Заполнение титульного листа трудовой книжки. Оформляем титульный лист трудовой книжки

В.И. АНДРЕЕВА,

канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права

Российской академии правосудия

Заполнение титульного листа

Внесение изменений в титульный лист

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соот­ветствии со ст. 65 ТК РФ является обязательным, за исключением jbx случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работода­телем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей - физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу преду­смотрены две различные ситуации:

У работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, за­регистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;

У работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо офор­мить.

Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуа­ция, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудо­вую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подле­жит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликви­дации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.

При проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе ан­кетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), от­сутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправле­ния в сведениях о работе и т. п. Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внима­ния требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии до­кументов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

Оформление трудовой книжки впервые

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготов­ления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила) оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присут­ствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой служ­бы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).

До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Мин­фина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречают­ся случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами до­ставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Из этого следует, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Думается, что от­ветственность за такого рода нарушения должны нести прежде всего лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки тру­довых книжек, приобретенные гражданами незаконным путем.

Исправления, подчистки, зачеркивания в содержательной части трудовой книжки являются непредусмотренными способами исправления допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и требуют документального подтверждения в виде копий приказов по личному составу или архивных справок со ссылками на эти приказы.

В отличие от ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (1974 г.). когда при отсутствии у гражданина трудовой книжки требова­лось ""предъявить администрации справку о последнем занятии, выдан­ную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...", в настоящее время никаких справок о периоде, пред­шествовавшем поступлению на работу, не требуется.

В то же время следует учитывать, что отсутствие у гражданина тру­довой книжки еще не говорит об отсутствии у него стажа работы, т. к. и работа по трудовому договору у работодателей - физических лиц, и работа по гражданско-правовым договорам (подряда, поручения) включается в страховой стаж (при условии отчисления страховых взно­сов) при условии ее подтверждения соответствующими договорами, ак­тами о выполнении работ, расчетными книжками, лицевыми счетами, ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об упла­те страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответству­ющими отделениями Пенсионного фонда.

Заполнение титульного листа

В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество: дата рождения; образование; профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность граждани­на РФ. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14-летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверя­ющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, води­тельские права и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работни­ка (без сокращений и замены имени и отчества инициалами) необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. Бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтоже­нию по соответствующему акту. Как уже было отмечено, наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в бухгалтерии организации, что легко может проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабски­ми цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года), например: дата рождения - 09.04.1962.

Запись об уровне образования вносится только при наличии у работника документов, подтверждающих факт прохождения государствен­ной (итоговой) аттестации:

Аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпуск­ников XI (XII) классов;

Диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профес­сиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также дип­лома о неполном высшем профессиональном образовании).

Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, за­четной книжкой или студенческим билетом).

На основании документов об образовании заполняется и следующая строка титульного листа - "Профессия, специальность". При заполне­нии этой строки нужно учитывать следующее:

диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза "степени бакалавра" по определенному "направлению" его профессио­нальной подготовки, а не о "присвоении квалификации" по определен­ной "специальности", как это указано в дипломе специалиста;

гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специально­сти (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книж­ку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или вы­полняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником про­фессионального образования с присвоением квалификации по соот­ветствующей специальности;

многие практики не учитывают различие в терминах "специальность" и "квалификация", воспринимая их как одно и то же, отсюда - типич­ная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наиме­нования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпуск­нику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности "экономика и управление на предприятии (по отраслям)" записывают квалификацию "экономист"). Отметим, что описанная ошиб­ка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадро­вых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требо­вания Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться "без каких-либо сокращений" (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недо­статочно в самом титульном листе. Думается, что государственным инс­пекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек не­обходимо учитывать эту "нестыковку" между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общерос­сийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст (ОКСО).

Дата заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой нача­ла работы в организации (работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней). Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для "даты заполнения" оставлена строка ("____"____________20___г.), явно требующая

смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако последняя подпись должна быть проставлена "разборчиво", что не вполне соот­ветствует самому определению термина "подпись" как "собственноруч­ной росписи" (по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: "подпись - разборчиво" (ста­вят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее рас­шифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим мож­но порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п. 2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разборчиво.

И Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впер­вые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой служ­бы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Внесение изменений в титульный лист

При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рожде­ния одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается ® новая (выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при заме­не личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой "Исправленному верить", как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, сви­детельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетель­ство о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадро­вой службы.

