Трудовой договор если перевод на другую должность. Как оформить перевод сотрудника на другую работу – виды и правила переводов работника без его согласия и с ним. Оформление перевода на другую должность: пошаговая инструкция

Необходимость в кадровых перестановках может возникнуть в любой момент трудовых отношений. Причина перевода на другую должность может быть разной. Это могут быть и организационные изменения в компании, и необходимость для работника по медицинским показаниям.

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность неразрывно связан с изменениями трудовых функций. Если вид порученной трудовой функции не меняется, а изменения касаются лишь названия должности или уточнения должностных обязанностей работника, такие изменения переводом не считаются.

Перевод возможен по инициативе каждой из сторон трудовых отношений. Он может быть временным или постоянным.

Основания для перевода на другую должность

Если перевод работника - инициатива работодателя, то, прежде чем осуществить перевод, инициатор должен получить от сотрудника письменное согласие.

Случаи, когда перевод может быть произведен без согласия работника, указаны в ст. 72.2 ТК РФ .

Без согласия работника работодатель может перевести его на иную работу сроком до одного месяца в случаях:

• катастрофы техногенного ил природного характера;
• несчастного случая на производстве;
• производственной аварии;
• наводнения, эпизоотии или эпидемии, голода, пожара, землетрясения и в иных исключительных обстоятельствах, ставящих под угрозу нормальные жизненные условия или даже жизнь всего населения или его части.

Есть также случаи, когда работодатель просто обязан перевести работника на другую работу независимо от согласия самого работника. Например, работодатель обязан перевести беременную сотрудницу на другую работу, если такая необходимость вызвана медицинскими показаниями (ст. 254 ТК РФ). Если у работодателя нет такой работы, которую беременная сотрудница может выполнять без вреда для её здоровья, то она должна быть отстранена от работы с сохранением среднего заработка. Средний заработок сохраняется на весь период отстранения. Вернуться на прежнюю работу она сможет только после родов (отпуска по беременности) или в другой момент, указанный в медицинском заключении.

Оформление перевода приказом. Причина перевода в приказе о переводе

Первый этап оформления перевода - это получение согласия работника или получение от него заявления, если такой перевод происходит по инициативе последнего. При согласии работника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. После подписания сторонами такого соглашения руководителю необходимо издать соответствующий приказ.

Основание для перевода сотрудника на другую должность обязательно должно быть указано в приказе. Независимо от того, по чьей инициативе вносятся такие изменения. Например, в качестве основания могут быть указаны:

• медицинское заключение;
• заявление работника;
• организационные изменения условий труда;
• приведение штатного расписания в соответствие с профстандартами или классификационным справочником.

Изменения организационных условий труда - наиболее частая причина перевода на другую должность. В приказе нужно подробно описать, чем вызваны такие изменения. Дело в том, что такие изменения работодатель может вносить без согласия работника, что может вызвать нежелание работать на новой работе. Соответственно, такие спорные ситуации часто решаются в судах. А законодательство требует, чтобы именно работодатель объяснил необходимость таких изменений.

Перевод на другую должность - одна из самых распространенных кадровых процедур. Обычно к ней прибегают при повышении, структурных изменениях внутри организации, ухудшении состояния здоровья работника и т. д. При этом нужно соблюдать установленный законом порядок перевода: заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, оформить приказ, внести запись в трудовую книжку (при необходимости) и личную карточку.

Виды переводов на другую должность

Перевод на другую должность может быть постоянным или временным. Постоянный перевод носит бессрочный характер, временный всегда определяется каким-либо сроком или событием.

Когда временный перевод осуществляется по соглашению сторон, то его срок не может превышать одного года. Но если нужно заменить временно отсутствующего работника (например декретницу), окончание срока перевода определяется моментом выхода этого сотрудника на работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ ).

Если работодатель временно переводит сотрудника на другую работу без его согласия в связи с простоем, необходимостью предотвращения катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве и т. д., то срок такого перевода не может быть больше одного месяца (ч. вторая , третья ст. 72.2 ТК РФ) 1 .

Бывают ситуации, когда работника необходимо перевести на другую должность по медицинским показаниям 2 . В этом случае может быть оформлен (ст. 73 ТК РФ ):

Временный перевод на срок до четырех месяцев;
- временный перевод на срок более четырех месяцев;
- постоянный перевод.

При переводе на другую должность меняется трудовая функция работника, то есть круг его обязанностей. Инициатором перевода может выступать как сотрудник, так и работодатель.

Перевод по соглашению сторон. Так как при переводе на другую должность меняются трудовая функция и условия трудового договора, это допускается, по общему правилу, по соглашению его сторон (ст. 72 ТК РФ ). Если у сотрудника и работодателя нет разногласий относительно условий перевода, его можно оформить непосредственно путем заключения дополнительного соглашения. Получать у сотрудника заявление при этом не требуется.

Если работник только ознакомился с приказом, то это нельзя считать письменным согласием на перевод. Согласие нужно получить до издания приказа в виде подписи на уведомлении или дополнительном соглашении.

Перевод по инициативе работника. Когда с предложением о переводе на другую должность выступает сам сотрудник, то он пишет соответствующее заявление и направляет его работодателю. Если руководитель согласен, оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ ). Затем издают приказ, вносят запись в трудовую книжку (о постоянном переводе), личную карточку.

