Бланк счета за оказанные услуги. Счет на оплату услуг (образец). Когда необходимо гарантийное письмо

Обязательства между контрагентами, в том числе и денежные, устанавливаются и регулируются договором. Счет на оплату услуг или товаров не является обязательным документом при взаиморасчетах. Однако компании продолжают активно его использовать. Закон эту традицию не запрещает, но счет следует правильно составить и подкрепить первичной документацией.

Когда выставляется счет за оказанные услуги

Обычно предприниматели и компании, оказывающие услуги другим юрлицам и ИП, выставляют счет в следующих случаях:

• когда определенные услуги были выполнены, счет выставляется заказчику в качестве напоминания о необходимости исполнить свои обязанности по договору, а также сообщает платежные реквизиты исполнителя;
• если компания желает привлечь к себе внимание и предлагает услуги потенциальному партнеру (в этой ситуации счет является своеобразным коммерческим предложением).

В первом случае документ не является ни обязательным, ни первичным. Хотя многие коммерсанты ошибочно считают его таковым. Счет на услуги оформляется, скорее, по традиции, и его наличие не обусловлено ни одним законом. Он составляется на основании действительно первичных документов: транспортных накладных, акта об оказании определенной услуги, счета-фактуры, и т.д.

При второй ситуации счет тем более не считается обязательным, так как направляется по инициативе одной стороны с целью предложить свои услуги.

В то же время необходимость выставления счета на оплату может возникнуть в случаях, когда обязанность исполнителя выписать счет прямо зафиксирована в договоре, когда сумма к оплате договором не определена, а также, если договор не заключался.

Как составить счет на оплату услуг

Документ следует оформить таким образом, чтобы его получатель мог однозначно истолковать его содержание. Для этого в счет необходимо включить следующие пункты:

• номер счета, дата его составления;
• подробные сведения о компании-заказчике, которой направляется документ: наименование организации (если ИП, то его Ф.И.О.), КПП, ИНН, адрес;
• такие же подробные сведения о компании-исполнителе, отправившей счет, в т.ч. номер банковского счета, куда следует перечислить оплату, номер корреспондентского счета, БИК, название банка;
• перечень услуг, оказанных заказчику;
• стоимость каждой услуги;
• общая сумма к оплате;
• отдельно выделяется величина НДС (при наличии налога), либо указывается «без НДС»;
• подписи руководителя фирмы и бухгалтера;
• печать исполнителя (при наличии).

Бланк счета на оплату услуг не унифицирован, поэтому коммерсанты составляют его самостоятельно. Его подписание бухгалтером и представителем руководства со стороны исполнителя демонстрирует заказчику правильность произведенных расчетов. Дата на выставленном счете не может быть более ранней, чем дата на подписанном акте об оказании услуги.

Счет на оплату услуг (образец приведен ниже) не должен объединять все оказанные услуги в одну позицию. Например, если фирме были заказаны разнообразные юридические услуги, то их нужно все расписать отдельно, с указанием стоимости, а затем подвести общий итог:

«1. Составление искового заявления в суд общей юрисдикции – 5 000 рублей.

2. Выезд в судебное заседание – 15 000 рублей.

Общая сумма к оплате – 20 000 рублей».

Счет на оплату транспортных услуг: образец оформления

Составлению документа предшествует заключение договора с заказчиком – на перевозку груза, людей, животных и т.д. Нередко в нем стороны прописывают, что оплата производится после выставления исполнителем соответствующего счета. Также в договоре важно указать, в течение какого срока после его получения заказчик обязан рассчитаться с исполнителем.

Счет на транспортные услуги – образец документа можно скачать далее.

Значимость документа

Выше отмечалось, что счет на оплату не является первичным бухгалтерским документом. Это утверждение следует из ряда обстоятельств:

• Ни один нормативный акт не требует его оформления. Сделать его обязательным стороны могут, только зафиксировав это в договоре, либо если счет заменяет собой договор.
• Счет фиксирует не конкретную хозяйственную операцию, а лишь намерение исполнителя получить оплату выполненной услуги. В первичных же документах отражаются именно факты хозяйственной деятельности фирмы или ИП.
• Выставление счета не означает, что он непременно будет оплачен, то есть он не обладает таким качеством, как безусловность.

Таким образом, счет – это вторичный документ и заказчику не обязательно дожидаться его выставления, чтобы произвести оплату по договору.

