Расписка в получении справок при увольнении. Когда и как работодатель обязан выдать уволившемуся работнику трудовую книжку? Для чего нужна расписка о получении трудовой книжки на руки
Трудовая книжка является важным документом для любого трудящегося гражданина. Если человек не работает, то она находится у него на руках. При трудоустройстве в список документации, который требуется от соискателя, обязательно включается обозначенное удостоверение. Если же гражданин числится в штате определенной компании, то данный документ хранится в кадровой службе этого предприятия. И с этого момента полную ответственность за ее сохранность несет администрация предприятия. Приказом руководства выбирается конкретное лицо, в обязанности которого входит учет документации всех работников.
При увольнении данный документ отдается работнику на руки. Однако многие работодатели желают получить официальную бумагу от получателя, подтверждающую факт выдачи. Получив такое подтверждение, руководители компаний могут обезопасить себя от недобросовестных работников, которые после увольнения могут предъявить претензии.
Как написать расписку о получении трудовой книжки?
Выдача на руки работнику его личной трудовой книжки является возможной в двух ситуациях:
- В случае увольнения;
- Необходимость оформить социальные выплаты.
Форма расписки о получении трудовой книжки при увольнении является произвольной. Традиционно для нее используют фирменные бланки, поэтому наименования предприятия там уже имеется.
Если работнику требуется составить письменное обращение, следует сразу внести данные компании и личные данные. В центральной части нужно написать название самого документа и основание для его составления. Упоминаются обстоятельства этого основания, после чего работник должен поставить свою подпись. Недалеко от его подписи расписаться обязан и кадровый сотрудник предприятия.
Расписка при получении трудовой книжки при увольнении – образец
При необходимости оформить документ, который будет служить подтверждением факта получения рабочего удостоверения, делается акцент на том, что на момент выдачи документ находится в хорошем состоянии. Помимо указанной информации требуется отразить наименование компании и персональные данные заявителя и руководителя. Обязательный реквизит расписки – наличие подписи уволенного работника. Специалист из отдела кадров тоже расписывается, подтверждая выдачу на руки документа после увольнения.
Расписка в получении трудовой книжки на руки на время – образец
Второе возможное основание получения рабочего удостоверения, кроме увольнения – это возможность получить определенные льготы и решить вопросы, с ними связанные. Например, пенсионеру может понадобиться перерасчет пенсии. Такое письмо составляется на имя директора либо на имя руководителя кадровой службы. Заявитель должен уточнить свои данные и от своего имени подтвердить выдачу. Обязательно в подтверждающем акте должно присутствовать упоминание необходимости вернуть книгу. Также следует написать период, в течение которого произойдет возврат акта.
Расписка в получении трудовой книжки умершего – образец
Получателем рабочего удостоверения трудящегося в случае смерти сотрудника может стать его родственник. В тексте соответствующего письма родственник указывает:
- Свои ФИО и паспортные данные;
- После чего подтверждает факт выдачи документа;
- Также он записывает ФИО умершего родственника, являющегося владельцем рабочего акта.
Если претензий по ее оформлению и внесенным записям нет, то эта информация также вносится в документ. В конце гражданин ставит личную подпись и указывает дату написания подтверждающего акта.
Расписка для получения трудовой книжки для оформления пенсии – образец
В этом случае работник, числящийся в штате, берет трудовую книжку для того, чтобы предоставить ее в Пенсионный Фонд. Сотрудник указывает срок, в который обязуется вернуть данный документ. Также в тексте обращения надлежит отметить, что нет претензий к оформлению этого документа. Здесь тоже должны присутствовать две подписи – работника — получателя и инспектора из отдела кадров.
Журнал регистрации расписок в получении трудовых книжек
Как и в отношении многих других документов, здесь также актуальным является правило о необходимости в учете всей поступающей документации. Подходящим для этого случая является журнал регистрации. Обязательных требований к его содержанию либо к форме в законодательстве нет. Можно использовать даже самую простую стандартную форму, состоящую из четырех столбцов:
- ФИО сотрудника;
- Фраза «Получил расписку»;
- Дата выдачи;
- Подтверждающая подпись.
При ведение рабочего делопроизводства каждый представитель данной сферы обязан знать необходимые правила, установленные в отношении конкретного процесса. Важным условием является тщательное соблюдение всех норм.