В ныне действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек иначе, чем раньше, решается вопрос об указании на измене­ние уровня образования. Если ранее здесь также зачеркивалась предыдущая информация, то теперь вносится дополнение без зачер­кивания уже внесенных записей (п. 2.4).

По-другому решается теперь и вопрос об отражении в титульном листе трудовой книжки информации о приобретении работ­ником новых профессий или специальностей. В трудовые книжки ста­рого образца эта информация вносилась только в момент первичного заполнения книжки. В настоящее время сведения о новой профессии или специальности должны дополнять ранее внесенные записи.

На титульном листе трудовой книжки и вкладыша в графе «подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек» нужно ставить подпись или же писать только фамилию лица, или фамилию с инициалами? Если на титульном листе трудовой и вкладыша поставлена только подпись, является ли это нарушением, как исправить, какая ответственность предусмотрена?

На кого делать приказ о назначении его лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, если трудовые книжки заполняет кадровый работник, а подписывает директор филиала на титульном листе (при заполнении новой трудовой или вкладыша) и при увольнении работников директор филиала ставит подпись от имени работодателя? Обязательно ли в филиале иностранной компании должен быть приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек?

Если ответственный за ведение трудовых директор филиала, приказ с ним кто должен делать и подписывать? Как указать дату рождения и «дату заполнения на титульном листе трудовой книжки прописью или цифрами? Запись о профессии, специальности нужно указывать специальность, по которой сотрудник получил образование (как написано в документе об образовании, в дипломе) или ту специальность, по которой сотрудник работает в компании?

Ответ

Вопрос: На титульном листе трудовой книжки и вкладыша в графе «подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек» нужно ставить подпись или же писать только фамилию лица, или фамилию с инициалами?

В соответствии с п.2.2. Инструкции после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

В соответствии с ГОСТ "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица. При этом в состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия);.

Вопрос: Если на титульном листе трудовой и вкладыша поставлена только подпись, является ли это нарушением, как исправить, какая ответственность предусмотрена?

Отсутствие необходимых реквизитов на титульном листе вкладыша к трудовой книжке (печать и подпись ответственного сотрудника) нельзя назвать неправильной или неточной записью. Поскольку согласно пунктам 27, 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 исправлению подлежат именно неправильные и неточные записи, на наш взгляд, Ваша организация вправе в рассматриваемой ситуации вообще не предпринимать со своей стороны никаких действий по устранению нарушений оформления титульного листа вкладыша и трудовой книжки.

В данном случае (если это возможно) можно просто внести недостающие реквизиты - наименование должности подписавшего и его Ф.И.О.

Вопрос: На кого делать приказ о назначении его лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, если трудовые книжки заполняет кадровый работник, а подписывает директор филиала на титульном листе (при заполнении новой трудовой или вкладыша) и при увольнении работников директор филиала ставит подпись от имени работодателя?

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения ТК ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них несет работодатель. Однако только в небольших организациях работодатель лично занимается трудовыми книжками. Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Обычно это инспектор по кадрам (менеджер по персоналу) или бухгалтер, или иное лицо, на которого возложили дополнительные обязанности по обеспечению кадрового делопроизводства и работе с трудовыми книжками.

Вопрос: Обязательно ли в филиале иностранной компании должен быть приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек?

Да, обязательно.

Правила ведения трудовых книжек являются актом трудового законодательства и устанавливают комплекс обязанностей работодателя по ведению трудовых книжек. Так, в соответствии с абз. 1 п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Абзацем 2 п. 45 Правил установлено, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Если ответственный за ведение трудовых директор филиала, приказ с ним кто должен делать и подписывать?

Если ответственность за ведение трудовых книжек возложена на директора филиала, то это должно быть отражено либо в Положении о филиале; либо в доверенности, которую ему выдал руководитель организации, или в отдельном приказе, который в этом случае подписывает руководитель организации.

Вопрос: Как указать дату рождения и «дату заполнения на титульном листе трудовой книжки прописью или цифрами?

Дату рождения на титульном листе трудовой книжки указывайте полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. При этом любые даты в трудовой книжке вносите арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, а год - четырехзначными, например «15.09.1981». Такой порядок следует из совокупности положений пунктов и Инструкции, утвержденной .

Вопрос: Запись о профессии, специальности нужно указывать специальность, по которой сотрудник получил образование (как написано в документе об образовании, в дипломе) или ту специальность, по которой сотрудник работает в компании?

Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании , квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Подробнее в материалах Системы:

Правовая база:

"Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003"

подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица;

3.17. В состав реквизита Подпись (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

не на бланке:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке организации:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Ответ: Как заполнить трудовую книжку при приеме сотрудника на работу. И.И. Шкловец

Внимание: при приеме сотрудника на работу особое внимание обратите на серию и год выпуска представленной им трудовой книжки. Это поможет избежать оформления на работу по подложному документу.

Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа ().

Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в период с 1974 года по 2004 год, приведены в .

Как поступить, если выявлена поддельная трудовая книжка

Ответ на этот вопрос зависит от того, в какой момент выявлена подделка.

Если поддельная трудовая книжка выявлена при приеме на работу, то работодатель вправе известить об этом органы внутренних дел России с тем, чтобы ими были приняты соответствующие меры, поскольку подделка документов является правонарушением (). Вместе с тем, если вины сотрудника в оформлении поддельного документа нет (например, организация - первый работодатель использовала поддельный бланк при выдаче трудовой книжки без ведома самого сотрудника), а записи в трудовой книжке соответствуют действительности, то это не препятствует трудоустройству. В такой ситуации сотруднику следует и собрать документы, подтверждающие стаж работы у предыдущих работодателей ( , Правил, утвержденных ).

Если подделка обнаружена после приема на работу, то документы сотрудника также следует привести в порядок и вместо поддельной книжки . Основания оформлять дубликат в такой ситуации отсутствуют, поскольку исходный документ составлен на поддельном бланке. В заявлении сотрудника на выдачу новой трудовой книжки рекомендуется указать, что бланк представленной при устройстве на работу трудовой книжки - неустановленной формы, в связи с чем требуется завести новую книжку. Такой порядок следует из положений статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Помимо прочего, у работодателя появляется право расторгнуть трудовой договор с сотрудником в связи с представлением им подложных документов (). Вместе с тем, для подобного увольнения необходимо выяснить, причастен ли сотрудник к факту подлога и есть ли в этом его вина. Если вина сотрудника в подделке трудовой книжки отсутствует и об этом ему было неизвестно, то увольнение по данному основанию неправомерно. Кроме того, работодателю необходимо оценить, насколько предъявление поддельной трудовой книжки могло препятствовать приему на работу (например, в части требования к опыту работы и т. п.). Увольнение за представление подложных документов при трудоустройстве без выяснения и комплексной оценки всех обстоятельств подлога может быть признано незаконным. Такой вывод подтверждает и судебная практика (см., например, ).

С учетом изложенного для принятия окончательного решения по факту выявления поддельной трудовой книжки работодателю следует провести расследование всех обстоятельств происшествия, а при необходимости обратиться в правоохранительные органы. Если будет принято решение об оформлении (продлении) трудовых отношений с сотрудником, то поддельную трудовую книжку ему необходимо вернуть, а взамен оформить новую и оказать содействие в сборе подтверждающих документов с предыдущих мест работы.

Как поступить работодателю, если на титульном листе трудовой книжки нового сотрудника отсутствует печать организации, в которой она была оформлена

При оформлении сотруднику новой трудовой книжки, записи на титульном листе подписью лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, а также печатью организации (кадровой службы) ( Инструкции, утвержденной ).

Если в трудовой книжке нового сотрудника на титульном листе отсутствует печать организации, в которой была заведена трудовая книжка, то текущий работодатель не вправе поставить собственную печать. Работодатель, который не оформлял трудовую книжку сотруднику, может исправлять в ней только неправильные или неточные записи. Отсутствие оттиска печати первого работодателя на титульном листе не является ни неточной, ни неправильной записью. При этом отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки не является основанием для признания трудовой книжки недействительной при условии, что все записи о трудовой деятельности сотрудника в ней отражены правильно. Такой вывод следует из Правил, утвержденных .

В рассматриваемой ситуации работодатель может рекомендовать сотруднику обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать. В случае если прежний работодатель прекратил деятельность (ликвидирован), сотруднику следует обратиться к правопреемнику или в архив с просьбой выдать документ, подтверждающий, что трудовая книжка была заведена сотруднику по первому месту работы в установленном порядке. Кроме того, за восстановлением факта работы в первой организации и оформлением там трудовой книжки сотрудник может обратиться в суд в порядке, установленном Гражданского процессуального кодекса РФ, заручившись подтверждающими документами и свидетельскими показаниями бывших коллег. Аналогичную позицию занимает Роструд в .

