Invoice счет. Цель экспорта в инвойсе что писать: инвойсирование. Проверка данных в инвойсе

При покупке иностранного товара, продавец выставляет счет для оплаты, называемый INVOICE. В практике внешнеэкономической деятельности устоялось транскрипционное название — ИНВОЙС .

Существует документ под названием проформа-инвойс. Данный документ выпускается продавцом, как предварительный счет для внесения предоплаты за товар. Но с товаром следует документ, являющийся окончательным счетом, под названием инвойс.

Инвойс является основным документом для подтверждения стоимости товара таможенным органам. И от правильности его заполнения напрямую зависит его достоверность и значимость при контроле заявляемой таможенной стоимости.

Требования к заполнению импортного инвойса

Ниже приведены основные сведения, которые обязательно должны присутствовать в инвойсе:

• дата и номер инвойса
• реквизиты продавца и покупателя с реквизитами банковских счетов
• условия поставки товара, в соответствии с действующей редакцией INCOTERMS
• условия и сроки оплаты товара
• номер и дата контракта и спецификации, в соответствии с которыми поставляется товар
• наименование товара, его артикулы, серийные номера и прочая значимая информация
• код товара в соответствии с
• количество товара, его вес и стоимость
• страна происхождения товара
• наименование производителя товара
• подпись продавца с указанием ФИО и должности лица, подписавшего документ
• печать продавца

Наличие указанных данных контролируется таможенными органами при таможенном оформлении.

Инвойс желательно оформлять на фирменном бланке продавца. Подписывать инвойс должен человек, подписавший контракт. В случае различия подписей, таможенный орган потребует предоставить документ, подтверждающий право лица, подписавшего инвойс, на такие действия.

Таможня принимает все документы на русском языке, поэтому от вас потребуют перевод инвойса. Избежать этого возможно, составив двуязычный вариант документа.

Постарайтесь убедить своего контрагента в необходимости неукоснительного выполнения приведенных нами рекомендаций к заполнению инвойса . Этим вы избежите многих проблем на таможне.

Удачного Вам прохождения таможенного контроля!

Бесплатная консультация по телефону.

Во внешнеэкономической деятельности выставление поставщиком-экспортером счета (инвойса) несет юридические последствия и фиксирует факт возникновения у покупателя (импортера) обязательств рассчитаться по счету в установленные контрактом сроки. При этом возможны ситуации, при которых оплата отгруженного товара не требуется, потому что права собственности на товар не переходят к покупателю до оговоренного в контракте момента или вовсе остаются у поставщика, как, например, при предоставлении товаров для международных выставок. В этих случаях используется счет-проформа, образец заполнения которого не имеет строго установленной формы, но практически дублирует формат счета на оплату (инвойса).

Зачем нужен счет-проформа

Счет-проформа по своей сути является предварительным счетом, документально подтверждающим факт отгрузки товара поставщиком-экспортером. Таким образом, счет-проформа является коммерческим и, так как не требует перечисления оплаты, товаросопроводительным, но не расчетным документом.

В случае, когда у покупателя-импортера отсутствует товарная накладная или счет фактура, счет-проформа является тем документом, который содержит данные по стоимости, весу и количеству товаров, пересекающих таможенную границу.

Счет-проформа признается таможенными органами как документ, подтверждающий заявленную в таможенной декларации стоимость товара, и используется для определения таможенной стоимости.

Проформой счет называется потому, что фактические данные в последующем счете- фактуре, по которому и будет производиться расчет по контакту, могут отличаться от предварительного счета.

Бланк счета-проформы при этом дублирует данные, которые указываются в инвойсе, кроме полей с указанием сроков платежа и банковских реквизитов, так как оплаты счет-проформа не предполагает.

Бланк счета-проформы

Кто оформляет счет-проформу

Счет-проформу оформляет продавец на фактически отгруженный товар и передает покупателю как документ, подтверждающий наличие, объем и стоимость отправленных ему товаров.

При таможенном оформлении при ввозе и вывозе из России от декларирующего груз лица требуется предоставить два экземпляра счета-проформы: один на английском, второй — на русском языке.

Какие данные содержатся в счете-проформе

В бланке счета-проформы должны содержаться следующие поля:

• наименование документа — счет-проформа (pro forma invoice);
• дата и номер документа;
• реквизиты продавца;
• реквизиты покупателя;
• сведения о стране происхождения товара;
• описание товара;
• цена за единицу товара;
• валюта счета;
• общая сумма счета;
• базисные условия поставки.

Заполненный бланк счета-проформы

В бланке счета также должны быть предусмотрены поля для подписи, должности и данных уполномоченного оформлять счета-проформы лица и место для печати, если предприятие ей пользуется.

Бланк счета-проформы не должен заполняться вручную, исправления в бланке не допускаются.

Счет-проформа: образец заполнения полей

Чтобы не вызывать нареканий при таможенном оформлении, поля у счета-проформы должны быть заполнены с учетом нижеприведенных правил.

Поля «Дата» и «Номер» документа заполняются в обязательном порядке. Дата заполняется полностью в формате, чтобы избежать разночтения в принятых форматах дат.

В реквизитах поставщика и получателя указываются наименование компании, полный адрес, включая страну и индекс, а также в бланке заполняются номера телефонов.

Описание товара должно включать его полное наименование с указанием моделей или артикулов (обобщенное перечисление товаров не допускается), количество каждого изделия в единицах измерения, код ТН ВЭД, стоимость за единицу, итоговую стоимость по каждой товарной позиции.

Валюту счета указывают, применяя буквенный код, например USD или EUR.

Итоговая сумма счета-проформы должна совпадать с суммой всех построчных итогов по видам товара, валюта итога соответствует валюте, в которой указывается стоимость товаров. Код ТН ВЭД присваивается, исходя из справочника по товарной номенклатуре для внешнеэкономической деятельности.

Базисные условия поставки должны включать метод поставки по ИНКОТЕРМС (CPT, DAT, DAP и т.д.), наименования перевозчика, общий вес брутто и нетто, общее количество упаковок.

Тип экспорта товара бывает:

• Permanent (постоянный),
• mporary (временный),
• Re-export (реэкспорт).

Цель экспорта должна быть указана, исходя из имеющегося между экспортером и импортером контракта, например, продажа (sales), предоставление образцов (samples), ремонт (repair).

Декларация на товары – документ, который составляется по установленной форме и необходим для заявления в таможенные органы точных сведений о товарах, которые перемещаются через таможенную границу.

Согласно положениям Федерального закона от 27.11.2010 N 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации», декларация на товары подается в электронной форме. Однако в силу ч. 1 ст. 204 Закона Правительство РФ может установить исключения из данного правила. Перечень таких исключений содержит Постановление Правительства РФ от 13.12.2013 N 1154 «О перечне товаров, таможенных процедурах, а также случаях, при которых таможенное декларирование товаров может осуществляться в письменной форме»

Электронная форма декларации на товары (ЭДТ) подается в таможенные органы по общим правилам декларирования (с приложением электронных форм документов) и подписывается электронной подписью (ЭП) декларанта.

Подача таможенной декларации сопровождается представлением таможенному органу документов, подтверждающих указанные в ней сведения:

1. Организационные, регистрационные и удостоверительные (уполномочивающие) документы: учредительные документы, свидетельство о государственной регистрации, свидетельство об аккредитации филиала (представительства) иностранного юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, доверенность на представление интересов организации – декларанта.

2. Договоры (включая дополнения, соглашения к ним), имеющие отношение к декларируемым товарам.

3. Коммерческие документы: счета-фактуры (инвойсы), спецификации, отгрузочные и упаковочные листы и другие документы.

Инвойс (англ. invoice) – документ, предоставляемый продавцом покупателю. Используется для оплаты товаров и как сопровождающий поставку документ.

Инвойс не имеет установленной формы и оформляется по форме продавца. Однако он должен содержать следующие данные:

• - номер и дата инвойса;
• - условия оплаты;
• - условия поставки;
• - цена за единицу товара;
• - сумма с указанием валюты.

В международной торговой практике часто используются две формы инвойса: проформа (Proforma Invoice) и коммерческий (Commercial Invoice).

Проформа-инвойс содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, т.к. не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Обычно он выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, аукционы, при поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки). Коммерческий инвойс является платежным документом, и может уточнять данные, содержащиеся в проформе.

Упаковочный лист – документ, содержащий грузовые данные товара. Он не имеет установленной формы и оформляется по форме продавца или грузоотправителя. В упаковочном листе должны быть указаны:

• - наименование продавца и покупателя, банковские реквизиты продавца;
• - номер и дата упаковочного листа;
• - номер и дата инвойса, к которому относится упаковочный лист;
• - номер и дата контракта, по которому продаются товары;
• - название/наименование/описание товаров;
• - количество грузовых мест и тип упаковки;
• - количество товара в единицах измерения;
• - вес нетто и вес брутто (для каждого товара).

