Трудовые книжки по новым правилам. Готовы новые правила ведения трудовых книжек. Штамп на заверенной копии трудовой книжки

Трудовая книжка подтверждает стаж работы и факт трудоустройства. Второе требуют подтвердить банки для выдачи кредита заявителю, службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий, а первый вариант могут запросить в ПФР. Возможно, потребуется заверенная копия для трудоустройства (образец, как заверить копию трудовой книжки 2019, покажем в статье).

Если вы работаете, то заверение может осуществить сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги). Что для этого понадобится, мы рассказали ниже.

Где прописан порядок заверения

Процедура заверения копии трудовой достаточно проста. Для начала снимаются копии с заполненных листов, затем вносится запись «верно», далее указываются данные лица, осуществившего запись, и дата. Ниже приведен образец заверения трудовой книжки, с 2018 года произошли небольшие изменения.

Расскажем о новых правилах удостоверения подлинности документа, подтверждающего стаж. Ниже можно посмотреть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем 2019.

Как заверять с 01.07.2018

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но перенесли на год. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вступили в силу. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Рассмотрим первый вариант.

Он не отличается от текущего варианта, в копии по-прежнему указываются:

• «верно»;
• данные специалиста;
• дата.

Второй вариант отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения трудовой книжки в оригинале. Фраза может звучать так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудовой книжке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Не забудьте проставить печать организации, которая заверяет подлинность подписи должностного лица (п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016).

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и заверять копии трудовой ею необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

• заверять копии необходимо только печатью организации;
• она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
• не должна захватывать подпись удостоверяющего;
• может заходить на наименование должности, если не хватает места;
• должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Способы заверить копию трудовой книжки

Существуют два варианта:

• у работодателя;
• у нотариуса.

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию также может и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота (образец, как правильно заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, представлен в нашей статье). Так часто бывает в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Копию трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудовую книжку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Сколько действует копия

Как правило, заверенная работодателем копия трудкнижки действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило и образец, как заверить трудовую книжку, актуальны по настоящее время 2019 год.

При этом имейте в виду, что если в оригинал трудовой книжки внесли какие-то записи или изменения, то любая копия, в том числе и нотариальная, автоматически становится недействительной, независимо то того, когда заверена.

Частые ошибки при заверении

Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно.

Также в копиях недопустимы ошибки, помарки или исправления.

Если документ оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, нужно заново отсканировать испорченные страницы и заверить их правильно (как заверить копию трудовой книжки в 2019 году, мы рассказали).

Заверение трудовой книжки в 2019 году может потребоваться во многих ситуациях. Работники организации обращаются в отдел кадров для этих целей в случае, если копию трудовой книжки необходимо предоставить банку для получения кредита или передать ее в различные организации социальной направленности (например, в Центр занятости населения).

Заверенная копия трудовой книжки используется для подтверждения уровня дохода человека и того факта, что он имеет постоянный заработок. Отдел кадров обязан выдать ее работнику спустя не более 3 дней после получения от него соответствующего заявления (или после устной просьбы). С 1 июля 2019 года в правила заверения трудовых книжек внесено одно существенное изменение .

Правила получения копии трудовой книжки

Трудовая книжка является собственностью работника, но на время трудовой деятельности она хранится у работодателя, в отделе кадров. Для получения оригинала этого документа, его копии или выписки необходимо передать ответственному специалисту отдела кадров соответствующее заявление. Заверенная копия трудовой книжки выдается работнику в течение последующих трех дней ().

Все документы, связанные с профессиональной деятельностью, в том числе и копия трудовой книжки, выдаются уже заверенными надлежащим образом и безвозмездно (бесплатно).

Заявление о получении заверенной копии трудовой книжки пишется от руки или печатается на компьютере на имя начальника предприятия, в свободной форме. Важно лишь соблюдать общие правила, которые используются для написания любых заявлений (кому и от кого оно написано, причины написания заявления и сопутствующие обстоятельства, дата написания документа и подпись заявителя).

