Заявление о замене лет для расчета пособия. Заявление о замене годов для расчета больничного

Если в компании работают женщины, ее руководство должно быть готовым к тому, что они воспользуются своим правом на декретный и следующие далее отпуска. При этом за ней сохраняется рабочее место, а также происходит выплата пособий в установленном государством размере. Порядок определения пособия предполагает в некоторых ситуациях составления документа заявление о замене лет для расчета больничного в 2019 году.

Порою возникает ситуация, когда женщина, пребывая в отпуске по уходу, снова оформляет . Действующие правила определения декретных пособий предполагают, что определение их сумм происходит на основании данных о зарплате сотрудницы за предшествующие два года.

Если работающая в компании в это время находилась в отпуске, то сумм зарплат за указанный период, необходимых для расчета пособия, у нее нет. Это приводит к тому, что декретные выплаты должны производиться на основе минимальных размеров оплаты труда.

Однако, если работница до декрета трудилась, и в идущие ранее года у нее есть зарплата, то она может за счет замены годов увеличить сумму получаемой выплаты. Для этого ей нужно принести в бухгалтерию заявление на замену года при расчете пособия по беременности и родам.

В результате этого действия в расчете будут участвовать сведения о зарплате, которые позволят сотруднице получить пособие выше минимального.

Внимание! Работники должны помнить, что заявление о замене лет для расчета больничного можно составить только при определении больничной выплаты, пособия по беременности и родам или пособия по уходу до полутора лет.

Если происходит замена лет, то заявление сотрудника об этом является обязательным документом, который необходимо прикладывать в общий пакет бланков для оформления пособия. Его необходимо хранить вместе с остальными документами по определению пособия, поскольку специалист ФСС при расчете будет на основании заявления рассматривать правомерность расчета пособия.

Кто имеет право

Произвести замену лет могут не все работницы при оформлении декретного пособия.

Действующее законодательство устанавливает правило, согласно которому подать заявление о замене лет при определении больничного работница может, если на года, принимаемые к учету при определении суммы выплаты приходится отпуск по уходу за ребенком и (или) по беременности и родам.

Если сотрудница оформляет декрет или больничный, и у нее не было до этого выше перечисленных событий в идущих ранее годах или они были, но раньше чем два года, то произвести замену женщина не сможет.

Так как в отпуск по присмотру за малышом может уйти и отец ребенка или иное лицо, установленное законодательством, то данное правило распространяется и на него. Таким образом, если отец, опекун и иное лицо, осуществляли ранее уход за малышом до полутора лет, а потом повторно ушли в такой же отпуск, то они могут произвести изменение лет при расчете выплаты по уходу.

Внимание! Производить замену годов можно даже в такой ситуации, когда сотрудница в периоде расчета трудилась не в этой компании, а у предыдущего работодателя и там же оформляла декрет. Однако тогда нужно подтвердить это справкой, которая прикрепляется к заявлению.

Какие года можно заменить

Положения нормативных документов определяют, что выполнить замену года допускается, только когда на расчетный период в виде двух лет приходится декретный отпуск либо по уходу за малышом. Если подобные отпуска затрагивают все два идущих ранее года, то выполнить замену лет работник имеет право двух лет.

При этом выбирать можно не любые другие года, а только те, какие предшествуют годам нахождения в декрете. Закон запрещает выбирать года произвольно. Если это сделать, то соцстрах может отказать в возмещении пособия.

Кроме этого, производить замену можно любого года, на который приходится отпуск или декрет, даже частично, а не только занятый целиком. Отказывать в замене нельзя, независимо какое количество дней в году работница находилась в декрете или отпуске - целый год или только пару дней.

Например, Иванова П.Д. находилась в отпуске по уходу в 2015 и в 2016 году, а в феврале 2017 года она ушла в отпуск по беременности и родам. Согласно законодательным актам она имеет право произвести замену 2015 и 2016 года на предшествующие им года.

Внимание! Однако, если отпуск по беременности и родам, или приходятся только на один год, то замену сотрудница имеет право произвести только одного периода, на который выпали отпуска.

Например, Иванова П.Д. находилась в отпуске по уходу и беременности в 2016 году, а в ноябре 2017 года, ушла в декрет повторно. Для расчета берутся периоды 2015 и 2016 годы. Произвести замену она имеет право только 2016 года, на 2013 или 2014 по ее выбору.

Скачать образец заявления на 2019 год

Как правильно написать заявления

Для такого документа нет какой-либо стандартной унифицированной формы. Как и большинство заявлений, работник может его написать полностью от руки на листе бумаги, либо напечатать на компьютере и ручкой поставить подпись.

Документ лучше всего делать в двух копиях, одна из которых будет передана работнику организации, а вторая с отметкой о получении останется у заявителя.

Справа в верхней части страницы проставляется кому направляется документ - название компании, название должности руководителя и его Ф.И.О. Это нужно записать в дательном падеже.

Затем посередине листа записывается название документа – «Заявление».

Текст необходимо начать с отсылки к закону: «В соответствии с п. 1 ст. 14 Федерального закона РФ от 29.12.2006 №255-ФЗ». Можно также указать и полное название закона, но обычно достаточно его номера и даты принятия.

В текст заявления нужно внести расшифровку - по каким причинам запрашивается замена на другие года. Это можно сделать в краткой форме (к примеру, просто упомянуть об отпуске), либо подробно расписать периоды и названия отпусков.

После окончания основного текста необходимо расписаться и указать дату оформления.

Порядок передачи заявления

Работник может отдать заявление о замене лет для расчета больничного в бухгалтерию одним из следующих способов:

• Вручить лично в руки работнику компании;
• Отправить при помощи почтового заказного отправления с уведомлением о получении;
• Передать сотруднику компании через своего представителя. По правилам, для выполнения этой операции у доверенного лица должна быть на руках нотариальная доверенность с внесенным правом передавать бумаги. На практике же, обычно этим требованием пренебрегают.

Работник может также отправить заявление либо его скан при помощи электронной почты. Однако в этом случае закон устанавливает, что такие письма должны подписываться , которая могла бы однозначно определить отправителя. Кроме этого, сам кадровик может отказаться принимать такое заявление, обосновывая это необходимостью наличия живой подписи составителя на документе.

В некоторых случаях при расчете соцстраховских пособий по заявлению работника разрешается замена лет расчетного периода (2 календарных года, предшествующих году наступления страхового случа я) (далее - Закон № 255-ФЗ) .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Длительная нетрудоспособность из-за болезни в течение расчетного периода не дает работнику права на замену лет расчетного периода, даже если это приведет к увеличению пособи яч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее - Закон № 255-ФЗ) .

Вот правила, которые необходимо соблюдать при такой замене.

ПРАВИЛО 1. Заменить годы расчетного периода можно при расчет еч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее - Закон № 255-ФЗ) :

• пособия по временной нетрудоспособности;
• пособия по беременности и родам;
• пособия по уходу за ребенком до полутора лет.

ПРАВИЛО 2. Замена лет расчетного периода допускается, если на расчетный период попадае тч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее - Закон № 255-ФЗ) :

• <или> отпуск по беременности и рода мст. 255 ТК РФ ;
• <или> отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 летст. 256 ТК РФ .

ПРАВИЛО 3. Замена лет возможна, если в результате средний заработок (а значит, и размер пособия) увеличится.

Допустим, у работника в расчетном периоде не было заработка или он в расчете за полный календарный месяц оказался меньше МРОТ на дату начала болезни или декретного отпуска. Правило соблюдается, если в заменяющих годах среднемесячный заработок работника больше, чем этот МРОТ. К примеру, в течение всего расчетного периода 2013- 2014 гг. женщина находилась в отпуске по уходу за ребенком (в том числе работала на условиях неполного рабочего времени), а в 2015 г. она снова уходит в декретный отпуск. Поскольку материнский отпуск женщины приходится на весь расчетный период, пособие должно ей начисляться исходя из МРОТ (в 2015 г. это 5965 руб.ст. 1 Закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ )Письмо ФСС от 25.10.2013 № 15-03-09/12-2985П . Подать заявление о замене лет расчетного периода на годы, предшествующие 2013 г., ей имеет смысл, только если до 2013 г. ее средняя зарплата за месяц была выше 5965 руб. Ведь если заработок за месяц был меньше, то пособие в этом году ей рассчитают исходя из МРОТ на дату начала декрета (сейчас 5965 руб.)ч. 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ . Если же заработок в расчетном периоде был больше МРОТ, годы расчетного периода можно заменить на предшествующие, если в них заработок окажется больше.