Трудовая книжка работника хранится у работодателя. При увольнении он обязан ее выдать. На первый взгляд кажется, что все просто и понятно. Однако на практике по поводу выдачи трудовой книжки между сторонами трудовых отношений часто возникают споры.
Когда отдают трудовую книжку при увольнении?
Выдача трудовой книжки при увольнении ТК РФ регулируется ст. 84.1. Согласно ее положениям свою книжку работник получает в последний день работы, который и считается днем увольнения.
Работодатель не вправе выполнить это действие ни на день раньше, ни на день позже – только в день увольнения (последний рабочий день)
. А вот сотрудник имеет право забрать свой документ и гораздо позже после увольнения. В этом случае срок выдачи трудовой книжки при увольнении ничем не регламентирован – работодатель обязан хранить трудовую книжку до востребования
.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Правила выдачи регламентируются ст 84.1 ТК РФ, а также положениями Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".
Выдача книжки происходит в следующем порядке:
- Работником издается приказ об увольнении.
- В трудовую книжку вносится запись о расторжении трудового договора с указанием даты, причины, увольнения со ссылкой на статьи ТК, а также - номером приказа об увольнении.
- Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями работодателя и сотрудника, а также печатью.
- Информация об увольнении и выдаче трудовой книжки вносится в личное дело работника, где последний расписывается.
- В журнал движения трудовых книжек также вносится пометка о выдаче книжки конкретному работнику, который подтверждает этот факт личной подписью в журнале.
- Трудовая книжка выдается на руки сотруднику.
Многие работодатели пытаются себя перестраховать: составляют дополнительно акт о передаче трудовой книжки или просят сотрудника написать расписку.
Этот документ пишется от лица сотрудника, получившего книжку. Строгой формы составления также нет – подойдет как письменный, так и печатный вариант. Главное, чтобы внизу под текстом стояла подпись работника. В тексте ему следует указать, что в день увольнения (ставит конкретную дату) он получил ТК, а также – что не имеет претензий к работодателю.
Расписка о получении трудовой книжки
Я, Иванов Иван Иванович, получил в ПАО «Газпром» свою трудовую книжку в день увольнения 21 декабря 2017 года.
Претензий к работодателю не имею.
Данный документ хранится в архиве в личном деле сотрудника.
Также расписку о получении в обязательном порядке пишут родственники умершего сотрудника, которые пришли забрать его трудовую книжку. Однако одной лишь расписки недостаточно, чтобы работодатель выдал им трудовую. Необходимо также предоставить документы, подтверждающие родство с умершим сотрудником.
Заявление на выдачу трудовой
Данный документ писать необязательно. Работодатель обязан выдать трудовую безо всяких заявлений, написанных от лица работника.
Однако составление заявления о выдаче трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:
- Работник не увольняется, а просто хочет получить на руки трудовую для предоставления ее, к примеру, в Пенсионный фонд или банк при оформлении кредита. .
- Сотрудник после увольнения хочет получить документ посредством почтовой связи, поэтому составляет заявление о передаче трудовой книжки по почте. Установленной формы такого заявления нет. В самом упрощенном виде оно может выглядеть так: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте». Обязательно в конце необходимо указать дату составления и свою подпись с расшифровкой. Если Вы хотите, чтобы письмо направили не по тому адресу, с которого будете отправлять заявление, не забудьте уточнить этот момент и новый адрес.
- Бывший сотрудник пишет исковое заявление о выдаче трудовой книжки в суд, потому что работодатель не отдает ее добровольно.
Подавать иск в суд нужно после того, как Вы попробовали урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке, но получили отказ. Желательно, чтобы этот факт можно было подтвердить (ведь ответчик может попросту заявить, что Вы не приходили за документ и его вины в этом нет). Так как работодатель сам не напишет Вам письменный отказ, поскольку это явное нарушение закона, и скорее всего, он об этом знает, рекомендуем направить на адрес учреждения заказное письмо с заявлением выдать трудовую книжку. Предоставив суду копию этого заявления и уведомление о получении, Вы докажете судье, что предпринимали попытки забрать трудовую.
Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку
На Ваш выбор Вы можете обратиться за защитой своих прав в следующие инстанции:
- Трудовая инспекция.
Подать жалобу можно:
- Лично в инспекцию;
- по почте;
- на сайте онлайнинспекция.рф
- Прокуратура . По форме заявление будет несколько отличаться от жалобы в трудовую инспекцию. .