Как поступить, если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку, в которой вырваны отдельные листы

Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку, в которой вырваны отдельные листы, то такая книжка считается пришедшей в негодность, и необходимо . Дубликат в общем случае оформляют по последнему месту работы соискателя (п. , Правил, утвержденных ). На время оформления дубликата новый работодатель может заключить с будущим работником на оказание отдельных услуг или выполнение работ.

Если прежний работодатель ликвидирован, то новый работодатель оформляет работнику новую трудовую книжку (). При этом по требованию сотрудника в нее могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном . Для оформления таких записей работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды его трудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя.

Можно ли внести запись о приеме на работу в трудовую книжку колхозника, которую предъявил новый сотрудник

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Оформление новой книжки

Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:

только начинает свою трудовую деятельность;

продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной . В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации ( Правил, утвержденных , и Инструкции, утвержденной ).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам, а в случае их отсутствия - в государственный или муниципальный архив. Это предусмотрено ( , Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Обязана ли организация завести сотруднику новую трудовую книжку. При устройстве на работу сотрудник предъявил вместо трудовой книжки вкладыш в нее. На титульном листе вкладыша сделана запись: «в связи с отсутствием бланков трудовых книжек»

Да, обязана.

Вкладыш в трудовую книжку без трудовой книжки недействителен ( Правил, утвержденных ). Это означает, что сотрудник, предъявляющий вместо трудовой книжки вкладыш в нее, трудовой книжки не имеет. В такой ситуации организация обязана оформить сотруднику новую трудовую книжку. Для этого сотрудник должен написать , указав в нем, что предыдущий работодатель не выдал ему трудовую книжку, ссылаясь на отсутствие бланков. Такой порядок следует из положений статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Нужно ли предпринимателю оформлять трудовую книжку на себя. Предприниматель является работодателем

Нет, не нужно.

Законодательство требует, чтобы работодатели (за исключением физических лиц, которые не являются предпринимателями) оформляли трудовые книжки только сотрудникам.

При этом на себя работодатель (предприниматель) трудовую книжку оформлять не должен. Исключением является случай, когда работодатель сам является наемным работником и заключает трудовой договор с собственником имущества организации.

Такой вывод позволяет сделать Трудового кодекса РФ.

Нужно ли внести в трудовую книжку сотрудника, который до трудоустройства был предпринимателем, запись о его предпринимательской деятельности (стаже)

Нет, не нужно.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника (). Предпринимательская деятельность не относится к трудовой, поэтому в трудовой книжке бывшего предпринимателя отсутствуют записи о ней (ст. , ТК РФ, ). Вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о стаже работы за этот период организация не должна ( Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной ).

Вместе с тем, сотруднику необходимо подтвердить стаж за время его предпринимательской деятельности для начисления ему социальных выплат. Дело в том, что влияет на размер пособий по временной нетрудоспособности, гарантирует выплату пенсий по старости и выслуге лет ( и , Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

В качестве подтверждающих стаж документов могут выступать справки, выданные территориальными отделениями ФСС России или Пенсионного фонда РФ, о периоде уплаты взносов в эти фонды. Подтверждает этот вывод . Объясняется это так.

Для определения социальных выплат гражданам (пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и т. д.) рассчитывается страховой стаж ( , ).

В страховой стаж предпринимателей включаются периоды работы, за которые они уплачивали страховые взносы в ФСС России и Пенсионный фонд РФ ( , Правил, утвержденных , Положения, утвержденного , ).

Поэтому в отсутствии других документов для подтверждения своего стажа предприниматель вправе представить организации справку о периоде уплаты страховых взносов, выданную территориальным отделением ФСС России.

Нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у предпринимателя

Нет, не нужно.

Начиная с 6 октября 2006 года предприниматели имеют право оформлять и вносить записи о работе в трудовые книжки ( , ТК РФ). Поэтому, если сотрудник предъявит трудовую книжку, заполненную предпринимателем, считайте такой документ оформленным в соответствии с законодательством. Даже если дату приема на работу в трудовой книжке сотрудника предприниматель указал задним числом (до 6 октября 2006 года). Такое разъяснение содержится в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2006 г. № 5140-17). Таким образом, своим сотрудникам организация может оформить трудовые книжки на бланках нового образца, даже если эти бланки были приобретены несколько лет назад. . , установлено, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Начиная с 1974 года трудовые книжки печатает исключительно Гознак. В 2008 году Гознак проводил эксперимент и для усиления защищенности трудовых книжек печатал к ним голографические наклейки. Такие наклейки шли в комплекте при покупке бланков трудовых книжек, и работодатели при оформлении бланка новому сотруднику могли воспользоваться голограммой и разместить ее на титульном листе трудовой книжки рядом с номером и серией или рядом с печатью работодателя. В то же время данный вид защиты не являлся обязательным и использовался исключительно по желанию организации.