В нашем случае основной текст заявления может быть следующим: «Прошу на основании статьи 62 Трудового кодекса РФ предоставить мне заверенную копию трудовой книжки для ее предоставления по месту требования».

В некоторых организациях для подобных заявлений создаются специальные бланки. В иных же компаниях вместо заявления ограничиваются устной просьбой. Хотя устное обращение для получения заверенной копии трудовой книжки и дозволяется в организациях малого бизнеса, все же лучше использовать именно письменную форму.

Как заверить трудовую книжку?

Заверение трудовой книжки, в том числе с пометкой «работает по настоящее время», происходит либо через организацию, в которой на данный момент трудится заявитель, или через нотариуса. Обращение к нотариусу требуется только в том случае, если владелец трудовой книжки нигде временно не работает.

Каким именно образом специалисты отдела кадров заверяют этот документ?

1. Первым делом копируются все основные листы трудовой книжки (на которых имеются какие-либо записи). Начиная титульным листом документа и заканчивая последней записью о трудоустройстве на текущее место работы;
2. Раздел, в котором описываются полученные работником вознаграждения, копируется при необходимости и только по просьбе заявителя. Это может потребоваться в случае предоставления копии в социальные органы. Например, для получения различных почетных званий;
3. Все скопированные листы трудовой тщательно брошюруются, а на специальной наклейке (с задней стороны сброшюрованных листов) указывается общее их количество.

На крайнем скопированном листе, после последней записи указывается ряд важной информации:

• слово «Верно»;
• наименование должности сотрудника, который заверяет трудовую книжку, а также его инициалы с фамилией и личная подпись;
• дата создания заверенной копии трудовой;
• печать или штамп организации (если в организации нет собственной круглой печати, то разрешается обойтись и без нее).

Каждый лист скопированной или отсканированной трудовой книжки должен быть заполнен только с одной стороны . В противном случае этот документ могут не принять.

Сам текст должен быть очень четким, а право заверения имеется только у лиц, которым это доверено на основании локальных нормативных актов или специально составленной для этих целей доверенности. Если таких актов в организации нет, то сотрудник отдела кадров вправе отнести бумаги для заверения руководителю предприятия.

Бывает, что листы трудовой книжки не сшиваются, а выдаются работнику отдельно. Но в этом случае заверительные записи должны располагаться в конце каждого листа. Это может быть достаточно трудоемким процессом, если трудовая содержит очень много листов.

Некоторые банки или государственные органы требуют, чтобы помимо основной информации на последнем листе трудовой была сделана запись «работает по настоящее время». Однако нигде в законе такого требования не содержится.

Заверение трудовой книжки по новым правилам

С 1 июля 2019 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 , взамен устаревшего ГОСТ Р 6.30-2003. В новом государственном стандарте, который регулирует правила оформления организационно-распорядительной документации, а также устанавливает систему стандартов для библиотечного и издательского дела, появился новый пункт 5.26. Именно в нем и описывается новшество в порядке заверения трудовой книжки.

Речь идет о требовании проставлять в копии трудовой книжки одну дополнительную запись. Помимо других стандартных отметок, которые не были изменены. Это отметка о месте хранения подлинника трудовой книжки. К примеру, «Подлинник трудовой книжки работника ООО «Дельта» хранится в его личном деле № 69 за 2016 год».

Однако дополнительную запись следует делать только в том случае, если документ передается в стороннюю организацию . При использовании заверенной копии трудовой книжки внутри организации делать этого не нужно.

Образец заверения последней страницы копии трудовой книжки (как это должно выглядеть с 1 июля 2019 года) представлен на рисунке.

Частые ошибки при заверении трудовой книжки

Хотя процесс заверения трудовой и не отличается особой сложностью, многие работники отдела кадров все же допускают в нем ряд серьезных ошибок. Некоторые из них и вовсе не позволят использовать копию по назначению, то есть заставят полностью переделать документ.

