Отмена командировки, оформление документов. Кто должен подписать приказ об отмене командировки. Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки

Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы именуется служебной командировкой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Направление работника в командировку производится на основании приказа (распоряжения) работодателя. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приказ может быть оформлен, например, на бланках унифицированных форм № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Возможна ситуация, когда уже после издания приказа командировка отменяется. Для оформления факта отмены обычно издается новый приказ. Пример приказа об отмене командировки приведем в нашей консультации.

Нужен ли приказ об отмене командировки?

Командировка может быть отменена по самым разным причинам. Например, в поездке отпала производственная необходимость, или работник заболел и потому не сможет поехать. Закон не требует составлять приказ об отмене командировке. Тем не менее, составлять его нужно. Ведь «командировочный» приказ - основание для соответствующего учета рабочего времени и начисления работнику среднего заработка. Соответственно, при изменении условий об этом нужно уведомить не только работника, но и соответствующие подразделения (например, бухгалтерию).

Что касается расходов по отмененной командировке (например, стоимость невозвратного авиабилета или предоплаченной гостиницы без права аннулирования бронирования), то работодатель имеет право учесть их при налогообложении прибыли (Письмо Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766 ).

Составляем приказ об отмене командировки

Приказ об отмене командировки составляется в произвольной форме. Основанием для его составления могут быть, например, служебная записка непосредственного руководителя или заявление самого работника. В приказе обычно указываются причина отмены командировки, Ф.И.О. и должность лица, которое не будет направлено в командировку. С приказом об отмене командировки работник должен быть ознакомлен под роспись. Ведь он должен знать, что ехать в командировку ему не нужно, а значит, работодатель ожидает от него выхода на основное рабочее место.

Приведем для приказа об отмене командировки образец заполнения.

В деятельности предприятий нередко возникают ситуации, когда по каким-либо причинам командировку работника нужно отменить (частично или полностью) или перенести на более поздний срок. Как правило, вопросы отмены командировки, отзыва работника из командировки нормативными документами не регулируются. Но есть общие требования законодательства, при соблюдении которых можно правильно оформить такую отмену. Как это сделать, читайте в консультации.

Общие положения

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), регулирует только командировки работников органов государственной власти и бюджетных учреждений. На коммерческие предприятия ее действие не распространяется. Поэтому идеальным вариантом для небюджетных предприятий является утверждение своего внутреннего документа – Положения о служебных командировках работников предприятия – или включение соответствующего раздела в коллективный договор. В этом документе будут определены все правила служебных командировок. А за основу можно взять подходящие для конкретного предприятия нормы Инструкции № 59.

Некоторыми из этих норм можно руководствоваться при решении вопросов отмены командировки. Так, с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы, связанные с возвратом электронного проездного/перевозочного документа на поезд, разумеется, при наличии распечатанных документов, подтверждающих сумму таких расходов. В этом случае к отчету командированного работника должен прилагаться (также распечатанный на бумаге) документ о возврате проездных/перевозочных документов (абзацы пятый, шестой и восьмой п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции № 59). Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно найти на официальном веб-сайте Укрзализныци (www.uz.qov.ua).

Обращаем внимание: расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин.

Причины отмены командировки могут быть разными:

• объективными, не зависящими от работника (вопросы с партнером решили по телефону или от него получено сообщение с просьбой перенести переговоры на более позднюю дату, произошло стихийное бедствие, возникли другие чрезвычайные ситуации в месте прибытия);
• субъективн ыми, зависящими от работника (болезнь, семейные обстоятельства, не позволяющие ему выехать в командировку).

В таких случаях руководитель принимает решение об отмене командировки, отзыве из командировки и т. п. А для учета последствий отмены поездки работника в командировку важно правильно оформить необходимые документы.

Оформление отмены командировки

Предположим, что работник направлен в служебную командировку, все необходимые документы оформлены (приказ, служебное задание, командировочное удостоверение, если принято оформлять), выдан аванс, приобретены билеты на проезд (работник к месту назначения пока не выехал). Однако предприятие вынуждено отменить эту командировку.