В настоящее время использование голограмм в трудовых книжках официально не закреплено. В связи с чем трудовые книжки без голограмм действительны наравне с трудовыми книжками, в которых указанные голограммы имеются.

Срок заполнения

Трудовые книжки ведите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (). Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу ( Правил, утвержденных ).

Если сотрудник не приступил к работе в день, установленный трудовым договором, работодатель вправе аннулировать договор. О нюансах заполнения трудовой книжки в этом случае см. .

Оформление титульного листа

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполните ее титульный лист. На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

фамилию, имя, отчество;

дату рождения (число, месяц, год);

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.). Об этом говорится в Инструкции, утвержденной .

Как указать дату заполнения на титульном листе трудовой книжки: прописью или цифрами

Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

При заполнении трудовой книжки нужно придерживаться правил, установленных , утвержденной

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой .

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере , но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно . Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки .

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования , по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации .

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору .

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности .

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать . Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника .

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.

• Самый важный документ – это Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», где наиболее широко освещены все нюансы их оформления.
• Другой документ — Инструкции по заполнению трудовых книжек , утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. В нем отражены правила, которыми необходимо руководствоваться, если при заполнении титульного листа трудовой книги были допущены ошибки.
• В российском Трудовом кодексе также есть статьи, посвященные трудовым книжкам — это статьи под номерами 66, 77-81 и 83-84.

Как правило, заполнение титульного листа трудовой книжки осуществляется работодателем. Важно отметить, что она должна быть оформлена не позднее, чем через неделю после того, как сотрудник был принят на работу в организацию.


Нередки случаи, когда оформление первой же страницы может вызвать множество вопросов и стать причиной ряда ошибок и помарок.

Ничего странного в этом нет, поскольку при выполнении данной процедуры не исключается человеческий фактор, и допущение ошибок при заполнении документов является обыденной проблемой. Чтобы найти ответы на основные вопросы, возникающие при данном процессе, проще всего ознакомиться со следующими рекомендациями:

1. Для начала необходимо определиться с цветом чернил, которыми будут вноситься записи в данный документ. Их разрешено осуществлять лишь чернилами синего, фиолетового и черного цвета.
2. Необходимо учесть, что записи вносятся без сокращений. Поэтому все сведения нужно указывать компактным, но разборчивым почерком.
3. На титульном листе, как правило, указываются фамилия, имя и отчество хозяина трудовой книжки.

   Они, как не трудно догадаться, должны быть идентичны тем, что указаны в паспорте, водительских правах или военном билете, а также должны быть записаны полностью.

   Об инициалах на титульнике трудовой книжки нужно забыть.

4. Дата рождения прописывается только арабскими цифрами , никаких римских цифр, а тем более — слов. Обычно записывают число и месяц – двухзначными цифрами, а год – четырехзначными. Пример записи – 01.01.1970.
5. Строка «образование» заполняется на основе данных из диплома или аттестата, которыми обладает владелец книжки. Как правило, здесь указывают либо «высшее образование», либо «среднее профессиональное образование», либо «среднее общее образование».
6. В строке «Профессия, специальность» указывается полученная специальность, зафиксированная в дипломе или ином свидетельстве об образовании.
7. В самом низу титульного листа отведено место для подписи владельца книги , а также ее расшифровки и печати, либо отдела кадров, либо самой организации, куда он трудоустраивается.

Не менее тщательно заполняется . Титульный лист трудовой книжки — образец заполнения вы можете увидеть ниже:

Дата заполнения

Пункт «Дата заполнения», в котором фиксируется день, когда трудовая книжка была оформлена, также располагается на ее титульном листе, однако упоминание о нем было вынесено из инструкции в отдельный подраздел.

Данному аспекту адресуется особое внимание, потому что организация может завести трудовую книжку на нового сотрудника не в течение пяти дней, как того требует Инструкция, а через длительный промежуток времени . Например, бланков в организации на тот момент не оказалось, а когда они появились, то в них данную дату решают проставить «задним числом».