Самые распространенные ошибки:

• печать организации стоит отдельно от записи о заверении копии, то есть не затрагивает своими краями основную надпись, включая подпись должностного лица;
• в записях допущены ошибки или сделаны исправления, присутствуют различные помарки (в этом случае необходимо заново скопировать или отсканировать нужные страницы);
• запись о том, что копия является верной, сделана только на последней странице (если документ не сброшюрован должным образом, то запись следует делать на каждой странице);
• в записи не указана должность сотрудника, заверившего копию, или не проставлена его подпись (расшифровка подписи);
• лицо, заверившее документ, не имело на то никаких законных оснований;
• в записи не указано, где хранится подлинник трудовой книжки (с 1 июля 2019 года).

В каких случаях может потребоваться копия трудовой?

В подавляющем большинстве случаев заверенная копия трудовой книжки предоставляется в банки или прочие кредитные организации для следующих целей:

• Форс-мажорные обстоятельства. Если получатель кредита однажды прекратит его погашение, то банк посредством постановления суда сможет снимать деньги напрямую из его зарплаты (точнее, делать это будут судебные приставы);
• Подтверждение официального и постоянного источника дохода;
• Подтверждение личных сведений, указанных в заявлении на получение кредита или ипотеки;
• Получение информации о том, как часто человек меняет работу (если редко, то шансы на получение кредита у него возрастают) или о причинах его увольнения с последнего места работы.

Копия трудовой книжки зачастую требуется для оформления заграничного паспорта, хотя по закону сотрудники миграционной службы сейчас и не имеют права ее требовать (но оспорить это на месте будет сложно). Требуется она порой и при трудоустройстве на новое место, когда человек еще не уволился с предыдущей работы. То есть у него нет возможности предоставить оригинал своей трудовой книжки.

Не стоит забывать и о самых разнообразных организациях социального обслуживания населения. Предоставление копии трудовой книжки в них может потребоваться для совершенно разных целей. Например, для получения почетного звания «Ветерана труда» или для оформления пособия по безработице.

Если работник просит выдать ему трудовую книжку, но при этом он не увольняется, то будет лучше, если работодатель сделает для работника либо копию трудовой книжки, либо выписку из нее. И не будет выдавать саму книжку на руки работнику. Ведь это против правил. Исключением является ситуация, когда трудовая книжка необходима работнику для представления в органы Соцстраха, — в этом случае работнику на руки выдается оригинал. Но мы расскажем именно о копии трудовой книжки, а точнее о ее заверении, тем более что летом был введен госстандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Как было до нового ГОСТа

До 1 июля на копии трудовой книжки ставилась лишь надпись «Верно», а также указывалась должность лица, заверившего эту копию. Кроме того, заверившее копию трудовой книжки лицо должно было поставить свою подпись с расшифровкой, а также указать дату заверения копии.

Что же изменилось с введением нового госстандарта

С 1 июля, помимо вышеуказанного требования к заверению копии трудовой книжки, добавилось еще одно условие - на копии необходимо указать место, где хранится подлинник этой трудовой книжки. Причем, в идеале, запись о месте хранения должна выглядеть как «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. .. за. .. год». Но если трудовые книжки у вас хранятся, например, просто в шкафу или сейфе, то в качестве места хранения трудовых вам остается только указать название вашей организации.

Кстати, не забудьте заверить копию трудовой книжки печатью организации (при ее наличии). А для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки можете использовать штамп.

Образец заверения трудовой книжки по новым правилам

С образцом копии трудовой книжки, заверенной в соответствии с новыми правилами, вы можете ознакомиться в нашем .

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Рассмотрим новый порядок и приведем образцы заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении сотрудника.

Трудовые книжки работодатели должны вести на каждого сотрудника, который проработал по трудовому договору более 5 дней, и эта работа является для него основной. Исключение составляют только работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Обсудим далее заполнение трудовых книжек в 2017 году. Образцы, новые правила внесения записей в трудовые книжки приведем ниже.