Алгоритм действий в таких случаях прописывается в Положении о служебных командировках работников предприятия. Но если такого документа нет или он есть, но в нем отсутствуют положения, касающиеся процедур отмены командировки работников, то порядок действий должен быть следующим:

составляется служебная (докладная) записка на имя руководителя предприятия с обоснованием причины отмены командировки (см. образец 1 в конце консультации). В зависимости от причины отмены такая записка может быть подготовлена начальником структурного подразделения, в котором трудится командированный, самим командированным или другим ответственным лицом на предприятии;

издается приказ об отмене командировки (см. образец 2 в конце консультации) согласно ранее изданному приказу, в котором указываются: должность, фамилия и инициалы работника, причины отмены и срок, в течение которого он обязан вернуть в бухгалтерию предприятия полученный аванс на командировку. С этим приказом работника нужно ознакомить под подпись;

вносятся записи об аннулировании поездки работника в журнал регистрации приказов о командировке (по форме приложения к Инструкции № 59), составляется работником и представляется в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845 (далее – авансовый отчет).

Если командировка отменяется после отъезда работника к месту назначения, тогда тоже издается приказ о ее отмене и отзыве в связи с этим работника из командировки. В приказе указываются: причины отмены командировки, номер и дата предыдущего приказа, фамилия и инициалы командированного, его обязанность в ус-тановленные сроки отчитаться по командировке. Последующие действия будут такими же, как и при обычной отмене командировки.

Если был выдан аванс и часть его израсходована на приобретение проездных документов, то при отзыве из командировки такие расходы с разрешения руководителя возмещаются работнику (абзац пятый и девятый п. 12 разд. II, абзац пер-вый п. 11 разд. III Инструкции № 59):

• на основании приказа (решения) об отмене командировки по уважительным причинам (например, изменение задания);
• при наличии документов, подтверждающих стоимость расходов (соответствующий документ выдается при возврате билета). Если авиаби лет является нераздельным и частично использованным, к отчету прилагается составленное компанией-продавцом письмо (акт, справка) о возврате авиабилета. В письме указываются: фамилия и инициалы командированного, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета, а также копия авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия (абзац девятый п. 12 разд. II, абзац второй п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Учет расходов при отмене командировки

В бухгалтерском учете затраты на командировки списываются на соответствующие счета учета расходов (Дт 91–94).

Согласно изменениям, внесенным в Налоговый кодекс (далее – НК) Законом от 28.12.14 г. № 71-VIII, с 1 января 2015 года в налоговом учете расходы отражаются по правилам бухгалтерского учета. При этом объектом обложения налогом на прибыль является финансовый результат до налогообложения, рассчитанный по правилам бух-учета согласно П(С)БУ или МСБУ и скорректированный на разницы, определенные по правилам НК. Ограничения по командировочным расходам НК не предусмотрены.

Плательщики налога на прибыль могут включать в состав налоговых расходы, связанные с хозяй-ственной деятельностью предприятия (непосредственно с получением доходов). К таковым в составе прочих относятся и расходы на командировки при условии их документального подтверждения.

При отмене командировки расходы по выданным и частично использованным средствам вполне логично включить в командировочные расходы (как правило, Дт 94 «Прочие расходы операционной деятельности»).

Пример

На предприятии издан приказ о направлении в командировку работника отдела продаж для выполнения производственного задания. Из-за неблагоприятных погодных условий распоряжением директора командировка отменена.

В бухгалтерском учете такие операции будут отражены так:

(грн.)

В нашем случае расходы (70 грн.), понесенные в связи с возвратом билета на поезд по уважи-тельной причине (отмена командировки), документально подтверждены, могут считаться связанными с хоздеятельностью предприятия и подлежат включению в состав налоговых. При определении объекта обложения налогом на прибыль (от суммы финансового результата до налогообложения, рассчитанного по правилам бухучета), по таким расходам корректировка на разницы НК не предусмотрена.

