Виды документов входящие исходящие. Обработка входящей корреспонденции. Сроки хранения переписки

Регистрация входящих документов - обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Из статьи вы узнаете:

Виды входящих документов

Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами - исходящие отправляет само предприятие, входящие - его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица. Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

• письма, в том числе, заказные;
• бандероли;
• пакеты;
• газеты и журналы;
• рекламные издания.

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения и пригласительные билеты;
• рекламные и подписные издания, каталоги;
• материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
• документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
• сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов. В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ. Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе. Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:

централизованная;

децентрализованная.

При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности. Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом. Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.

Читайте также:

Входящие письма: регистрация в соответствии с государственными стандартами

Уникальный номер, который присваивается при в делопроизводстве, является одним из обязательных реквизитов, подтверждающих юридическую силу письма. Его наличие и содержание определено государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вводится в действие уже с 1 июля.

Регистрационный номер

В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. Буквенное обозначение обычно присваивается для обозначения типа или классификации входящего документа, отнесения его к какой-либо группе. Например, буквенный индекс «к», стоящий после порядкового номера, может означать, что данный документ относится к кадровым, а индекс «л/с» - распорядительным документам по личному составу.

Еще один регламент, который может быть полезен при регистрации входящих документов в делопроизводстве - «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения. Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время.

Обратите внимание: Письма, поступившие в нерабочее время,но имеющие пометку «Срочно», регистрируются сразу по мере поступления. Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство.

К тем правилам регистрации входящих документов , которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных:

1. Каждое входящее письмо, независимо от того, сколько раз и какими способами оно было отправлено, может быть зарегистрировано только под одним регистрационным номером. То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации. Проконтролировать это достаточно легко - каждый из них, в то же время, имеет и одинаковый исходящий номер.
2. Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален, то есть, не могут два разных документа иметь один и тот же регистрационный номер.

Когда лицо, ответственное за регистрацию входящих документов в организации, проведет предварительную их обработку, отсортирует те, что регистрировать не нужно и убедится, что все остальные письма и деловые бумаги соответствуют требованиям, можно начинать процедуру. В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе. Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа - номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть. Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Регистрационный номер проставляется в поле «Отметка о поступлении документа в организацию».

Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации. Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например:

ООО «Альфа»

вх. № ____________

от «___» _______ 2017

Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив.

Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.

Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов - специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения. Образец такого штампа представлен ниже.

После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов. Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля:

• порядковый номер записи;
• присвоенный регистрационный входящий номер документа;
• дата регистрации;
• исходящий номер документа, присвоенный отправителем;
• отправитель;
• заготовок и краткое содержание документа;
• отметка о наличии приложений;
• адресат (генеральный директор, его замы и пр.);
• исполнитель - сотрудник, которому документ передан на исполнение;
• ссылка на электронную копию письма;
• примечание.

После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату - руководителю или его заместителям.

Вам понадобится

• - бланк организации;
• - компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
• - журнал регистрации исходящей документации.

Инструкция

Если вы – составитель

Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.

Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.

В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например:
«Генеральному директору ООО «Волна»
И.И.Сидорову
Рабочая ул., д. 37, оф. 14,
Саратов, 109235».

Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма. Он должен быть коротким, четко отражающим содержание текста. Например: «О проведении плановой проверки санитарного состояния здания» или «О предоставлении сведений о , нуждающихся в ».

Начните основной текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо. Например: «Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам о проведении 14 января 2011 года плановой проверки санитарного состояния арендуемого здания».

Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа. Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта.

Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению. Например, документы, предполагающие денежных средств, визирует бухгалтер, а ответы налоговой инспекции – юрист. Сотрудники организации, одобряющие письмо, ставят личные подписи с расшифровкой на втором экземпляре в конце текста, ниже места для визы руководителя. После получения необходимых согласований исходящий документ подписывает руководитель организации.

Передайте делопроизводителю согласованный и подписанный документ. Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер.

Если вы – делопроизводитель

Примите исходящее письмо у составителя. Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму.

Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Если ваша организация перешла на электронный , действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет. Однако на практике чаще всего используется со следующими графами:
- дата;
- номер исходящего документа;
- адресат;
- краткое содержание (заголовок);
- составитель документа;
- примечание.

Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма. У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа.

Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано. Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

Источники:

• Жизненный цикл исходящего документа
• как оформлять документы учреждения

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.
Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Инструкция

Во-первых, необходимо правильно установить "настройки групп пользователей".
Переходим в сайта, выбираем определённую группу, переходим в общие настройки и включаем пункт "Автоматическая замена ссылок url в тег leech". В этом случае при добавлении материалов или комментариев на сайте, ссылки будут преобразовываться во внутренние. Особенно полезна данная функция новостным и книжным сайтам.

Система учета устроена так, что часть документов предприятия должна оформляться в соответствии с утвержденными ГОСТами, а часть, находящаяся в свободном обороте, оформляется по усмотрению руководства предприятия.

Все поступающие на регистрируются в специальном журнале входящей , документу присваивается определенный номер (порядковый номер), далее он адресуется руководству предприятия, которое решает дальнейшую его судьбу. Если содержит конкретные требования, носит какой-либо информационный характер, то он направляется с визой руководителя конкретному лицу, либо для , либо для сведения. При необходимости исполнения, руководитель, визируя документ, вправе установить срок для его исполнения, но не меньше, чем предписано самим документом. Исполнитель получает документ и расписывается в журнале входящей корреспонденции в его получении.

Как правило, вся документация подразделяется на документы внутреннего обращения и документы внешнего обращения, поэтому вводятся два журнала регистрации на входящие документы и два – на исходящие.

Документы, касающиеся деятельности предприятия, например приказы по , общие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством.

Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения. Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.

Вам понадобится

• - КУДиР;
• - кассовая книга;
• - первичные документы;
• - кадровые документы.

Инструкция

Перечень документов, который необходим ИП для ведения деятельности на УСН, можно разделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с клиентами и наемными работниками. От бухгалтерского учета ИП освобождены.

Основным регистром, который фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР. В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы. При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести учет расходов. По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в любой момент по запросу.

Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%). Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу. Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать. В конце года она брошюруется.

При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2). Последние применяют при всех исходящих операциях - выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр.

При осуществлении наличных расчетов ИП на УСН должны выдавать покупателям кассовые чеки. В этом их отличие от ИП на ЕНВД, которые могут обойтись товарными чеками. Некоторые категории предпринимателей могут не выдавать кассовые чеки, а заменить их бланками строгой отчетности. В их числе те, кто оказывает бытовые услуги населению.

Для работы с клиентами ИП должен заключать договора с клиентами, а также оформлять закрывающие документы (акты выполненных работ, товарные накладные). Документальное закрепление прав и обязанностей сторон позволяет предпринимателю обезопасить себя от неоплаты работ и услуг. При работе с юрлицами ИП необходимо выставлять счета на оплату. Счета-фактуры на УСН не выставляются, т.к. предприниматель не является плательщиком НДС.

Еще одна группа документов, которую необходимо вести ИП, связана с кадровым учетом при привлечении наемных сотрудников. В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сравнению с компаниями. В перечень кадровых документов, которые могут заинтересовать проверяющие органы, входят трудовые договора, штатное расписание (по форме №Т-3), приказы о приеме на работу (увольнении), положения о премировании, коммерческой тайне, работе с личными данными сотрудников.

Обратите внимание

Первичные документы, которые необходимы для целей налогового учета, должны храниться четыре года.

Сервер исходящих электронных сообщений – это возможность реализации множества функций уведомления по электронной почте. Благодаря этому, пользователи всегда будут в курсе изменения тех или иных сайтов. А для администраторов это возможность предупреждать владельцев сайтов автоматическими уведомлениями о возникших проблемах администрирования. Такими возможностями и функциями обладает SharePoint Server 2010.

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.

Статья о входящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).

