Образец акта об отказе от подписи в уведомлении. Акт об отказе работника ознакомиться с приказом. Пример акта об отказе от получения

Ситуации, когда необходимо ознакомить того или иного работника с документом или зафиксировать факт вручения документа под роспись, нередки. Ознакомляемый может быть не согласен с содержанием документа или отказываться от его вручения.

Одной из его возможных реакций становится отказ от письменного подтверждения факта ознакомления. Такая ситуация требует дополнительного документального оформления.

Факт отказа от подписи документа не всегда сопровождается составлением отдельного документа – акта, однако документальное подтверждение все равно необходимо. Это поможет при возникновении спорных случаев, особенно если спор разрешается в судебном порядке.

Как именно документировать отказ от подписания зависит от ситуации:

• законодательством предусмотрено составление акта;
• законодательством предусмотрено проставление отметки об отказе от подписания на документе, с которым надлежит ознакомить работника;
• в законодательстве нет прямого указания на порядок документирования отказа от подписи.

Что такое локальный нормативный акт организации и по каким правилам его оформляют – смотрите тут:

В качестве примера ситуации, когда отказ от подписи сопровождается составлением акта в обязательном порядке, можно привести отказ ознакомляемого от росписи на . В этом случае составление акта требуется в соответствии со ст. 193 Трудового Кодекса РФ.

ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Примером второй ситуации может быть документирование отказа от росписи на приказе о прекращении трудового договора. Ст. 84 Трудового Кодекса РФ предписывает в таких случаях произвести запись об отказе от ознакомления под роспись непосредственно на приказе (распоряжении).

Такой же вариант оформления отказа от подписи действует при ознакомлении резидента Особой экономической зоны с актом выездной проверки страхователей и во многих других случаях.

Порядок документирования отказа от ознакомления с такими документами как коллективный договор, должностная инструкция, приказ о привлечении к сверхурочной работе и ряд других, не определен законодательно.

Он может регламентироваться инструктивными документами организации. Если избран путь составления отдельного документа об отказе от подписи, то таким документом должен быть акт.

Акт об отказе от подписи – это документ, подтверждающий факт ознакомления сотрудника с содержанием документа, а также факт отказа ознакомляемого от проставления росписи на этом документе. Он составляется комиссией не менее чем из трех человек.

Когда нужно составлять акт об отказе от подписи

Несмотря на очевидность необходимости документирования отказа от подписи, на практике возникает ряд вопросов, касающихся порядка оформления акта. На составление акта об отказе требуется время, кроме того нужны два свидетеля (члена комиссии), которых может не оказаться рядом.

Форма акта об отказе от подписи приказа.

Когда составить акт: заранее, до ознакомления работника с документом, после состоявшегося факта отказа от подписи или в процессе ознакомления и получения отказа?

Возможны различные алгоритмы действия. Вариант составления акта до ознакомления практически исключен. Это может быть единичный случай, когда с очень высокой степень вероятности известно, что конкретный работник откажется расписаться.

Составление после состоявшегося факта отказа

Вариант «после» предполагает следующий алгоритм действий (для наглядности рассмотрен случай, когда с документом знакомит (или вручает уведомление) инспектор по кадрам):

• после получения отказа в подписи инспектор уточняет, кто будет выступать свидетелями (участвовать в комиссии), для включения сведений о них в акт;
• инспектор составляет акт (возможно придется вернуться на свое рабочее место и оформить акт компьютерными средствами);
• инспектор повторно знакомит работника с приказом или пытается вручить работнику извещение под роспись, но уже в присутствии свидетелей, и получает повторный отказ от подписи;
• один экземпляр акта вручается «отказнику», другой остается у инспектора.