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Они утверждены приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 588н.

Теперь в трудовой книжке нужно ставить печать, только если она есть у организации. Напомним, что печать организации требуется на титульном листе трудовой книжки, на внутренней обложке при внесении записей об изменении фамилии, а также после записей об увольнении.

Так вот, с 27 ноября 2016 года печать ставится в трудовых книжках только при наличии. Если же в вашей фирме нет печати, записи заверяйте подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Образец проставления печати в трудовой книжке смотрите ниже.

Еще по этой теме:

• Когда заполнить трудовую книжку сотрудника на испытательном сроке

Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Если работодатель оформляет новую трудовую книжку на сотрудника, ему следует заполнить в ней титульный лист. Оформить книжку надо в течение недели со дня, как принят сотрудник на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

Заполнение трудовых книжек в 2017 году должно вестись перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращать слова в трудовой книжке нельзя (п. 11 Правил ведения трудовых книжек).

На титульном листе указываются следующие данные:

• фамилия, имя и отчество работника;
• дата рождения;
• образование и профессия либо специальность.

ФИО и дату рождения следует указать на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

А образование, профессия и специальность вписывается согласно диплому или иному документу об образовании либо квалификации.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки смотрите ниже. Поля, которые заполнил кадровик, выделены синим цветом.

Как внести запись в трудовой книжке о приме на работу в 2017 году

Запись в трудовой книжке о приеме на работу надо вносить на основании приказа директора о приеме сотрудника. Все записи следует делать без сокращений.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо указать полное и сокращенное название организации. Вместо записи можно поставить штамп, если на нем стоит полное и сокращенное наименование фирмы.

Порядковый номер ставится в графе 1, а дата приема на работу – в графе 2. В графе 3 нужно указать, что сотрудник принят в организацию с названием должности, профессии или квалификации. В графе 4 следует поставьте слово «Приказ» и реквизиты приказа о приеме на работу.

Заверять подписью и печатью запись о приеме не нужно. Образец записи о приеме на работу смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении сотрудника

Записи в трудовой книжке при увольнении в 2017 году делаются на основании приказа руководителя об увольнении. В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата расторжения трудового договора.

В графе 3 будет основание и причина прекращения трудового договора. Обратите внимание, что запись должна соответствовать формулировкам из Трудового кодекса, причем без сокращений.

В графе 4 пишется слово «Приказ» и реквизиты приказа об увольнении также без сокращений.

Запись заверяется подписью руководителя организации или должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также надо попросить работника расписаться под записью. Затем поставить печать организации, если она есть.

Образец записи об увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2019 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2019 году надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения.

В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2019 года

Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.

Но в конце 2016 года появился новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 со сроком введения с действие с июля 2017 года («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.). Правда, незадолго до плановой даты вступления в силу этого документа Росстандарт выпустил приказ от 25.05.2017 № 435-ст, которым введение нового ГОСТа отодвинули на год. Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2018 года.

Ожидается, что изменений будет не так много, но одно существенное все же появится. Придется указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.

Для чего необходимо заверение копии

За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.

Заверить трудовую книжку в 2018 году и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.

Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.

Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.

На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой

Перед тем как заверить копию трудовой книжки с 01.07.2018, как и раньше, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.

Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.

• Статья по теме:

Как заверить трудовую книжку в 2019 году: основные правила

Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:

• слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
• должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
• подпись и расшифровка подписи;
• дата заверения копии документа.

Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.

Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2018 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.

Место хранения подлинника

Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

Образец заверения трудовой книжки по-новому

Исходя из действующих на правил так должена выглядет запись для заверенной копии трудовой книжки:

«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2019 год» .

Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2018 »

Подсказать, как правильно заверить трудовую книжку с 01.07.2018, может образец, который доступен для скачивания на нашем сайте: