Способы определения степени грифа секретности документов. Проверка наличия и состояния секретных документов. Понятие тайны в делопроизводстве

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.

Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличиядокументов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.

Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых заре-гистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета поступивших документов, вместо номеров экземпляров проверяется количество отправленных листов), наименовании, номере и дате сопроводительного документа.

Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания). Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение.

Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они осуществляются путем проверки соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них.

Подводя итоги данной главы, можно сделать вывод, что:

• 1. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации.
• 2. Номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам.
• 3. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела.
• 4. Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения.
• 5. Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
• 6. Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ТЕМА №9 - ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ

Лекция 13 – Принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов

1. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов

2. Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (карточек)

3. Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов дел и носителей

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них,выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отравления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах Отметок о таком движении документов также могут случаться ошибке, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет. "Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации. Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и следующего возврата Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок о их регистрации и движении. Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:

Проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек)

Сразу после регистрации;

Проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации,

- сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок

По истечении каждого квартала;

Проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации,

Один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);

Проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах,

Один раз в год по истечении года (годовая проверка).

Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов. Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них. Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки о их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства. Самым оптимальным вариантом для других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дед и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение. В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках. Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: и др. Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок. Проверки правильности производства отметок о движении носителей, документов и дел заверяются подписями с проставлением даты. При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:

Охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;

Проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;

Фиксация конечных результатов проверок. Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду.

"ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И СЛУЖЕБНЫХ ТАЙН В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ"

"ПРИЧИНЫ, ВЫЗЫВАЮЩИЕ УТЕЧКУ СЕКРЕТНЫХ СВЕДЕНИЙ, И МЕРОПРИЯТИЯ ПО ЕЕ ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ"

Утечка секретных сведений - это их бесконтрольное распространение за пределы сферы обращения, ограниченной режимом секретности.

Причинами утечки секретных сведений могут быть:

• 
  нарушение исполнителями установленного режима секретности при выполнении закрытых работ;
• 
  при работе с секретными документами и изделиями;
• 
  разглашение секретных сведений при общении с посторонними лицами;
• 
  утрата секретных документов и изделий;
• 
  недостатки в организации работы по противодействию иностранным техническим разведкам;
• 
  упущения администрации и работников РСО в вопросах организации режима секретности;
• 
  несвоевременное принятие мер по закрытию выявленных каналов утечки информации.

Предотвращение утечки секретных сведений в организациях, учреждениях и на предприятиях обеспечивается:

• 
  установлением специального порядка допуска к секретным работам, документам и изделиям;
• 
  точным выполнением всех правил засекречивания и рассекречивания сведений;
• 
  выполнением всех требований секретного делопроизводства;
• 
  установлением специальных обязанностей для лиц, которые допускаются к секретным документам и изделиям;
• 
  ограничением выезда за рубеж лиц, осведомленных о государственных секретах;
• 
  установлением специальных правил в работе с иностранцами, которые посещают предприятия и организации, где ведутся секретные работы;
• 
  организацией ведения профилактической работы.

"ДОПУСК ЛИЦ К СЕКРЕТНЫМ РАБОТАМ И ДОКУМЕНТАМ"

К секретным работам и документам могут быть допущены только граждане России, которые по своим деловым, политическим и моральным качествам способны обеспечить сохранность доверенных им тайн. К секретным работам и документам не допускаются лица, имеющие:

• 
  психические заболевания;
• 
  лица, которые понесли уголовную ответственность;
• 
  лица, совершающие поступки, несовместимые с принципами нравственности и морали;
• 
  лица, имеющие постоянный контакт с лицами (родственниками) за границей.

На каждое лицо, допускаемое к секретным работам и документам, оформляется допуск, то есть официальное разрешение руководителя предприятия на право выполнения закрытых работ, на право ознакомления с секретными работами и документами.

Существует три формы допуска к секретным работам и документам:

1. 
   наивысшая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями ОВ, СС, С);
2. 
   вторая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями СС, С);
3. 
   третья форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями С).

При командировке сотрудников, имеющих допуск по месту основной работы, на другие предприятия им в первом отделе своего предприятия выдаются справки о допуске к секретным работам и документам, и выписываются командировочные предписания на право выполнения работ.