Перевод по инициативе работодателя. Если перевод предлагает работодатель, он направляет сотруднику предложение (уведомление) о переводе, составленное в произвольной форме, и должен получить от него письменное согласие на перевод. Чаще всего сотрудник выражает свое согласие в виде отметки на уведомлении «С уведомлением ознакомлен. На перевод согласен. Дата. Подпись». Также согласие может быть выражено в виде отметки на дополнительном соглашении.

Заключаем дополнительное соглашение о переводе на другую должность

После того как стороны согласовали перевод, с работником необходимо подписать дополнительное соглашение (образец ниже). В нем нужно указать дату (1) и место заключения (2) соглашения, полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (3) , фамилию, имя, отчество представителя работодателя и документ, на основании которого он действует (4) , фамилию, имя, отчество работника (5) .

Также в соглашении указываются пункты трудового договора, в которые вносят изменения (6) , дата, с которой работник переводится на новую должность (7) , новое наименование должности и (при необходимости) структурного подразделения (8) , должностной оклад работника (9) , новые должностные обязанности (10) .

Документ составляют и подписывают в двух экземплярах. Один остается у работодателя, второй вручается сотруднику (11) . Стороны скрепляют соглашение своими подписями (12) . Со стороны работодателя на документе, как правило, ставится печать организации (13) . Чтобы избежать возможных споров, попросите сотрудника расписаться о получении своего экземпляра соглашения с указанием даты (14) .

Составляем приказ о переводе на другую должность

После подписания дополнительного соглашения нужно подготовить приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5 (№ Т-5а ) или по иной, утвержденной руководителем организации (образец ниже). В приказе необходимо указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации (15) , номер (16 ) и дату составления документа (17) .

Если перевод постоянный, то в приказе указывают только дату, с которой работник переводится на новую должность (18) . Если перевод временный, то также отражают предполагаемую дату его окончания.

При переводе на другую должность нельзя установить сотруднику испытательный срок, даже если новая позиция требует большей квалификации (ст. 70 ТК РФ). Если есть сомнения относительно того, как работник справится с новой должностью, то можно оформить временный перевод на срок до одного года (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ).

Также в приказ вносятся фамилия, имя, отчество без сокращений (19) и табельный номер работника (20) . Затем отмечается вид перевода («постоянно» или «временно») (21) , прежнее структурное подразделение (22) и старая должность (23) .

После этого указывается причина перевода (инициатива работника, вакантный характер должности, замещение временно отсутствующего сотрудника и т. д.) (24) , затем новый отдел (25) , новая должность (26) и новый оклад (27) работника. Если заполняется унифицированная форма или созданная на ее основе, в графу «Основание» вносят реквизиты документа, послужившего причиной перевода (дополнительное соглашение к трудовому договору, заявление работника и т. д.) (28) . Заполненный приказ подписывают руководитель организации (29) и работник (30) .

Вносим запись о переводе в трудовую книжку и личную карточку

Как было отмечено выше, в трудовую книжку запись о переводе вносится, если он постоянный (ч. четвертая ст. 66 ТК РФ ) (образец ниже). Записи присваивается порядковый номер (31) . Наименование организации повторно указывать не нужно. В графу 2 раздела «Сведения о работе» вносят дату, с которой работник переводится на другую должность (32) . В графу 3 нужно внести саму запись с указанием должности, на которую переводится работник (33) . Если меняется структурное подразделение, это также отражают в трудовой книжке (34) . В графе 4 указывают реквизиты приказа о переводе (35) .

Сведения о переводе, независимо от его вида, также вносят в раздел III личной карточки работника (образец ниже). С этой записью сотрудник должен быть ознакомлен под роспись (36) .

Закрепляем на практике

Заполните бланки, используя следующие условия.

Секретарь административного отдела ООО «Гранд» Кадина Надежда Анатольевна (табельный номер 52) 18 марта 2015 года дала письменное согласие на перевод с 20 марта 2015 года на должность инспектора отдела кадров ООО «Гранд» с окладом 25 000 рублей в связи с необходимостью замены Шилиной Марии Павловны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до 15 июля 2016 года. В трудовой договор Кадиной от 16 июня 2004 г. № 46-ТД дополнительным соглашением от 20 марта 2015 г. были внесены изменения.

В некоторых ситуация, владелец компании сталкивается с необходимостью перевести одного или нескольких сотрудников на другие должностные позиции. В этом случае, работодателю необходимо составить приказ и сопутствующую документацию. Каждый субъект предпринимательской деятельности использует различные методы оптимизации рабочего процесса с целью снижения производственных затрат . Именно это обстоятельство становится причиной необходимости сокращения рабочего дня, перевода на другие должностные позиции или в другую компанию. В данной статье мы предлагаем разобрать вопрос, как перевести сотрудника на другую должность и грамотно оформить документы.

Перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника

Основания для перевода работника

Существует более одного десятка разнообразных причин, которые могут рассматриваться как основание для перевода работника внутри компании. Чаще всего подобные решения принимаются в следующих ситуациях:

• необходимость изменения трудового процесса;
• внедрение новой должности;
• сокращение штатов.

Поиск нового работника может значительно увеличить нагрузку на кадровый отдел. Время, потраченное на поиск подходящей кандидатуры, обучение, а также сама длительность стажировки, негативно отражаются на деятельности всей компании. В такой ситуации более целесообразно использовать имеющиеся кадры. В задачу работодателя входит лишь проведение небольших лекций, с целью ознакомления работника с новыми должностными обязанностями.

