Теперь разберемся, как оформить реквизит «подпись» для выявленных ситуаций подписания документов. Начнем с банальностей - процитируем общие правила оформления этого реквизита в организационно-распорядительных документах, к которым и относится приказ.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия)…
Как видим из приведенных выше извлечений из документов, при оформлении реквизита «подпись» указывается должность того лица, который подписывает документ (а не «за которого» он это делает). Причем следует учитывать, что приказы оформляются на бланках не должностного лица, но только на бланке организации. Поэтому должность указывается кратко (т.е. без повторения в ней наименования организации).
Итак, если приказ подписывает генеральный директор, то реквизит «подпись» будет выглядеть так, как показано ниже, в Примере 6, а также в Примерах 2, 4 и 5 (напоминаем, что на приказы оттиск печати не ставится).
Пример 6
Свернуть Показать
Если же приказ подписан другим должностным лицом, которому это право изначально дал устав (по нашей классификации это ситуация № 1.2) или руководитель делегировал его приказом вне зависимости от своего отсутствия/присутствия (ситуация № 1.1), то в реквизите «подпись» следует писать должность этого лица:
Пример 6
Подпись генерального директора на приказе
Свернуть Показать
Если же право подписи документа есть только у руководителя и оно в числе других прав и обязанностей передается тому, кто будет исполнять его обязанности на период отсутствия, тогда уместно появление слов «и.о.» или «исполняющий обязанности». Даже если исполнять обязанности гендиректора Мухина будет его заместитель Артеменко, в ситуациях № 2.1, № 2.2 и № 3 его подпись нужно будет оформить так (личный росчерк и его расшифровка принадлежат Артеменко, а должность указывается с пометкой «и.о. гендиректора»):
Пример 6
Свернуть Показать
Пример 7
Подпись исполняющего обязанности гендиректора
Свернуть Показать
Мы разложили по полочкам возможные варианты грамотного поведения в различных ситуациях, основываясь на существующих правилах оформления. А теперь сделаем важную оговорку. Все вышеперечисленные цитаты с правилами оформления реквизита «подпись» носят рекомендательный характер, поэтому советуем читателям в Инструкции по делопроизводству вашей организации отразить порядок оформления реквизита «подпись» , который может совпадать с рекомендациями, приведенными выше. В этом случае оформление реквизита «подпись» будет «узаконено» для вашей организации.
Совсем по-другому обстоит дело в том случае, когда руководитель (допустим, Иванов) внезапно уехал в командировку, заболел или ушел в очередной отпуск, при этом делегирование права подписи документов в организации осталось неоформленным. Ну что, знакомая ситуация?
И тут каждый ухищряется как может. Самыми распространенными вариантами подписания документов являются:
- указать должность и ее расшифровку, как у гендиректора, и постараться подделать его личный росчерк или поставить оставшуюся в офисе факсимиле (ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30 2003 и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержат требование о том, чтобы реквизит «подпись» включал в себя личную подпись. А она может быть собственноручной, электронной или факсимильной. Ставить ли факсимиле на приказ, решать Вам. Отметим только, что использование факсимиле в организации должно быть предусмотрено органзационно-распорядительными документами, и уж если вы решите поставить факсимиле на приказ, то оцените все риски, которым подвергается ваша организация в случае необходимости доказывать правомерность такого документа в суде. Кстати, если подписывается документ, направляемый в стороннюю организацию, то для его юридической силы должно быть оформлено еще и соглашение сторон о допустимости подписания таких документов при помощи факсимиле);
- изменяют подписанта, при этом ставят косую черту, предлог «за» или знакомое нам сокращение «и.о.» перед наименованием должности гендиректора Иванова, далее другое лицо (например, Комаров) ставит свой личный росчерк и указывает свои инициалы с фамилией (см. Примеры 8 и 9). Любой из этих вариантов будет неправильным в случае отсутствия полномочий у других лиц подписывать документы вместо генерального директора.
Пример 8
Свернуть Показать
Пример 9
Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»
Свернуть Показать
Пример 10
Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»
Свернуть Показать
Пример 11
Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»
Свернуть Показать
Бывает и так, что проект документа уже подписан другой стороной (например, договор) или проект приказа прошел длительное сложное согласование, собрав множество виз, и на этом документе в реквизите «подпись» уже впечатана должность отсутствующего гендиректора . Можно ли как-то подписать именно эту бумагу, не создавая другой документ, если право его подписи есть у другого присутствующего должностного лица ? Рассмотрим имеющиеся рекомендации:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГСДОУ (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит пояснений относительно того, как оформляется реквизит «подпись» на проекте документа в случае отсутствия генерального директора, когда его подпись уже заготовлена. Указано лишь, что документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Нам остается руководствоваться рекомендациями ГСДОУ (полностью - «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения») и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
или
Но для того, чтобы сделать вышеуказанные требования нормативными именно для вашей организации, их тоже необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству вашей организации. Желательно добавить в Инструкцию наглядный пример оформления подписи в рассматриваемом случае:
В данном примере приписка «И.о.» перед словосочетанием «Генеральный директор» и Ф.И.О. лица, фактически подписывающего приказ («А.К. Мурашкин»), могут быть выполнены от руки либо машинописным способом, если это удастся осуществить технически.