"ЗАСЕКРЕЧИВАНИЕ И РАССЕКРЕЧИВАНИЕ СВЕДЕНИЙ"

Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

1. 
   При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами: 1) решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;
2. 
   Объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;
3. 
   оптимизация объема засекречиваемых сведений;
4. 
   периодический просмотр степени секретности сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.

СД - секретный документ. СС - степень секретности.

Рассекречивание СД производится при:

1. 
   Изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;
2. 
   Окончании срока действия грифа;
3. 
   Изменении международной обстановки;
4. 
   Появлении новых достижений в науке и технике;
5. 
   Продаже или передаче вооружения другим странам;
6. 
   Снятии оружия или б/техники с вооружения.

Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.

"СЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (СДП)"

СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.

Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:

1. 
   Инструкция 0126;
2. 
   Ведомственные инструкции по СДП;
3. 
   ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).

"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"

Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.

Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.

"ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.

"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:

1. 
   СД выдаются только под личную роспись;
2. 
   Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
3. 
   При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
4. 
   Запрещается держать СД вместе с несекретными;
5. 
   Запрещается хранить СД в рабочих столах;
6. 
   При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
7. 
   Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
8. 
   Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
9. 
   При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

"ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

1. 
   СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
2. 
   СС документа определяется в соответствии с перечнями;
3. 
   Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
4. 
   В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
5. 
   В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
6. 
   Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
7. 
   Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.

"ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОФОРМЛЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДОКУМЕНТА"

Порядок оформления СД:

1. 
   Гриф;
2. 
   N экземпляра;
3. 
   Адрес;
4. 
   Текст;
5. 
   Приложения;
6. 
   Подпись;

Порядок оформления последнего листа:

1. 
   Исполнители;
2. 
   Гриф;
3. 
   Количество листов и экземпляров;
4. 
   адреса экземпляров;
5. 
   Машинистка;
6. 
   Дата.

"РАЗМНОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.

"ПЕРЕСЫЛКА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.

Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.

"УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:

1. 
   Оценка ценности СД;
2. 
   Написание акта на уничтожение СД;
3. 
   Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;
4. 
   Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;
5. 
   Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.

"ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ИЗДЕЛИЯМИ (СИ)". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

Учет делится на предварительный и основной. Предварительный учет ведется при опытном производстве, а основной - при серийном производстве. Начало учета устанавливается:

1. 
   При опытном производстве - с момента начала изготовления изделия по секретным чертежам, или с момента, указанного в их документации;
2. 
   При серийном производстве - с момента, указанного в технических или сопроводительных картах. Если изделие изготовляется из секретных заготовок, то его учет начинается с момента получения этих заготовок. При поступлении изделий извне, их учет начинается с момента поступления. СИ учитываются отдельно от не- секретных. При их учете используются только УН и УО. На каждое изделие оформляется тех. паспорт или формуляр, которые учитываются как СД.

"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

СИ хранятся в упакованном виде, или под опломбированными чехлами. СИ могут храниться:

1. 
   В спец. хранилищах;
2. 
   На позициях;
3. 
   В местах стоянок;
4. 
   В лабораториях и учебных классах.

Места хранения СИ должны быть оборудованы сигнализацией. Малогабаритные СИ могут сдаваться на хранение в 1-е отделы. При хранении СИ на рабочем месте, после окончания работы с ним оно должно быть зачехлено, а помещение - опечатано и сдано под охрану.

"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ТРАНСПОРТИРОВКЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

Различают внутреннюю и внешнюю транспортировку СИ. Внутренняя транспортировка - это погрузка, выгрузка и перевозка СИ в пределах охраняемой территории предприятия. При внутренней транспортировке необходимо применять меры по маскировке от средств технической разведки. При внешней транспортировке должны быть применены меры по охране СИ, по его маскировке от технической разведки и по скрытию маршрутов транспортировки и средств доставки.

"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ (РС) ПРИ ИСПЫТАНИИ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

Необходимо соблюдать следующие меры:

1. 
   Ограничивать круг лиц, допущенных к испытаниям;
2. 
   Ознакомление только с теми частями и блоками, которые необходимы для проведения испытаний;
3. 
   Физическая и техническая охрана полигона;
4. 
   Легендирование проводимых испытаний;
5. 
   Маскировка изделий и полигонной аппаратуры;
6. 
   Ликвидация всех следов и последствий сразу же после окончания проведения испытаний.

"УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

Уничтожению подлежат СИ, утратившие практическую и научную ценность, забракованные в процессе производства, пришедшие в негодность в результате испытаний, выработавшие свой ресурс. Для уничтожения СИ назначается комиссия. Порядок действия комиссии:

1. 
   Оценка СИ на годность;
2. 
   Составление акта на уничтожение;
3. 
   Сверка комплектации СИ с записью в карточках учета;
4. 
   Проставление росписей членов комиссии и представление акта на утверждение руководителю предприятия;
5. 
   Уничтожение. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.

"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ (ТСПИ)"

К организационным мероприятиям относятся:

• 
  отключение телефонов и динамиков от линии
• 
  изъятие эл. Часов
• 
  отключение систем селекторной и диспетчерской связи.

Технич. меры:

• 
  -экранирование устр-в, излучающих ЭМ энергию
• 
  контуры заземления в пределах охраняемой территории
• 
  установка спец. устройств в телефоны
• 
  питание ЭВТ от мотор-генераторов. (ЭМ – электромагнитный).

"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ДИССЕРТАЦИОННЫХ И ДИПЛОМНЫХ РАБОТ"

С точки зрения РС процесс выполнения состоит из след. частей:

1. 
   Подготовка к выполнению, утверждение темы и плана работ;
2. 
   Непосредственно выполнение работы;
3. 
   Защита работы и опубликование результата.

1-й этап: Исполнитель вместе с научным руководителем, определяет степень секретности работы, которая должна быть согласована с РСО предприятия, по тематике которого эта работа выполняется.

2-й этап: РСО предприятия обязаны установить РС по данной работе, который действует до полного завершения работы, включая этап защиты.

3-й этап: Должны быть согласованы и утверждены официальные оппоненты и организации, которые дают отзыв на работу. Определяется и утверждается список лиц, которые допускаются на защиту. Приказом рук-ля предпр-я выделяется спец. аудитория, в которой устанавливается пропускной режим. С целью опубликования результатов работы в открытой печати исполнитель работы обязан представить материалы, предназначенные для опубликования, в экспертную комиссию предприятия, которая определяет возможность опубликования. Если решение положительно, то диссертант (дипломант) должен подготовить документы к опубликованию на основе 2-х документов:

1. 
   Положение о порядке подготовки материалов, предназначенных для опубликования в открытой печати и в изданиях с грифом "Для служебного пользования".
2. 
   Перечень сведений, запрещенных к публикации в открытой печати, передаче по радио и ТВ.

"ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ РАССЛЕДОВАНИЙ ПО ФАКТАМ РАЗГЛАШЕНИЯ СЕКРЕТНЫХ СВЕДЕНИЙ, ПО ФАКТАМ УТРАТЫ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ"

Каждый исполнитель, обнаруживший недостачу СД или СИ или узнавший о разглашении секр. сведений, обязан немедленно доложить о случившемся своему непосредственному начальнику и в РСО предприятия. Администрация предприятия в свою очередь должна:

• 
  - сообщить о происшедшем в вышестоящую орг-цию и в местный орган ГБ;
• 
  принять меры к немедленному розыску утраченных СД и СИ;
• 
  провести служебное расследование (Сл.Р.). Для проведения Сл.Р. приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в которую входят работники РСО и представители подразд. предприятия. Комиссия должна: - взять письменное объяснение у лиц, виновных и причастных к случившемуся;
• 
  тщательно разобраться в обстоятельствах происшедшего;

в заключение своей работы представить акт с соответств. выводами.

Для определения степени секретности утраченных сведений назначается другая комиссия, работа которой заканчивается предварительным заключением о степени секретности утраченных сведений. Акт 1-ой и заключение 2-ой комиссии и письменные объяснения виновных и причастных лиц утверждаются руководителем предприятия и направляются в прокуратуру, органы ГБ и вышестоящие инстанции.

"ПРАВОВАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ГРАЖДАН ЗА ПОСЯГАТЕЛЬСТВО НА ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СЕКРЕТЫ, ЗА ГРУБЫЕ НАРУШЕНИЯ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ"

Правовая ответственность граждан за нарушение требований РС и за посягательство на гос.секреты определяется соотв. статьями уголовного и административного права.

Уголовное право предусматривает ответственность:

• 
  за измену Родине в форме шпионажа и выдачу гос.тайны противнику
• 
  за разглашение гос.тайны без признаков измены Родине
• 
  за утрату СД и СИ, содержащих гос.тайну.

Ст. 64а УК РФ (измена Родине в форме шпионажа и выдача гос.тайны противнику): - высшая мера; - лишение свободы (от 10 до 15 лет); - ссылка (5 лет); - конфискация имущества. Ст. 64б: гражданин, завербованный и получивший шпионское задание, но не предпринявший никаких шагов во исполнение этого задания и добровольно заявивший о своих связях с иностранной разведкой, уголовной ответственности не подлежит. Иностр. граждане, виновные в шпионаже: Ст. 65 УК РФ (от 7 до 15 лет). Граждане, виновные в разглашении гос.тайны без признаков измены Родине: Ст. 75 УК РФ (от 2 до 5 лет, при существенном ущербе - от 5 до 8 лет). Граждане, виновные в утрате СД и СИ: Ст. 76 УК РФ (от 1 до 3 лет, при существенном ущербе - от 3 до 8 лет).

"ОСНОВЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ ОТ ТЕХНИЧЕСКОЙ РАЗВЕДКИ"

Проверка наличия документов, дел и носителей информации - предназначена для установления реального соответствия имеющихся в наличии конфиденциальных документов, дел и носителей записям в учетных формах.

Проверки могут быть регламентированными (периодическими, цикличными) и нерегламентированными (внеочередные).

Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. О недостаче носителей секретной информации немедленно докладывается руководителю учреждения, а также ставится в известность отдел безопасности.

В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:

· установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

· выявление и устранение недостатков в учёте документов;

· выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

· выявление и учёт документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

· выявление непрофильных документов.

Проверка наличия и достояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.

Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

· сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

· подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

· изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

· изымать единицы хранения, заражённые плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

· изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учёта и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в её ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов и в акте проверки наличия и состояния документов.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учёта и описания) проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

Результаты проверки физического состояния документов заносятся в картотеку учёта физического состояния документов.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учётные документы. После проверки наличия коробки с документами могут опечатываться.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов.

Решение о снятии документов с учёта оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учёта.

40 порядок уничтожения документов, дел и носителей информации .

При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой конфиденциального делопроизводства. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:
подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению;
оформление акта на уничтожение;
уничтожение документов по акту;
уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:
выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;
систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.
С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов.

Задачи руководителей по соблюдению режима секретности

1. Руководитель обязан организовать обучение и проверить знания основных положений документов по режиму секретности;

2. Для исполнения секретных документов использовать только специальные блокноты, зарегистрированные тетради или предварительно учтенные в секретариате отдельные листы бумаги;

3. Обеспечение контроля за тем, чтобы передача секретных документов от одного работника другому осуществлялась только под роспись;

4. Снабдить всех сотрудников, работающих с секретными документами металлическими сейфами с двумя экземплярами ключей и личными печатями сотрудников;

5. При формировании документов в дела необходимо производить отметки в журналах или карточках в какой том и на какой странице подшит документ;

6. Исключить вынос секретной документации за пределы ведомственных зданий в обход существующих правил;

7. Исключить перевоз секретных документов без надлежащей охраны на личном или общественном транспорте.

Секретное делопроизводство

Делопроизводство – документирование и организация работы с документами (документооборот).

Документирование – составление, оформление и печатание, размножение документа.

Документооборот – движение документа внутри органа с момента его получения или создания до отправки или уничтожения.

В зависимости от документооборота учет документов ведется в журналах или карточках. При организации делопроизводства разрабатывается номенклатура дел и оформляется журнал учета журналов и карточек. Данный журнал является переходящим. В секретном делопроизводстве используется журналы и карточки для входящей, исходящей и документации внутреннего обращения.

Журналы и карточки входящих и исходящих, документов внутреннего обращения заводятся ежегодно, остальные ведутся до окончания.

