Что нужно знать по делопроизводству. Регистрация входящей документации. Положение о документообороте

Рано или поздно после начала деятельности любое предприятие сталкивается с необходимостью организовать работу с документами, которые являются базовым инструментом управления, поскольку именно с их помощью и осуществляется передача руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Система делопроизводства на предприятии призвана обеспечить стандартизацию и единообразие документации, организовать ее учет и хранение с целью облегчения работы с деловыми документами. В функции системы делопроизводства входят:

Грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки;
- автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации;
- архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела;
- создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами.

Если все эти функции работы с документооборотом на предприятии реализованы, можно говорить, что система делопроизводства отлажена и работает так, как требуется.

Организационно-правовые моменты

Любой документ, на котором стоят реквизиты предприятия, считается деловой бумагой и, следовательно, для него определены правовые последствия, т.е. этот документ уже может предъявляться в суде при разрешении возникших конфликтов и противоречий. Поэтому и ведение делопроизводства должно осуществляться на основании нормативных документов – специально разработанных инструкций, проверенных юридической службой и утвержденных руководителем предприятия. Эта не только руководство, но и документ, обязательный для исполнения, поэтому ознакомлены с ней должны быть все заинтересованные лица под роспись.

Бланки документов, в соответствии с которыми осуществляет свою деятельность предприятие, должны быть стандартизированы. Состав реквизитов, которые должны быть указаны на бланках, определяется по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот же стандарт устанавливает и требования к оформлению деловой и распорядительной документации.

Организация делопроизводства на предприятии необходима, чтобы обеспечить эффективность управленческих процессов. Документооборот должен подчиняться утвержденному порядку, рационально распределяющему ресурсы и не отвлекающему сотрудников от главных производственных целей. О том, каким правилам организации делопроизводства нужно следовать, расскажем в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• какие нормативные документы лежат в основе организации делопроизводства
• какие этапы можно выделить в
• какие правила организации делопроизводства помогут структурировать документооборот
• как выбрать подходящую форму организации делопроизводства

Если рассматривать делопроизводство как деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. (Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"), станет очевидно, что для организации делопроизводства на предприятии требуется провести полный анализ потоков документов, с которыми работает организация, и разработать внутренние регламенты и инструкции, выполняющие роль нормативных документов по делопроизводству.

Организация делопроизводства на предприятии , как правило, начинается с создания отдела или назначения сотрудника, который будет отвечать за документооборот компании. Если объем формальной документации таков, что одного человека для ведения делопроизводства будет недостаточно, необходимо создать полноценную службу делопроизводства.

При составлении нормативных документов в области делопроизводства важен анализ фактической ситуации в компании. Необходимо определить виды документных потоков, их направления и объем, разобраться в структуре и режиме потоков. Понимание этих критериев обеспечит системный подход к организации делопроизводства на предприятии и поможет структурировать потоки входящих, исходящих и внутренних документов компании.

Характеристики документопотока являются ключевой информацией для организации делопроизводства:

• Направление потока определяется пунктами отправления и назначения документа
• Объем потока характеризуется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени
• Структура потока зависит от разновидности документов, их авторства и других признаков классификационного деления
• Режим потока определяется периодичностью движения документов через пункты обработки

Располагая информацией о характеристиках документопотоков можно приступать непосредственно к организации делопроизводства на предприятии. Как правило, в ней можно выделить следующие этапы:

• Разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций сотрудников отдела
• Назначение ответственных за делопроизводство сотрудников во всех структурных подразделениях компании
• Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству организации
• Разработка номенклатуры дел для систематизации документов

Организуя делопроизводство, необходимо использовать существующие государственные нормативные документы: классификаторы, ГОСТы, правила и методические рекомендации. К основным документам, лежащим в основе организации делопроизводства на предприятии можно отнести:

• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 001-93
• ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования"
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
• Методические рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
• Основные правила работы архивов организаций (утверждённые Решением коллегии Росархива от 06 февраля 2002г.)
• Перечень типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010г. № 558

Основы организации делопроизводства

В основе организации делопроизводства на предприятии лежат локальные нормативные документы компании. Именно они регламентируют порядок делопроизводства в организации: его структуру и состав информации.

Устав организации

Данный правовой акт влияет на конкретные задачи делопроизводства, которые определяют направление и специфику деятельности компании, порядок утверждения ее структуры, штат руководства и создают организационную основу документооборота.

