Подшивка документов в бухгалтерии. Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол. Для чего это может понадобиться

Прошивка документов дает возможность их систематизировать, в удобном виде передавать на хранение в архив или предоставлять на проверку соответствующим органам. Все страницы будут сохранены, и их невозможно подменить. Но чтобы получить все эти преимущества, нужно правильно выполнить прошивку, о правилах которой вы узнаете далее.

Нормативные акты о прошивке документов

Прошивка документов не имеет регламента нормативами актов, но существуют инструкции, которые содержатся в таких документах, как:

• ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Методические рекомендации по делопроизводству. Они были утверждены 23 декабря 2009 году приказом Росархива.
• Инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства.
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства.
• Методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов, утвержденных Министерством по сборам и налогам.

Во всех этих источниках указываются единые правила прошивки. При допущении неточностей в оформлении материалы могут быть отправлены отдельными органами на устранение недочетов, поэтому очень важно соблюдение норм прошивки.

Как нужно оформлять документы перед прошивкой?

Перед прошиванием проводится подготовительная работа. Вначале необходимо выбрать обложку стандартных размеров (часто используется картонный скоросшиватель формата А4) или нестандартных (берутся для длительного хранения документов). На ней отмечается:

• название организации;
• наименование подразделения (отдела кадров);
• срок хранения;
• индекс и заголовок дела;
• сколько прошито листов;
• дата прошивания документов.

После обложки следует опись всех документов. Дается название документа и записывается дата, когда произведена прошивка. Составляется аннотация с пояснениями о каждом документе, их список с указанием страницы для быстрого нахождения. Необходимо соблюдать правила установки номера страницы:

• номер ставится всегда с правой стороны в верхнем углу;
• используются для нумерации, в основном, арабские цифры;
• на странице с описью номер не ставится;
• документы с имеющимися конвертами и фотографиями номеруются по такому образцу: вначале конверт, а затем все фотографии в конверте;
• при допущении ошибок их разрешается зачеркнуть аккуратно одной линией и продолжить нумеровать, но рядом сделать запись «Исправленному верить», поставить подпись и печать.

После нумерации указываются инициалы сотрудника и его краткие данные, после чего можно приступать к самой прошивке.

Какие нитки подходят для сшивания документов?

Нитки играют важную роль для закрепления листов. От их качества зависит прочность скрепления бумаги и фиксация в папке. Так, для переплетов и хранения материалов в архиве рекомендуется использовать такие нитки:

• лавсан;
• соединение лавсана и хлопка;
• плотные хлопчатобумажные нитки.

Толщина ниток должна быть от 0,5-1,5 мм. Но самыми надежными и прочными считаются нитки толщиной – 1-1,5 мм. Их можно приобрести в катушках или мотках.

Такие нитки прочные и не рвутся при любом среднем натяжении.

Пошаговая инструкция, как сшивать документы нитками

Прежде чем приступить к прошиванию документов, стоит убрать все имеющиеся посторонние предметы: скрепки, скобы от степлера. Разложить документы, соблюдая даты. Обязательно пронумеровать страницы. Все листы хорошенько выровнять. Если листов много, можно их соединить скобами, чтобы они не перемещались.

Инструкция по прошиванию документов:

• Приготовленные и аккуратно сложенные друг на друга документы еще раз выравниваются.
• Следующие действия в основном зависят от толщины документов. Если их немного, то можно справиться цыганской иглой, а если толщина большая, понадобится шило. Немного отступив от края, необходимо сделать около 3 отверстий насквозь листов бумаги. Порядок таков, что одно отверстие необходимо проделать точно в центре, остальные – справа и слева от него на расстоянии 3 см:

• В иголку вдевается нитка, длина берется с запасом – около 70-80 см.
• Внизу бумаг, в среднее отверстие, вставляется игла с ниткой, полностью продевается.
• Затем проводится сверху к верхнему крайнему отверстию, полностью продевается:

• Игла просовывается в третье нижнее отверстие внизу документа, образуя длинный стежок:

• Затем проводится сверху документа и выводится вниз через середину:

• Если документ толстый, то эти же манипуляции можно повторить, чтобы листы более прочно закрепились.
• Снизу на обороте требуется завязать узел. Нитка должна иметь длину не меньше 8 см:

• На узел приклеивается заранее оформленная бумага прямоугольной формы, небольшого размера, на которой сделаны записи с указанием: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью», указывается количество листов, руководитель организации должен подписаться и поставить печать учреждения:

• Но печать ставится так, чтобы одна ее часть была на бумаге, где подпись директора, а другая часть должна выходить на лист документа.

