Формуляр виды и разновидности приказной документации. Виды и назначения бланков. Понятие и сущность делопроизводства

«РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ТРЕБОВАНИЙ К ДОКУМЕНТАМ»

1. Введение

2. Приказное делопроизводство

3. Коллежское делопроизводство

4. Исполнительное делопроизводство

5. Российские технологии делопроизводства в ХХ веке

1. ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

Документы, иначе официальные документы, или «бумаги», сопровождают человека с самого начала жизни.

Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы не были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.

2. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений ещё не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления, явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников.

Однако письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показываю, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов (договоры с Византией).

В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Тогда же возникают и достаточно крупные, ещё не разделённые на документные архивы и книжные библиотеки, собрания письменных материалов.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения (обычно центральные храмы). Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счёт церковных псаломщиков и диаконов.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей.

С образованием центрального государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться аппарат государственного управления. Одновременно на основе обычаев формируется система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала Боярская Дума.

В целом управленческий аппарат того времени носил название «приказные избы» или «приказы» , которые формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления.

Поэтому период становления и развития государственного делопроизводства с XV по XVII вв. принято называть приказным .

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

1) поступление документа на рассмотрение;

2) подготовка дела к «докладу»;

3) рассмотрение и решение дела;

4) оформление документа, содержащего решение.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства»: собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец . При необходимости вставить документ столбец расклеивался.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться книжная (тетрадная ) форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги .

В тот период сформировались системы бухгалтерской, военной, дипломатической, статистической и других обосабливающихся систем документации. Все остальные документы, не сформированные ни в столбцы, ни в тетради, собирались в связки, где порой вместе оказывались самые разнообразные документы.

Таким образом, история делопроизводства в XVI – XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создаётся и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приёмы их составления, хранения и учёта.

3. КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утверждённый Петром I в 1720 г.

«Генеральный регламент» ввёл систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой входили президент, вице-президент, 3 советника, асессоры.

С изданием «Генерального регламента» делопроизводство становится на твёрдую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией . Центральной фигурой канцелярии становится секретарь.

«Генеральный регламент» установил процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала в себя:

1) вступление дела;

2) подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению);

3) слушание дела и принятие решения;

4) оформления решения и доведение его до исполнителя;

5) контроль за исполнением решения;

6) архивное хранение дел.

Вопросы регистрации полученных и «отпущенных» документов были разработаны с особой тщательностью. Основной целью регистрации была их охрана, но одновременно регистрационные массивы представляли собой систему научно-справочного аппарата как для контроля за исполнением документов, так и для наведения необходимых справок.

Существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало их составлять.

В целом делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

XVIII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

4. ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В 1801-1811 гг. Российская империя проводит реформы высшего и центрального аппарата государственного управления.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено всё «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

Для решения общих дел, относившихся ко всем департаментам, а также дел, подлежавших непосредственно разрешению министра, в каждом министерстве была создана канцелярия. Она делилась на отделения и столы, управлялась директором.

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях.

Весь процесс делопроизводства делится на следующие этапы:

1) порядок вступления дел;

2) движение их; или собственно так называемое производство;

3) отправление дел;

4) ревизия;

5) отчёты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами:

q организация приёма документов;

q направление на исполнение и исполнение;

q регистрация документов и контроль за их исполнением;

q отправка документов.

В 1858 г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России. Оно даёт яркое представление о порядке исполнения документов в государственных учреждениях царской России. Например, в одной из низших инстанций – земском суде – документ в процессе исполнения проходил 26 инстанций, в губернском правлении над документом производилось 54 операции, в департаменте – 34, в совете министра - 45 операций.

Порядок составления документов и оформления реквизитов документов каждой разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько от инстанции государственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках . Бланком назывался лист в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи» наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок документу. Бланки в начале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

При ревизии дел должно было проверяться:

q в порядке ли дела содержатся;

q верно ли составляются им заглавия;

q нет ли медленности в делопроизводстве;

q не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более чёткая организация хранения документов.

Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

5. РОССИЙСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ХХ ВЕКЕ

Современные российские технологии делопроизводства развивались постепенно.

Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в Государственном институте техники управления (1926 г.).

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах:

организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощённой форме;

отказ, где возможно, от регистрации вообще;

число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определённое лицо.

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нём был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных учёных.

В 1941 г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике.

Однако вопросы, рассматриваемые на этом совещании, реально были воплощены в жизнь спустя почти 20 лет, в 1960 г.

В 1973 г. были одобрены «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства». Документ был комплексным и включал не только вопросы делопроизводства, но и содержал рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.

В 1988 г. была утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления, основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», которая до настоящего времени остаётся основным нормативным документом по организации делопроизводства в России.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путём внесения их в табель форм, утверждаемый руководителем организации.

Традиционная российская технология процессов ДОУ (делопроизводства) имеет следующие особенности:

четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;

отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства и т.д.;

ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек, журналов);

для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб;

относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

основы технологии делопроизводства закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, т.к. эта технология требует как получения современной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек.

При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Традиции западной системы ДОУ (делопроизводства) существенно отличны от российской и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников и большей демократичности.

К особенностям западной технологии процессов ДОУ (делопроизводства) можно отнести следующие:

1. характер движения документов преимущественно горизонтальный, с правом подписи документов, направляемых должностному лицу, имеющему равный статус;

2. обработка получаемой корреспонденции предусматривает возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;

3. регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручатель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются;

4. отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;

5. до согласования проекта документа с высшей должностной инстанцией проект содержит все варианты правки, перепечатка и подписание одобренного варианта становится технической операцией и может исполняться без участия исполнителя;

6. широкое использование бланков с рукописным внесением переменной информации;

7. использование пакетов бланков на цветной бумаге, что практически исключает неправильное адресование каждого экземпляра;

8. в иерархических системах управления руководитель каждого уровня имеет должностные обязанности по самостоятельной личной подготовке ряда документов, в основном отчетного и распорядительного характера;

9. специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как правило, не создается;

10. в обязанности секретаря входит хранение локального архива руководителя (в подлинниках или копиях документов).

