Правильно и грамотно организовать такие. Организация работы подчиненных-норма для работы предприятия. Процесс принятия решений
Как правильно организовать работу , так чтобы у вас еще и осталось свободное время, в этом вам помогут ниже приведенные принципы.
1. Точное определение своих целей. Перед тем как начать что-то делать, нужно точно определить, что именно вы хотите сделать.
2. Сосредоточись на главном. Будет весьма полезным, если вы составите список дел, в соответствии с их срочностью и приоритетами.
3. Создайте стимулы. Человек конечное будет делать лучше, то, что ему нравиться.
4. Установите сроки. Возьмите на себя такое обязательство как, установка срока выполнения заданий.
5. Решительность. Начинать что-то делать нужно без сомнений, всегда двигаться дальше.
6. Научитесь говорить «Нет». Это вам поможет не отвлекаться на всякие не нужные разговоры и дела.
7. Контролируйте время, которое вы затрачиваете на всякие не нужные действия, ни как не относящиеся к работе.
8. Умейте слушать. Стоит внимательно отнестись к данной вам информации, для того чтобы вам лучше знать где, что, почему и когда происходит.
9. Откажитесь от повторов и шаблонов. Если вы используете какой-то определенный метод для успешной работы, то это не значит что он самый наилучшей. Спросите у других, как они делают свою работу.
10. Внимание к мелочам. Всякие досадные мелочи очень сильно выбивают из колеи. Если вы будете внимательно относиться к маловажным несущественным предметам и вещам, как в быту, так и в работе, то вы сможете сэкономить уйму времени и сил.
11. Полное использование времени. Как правило, свободное время, которое тратиться на ожидание или поездки, можно использовать на планирование и обдумывание дел.
12. Нестоит забывать похвалить человека, который кратко изложил вам всю суть проблемы.
Как правильно организовать работу и создать время для нее, вам помогут ниже приведенные два принципа.
1. Проблема психологической перегрузки состоит в создание большой кучи дел, с которыми как вам кажется, вы не сможете справиться. Но если вы структурируете их, то вы возьмете все под контроль и уменьшите нагрузку на ваш мозг.
2. Рассортируйте работу логически, в этом случаи вы сможете сделать ее более быстро и эффективно.
Для того чтобы правильно создать время нужно использовать важный принцип работы тайм-менеджмента. По этому принципу все дела делятся на: срочные и важные; важные, но не столь срочные; не очень важные, но срочные и не срочные и не важные.
Срочную и важную работу стоит выполнять в первую очередь. Не столь важные и не срочные можно отметить как долгосрочные задачи. Срочные, но не столь важные можно поручить любому другому сотруднику, а потом просто контролировать их выполнение. Не очень срочную и не столь важную работу можно перепоручить своему подчиненному и забыть про нее.
Как правильно организовать работу? Сортировка дел.
С любой поставленной перед вами задачей вы можете поступить так:
Выбросить ее. Если вы считаете, что данная задача не столь значима для вас, то без сомнений выбрасывайте ее.
- делегировать ее. Вы можете другому человеку поручить выполнение задачи. Но не стоит забывать, что вы можете намного больше времени потрать на ее объяснение, нежели выполнить ее самому.
- отложить ее. Если данную задачу вы должны выполнить сами, но она не считается срочной, то ее можно сделать позже.
- сделать ее. Все что нельзя выбросить, отложить или деллегировать, вы должны будете сделать сами.
Что легче : тихо и прилежно выполнять порученную тебе работу, или руководить коллективом, организовывая процесс работы? Люди, которым не довелось побывать на руководящих должностях, уверены, что начальники ничего не делают, только командуют. На самом деле, копать "от забора и до обеда" сможет каждый, а вот организовать десять человек, чтобы они "копали" в правильном направлении, с заданной скоростью, и получили нужный конечный результат, способны далеко не все.
Лидерские качества даются человеку от природы, и таких лидеров в обществе много. Но важно уметь эффективно использовать свой потенциал, направляя энергию и способности в нужное русло. Чтобы стать успешным руководителем, нужно очень много: быть гибким и жестким одновременно, слушать и заставлять слушаться, доверять и проверять. Давайте остановимся на некоторых принципах успешного руководства коллективом.
Тирания или демократия?