Значительно реже наблюдается ситуация, в которой профессиональные навыки работника не соответствуют текущей должностной позиции. В такой ситуации, работник должен пройти курсы переподготовки для того, чтобы соответствовать новой должности. Однако не каждый работник может пройти обучающие курсы в силу различных обстоятельств. В этом случае, администрация компании может предложить своему сотруднику другую должность.

Как показывает практика, вопрос, связанный с переводом работников на другие должностные позиции, требует деликатного подхода. Перед тем как начать перевод, руководителю компании и работнику необходимо согласовать различные вопросы.

Порядок оформления перевода

Перевод сотрудника на другую должность внутри организации состоит из нескольких шагов. На первом этапе, работодателю необходимо подготовить приказ о кадровой перестановке . С помощью этого документа, работодатель обосновывает свое решение о переводе. Это означает, что распорядительный акт должен в обязательном порядке содержать информацию о причинах перевода. Как правило, в качестве причин указывается необходимость оптимизации трудовой деятельности или реорганизация внутренней структуры компании. Эти причины являются основанием для перевода в другой отдел, филиал компании или её представительство.

В локальных актах, необходимо указать изменения трудового соглашения, заключенного между сотрудником и администрацией компании.

Перевод на другую должность в соответствии с ТК РФ представляет собой изменения в должностных обязанностях работника на постоянной или временной основе

Согласно действующему законодательству, руководитель должен указать не только новые трудовые обязательства, но и порядок оплаты. Важно обратить внимание на то, что работнику предоставляется законное право согласиться или отказаться от перевода . Это означает, что в локальных актах следует отразить длительность срока, который дается работнику для принятия решения.

Одной из задач администрации компании является подготовка письменного уведомления для работника. После ознакомления с содержанием бланка, сотрудник должен поставить свою подпись, тем самым подтверждая знакомство с документом.

Также следует отметить отсутствие ограничения по длительности данной процедуры. Длина отрезка времени, берущего начало на момент извещения и заканчивающаяся самим переводом, может составлять более нескольких месяцев. Для примера возьмем ситуацию, в которой компании проводит реорганизацию своей структуры. Как правило, в случае такого перевода изменяется лишь ряд условий трудовой деятельности. Нужно отметить, что в рассматриваемом примере, основные трудовые функции работников остаются неизменными. За шестьдесят дней до перевода, работодатель должен вручить уведомления всем работникам, которых коснутся нововведения.

Как уже было сказано выше, перевод на другую должность по инициативе работодателя состоит из нескольких этапов. На втором этапе этой процедуры, администрации компании требуется получить согласие сотрудника. Для этого, последний должен составить соответствующий документ, где будет указанно согласие с кадровой перестановкой. Довольно часто, работники кадрового отдела просят сотрудников подписать копию распоряжения о переводе, тем самым исключая необходимость составления заявления. Однако данный поступок может иметь ряд негативных последствий. Человек, переводящийся на новую должность, может быть недоволен новыми условиями трудовой деятельности. Этот фактор следует обязательно учитывать при оформлении документов.

При получении письменного согласия от сотрудника можно переходить к следующему этапу процедуры. На этом этапе составляются документы, которые будут использоваться как приложение к трудовому соглашению. Такие документы должны содержать в себе информацию о новых должностных обязанностях, трудовых функциях и порядке оплаты. Важно обратить внимание, что подобный документ составляется в количестве двух копий, одна из которых передается сотруднику.

При составлении распоряжения о назначении работника на другую должность, используется унифицированная форма «Т-5». Нужно отметить, что каждому работодателю предоставляется право разработки и внедрения собственных бланков, основывающихся на данной форме. В распорядительном документе следует указать должность, занимаемую сотрудником и новые условия трудовой деятельности. Причина перевода на другую должность в приказе указывается в отдельном пункте. Очень важно, чтобы выбранное основание для перевода не противоречило действующему Трудовому Кодексу. Как правило, большинство работодателей, указывают в данном пункте на приложение к трудовому соглашению.

Перевод на другое рабочее место проводится на постоянной основе или временно

После составления распорядительного акта, работник должен ознакомиться с содержанием документа и заверить его росписью. Далее, приказ, подготовленный работодателем, используется в качестве основания для внесения правок в штатное расписание. На завершительном этапе рассматриваемой процедуры, сотрудниками кадрового отдела вносятся новые записи в трудовую книгу переводящегося работника.

Ряд тонкостей и нюансов

В начале данной статьи говорилось о том, что существует множество различных причин для перевода сотрудников на новую должность. Инициатором этой процедуры может выступать не только администрация компании, но и сам работник. Как правило, перевод на другую должность по инициативе работника связан с необходимостью получения дополнительного времени. В такой ситуации, работник может попросить администрацию о переводе на неполный трудовой день. В этом случае, изменяются не трудовые функции сотрудника, а длительность его рабочего дня. В задачу работодателя входит составление распорядительного акта, где будет зафиксирована общая длительность трудового месяца. На основании этого документа рассчитывается продолжительность рабочего дня и размер заработной платы.

Также довольно распространен перевод работника на половину ставки от установленного оклада. Как и в предыдущем примере, изменяется лишь длительность трудового дня работника. Работодателю необходимо составить приложение к трудовому соглашению, где будут зафиксированы новый режим трудовой деятельности и размер заработной платы, которая должна быть рассчитана из размера полного оклада.