Транспортные (перевозочные) документы, по которым осуществлялась международная перевозка товаров

4. Транспортные (перевозочные) документы, по которым осуществлялась международная перевозка товаров

Товарно-транспортная накладная международного образца CMR (International Waybill) – транспортный документ, который применяется для автомобильного вида транспорта. Имеет типовую форму. Регламентируется Конвенцией о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ, Женева, 19 мая 1956 г.). CMR составляется грузоотправителем, документ подписывают грузоотправитель и перевозчик.

Этот документ подтверждает наличие договора между перевозчиком и отправителем об автодорожной перевозке грузов. Его функция – доказать, что договор перевозки заключен, товары к перевозке и условия перевозки приняты.

CMR обязательно содержит следующие данные:

• - дата и место составления накладной;
• - наименование и адрес отправителя груза, его подпись;
• - наименование и адрес перевозчика, его подпись;
• - штемпель или другое обозначение, подтверждающее принятие груза к перевозке;
• - место отгрузки, место назначения и путь следования;
• - наименование и адрес получателя груза;
• - общепринятое обозначение характера груза и род его упаковки;
• - вес груза брутто или выраженное в других единицах измерений количество груза;
• - число грузовых мест, наличие их специальной маркировки, нумерация мест;
• - платежи, связанные с перевозкой (провозные платежи, дополнительные платежи, таможенные пошлины и сборы), и другие платежи, взимаемые с момента заключения договора перевозки и до момента сдачи груза получателю;
• - сведения о наличии инструкций, требуемых для выполнения процедуры таможенного оформления и других процедур.

Железнодорожная накладная – транспортный документ, который применяется для перевозок грузов железнодорожным транспортом. Имеет типовую форму ГУ-29-0 «Оригинал транспортной железнодорожной накладной», указания по ее применению и заполнению утверждены Приказом МПС России от 18.06.2003 N 39 (в редакции Приказа Минтранса РФ от 25.12.2007 N 196) «Об утверждении Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом».

Этот документ подтверждает наличие договора между перевозчиком и отправителем о перевозке грузов.

Авианакладная (или AWB) – транспортный документ, который применяется для перевозок грузов воздушным транспортом. Авианакладная всегда следует вместе с грузом и является подтверждающим документом самого факта авиаперевозки.

Имеет установленную форму, оформляется грузоотправителем. В данном документе подтверждается наличие договора между перевозчиком и грузоотправителем о перемещении грузов по воздуху при помощи авиалиний перевозчика. Также авианакладная удостоверяет принятие товара к перевозке и указывает на условия перевозки. Грузовая накладная обязательно составляется на имя конкретного получателя грузов. Этот документ сопровождает груз непосредственно на всем пути следования. AWB выдается в пункте назначения грузополучателю, вместе с получением груза.

Коносамент – транспортный документ, который выдается перевозчиком груза грузовладельцу. Коносамент выполняет одновременно несколько функций:

• - расписка перевозчика в получении груза для перевозки, с одновременным описанием видимого состояния груза;
• - товарно-транспортная накладная;
• - подтверждение договора перевозки груза;
• - товарораспорядительный документ.

Первоначально коносамент применялся при транспортировке грузов морским транспортом. Сейчас коносамент может охватывать перевозки не только морским или речным транспортом, но и те случаи, когда перевозки осуществляются разными видами транспорта. В этом случае коносамент называется сквозным.

Законодательно требования к оформлению и содержанию коносамента изложены в Кодексе торгового мореплавания Российской Федерации, Законе о перевозках грузов морем (COGSA: Carriage of goods by sea Act США), нескольких международных конвенциях – например, Конвенции 1924 года «Об унификации некоторых правил о коносаменте» (Гаагские правила, Hague rules).

5. Таможенные документы: таможенные декларации о помещении товаров под предшествующие таможенные процедуры, декларации таможенной стоимости, предварительные решения.

6. Документы, подтверждающие соблюдение запретов и ограничений (сертификаты, лицензии, заключения), а также иные документы, необходимые для выпуска товаров и (или) подтверждения права на льготы (паспорта сделок, документы о стране происхождения товаров).