Внедрение в офисы новых информационных технологий в общегосударственном масштабе связывалось не с комплексным совершенствованием ДОУ, а с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) и подгонки под них делопроизводства.

Концепция ОГАС была в 1980-х гг. реализована в народном хозяйстве лишь частично. В 1990-х гг. та же участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Существенная разница заключается в том, что идеи ОГАС были хотя бы частично реализованы, а последняя концепция до настоящего времени даже окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Особенно наглядно отставание в технологиях ДОУ (делопроизводства) выявилось в 1980-1990-е гг., когда теоретические изыскания в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели в ведущих странах к широкой информатизации, внедрению в реальную управленческую деятельность организаций новых технологий, к разработке концепций «безбумажного офиса».

Развитие делопроизводства:приказное, коллежское, исполнительное и их краткая хар-ка.

Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины 15 в. по мере превращения Московского княжества в великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами - центральными исполнительными органами.В период действия делопроизводства, получившего название приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты. На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу. В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство.Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо вопросу.В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства.

Коллежское делопроизводство

Новый этап становления российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления Петр I отменяет столбцовую форму документов, происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в области управления была создана новая система государственных учреждений. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственногоаппарата управления получила название коллежской - по названию центральных учреждений нового тип.Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, регистратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчики вахмистр. Наиболее важные документы готовились секретарем, остальные - канцеляристами. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов.

Исполнительное делопроизводство

В начале 19в. вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. С введением министерств коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную. Система делопроизводства этого периода получила название исполнительное. Принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей. Аппарат управления министерства согласно царскому Манифесту состоял из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. В каждом департаменте действовал совещательный орган, включавший директора и начальников отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте - канцелярия департамента.

Развитие российской государственной системы делопроизводства

Российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:

1. Делопроизводство в дореволюционной России:

От появления первых документов до приказного делопроизводства включительно.

Коллежское делопроизводство.

Исполнительное делопроизводство.

2. Делопроизводство в СССР:

От разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной ситемы делопроизводства

От традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство

Документ и информация, их свойства и функции.

Свойства:

1)атрибутивность документа, т.е наличие неоьемленных слагаемых, без которых он существовать не может

2)функциональность документа, т.е его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени

3)структурность документа, т.е тесная взаимосвязь его элементов и подсистем

Функции:

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, соци­альная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Развитие документационных технологий

Сначала люди писали документы рукописным способом. Это было очень сложно и долго. Они подкладывали под документ копировальную бумагу,для того,чтобы было немного проще.Затем,использовали печатающие машины и электроно пишущие машинки. И теперь люди составляют документы при помощи компьютера.

Роль документационного обеспечения управления в современной организации.

Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии. Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ. С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации:
1.документационное обеспечение, т. е. документирование процедур управления;
2.коммуникации, или технологии документационного обеспечения;
3.организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.
Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления.

Классификация управленческих документов

Основные группы документов:

1)организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2)Распорядительные документы предприятия (акт,приказы по основной деятельности, распоряжения, решения,указания,постановления);

3)Документы по личному составу предприятия (приказы,заявления,автобиографи,личный листок по учёту кадров,личная карточка формы Т-2);

4) Информационно-справочные документы предприятия (письма, справки, докладные записки, объяснительные записки протоколы и др.)

Общероссийские системы документации

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Наименование организации

Этот реквизит характеризует автора документа. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном рек­визите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учре­дительных этих организаций, и все­гда приводятся в именительном падеже.Наименование организации на иностранном языке воспроизводит­ся в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

Дата

Явля­ется датой подписания, датой заседа­ния. Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерациии и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать воз­можность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не со­держать эмоциональной окраски.Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.

Подпись

Наименование должности печатается от границы левого поля; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка дается без кавычек и ско­бок, Должностные лица подписывают документы в пределах их компетен­ции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зави­симости от вида документа, содержания, способов принятия

Оформление текстов документа

Первая строка текста пишется с красной строки, остальные строки пишутся с начала документа. Можно пользоваться допустимыми сокращениями (такие как год, век) и т.д.

Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

Разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;

Нумеровать их следует арабскими цифрами;

Номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;

После номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;

Разделы и подразделы должны иметь заголовки;

Заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая;

Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;

Переносы слов в заголовках не допускаются;

Нумерация страниц текстовых документов:

Страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами

Титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;

Номер страницы на титульном листе не проставляют;

Номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.

Перенос даты отдельно переносить нельзя. Если не хватает место для написания, то дата ставится с начало строки.

Требования к бланкам документа

1) Оформляются на листах А4 и А5

2) левое поле:25-35мм

Правое:10 мм

Нижние и верхнее:20мм

3) могут изготавливаться типографским или рукописным способом

4) два вида расположения реквизитов угловой и продольный

5)для организации устанавливается: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида

6)два способа расположения реквизитов:центрированный и флаговый

16)Порядок составления организационно-правовых документов
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, и действуют до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения с привлечением квалифицированных специалистов.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правовых документов является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки правовых документов в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Виды и назначения бланков

Общий бланк используют для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма.Который служит средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи.

Формуляр-образец ОРД

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое;20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов

24)Правила оформления реквизитов документа с 01-10.

Выписка из приказа

в ней отр. значимые распоряжения относительно действий ответственных лиц.

Текст должен сод(название орг,налоговй номер,юрид адрес местонахождения,номер регистрации и дату,названия документа,текст,должность,подпись,фио). Подписывается директором,секретарём.

33)Хар-ка,порядок составления и оформления Коммерческого и Трудового контракта

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме.