Если документ содержит много листов, то необходимо сделать 5 отверстий, при этом документ не рассыплется, так как прочность будет выше.

Наглядно увидеть, как правильно сшиваются документы с помощью иголки с ниткой, можно в следующем видео:

Следует отметить, что если документов немного, чтобы прошить документы, достаточно лишь иметь шило с ушком. В этом вы убедитесь, просмотрев следующий ролик:

Устройство для прошивки документов

Организациям, которым приходится прошивать много документов, лучше всего, приобрести станок, в работе с которым можно использовать не только нить, но и пружину из металла и пластмассы, а также стяжки.

Выпущено несколько марок специальных устройств, включая:

• Лотос М168
• ППК-М168
• АПС М168

При приобретении устройства необходимо обращать внимание на его возможности максимального одновременного прошивки бумаги. Желательно, чтобы была регулировка перфорации и после прошивки документы широко раскрывались, их можно было удобно читать и ксерокопировать при надобности. При покупке важно также выяснить, имеет ли станок сертификацию, и распространяется ли гарантия на него на 1 год.

Станок такого типа выполняет следующие манипуляции:

• сверлит пачку бумаг с вложенной картонной обложкой до 10 см толщиной;
• проденет нить через сделанные отверстия;
• скрепит толстую пачку бумаг скобами из металлопластика.

Устройство устанавливается на столе и работает за счет электрического тока. В нем имеется перьевое сверло с прорезью в виде крючка. Оператору понадобится только завязать нити в узелки. В следующем видео можно наглядно увидеть, как станком типа YUNGER M168 прошить документы:

Подобный станок прошивает бумаги для длительного и временного хранения в архиве, поэтому необходим для оптимизации многих организаций:

• библиотек;
• городских архивов;
• образовательных учреждений;
• нотариатов;
• военных и силовых организаций;
• банков и офисов.

С приобретением станка намного улучшится качество прошивки документов, произойдет оптимизация процесса делопроизводства организации и экономия времени, к тому же эту работу освоит с легкостью каждый сотрудник.

Итак, прошивка документов – это важный процесс, необходимый для хранения информации в архивах, нахождения нужных документов за короткое время, приведение их в систему. Наличие специальных устройств позволит экономить много времени, если постоянно требуется прошивать большие пачки бумаг.

Получите ответ юриста за 5 минут

В делопроизводстве заведено правило о том, что все документы, которые состоят более, чем из одного листа, подлежат сшиванию и заверению.

Несмотря на отсутствие утвержденного единого порядка данного процесса, зачастую на предприятиях, а также госорганах требуется сшивать все формируемые документы для архивов, подачи для рассмотрения в какие-либо инстанции (например, при регистрации юрлиц, ИП, для участия в тендерах) и т.п.

Поэтому любому делопроизводителю и человеку, сталкивающемуся в своей деятельности с большим количеством документации, важно знать, как правильно прошивать документы. Ведь это занятие довольно кропотливое и требует внимательности и аккуратности.

Для прошивания документов специалисту, который будет этим заниматься, понадобятся следующие предметы:

• иголка (шило, дырокол, дрель) – в зависимости от того, какой объем бумаг нужно сшить;
• нитки ЛШ-21 (либо банковский шпагат);
• обложка дела 229×324 мм (если нужно сформировать и прошить архивные дела);
• бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
• ножницы;
• канцелярский клей.

Подготовительные работы

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).

Такой работник организации именуется делопроизводителем.

Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.

Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.

В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

• Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
• Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.
• Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
• Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
• Подготовить нить длиной не менее 70 см.