Оформление журналов

Каждый журнал или карточка регистрируются и выдаются исполнителю под расписку. Листы журналов должны быть прошиты, пронумерованы и опечатаны. На последнем листе каждого журнала делается заверительная надпись работника секретариата о количестве опечатанных в журнале листов.

Всем документам и входящим и исходящим регистрируемый номер присваивается один раз, под которым они затем везде учитываются. После регистрационного номера указывается: ОВ, СС или С.

Документы ОВ учитываются отдельно, а СС и С – вместе. Если в журнал внесены исправления, они заверяются подписью и датой. Запрещено надписи подчищать и замазывать.

Порядок хранения секретных документов

Требования к помещениям:

1. Должны находиться в средних этажах зданий и не должны иметь вблизи различных сооружений, облегчающих возможность проникновения (пожарных лестниц, водосточных труб, балконов, крыш, пристроек).

2. Помещение должно быть изолированным, отвечающее требованиям противопожарной безопасности, желательно с капитальными стенами и перекрытиями.

3. Должны иметь металлические или деревянные обитые железом двери с надежными замками.

4. Окна должны оснащаться средствами, исключающими возможность просмотра через них секретных документов, а также проникновения через них в помещение.

5. При необходимости окна и двери блокируются сигнализацией.

6. Возможна охрана людьми.

В целях исключения доступа посторонних лиц в местах хранения секретных документов, они оборудуются специальными окнами для приема и выдачи документов.

Работа с документами, не подлежащими выдаче на рабочие места, осуществляется в специальных изолированных комнатах. Доступ в эти помещения разрешен исключительно руководителям органов, работникам секретариата и лицам, отвечающим за сохранность документов.

Документы Особой Важности хранятся только в сейфах отдельно от других документов. С и СС могут храниться на открытых стеллажах.

Работники, работающие с секретными документами должны иметь сейф, второй ключ от которого находится у ответственного лица. По окончании рабочего дня опечатывается сейф, помещение. Рабочий день начинается с осмотра печатей. Если печать нарушена, об этом докладывается руководителю и проводится проверка. Если в отсутствии лица необходимо вскрыть его сейф для изъятия документов, то создается комиссия и составляется акт вскрытия помещения и изъятия документов.

В случае пожара и других стихийных бедствий разрабатывается инструкция, утвержденная начальником, предусматривающая порядок вызова ответственных должностных лиц, вскрытия помещений, очередность спасания дел и документов, а также порядок их последующего размещения.

Печатание и учет документов в машинописном бюро

Помещение, где работает машинистка должно отвечать безопасности.

Принимает машинистка черновики, только на зарегистрированной бумаге (листы, спецблокнот). Эти черновики регистрируются в журнале машбюро.

На отпечатанном документе в правом верхнем углу гриф секретности и номер пункта перечня, в соответствии с которым проведено засекречивание и номер экземпляра. На обороте каждого листа указывается номер машбюро, количество отпечатанных экземпляров и для кого отпечатаны, фамилия машинистки и фамилия исполнителя. Если секретный документ печатает сам исполнитель, то документ вначале регистрируется в машбюро, а затем туда же сдается для оформления.

Оформление, учет, хранение рабочих тетрадей, специальных блокнотов и порядок их уничтожения

Рабочие тетради предназначены для ведения секретных записей. Эти тетради учитываются в журнале. Листы тетради нумеруются, прошиваются, опечатываются и заверяются подписью работника секретариата.

Спецблокноты для подготовки черновиков также учитываются в журнале, листы и корешки нумеруются.

Отдельные листы бумаги, выдаваемые исполнителем для составления документов и черновиков также учитываются в журнале. На таких листах проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты.

Для учета и передачи секретных документов, находящихся у исполнителей секретариат выделят внутренние описи, которые регистрируются в журнале.

Порядок уничтожения секретных документов

Приказом начальника создается комиссия. Комиссия отбирает документы, подлежащие уничтожению и составляет акт, в котором перечисляются документы, отобранные для уничтожения. Уничтожаются обычно в топках или измельчением в специальных машинах.

Акт уничтожения документов

________________

(гриф секретности)

РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ

_________________________________

(должность)

____________ __________________

(подпись) (фамилия)

«___»___________________20__ г.