В трудовом договоре обязательно должен быть четко оговорен срок его действия (при заключении срочного договора) или указано, что соглашение заключается на неопределенный срок (при заключении бессрочного договора).

Коммерческий контракт - документ, представляющий собой договор поставки товаров илипредоставления услуг. Устанавливает определенные права и обязанности сторон.

Различают несколько видов коммерческих договоров.

1.Реализационные. Такие договоры регулируют отношения, связанные с поставкой товаров потребителю

2. Посреднические. Это двухсторонний договор, одна сторона которого действует в интересах третьей, выступая в роли посредника

3. Организационные. Целью этого вида коммерческого договора является непосредственная организация торгового процесса

34) Хар-ка,порядок составления и оформления заявлений Автобиографии и Резюме

Автобиография - это документ,который автор составляет самостоятельно, пишет разборчиво и аккуратно. Не имеет типового формуляра. Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчётом чтобы можно было составить представления о человеке. В 1 экз. Подшивается в личное дело сотрудника.

Резюме – это документ, оформляющий при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Основной акцент делается на деловые качества и образовательный уровень кондидата. В личное дело не подшивается. Может быть оформлен по почте или по факсу. Оно должно выглядить привлекательно.

35) Хар-ка,порядок составления и оформления Личной карточки форм Т-2 и Личного листка по учёту кадров.

Личная карточка формы Т-2 - это документ по учёту персонала предприятия,оформ на всех работниках преприятия,принемаемых на постоянную или на временную работу. Заполняется в 1 экз рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений. Она имеет униф форму. Заполняется на основании документов:трудовая книжка,паспорт,документ об образовании

Все записи оформ без сокращений. Хранится в отдельной картотеке по алфавиту. Хранится 75 лет.

Личный листок по учёту кадров – этот документ представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начало трудовой деятельности,о семейном положении. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы даются полные ответы,не допуская сокращений,изменений или помарок.Указывается адрес регистрации а фактический адрес проживания. Хранится в личном деле сотрудника и фотография наклеивается на правом верхнем углу.

36) Состав документов личного дела:

Заявление о приёме на работу

Трудовое соглашение,дополнительные соглашения

Личный листок по учёту кадров и дополнения к нему

Документы об образовании

Докумеенты об утверждении в должности

Должностные регламенты

Заявления и приказы о переводе на другую работу

Документы об награждении

Сведения о доходе

Невостребованные документы

Заявления и приказы об увольнении

Иные документы в случае необходимости

37)Правила оформления трудовых книжек

Записи производятся только при помощи шариковой,гелевой,перьевойручки,чёрного,синего,фиолетовогоцвеа.

Все записи производятся без сокращений и имею свой номер в пределах раздела

Использование римских цифр непременимо,все даты арабскими цифрами

Фио по паспорту(не сокр)

Дата рождения. Месяц прописью,число и год цифрой..

Образование(высшее проф,среднеепроф)

В и.п. специальность

Дата заполнения

Подпись и расшифровка,а так же подпись и расшифровка собственника тк

Печать компании

38) Приказ - это распорядительный документ, издаваемый руководителем учреждения Приказы по личному составу регламентирующих прием на работу, увольнение, перемещение работников, командировки, отпуска, различные заохоч чение В заголовке такого приказа отмечают:: Относительно личного состава Приказ должен обладать обозначение непосредственного исполнителя (фамилия и инициалы, должность, номер телефона), а также визы должностных лиц, с которыми согласован проект приказа

при подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Каждый пункт приказа начинается с глагола в приказной форме

Назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформ­ ленный в установленном порядке.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы.

Виды номенклатуры дел

Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные.

Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголов­ки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и мо­жет быть применена в этих организациях без внесения в нее каких- либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наиме­нования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, напри­мер муниципальных управлений социальной защиты. При ее примене­нии можно исключить дела, которые не образуются в деятельности кон­кретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хране­ния, структуру построения номенклатуры дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для со­ставления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.

49)Основные требования к составлению номенклатур дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи

Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение год

51) Основные требования к формированию дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

Подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97

Включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

Группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

Дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

Запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности.

а, если нужно сделать отметки

Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

Оформление дел

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, составляется внутренняя опись– документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме.. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. 16

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Составление описей дел

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

60)Хранение дел в текущем делопроизводстве.

Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.

Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.

Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.

Основные понятия об архивном хранении

Государственные органы, органы местного самоуправления, орга­низации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архив­ные документы, подлежащие приему на хранение в государствен­ные и муниципальные архивы,.

При хранении в течение установленных сроков должны обеспечи­ваться сохранность, учет, отбор и подготовка документов для передачи их на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответ­ствии с нормативно-методическими документами Федерального архив­ного агентства. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования,оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой делоорганизации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

63) Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение. Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Виды бланков,иххар-ка

Общий бланк .На общем бланке могут быть нанесены следу01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак;

04- Код организации;

08 - Наименование организации;

14 - Место составления или издания документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа.

В виде уголков различают места расположения следующих рекви зитов:

15 - Адресат

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

ющие постоянные реквизиты:

Бланк письма .В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Место составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке. В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания документа». Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам.

Адресат

Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности. Адрес в международной переписке следует оформлять по междуна­родным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна.Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» вклю­чает в себя: наименование организации; наименование структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию; почтовый адрес. Наименование организации или структурного подразделения указы­вают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном.

Дата документа

Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 11, явля­ется датой подписания, датой заседа­ния, датой события. Существуют также: дата ут­верждения, даты согласования в реквизите 23 «Гриф согласования документа» и в реквизите 24 «Визы согласования документа». Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно- цифровой.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том слу­чае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитом 09 или 10 в зависимости от вида блан­ка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последователь­ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабс­кими цифрами, например: 01.09.2000.

Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применя­ется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сен­тября 2000 г.

Гриф утверждения документа

В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». В случае, если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными бук­ вами;

Резолюция

Резолюция наносится на документ рукописным способом должнос­тным лицом или должностными лицами. Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на пер­вом листе нет или документ предварительно рассматривается уполно­моченными лицами,то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Первый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют поручен­ные им виды р

Федеральное агентство по образованию РФ

Кафедра документоведения

Реферат по теме:

Основные разновидности приказного делопроизводства

Белгород, 2007

Введение

Актуальность. Моя тема очень актуальна для моей будущей профессии. Так как приказы это неотъемлемая часть в истории Российского делопроизводства. Каждый документовед должен знать историю отечественного делопроизводства, чтобы в будущем успешно и качественно выполнять свои обязанности и понимать значение своей профессии.

Цель моей работы - проследить этапы формирования приказов, изучить различные классификации и уже конкретно рассмотреть деятельность отдельных приказов таких как: Печатный, Холопий, Земский, Разбойный, Поместный, Монастырский, Посольский, Приказ Большого Дворца.

1.изучить формирование и структуру приказов;

2.рассмотреть различные классификации приказов;

.изучить документооборот в Печатном приказе;

.представить дела Посольского приказа;

.осветить деятельность приказа Большого Дворца;

.показать деятельность Поместного приказа;

.рассмотреть Монастырский приказ;

.рассмотреть Холопий приказ;

.показать взаимосвязь Земского и Разбойного приказа.

Алексеева Е.В. в своей книге «Архивоведение» дает классификацию приказов, что показывает различные подходы на эту тему. В книге «Делопроизводство» Кирсанова М.В. подробно разбирает основные разновидности приказного делопроизводства, что дает полную и исчерпывающую информацию о деятельности приказов. Леонтьев А.К. в книге «Образование приказной системы управления в Русском государстве» показывает нам структуру и повествует историю формирования приказного делопроизводства.

Глава 1. Образование и классификация приказов

1.1 Формирование и структура приказов

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV века и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган - Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и другие).

Период с XVI-XVII век получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений - приказов.

Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В XVI веке они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства1.

Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. Разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки от одного до трех, а к концу XVII века в крупных приказах от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «середних» и «молодых» (младших).

Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и другие2.

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» приказную избу и помощников «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство.

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 года. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

1.2 Классификации приказов

В середине XVI века возникают постоянно действующие приказы со своими штатами, внутренней структурой и специальным делопроизводством.

Из большего числа приказов, создававшихся в разные годы, можно выделить несколько основных групп, объединенных по направлению деятельности:

.военные - Разрядный, Поместный, Стрелецкий, Пушкарский, Оружейная палата;

.дворцовые приказы, заведовавшие отдельными отраслями великокняжеского, а с 1547 года царского хозяйства - Казенный, Конюшенный, Ловчий, Сокольничий, Пострельничий;

.внешние сношения с иностранными державами - Посольский приказ;

.финансовые, фискальные приказы для сбора налогов и податей - Приказ Большого прихода;

.судебно-полицейские приказы - Разбойный, Холопий, Земский;

.судебные приказы, которые заведовали судом на определенных территориях - Московский, Владимирский, Дмитровский, Казанский.

Существует еще одна классификация приказов:

Областные приказы: Четверти (Владимирская, Галицкая, Костромская, Новгородская, Устюжская, Новая); Казанский; Литовский; Сибирский; Смоленский.

Финансовые приказы: Большого прихода; Большой казны; Счётный; Денежного сбора; Печатный; Сбора запросных и пятинных денег; Купецких дел; Доимочный.

Дворцовые приказы: Большого дворца; Царицына мастерская палата; Казённый; Оружейная палата; Судный дворец; Золотых дел; Серебряный; Конюшенный; Соборного дела; Житный; Записной; Иконный; Панихидный; Сокольничий; Аптекарский; Новой аптеки.

Административные приказы: Поместный; Холопий; Монастырский; Челобитный; Ямской; Книгопечатный; Каменный; Рудного сыска; Строения богаделен.

Судебные приказы: Московский и Владимирский судные; Казанский судный; Судный; Приказных дел; Земский; Разбойный; Розыскных дел; Сыскные; Расправная палата при Боярской думе; Мещанского суда.

Патриаршие: Разрядный; Духовный; Дворцовый; Казённый; Церковных дел.

Дипломатические приказы: Посольский; Малороссийский; Калмыцких дел; Лифляндских дел.

Военные приказы: Разрядный; Денежной раздачи; Драгунского и солдатского отпуска; Полковых дел; Великой России; Полоняничный; Пушкарский; Рейтарский; Сбора ратных людей; Семёновский; Хлебный; Ствольный; Стрелецкий; Мушкетного дела; Иноземский; Потешный; Преображенский.

Глава 2. Разновидности приказов

.1 Документооборот в Печатном приказе

Печатный приказ как центральный орган управления, обладавший в современном понимании нотариальными функциями в масштабах всего Московского государства, являлся решающим, заключительным этапом на длинном пути прохождения документов, касающихся оформления прав на движимые и недвижимые имущества, судебно-следственных материалов, свидетельств на право торговли и держания откупов, изменений по службе. В Печатном приказе документу придавалась юридическая сила: он удостоверялся государственной печатью, заносился в регистрационные записные книги приказа, за что взималась печатная пошлина.

Специфика деятельности и делопроизводства Печатного приказа заключалась в том, что единственной собственной документацией приказа являются его записные регистрационные книги. Никаких других документов Печатный приказ не производил, за исключением памятей, посредством которых служащие приказа переписывались с администрацией других приказов. Регистрационные книги приказа содержат в себе информацию об этом объеме приказной документации, грамотах и актах, приходящих в Печатный приказ и проходящих через него7.

В делопроизводстве Печатного приказа ключевыми являлись два момента: процедура регистрации грамоты или акта и взятие пошлины или освобождение от нее за приложение печати к документу.

