Пример акта передачи материальных ценностей. Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение. Скачать образец. Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Необходимость в передаче товарно-материальных ценностей часто возникает в процессе ведения предпринимательской деятельности. Это может быть размещение их на складе сторонней организации, операции с давальческим сырьем и так далее. Во всех этих случаях у хранителя ценностей возникает ответственность за их сохранность. Такие операции могут осуществляться между юридическими лицами, между юридическим и физическим лицом, а также внутри самой организации.

Если вы работаете начальником склада, кладовщиком или экспедитором, то вы отвечаете за товары, инструмент или материалы, которые хранятся на вверенном вам объекте. В этом случае вы отвечаете за сохранность материальных ценностей, которые являются собственностью предприятия/организации. Иногда материальные ценности передаются во временное пользование и другим категориям работников. Например, во временное пользование может быть передан автомобиль, оргтехника или ручной инструмент.

Передача товаров и других ценностей это очень ответственный этап, который должен быть выполнен в полном соответствии с законодательством России. Торопливость и неточности при такой передаче могут привести не только к недоразумениям, но и существенным убыткам как для работника, так и для работодателя.

Для любого материально ответственного лица акт приема передачи материальных ценностей является основным документом.

В правовом поле Российской Федерации акт передачи материальных ценностей (ТМЦ) формализован в виде формы МХ-1. Эти бланки широко используются руководителями крупных и средних предприятий/организаций. Скачать такую форму легко из интернета. Ниже мы рассмотрим особенности заполнения этих бланков. Однако, малые предприятия и индивидуальные предприниматели часто используют упрощенные формы акта приема передачи материальных ценностей. Такие акты составляются в произвольном виде, но должны содержать некоторые обязательные разделы.

Упрощенный образец акта приема передачи материальных ценностей

В случае небольших объемов хранения или при передаче небольшого количества товаров/изделий физическому лицу используется упрощенная форма приемо-сдаточного акта. Здесь приведен акт приема передачи ТМЦ (образец):

Акт приема передачи

Настоящий акт составлен между ООО «Автоэлектрик» (г. Челябинск, ул.Ленина, 34) и индивидуальным предпринимателем Шишкиным Иваном Васильевичем (11.11.1987 г рождения, проживающего по адресу ХХХХХХ, паспорт ХХХХХХ, выдан ХХХХХ, 12.11.2003 г).

ООО «Автоэлектрик» передает, а Шишкин И.В. принимает под материальную ответственность на хранение следующие материальные ценности:

• сварочные аппараты Kaiser MIG-250 (новые), зав. №32091 и №65470, стоимостью за единицу 10000 руб. в количестве 2 шт. Общая стоимость 20000 руб.;\
• домкрат Forte TA820014-2T (б/у в рабочем состоянии), зав. №23145, стоимостью 1400 руб. в количестве 1 шт.;
• домкрат Forte TA820014-2T (новый), зав. №23765, стоимостью 2400 руб. в количестве 1 шт.;
• масло Литол 24, стоимостью 35 руб/кг, в количестве 50 кг. Общая стоимость 1750 рублей;
• автомобиль Toyota Camry, 2014 года выпуска, пробег 85670 км, номерной знак ХХХХХХ, VIN ХХХХХХХХ, стоимость 960000 рублей.

ТМЦ, акт приема-передачи материальных ценностей – это документ (справка), который подтверждает передачу (переход) какого-либо ценного имущества составленного описью по факту другому лицу (фирме, предприятию и т.п.). Этот документ может быть дополнен иными справками и документами, которые будут закреплять права сторон или определять условия участников соглашения.

Зачем нужен акт передачи ТМЦ?

Этот правовой документ является необходимым и составляется для точной фиксации перехода передаваемого имущества и ценностей, прав и обязанностей участников.Его составляют при полной или частичной сдаче и переходе материальных (товарно-материальных) ценностей от одного лица к иному.

Делается это в связи со сменой ответственного лица, с обязательным разъяснением его количества, стоимости и наименования. Он может быть необходимым в случае продажи, аренды, залога.Каждая организация может изменять порядок, форму и характер бланка в соответствии с необходимыми условиями.