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

ФАЙЛЫ

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

• если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
• по операциям, предусматривающим уплату НДС;
• если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
• фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
• если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом , ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

• полное наименование предприятия,
• его ИНН,
• сведения об обслуживающем счёт банке,
• реквизиты счёта.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
5. НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Исполнение заказчиком по договору на оказание услуг обязательств по их дальнейшей оплате проистекает из сути и предмета договора. Тем не менее организация-исполнитель может со своей стороны выставить счет на оплату, чтобы ускорить расчет по договору. Хотя счет и не является документом, содержание которого регламентируется законодательно, если выставление счетов используется между сторонами по договору, организация, оформляющая счета, несет ответственность за их содержание. Поэтому счет на оплату услуг - образец и правила внесения данных нужно сделать на предприятии стандартными, чтобы содержание счета не менялось от договора к договору и от исполнителя к исполнителю.

Как составить счет на оплату услуг

Оформление такого документа, как счет на оплату услуг, должно иметь под собой основания — первичные документы, подтверждающие факт оказания услуг заказчику, иначе счет, выставленный исполнителем, может быть попросту проигнорирован.

Акт об оказании услуг подписывается исполнителем и заказчиком и содержит сведения о виде и объеме оказанных услуг, поэтому счет за оказанные услуги следует составлять, дублируя имеющиеся в акте данные. Дата выставления счета не может быть ранее даты, указанной в акте. В счете можно проставить тот же номер документа, что и в акте об оказании услуг, ссылаясь таким образом на первичный документ, что упростит сверки взаимных расчетов.

Предпочтительней оформлять счет на фирменном бланке организации. То, каким будет бланк счета на оплату услуг, каждое предприятие вправе определять самостоятельно, придерживаясь общих правил оформления исходящих документов. Как официальный документ, по которому предполагается получить платеж, бланк счета должен содержать места для подписи уполномоченных лиц и печати организации, если она используется.

Бланк счет на услуги

Как правильно заполнить счет на оплату услуг

В самом счете на оплату услуг в предусмотренных полях необходимо указать данные заказчика, данные исполнителя, перечень и объем оказанных услуг или проведенных работ, итоговую сумму, которую предполагается получить.

Данные, идентифицирующие стороны договора, должны совпадать с теми, что указаны в реквизитах сторон в тексте договора на оказание услуг. Если же заказчик официально уведомлял об изменении своих реквизитов, должны быть указаны новые реквизиты.

Заполнение полей в бланке «счета на оплату услуг»

Заполненный бланк счета на услуги

Перечень оказанных услуг, который будет содержать счет на оплату услуг, не должен вызывать вопросов у заказчика, поэтому не нужно суммировать услуги в бланке счета, объединяя строки акта об оказании услуг, даже если это представляется логичным, исходя из их сути.

Также в счете на оплату услуг отдельной строкой выделяется сумма НДС при ее наличии. Традиционно в бланке предусматривается поле для указания суммы прописью, которая указывается по тем же правилам, что и в платежных документах. Сумма в рублях пишется прописью с указанием «руб.», копейки проставляются цифрами с указанием «коп.»

Подписывает счет на оплату у предприятия уполномоченный сотрудник из руководящего состава и от бухгалтерии, что удостоверяет для контрагента правильность и обоснованность выставления счета за оказанные услуги.

Счет на оплату 2019 скачать бланк в excel бесплатно

01.02.2019

Cчет на оплату не является первичным бухгалтерским документом, утвержденной формы документа, строгого образца или унифицированного бланка не существует. Счёт на оплату, используемый в практике делового оборота в качестве первичного документа и служащий основанием для оплаты товаров (работ, услуг), не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации.

Согласно п. 2 ст.9 ФЗ № 129-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Так как в числе таких обязательных реквизитов подпись именно главного бухгалтера, руководителя не поименована, то её наличие на счёте является необязательным. На счете может присутствовать только одна подпись уполномоченного лица, менеджера, продавца и т.д. Печать организации также не является обязательным реквизитом счета.