Согласно действующему законодательству, массовый переход на данный режим допускается только в тех ситуациях, когда реорганизация внутренней структуры компании может повлечь за собой увольнение персонала. Максимальная длительность работы в подобном режиме составляет шесть месяцев.

Далее предлагаем рассмотреть, как оформить перевод на нижестоящую должностную позицию. В этой ситуации, работодатель должен в обязательном порядке получить согласие труженика. Чаще всего, необходимость в подобной кадровой перестановки возникает в тех ситуациях, когда выявляется факт несоответствия квалификации работников в занимаемой ими должности. В такой ситуации работодатель должен перевести работника на ту должность, где последний сможет приносить пользу компании. Нужно отметить, что подобный перевод недопустим как наказание за нарушение трудовой дисциплины или невыполнение трудовых обязательств. Любое нарушение этого процесса может стать причиной штрафных санкций от контролирующих органов в отношении администрации компании.

Если лицо переводится на иную должность на постоянно, соответствующая запись в обязательном порядке вносится в трудовую книжку

Отдельного внимания заслуживает процесс перевода в другую компанию. В том случае, когда инициатором перевода выступает работодатель, более целесообразно говорить об увольнении. Особенностью данного процесса является расторжение трудового соглашения с нынешней компанией и заключение нового договора с будущим нанимателем. В этой ситуации, администрации компании необходимо подготовить все документы работника и выдать все причитающиеся денежные средства. Как правило, документы и компенсация выдаются в последний день трудовой деятельности.

Действующее законодательство защищает права и интересы каждого труженика. В случае необходимости перевода сотрудника на новое рабочее место, работодателю следует получить письменное согласие от сотрудника. Если работник откажется от перевода, работодатель имеет право прекратить действующий трудовой договор. В такой ситуации, администрация компании обязана предоставить работнику дополнительную материальную компенсацию. Для того чтобы предупредить возникновение подобных ситуаций, администрации компании следует использовать различные методы стимуляции интереса к самому процессу перевода.

Переводом на другую должность называют изменение особенностей профессиональной деятельности конкретного лица в рамках осуществления рабочего процесса на одном предприятии, сопровождающееся внесением соответствующих изменений во всю официальную документацию (например, в или личную карточку).

Данная процедура может быть проведена в связи с повышением сотрудника или его переходом в другой отдел или филиал фирмы-нанимателя. Так или иначе, перевод подразумевает под собой изменение списка работника и, нередко, размера полагающейся ему заработной платы. В связи с этим смена должности, закономерно, может быть осуществлена только с личного согласия трудящегося.

Так как перспектива повышения (и вообще карьерного роста) – это, едва ли, не самый действенный стимул для любого сотрудника, предоставлять своим работникам возможность для перевода – это, в первую очередь, в интересах нанимателя. Если каждый трудящийся, с целью личного продвижения, будет стараться выполнять свои обязанности по максимуму, производственный процесс от этого только выиграет. Именно поэтому грамотный работодатель обязан быть в курсе тонкостей правильного оформления документации при переводе сотрудника на новую должность. Ведь эта информация может пригодиться ему в любой момент!

Без согласия работника перевести его на другую должность нельзя

В зависимости от того, по какой именно причине осуществляется переход сотрудника на новую должность, порядок оформления сопутствующих случаю документов может незначительно отличаться. Разобраться во всех тонкостях данного процесса – первоочередная задача кадровика. Здесь же мы рассмотрим лишь основные случаи, в которых работника требуется переоформить и соответствующие им виды должностных переводов:

Инициативные переводы

В связи с какой-либо производственной необходимостью или, в некоторых случаях, личным желанием сотрудника, он может быть повышен или направлен на работу в другой отдел. Сам перевод при этом осуществляется на основании соответствующего приказа от администрации предприятия. Последний, в свою очередь, подписывается от профсоюза трудящихся либо от непосредственного начальника переоформляющегося сотрудника.

Неинициативные переводы

Переоформления такого типа, как правило, являются вынужденной необходимостью, вызванной какими-либо непредвиденными обстоятельствами. Так, например, если состояние здоровья одного из сотрудников ухудшится настолько, что он не сможет справляться со своими непосредственными обязанностями, работодатель будет просто вынужден позаботиться о его переводе на более подходящую должность (разумеется, с согласия самого трудящегося).

Переводы в связи с переездом организации

К таковым случаям относится любая радикальная смена физического адреса фирмы. Так, если организация полным составом переезжает в другой населенный пункт или, например, из соображений экономии начинает арендовать помещения под офисы в пригороде, все ее сотрудники уведомляются об этом заранее и подписывают соответствующие документы о переводе. Если же кто-то из работников не соглашается на новые условия труда, договор с ним расторгается. При этом увольняемому сотруднику выплачивается приличествующее случаю .

Отдельной строкой стоит упомянуть о таком варианте перевода, как назначение беременных сотрудниц на должности со сниженными нормами выработки. Так называемые легкие условия труда должны быть организованы для любой находящейся в положении женщины, предоставившей соответствующую .

В том случае, если на конкретном предприятии подобный перевод по каким-то причинам неосуществим, сотрудница временно отстраняется от работы вовсе, сохраняя при этом за собой право на получение полноразмерной заработной платы. Примечателен тот факт, что хотя осуществление переоформления работниц и является прямой обязанностью работодателя, сама будущая мама от перехода в режим легкого труда может и отказаться.

