Главная » Полезные советы » Письмо в архив с просьбой выдать документы. Ходатайство об истребовании документов. Виды архивных запросов

Письмо в архив с просьбой выдать документы. Ходатайство об истребовании документов. Виды архивных запросов

Вам понадобится

- бланк организации;
- бумага формата А4;
- компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
- принтер;
- конверт.

Инструкция

Составьте «шапку» письма. В нее входят реквизиты обеих сторон, заголовок, обращение. Сведения об адресате письма разместите справа, в верхнем углу листа. Перечислите должность, фамилию и инициалы официального лица, которому направлен запрос , например, «Начальнику департамента образования администрации Томской области И. И. Иванову».

Способ представления реквизитов автора письма зависит от его юридического статуса. Если отправитель запрос а – организация, то сведения о ней приводятся на бланке в левом верхнем углу. Гражданин, самостоятельно готовящий официальное обращение, должен сразу после реквизитов адресата перечислить свои данные: фамилию, имя и отчество полностью, адрес по и фактического места проживания, контактный телефон. Например:«Генеральному директору ООО «Управляющая компания»И. И. ИвановуСидорова Петра Петровича,зарегистрированного по адресу:г. Ижевск, ул. Первая, д. 1, кв. 1, проживающего по адресу:г. Ижевск, ул.Вторая, д. 2, кв. 2,телефон: 33-33-33».

Сформулируйте заголовок письма. Он должен отражать суть запрос а, например: «О сведений о среднесписочном составе коллектива за 1 полугодие». Напечатайте заголовок слева под реквизитами вашей организации. В запрос е частного лица этот элемент не .

Отступите от заголовка письма или от реквизитов сторон 2-3 строки и напечатайте обращение к адресату. В запрос е организации используйте деловую форму: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый г-н Иванов!». Частное лицо может указать в этой строке только вид обращения, не упоминая имени-отчества корреспондента, например, «запрос », или «информационный запрос », или «запрос о предоставлении сведений».

Напишите основную часть письма. В ней кратко расскажите о ситуации, в связи с которой вы направляете данный запрос , обоснуйте необходимость предоставления вам запрашиваемых сведений. Излагайте мысли и грамотно и без эмоций. При необходимости ссылайтесь на действующее законодательство, гарантирующее ваше право на получение официальной информации.

К письму вы можете приложить копии документов. В тексте после основной части обязательно укажите количество приложений и объем каждого из них, например: «Приложения: 1. Копия паспорта гражданина РФ на 1 л. в 1 экз.2. Копия свидетельства о на 1 л. в 1 экз.»

В конце запрос а поставьте дату и личную подпись. Документ, направляемый от имени организации, подписывает руководитель. Номер и дату исходящего письма укажите в специальной строке бланка.

Проверьте черновой вариант запрос а, исправьте ошибки. В организациях часто требуется согласовать письмо с ответственными сотрудниками. Затем напечатайте отредактированный вариант и отправьте .

Источники:

Деловые письма: просьбы и запросы

Любая государственная или муниципальная организация обязана рассматривать поступающие обращения граждан, включая информационные запросы , и в течение месяца с момента их получения давать ответ на вопросы, входящие в ее компетенцию.Если ваш вопрос относится к компетенции иной организации, заявителю обязаны дать рекомендацию, куда именно ему надлежит обратиться.

Вам понадобится

- компьютер;
- доступ в интернет;
- официальный адрес сайта интересующей организации;
- принтер;
- авторучка;
- почтовый конверт;
- бланки уведомления о вручении и описи вложений (по желанию).

Инструкция

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» требует, чтобы в обращении было указано, кто и куда обращается (достаточно названия организации), и координаты для ответа по почте. Не будет лишним и указать телефон для связи, можно мобильный.Могут потребоваться и дополнительные параметры для идентификации. Например, ваш ИНН при обращении в налоговую инспекцию.Если вы намерены отправить запрос по почте, обязательно распишитесь под текстом.

Составление запроса надо начинать с так называемой «шапки». Это несколько строчек в правом верхнем углу.
В первой вы пишете, в какую организацию обращаетесь. Например, «В Министерство внутренних дел РФ».
Во второй после слова «от» (с маленькой ) свои фамилию, имя и отчество полностью.В третьей – «проживающего (ей) по адресу» и свой адрес с почтовым индексом. Ниже можете указать свой телефон.Если вы зарегистрированы по месту жительства по одному адресу, а живете по другому, в некоторых случаях адрес регистрации может иметь . Например, в обоснование, почему вы обращаетесь региона, в котором не живете.

Изложив все интересующие вопросы, вы можете добавить просьбу прислать ответ на адрес фактического проживания и указать его с индексом. Закон это позволяет.Онлайн обращение вы отправляете, нажав специальную кнопку. Иногда затем вам могут предложить проверить текст перед окончательной отправкой. Лучше не пренебрегать этой возможностью: несколько раз внимательно перечитать. Если нашли неточность, не поздно вернуться и исправить.Закон приравнивает онлайн-обращения к обычным письмам.

Оформление графической части уделите особое внимание. Здесь важен дизайн, соответствующий имиджу компании и формирующий восприятие бренда у потенциальных партнеров. Поэтому разработку этой части лучше всего поручить профессиональному дизайнеру. Для этого вы должны сформулировать четкие требования и передать имеющиеся у вас материалы. Это логотип, текст, а также информация о фирменных цветах и шрифте, требования к типу , разумеется, при условии, что они были разработаны заранее.

Подготовив все необходимые сведения для размещения на , вы можете приступить к его оформлению самостоятельно, если у вас нет времени или возможности обратиться к дизайнеру. Самый простой вариант можно создать и без знания графических программ, пользуясь только текстовым редактором Word. Здесь вам следует помнить, что логотип компании и наименование размещаются чаще всего в левой верхней части (но и здесь жестких правил не существует). А сразу под ними размещается остальная информация, обычно мелким шрифтом.

Видео по теме

Обратите внимание

Несмотря на отсутствие четких правил по оформлению фирменного бланка, неизменным остается одно требование - формат бумаги должен быть А4.

Источники:

требования к фирменному бланку в 2019

Не каждый человек нашей страны знает, как необходимо правильно оформлять официальные запросы в различные инстанции. Главной целью грамотного запроса является своевременный ответ и получение необходимого результата.

Инструкция

Внимательно изучите условия интересующей вас инстанции. Следуйте только тем рекомендациям, которые предлагают официальные источники. Корректно заполните анкету, если это требуется. Как правило, вы должны будете указать все ваши данные о месте проживания, ваши подробные инициалы, не забывайте про номер телефона и адрес электронной почты.

Не допускайте в своем запросе нецензурной лексики, оскорбительных выражений. Составляйте четкие фразы и предложения. Разбивайте текст на логические абзацы, не допускайте грамматических ошибок, если запрос выполняете в письменном виде.

Ваш официальный запрос не должен содержать непонятных заявлений, жалоб, предложений. Будьте внимательны, соблюдайте все правила приличия и официального обращения к конкретной фирме или организации.

Вспомните, как пишутся деловые письма. Это без труда можно найти в учебниках русского языка или в библиотеке. Грамотное описание сложившейся ситуации поможет вам в решение вашей проблемы. Подойдите к написанию запроса со всей серьезностью, действуйте в соответствии с правилами и нормами делового этикета. Учитывайте любые тонкости.

Воспользуйтесь помощью юриста. Например, обращение в органы государственной власти требует знаний в области прав и юриспруденции. Пользование стандартной формой обращения не гарантирует успеха, но воспользоваться тоже рекомендуется. Ваш запрос не должен вызывать сомнений, будьте уверены в каждом слове, чтобы расположить к себе, а не вызывать отвращение своим негативным настроем.

Если официальный запрос осуществляется от имени предприятия, то соберите необходимые документы, заверьте все печатями и отправьте заказным письмом с уведомлением или передайте лично в приемную отделения, получив при этом отметку на втором экземпляре.

Сама по себе подача ходатайства в суд не практикуется. Обычно его подают в дополнение к уже поданному иску, жалобе или прошению. Целью является необходимость обратить внимание суда на какое-либо нарушение или важный факт.

Вам понадобится

- консультация юриста;
- подаваемый одновременно или уже поданный иск (по крайней мере его ксерокопия);
- номер судебного дела или иска.

Инструкция

Процесс подачи подпадает под регулирование ст.119 Уголовно-Процессуальный Кодекса Российской Федерации (УПК РФ). Согласно закону, любая из сторон, участвующая в конкретном судебном разбирательстве, имеет право обратиться к суду. Заявление можно сделать устно, но чтобы оно возымело юридическую силу, необходимо оформить его в письменном виде.

Также как запрос и жалоба, ходатайство является одной из официальных форм обращения в Конституционный Суд Российской Федерации. Закон четко круг лиц, имеющих право обращаться с ним к суду.

В разбирательства уголовного дела, ходатайство могут подавать следующие лица:
- подозреваемый или обвиняемый;
- законный представитель подозреваемого или обвиняемого;
- (адвокат);
- потерпевший;
- законные представители потерпевшего;
- гражданский истец или ответчик, их представители;
- прокурор;
- общественный защитник или обвинитель.

При рассмотрении гражданского дела, право подачи имеют:
- истец;
- ответчик;
- третьи лица, имеющие непосредственное отношение к делу;
- заявитель;
- представители любого из участников процесса;
- прокурор;
- уполномоченные органы государственного управления, профсоюзов или других организаций.

Всегда ли работодатель должен удовлетворять просьбу работников о выдаче копий документов? Обязан ли он выдавать копии локальных нормативных актов, штатного расписания? В какие сроки выдаются документы, связанные с работой? Что грозит работодателю, если он нарушит срок выдачи? Как заверить копии документов для работника? В каком случае лучше оформить выписку? Как это сделать?

17.10.2017

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ РАБОТОДАТЕЛЬ ОБЯЗАН ПРЕДОСТАВИТЬ РАБОТНИКУ?

Первая норма, к которой мы обратимся, - ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
выписки из трудовой книжки;
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления - заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Вопрос:

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определения ВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Нормативный акт	Документ
Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации»	Справка о среднем заработке за последние три месяца
Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»	Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой
Статья 230 НК РФ	Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ
Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»	Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»	Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

* Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам - в день увольнения.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, - документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В КАКИЕ СРОКИ И КОМУ ВЫДАЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ?

В основном - или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Вопрос:

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека - супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

заявление, написанное работником;
свой паспорт;
доверенность.

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

И. И. Зеленову

от менеджера Т. Д. Красновой

Заявление

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

Копию приказа о переводе на должность менеджера;

Копию трудового договора.

Краснова, 24.08.2017

КАК ПРАВИЛЬНО ЗАВЕРИТЬ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ РАБОТНИКА?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779‑X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.

Приведем пример.

Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко

Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (на-именование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).

Вопрос:

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Вопрос:

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

ОФОРМЛЕНИЕ ВЫПИСКИ.

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, - штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка - это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Директор И. И. Зеленов

Выписка верна

Секретарь Белова О. Е. Белова

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

из трудовой книжки серии XХ № 211111

	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись


	Общество с ограниченной
	ответственностью «Апрель»
	(ООО «Апрель»)
	Принят техником.	Приказ от 11.05.2017

	Переведен на старшего техника.	Приказ от 04.09.2016

Работает в ООО «Ромашка» в указанной должности в настоящее время.

Выписка верна.

Секретарь Белова О. Е. Белова

Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указ у № 9779‑X делается заверяющая отметка. На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

ПОДВЕДЕМ ИТОГ.

Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.

Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких‑либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.

Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.

В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.

Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185‑ст.

Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст.

«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004‑ст.

Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой

ЗАПРОС о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой

В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п. ___ договора банковского счета просим Вас предоставить дубликаты следующих документов:

Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой (Касенов Е.Б., 2010)

Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 04.08.2010.

о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов,

накладных и т.д.) в связи с утратой

В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п.

Договора банковского счета просим Вас предоставить дубликаты следующих документов:

Указанные документы просим передать следующим образом: _________________.

Копия документа, на основании которого организация сотрудничает с данным контрагентом.

Образец официального запроса дубликатов оригиналов документов от поставщика

Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой. Генеральный директор А.А. Степанов Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.

Уважаемый Глеб Романович! В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций: Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв.

Образец письма-запроса

Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.

И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой. В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Образец письма-запроса можно скачать здесь. Как писать? Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Напишите буквально одну вводную фразу, например:

«в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
«на основании наших предварительных договорённостей»;
«для заключения договора».
«в соответствии с заключенным договором»;

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа.

Образец документа: Письмо-запрос

Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2001.
Материалы 4-ой научной конференции (Псков, 12-16 февраля 2002 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2002.

Все материалы просим предоставить ответственному редактору И.П.Ершову. Главный редактор С.С. Иванов

Письмо-запрос. Образец письма-запроса. Пример письма-запроса

При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

Как написать письмо-запрос

Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.

Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений). Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов утраченных документов (образец заполнения)

РЕШЕНИЕ ВАШИХ ПРОБЛЕМ В ТРИ ЭТАПА:
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ

Образец Заявления/Запроса по ст.62 ТК РФ о выдаче документов, связанных с работой

	Генеральному директору (Наименование компании, Ф.И.О. ген.директора)
	факт.адрес:
	юр.адрес:
	тел.:

	Заявитель :	Ф.И.О.
	зарегистрирован по адресу:
	тел.:

ЗАЯВЛЕНИЕ/ЗАПРОС

о выдаче документов, связанных с работой

В соответствии со ст.62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, а именно:

Копию приказа о приеме на работу в соответствии со ст.68 ТК РФ;
Копию приказа об увольнении с работы;
Справку о заработной плате за весь период работы;
Справку о периоде работы;
Копию выписки из штатного расписания в отношении заявителя;
Справку о начислениях заработной платы за весь период работы с расшифровкой помесячно в отношении Заявителя;
Копию должностной инструкции в соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ и Письма Роструда от 09.08.2007г. № 3042-6-0;
Копию приказов о направлении в командировку за весь период работы по форме Т-9;
Копию выписки из графика отпусков за весь период работы;
Копию Приказа о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 за весь период работы;
Справку о начисленных, и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за весь период работы;
Копию трудового договора со всеми приложениями;
Копию договора об аренде автотранспортного средства;
Копию Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст.ст.56, 68 ТК РФ и ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию положения о структурном подразделении заявителя в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Положения об оплате труда и (или) премировании в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Положения о работе с персональными данными в соответствии п.8 ч.1 ст.86, абз.5 ч.1 ст.88 ТК РФ;
Копию Положения о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Документов, явившиеся основанием для издания приказа о расторжении трудового договора;
Копия Договора о полной или частичной индивидуальной или коллективной материальной ответственности;
Копию Карты аттестации рабочего места по условиям труда в соответствии со ст.209 ТК РФ, приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011г. №342н;
Копию Положения о командировках в соответствии ч.2 ст.168 ТК РФ;
Копию Командировочного удостоверение работника по форме Т-10 за весь период работы;
Копию Личной карточка работника по форме Т-2;
Копию Приказа о поощрении работника по форме Т-11 за весь период работы.

Статья 62 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи, копии запрашиваемых документов. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.

Законодательством предусмотрена в частности административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда, ст.5.27 КоАП РФ наложение штрафа на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В случае оставления моего заявления без надлежащего рассмотрения в установленный законом срок, оставляю за собой право обратиться в компетентные органы за защитой моих нарушенных прав, а так же в суд за компенсацией причиненного мне морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ.

На основании выше изложенного и руководствуясь ст.62 ТК РФ

ПРОШУ:

Выдать мне запрашиваемые копии документов на руки;
Заверить выдаваемые копии надлежащим образом;
В случае отсутствия или отказа в выдаче отдельных документов дать мотивированный письменный ответ;
Рассмотреть мое заявление в трехдневный срок.

«___» ___________________ 201___года.

___________________ / _______________ /

Подпись

Образец Заявления/Запроса по ст.62 ТК РФ о выдаче документов, связанных с работой скачать образец бесплатно

__________________________________________________________________________________________

Примечание:

Ст.62 «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001г. №197-ФЗ - Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая - третья утратили силу. - Федеральный закон от 30.06.2006г. №90-ФЗ.

Данная статья закрепляет право работника на получение документов, связанных с работой. Зачастую работники, работая в организации (на предприятии), не имеют на руках каких-либо документов в т.ч. и трудового договора, а для осуществления защиты своих прав, в случае возникновения возможных конфликтов, в том числе судебной защиты, работнику необходимо располагать соответствующими документами. Тем самым, работник может потребовать выдачи ему документов как после заключения трудового договора во время его действия, так и при увольнении.

Согласно п.2.1.29, п.2.1.30 «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998г. №28) под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Соответственно заверенной копией документа понимается - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Согласно Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983г. №9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» - государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Аналогичные нормы изложены и в п.3.25, п.3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» утв. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» где отражено следующее, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы юридического лица заверяются печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В связи с тем, что обязанность по выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью работника, возникает у работодателя, в силу положений ст.ст.62, 84-1 ТК РФ, при наличии письменного заявления работника о выдаче этих документов, то бездействие работодателя по выдаче документов, нарушает трудовые права работника и соответственно нарушение работодателем сроков выдачи документов работнику может привести к взысканию с него в пользу работника сумм, компенсирующих причиненный работнику моральный вред (ст.237 ТК РФ).

Для решения вопроса можете воспользоваться нашим предложением:

Бесплатная Юридическая Консультация

Для решения вопроса можете воспользоваться нашим предложением: Бесплатная Юридическая Консультация

С этой статьёй так же читают:

Методический подход к оценке стоимости интеллектуальной собственности (инженерно-философский аспект)
Лишение права управления транспортным средством по ч.1 ст.12.26 КоАП РФ
Постановление Правительства РФ от 26.06.2008 №475
Основные требования, предъявляемые к подготовке специалистов специализированного Арбитражного суда по интеллектуальным правам

Просмотров