Второй вариант - указание должности с припиской «Зам.» перед словосочетанием «Генеральный директор» - возможен, если заместитель имеет право подписывать такие документы.
В любом случае перед отражением этих тонкостей оформления в Инструкции по делопроизводству их следует согласовать в том числе с руководителем организации. В качестве доводов вы сможете привести цитаты из документов, собранные в этой статье. При этом хочется предостеречь сотрудников служб делопроизводства от злоупотреблений при оформлении реквизита «подпись», т.е. минимизировать «приписки». И уж точно нужно отказаться от косой черты и предлога «за» перед должностью, ведь такие варианты оформления ошибочны и заставят сомневаться в юридической силе «подписанного с таким трудом» документа.
Сноски
Свернуть Показать
Его действие распространяется только на сотрудников этой организации. Все локально-нормативные акты, принимаемые работодателем, не должны противоречить российскому федеральному законодательству или законодательству субъектов Российской Федерации.
Приказами оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия (организации).
Приказ по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по основным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание приказов по кадрам, как правило, наделяется руководитель предприятия (организации, учреждения). К его полномочиям также относится отмена ранее изданных приказов, а в необходимых случаях - и ранее изданных распоряжений по кадрам. Распоряжение по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по второстепенным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание распоряжений по кадрам обычно наделяются заместители руководителя предприятия (организации, учреждения), а также руководители обособленных структурных подразделений.
В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, предоставлении отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.
Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под роспись. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.
Классификация локально нормативных актов
Все приказы (распоряжения) по кадрам можно условно разделить на две функциональные группы:
- издаваемые для документирования управленческих решений, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работников предприятия;
- издаваемые для документирования управленческих решений по другим вопросам кадровой работы, непосредственно не связанных с трудовой деятельностью работников предприятия.
Формы первичных документов, применяемых при ведении кадрового делопроизводства, утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. При этом, позже, после вступления с 01 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, признаны не обязательными к применению. Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
В отношении документов, применяемых в кадровом делопроизводстве
, применение утверждённых Госкомстатом форм более привычно для многих хозяйствующих субъектов. Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.
Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.
В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).
По учету кадров (в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1) приняты следующие формы:
- N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
- N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
- N Т-2 "Личная карточка работника";
- N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";
- N Т-3 "Штатное расписание";
- N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";
- N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
- N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
- N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
- N Т-7 "График отпусков";
- N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
- N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";
- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
- N Т-10 "Командировочное удостоверение";
- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
- N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
- N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
Классифицировать приказы, при ведении кадрового делопроизводства, по срокам хранения можно руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее - Перечень). В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. Ниже приведен пример разделения приказов на основании Перечня:
| 19 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: | Хранить | За исключением |
|---|---|---|---|
а) по основной (профильной) деятельности
|
Постоянно |
Присланные для сведения – до минования надобности
|
|
б) по личному составу
|
О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, |
||
в) по административно - хозяйственным вопросам |
С соответствии с указанными сроками хранения при разделении приказов, необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.
Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы. Классификация приказов будет индивидуальной для каждой организации. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.
Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс (К, ОД, ЛС), каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. Индексация может быть: на основании цифр, на основе букв, или смешанной.
Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?
Ответ
Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.
Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.
На это указывает и Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», в котором говорится, что приказ (в единственном числе) подписывается руководителем.
Т.е. обычно готовится три экземпляра - один (оригинал), подписанный руководителем (руководитель подписывает только ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) - в бухгалтерию, третий (заверенная копия) - в личное дело.
Целесообразно в инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов - определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии. Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров. При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу. Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии.
Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника.
Примечание:
При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа. Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале).
1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе.
Порядок работы с документами
При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в ГСДОУ, .
Виды кадровых документов
На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.
Организационные документы
К организационным документам, в частности, относятся:
коллективный договор;
положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );
Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .
Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие - к приказам по основной деятельности
К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.
Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в перечня, утвержденного .
Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в перечня, утвержденного .
Как визировать кадровые документы
Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.
Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Порядок проставления визы на документах прописан в , утвержденном .
При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.
Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа (например, договоры, протоколы). Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном .
В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.
В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.
Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.
На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:
руководитель подразделения, подготовившего документ;
исполнитель, подготовивший документ;
руководители заинтересованных подразделений;
руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
руководитель юридической службы или юрист.
Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом (в произвольной форме) назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
С уважением и пожеланием комфортной работы, Зайцева Екатерина,
эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»
Самые важные изменения этой весны!Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Вопросы практикума:
1. К какому виду документов относятся приказы и распоряжения? Какие еще документы этого вида Вы знаете? Есть ли зависимость между формой управления организацией и наименованиями видов распорядительных документов?
Приказы и распоряжения относятся к распорядительным (организационно-распорядительным) документам. К этому виду относятся указания (в организациях с единоначальной формой управления), а также решения и постановления (в коллегиальных органах).
2. Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации?
Да, для оформления приказа можно использовать общий бланк организации, дополнив его названием документа (ПРИКАЗ). Но можно и разработать специальный бланк приказа.
3. Какие виды приказов Вы знаете?
Приказы бывают:
· по основной деятельности;
· по административно-хозяйственным вопросам и
по личному составу (по кадрам).
4. Каковы сроки хранения приказов? Каким нормативным документом они установлены?
Сроки хранения приказов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.
Сроки хранения таковы:
· приказы по основной деятельности - постоянно (п. 6 «а» Перечня), присланные для сведения - до минования надобности;
· приказы по личному составу - 75 лет (п. 6 «б» Перечня), о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет;
приказы по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет (п. 6 «в» Перечня).
5. Какие реквизиты должны быть на бланке приказа?
На бланке приказа должны быть следующие реквизиты:
· наименование организации;
· наименование вида документа (ПРИКАЗ);
· ограничительные отметки для даты и регистрационного номера документа;
· место составления документа, если оно не определяется по наименованию организации;
· заголовок к тексту приказа;
· подпись;
· визы согласования документа;
· визы ознакомления;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
6. Чем отличается бланк приказа от бланка распоряжения?
На бланке распоряжения указывается наименование вида документа: РАСПОРЯЖЕНИЕ. Остальные реквизиты - такие же, как и на бланке приказа.
7. Как правило, текст приказа или распоряжения состоит из двух частей. Как называются эти части? Коротко охарактеризуйте их.
Приказ, как и распоряжение, как правило, делится на две части: констатирующую и распорядительную .
В констатирующей части приводятся факты или события, послужившие основанием для издания распорядительного документа, раскрываются причины и цели его издания. Если приказ издается на основании и/или во исполнение документа, поступившего от вышестоящей организации, следует указать автора документа, наименование, дату и номер, а также заголовок к тексту этого документа. Если необходимо, дается краткий пересказ текста документа.
В распорядительной части перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения поручений.
8. В чем отличие оформления текста распоряжения от оформления текста приказа?
В приказах используют распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое отделяет констатирующую часть приказа от распорядительной. В распоряжениях в качестве распорядительного можно использовать слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДПИСЫВАЮ:». В некоторых организациях применяют распорядительное слово «ПРЕДЛАГАЮ:», которое, однако, совсем не носит распорядительного характера.
9. Кому может быть поручена подготовка проекта приказа?
Подготовить проект приказа руководитель организации может поручить одному или нескольким исполнителям. В качестве исполнителя может быть и должностное лицо, и структурное подразделение (в этом случае ответственным исполнителем будет являться руководитель подразделения). Для подготовки проектов сложных распорядительных документов может быть создана рабочая группа (ответственным исполнителем будет являться руководитель группы).
10. Проект приказа подготовлен 12.04.2005, последняя виза согласования получена 16.04.2005, руководитель подписал приказ 17.04.2005, в законную силу приказ вступил 18.04.2005, а 19.04.2005 приказ передан на исполнение в структурное подразделение. Какая дата из перечисленных является датой приказа?
Датой приказа является дата подписания документа - 17.04.2005.
11. Как нумеруются приказы и распоряжения? Варианты ответов: а) в пределах календарного года; б) в пределах делопроизводственного года; в) начиная с момента создания организации и до ее ликвидации.
Приказы и распоряжения нумеруются в пределах делопроизводственного года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным - это период времени с 01 января по 31 декабря.
12. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу в одном журнале? Если нет, то почему?
Каждая группа документов регистрируется в отдельном журнале, причем при разделении документов на группы принимают во внимание не только наименование вида документа, но и его содержание. Поэтому приказы по основной деятельности и приказы по личному составу регистрируют в разных журналах.
13. Кто подписывает приказы?
Приказы подписывает руководитель. Если руководитель отсутствует (находится в отпуске, в командировке, болен), приказы подписывает заместитель руководителя, которому делегировано право подписи распорядительных документов.
14. Кто может подписывать распоряжения?
Распоряжения могут подписывать как руководитель организации, так и заместители руководителя организации по вопросам, входящим в их компетенцию; руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).
15. Где следует оформлять на проекте приказа визы согласования? Приведите пример оформления реквизита.