Пошаговое руководство по прошивке

1. Еще раз следует проверить нумерацию и правильность сложенных в единую пачку документов.
2. Далее, вооружившись иглой, специальным шилом или другим инструментом для проделывания отверстий в бумаге (зависит от толщины пачки), необходимо сделать три сквозных отверстия по вертикали. Расстояние между ними не должно быть менее 3 см. по отношению к центру листа.
3. Взять заранее подготовленную нить, вдеть ее в иголку для сшивания документов.
4. Для удобства следует обозначит отверстия на документе сверху вниз, как: №1, №2 и №3. Специалист должен начать прошивание с продевания иглы в отверстие № 2, при этом конец нитки должен быть оставлен с тыльной стороны пачки бумаг. Во время всего процесса прошивания нужно следить за тем, чтобы эта часть нитки оставалась там.
5. Затем на лицевой стороне нужно пропустить иголку через отверстие № 1 и достать ее сзади.
6. С тыльной стороны продеть иголку опять в отверстие № 2. Теперь иголка опять оказывается с внешней стороны листа.
7. Далее следует продеть иголку с внешней стороны бумаги в отверстие № 3 и достать ее с тыльной стороны.
8. Взяв тот конец нитки, который остался изначально с тыльной стороны и тот, что появился из отверстия № 3, их необходимо сравнять, а лишнюю длину отрезать ножницами.
9. Концы двух нитей завязываются на узел 2 раза, как можно ближе к тыльной стороне документа. Чем крепче связан документ, тем удобнее его листать. К тому же, он не рассыплется на отдельные листы и будет долго храниться в скрепленном виде.
10. Завершающий этап прошивания – это наклеивание небольшого листа бумаги с сопроводительными надписями. Для этого нужно взять клей, лист бумаги размером 2*5 см., наклеить его на то самое место, где было завершено сшивание. Лист должен полностью закрывать узел и частично концы нити. А оставшиеся 1-2 см. нитей должны находиться вне наклейки.
11. На лист с сопроводительной надписью ставится печать организации, оттиск которой должен захватывать и его и часть тыльной стороны документа, который был скреплен наклейкой. Это позволит избежать возможности вскрытия сшитого документы и подмены листов.

Как правильно прошить документы нитками — фото

Если пачка документов не слишком толстая (до 5 листов), то отверстия в листах можно аккуратно проделывать и самой иголкой для прошивания. При этом важно сохранить документ в хорошем состоянии, без помятостей.

Сопроводительные надписи

Это текст, который пишется на листе бумаги, скрепляющем документ с тыльной стороны.

Как правило, в нем содержится:

• надпись «прошито, пронумеровано»;
• количество пронумерованных листов, цифрами и прописью;
• должность и Ф.И.О. ответственного лица;
• место для подписи и ее расшифровки.

Можно либо заранее напечатать расшифровку на компьютере, сформировать готовые наклейки и размножить их, либо написать весь текст сопроводительной надписи от руки. Ни то ни другое не будет являться ошибкой и документ от этого не утратит свою действительность.

Образец

Наиболее часто встречающиеся на практике бумаги, требующие сшивания – это документы, которые готовятся для подачи в налоговую для регистрации юрлиц, ИП, либо изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для того, чтобы они были приняты и не было отказа в регистрации, описанным выше способом необходимо заверить следующие бумаги.

1. Устав (для организаций).
2. Официальная форма заявления.
3. Протоколы общего собрания.
4. Иные документы.

Некоторые документы сшивает и заверяет нотариус.

Прошитый журнал со штампом

Например, формы заявлений для налоговой инспекции. В этом случае нет необходимости самостоятельно сшивать бумаги, потому что всем процессом прошивания и заверки документов будет заниматься специалист нотариальной конторы.

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. И соединяем концы нитки

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (_____________) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг . Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации . Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: "Как сшивать документы?" Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.

Делопроизводство - сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить. Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.

Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).

Для чего сшивают документы?

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

Оформление обложки

Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.

Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.

Опись документов

Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.

Как правильно нумеруются листы

Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:

1. Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
2. Опись не нумеруется.
3. Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
4. Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
5. Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
6. Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
7. Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
8. Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
9. Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
10. Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
11. Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.

Допускаются ли ошибки в нумерации?

Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.

Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.

Как правильно сшивать документы ниткой?

Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных - находиться в трех сантиметрах от него.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное - 2, а нижнее - 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Заверим документы подписью

Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется - заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).

Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично - на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.

Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?

Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.

Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.

Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия - это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал. Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми. И не принимаются в ином виде.

Как сшивать документы для налоговой?

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока - пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия - таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.

Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.

Вместо послесловия

В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.

Для того, чтобы обеспечить полноценное ведение дел в , необходимо правильно производить процедуру сшивания деловых бумаг. Это позволит не только найти быстро документ при возникновении необходимости, но и обеспечить порядок в делопроизводстве .

Как правильно сшивать документы?

Наиболее часто деловые бумаги, которые оформляются на формате А4, сшиваются с применением трех отверстий. Для проведения этой , нужно использовать:

• Иголку,
• Нитки,
• Клей,
• Шило,
• Бумагу.

В документах с левого края нужно сделать проколы с помощью шила. Расстояние между ними должно составлять от 3 до 5 см. Сшивание с использованием иголки должно начинаться с тыльной стороны. При этом необходимо оставить часть нитки, длина которой составляет не менее семи сантиметров. Далее с лицевой стороны протыкается верхняя дырка , а с тыльной – нижняя. С лицевой стороны нужно снова проткнуть нижнее отверстие и оставить нить такой же длины, как и предыдущая нитка. Далее необходимо связать две нитки в узел и наклеить на него прямоугольник бумаги.

Для сшивания документации можно использовать специальный канцелярский дырокол. В данном случае получится две дырочки. Для того, чтобы увеличить надежность процедуры в документах можно сделать четыре дырочки. Начинать процесс нужно со второго отверстия, которое находится вверху документа.

После этого иглой необходимо продеть верхнее отверстие и снова второе сверху. После этого направляем иглу в третье отверстие сверху и в четвертое отверстие.

Для того, чтобы нить удерживала сшитые длительное время, нужно отдавать предпочтение капроновому изделию. В некоторых случаях сшивание документов производится с помощью специального шпагата. Для выполнения данной процедуры можно использовать обыкновенную нитку, которая предварительно складывается в несколько раз. Иногда сшив документов производится с применением тонкой лавсановой ленты.

При сшивании документов нужно придерживаться симметричности и вертикальности. Проколы должны быть с левой стороны документов. При этом отступать от края нужно от 0,5 до 2 см. Если сшиваемые бумаги очень важные, тогда в них делают пять проколов. При этом деловые бумаги сшивается с тыльной стороны.

Особенности заверения деловых бумаг

Заверение деловых бумаг

После того, как деловые бумаги будут сшиты, их необходимо заверить. Предварительно нужно взять небольшой квадратный листок бумаги и написать или напечатать на нем: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». На листке необходимо соответственно действующему законодательству расписаться и поставить печать.

При сшивании документов их листы должны в обязательном порядке нумероваться. О количестве листов нужно написать не только цифрами, но и буквами. Подписывать заверенные документы и оригиналы должны только уполномоченные люди, которые имеют доверенность на проведение данной процедурой. Лучше всего, чтобы на документах ставили подписи сами предприятий.

Подписываться необходимо таким образом, чтобы половина подписи располагалась на наклеенном листке, а вторая половина – на самих . Точно также нужно ставить и печать. Соответственно действующему законодательству необходимо поставить дату, когда был заверен или подписан документ.

Заверять документы можно только ответственному которое подписывало оригинал. Если основой работы лица, которым осуществляется заверение документации, является , то рядом при этом нужно написать ее дату и время возле , имени и отчества подписанта.

Сшивание документации в соответствии с нормами

Правовые нормы при формировании сшива документов

Сшивать деловые бумаги необходимо в соответствии с нормами действующего законодательства. Данная процедура должна производиться в соответствии с Методическими рекомендациями по делопроизводству, которые утвердил Росархив соответствующим в 2009 году.

Также при проведении данной процедуры нужно руководствоваться соответствующим ГОСТом Р 51141-98.

Регулировка процесса сшивания документации производится целым рядом норм. Прежде всего, необходимо руководствоваться инструкцией Центрального Российской Федерации, с помощью которой производится определение основных в ведении делопроизводства.

Также нужно пользоваться методическими разъяснениями в порядке заполнения отдельных форм документации, которые утвердил Министерства по и сборам. В период сшивания документов рекомендуется руководствоваться приказом Министерства культуры Российской Федерации, который утвердила типовая инструкция делопроизводства.