Какой должен быть руководитель? Жестким, чтобы его все боялись, или "своим", чтобы подчиненные без стеснения опаздывали на и не торопились выполнять задания? Согласитесь, оба варианта - крайности, из которых нужно составить оптимальную "золотую середину". Лучше всего с самого начала поставить себя, как начальника строгого, разбаловать хорошим отношением всегда успеете.
Если Вы пришли в новый коллектив, которым собираетесь руководить, сразу доведите до сведения сотрудников, что главное Ваше требование - это качественное и своевременное выполнение порученной работы. Не бойтесь показаться недружелюбным на первых порах, Вы не дружить сюда пришли, и Вам отвечать за результаты работы коллектива. Когда сотрудники поймут, что ими руководит серьезный и амбициозный человек, они будут более добросовестно относится к своим обязанностям. К примеру, в организации по оказанию различных бухгалтерских услуг будет достаточно дать какую-либо слабину и вы сорвете выполнение заказов или будете сами их доделывать в торопях, естественно, в таких условиях ни о каком успешном предприятии говорить не приходится.
Только не забывайте , что человеческие качества никто не отменял. Повышать безосновательно голос, или не отпустить пораньше домой молодую маму к больному ребенку - такие поступки как раз не засчитаются Вам в "плюс", а скорее, создадут имидж тирана, которого просто перестанут уважать. Важно соблюдать баланс между строгим требованием результатов работы и мягким отношением к людям.
Поощрения и наказания
Моя хорошая знакомая - финансовый директор предприятия - при приеме на работу новых сотрудников ставит всего одно условие: "Если хочешь работать - я всегда помогу. Если не хочешь - уволю без объяснения причин." Действительно, люди приходят разные. Кто-то готов трудиться с желанием, и зарабатывать себе репутацию лучшего работника, а кто-то решил, что своим приходом он уже осчастливил предприятие. Если Вам доверили ответственный пост руководителя, научитесь отбрасывать сентиментальность, и увольнять недобросовестных работников.
А вот на похвалу и поощрения хороших специалистов не скупитесь! Если в Вашем распоряжении премирование работников, необходимо правильно распределить премии, чтобы работники почувствовали, что их труд оценен, и стремились удержать планку хорошего выполнения обязанностей. Не менее важно вовремя похвалить человека, отметив высокие результаты его стараний. Чувство собственной значимости в людях развито не менее сильно, чем любовь к материальным благам. Поэтому, не пренебрегайте этим простым способом повышения эффективности работы в коллективе - хвалите людей за их прилежный труд.
Процесс принятия решений
Как только человек становится начальником, он автоматически становится центром решения вопросов и проблем. Логично, если Вас назначили главным, значит, Вы знаете и умеете больше других. На самом деле, знать и уметь не обязательно, главное - принимать решения. Мне посчастливилось работать с одним руководителем, который блестяще управлял любым процессом: производственным, финансовым, техническим.
Он собирал специалистов на совещание, выслушивал их мнения, задавал вопросы, а потом принимал решение: "Делаем так, идем туда." И специалисты довольны, что их мнением дорожат, к ним прислушиваются, и решение принимается всегда взвешенное, обдуманное и профессиональное. А если Вы как руководитель боитесь доверять своим специалистам, то за что Вы им деньги платите? А если Вы не принимаете никакого решения, потому что сомневаетесь: "А вдруг ошибусь?", то какой Вы руководитель? Принимайте решения. Собственно, этого от Вас и ждут.
Доверяй, но проверяй
Хороший руководитель - не тот, кто все сделает сам, а тот, кто сможет правильно распределить обязанности, научить и проверить выполненную . Бывает, что задание поручается работнику, тот его выполняет по своему усмотрению, а потом руководитель кричит, что выполнено не так, и сам переделывает все заново. Не совершайте таких ошибок. Хотите конкретные параметры выполнения работы - объясните, покажите, и только потом проверяйте и предъявляйте претензии по поводу выполнения задания.
Если задача требует творческого подхода и проявления фантазии, то не бойтесь доверить ее сразу нескольким людям, пусть творят независимо друг от друга. Потом можно рассмотреть все варианты, и выбрать наиболее подходящий, или сделать "микс" идей и получить выдающийся результат. И еще важный момент поручения работы: всегда ставьте сроки выполнения. Причем, не забывайте, что реально работа будет делаться немножко дольше в силу обычного человеческого фактора. Но учитывайте тот же самый фактор при попытке поставить нереальные сроки. Самый популярный пример из жизни: "Когда надо сделать? Вчера. Но можно сегодня до конца дня - крайний срок." Будьте уверены, что как раз на следующий день работу сделают.