Его составляют при полной или частичной сдаче и переходе материальных (товарно-материальных) ценностей от одного лица к иному. Делается это в связи со сменой ответственного лица, с обязательным разъяснением его количества, стоимости и наименования.

Он может быть необходимым в случае продажи, аренды, залога.

Каждая организация может изменять порядок, форму и характер бланка в соответствии с необходимыми условиями.

Основные пункты, которые должен содержать документ о приеме–передаче материальных ценностей:

• название — заголовок;
• полная дата составления, хранения, утверждения;
• порядковый номер документа;
• место его оформления;
• подробные полные реквизиты сторон с наименованиями;
• ФИО ответственного за составление и получателя которому передается МЦ (материальная ценность), а также сведения о сдающем лице;
• полный идентификационный перечень с полными данными, единицами измерения, наименованиями, количеством и стоимостью передаваемых на хранение МЦ;
• список дополнительной документации;
• условия хранения материальных ценностей;
• подписи всех участвующих сторон.

Составленный акт должен быть подписан минимум в двух экземплярах, заверен печатью. Один экземпляр передается для того кто принимает, а второй остается у сдающего. Во избежание различных проблем недоразумений рекомендуется делать копии всех документов.

Правила составления акта ТМЦ

В основном акт приема передачи материальных ценностей производится внутри предприятия или компании при смене ответственных лиц или передаче товара.

Документ должен быть составлен по всем правилам на бланке учета разработанного Госкомстатом. Эта форма может изменяться и редактироваться с учетом потребностей каждого лица и компании. Чаще всего используется стандартный бланк.

Заполнять графы необходимо последовательно, подробно и четко вписывая все необходимое позиции.

Порядок заполнения:

• в верхнем левом углу прописывается город в котором был составлен акт;
• в правом верхнем углу ставится дата составления. Она состоит из числа, месяца и года;
• ставится порядковый номер;
• далее в шапку документа вписывается наименование передающей организации и вся полная информация о том кто принимает;
• заполняется соответствующая таблица, которая состоит из нескольких граф (1–порядковый номер, 2– полное наименование, 3–код товара, 4– общее передаваемое количество товара, 5– цена за одну штуку, 6–общая сумма относительно количества передаваемых ценностей);
• далее, необходимо подробно заполнить реквизиты участников. Обычно, с левой стороны – все данные о том кто сдал, а с правой о том кто получил. Вся информация прописывается четко и разборчиво, желательно, ставится печать;
• внизу ставится печать и роспись ответственного лица (это может быть предприятие, на котором происходит передача ценностей).

Некоторые нюансы, которые необходимо учесть при заполнении

1. Любая из сторон может внести в специальные графы замечания относительно передаваемого материального имущества.
2. Следует учесть, что при изменении формы акта приема-передачи материальных ценностей нельзя изменять реквизиты и правила, установленные Госкомстатом.
3. В документе обязательно должны стоять две подписи принимающей и передающей стороны.
4. Все имеющиеся недочеты должны быть указаны и точно сформулированы.
5. При передаче материальных ценностей в неисправном состояние, либо с дефектами необходимо наличие строки, в которой прописывается, что получатель не имеет претензий.
6. Ценные товары или вещи должны иметь четкое и подробное описание с указанием кода.

Зачем нужны такие акты?

1. Акт приема передачи материальных ценностей снижает риски при возникновении судебных споров.
2. Четко формулирует, в каком состоянии необходимо вернуть товар если это договор аренды.
3. Подтверждает и уточняет право собственности.
4. Упрощает процесс учета.
5. Дает компании уверенность в надежной сохранности материальных ценностей.
6. Составление таких документов на больших предприятиях структурирует его работу и помогает установить момент использования материальных ценностей, ответственное лицо.
7. Страхует предприятие от несанкционированного использования материальных ценностей.

Данный акт не является обязательной формой, и любое предприятие может изменить его в соответствии с внутренними правилами, не изменяются только основные пункты.

Что можно изменять и другие некоторые нюансы

Если происходит передача ценных вещей или бумаг на хранение, то используется акт формы МХ–1.

Что можно изменить в форме МХ – 1:

• ширину строки;
• внести добавочные разъяснительные столбцы;
• дополнить необходимыми строками;
• подшить дополнительные страницы.