Ответственность за ошибки

Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям. Их пресечение осуществляется при помощи следующих санкционных мер:

• Должностные лица при первичном нарушении правил заполнения трудовых книжек несут ответственность в размере от 5 до 50 МРОТ, а при вторичном дисквалифицируются на 1-3 года.
• Юридические лица при первом нарушении штрафуются на 300-500 МРОТ, а при рецидиве могут быть и вовсе отстранены от своей деятельности.

Все взыскания с вышеперечисленных субъектов осуществляет Трудовая инспекция.

Более подробно об особенностях внесения записи о работе в трудовую книжку читайте .

Исправление ошибок

Возможны два варианта исправления ошибок. Если трудовая книжка оформляется первый раз, то проще всего ее ликвидировать. Именно этот вариант больше всего подходит тогда, когда ошибки были совершены при заполнении лицевого листа трудовой книжки.

Другой вариант предусматривает исправление ошибок без ликвидации трудовой книжки . Описанные ниже манипуляции разрешено осуществлять только с неправильно указанными именем, фамилией, отчеством и датой рождения.

Если в одной из этих записей была допущена ошибка, то неправильную запись можно тонкой линией зачеркнуть, а над ними указать правильную запись. На обороте титульника нужно поместить ссылки на документы, согласно которым были внесены поправки на титульном листе трудовой книжки.


Такими документами являются паспорт и свидетельство о заключении или расторжении брака. Кроме того, записи в виде ссылок на указанные выше документы должны сопровождается серией и номером этих документов, а также подписью и печатью ответственного лица.

Стоит отметить, что второй способ исправления ошибок применим к ситуациям, когда субъект, являющееся владельцем трудовой книжки, спустя некоторый промежуток времени, например, меняет свою фамилию.

Частичные исправления, к примеру, одной буквы в фамилии или одной цифры в дате рождения недопустимы. Работодатели или различные госструктуры, к примеру пенсионный фонд, могут счесть трудовую книжку с частично перечеркнутыми записями на титульном листе недостоверной.

В таком случае придется готовиться к судебным тяжбам , которые отнимут лишнее время. Поэтому лучше данную ситуацию избежать заранее, исправив недействительную запись целиком.

Более подробно о том, что делать в случае ошибочной записи, читайте по .

Заключение

Подводя итог, следует отметить, что или любого другого лица, хоть и не является сложным процессом, нередко приводит к ошибкам в ее оформлении. Избежать их порой бывает сложно, виной чему может быть, как банальная невнимательность, так и незнание правил заполнения трудовых книжек.

Особенно важно помнить об этом при заполнении титульного листа, поскольку он своего рода «лицо» документа. Однако если следовать ряду простых рекомендаций, то всех неприятностей, связанных с данным вопросом, можно избежать.

Кроме того, любые ошибки исправимы, в том числе и ошибки, допущенные при заполнении трудовых книжек. Пути их решения также требуют определенной доли внимания, но при этом имеют простую и понятную суть.

Заполнение титульного листа трудовой книжки очень ответственный этап. Некорректное заполнение этого раздела трудовых книжек может привести к большим проблемам у работника в будущем. Существуют определенные стандарты заполнения. Они прописаны в соответствующих инструкциях и правилах. О них мы сегодня и поговорим, применительно к заполнению титульного листа книжек.

Трудовой кодекс РФ называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ). Без трудовой книжки довольно трудно было бы решать проблему отбора претендентов на должность. Не случайно в ч. 1 она указана вторым документом после паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, предъявляемым при заключении трудового договора.

Именно поэтому так важно, чтобы первая страница была заполнена аккуратно и без ошибок.

Нормативная база по вопросу заполнения титульного листа трудовой книжки

Где раздобыть информацию о правильном внесении информации на титульный лист? Работа с трудовыми книжками регламентируется нормами ТК РФ, а также подзаконными актами, принятыми Правительством РФ и федеральными органами исполнительной власти. Например:

• фамилия, имя, отчество;
• день рождения;
• образование;
• профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения на первой странице указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность. Эти сведения указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Отметим, что Инструкция требует записывать даты во всех разделах трудовых книжек, включая первую страницу, арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года).

Например: дата рождения - 09.04.1983.

Данные об образовании на титульном листе трудовой книжке

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:

• аттестата об основном общем образовании или о среднем общем образовании для выпускников школы;
• диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).