Регистрация документа - закрепление в законодательном порядке юридических прав владельца удостоверяемой грамоты или акта. В Печатном приказе она проходила путем занесения краткой записи о запечатываемой грамоте или акте в пошлинную или беспошлинную книгу приказа. Обязательными для записи и пошлинных и беспошлинных книг устанавливалось несколько элементов: дата регистрации; населенный пункт, на который грамота или акт посылались; полное имя владельца грамоты или акта; краткое содержание сути дела, изложенного в регистрируемом документе и соответствующая пометка служащих приказа о том, были ли взяты печатные пошлины и в каком количестве. Книги прошлых лет оставались в приказе, к ним нередко обращались в текущем делопроизводстве. Они образовали архив Печатного приказа, записи в книгах использовались для наведения справок и изготовления выписок, на основании которых составлялись памяти и выписки по запросам других приказов.

Цель регистрации сводилась к приданию документу юридической силы, обеспечению его учета и контроля, а в дальнейшем поиска. Регистрация давала возможность подтвердить факт получения или отправки документа, вести контроль за его исполнением, составлять количественные и качественные характеристики документооборота, создавать информационно-справочный аппарат. Таким образом, перечисленные функции составляют суть нотариальной деятельности, которой занимался Печатный приказ как центральный государственный орган всего Московского царства.

Печатный приказ как сугубо канцелярское учреждение не замыкался в собственных границах, он взаимодействовал с другими центральными учреждениями и представителями царской власти на местах. Велась обширная переписка с воеводами, начальниками московских приказов и дьяками приказных изб в городах. В своей массе переписка сводилась к просьбам-запросам, обращенным к начальнику и дьяку Печатного приказа, отыскать в регистрационных книгах нужную запись и сделать с нее копию. В этом отношении на Печатный приказ ложилась ответственность за исполнение запросов и подачу достоверных сведений по запрашиваемому вопросу на основании материалов архива8.

Безусловно, по большей части запросы касались земельных сделок, требовалось подтвердить выдачу грамоты на недвижимое имущество, конкретизировать количество выданных четей, уточнить имя человека, на которого была выписана грамота и т.д. Нередко на основании книг Печатного приказа устанавливалась истина и вершились судебные дела.

Связь была двусторонней, а ее инициатором являлись как внешние учреждения: приказы или администрация на местах, так и сам Печатный приказ. Он посылал запросы в города, часто с целью выяснения имен владельцев и их откупов.

Запросы в Печатный приказ поступали в форме памятей, и приказ готовил ответы в той же форме. В ответе-выписке содержалась точная копия записи, найденной в регистрационной книге, с указанием полной даты и имени дьяка, за чьей приписью была сделана запись.

Два ключевых момента в делопроизводстве этого учреждения определили характер его деятельности в первой половине XVII века: регистрация акта или грамоты и взятие либо сложение пошлины за приложение печати к документу. Действия служащих Печатного приказа и установление тарифов на печатные пошлины полностью регулировалась указами государя и собственной устоявшейся приказной практикой. Нормы и установления, выработанные в результате деятельности Печатного приказа в первой половине XVII в., полностью и без изменений вошли в статьи XVIII главы Соборного уложения 1649 г9.

Система хранения и учета книг Печатного приказа прошлых лет была удивительно хорошо налажена и позволяла исполнять самые сложные запросы в ограниченные сроки. Справочно-информационная деятельность служащих Печатного приказа являлась ведущей составляющей всей системы приказного делопроизводства. Регистрационная и информационная деятельность определяли для Печатного приказа место связующего звена среди других центральных органов государственного управления.

2.2 Дела Посольского приказа

Посольский приказ оформлял выезд за рубеж. Если территории порубежных соседей вклинивались на русскую территорию или наоборот, то для перехода из государства в государство крестьянам этих имений не нужны были официальные документы. Во всех остальных случаях необходимо было получить проездную грамоту в Посольском приказе или у воевод, исполнявших в данном случае его функцию. Несанкционированный переход границы рассматривался как преступление, и преступника судили, проведя следствие. На местах этим опять же занимались воеводы, которые должны были писати о том государю. Так как вряд ли царь сам рассматривал все подобные отчёты, то они поступали в Посольский приказ.

Приказ имел право выдавать разрешения только на выезд в государства, в которых Россия находилась в мирных отношениях, поэтому можно говорить о том, что приказ определял, с какими странами Москва живёт в мире и с кем выгодно и невыгодно иметь сношения. Так как сохранение мира - одна из важнейших задач, то русских подданных, совершивших в дружественной стране лихое дело, то есть убийство, разбой или грабёж, также судили в приказе или на месте.

Соответственно по названию приказа, можно говорить о том, что он был ответственным за назначение русских послов и прием иноземных.

Также Посольский приказ занимался искуплением пленных и сбором денег на это. На практике эти деньги собирал не Посольский приказ, а все другие, согласно своей компетенции, а затем из своих денег отдавали причитающееся на выкуп пленных.

Иностранцы, получившие разрешение на въезд в страну, должны оформлять все сделки в Печатном приказе, то есть без проездной грамоты они не имеют право находиться в России и тем более производить какие-то операции, так что в Печатном приказе, скорее всего, обязаны были проверять наличие таковых у иноземцев при оформлении документов: закладных, купчих. Иностранцы в городах жили в основном в отдельных районах и, следовательно, были подведомственны приказу Большого дворца в Москве и воеводам на местах. Отсюда тесное взаимодействие Посольского приказа уже как минимум с двумя другими: Печатным и Большого дворца10.

Таким образом, приказ ведал всеми международными отношениями Москвы: и торговыми, и политическими, и, наверняка, в какой-то степени культурными.

2.3 Приказ Большого Дворца

приказ делопроизводство посольский печатный

Приказ Большого Дворца занимался делами московских посадских людей и слобод, а также делами по управлению дворцом.

Приказ Большого Дворца был обособленным ведомством и обладал правом сбора печатной пошлины и имел свою печать. Однако, указом 25 февраля 1624 года по докладу Печатного приказа все печатные пошлины по делам, которые исходили из приказа Большого Дворца, было предписано печатать, подписывать и собирать в Печатном. Это мероприятие не имело успеха. Большой Дворец так и не пересылал грамоты в печатный.

Лицам, взявшим что-либо на откуп, выдавались откупные грамоты. Таким образом, Большой Дворец ведал откупами. Однако непонятно, почему тогда все остальные статьи, посвящённые откупной системе, повествуют о том, сколько кому денег платить за откупные грамоты в Печатный приказ, и почему с мест деньги за удостоверение откупных грамот присылались туда же. Это можно объяснить тем, что откуп брали на разные занятия, подведомственные разным приказам. В таком случае, все грамоты действительно должны были оформляться в Печатном приказе11.

Большой Дворец взыскивал печатные пошлины за приложение печати к сотным грамотам, выдававшимся в дворцовые волости из разных приказов, в том числе и из самого Большого Дворца. У Большого Дворца было право ставить печати к грамотам, направляемым в дворцовые волости, и право получать за них печатные пошлины. Сотные же и иные грамоты, направляемые из других приказов, подлежали освидетельствованию в Печатном приказе, с уплатой пошлины там же.

Но основной функцией было управление слободами и посадами, то есть Дворец занимался регулировкой отношениё между белыми и чёрными слободами, процессами обеления, входа в тягло и всяческих перемещений посадского населения.

Приказ также ведал населением, несшим тягло и проживавшим в пределах посадской близости. Эти пределы определены точно только для Москвы: на все стороны от Земляного города ото рву по 2 версты.

Уложение запрещало посадским людям закладываться в качестве крестьян и холопов и устанавливало за это определённое наказание. Так как посадское население было подсудно приказу Большого Дворца, то ему приходилось взаимодействовать с приказами Холопьего суда, Сыскным и многими другими.

Также Большой Дворец должен был ведать торговыми делами гостиной и суконной сотен, в частности тем, где и как они торгуют.

2.4 Поместный приказ

Поместный приказ вёл писцовые книги, учитывающие хозяйственный потенциал землевладений всех типов, и переписные книги, основное значение которых состояло в учёте тяглого населения феодальных владений. Поместный приказ следил за соответствием всей поземельной документации, в том числе и выписей писцов, писцовым книгам. В спорах о земле принимались во внимание записи и в прежних писцовых книгах, а при отсутствии таковых приказ мог давать ввозные грамоты на прежние поместья на основе дозорных книг.

Следующая крупная функция Поместного приказа состояла в верстании служилых людей по отечеству поземельной дачей с учётом оклада, назначаемого разрядным приказом, и родовитости служилого человека.

На приказ возлагалась регистрация всех поземельных сделок между феодалами - купли-продажи вотчин, их заклада, поступки и передачи по наследству, мены поместьями и поместий на вотчины. Приказ следил за законностью владения поместьями, осуществлял контроль за исполнением указа о запрете духовным иерархам и монастырям покупать и принимать в качестве вклада родовые, выслуженные и купленные вотчины и не имел права регистрировать такие сделки; осуществлял также продажу порозжих земель в вотчины, а при отсутствии у таких вотчин наследников отбирал их на государя. То же делалось в отношении выморочных поместий, которые подлежали передаче женам на прожиток. На приказе лежало разрешение всех поземельных конфликтов, в том числе связанных с закладом и выкупом заложенной земли и других. Словом, приказ отвечал за исполнение всех установлений, вошедших в главы Уложения и посвященных поместному и вотчинному землевладению.

Следующая крупная функция приказа состояла в контроле за соблюдением крепостного устава относительно крестьян. Прямой обязанностью приказа была борьба с побегами крестьян и возврат их владельцам на основании писцовых и переписных книг. Как возврат беглых, так и остальные акты сделок на крестьян подлежали регистрации в приказе. Однако до 1675 такие записи велись не в Поместном приказе, а в Холопьем. В октябре 1675 г. вышел приказ, по которому запись крепостных документов и купчих на крестьян должна была производиться в Поместном приказе в специальных книгах. На основе Уложения 1649 г. должно было произойти разграничение функций между Поместным и Холопьим приказами, но процесс этот затянулся до последней четвери XVII в.

Поместный приказ был обязан устанавливать и свободное состояние пришлых людей, назвавших себя свободными и изъявивших желание записаться в качестве крестьян за какими-либо помещиками или вотчинниками. Во всех указанных случаях компетенция Поместного приказа распространялась на территорию центра и юга государства, исключая новгородские и псковские земли, подлежавшие юрисдикции приказных изб Новгорода и Пскова, и территории, подведомственные приказам Сибирскому и Казанского дворца.

Таким образом, Поместный приказ должен был постоянно взаимодействовать со всеми остальными приказами, так как обладал довольно широким кругом функций и в разных частных случаях был вынужден прибегать к помощи коллег.

2.5 Монастырский приказ

На пути подчинения церковных корпораций общей системе государственной централизации заметным шагом явилось создание Монастырского приказа. Он был учреждён в интересах средних и низших слоёв служилых людей по отечеству и верхушки торгово-посадского мира, наиболее активно боровшихся с духовными феодалами за землю и крестьян. Монастырскому приказу были подсудны духовенство, чёрное и белое, и зависимые от них люди и крестьяне, исключая патриарха и патриарших людей и крестьян, по значительной части недуховных дел, кроме крупных уголовных преступлений. За церковью сохранялся только суд по церковным делам.

До этого суд по недуховным делам в отношении клириков от митрополитов и ниже, а также монастырей осуществлялся в приказе Большого Дворца. Здесь же духовные вотчинника, минуя общегосударственные учреждения, подлежали суду самого царя. На уровне приказов все дела, касающиеся церкви, духовных лиц и зависимых от них людей, были в ведении суда патриарших приказов. Уложение 1649 года лишало высшее духовенство, за исключением патриарха, административных и судебных привилегий, главным образом юрисдикции по отношению к церковным людям в основной массе гражданских и уголовных дел. В ведение Монастырского приказа предоставлялись также и церковные и монастырские земли.

Указанное ограничение привилегий церкви в области управления и суда в Уложении не проведено последовательно. В руках главы церкви - патриарха оставался орган управления патриаршими вотчинами и людьми, подчинёнными патриарху - Патриарший двор.

Из приказа Большого Дворца в ведение Монастырского приказа были переданы все монастырские и церковные земли. Контроль же за исполнением запрета передачи вотчин в монастыри по завещанию и обменом вотчинами возлагалась на Поместный приказ.

Наряду с этим Монастырский приказ также был и финансовым, административным и полицейским органом по отношению к церковным учреждениям, то есть совмещал функции характерные для всех приказов вообще.

Доходы Монастырского приказа были довольно велики, так как церковь в России XVII века играла заметную роль во внутренней политике и экономике государства, и именно поэтому правительство пошло на такой шаг, как создание особого органа, ставившего церковь в какой-то степени под контроль светской власти.

2.6 Холопий приказ

Вопрос о положении крестьян и холопов в XVII веке был очень важным. На Холопий приказ возлагался контроль за соблюдением статуса второй по численности категории феодально-зависимого населения - холопов. Главнейшей его функцией было оформление служилых кабал в соответствии с требованиями закона и регистрация их в кабальных книгах. Одной из форм такого контроля было рассмотрение челобитных самих холопов с жалобами на неверное оформление кабал на них.

В этой связи Холопий приказ был обязан следить за тем, чтобы не оформляли кабалы на крестьян и бобылей, в том числе на беглых, и на детей боярских верстанных и наверстанных. Холопий приказ преследовал насильственное похолопливание и имел право наказывать виновных. Всё это ставило перед Приказом необходимость контроля за оформлением кабал на свободных людей или на бывших холопов при наличии у них отпускных. Сюда же относился контроль за соблюдением правового режима добровольных холопов. Через приказ получали отпускные холопы, бежавшие из плена.

Важнейшей функцией Холопьего приказа была борьба с побегами холопов; беглые приводились в приказ, наказывались кнутом и возвращались владельцам. Приказ следил также за соблюдением условий сыска беглых холопов, предписанных законом, к тому же там рассматривались дела о сносе беглыми имущества их хозяев и о возврате его по принадлежности.

При отдаче беглого холопа владельцу Приказ наказывал ему накрепко, чтобы он холопа до смерти не убил, не изувечил и голодом не заморил, отсюда вытекала практика разбора в приказе всех судных дел о холопах и вынесения приговоров по ним. То есть этот приказ, как и все остальные выступал в роли судебной инстанции.

На Холопий приказ возлагались регистрация других форм кабальной зависимости. Сюда относились купчие и данные на людей из татарского полона; освобождение от неволи крещёных татар. Подлежали регистрации в приказе заёмные кабалы и жилые или житейские записи, которые оформлялись при отдаче родителями своих детей, племянников в работу на определённый срок, те урочные лета17.

Соответственно своим функциям Холопий приказ должен был взаимодействовать со многими, но не со всеми остальными приказами.

2.7 Земский и Разбойный приказы

Земский приказ был создан во второй половине XVI века как правительственное учреждение, наблюдавшее за порядком в Москве и ведавшее судопроизводством по делам о разбоях и о делах, совершённых в столице.

Игра в карты и в кости не запрещалась, так как на неё существовала государственная монополия, так что игра приносила довольно большой доход в казну.

Существует деление: Москва - Земский приказ, все остальные территории - Разбойный, в основу которого лежал давнишний принцип подсудности по месту совершения преступления и поимки преступника18.

Разбойный приказ - один из органов центрального управления, возникший в ходе губной реформы с 1539 г. до середины 50-х годов XVI века, вызванной обострением классовой борьбы и ростом числа разбоев.

В соответствии с Соборным Уложением 1649 года Разбойный приказ разбирал дела связанные с татьбой, разбоем, убийствами, совершёнными в Московском и других уездах. В столице этим занимался Земский приказ. На местах функции приказа исполняли губные старосты, осуществлявшие свою деятельность по наказам из Разбойного приказа, которому были подчинены по этим делам. Они должны были преследовать и ловить преступников, получив на это санкцию вышестоящей инстанции, но наказывать и судить они должны были без доклада по своему усмотрению в соответствии с нормами права. В качестве приказной власти губные старосты ведали также помимо губных дел сыском беглых крестьян, сбором податей, межеванием земель, оформлением кабал и кабальных книг. Помощниками губных старост были губные целовальники, в обязанности которых входило:

а) присутствовать на суде губных старост;

б) исполнять их поручения;

в) заведовать тюрьмами;

г) собирать подмогу из населения в экстренных случаях.

Аппарат местного управления имел прямое отношение к приказной системе, так как выполнял её функции на местах, хотя и не входил в её состав.

В Москве и в городах тюрьмы строились на средства Разбойного приказа, который также должен был заниматься наём палачей и выдачей им жалованья.

Также в компетенцию Земского приказа в Москве (и Разбойного на других территориях) входил разбор дел связанных с приобретением иностранцами дворов и заключением с ними кабальных грамот. И то и другое считалось разбойным делом и поэтому разбиралось в Разбойном и Земском приказах, а также в приказных избах (выполнявших функции приказов на местах).

Одной из статей дохода обоих приказов: и Разбойного, и Земского - являлся штраф, взимавшийся с людей, которые видели, как кого-то избивают или грабят, и не пришли на выручку, не бросились за преступниками в погоню, а также, знавших о пребывании татей, разбойников и лиц с резаными ушами не имевших письменных свидетельств об освобождении из тюрем. С таковых брался штраф в размере полтины с человека.

В статью расхода можно вписать содержание и строительство тюрем в городах.

Заключение

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не создавая общих административных правил, не могло еще ввести порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII века принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м. документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И всё же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приёмы и методы создания, оформления и обработки документов.