Согласно рекомендациям Государственного стандарта Р 6.30-2003 в случае когда подлинник документа остается в организации, визы согласования должны оформляться в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Однако в практике делопроизводства визы согласования оформляют и на лицевой стороне последнего листа подлинника приказа, если на этой странице достаточно места для данного реквизита. Реквизит печатают непосредственно от левого поля.
Пример
16. Кому поручается согласование приказа?
Согласование приказа проводит тот исполнитель, который готовил проект приказа. Если исполнителем является структурное подразделение, его руководитель поручает провести согласование проекта документа одному из сотрудников подразделения.
17. Нужно ли заново согласовывать новый вариант приказа, если проект пришлось переделать из-за серьезных замечаний, высказанных в ходе согласования?
Если в ходе согласования высказаны серьезные замечания, с которыми согласен руководитель организации, проект приказа передается исполнителю, который должен его переработать с учетом высказанных замечаний и заново согласовать.
18. Как пишется в приказе слово «приказываю»?
Слово «приказываю » (как и другие распорядительные слова «обязываю », «предписываю », «решили », «постановили ») печатают на отдельной строке, перед распорядительной частью приказа, непосредственно от левого поля документа, прописными (заглавными) буквами. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставят двоеточие.
19. Что должно быть указано в каждом пункте приказа или распоряжения?
В каждом пункте приказа или распоряжения указывают:
· должность, фамилию и инициалы работника, которому дается поручение, или название структурного подразделения-исполнителя (в дательном падеже);
· если приказом предусмотрено несколько поручений, а исполнитель - один, его должность, фамилию и инициалы указывают один раз;
· срок его выполнения (до какого срока ИЛИ: к какому сроку ИЛИ: в течение какого периода времени).
Если исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения может отсутствовать.
Срок исполнения может быть установлен общим для всех пунктов приказа. В этом случае он указывается один раз.
20. Каким образом в приказах и распоряжениях делается указание на наличие приложения к документу? Приведите пример.
В распорядительных документах отметка о наличии приложений самостоятельно не оформляется. Указание на приложение дается в соответствующем пункте приказа (распоряжения).
Пример
1. Главному инженеру Орлову О.О. до 10.03.2005 подготовить и представить на утверждение график ремонта оборудования сборочного цеха (перечень оборудования прилагается).
21. Нередко приказ заканчивается стандартной фразой о контроле за исполнением приказа. Приведите пример такой фразы.
Последним пунктом приказа может быть фраза:
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по экономике Власова В.В.
22. Если контроль за исполнением приказа руководитель организации оставляет за собой, как следует сформулировать последний пункт приказа (о контроле за исполнением)?
В том случае, когда контроль за исполнением приказа руководитель оставляет за собой, специально оговаривать это в последнем пункте приказа нет необходимости, так как руководитель организации по роду своей деятельности в любом случае осуществляет контроль за исполнением приказов.
23. С какого момента приказ вступает в силу?
Приказ вступает в силу с момента подписания приказа, если иное не указано непосредственно в тексте документа. При этом необходимо помнить, что приказ не может иметь обратной силы, то есть его действие не может распространяться во времени назад. Другими словами, дата подписания приказа не может быть более поздней, чем дата его вступления в силу, указанная в тексте (за исключением приказов о приеме на работу и о переводе на другую постоянную работу).
24. С какого момента наступает ответственность исполнителя за исполнение приказа?
Ответственность исполнителя за исполнение приказа наступает с момента ознакомления исполнителя с приказом.
25. Что входит в состав визы ознакомления? Где она оформляется? Приведите пример оформления реквизита.
В ознакомительную визу входит подпись исполнителя, расшифровка подписи и дата ознакомления с документом. Виза оформляется на оборотной (если есть место, то можно и на лицевой) стороне последнего листа подлинника приказа.
Пример
26. В приказе указаны семь исполнителей. Сколько экземпляров приказа должен подписать руководитель организации?
Руководитель организации подписывает только первый экземпляр - тот, который в дальнейшем будет подшит в дело (подлинник). Затем необходимо сделать необходимое количество копий приказа (в данном примере - семь) и передать их исполнителям.
27. Когда приказ следует зарегистрировать? Варианты ответов: а) когда получены все визы согласования; б) перед передачей приказа на рассмотрение руководителю организации; в) в день подписания приказа;
Приказ, как и любой внутренний документ, следует зарегистрировать в день подписания .
28. Когда приказ можно подшить в дело?
Подлинник приказа подшивается в дело после того, как все поручения, предусмотренные в приказе, будут выполнены, а на документе будет оформлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. До этого момента подлинник приказа должен храниться в специальной папке с надписью «НА КОНТРОЛЕ».
Показать ответ Показать следующий вопрос → Закончить практикум