Административная структура предприятия, заложенная в уставе, дает возможность определить комплексы документов, использующихся в управленческой деятельности. Устав дает представления о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на систематизацию процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Положение о структурных подразделениях

Разграничение функций структурных подразделений способствует выявлению основных видов документальных связей: все основные типы документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки.

Положение о службе делопроизводства

Документ определяет правовое положение данного подразделения компании и является основой организации делопроизводства . В нем фиксируют задачи, функции, права, ответственность и характер взаимодействий службы делопроизводства с другими отделами.

Должностные инструкции

Документ является правовым актом, издаваемым в целях регламентации организационно-правового положения сотрудников, их обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для эффективной работы.

Инструкция по делопроизводству

Нормативный акт, который регламентирует технологию работы с документами, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям

Данный перечень содержит все необходимые и достаточные документы для реализации управленческой деятельности компании. Табель является способом нормативного закрепления состава применяющихся в аппарате документов и процедуры их подготовки. В него включаются только документы, создание которых необходимо и периодически повторяется.

Нормативные акты, регламентирующие основы организации делопроизводства на предприятии сами по себе являются частью документопотока компании. Они должны быть составлены таким образом, чтобы упростить управление этим потоком и способствовать созданию эффективной системы делопроизводства.

Организация делопроизводства на предприятии может проводиться с учетом существующих и проверенных на практике форм работы с документами. Формы организации делопроизводства различаются, в первую очередь, по критерию степени их централизации.

Централизованная форма

Данный вид организации делопроизводства возникает, когда все технологические операции по работе с документов сосредоточены в одном специализированном структурном подразделении (канцелярии, службы делопроизводства) или находятся в ведении ответственного сотрудника, как правило, секретаря организации. Данная позволяет выполнить весь цикл операций по обработке документов внутри одного отдела и является одним из наиболее рациональных подходов, т.к. снижает затраты и улучшает организацию труда за счет специализации и взаимозаменяемости специалистов службы делопроизводства.

Кроме того, при централизованной форме организации делопроизводства достигается единство организационного и методического руководства документационным обеспечением. Тем не менее, организовать такой подход к работе с документами можно лишь в небольших компаниях со сравнительно малым объемом документооборота.

Децентрализованная форма

Этот вид организации документационного обслуживания подразумевает создание службы для работы с документами внутри каждого отдела компании. Цикл операций с документами выполняется автономно для каждого структурного подразделения. Децентрализованная форма организации делопроизводства , как правило, используется в тех организациях, структура которых территориально разобщена. Кроме того, такой подход к делопроизводству может быть обусловлен специфическими особенностями документирования деятельности, например, необходимостью защиты информации или сравнительной автономностью подразделений компании.

Смешанная форма

Смешанная форма организации делопроизводства - это самый распространенный подход к обработке документов. Часть операций выполняется централизованно службой делопроизводства, а операции по созданию, систематизации и хранению документов делегируются структурным подразделениям компании. Возможна ситуация, когда одна и та же технологическая операция проводится централизованно для одних массивов документов и децентрализовано - для других. Подобное разделение массивов базируется на адресовании документов. Например, внутренние документы подразделения регистрируются по месту их создания.

Выбор формы организации делопроизводства , пожалуй, является одной из самых сложных задач при создании в компании соответствующей службы. Как правило, решение таких вопросов при организации делопроизводства на предприятии находится в ведении руководства учреждения. Степень централизации со временем может меняться, и эти перемены зависят от преобразований самой компании. Документом, регламентирующим выбранную форму организации делопроизводства , является инструкция по делопроизводству.

Правила организации делопроизводства

Организация делопроизводства на предприятии подчиняется ряду правил, которые нужно соблюдать для создания эффективной системы документооборота. Главным правилом является оперативное прохождение документа по кратчайшему и максимально прямому маршруту с наименьшими временными затратами. Существуют и другие правила организации делопроизводства, обеспечивающие систематизацию документооборота в компании:

• Любой документ должен проходить минимальное количество инстанций. Этого можно достичь с помощью исключения избыточных технологических операций по обработке документов. Кроме того можно опустить прохождение документом управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью.
• В основе организации делопроизводства, которое способно ускорить деловые процессы организации, лежит исключение или максимально возможное ограничение возвратных движений документов. Примером может служить регистрация и доставка документов при их обработке, визирование и согласование - при подготовке. Именно на этих этапах документооборота чаще всего встречаются избыточные возвратные движения.
• Правила организации делопроизводства на предприятии требуют максимального единообразия в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов. Каждое перемещение документа должно быть оправдано реальной необходимостью.