Основанием для внесение данных на листе трудовой книжке в разделе трудовой книжки «Профессия, специальность» служат документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). При внесении информации в эту строку необходимо учитывать некоторые ее особенности, не отраженные в Инструкции.

К нам на работу устроились два студента. Один имеет диплом бакалавра. Второй учится на втором курсе и никакой профессии или специальности не имеет. Как следует заполнить строку «Профессия, специальность» в оформляемых для них титульных листах трудовых книжек, и нужно ли вообще это делать?

Обратите внимание: диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессиональной подготовки. А не о «присвоении квалификации» по определенной «специальности» как это указано в дипломе специалиста. Строго говоря, такой диплом не свидетельствует о наличии у работника специальности.

Работнику, не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы или студенту), нередко ошибочно вписывают на первый лист информацию о выполняемой им работе (например, курьер).

В перечисленных случаях строка «Профессия, специальность» должна оставаться незаполненной до времени получения работником профессии или специальности.

Многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация». И воспринимают их как одно и то же, отсюда - типичная, часто встречающаяся ошибка: вместо наименования специальности вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию.

Например, вместо специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит» на первой странице записывают квалификацию «экономист».

Вместе с тем хотелось бы подчеркнуть. Что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции . Так как записи должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности требует для записи много места.

В титульном листе трудовой книжки этого места явно недостаточно, поэтому сделать правильную (точную) запись не всегда возможно. Так что в некоторых ситуациях указание квалификации вместо специальности в соответствующей строке титульного листа объясняется «нестыковкой» между:

• требованиями Инструкции ,
• размерами бланка,
• наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО).

Дата выдачи трудовой книжки и подпись лица ее выдавшего

Время записи на первой странице обычно не совпадает с числом начала работы (работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней). Здесь следует обратить внимание на еще одну «нестыковку» между требованиями Инструкции и бланком трудовой книжки. Несмотря на норму в п. 1.1. Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка: «___ » ____________________ 20__ г., явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

Что следует понимать под «заверением» титульного листа подписью работника?

Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью. Важно подчеркнуть, что работник, прежде чем расписаться в титульном листе трудовой книжки, должен проверить правильность внесенных сведений . Всегда обращайте внимание работника на этот момент, так как исправление ошибок в этой части трудовой книжки не допускается. Если работник обнаружит какую-либо неточность, испорченный бланк нужно будет уничтожить и оформить трудовую книжку заново.

В связи с чем полагаем возможным заверять данные печатью работодателя, содержащей информацию о его наименовании и месте его нахождения. Это фактически позволяет подтвердить факт работы сотрудника у данного работодателя.

Однако если печати в компании нет (сведения о ее наличии не внесены в Устав и она не применяется при оформлении документов, будь то трудовые книжки или гражданские договоры), это не должно повлечь негативных последствий. В том числе признания недействительными всех документов, оформленных без печати. Организация действует в рамках, предусмотренных федеральным законодательством, и это не может быть признано незаконным.

Аналогичной позиции придерживается и Роструд (письмо Роструда от 20.01.2014 № ПГ/13282-6-1).

Итак, первая страница трудовой оформлена. Теперь вам необходимо поставить свою подпись. По поводу внесения данного реквизита у практиков неизбежно возникают следующие вопросы.

Во-первых, в бланке трудовой 2003 г. реквизит называется «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», а в п. 2.2. Инструкции - «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек». Очевидно, что реквизит должен был именоваться одинаково.

Во-вторых, в титульном листе трудовой книжки указано, что названная подпись должна быть проставлена «разборчиво». Однако по определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подпись - это «собственноручная роспись», т. е. она, естественно, не может быть разборчивой.

Cовет!
При оформлении реквизита «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», ставьте не личную подпись, а разборчиво пишите свою фамилию

В трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание «подпись разборчиво»:

• ставят неразборчивую личную подпись;
• ставят личную подпись и ее расшифровку;
• не ставят подпись, а пишут фамилию.

Рассмотрев все реквизиты титульного листа трудовой книжки, приведем примеры его оформления.

Изменения в титульном листе трудовой книжке

Внесенные на первую страницу сведения о работнике со временем могут изменяться.

Как правильно внести изменения в титульный лист трудовой книжки?

Ссылка на документ, на основании которого внесены изменения

Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Внесение таких данных на ее титульном листе не допускается. Они заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя.

В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное изменение можно показать так:

Вариант 1. Ф а милия изменена на фамилию «Егорова» на основании...