Все описанные выше варианты перевода сотрудников на новые должности, в свою очередь, делятся на две группы. Речь идет о временных и постоянных назначениях. Переводы этих типов кардинально отличаются друг от друга не только затрагиваемыми временными рамками, но и порядком оформления необходимой документации на сотрудника. Так, при постоянном назначении обязанности работника изменяются навсегда.

Соответственно, записи об этом вносятся и в трудовую книжку сотрудника, и в его контракт с нанимателем. При временных же переводах новый формат отношений между организацией и работником отражается лишь в выписанном по этому случаю приказе.

Как же оформить сотрудника на новую должность?

Заявление о переводе на другую должность: образец

Любой перевод работника на другую должность в рамках одной организации начинается с обоснования данной процедуры. Иначе говоря, работодатель должен подготовить документ, в котором будет отражено, на основании чего производится данное назначение. Это может быть служебная или должностная записка от непосредственного руководителя переоформляемого сотрудника, просьба самого работника, выраженная в форме заявления или даже справка о наличии в фирме свободной вакансии, требованиям которой конкретный трудящийся отвечает.

На основании одной или нескольких из перечисленных бумаг работодатель может начать готовить приказ о переводе. Какие же данные следует отразить в этом документе? Согласно трудовому законодательству, любой приказ о переводе должен содержать следующую информацию:

• срок назначения сотрудника на новую должность (постоянный или временный);
• наименование самой должности;
• подразделение организации, за которым отныне будет закреплен трудящийся;
• или оклад, полагающиеся работнику на новой должности;
• дата, начиная с которой данное назначение вступает в силу.

В разных организациях описываемый документ оформляется по-разному. Правило здесь действует лишь одно: чтобы приказ вступил в силу, нанимателю потребуется получить согласие конкретного сотрудника на перевод. Как это сделать?

Чтобы избежать неприятностей во время проверок свыше, согласие сотрудника на перевод должно быть оформлено в письменной форме. Если речь идет о назначении одного работника, хватит и написанного от руки обращения (можно – в вольной форме), в котором трудящийся выразит свою готовность занять новую должность. Если же перевод сотрудников осуществляется массово (как, например, при переезде организации) – для нанимателя будет целесообразнее разработать специальную форму для соответствующего .

Помимо подписания соответствующего приказа, назначение работника на новую должность подразумевает необходимость внесения изменений и во все сопутствующие документы. Так, факт перевода сотрудника нужно будет отразить не только в его трудовой книжке и личном деле, но и в .

О внесении изменений в сопутствующую документацию

Инициатором перевода может выступать каждая из сторон: и работодатель, и работник

Трудовой договор является основополагающим документом, регламентирующим отношения между работодателем и наемным сотрудником. Поэтому смену должности того или иного работника необходимо зафиксировать, в первую очередь, здесь.

Стоит отметить, что в сам трудовой договор никакие изменения в связи с новым назначением сотрудника не вносятся. Для этого существуют специальные дополнения. Подобные письменные соглашения также как и сам договор составляются в двух экземплярах и ни в коей мере не исключают положений, прописанных в основном документе.

Параллельно записи о переводе сотрудника заносятся и в его личную трудовую книжку. Причем, не важно, является ли назначение временным или постоянным. В трудовой книжке указывается не только новая должность работника и подразделение организации, за которым он отныне закрепляется, но и причина, по которой осуществляется перевод. А значит, такая запись со временем может послужить основанием для расчета льготного , и ее внесение в документ – строго обязательно.

Помимо хранящейся у нанимателя трудовой книжки, на каждого работника предприятия отдел кадров обязан завести личное дело. Такая карточка по закону должна содержать всю актуальную информацию о сотрудниках организации. Соответственно, внесение в нее данных о переводах и назначениях работников также является строго обязательным.

Из видео Вы узнаете, как грамотно оформить процедуру перевода работника на другую должность:

Перевод на другую должность – распространенное кадровое решение. Компании развиваются, меняются, сотрудники становятся востребованными в других подразделениях.

Порядок проведения процедуры перевода на другую должность определен в ТК РФ и включает в себя:

Самые лучшие работники - предприимчивые сотрудники. Их переполняют новые идеи, они готовы много работать и брать на себя ответственность. Но они же и самые опасные - рано или поздно решают работать на себя. В лучшем случае просто уйдут и создадут свое дело, в худшем - прихватят вашу информацию, пул клиентов и станут конкурентами.

Если Вы уже являетесь подписчиком журнала «Генеральный Директор», читайте статью

• уведомление сотрудника о переводе на другую должность;
• получение согласия на перевод на другую должность;
• заключение дополнительного соглашения к трудовому договору;
• оформление приказа о переводе на другую должность и ознакомление с ним сотрудника;
• внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Следует внимательно относиться к оформлению документов при переводе сотрудника на другую должность. Пренебрежение каким-либо документом или этапом, при кажущемся его формальном характере, может обернуться для вас серьезными проблемами в случае возникновения разногласий с сотрудником.

Варианты перевода работника на другую должность

Вариантов перемещения существует много, при этом они могут быть скомбинированы по ряду признаков. Разделение на типы и виды переводов является в какой-то мере условным, так как при каждой смене должности имеется более одного обстоятельства. Но необходимо уметь различать особенности отдельно взятого конкретного перемещения, так как от этого зависит сама процедура. Каждый вид перевода сотрудника на другую должность имеет свою специфику, которую необходимо учитывать, оформляя документы.