Оформление в процессе ознакомления и получения отказа

Вариант «в процессе» требует предварительной подготовки, и предполагает следующий алгоритм действий:

• службой, ответственной за разработку бланков документов, разрабатывается бланк акта об отказе от подписи;
• инспектор знакомит работника с документом или вручает ему извещение под роспись в присутствии двух свидетелей;
• при получении отказа от подписи инспектор заполняет бланк акта;
• свидетели (члены комиссии) проставляют свои подписи на акте;
• один экземпляр акта вручается ознакомляемому с документом, другой остается у инспектора.

Оформление документа полностью вручную - длительный и неэффективный вариант, хотя и допустимый.

Качественно оформленный документ - гарантия защиты

Только в случае качественного составления и оформления акта, он может служить гарантией защиты работодателя или исполнительного органа, ответственного за ознакомление с документом, в случае возникновения спора или судебного разбирательства.

Качество документа складывается из:

• наличия всех предусмотренных государственным стандартом реквизитов;
• наличия исчерпывающей информации об актируемых фактах или событиях.

Состав и расположение реквизитов документов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 (с 1 июля 2018 года начинает действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 Требования к оформлению документов). Для акта об отказе от проставления росписи это:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись. Как подписать документ электронной подписью – читайте .

Заголовочная часть может быть оформлена продольным или угловым способом. В первом случае под оформление используется вся ширина рабочей зоны листа, во втором - только левая половина.

Требования к структуре документа

Стандартных требования к тексту акта об отказе от подписи не существует. Общие требования к структуре его текста следующие:

1) вводная часть (здесь указываются реквизиты инструктивного или распорядительного документа, на основании которого производится актирование, перечисляются лица, участвующие в актировании, с указанием должностей, фамилий и инициалов);

2) основная часть (здесь формулируются факты, указывается количество экземпляров акта и кому каждый из них будет передан).

Пошаговое составление акта

Шаг 1 – уточните до составления акта:

• каким локальным нормативным актом регламентируется (дата, номер, заголовок);
• кто войдет в комиссию (фамилия, инициалы, точное наименование должности);
• реквизиты документа, с которым необходимо ознакомить под роспись (дата, номер, заголовок);
• фамилию, инициалы и должность сотрудника, которому необходимо ознакомиться с документом и подписать его. вы узнаете, как получить электронную подпись для физического лица.

Шаг 2 – оформите заголовочную часть акта:

• полное наименование предприятия (как указано в Уставе);
• наименование документа заглавными буквами;
• дата и номер акта;
• место составления (название населенного пункта, если оно не следует из наименования предприятия);
• заголовок.

Что такое и как правильно ее составить вы узнаете в статье по ссылке.

Образец акта об отказе от подписи уведомления.

Шаг 3 – оформите вводную часть (проследите за тем, чтобы фамилии членов комиссии следовали в алфавитном порядке и все данные были приведены без ошибок).

Шаг 4 – оформите основную часть:

• изложите максимально подробно факт ознакомления с документом (кем, когда, во сколько, где именно, кого, в присутствии кого, каким образом ознакомили с документом, укажите дату, номер, вид документа, заголовок документа);
• отразите факт отказа от подписи (кто и почему отказался проставить роспись);
• укажите, сколько оформлено экземпляров акта, кому предназначен каждый из них;
• оформите подписи председателя и членов комиссии (проследите, чтобы расписались все члены комиссии).

Отказ от вручения извещения оформляется аналогично. Отличаться будет заголовок акта и содержание основной части, так как событие вручения извещения может происходить по-разному.

Порядок хранения актов

Хранение лишних документов чревато переполнением отведенного для этой цели места. Но преждевременное уничтожение может обернуться гораздо большими потерями, в том числе финансовыми. Здесь приходится искать баланс.

Перечень типовых архивных документов не содержит прямого указания, сколько хранить акт об отказе от подписи. По значимости акт такого типа можно приравнять к актам о соблюдении дисциплины труда и, соответственно, хранить их следует три года (ст. 587 Перечня).

Заключение

Лучшим вариантом при ознакомлении работника с документом (вручении извещения) будет грамотное и убедительное разъяснение того факта, что отказ от подписи - не выход.