Отмена командировки работника оформляется приказом руководителя предприятия, независимо от того, на каком этапе это происходит (до или после отъезда работника). Приказ об отмене (переносе) командировки должен содержать:

• ссылку на ранее изданный приказ о командировке;
• причины ее отмены (переноса), сроки возврата работника из командировки (в случае отзыва из нее), сроки возврата полученного на командировку аванса или неизрасходованной сум мы аванса (если были понесены предварительные расходы).

Для правильного оформления и отражения в учете таких операций на предприятии должно быть разработано и утверждено Положение о служебных командировках работников предприятия.

ОБРАЗЕЦ 1

Директору ООО «Варежка» Журавлеву В. Б.

Начальника транспортного отдела Шинкаренко Д. Ф.

Докладная записка от 08.01.15 г. № 1

Согласно приказу от 05.01.15 г. № 1 водитель-экспедитор Петрусевич К. Д. направлен с 08.01.15 г. в командировку в г. Харьков для получения товара в ООО «Карандаш». В связи с неблагоприятными погодными условиями (сильный снегопад и заносы на дорогах) прошу отменить указанную командировку водителя-экспедитора Петрусевича К. Д.

Начальник транспортного отдела (подпись) Д. Ф. Шинкаренко

ОБРАЗЕЦ 2

Общество с ограниченной ответственностью «Варежка»

Приказ (распоряжение) № 2

08.01.15 г. г. Днепропетровск

Об отмене командировки

1. В связи с неблагоприятными погодными условиями (сильный снегопад и заносы на дорогах) отменить командировку водителя-экспедитора Петрусевича К. Д. в г. Харьков для получения то-вара в ООО «Карандаш» согласно приказу от 05.01.15 г. № 1.

2. Главному бухгалтеру (Родзянко Н. Г.) обеспечить проведение расчетов с водителем-экспедитором Петрусевичем К. Д. по выданному на командировку авансу в установленные законодательством сроки.

Основание: докладная записка от 08.01.15 г. № 1 начальника транспортного отдела Шинкаренко Д. Ф.

Директор (подпись) В. Б. Журавлев

С приказом ознакомлены: (подпись) К. Д. Петрусевич

(подпись) Н. Г. Родзянко

В дополнение к вышеприведенным образцам приведем в таблице формулировки докладной записки и приказа об отмене командировки по наиболее распространенным причинам.

Командирование сотрудника в служебную поездку сопровождается оформлением соответствующей документации. Предписанный ею порядок действий и временные рамки должны соблюдаться. Однако нередко возникают ситуации, когда по определенным обстоятельствам необходимо перенести поездку или отменить ее вовсе. Возникает актуальный вопрос, как это делается правильно и какие образцы документации оформляются в данном случае.

Примеры приказов об отмене служебной командировки и их составление

Отмена командировки и возмещение стоимости билетов

Чтобы правильно отменить командирование, необходимо учитывать срок возврата денег. Законодательство определяет данный период в три дня. За это время сотрудник должен либо отбыть по назначению, либо вернуть выданные средства.

Нередко возникает ситуация, когда часть средств уже была потрачена. Приобретение билетов, бронирование жилья или транспорта, иные предварительные расходы - все это необходимо учитывать. Когда поездка отменяется, следуют растраты и штрафы за возврат.

Законодательство указывает, что все понесенные убытки должны быть возмещены сотруднику. Для этого он должен вместе с остатком средств представить в бухгалтерию квитанции о понесенных расходах.

Образец заполнения приказа об отмене командировки

Документ не имеет официально определенной формы, однако при его составлении необходимо учитывать определенные аспекты:

• должно быть указано наименование организации, полное имя ее руководителя;
• проставляется порядковый номер и указывается форма акта;
• прописываются реквизиты норматива, по которому сотрудник направлялся в служебную поездку;
• приводится информация по командируемому - полное имя и занимаемая должность;
• необходимо указать на основание - служебную записку, а также причину, по которой назначение следует отменить;
• составляется порядок действий для возврата и возмещения средств;
• в конце проставляются подписи и расшифровки всех лиц, которые должны быть ознакомлены с данным актом.

К приказу необходимо приложить сопутствующие документы - служебную записку, квитанции о понесенных расходах.

Сотрудника Иванова планировали направить в командировку заграницу, есть служебная записка за подписью руководителя о направлении в командировку Иванова вместе с еще несколькими сотрудниками. Сотрудниками были оформлены визы для выезда заграницу. Потом руководство приняло решение не направлять Иванова в командировку (остальные сотрудники летят). Приказ был подготовлен уже после данного решения, поэтому Иванов там не фигурирует. Какими документами нужно оформить данную операцию: переделать приказ о направлении в командировку чтобы там был Иванов, а также сделать приказ на отмену командировки? Таких документов будет достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ и страх.взносы с Иванова? Как отразить затраты на визу в налоговом учете в целях налогообложения прибыли?

Расходы на оформление и выдачу виз, паспортов учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих – подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако, если зарубежная командировка для конкретного сотрудника не состоялась, расходы на оформление виз в налоговом учете признать нельзя. Ведь такие затраты не связаны с поездкой сотрудника, носящей производственный характер (п. 1 письма от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Есть все шансы для того, чтобы отстоять дело в суде, но для этого Вам действительно понадобиться переоформить документы.
Судьи указывают, что для целей налогового учета не важно, состоялась поездка или нет. Главное, что она планировалась именно как производственная (постановления ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. № Ф09-2237/08-С2).

Поэтому на сотрудника Иванова помимо служебной записки должен быть оформлен приказ на командировку с указанием командировочного задания. Соответственно, на указанный документ должно быть распоряжение от отмене командировки Иванова обязательно с указанием причины отмены.

Расходы, которые организация выплачивает сотруднику в качестве возмещения командировочных расходов, НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НКРФ). Эта же норма применяется и в случае, когда руководство отменяет поездку (п. 2 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).Но здесь следует еще раз обратить внимание, что из всех документов должно быть видно, что отменяется именно запланированная командировка сотрудника. То есть применяются те же документы, что и для обоснования признания затрат.

Кроме того, в письме Минтруда России сказано, что отмена командировки не меняет квалификации расходов, понесенных общество для того, чтобы такая поездка состоялась. Стоимость визы страховыми взносами не облагается в любом случае (письмо от 27 ноября 2014 г. № 17-3/В-572).

Обоснование

Расходы на оформление визы

Н.К. Гашина, генеральный директор ООО «КонЭкс-Т»

Финансисты подтвердили, что расходы по оформлению работнику визы для служебной поездки за границу можно признать в целях налогообложения прибыли*. Но как быть, если виза оформлена, а командировка отменена?

Общие правила налогового учета расходов

Но здесь нужно помнить про нормы пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: расходы должны быть обязательно документально подтверждены. Поэтому сотруднику турфирмы, съездив в командировку, следует отчитаться о проделанной работе, представив необходимые документы.

Если командировка отменена

Другое дело, если поездка по каким-либо причинам была отменена. Тогда у организации могут возникнуть сложности с признанием затрат.

Налоговый учет

Минфин России считает, что расходы на оформление и выдачу виз в ситуации, когда поездка не состоялась, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (). Да и ФНС России указывает, что затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся поездкой сотрудника, носящей производственный характер (письмо от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756@).

Совсем недавно Минфин России выпустил письмо от 3 июня 2014 г. № 03-03-06/1/26511 .

В нем указывается, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, учитываются в составе прочих. При методе начисления датой их признания является дата утверждения авансового отчета – подпункт 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Как видите, чиновники привели общие нормы Налогового кодекса РФ. И не сделали оговорок относительно того, как поступить с учетом расходов, если командировка не состоялась.

С другой стороны, можно рассуждать так. Изначально расходы на оформление визы были связаны с подготовкой поездки, которая связана с производственной деятельностью турфирмы. А если поездка и была отменена (а это грамотно оформлено документами, из которых видна уважительная причина отмены), то признать расходы вообще-то можно.

Но если командировка не состоялась, а споров с контролируемыми органами хочется избежать, эти затраты лучше не учитывать при расчете налогооблагаемой базы.

Вопросы удержания НДФЛ

В данном случае важно понять, имело ли место получение дохода сотрудником компании. Очевидно, что никакого дохода человек не получил.

А поскольку отсутствует факт наличия дохода лично у работника ввиду служебного характера поездки в интересах компании, организация не должна начислять НДФЛ с сумм, затраченных на оформление работнику визы и оплаченных за счет этой организации.

Налоговый кодекс РФ относит к выплатам, не подлежащим обложению НДФЛ, расходы на получение виз независимо от того, состоялась командировка работника за границу или нет (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). И Минфин России подтверждает, что отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам, которые не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (письмо от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Бухгалтерский учет расходов

В бухучете командировочные затраты признаются в составе расходов по обычным видам деятельности (счета «Основное производство», «Общехозяйственные расходы»).

Если поездка была отменена, расходы можно списать как прочие – счет 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет «Прочие расходы»).

Важно запомнить
Расходы на оформление визы можно учесть в целях налогообложения прибыли, если командировка состоялась. Если поездка была отменена, с учетом таких затрат могут возникнуть трудности.

Если у работодателя возникает потребность отменить командировку работника, то сделать это можно, оформив приказ об отмене в свободной форме. Образец такого приказа можно бесплатно скачать ниже. Кроме того, нужно учесть некоторые моменты в данной процедуре, описанные ниже.

В частности, нужно выяснить — выдавались ли работнику денежные средства в подотчет для командировочных расходов. Если такое явление случилось, то аванс должен быть возвращен в организацию. Срок для возврата средств может устанавливаться локальным внутренним актом.

Обратите внимание: не нужен авансовый отчет от работника, если он возвращает всю полученную сумму аванса (ничего не израсходовано подотчетным лицом). Если часть денег потрачена, например, куплен билет на поезд до места командировки, то необходимо заполнить авансовый отчет по потраченным суммам.

Для отмены командировки приказ от руководителя нужен обязательно. В данном распоряжении поясняются причины отмены, а также отдается распоряжение отменить все запланированные в связи со служебной поездкой мероприятия.

Направляется в поездку работник также на основании приказа руководителя, причем для этих целей имеется типовой бланк Т-9, который при желании можно использовать для заполнения — .

Как составить приказ об отмене служебной командировки

Форма для составления — свободная.

Приказ нужно озаглавить, заголовок может выглядеть так — «об отмене командировки».

Обязательно ставится дата оформления, проставляется нумерация приказа.

В начальной части текст пишется основание для отмены — с чем связаны изменения.

• отменить командировку сотрудника (поясняется, о каком сотруднике идет речь, и каким приказом оформлено его отправление в поездку);
• возложить контроль за исполнением на ответственное лицо (его должность и ФИО вносятся в приказ).

Чтобы оформить приказ об отмене нужно основание, оно должно быть документально изложено. Например, отпала потребность в командировке. В этом случае составляется служебная записка начальником подразделения.

Приказ утверждается, подписывается, регистрируется. С ним знакомятся работник, чья командировка отменена, а также ответственный за исполнение документа.

Обратите внимание, если на отмененную командировку потрачены деньги, то они не облагаются страховыми взносами и с них не удерживается подоходный налог. Эти затраты также нельзя принять в расходы по налогообложению на любой налоговой системы (кроме штрафов).