Акт приема передачи МЦ – это своеобразное соглашение и в нем можно прописывать, что материальные ценность передаются за определенную плату. Если наименование одно, то таблица не обязательна. Номер документа проставляется в обязательном порядке и может быть вставлен в договор. Грамотное составление и оформление данного документа – справки может стать основным доказательством ущерба. Данный акт не дает права на присвоение и личное пользование переданными ценностями.

Принимающая сторона берет на себя ответственность за их сохранность и несет материальную ответственность. В некоторых случаях заключается дополнительное соглашение, где указывается срок действия акта приема передачи МЦ и после истечения его срока действия должно осуществляться переоформление.

Вконтакте

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов. Рассмотрим, в каких случаях необходим акт приемки передачи товаров и какие особенности следует учитывать при его оформлении.

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов.

Акт приёма-передачи товара - свободная форма, в котором подробно описываются все характеристики активов, с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости.

В настоящее время действующее законодательство не содержит унифицированной формы акта приёма-передачи материальных ценностей. Но одновременно с этим, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом, что определено ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Указанные обстоятельства дают организациям право самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов, которые обязательно утверждаются в учётной политике.

Применение акта приёма-передачи

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:

• расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
• поступление товара без документов;
• передача материальных ценностей на ответственное хранение;
• передача активов по договору комиссии;
• передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
• передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).

Приведённый ниже образец можно применять одновременно с актом приёма-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1) .

Форма акта-передачи МХ-1

Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приёма-передачи дел, но в определённых ситуациях приведённый ниже образец акта приёмки-передачи ТМЦ может быть также применён. Например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п.

Образец акта приёмки-передачи имущества между материально ответственными лицами

Обязательные реквизиты

Бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• место составления;
• дата составления;
• информация о продавце и покупателе (наименование организации, ФИО директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
• ссылка на предмет, номер и дату договора;
• полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
• подписи ответственных лиц;
• печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у Покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможность возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Так же в документе необходимо указать суммы денежных средств полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но может облегчить дальнейшие проведение зачёта взаимных встречных обязательств, подписание акта сверки взаиморасчётов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным, для подтверждения правильности расчётов.

Юридические тонкости

Акт приёма-передачи должен составляться минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должным быть подтверждены доверенностью.

Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта должно быть отражено в договоре. Саму форму документа желательно сделать как приложение к договору. В этом случае он имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии простого образца акта приёма-передачи товара, можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.

Наличие акта передачи материальных ценностей может оказаться очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приёмки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приёма товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приёма товаров являются следующие факты, отражённые в документе, а именно:

• материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
• отсутствует расхождение по качеству и количеству;
• доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
• претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.

Хранение первичных документов

Для целей налогового учета первичные документы необходимо хранить в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ ).

Для целей бухгалтерского учёта первичные документы нужно хранить в течение 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте »).

Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение – документ отражающий факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на ответственное хранение. После заключения данного акта, вся материальная ответственность передается хранителю. Вместе с ним необходимо составить сделку, в которой будут прописаны оказания услуг. Сделка заключается и подписывается обеими сторонами.

Акт приема-передачи ТМЦ имеет типовую рекомендуемую форму МХ-1, используется достаточно часто, и относится к числу типовых документов. Данная форма может видоизменяться для удобства отражения дополнительной информации. В ней зафиксирован акт, связанный с приемом-передачей тех или иных материальных ценностей на хранение. Его ценность заключается в том, что именно в этом акте фиксируется факт передачи ценности между двумя лицами (от поклажедателя к хранителю)

Поклажедателем считается лицо, которое дает на хранение ту или иную материальную ценность. Хранитель отвечает за то, чтобы принять эту ценность. В акте прописаны все необходимые сведения о ТМЦ и особенности, связанные с их хранением.

Акт приема-передачи материальных ценностей. Образец заполнения

Рассмотрим данные, которые должны в обязательном порядке присутствовать в акте о приеме-передачи ТМЦ:

• ФИО индивидуальных предпринимателей либо физических лиц;
• наименование организации;
• адресс и контактные данные покладежателя и хранителя;
• срок, условия и список ТМЦ переданных на ответственное хранение;
• название акта и дата его заключения;
• подпись обоих участников, печать.