Можно, например, письменно выразить свое несогласие. Но если уговоры и разъяснения не подействовали, акт должен быть составлен оперативно и точно.

По каким правилам заполняют локальные нормативные акты, в том числе акт об отказе от подписи вы узнаете в этом видео:

21.01.2018, 0:52

На предприятии проводится сокращение. Сотрудникам под роспись вручены уведомления о предстоящем сокращении. Однако некоторые работники, получив уведомление, расписаться в его получении отказались. Кадровый специалист знает, что в таком случае можно составить акт об отказе от подписи в уведомлении о сокращении. Срочно нужен образец такого документа.

Работников нужно предупредить о сокращении

Отсутствующих сотрудник, находящихся, например, в отпуске или на больничном, можно предупредить об увольнении, направив им соответствующее уведомление по почте (подробнее об этом см., « »). Это позволит не растягивать процедуру сокращения во времени.

Работник пошел в отказ

На практике нередко случается, что работники, не согласные с увольнением, всячески саботируют процедуру сокращения. В частности, такие сотрудники могут отказаться расписаться в получении уведомления о сокращении.

В такой ситуации можно составить акт об отказе от подписи в уведомлении о сокращении. Этот документ подтвердит, что работодатель пытался предупредить работника о сокращении, но это не получилось сделать по причине противодействия самого сотрудника.

Составить акт об отказе нужно в присутствии не менее двух свидетелей произошедшего, предварительно зачитав текст уведомления о сокращении вслух. Такой документ послужит подтверждением, что сотрудник был извещен об увольнении в соответствии с законодательством.

Утвержденной формы акта об отказе от подписи в уведомлении о сокращении не предусмотрено. Поэтому такой документ можно составить в произвольной форме. Специально для читателей портала наши специалисты подготовили образец такого документа.

Общество с ограниченной ответственностью «Артемида»
ИНН 7733123456, КПП 773301001, ОКПО 12345678

АКТ об отказе сотрудника подписать уведомление о сокращении штата

г. Москва 22.01.2018

Настоящим актом удостоверяем, что бухгалтеру ООО «Артемида» Э.Р. Сидоренко было вручено
уведомление от 22 января 2018 г. № 1 о сокращении штата сотрудников.

Э.Р. Сидоренко с уведомлением ознакомилась, однако проставить отметку (подпись) о получении уведомления она отказалась.

Начальник отдела кадров____________В.М. Безухова

Главный бухгалтер____________К.К. Сухова
Экономист____________________В.И. Лучкин

Также вы можете заполненный образец акта об отказе подписи в уведомлении о сокращении.

Если сотрудник откажется расписаться в получении уведомления, то зачитайте текст уведомления сотруднику вслух и составьте акт об отказе от подписи в присутствии не менее двух свидетелей. Такой документ подтвердит, что сотрудника известили о сокращении в общем порядке.

Уведомление о сокращении может содержать предложение расторгнуть трудовой договор, не дожидаясь окончания двухмесячного срока. Если работник согласен, то работодатель может расторгнуть договор, выплатив сотруднику средний заработок за время, оставшееся до истечения срока предупреждения об увольнении.

Нередко работники, недовольные грядущими переменами в организации или налагаемыми на них дисциплинарными взысканиями, отказываются от подписи в приказе. В подобных случаях работодателю необходимо составлять акт об отказе, соблюдая общие требования, предъявляемые к этому документу.

Вправе ли работник отказываться от подписи приказа

В некоторых нормах ТК РФ оговаривается, как следует поступать работодателю, если невозможно получить подпись работника в ознакомлении с приказом.

Так, ст. 84.1 ТК РФ предусматривает, что отказ работника подписать приказ об увольнении не может остановить эту процедуру. В этом случае на приказе делается соответствующая запись («От подписи отказался»).

Ст.193 ТК РФ в случае такого отказа работника устанавливает необходимость составить акт.