1. Перевод с согласия работника и без него.

Как было отмечено выше, согласие на перевод должно быть получено от сотрудника и закреплено в письменном виде. Это очень строгое правило, и даже в случае, когда специалист и работодатель обо всем договорились, отсутствие данного документа может вызвать вопросы у проверяющих органов.

Между тем ст. 72 Трудового кодекса РФ предусматривает ряд исключений для ситуаций, когда такое согласие необязательно. Это обстоятельства чрезвычайного характера: устранение последствий или предотвращения пожаров, эпидемий и эпизоотий, техногенных аварий, несчастных случаев, голода. Если эти ситуации ставят под угрозу жизнь, безопасность или здоровье людей, то есть три способа кратковременно изменить трудовые обязанности сотрудника/сотрудников без оформления согласия: замещение временно отсутствующего специалиста, простой и необходимость предотвратить уничтожение материальных ценностей или их порчу.

2. Перевод в пределах одной местности и за ее границами.

Трудовой кодекс РФ определяет, что к ключевым факторам трудового договора относится и территориальное положение рабочего места специалиста. Если оно меняется, руководство оформляет перевод и обязано уведомить сотрудника о грядущих преобразованиях заранее.

Если же место работы остается прежним, но модифицируются функции сотрудника, его должность или структурное подразделение, к которому он прикреплен, то такой перевод считается осуществленным в пределах одной местности.

3. Внутренний и внешний перевод на другую должность.

Если планируется перевод сотрудника на другую должность внутри организации, то он называется внутренним. И остается таким несмотря на смену дислокации компании или, например, расположения непосредственно рабочего места конкретного сотрудника на предприятии.

Перемещение на другую должность в иную организацию будет внешним переводом и по своей юридической сути является частным видом увольнения. Отношения с одним работодателем в таком случае прекращаются и начинаются с другим. Для человека такой вариант предпочтителен рядом преимуществ, таких как отсутствие испытательного срока, невозможность разрыва трудового договора в случае возвращения на данную должность уволенного ранее специалиста и ряд других. Для предыдущего работодателя подобное окончание трудовых отношений не несет никаких специальных ограничений и не требует ничего, кроме особой лояльности к уходящему сотруднику.

4. Постоянный и временный перевод.

Как правило, изменение в должности сотрудника продиктовано рабочей целесообразностью и не предполагает возврата к предыдущему положению дел. Но иногда требуется временное замещение, и в этом случае порядок оформления такого перевода будет отличным от общего.

Важно помнить, что Трудовой кодекс РФ предусматривает максимальный срок для временного перевода, который равен году. Также ряд таких перемещений на ограниченный период зависит от обстоятельств, послуживших основанием для них. Например, женщина, получившая особый режим работы на время беременности, возвращается в привычный график деятельности по окончании ее отпуска по беременности и родам.

5. Вынужденный и инициативный перевод.

Согласие на перевод на другую должность подразумевает, что стороны приняли такое решение самостоятельно. Помимо того что существует перевод на другую должность по инициативе работника, он может быть предложен работодателем, а также профсоюзной организацией.

Между тем существует ряд ситуаций, когда смена работы является вынужденной. В большинстве случаев такой перевод – это следование закону. Например, если человек не смог пройти квалификационную аттестацию. Или же на изменении рабочих функций настаивает медицинская комиссия.

6. Плановый и экстренный перевод на другую должность.

По общему правилу решение о переводе принимается сторонами взвешенно и на основании анализа и учета ряда факторов. Тем более что закон предусматривает обязательное предварительное уведомление сотрудника о намерении предоставить ему другой пост, в случае если происходит перевод на другую должность по инициативе работодателя.

Но имеется и возможность, при которой приказ о переводе на другую должность руководство издает в срочном порядке. Это допустимо в случае необходимости спасения имущества работодателя от повреждения или порчи, а также при возникновении чрезвычайных ситуаций природного и/или техногенного характера.

Как правильно оформить документы, чтобы осуществить перевод на другую должность

Для оформления кадровой перестановки необходимо соблюдение процедуры, предусмотренной законом. Для старта этого процесса нужен документ, фиксирующий волеизъявление стороны, инициировавшей перевод. Таковым может быть служебная записка руководителя подразделения, медицинское заключение, объявление о вакансии.

Важно помнить, что в любом случае, даже если смена работы инициирована сотрудником, необходимо оформить приказ о переводе на другую должность и ознакомить человека с ним под подпись. После этого вносятся записи во все кадровые документы организации, личное дело специалиста, его трудовую книжку. Также в это время оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.

Этап 1. Получение согласия работника о переводе на другую должность.

Законом предусмотрено письменное одобрение перевода работником в качестве обязательного документа. Заявление по этому поводу может быть составлено в произвольной форме, но обязательно необходимо отметить, с какого и на какой пост происходит перемещение, а также тем или иным образом выразить свое согласие на него. Для заявления о переводе на другую должность образец не предусмотрен, но чаще всего оно пишется от руки. Согласие на смену деятельности также оформляется произвольно, но кадровой службе целесообразно завести форму для данного вида документа.

Заключительным моментом данного этапа становится приказ о переводе сотрудника на другую должность.