Если руководствоваться всеми вышеперечисленными нормами и правилами во время сшивания документов, то это обеспечит порядок в делопроизводстве .

Разновидности документации

В современном делопроизводстве может производиться сшивание разнообразных . Наиболее часто в организациях сшиваются журналы учета. Для выполнения процедуры можно использовать иглу или дырокол. В большинстве случаев в журналах производится прошивание только внутреннего блока.

Журналы имеют большое количество листов, и поэтому для проделывания отверстий в их внутреннем блоке может использоваться дрель или шуруповерт. Также существует еще один способ проделывания отверстий – вместе с обложками. При использовании данного метода в большинстве случаев осуществляется применение специальных станков для отверстий.

Деловые бумаги, которые подлежат длительному хранению в архивах, должны иметь твердую обложку.

Папка, которая получится из данных документов, должна быть толщиной не более четырех сантиметров. С целью упрощения процесса прошивки документации в большинстве случаев производится применение брошюровочно-переплетных станков или готовых архивных папок. документы могут прошиваться в специальных банках. При этом их толщина может составлять не более десяти сантиметров.

Для того, чтобы просверлить бумажный блок применяется высокопроизводительная бумагосверлильная машина.

Разновидности документации

При прошивке документов в органах суда и полиции необходимо руководствоваться определенными правилами. Некоторые структуры запрещают проводить сшивание документов с применением белых ниток. В судопроизводстве сшивание документации должно производиться только через пять отверстий.

Судебные инстанции при проведении данной процедуры требуют использования обложек, материалом производства которых является тонкий мелованный картон. Обложка при этом должна перегибаться пополам и накрывать документацию только с одной стороны.

Для сшивания важных юридически значимых очень часто применяются специальные металлические колечки. Сквозь них продевается тонкая лента из атласа, которая имеет фигурную наклейку.

Очень часто для прошивки документов применяются папки с гребнями. Данное занятие является достаточно трудоемким. Это объясняется нужностью совмещения отверстий в гребнях и документах. При правильном выполнении папок их дырочки будут совпадать с отверстиями в документах, которые проделываются с помощью дырокола.

Прошивка документов может осуществляться разнообразными способами. Выбор определенного метода прошивки напрямую зависит от разновидности документации и , которой проводится данная процедура.

Особенности оформления обложки

Для того, чтобы процесс сшивания документации был правильным, необходимо произвести выбор обложки. В большинстве случаев отдают предпочтения изделиям, которые выполняются из картона.

Обложки могут предназначаться для долговечного хранения документации, а также быть стандартными или нестандартными.

Наиболее часто для сшивания документов осуществляется применение стандартных обложек. Они используются при обычном типовом размере документации. Нестандартные обложки применяются при неспецифическом, не шаблонном размере документов.

Если хранение должно производиться в архивах более 25 лет, тогда осуществляется применение третьего вида обложек. Материалом их производства в обязательном порядке должен выступать твердый картон. Для того, чтобы деловые бумаги могли храниться в архивах достаточно длительное время, производится использование обложек, материалом изготовления которых выступает бескислотный картон.

Титульная сторона должна включать в себя о названии организации и группе документов. С целью упрощения объяснений производится нумерация отверстий с тыльной стороны. Обложка документов соответственно действующему законодательству должна иметь заверительную подшивку с титульной стороны. Ее нужно сделать на небольшом листке, который приклеивается к обложке. В записке в обязательном порядке необходимо указать информацию о количестве прошитых бумаг.

Если в документах имеются чертежи, фотографии или рисунки, то об этом нужно указать в заверительной записке. Опись папки с документами может производиться любым человеком. Но подпись на заверительной записке соответственно действующему законодательству должен ставить директор учреждения после предварительной оценки.

Прошивка документов может производиться различными способами. Выбор определенного из них напрямую зависит от особенностей деятельности организации. При прошивке документации необходимо в обязательном порядке руководствоваться действующим законодательством

Ответить

В студенческие годы проходила практику в госучреждении. Задача была научиться правильно подшивать документы. Помню, что постоянно велись дискуссии — сколько должно быть отверстий — три или четыре. Вобщем не очень простое занятие.

Ответить