АКТ №________

Комиссия в составе _________________________________________________________

(должности и фамилии)

________________________________________________________________________________

Отобрала для уничтожения, утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности, следующие документальные материалы:

Всего подлежит уничтожению _________________________________ наименований (прописью)

документальных материалов в ________________ экземплярах, в _______________ томах.

(прописью) (прописью)

Члены комиссии:

1. ________________________________

2. ________________________________

3. ________________________________

(подписи)

«____»_________________20__ г.

Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил _________________________________________________________

(фамилия, подпись)

Документальные материалы перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем ___________________________________________________

«____»________________20 г.

Члены комиссии:

1. _______________________________

2. _______________________________

3. _______________________________

(подписи)

Отметки в учетах об уничтожении документальных материалов произвел _________________________________________________________

(фамилия, подпись)

«____»________________20__ г.

Без составления акта, но с отметкой в журнале учета и проставлением даты уничтожения, уничтожаются следующие материалы:

· черновики и проекты секретных сведений;

· испорченные листы спецблокнотов;

· корешки спецблокнотов и внутренние описи,

· испорченные секретные бланки и т.д.

Порядок обращения со сведениями ограниченного распространения

Касается служебной информации. Эти сведения не составляют государственной тайны, однако ее разглашение может нанести ущерб интересам ведомства. Обычно на таких документах ставится гриф ДСП. За утрату данных сведений, наступает только дисциплинарная ответственность.

Проверка наличия документов

Осуществляется в целях предупреждения их утраты и соблюдения порядка их хранения и работы с ними. Осуществляется комиссией, которая по результатам проверки составляется акт.

Сроки проверки: документы особой важности проверяются ежемесячно; секретные и совершенно секретные документы, не подшитые в дела – один раз в полгода; по окончании года проверяются все документы; документы с грифом ДСП проверяются один раз в год.

В ходе проверки не требуется сдача документов исполнителями, однако, их наличие на рабочем месте обязательно.

С разрешения начальника органа могут проводиться внезапные проверки.

Проведение служебного расследования

По каждому факту разглашения секретных сведений, утраты документов, содержащих такие сведения, проводится служебное расследование. Для этого приказом начальника создается комиссия из трех человек, которые не заинтересованы в исходе дела. Комиссия вправе производить осмотр помещений, сейфов и других мест, где могут находиться утраченные документы, проверять полистно секретную документацию, опрашивать сотрудников, виновных в разглашении секретных сведений, либо утрате документов, а также других сотрудников, которые могут оказать содействие в установлении обстоятельств разглашения, либо утраты документов.

На проведение служебного расследования, отводится срок не более месяца. По окончании расследования комиссия составляет заключение, к которому прилагаются объяснение лиц, акт осмотра и другие документы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

по факту утраты

ООО «Вихрь»

г.Брянск «__» __________ 20__ г.

Я, начальник службы безопасности ООО «Вихрь» ____________________, рассмотрев факты утраты документа, установил, что «__» __________ 20__г. сотрудник ______________ получил секретный документ, о чем расписался в журнале учета секретных документов.

Обеспечение режима секретности в других государствах

Самая жесткая система защиты информации в США. Она предусматривает возможность проверки сотрудников на благонадежность путем перлюстрации корреспонденции (прочтения, просмотра), прослушивания телефонов, слежки, провокации. Осуществляется контрразведывательное образование населения, включающее воспитание ответственности за охрану секретов, бдительности, выработку умения давать правильную оценку действиям, представляющим угрозу национальной безопасности.

В Великобритании защита информации базируется на законе «О Государственной тайне» 1911 года, который предусматривает радиоперехват, подслушивание телефонов, перлюстрацию корреспонденции.

Во Франции информация защищается на основании закона 1960 года «О секретах», который предусматривает смертную казнь. Ответственность также наступает за разглашение сведений по неосторожности.

В Германии защита информации регулируется нормативными актами МВД. Директива «О безопасности» 1988 года предусматривает создание федеральных органов, уполномоченных по охране секретов. Согласно этой директиве не допускаются к работе с секретной документацией лица с политической неблагонадежностью, психическими расстройствами, половыми извращениями, лиц, чьи биографические сведения нельзя подтвердить.