Соблюдение приведенных правил организации делопроизводства способствует реализации основного организационного принципа службы делопроизводства: служба должна быть специализирована, иметь возможность централизованного выполнения однородных технологических операций и эффективно использовать технические и кадровые ресурсы компании.

• достижение прямоточности направления документопотоков
• исключение операций, дублирующих друг друга, и повторных операций по подготовке и обработке документов
• обеспечение ритмичности движения документов и, как следствие, их равномерного поступления. Ритмичность документопотоков помогает достичь пропорциональной загрузки специалистов административного аппарата и сотрудников службы делопроизводства.

Организация делопроизводства на предприятии требует системного подхода и тщательного анализа документооборота компании. В основе организации делопроизводства лежит соблюдение требований нормативных документов, регламентирующих документооборот компании, и следование проверенным правилам и рекомендациям. Более подробно о том, как выбрать подходящую

Доступно только подписчикам

• Обходной лист увольняющегося сотрудника (образец).doc
• Должностная инструкция инспектора (старшего) секретного отдела (части, бюро, группы) (образец).doc
• Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc

Основы делопроизводства используются при организации юридического лица любого типа. Оно представляет собой достаточно трудоемкий процесс, в котором принимают участие абсолютно все сотрудники управленческого аппарата. Ведь один отдел занимается заполнением и оформлением документации, другой отвечает за своевременное движение этих документов по инстанциям, а для третьих подразделений данная информация является наглядным руководством в рутинной работе.

Основы делопроизводства имеют законодательное обоснование, а в качестве такой базы можно выделить единую государственную систему делопроизводства, которая четко отражает основные правила, рекомендации и руководства. Причем контролируется весь путь, который проходит документ с момента его создания до сдачи в архив. Наверное, каждому работающему человеку известно такое понятие, как государственный стандарт того или иного образца. Данные стандарты являются ярким примером основных положений системы.

Конечно, прежде чем создать единую систему, специалистам пришлось провести кропотливую работу по изучению важнейших принципов работы с бумагами. Долгое время изучались основы делопроизводства с разделением на стадии оформления, движения по подразделениям, применения, сдачи в архив. В результате обработки полученной информации можно было выделить общие тенденции, соответствующие производственной деятельности предприятий любых организационно-правовых форм.

Основы делопроизводства направлены на унификацию системы заполнения однотипных документов с целью обеспечения сопоставимости данных в рамках одной страны и даже на международном уровне. Кроме того, стандартизация и унификация позволяют сэкономить время для пользователей отчетности, так как ускоряют процесс ознакомления с документом. Примером может служить бланк, то есть документ с заранее отпечатанными реквизитами на нем. Они могут разрабатываться и использоваться в рамках отдельного предприятия, в масштабе страны в целом или носить международный характер. Причем стоит понимать, что бланк является не только удобным рабочим документом, облегчающим производственную деятельность, но и отражающим репутацию фирмы, степень ее ответственности. Прежде чем отдавать в массовую следует тщательно проверить грамотность написания каждого реквизита и правильность общего оформления.

Основы документооборота отмечают необходимость регистрации каждого документа, проходящего через тот или иной участок в течение производственной деятельности. Грамотность специалиста заключается в целесообразном распределении всех документов, своевременной их регистрации в а также в рациональной группировке информации по разработанной схеме.

В настоящее время проводится много семинаров, раскрывающих главные приемы и секреты данной деятельности. Особой популярностью пользуются основы кадрового делопроизводства, ведь сфера учета сотрудников и претендентов на должность отличается большим объемом документов. В данном аспекте специалисты проводят масштабную работу по прогнозированию количества вакансий на предстоящий по учету повышения квалификационного уровня работников, аттестационных мероприятий и прочего. Кроме того, все аналитические работы, касающиеся персонала предприятия, также являются элементом кадрового делопроизводства.

Работники подразделения по учету персонала в обязательном порядке ежегодно формируют дополняя и уточняя уже существующий материал. Вместе с тем, необходимо следить за соответствием документов действующим правовым нормам. К специалистам предъявляются требования по своевременному отправлению устаревшей документации в архив, где она будет храниться в течение установленного срока, как правило, не менее пяти лет. К важнейшим задачам данного отдела относится составление специализированных анкет, использующихся а также подготовка перечня вопросов, помогающих во время собеседования.

Документирование Документооборот Хранение документов (архивное дело).

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством;

передачу на исполнение

Виды и задачи делопроизводства.

Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство .

Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.

Специальное -Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Секретное -Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства.

В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.-не секретное

Задачами делопроизводства в ОВД являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

Нормативное регулирование и стандартизация делопроизводства.