Вариант 2. Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании...

Первый вариант записи об изменении в титульном листе трудовой книжки предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые. Второй - когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак.

Обратите внимание: изменение фамилии в бланке образца 1973 г. делается несколько иначе. Там в титульном листе трудовой книжки для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб.

Пример неправильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Пример правильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Довольно часто у работников изменяется уровень образования, работники осваивают новые профессии и специальности. Эти данные также должны быть отображены на титульном листе тудовой книжки?

Как правильно дополнить записи об образовании, профессии и специальности?

Дополнение записей об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Новые сведения отражаются в титульном листе трудовой книжки без зачеркивания ранее внесенной информации. Первоначально внесенные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4. Инструкции).

Исправления на титульном листе трудовой книжки

Обратите внимание!

По фамилии, имени, отчеству и дате рождения, указанным на титульном листе книжки, при сравнении их с паспортными данными, определяется принадлежность трудовой книжки данному гражданину.

При оформлении впервые очень важно правильно внести фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Эти сведения имеют особое значение для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии работника.

Поскольку бланк заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей в титульном листе книжки. Официального ответа на этот вопрос нет ни в Правилах, ни в Инструкции.

Можно ли исправлять неправильные записи в титульном листе трудовой книжки?

В пункте 27 Правил говорится об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина). Т. е. здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях).

Аналогично в Инструкции (п. 1.2.) сказано о признании недействительными и исправлении только записей в разделах книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Обратите внимание!

Ошибки в титульном листе трудовой исправить невозможно, бланк трудовой книжки в 2019 признается испорченным и подлежит замене на новый.

Это позволяет сделать вывод о том, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. А значит , ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый бланк. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил , где говорится об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения». Необходимо также отметить, что и в п. 26 Правил , и в п. 2.3. Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных.

Уничтожение испорченного бланка трудовой книжки

При оформлении трудовой книжки работнице, впервые поступающей на работу, я допустила ошибку: написала имя «Наталья», в то время как в паспорте работницы указано имя «Наталия». Как следует поступить в такой ситуации?

Допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. Пункт 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных в результате заполнения трудовой книжки и вкладышей в нее с составлением соответствующего акта.

В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется работодателем.

Акты об уничтожении испорченных бланков подшиваются в отдельное дело и хранятся у работника, ответственного за ведение. И все же в жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой с незамеченной своевременно ошибкой на первой странице книжки.

При оформлении на работу принятого сотрудника обнаружили несоответствие сведений о дате рождения, указанных в титульном листе его трудовой книжки и в паспортных данных. Впервые на работу он устраивался уже очень давно. Организации, в которой была оформлена книжка, больше не существует. Как нам следует поступить?

В связи с отсутствием установленного порядка исправления ошибки на титульном листе трудовой книжки, можно посоветовать поступить так же, как и тогда, когда требуется внести изменение в запись фамилии, имени, отчества и даты рождения работника. Одной чертой зачеркнуть прежнюю запись и записать новые данные.

Ссылки на соответствующий документ работника (паспорт) с указанием его серии, номера и даты выдачи должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки, заверены подписью лица, ответственного за их ведение, и печатью.

Недопустимо при замене личных данных в титульном листе зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить». Хотя так иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Но еще раз отметим, что такой порядок исправления не предусмотрен нормативными актами, и действовать кадровику придется «на свой страх и риск». Возможен и еще один вариант. Вы можете ничего не исправлять в титульном листе трудовой книжки, а в будущем, если у работника возникнут проблемы с оформлением пенсии, он сможет подтвердить принадлежность ему данного бланка в судебном порядке.

Следует сказать еще об одной проблеме, с которой могут столкнуться работники кадровых служб. Как известно, с 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу, должны были оформляться трудовые книжки нового образца. Приказ Минфина России об утверждении образцов новых бланков был издан только 22 декабря 2003 г. Многие работодатели не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых. И продолжали в начале 2004 г. оформлять трудовые книжки старого образца (1973 г.).

Конечно, организации остались в начале 2004 г. без новых бланков трудовых книжек не по вине работников кадровых служб. Но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными, было уже нельзя.

При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка, оформленного в период, когда он уже не действовал, можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку. И получить соответствующую справку об отсутствии бланков нового образца в указанный период. А лучше оформить дубликат трудовой книжки на бланке образца 2003 г., собрав архивные справки о стаже работы.