Важной особенностью приказной системы управления являлась пестрота и неопределенность функций приказов. Почти каждый приказ выполнял не только функции управления; в его ведении находились также определенные территории (волости, города, селения), налоги с которых поступали на содержание приказа и осуществление его задач. Этой сложностью определения точных функций приказов объясняются и трудности классификации приказов.

Еще одна особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на нормах обычного права, то есть на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 году был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 году Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Литература

1.Алексеева Е.В. Архивоведение. М.: Академия, 2004. 276 с.

2.Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия России XVIII века и её роль в формировании абсолютизма. М.: Просвещение, 1987. 247 с.

.Кирсанова М.В. Делопроизводство. Новосибирск: ИНФРА-М, 2003. 326 с.

.Коломеец М.С. Делопроизводство. М.: Просвещение, 2001. 385 с.

.Кузнецова Т.В.Делопроизводство. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. 359 с.

.Леонтьев А.К. Образование приказной системы управления в Русском государстве. М.: Высшая школа, 1961. 261 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Рус­ского государства в конце XV в. и начала процесса создания ап­парата государственного управления, необходимого для регули­рования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган - Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные из­бы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного де­лопроизводства» по названию первых государственных учреж­дений - приказов.

Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специаль­ным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и опреде­ленной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении нахо­дились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделяв­шиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в прика­зах - коллегиальный или единоначальный - до сих пор вызыва­ет споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации работы с документами в период при­казного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопро­изводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на докумен­те делали отметку о дате получения (обычно на оборотной сто­роне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резо­люцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку.

При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостове­рялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответ­ственность подьячего за точное соответствие беловика чернови­ку, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправ­ляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI-XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ста­вили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают дум­ные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк про­ставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Та­кой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруд­нял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.* Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень боль­шой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

* Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из За­падной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй поло­вине XVII в.

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты до­кументов, подклеенных без какой-либо системы по мере их на­копления, т.е. для учреждений XVI-XVII вв. характерна «столб­цовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тет­ради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бо­яр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI-XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформля­лась столбцовым способом, который, несмотря на многие не­удобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государст­венных учреждений XVI-XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчи­ненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской ду­мы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в госу­дарственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фик­сировались отдельные функции управления: военная, диплома­тическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Напри­мер, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамо­тами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хо­зяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в пра­вовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных ви­дах документов можно проследить определенную последова­тельность в их расположении. Поэтому определить вид офици­ального документа XVI-XVII вв. можно только после прочте­ния текста и выявления расположения реквизитов, а также на­личия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения автора - царского титула, затем указывался адресат - конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста - «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления - «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула - «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к по­явлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.*

* Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительства России XVI-XVII вв. -М.: МГИАИ, 1985. - С. 27.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хране­ния документов. Появляется описание и учет документов. На­чинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о ви­дах документов, о развитии изобразительного документирова­ния - чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. со­ставлялись для наведения справок о документах указатели, в ча­стности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением доку­ментов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и дру­гие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Собор­ным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заклю­чалась в том, что его организация основывалась главным об­разом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме при­казными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отноше­ний; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уло­жение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав до­кументов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответствен­ности за допущенные нарушения.

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

ДВГТУ

Факультет Социальных Технологий

Кафедра социологии

и социальной работы

РЕФЕРАТ

По делопроизводству на тему:

"Приказное делопроизводство

XV – XVII вв."

Исполнитель:

г. Владивосток 2000 г.

Введение

С древнейших времён дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

Особенности развития делопроизводства в России в XV - XVII вв.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места – избы или приказы. Происхождение приказов связанно с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению – князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом:

ЦАРЬ

Боярская Дума

ПРИКАЗЫ

(разрядный, поместный, посольский, тайных дел, разбойный, пушкарский, холопий, казанский, большой казны, сибирский и др.)

Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе "поручений" – какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлось органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки – от одного до трех, а концу XVII в. в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячии, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "средних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячии объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали различные особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся в суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалования.

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" – приказную избу и помощников – "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например. Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судебного, занимавшегося делопроизводством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из заподноевропейских стран, а со второй половины XVII в. – своя, отечественная. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготовлялась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростах на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение насчитывает 309 метров.

Составные части столпа назывались "поставами". Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг – более трехсот. Это – ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер "дела", последовательно отражавшего все "производство" по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно разнообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады ; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы ; приказы между собой сносились памятями ; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных .

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр – результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т. е. Обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому):

"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому…"

"… князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами…", а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

"Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…"

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами ("бьет челом холоп твой "); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети – сиротами; духовные лица – богомольцами.

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

"Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день".

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью, а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: "…вели государь мне дать…", а заканчивалось: "…царь-государь смилуйся, пожалуй…".

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

постановление о финансовом управлении;

отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;

постановления о полицейской деятельности воеводы;

определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

Поступление документа на рассмотрение;

Подготовка дела к "докладу";

Рассмотрение и решение дела;

Оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, известу, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал пометку "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответственного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса -–думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т. е. Исправлял его, младший подьячий подьячий "справлял", т. е. Сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью – "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалось "припись" дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Руководители приказов – судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: "а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам… руки не прикладывают, для того и устроены они думные дьяки". Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или "припись", дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов0 например снабжение сундуков замками.

Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни – Рождество (с24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.

Заключение

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не создавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Характерной особенностью документов этого периода было безмерное возвеличивание власть имущих путём перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий. В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м. документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И всё же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приёмы и методы создания, оформления и обработки документов.

ЛИТЕРАТУРА: начинает складываться в период формирования... Реферат >> Промышленность, производство

Государстве……………………….…..4 2. Приказное делопроизводство XV -XVII вв …………………………….……..7 3. Коллежское делопроизводство ……………………………………………...14 4. Министерское «исполнительное» делопроизводство XIX– начала X вв …23 5. Организация делопроизводства в России...