Этап 2. Оформление дополнительного к трудовому договору соглашения о переводе на другую должность.

Итогом согласований условий перевода становится дополнительное соглашение к трудовому договору. Он составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, и после подписания обеими сторонами один из них выдается сотруднику, второй подшивается в папку кадровых документов организации. Не является обязательным, но желательным взятие расписки у сотрудника в том, что он получил свой экземпляр дополнительного соглашения с указанием даты.

В дополнительном к трудовому договору соглашении указываются: наименование организации и фамилия, имя, отчество лица, подлежащего переводу; число и место заключения соглашения; дата, с которой сотрудник приступает к работе в другой должности; пункты трудового договора, в которые вносятся изменения; новые производственные обязанности сотрудника, его оклад и наименование структурного подразделения, если таковое имеется.

Этап 3. Издание приказа о переводе на другую должность.

После подписания обеими сторонами соглашения о перемещении специалиста работодатель издает приказ о переводе на другую должность, образец которого содержится в утвержденной форме № Т-5 (№ Т-5а). Организация вправе применить свой формат приказа о ротации персонала, но он в любом случае должен содержать наименование предприятия, номер документа и дату его издания.

При оформлении приказа о переводе на другую должность надо учесть ряд следующих моментов.

Если смена работы предполагает временный характер, необходимо обозначить дату – даже предполагаемую – окончания срока. Если перевод постоянный, указывается число, с которого сотрудник вступает в новую должность.

Испытательный срок для перевода не предусмотрен (см. ст. 70 Трудового кодекса РФ). Во избежание конфликта интересов компании и сотрудника в случае сомнений в квалификации специалиста рекомендуем использовать формат временного перемещения.

В приказе обязательно отображается причина перевода, а в раздел «Основание» вносят реквизиты документа, послужившего юридическим стартом этого процесса (медицинское заключение, заявление сотрудника, служебная записка руководителя подразделения и т. д.).

Следует внимательно относиться к тому, кем издан и подписан приказ. Нередки случаи, когда этот документ подписывается начальником кадровой службы, но такое действие противоправно, и его ошибочность подтверждается судебной практикой. Готовить текст приказа может кто угодно: помощник директора, делопроизводитель, сотрудник кадрового департамента, иногда такими вопросами занимается юридический отдел . Но подпись под документом о переводе должна стоять директора, в противном случае приказ и его положения могут быть опротестованы сотрудником, а сам он восстановлен в должности с выплатой всех компенсаций.

Этап 4. Внесение записи о переводе в личное дело сотрудника и трудовую книжку.

В трудовой книжке сотрудника отображаются сведения только о постоянном переводе (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Как и всем прочим, записи присваивается порядковый номер и ставится дата ее внесения. Графа «Сведения о работе» заполняется датой, с которой сотрудник переводится на новую должность. Регистрационные данные приказа о переводе отображаются в графе 4.

Когда работник может отказаться от перевода на другую должность

Согласие на переход на другую должность – краеугольный вопрос данного кадрового решения. Несмотря на то что к процедуре перевода работодатели прибегают не так часто, трудовое законодательство предусмотрело ряд оснований, при которых специалист может не согласиться на него. И хотя не всегда за предложением, влекущим понижение в должности или оплате, стоит злой умысел начальства, сотрудник имеет право отказаться от перевода, если присутствуют нижеследующие моменты.

1. Альтернативная должность ниже по квалификационным требованиям и/или предусматривает уменьшение оплаты. В этом случае работник подлежит увольнению, но о данном решении его необходимо уведомить не менее чем за 60 дней до предполагаемой даты расторжения договора.
2. Перевод связан с утратой права выполнять свои профессиональные обязанности. Если восстановление прав займет не более двух месяцев, работодатель может (но не обязан) предложить такому сотруднику сохранение должности без содержания. В случае если на возобновление разрешительных документов требуется два месяца и более, а человек не желает соглашаться на перевод на понижающую должность, работодатель вправе оформить увольнение такого специалиста.
3. Перевод сопряжен с угрозой потери здоровья сотрудника. Если предполагаемое перемещение составляет менее четырех месяцев, специалист может отказаться от перевода и работы на весь этот период, а наниматель будет обязан сохранить за ним место, но не начислять заработную плату. Если же срок перевода ожидается больше четырех месяцев, а сотрудник не соглашается на него, то, согласно ст. 73 и 77 Трудового кодекса РФ, работодатель расторгает трудовое соглашение с таким специалистом.
4. Беременной сотруднице предложена должность с более легкими обязанностями. Закон требует от нанимателя предложить такой перевод будущей матери, однако она, в свою очередь, может на него не соглашаться, при условии, конечно, что эффективность трудовых процессов при этом не страдает.
5. Перевод связан со сменой места организации за пределами одного населенного пункта. В этом случае оформляется увольнение сотрудника и ему выплачивается выходное пособие.

Как видим, в вопросах перевода на другую должность законодательство во многом защищает права сотрудника и дает ему больше преференций. Это на самом деле так, и такая идея проходит через всё трудовое законодательство в нашей стране. У работодателя, по мнению экспертов, достаточно других, находящихся вне правового поля, инструментов влияния на сотрудника, а в ситуации, когда у нас до сих практикуется серое начисление заработной платы и полулегальное оформление (на короткий срок, заключение договора оказания услуг вместо трудового и т. д.), Трудовой кодекс и его жесткая позиция по защите прав работников остается единственной гарантией соблюдения паритета возможностей и обязанностей в трудовых отношениях.