Фиксирование факта отказа от подписи в приказе или ознакомлении с ним

Документально зафиксировать факт отказа работника ознакомиться с приказом или оставить свою подпись об отказе в этом можно двумя способами, если только конкретная норма трудового законодательства не предусматривает один вариант.

В первом случае запись делается на самом приказе, что уже рассматривалось выше; во втором - составляется полноценный акт.

Утвержденной унифицированной формы такого акта не существует, поэтому его нужно разрабатывать самостоятельно с учетом специфики организации.

При его составлении следует руководствоваться общими нормами и требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 и различного рода архивными правилами.

Любой акт делопроизводство рассматривает как информационно-справочный документ, подтверждающий ранее произошедшее событие. Он должен содержать необходимые реквизиты и отвечать определенным требованиям, установленным названным ГОСТом. Тем не менее строгой формы для него не установлено.

Составляется акт комиссионно (несколькими лицами) и состоит из вводной и основной (констатирующей) частей.

Вводная часть содержит дату, номер, ссылку на основание (приказ/распоряжение, за которые работник не хочет расписываться); перечисляется состав комиссии с указанием ФИО (в алфавитном порядке, председатель комиссии указывается первым) и должностей участвующих лиц.

В основной части акта перечисляются установленные факты, выводы и заключения из них. Формулировка может выглядеть так:

«Комиссией установлено, что работник такой-то (ФИО, должность) отказался от подписи в ознакомлении с приказом таким-то».

Завершается все подписями членов комиссии и сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Последствия отказа работника от подписи

Последствия отказа работника от ознакомления с приказом или подписи в этом зависят от содержания приказа:

• в некоторых ситуациях (увольнение, наложение дисциплинарного взыскания, снятие совмещения и пр.) правильно заактированный отказ не мешает дальнейшей процедуре;
• в других случаях такой отказ закон расценивает как несогласие с приказом работодателя (например, о направлении работника в командировку, прохождении медосмотра и пр.). И если приказ не имеет под собой законных оснований, он может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины и повлечь дисциплинарное наказание работника.

Работодатели практикуют составление акта об отказе от подписи в приказе для фиксации факта извещения работника. Образец можно скачать бесплатно.

Работодатели практикуют составление акта об отказе от подписи в приказе для фиксации факта извещения работника о вынесенном распоряжении. Существует способ уведомления сотрудника заказным письмом с описью вложения. Однако, данная процедура занимает больше времени, нежели составление акта об отказе от подписи. Эта бумага составляется сразу за фактом отказа специалиста знакомиться с бумагой. В ней указываются очевидцы указанных событий, готовые подтвердить обстоятельство. Образец можно скачать бесплатно по ссылке без ограничений.

Поскольку приказ является распорядительным листом, он должен быть доведен до сведения каждого сотрудника предприятия. Это делается с помощью специальных отметок в конце распоряжения с датами, подписями и расшифровкой ознакомившихся людей. Некоторые индивидуумы, не желают ставить личную визу на регламенте, и создают дополнительную работу для делопроизводства. Поскольку уведомительный характер обязателен для приказов, составляется акт об отказе. Именно эта бумага с подписями очевидцев, фиксирующих отказ, подшивается к материалам.

Обязательные пункты акта об отказе от подписи в приказе

:

• В верхней части используются фирменные реквизиты предприятия;
• Ниже наименование локального акта;
• Номер, дата, иные идентифицирующие данные;
• Повествование необходимо начать с перечисления членов комиссии и произошедшего события отказа от подписи в приказе;
• ФИО работника, должность, отказавшегося поставить визу;
• В связи с чем вынесено указанное распоряжение;
• Подписи, расшифровка, должность каждого свидетеля.

Чтобы составить рассматриваемый акт, не требуется особенных усилий. Используя представленный пример, пользователь легко сможет отредактировать пункты в простейшем формате, и оформить локальный документ. Кадровые службы или отделы делопроизводства учреждений имеют в собственных базах данных подобные письменные шаблоны. В другом случае, можно воспользоваться бесплатной базой данных ресурса сайт, где имеется множество образцов, бланков, примеров для их применения в различных сферах общественной жизни. Приятного использования.

В случае отказа расписаться в официальном или ином документе не стоит нервничать – составьте акт об отказе от подписи. Как и акт об отказе от получения, такой документ фиксирует тот факт, что лицо поставлено в известность относительно какой-либо информации, но отказывается расписаться и подтвердить это.

Акт об отказе от подписи принимается судом в качестве доказательства по гражданскому делу только в том случае, если составлен правильно. А как это сделать, можно увидеть на размещенном ниже примере, который может быть адаптирован под абсолютно любую ситуацию. Тем более, что официально форма такого документа не закреплена. В случае затруднений есть возможность бесплатно обратиться к дежурному юристу сайта за консультацией.

Пример акта об отказе от подписи

Общество с ограниченной ответственностью «Никаом»

ИНН 5876168466 ОГРН 68749684684798,

юр. адрес: 660015, г. Красноярск, ул. Свердлова, 49, оф. 807

Акт об отказе от подписи

Время составление акта: 09 час. 35 мин. (местное время)

Мною, начальником кадрового отдела Общества с ограниченной ответственностью «Никаом» Степашиным Дмитрием Николаевичем в присутствии начальника отдела рекламы Общества Чернышковой Вероники Степановны и специалиста отдела маркетинга Харламова Игоря Витальевича составлен настоящий акт о том, что:

17 ноября 2017 г. ведущий специалист отдела рекламы в помещении Общества по адресу: г. Красноярск, ул. Свердлова, 49, оф. 809, отказался от подписания приказа № 48 л/с от 16.11.2017 г. о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора и лишении премии за текущий месяц 2017 г. Приказ прочитан составителем настоящего акт вслух в присутствии свидетелей. Свой отказ подписать приказ мотивировал несогласием с решением руководства.

Специалист отдела маркетинга Харламов И.В.

Настоящий акт составил

Начальник кадрового отдела Степашин Д.Н.

Когда составлять акт об отказе от подписи

Существует несколько возможностей донести до человека требуемую информацию: направить заказным письмом с уведомлением и описью вложения, направить по электронной почте, факсом, сообщить по телефону. Однако в том случае, когда обязанность сообщить информацию (уведомление о сокращении, о применении дисциплинарного взыскания, приказа о переводе, о расторжении договора, об изменении его условий) возложена в силу закона или факт вручения необходимо подтвердить для суда, не каждый способ подойдет. Акт об отказе от подписи составляется, когда направить информацию почтой не представляется возможным (или адресатом письмо не получено).

Такой документ должен составляться в рамках трудовых правоотношений всегда. Работодатель подстраховывается от злоупотреблений со стороны работника. Ведь последний вправе подать жалобу в трудовую инспекцию. А на слово верить никто никому не станет. Работник же вправе при отказе от подписи приказа требовать внести в акт пояснения, что считает приказ незаконным, недействительным и т.п.

Как составлять акт об отказе от подписи

Документ должен быть составлен только в присутствии минимум двух свидетелей. Изготовляется он на официальном бланке организации (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Если подпись не проставляет работник – приглашаются работники компании и указываются их Ф.И.О., должность и отдел.

Обязательными элементами акта об отказе от подписи является дата, место и время составления, сведения о лице, составившем акт, о лице, который акт не подписал. Также указываются реквизиты приказа или иного документа, ставшего поводом к отказу от подписи.

Подписывается документ и лицом, его составившим, и свидетелями. В акте об отказе от подписи должны быть сведения о мотивации сотрудника.

Рекомендуем во всех подобных случаях составлять акт об отказе от подписи, ведь в случае трудовых споров для их разрешения именно от работодателя потребуется доказать отсутствие вины и предоставить официальные документы в подтверждение.