Счёт на оплату - необязательный документ, содержащий платежные реквизиты получателя (продавца), по которым плательщик (покупатель) осуществляет перевод денежных средств за перечисленные в счете товары (работы, услуги). Документ, который служит для оплаты покупателем купленного товара или для перечисления предоплаты (аванса). Никогда не являлся первичным документом, так как не отражает факт хозяйственной жизни. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" под первичным документом понимается документ, на основании которого оформляется факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Важная функция счета на оплату - служить офертой при заключении договора, когда договор, как отдельный специализированный документ - отсутствует. Счет при перечислении в нем всех существенных условий сделки - оферта в соответствии со ст 435 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Оплата по счету - акцепт оферты в соответствии с пунктом 3 ст. 438 ГК РФ. Счет, имеющий признаки оферты, после его оплаты становится документом, свидетельствующим о заключении сделки между сторонами даже при отсутствии договора, как отдельно оформленного документа (в соответствии с п.3 ст. 434 ГК РФ). [

В ряду документов, служащих подтверждением предварительной договоренности о покупке товаров или получении услуг есть и счет на оплату. Он не входит в перечень первичных бухгалтерских документов и может быть составлен в свободной форме.

Тем не менее, есть ряд условий, которые следует соблюсти при составлении счета. Каких именно, сейчас выясним.

В нижней части страницы размещены кнопки, нажав на которые, посетитель может бесплатно скачать бланк счета на оплату, а также образец заполнения этого документа.

Какие данные должен содержать счет на оплату

Документ остается документом, даже будучи заполненным не в строгой форме. Проще всего бесплатно скачать образец счета на оплату 2018 года и на его основе составить документ, отражающий особенности вашего бизнеса. Какие сведения нужно внести в него обязательно?

• порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления;
• платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем;
• реквизиты плательщика и грузополучателя. В случаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их ИНН, КПП (если эти коды присвоены);
• названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр и т. д.), цена (прописью);
• облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС;
• использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения. Это важно для налоговых последствий сделки;
• подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).

Бесплатно скачав бланк счета на оплату 2018 года, в него по соглашению сторон сделки можно внести и дополнительные позиции. Для контрагента, например, важен срок оплаты счета. Его обычно не вписывают в таблицу, а отдельной строкой ниже, либо вносят в пункты условий поставки. Другими такими данными могут стать уведомление о предоплате, договоренность о самовывозе товара и иную информацию. Чем шире содержание счета на оплату, тем больше он приближается к формату официального договора о сотрудничестве.

Особенности применения документа

Каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать форму этого документа, но если бесплатно скачать бланк счета на оплату 2018 года, то вы заранее будете знать, какие сведения в него требуется внести обязательно. Обращаем ваше внимание на пункт о подписях и печати. Здесь не обязательно должны быть оригинальные оттиски печатей и собственноручные подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия. Законодательством РФ допускается и другой вариант: счета, что отправляются по e-mail или факсу, могут быть скреплены факсимильными копиями подписи уполномоченных лиц и оттиском печати компании.

Неким конкурентным преимуществом будет применение фирменного бланка, с использованием логотипа организации, ее слогана, корпоративных цветов и прочей символики.

Но никакие украшения не помогут, если счет заполнен неграмотно. То есть, не соответствует самым главным требованиям к оферте: в нем отражен не весь список товаров, сами товары имеют неполные названия, отсутствуют подписи уполномоченных лиц и иные важные детали, перечисленные выше.

В этом случае договор поставки будет считаться заключенным лишь после передачи товара потребителю и подписания товарной накладной. Но покупатель и после оплаты товара не сможет, имея такой несовершенный счет, предъявлять поставщику претензии, базирующиеся на договоре поставки. Скажем, покупатель не сможет потребовать заменить товар или изменить его количество. Но право потребовать возврата уплаченных за товар денег он имеет, основание: необоснованное обогащение. На нашем сайте можно бесплатно скачать образец счета на оплату 2018 года, составленный на основе требований самых распространенных бухгалтерских программ.

Счет на оплату является официальным подтверждением факта продажи. На его основании поставщик осуществляет учет движения товара на складе, а для покупателя он служит основанием для оплаты заказанного товара.

Иногда документ выписывают предварительно, дают таким образом покупателю шанс оценить ассортимент товаров и услуг, их стоимость. Взвесив все аргументы, потребитель производит предварительную оплату.

Другой вариант: счет на оплату выписывается в момент отгрузки, так же как и иные сопроводительные документы: товарная накладная ТОРГ-12 , товарно-транспортная накладная 1-Т и другие, требуемые в связи со спецификой товара. В этом случае оплата производится по факту покупки.