В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах (журнале регистрации, карточках (РКК), или в СЭД). Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Все о входящей корреспонденции вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления. На документах ставится отметка о поступлении , которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или с помощью штампа, в котором указывается наименование организации, а также индекс входящего документа и дата поступления (они дописываются от руки, или ставятся с помощью нумератора и датера). В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты).

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?

Секретарь, г. Тамбов

Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. - 90 с.

3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте..

	Название организации
	00.00.0000 № ____________

Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003). Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации. Ведь документ может иметь приложения и тогда поиск последней страницы самого документа займет дополнительное время.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

• порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
• дата документа (регистрации);
• краткое содержание;
• подразделение, подготовившее документ;
• исполнитель;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (ход исполнения);
• номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д. Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу - «лс», т. е.

Регистрация входящих документов

• краткое содержание документа;
• фамилия исполнителя, подготовившего документ;
• контрольная дата ожидаемого ответа;
• ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д. Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции. Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.
Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

Еще один регламент, который может быть полезен при регистрации входящих документов в делопроизводстве — «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения.

Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время. Обратите внимание: Письма, поступившие в нерабочее время,но имеющие пометку «Срочно», регистрируются сразу по мере поступления. Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Инфо

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным. В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму). Сохранение конверта не обязательно за исключением:

• Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
• Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
• Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии.

Регистрация документов

Внимание

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности. Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом. Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.

Читайте также: Входящие письма: регистрация в соответствии с государственными стандартами Уникальный номер, который присваивается при регистрации входящих документов в делопроизводстве, является одним из обязательных реквизитов, подтверждающих юридическую силу письма. Его наличие и содержание определено государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать. Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки). Необходимые шаги перед регистрацией документа Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1. <1 Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); — события (для актов). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Как правильно регистрировать входящие документы с примерами

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства. Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Рациональная организация документооборота – гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.

В статье рассмотрены вопросы:

• что такое исходящие документы организации;
• какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности;
• как осуществляется учет и регистрация исходящих документов;
• какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в 2016 году;
• как организован документооборот исходящих документов;
• как оформляются исходящие документы.

Внутренние, входящие и исходящие документы организации

Исходящие документы – это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Виды исходящих документов

Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие.

Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы : приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры. В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры. Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Учет и регистрация исходящих документов в 2016 году

Учет исходящих документов в 2016 году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления – обычной или электронной почтой, факсом. Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота. Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе.

Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в 2016 году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в 2016 году

Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем. В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:

• индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления (ф - факсом, э – по электронной почте);
• дата регистрации;
• дата и номер запроса, на который отправляется ответ;
• наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ;
• краткое содержание документа, отражающее его суть;
• отметка об исполнении (регистрационные номера входящих документов-ответов);
• сведения об исполнителе (подразделение должность, ФИО);
• примечание.

То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству .

Документооборот исходящих документов

Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители. Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.12 и проверить на наличие орфографических ошибок. После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию.

Читайте в статье о секретах ведения журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel .

Согласование заключается в том, что ответственное лицо знакомится с текстом проекта, вносит в него необходимые корректировки и заверяет свое согласие с содержанием подписью в графе «Согласовано». Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов. После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ. Документооборот исходящих документов подразумевает, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал. Если исходящее письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской.

После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день. Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно. В случае, когда вложение подлежит возврату, на нем делается соответствующая пометка или ставится штамп. Отметка об этом делается в журнале регистрации исходящих документов в графе «Примечание».

Оформление исходящих документов

Исходящие документы оформляются на бланке организации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.12 и подписываются теми лицами, должность которых указана на бланке. Если письмо подписывает лицо, временно исполняющее обязанности, реквизит «Подпись» должен содержать точное наименование его должности, например «Исполняющий обязанности руководителя», и фамилию лица, поставившего подпись на документе. Непосредственный исполнитель и его рабочий телефон указывается на обороте первого листа исходящего документа. Его подпись рядом с фамилией должна стоять на том экземпляре, который подшивается в папку с исходящей корреспонденцией.