Сертификат происхождения (также сертификат о происхождении товара) – документ, указывающий страну происхождения товара. От страны происхождения товара зависит таможенная пошлина и возможность получения льгот по торговым соглашениям. Сертификат выдаётся Торгово-промышленной палатой Российской Федерации, когда этот документ необходим в соответствии с контрактом или правилами. Льготы по уплате таможенных пошлин получает импортёр, а обязательство оформить сертификат возлагается по условиям контракта на экспортёра.

Существует несколько видов сертификата:

• - Форма «СТ-1» для товаров, предназначенных для экспорта в государства-члены СНГ (Азербайджан, Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан, Молдова, Таджикистан, Узбекистан, Украина);
• - Форма «А» для товаров, предназначенных для экспорта в страны Европейского союза (Германия, Франция, Великобритания, Италия, Испания, Польша, Румыния, Нидерланды, Греция, Бельгия, Португалия, Чехия, Венгрия, Швеция, Австрия, Болгария, Дания, Словакия, Финляндия, Ирландия, Литва, Латвия, Словения, Эстония, Кипр, Люксембург, Мальта), США, Канаду, Турцию и Японию;);
• - Сертификат происхождения общей формы для всех других стран. Имеются также несколько специальных видов сертификатов для некоторых изделий из стали и видов пушнины, предназначенных на экспорт в ЕС.);

7. Платежные документы: документы, подтверждающие уплату таможенных платежей или принятие мер по обеспечению такой уплаты (платежные поручения, гарантии банков, таможенные расписки).

Инвойс — это международное обозначение счета на оплату услуг или товаров. Здесь все так же, как и в России: вы выполняете услугу или поставляете товар для клиента, выставляете ему счет, клиент оплачивает.

Сложности начинаются, когда вы работаете с иностранным клиентом. Такие сделки государство считает внешнеэкономической деятельностью — то есть вы экспортируете свои услуги или товары за границу. Поэтому нужно проходить валютный контроль, и одного инвойса может оказаться недостаточно.

Счет-договор, инвойс и договор

Основным документом по сделке с иностранным клиентом может быть:

• инвойс;
• счет-договор;
• договор.

Инвойс подходит для разовых и небольших сделок. Например, веб-дизайнер сделал одностраничный сайт, выставил иностранному заказчику инвойс в 500 долларов, тот его оплатил. Все, сделка завершена.

Счет-договор быстрее и удобнее. В нем предприниматель прописывает основные условия сделки и кто сколько платит, но не уточняет все детали сделки. Счет-договор подписывает исполнитель, поэтому не надо ждать подписи от клиента. Но для крупных или специализированных сделок — например, если вы выполняете заказ на миллион или продаете лекарства, счет-договор не подходит. Еще он не подходит, если есть дополнительные документы, например, техническое задание на 30 страниц.

Валютный договор без ошибок

Договор нужен для крупных, специализированных сделок и работы на постоянной основе. Специализированные — это если вы продаете лекарства, бурите скважины, консультируете по финансам. В нем подробно прописываются суть и стоимость сделки, оценка качества, ответственность сторон на случай, если что-то пойдет не так.

К крупным сделкам другие требования. Крупными контракты считаются, когда вы переводите за границу больше трех миллионов рублей или вам платят иностранцы больше шести миллионов. Тогда договор обязателен — при валютном контроле банк поставит договор на учет и присвоит ему уникальный номер. Так банк контролирует крупные сделки.

Что должно быть в инвойсе

Чтобы банк принял инвойс и выдал вам деньги от заказчика, в инвойсе должны быть указаны:

• дата и номер инвойса. Номер можно поставить любой или вообще не ставить, хватит и даты;
• информация о заказчике: название компании и страны, юридический и почтовые адреса, ФИО клиента, правовая форма компании клиента;
• предмет инвойса и количество — за что платят исполнителю, и количество услуг или товаров. Если компания, например, разрабатывает сайты и получает почасовую оплату, то можно указать количество часов;
• цена и общая сумма счета с указанием валюты;
• реквизиты и срок оплаты;
• сроки и способ передачи предмета счета;
• штамп или печать компании, если они есть. Если нет — не страшно, для ИП это необязательно;
• подпись того, кто выставляет инвойс.

Пример инвойса

Тем, кто работает в услугах, можно не составлять и не пересылать друг другу акты. Достаточно указать в инвойсе такую формулировку: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». То есть, если заказчик оплатил работу по инвойсу — значит, она принята и претензий у него нет. Если инвойс выставляют на товары, то эта фраза не подойдет. Чтобы подтвердить получение товаров, понадобятся другие документы — они зависят от способа доставки.

В Модульбанке при разовых сделках можно пройти валютный контроль только по инвойсу. В других банках условия могут отличаться, поэтому лучше уточнить в поддержке.

Ведение внешнеэкономической деятельности требует наличия определенного пакета документов, поэтому современные предприниматели должны ориентироваться в них и правильно оформлять. Сегодня речь пойдет о таком документе как счет-проформа, образец которого можно найти далее. В ситуациях, когда оплата отгруженного товара не требуется (к примеру, при предоставлении образцов продукции для международных выставок), этот документ незаменим.

Что такое счет-проформа и чем он отличается от обычного счета?

Счет-проформа (proforma invoice) – это предварительный счет за товары или услуги, направляемый продавцом покупателю в соответствии с условиями сделки и не требующий платежа. Документ часто используется в международной практике. Он не имеет установленной законодательством формы, в нем содержится информация о цене и стоимости товаров. Скачать бланк счета-проформы можно на нашем сайте.

Основное отличие между счетом и счетом-проформой заключается в следующем: счет является документом для оплаты, а счет-проформа не содержит требований об уплате указанной в нем суммы и не является основой для совершения сделки. Proforma invoice носит информативный характер, он может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар. После изучения документа покупатель сможет понять, какую сумму ему придется перечислить за товар.

Общие сведения о счете-проформе

• Подтверждает факт отгрузки товара , но не факт продажи.
• Направляется продавцом покупателю в соответствии с условиями договора.
• Оформляется при помещении ввозимых товаров на таможенную территорию РФ под выбранный таможенный режим.
• Составляется в двух экземплярах: один – на русском языке, другой – на английском.
• Применяется для таких видов транспорта: водный, автомобильный, воздушный, железнодорожный.
• Предъявляется таможенному органу декларирующим лицом при таможенном ввозе и вывозе товаров из РФ для подтверждения заявленных сведений о таможенной стоимости.
• Один экземпляр документа вручают уполномоченному лицу склада временного хранения, а второй оставляют в таможенном органе.

Если предприниматель никогда ранее не составлял подобные документы – он может взять за основу образец заполнения счета-проформы.

В каких случаях используется счет-проформа?

Документ необходим при проведении таможенного контроля и при таможенном оформлении грузов. Продавец высылает покупателю счет-проформу до того, как становятся известными некоторые детали счета. К примеру, точный вес груза не известен, а в контракте указано, что покупатель оплатит ту часть веса, которая будет удостоверена в месте выгрузки. Поэтому в документе продавец указал только предполагаемый вес. Окончательный счет будет выставлен только после уточнения всех деталей.

Счет-проформу выписывают в таких случаях:

• если товар предоставляется бесплатно (отправляется на международные выставки, аукционы, экспертизы и др.);
• если в контракте есть пункт о перечислении аванса покупателем;
• если точная сумма оплаты товара или некоторые его характеристики еще полностью не согласованы.
• если оплата будет произведена в соответствии с другим счетом или документом.

Счет-проформа, образец которого будет представлен далее, часто выполняет роль товаросопроводительного документа. В нем можно прописать размер возможных отклонений по количеству отправляемой продукции. Таможенные органы признают предъявленный счет-проформу как основной документ в случае отсутствия товарной накладной , счета или счета-фактуры .

Обязательные реквизиты документа

В счете-проформе обязательно должны быть указаны:

• реквизиты продавца и покупателя;
• описание товара и его количество;
• страна происхождения товара;
• цена за единицу продукции и общая стоимость груза (в соответствующей валюте);
• базовые условия поставки.

Как заполнять счет-проформу?

1. В верхней части документа прописывают его название и дату составления.
2. Затем максимально подробно указывают информацию о покупателе и продавце (название компании, адрес, контактный номер телефона).
3. После этого необходимо предоставить подробные сведения о товаре (название, основные характеристики, страну происхождения, количество, цену за единицу). Описание дублируется на английском языке.
4. После описания указывают общую стоимость товаров. Все цены приводят в соответствующей валюте, указывая ее код .
5. В конце документа обязательно должна быть подпись декларирующего лица.

Бланк документа дублирует информацию, которую указывают в счете. Но в нем отсутствуют данные о сроках платежей и банковские реквизиты, так как оплата по счету-проформе не предполагается. Документ заполняется на компьютере или иным машинописным способом, ошибки и исправления в нем не допустимы. Описание товаров не должно быть обобщенным.

Образец заполнения счета-проформы