- Суд. В суд направлять исковое заявление целесообразно, когда Вы попробовали восстановить нарушенные права через указанные выше инстанции, поскольку обращение в них бесплатное (а в суде придется платить госпошлину), жалоба рассматривается в более сжатые сроки (в течение 30 дней, а слушание по Вашему делу может быть назначено только через 30 дней – все зависит от загруженности суда). .
Когда должны отдать трудовую книжку, если сотрудник отсутствовал в день увольнения
Согласно ст. 84.1 ТК РФ по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Если сотрудник не может забрать лично: как быть
Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.
Отправка по почте
Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.
Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.
Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.
Также рекомендуем составить опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения, где укажите, что работнику высылаете требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Нередки случаи, когда в суде работодатель предъявляет уведомление о вручении, на что получатель заявляет, что письмо получал, однако в нем не содержалось требования – вместо него был вложен чистый лист или открытка. Если будет опись – уже никак не схитришь...
Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия.
Отправка трудовой книжки по почте без получения на то согласия работника – грубое нарушение закона. Такие действия можно оспорить в суде или написать жалобу в прокуратуру.
Выдача представителю по доверенности
Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.
Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:
- Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе. Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
- Формулировку полномочий представителя. Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
- Срок действия доверенности. «Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
- Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса. Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.
Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.
Выдача родственникам
Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.
Ответственность работодателя за невыдачу книжки
Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:
- Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
- От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
- От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
- От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.
Штраф уплачивается в пользу государства.
- В пользу сотрудника, которому не была выдана трудовая или ее выдача была задержана по вине работодателя, согласно ст. 234 ТК РФ выплачивается компенсация в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения до дня выдачи соответствующего документа.
- Сотрудник вправе также взыскать моральную компенсацию, если докажет, что пережитый стресс отразился на его здоровье.
Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:
- несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
- при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее. В случаях, если работодатель задерживает у себя трудовую, ответственность с него не снимается.
Трудовая книжка представляет собой значимый документ, который необходим всем работающим гражданам для удостоверения продолжительности работы и опыта в определенной области.
Если лицо теряет ее, на восстановление может уйти масса времени. Поэтому, лучше всего держать на контроле, где находится бумага. В этой статье мы подробно остановимся на вопросах, связанных с распиской в получении трудовой книжки на руки при увольнении, а также приведем образец ее написания.
В действующем законодательстве закреплена норма, в соответствии с которой работодатель должен выдать работнику трудовую в двух случаях:
- Увольнение .
- Обязательное социальное страхование .
На каждом предприятии имеется уполномоченный работник, который ведет и отвечает за сохранность подобных бланков. В связи с тем, что такое лицо несет персональную ответственность, он не имеет права просто отдавать их любому работнику.
Именно в этом случае и составляется соответствующая расписка, которая свидетельствует о том, что бумага выдан на руки работнику при увольнении.
Что говорит закон
Согласно действующему законодательству, документ хранится у работодателя. Так, если разбираться более подробно, он представляет собой бланк строгой отчетности и обязательно находится в специализированном месте.
Ответственность за хранение и выдачу официальной бумаги несет работник отдела кадров, который назначается приказом руководителя предприятия. Согласно установленным правилам, только этот работник имеет доступ к подобным бланкам.
Информацию о том, как правильно вести и хранить бумагу, есть в определенных нормативно-правовых актах, которые вы можете увидеть далее. Так, для тех, кто интересуется паровой стороной вопроса, все интересующие положения можно отыскать в:
- Трудовом кодексе страны;
- от 16.04.2003 года, которое полностью посвящено всем вопросам, связанным с трудовыми книжками.
Правила написания расписки
Если у вас возникло желание ознакомиться, как грамотно оформляется расписка в получении трудовой книжки при увольнении, тем не менее, образец вы не нашли по месту работы, ее вполне можно составить в вольной форме.
- Бумага пишется в письменной форме в простом виде от руки на чистом листе бумаги или фирменном бланке предприятия. Кроме того, ее можно напечатать на компьютере, тем не менее, данный вариант не из лучших, так как при возникновении спорных ситуаций, доказать, что она составлялась конкретным лицом будет проблематично.
- Бумага составляется без исправлений и ошибок. Любые исправления не приветствуются и если таковые возникли, стоит его переписать.