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства

Как и кем регулируется сфера делопроизводства в рамках Российской Федерации

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти , координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации , включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти , разрабатывая соответствующие нормативные правовые акт

Состав нормативной базы

Нормативную базу делопроизводства составляют:

Законы:

● Кодифицированные законы (кодексы)

● Федеральные законы РФ

Подзаконные акты на уровне федерации:

● Нормативные указы Президента Российской Федерации

● Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации:

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.).

Регламентируют вопросы документационного обеспечения как общественного, так и ведомственного характера (могут быть использованы как информационно-справочные материалы для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения):

Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Унифицированные системы документации.

Государственная система документационного обеспечения управления.

Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления.

Субъекты делопроизводства.

Входящий субъект и исходящий субъект. Субъект может быть контрагентом, физическим или юридическим лицом

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Оганизация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству .

Виды документов.

докуме́нт - облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Организационные документы

Уставы и положения являются сложными организационными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются соответствующими службами (ведомствами) - разработчиками.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями органов, отделов, служб ОВД.

§ Уставы. Под уставомпонимается свод правил, регулирующих деятельность органа (службы, отдела) ОВД; их взаимоотношения с другими службами, органами ОВД; гражданами; права и обязанности службы, органа ОВД. Например, Устав патрульно-постовой службы милиции. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.)

§ Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД, единого органа, структурного подразделения. Положения могут также регламентировать и деятельность должностных лиц.

§ Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих служебные, организационные вопросы, финансовые и иные специальные стороны деятельности служб, подразделений, органов МВД, а также отдельных должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Требования, предъявляемые к документам.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удосто­верения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в за­конодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленче­ских документов закреплены в действующих в настоящее вре­мя в России общегосударственных нормативно-технических документах - государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нор­мативных и нормативно-методических документов каждое уч­реждение (организация, фирма) устанавливает свои требова­ния к работе с документами в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

 права и обязанности должностных лиц, отдельных со­трудников в процедурах оформления документов;

 состав применяемых в аппарате управленческих документов;

 компетенция руководителя, его заместителей и руководи­телей среднего звена, их право на издание различных ви­дов распорядительных документов;

 порядок подписания, согласования и визирования доку­ментов, их заверение печатью;

 обязательные требования к оформлению и порядок рабо­ты с документами.

 Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъ­являются следующие основные требования:

 обеспечение юридической силы документа;

 создание условий для оперативного исполнения документов;

 возможность оперативного поиска документов (использо­вания их в справочных целях);

 возможность использовать для создания, копирования, об­работки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические до­кументы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены ре­комендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документа­ции, используемых для документирования различных управ­ленческих действий, особое значение имеет система органи­зационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

12. Реквизиты документов, их значение и правила оформления.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований*

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (або­нентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

10 регистрационный номер документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номер его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предна­значены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах простав­ляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фа­милии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рацио­нальное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, вы­полняемых при регистрации документа, контроле за его испол­нением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор ре­квизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за рекви­зитом в соответствии с традициями последовательности их за­полнения и чтения при работе с документом в аппарате управле­ния. Схема расположения реквизитов (рис 4.1) на документах, составляющих систему организационно-распорядительной доку­ментации, позволяет максимально увеличить «полезную» пло­щадь - место для размещения текста - основного реквизита до­кумента. Размещение реквизитов документа в соответствии с тре­бованиями ГОСТ Р 6.30-97 значительно улучшает качество доку­ментов, их внешний вид.

Требования, предъявляемые к бланкам документов.

4.1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

§ проверка правильности доставки документов;

§ проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

§ фиксация факта получения документов;

§ подготовка их к исполнению;

§ передача документов исполнителям.

Сроки хранения документов

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

§ временным (до 10 лет);

§ временным (свыше 10 лет);

§ постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство , общество , науку , отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов - это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

§ отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

§ отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

§ выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

§ установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

§ при составлении номенклатуры дел ;

§ при формировании дел ;

§ при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации , для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии .

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

· для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией

· для организаций, которые не передают документы на государственное хранение

Понятие делопроизводства, его элементы.

Делопроизводство представляет собой деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними. 2)(документационное обеспечение управления) это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организации работы с документами.

Делопроизводство включает в себя два составляющих элемента – документирование и документооборот. Документирование – это фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. И плюс Хранение документов (архивное дело).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством;

передачу на исполнение

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина - документоведение.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела - группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы - это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.