Какие особенности имеет временный перевод на другую должность

По умолчанию любой перевод на другую должность является постоянным, если иное прямо не записано в соответствующем приказе. При этом, как устанавливает трудовое законодательство, максимальный период временного перевода – один год (ст. 72 Трудового кодекса РФ). Перемещение на ограниченный срок может быть необходимо при, например, замене сотрудника, который пока не может исполнять свои обязанности, но сохраняет рабочее место, в случае длительного отпуска одного из специалистов и т. д.

При этом если перевод носит внутренний характер и по продолжительности требует меньше одного месяца, то получать согласие на временную работу не нужно в случае чрезвычайных ситуаций (аварии на производстве, пожары, наводнения, эпидемии и т. д.) и простоя.

Обратите внимание, что если перевод осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом без согласия человека, то оплата труда производится по выполняемой работе, но не менее среднего заработка по прежней, основной должности (ст. 72.2 Трудового кодекса РФ).

Важно помнить, что если срок временного перемещения истек, сотрудник продолжает выполнять обязанности по данной должности и не требует другой работы, то временный характер перевода утрачивает силу и он считается постоянным (ст. 72 Трудового кодекса РФ).

Перевод работника на другую должность в другую организацию

С точки зрения фактического положения дела и нормативной логики, перевод на другую должность в иной организации – форма увольнения, при которой сотрудник избавлен от необходимости искать новое место работы и проходить собеседования. Главными отличительными признаками такого перевода от прочих является исключительно постоянный характер смены работы и прекращение трудовых отношений на предыдущем месте.

Для сотрудника такой перевод имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с простым приемом на работу:

• отсутствие испытательного срока (который может окончиться увольнением);
• основание для увольнения с предыдущего места работа – п. 5 ст. 77 Трудового кодекса РФ, что порой положительно влияет на решения кадровых сотрудников;
• если лицо, ранее занимавшее должность, на которую перевелся сотрудник, будет восстановлено по суду в своих правах, то уволить приглашенного специалиста уже нельзя.

Перевод на должность в другую организацию оформляется на основании заявления сотрудника и приложенного запроса о переводе от нового работодателя. Если текущий наниматель согласен с таким кадровым решением, он ставит свою подпись на заявлении, а отдел по работе с персоналом готовит приказ. Если руководство против подобного перемещения сотрудника, оно вправе ему отказать, и тогда тот может подать заявление об увольнении, принять которое будут уже обязаны.

Спорные ситуации перевода на другую должность

Вопрос: сотруднику был оформлен перевод в другой отдел с сохранением объема обязанностей и должности. При этом заработная плата оказалась понижена и не было получено согласие сотрудника. Это правомерно?

Ответ: работодатель поступил некорректно. Заработная плата является существенным условием трудового договора и ее размер не может быть изменен без согласия специалиста и оформления дополнительного соглашения к трудовому договору.

Вопрос: работодатель рассматривает вариант перевода на должность начальника сотрудника данного подразделения. Может ли он установить испытательный срок для него, чтобы убедиться в его компетенции?

Ответ: испытательный срок предусмотрен только для новых сотрудников организации и не может быть определен специалисту, назначенному на должность в порядке перевода. Для исключения ошибок работодатель вправе оформить временный перевод подчиненного на более высокий пост.

Вопрос: сотрудник обнаружил открытую вакансию в своей организации и подал заявление о переводе на новую должность. Начальник отказал в просьбе. Правомерно ли он поступил?

Ответ: начальник поступил правомерно, так как необходимым условием для оформления перевода является согласие обеих сторон. У работодателя есть несколько оснований для отказа – несоответствие квалификации сотрудника заявленной должности, отсутствие у него специальных прав и лицензий, он также может исполнять ключевую роль на своем текущем месте работы.

Вопрос: сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, получила от работодателя уведомление о необходимости прийти на работу и подписать приказ о ее переводе на другую должность с понижением заработной платы. В качестве причины такого перемещения наниматель указал необходимость оптимизации расходов компании. Как поступить сотруднице?

Ответ: действия руководства находятся вне правового поля по двум причинам: перевод данной категории работников без их одобрения возможен только по медицинским основаниям (ст. 256 Трудового кодекса РФ), а также сотрудница не может быть отозвана из отпуска без ее на то согласия (ст. 125 Трудового кодекса РФ). За женщиной необходимо сохранить ее должность и оклад. Если же работодатель осуществит данный перевод вопреки нормам и воле сотрудницы, то она имеет законное основание на обжалование этого решения в трудовой инспекции и восстановление в правах по решению суда.

Вопрос: может ли руководство перевести на другую должность иностранного сотрудника, если в его разрешении на работу данная деятельность не указана?

Ответ: на такую перестановку работодатель не имеет права. Выполнение иностранным сотрудником обязанностей, не указанных в разрешительных документах (в них прописывается специальность), приравнивается судами к работе без разрешения. Это означает штрафные санкции как для сотрудника, так и для организации, а в случае последней грозит и приостановлением деятельности. Данная практика нашла отражение в решениях разных судов: Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.05.2012 № А53-16050/2011, Решение Московского городского суда от 12.12.2011 № 7-2678, Решение Верховного Суда РФ от 23.09.2011 № 18-АД11-15.