- Текст должен состоять из таких сведений:
– название предприятия;
– место и дата составления;
– ФИО лица, которое пишет расписку, паспортные сведения.
В том случае, когда ее получение происходит по доверенности, об этом делается отметка, а также в обязательном порядке указывается, кто именно забирает документ. - После необходимо указать номер документа и остальные характеристики, которые его идентифицируют. Очень важно указать, по какой причине лицо забирает документ.
- В конце лицо обязательно должно поставить свою подпись, причем она должна быть максимально идентична той, что есть в паспорте. Кроме того, подпись должен поставить и тот человек, который принимает бумагу. Также, к ней в обязательном порядке должны быть приложены копии всех листов книжки, которые необходимо удостоверить печатью предприятия и подписью работника отдела кадров. Это все необходимо делать для того, чтобы при утрате владельцем своей книги с записями о работе, можно было восстановить ее сведения.
Работодатель отвечает за сохранность трудовых книжек своих сотрудников в течение всего периода их работы. Когда документ можно выдать работнику на руки, и каким образом оформить такую выдачу, расскажем далее.
Трудовые книжки: хранение
Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Местом хранения обычно является отдел кадров или бухгалтерия фирмы, то есть отдел, отвечающий за оформление на работу и увольнение.
Учитываются трудовые книжки и вкладыши в специальной Книге учета. В ней регистрируются все трудовые книжки, полученные от работников при их поступлении на работу, и выданные работникам, не имеющим ранее стажа. При заведении нового бланка работникам без стажа, работодатель, по их заявлению, производит удержание за трудовую книжку из заработной платы в размере стоимости бланка.
Когда можно выдать трудовую на руки
Выдать на руки трудовую книжку допустимо лишь в двух случаях:
- при увольнении работника – в последний день его работы у работодателя;
- для предоставления оригинала документа в ПФР при назначении пенсии – потребуется заявление на выдачу трудовой книжки, причем работник обязан передать трудовую книжку работодателю, после ее возвращения фондом, в трехдневный срок (ст. 62 ТК РФ). Отказать в такой выдаче работодатель не вправе.
В остальных случаях (для получения кредита, выезда за границу и т.д.) трудовая книжка выдается работнику в виде заверенной копии (п.7 Правил, ст. 62 ТК РФ).
Заявление на выдачу трудовой книжки
Если работнику временно понадобилась трудовая книжка, чтобы предоставить ее в ПФР, он должен написать заявление. Форма такого заявления официально не утверждена, но в нем должны присутствовать:
- фраза «прошу выдать трудовую книжку», заявление также должно содержать цель такой выдачи,
- подтверждение того, что работник уведомлен о том, что в срок до 3 дней должен передать трудовую книжку работодателю после ее возврата из Фонда,
- подпись работника и дата.
Заявка на выдачу трудовой книжки (образец):
А.А. Петрову
от начальника отдела контроля
Крыловой Анны Ивановны
Заявление
Согласно ст. 62 ТК РФ, прошу выдать мне трудовую книжку серия ТК-III № 0123456 в оригинале для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства в связи с оформлением трудовой пенсии по старости.
Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в отдел кадров ООО «Авангард» не позднее 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда уведомлена.
20.06.2017 г. Крылова
Расписка в получении трудовой книжки
Выдавая оригинал документа работнику, работодателю следует не только сделать его ксерокопию, но и взять с работника расписку о получении трудовой книжки на руки, тем самым сняв с себя ответственность за ее сохранность во время нахождения вне территории предприятия.
Что должна содержать такая расписка:
- дату составления,
- серию и номер книжки,
- причину выдачи,
- срок возврата документа работником,
- подпись работника.
Когда работник вернет трудовую, расписка должна быть «погашена», а работнику выдается «встречная» расписка работодателя о возврате документа.
Расписка в получении трудовой книжки (образец):
Генеральному директору ООО «Авангард»
А.А. Петрову
от начальника отдела контроля
Крыловой Анны Ивановны
Расписка
Я, Крылова Анна Ивановна, подтверждаю, что 20 июня 2016 года в отделе кадров ООО «Авангард» мною получен оригинал трудовой книжки серия ТК-III № 0123456 для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства для оформления трудовой пенсии по старости.
Обязуюсь вернуть полученную трудовую книжку в течение 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда.