Командный дух
Хороший руководитель должен уметь не только организовать выполнение работы, но и создать так называемый "командный дух". Зачем он нужен? В коллективе людей всегда был, есть, и будет элемент соперничества. И хорошо, если человек пытается выделиться на общем фоне с помощью своих достижений и профессионализма. Но ни для кого не секрет, что мощным оружием против соперников являются сплетни, скандалы, "подсиживания". Пресекайте сразу и жестко подобные действия. Каждый человек в коллективе должен работать как необходимая часть одного большого организма. И Ваша задача - довести до сведения подчиненных, что цель у нас одна, и достигнув ее вместе, все от этого только выиграют. Не сторонитесь конфликтов в коллективе, решайте их, ведь они мешают эффективной работе.
Руководителем быть сложно. Но если все-таки Вам доверили такое ответственное дело, постарайтесь быть его достойным. Ведь при правильной организации процесса можно будет смело "снимать сливки" - пусть другие работают!
Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.
Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнееEffect of exercise training intensity on abdominal visceral fat and body composition . , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.
Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.
Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем местеCharacterizing reflective practice in design . . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.
Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает , которыми мы занимались до этого.
Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.
2. Не тратьте первые три часа впустую
Первые три часа после того, как вы начали день, - самое ценное время для продуктивности.
Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробужденияMorning-evening variation in human brain metabolism and memory circuits . . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.
Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы волиThe Physiology of Willpower: Linking Blood Glucose to Self-Control . . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.
Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.
Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.
Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.
Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.
Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.
- Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
- Используйте правило «90 - 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей .
- Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
- В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.
3. Ведите сбалансированный образ жизни
Сбалансированная жизнь - это ключ к продуктивности.
То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.
Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг - это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.
Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).
Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу . Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыкиThe cognitive benefits of play: Effects on the learning brain . .
4. Слушайте музыку на повторе
Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает , что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).
Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.
Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.
Правильная организация рабочего времени дает возможность выполнить все намеченные планы, заработать авторитет коллег, избежать нареканий начальства и почувствовать себя квалифицированным специалистом и мастером своего дела.
Для организации рабочего времени существует ряд принципов, следуя которым, можно достигнуть такого уровня в своей производственной деятельности, когда к концу рабочей недели у Вас не останется ни одной не решенной проблемы, и в пятницу вечером Вы будете думать не о будущем понедельнике, а о наступающем уик-энде. Все Ваши мысли будут заняты только тем, как максимально интересно и с пользой провести заслуженные выходные.
Чтобы выработать правильную методику действий для начала следует отметить, что существует ряд причин, которые влияют на создание дефицита рабочего времени. К ним можно отнести: нагромождение работы, спешку, суету при выполнении задания, не правильную расстановку приоритетов и как результат доработки дома и т.д.
На качество выполняемой работы также влияет заинтересованность в конечном результате (мотивация). Зачастую, знание того, что Ваш труд никогда не будет оценен по достоинству, лишает Вас всяческого желания выполнять работу качественно, быстро и не дает возможности правильно организовать свой рабочий день.
Существует ряд советов для решения этих проблем. Они довольно действенны, и следуя им работу можно превратить в радость, а не в тяжелое бремя.
Совет первый: В начале рабочей недели составьте список дел, которые необходимо решить до выходных. На первый план необходимо выдвинуть более объемные дела, которые требуют больше времени или для решения которых необходимы результаты работы других сотрудников. Затем распределите их в порядке важности и срочности. Зафиксируйте составленный план на бумаге. После выполнения очередной задачи её необходимо вычеркнуть из плана. Это даст Вам возможность увидеть результат Вашей работы, ощутить моральное удовлетворение и планировать свои силы в дальнейшем.
Совет второй: Недельный план следует разбить по дням недели также исходя из срочности, потребности и важности. Чтобы не держать все намеченное в голове, Вам необходимо завести «деловой блокнот».
Совет третий: Анализируя Ваш предыдущий опыт, определите те факторы, которые обычно мешают Вам в выполнении поставленных задач. Запишите их на бумаге для наглядности и попробуйте выяснить причину каждой из выявленных проблем. В дальнейшем старайтесь придерживаться сделанных Вами выводов.
Совет четвертый: Составьте график (регламент) своего рабочего дня. Для этого Вам необходимо учесть все: утренний подъем, завтрак, путь на работу, время выполнения намеченных заданий, время контактов с сотрудниками и начальством, время перерывов, не запланированные перерывы, без которых не обходится ни один рабочий день. Этот регламент необходимо согласовать с Вашими сотрудниками и руководством, чтобы в течение дня Вас попусту не отвлекали пустыми разговорами и несвоевременными заданиями.
Совет пятый: Определите для себя стимулы. Как известно, каждый из нас с большим интересом и рвением выполняет ту работу, которую ему «хочется» делать, а не ту, которую «надо». Имея стимул, все задания из разряда «надо» перейдут в разряд «хочется». После этого дело – только за Вами.
Совет шестой: Установите для себя четкие твердые сроки выполнения поставленных задач и старайтесь придерживаться их, чего бы Вам это ни стоило. В первое время это будет трудно, зато потом это «золотое» правило войдет у Вас в привычку. Не позволяйте никому без особо веских причин нарушать эти сроки. Только тогда Вы сможете добиться своего.
Совет седьмой: Всегда поощряйте как себя, так и своих сотрудников за качественную и своевременно выполненную работу или поручение. Это благоприятствует установлению здорового микроклимата в коллективе, заставляет сотрудников охотно выполнять просьбы друг друга и помогает в решении поставленных задач.
Выполняя эти советы, Вы сможете более плодотворно трудиться, довести до совершенства свой рабочий процесс, уйти от невыносимой текучки. Отправляясь домой, на душе Вы будете чувствовать легкость от выполненных задач (особенно, если они выполнены в полном объеме) и уважение к самому себе. С такими чувствами на завтра Вам снова захочется идти на работу, а не прятаться от начальства, опасаясь справедливого гнева за допущенные промахи и недоработки.
Как правильно организовать бизнес и работу своих подчиненных, задача не из легких. Но, естественно, она решаема.
Грамотная организация работы подчиненных
Есть два основных направления для организации своего бизнеса. Один из них европейский, а другой японский. В первом случае начальным этапом будет создание должностей, ставок, определение размеров заработных плат и подбор работников. И только после этого, непосредственно, организация самого бизнеса. При японском подходе вначале необходимо вникнуть в сам процесс производства товара, а уже потом делать из этого выводы. Можно сравнить эти два подхода на примере отечественного и японского автопрома, вывод очевиден.
Есть несколько полезных правил, касающихся организации работы подчиненных в бизнесе. Нужно помнить, что человек, впервые пришедший работать на предприятие, толком не знает, как правильно выполнять поставленную перед ним задачу. Поэтому его необходимо снабдить четким планом действий и оговорить его возможности на рабочем месте.
Людей, пришедшие устраиваться на работу могут быть условно распределены на три основные категории. В первой категории находятся те, кто свои обязанности выполняют четко и в срок. Таким можно доверить самые ответственные поручения. К сожалению, таких обычно около 3 процентов. Во второй категории встречаются люди, которые всегда постараются делать все по-своему, нарушая, при этом все правила. К ним можно отнести человека, который заходит в магазин с «кучей» денег и при этом крадет с полки шоколадку за 20 рублей. Число таких составляет около 5 процентов.
Как известно, большинство людей посещают работу, только чтобы получить зарплату. Ответственный и хороший сотрудник, мыслящий не только сегодняшним днем, обычно мотивируется не в денежном эквиваленте, а посредством более высоких должностей, то есть карьерным ростом. Такие люди готовы полностью потратиться сегодня, но при этом выиграть вдвое больше завтра.
Человека можно удержать на одном месте или подтолкнуть к работе мотивируя его нематериальными способами. Так можно поступить, если в бизнесе дела идут не очень, а работник требует повышения зарплаты. Например, можно попросту изменить название его должности
Внедряя различные новшества, их нужно отдать тем сотрудникам, которым они точно понадобятся.
Делая выводы можно сказать, что грамотный сотрудник, получивший правильную инструкцию, и выполняющий свою работу правильно подобранными инструментами будет выполнять ее хорошо и в намеченный срок.