А при расчете пособия по уходу за ребенком это условие будет соблюдаться, если работник в заменяющих годах получал зарплату как минимум примерно в 2,5 раза больше, чем минимальный размер причитающегося ему пособия. Ведь размер пособия составляет 40% среднего заработка работника (100% / 2,5). Так, когда отпуск по уходу начинается в 2015 г., замена лет расчетного периода имеет смысл, если средняя зарплата работника в заменяющих годах была: при уходе за первым ребенком - больше 6795,85 руб. (2718,34 руб. х 2,5), а при уходе за вторым и последующим ребенком - больше 13 591,68 руб. (5436,67 руб. х 2,5).

Конечно, определить увеличится ли пособие в результате замены лет расчетного периода, сам работник вряд ли сможет. Поэтому вам придется помочь ему. Если при расчете вы увидите, что замена лет расчетного периода выгодна работнику, посоветуйте ему написать об этом заявление.

ПРАВИЛО 4. Можно заменить в расчетном периоде как 1 год, так и 2ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ . Причем неважно, приходятся материнские отпуска на полный год расчетного периода или только на часть года.

ПРАВИЛО 5. Замена лет расчетного периода возможна не только на годы, непосредственно предшествующие расчетному периоду, но и на более ранние. В результате в расчетный период могут попасть не следующие друг за другом календарные годы.

К примеру, работница заболела в 2015 г. В 2010- 2013 гг. она была в материнских отпусках. 2013 г. можно заменить не только на 2012 г., но и на 2008 г. Тогда в расчетный период войдут 2008 г. и 2014 г.

ПРАВИЛО 6. Если вы заменили какой-то год расчетного периода на более ранний, то при расчете среднего заработка для пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком надо брать количество календарных дней в заменяющих годах. Поэтому если в результате замены в полностью отработанный расчетный период попадет 1 високосный год, то для расчета надо брать 731 день, а если 2 високосных года - то 732 дняч. 3.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ .

ПРАВИЛО 7. При замене лет расчетного периода предшествующими годами средний дневной заработок не должен превышать максимальную величину дневного заработка, исчисленную путем деления предельной суммы выплат, на которую начислялись взносы в ФСС, на 730ч. 3.2 , 3.3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ ; ч. 4 , 5 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ .

Понадобится при по безработице, если сотрудница в расчетном периоде была в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком.

Возможна ситуация, когда в расчетном периоде или в одном из годов расчетного периода сотрудник находился в декретном отпуске либо в отпуске по уходу за ребенком. В таком случае сотрудник может заменить эти годы из расчетного периода на другие предшествующие календарные годы (или год), если это приведет к увеличению размера пособия. Для этого сотрудник должен представить работодателю заявление. Форма заявления произвольная.

Имейте ввиду, что заменять расчетный период можно только на те годы (год), которые непосредственно предшествуют наступлению страхового случая (письмо Минтруда России от 3 августа 2015 г. № 17-1/ООГ-1105)

Директору

ООО «Гаспром» А.В. Иванову

от бухгалтера Е.В. Петровой

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с тем, что в 2015 и 2016 годах я находилась в отпуске по беременности и

родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком, прошу перенести расчетный период для

исчисления больничного пособия соответственно на 2013 и 2014 календарные годы.

21.09.2017 ____________________ Е.В. Петрова

1. 
   Статья поможет узнать сколько дней больничного по уходу за ребенком до какого возраста, до скольки лет можно оплатить по одному больничному и за год. Больничный - оплачивается за весь период болезни, но есть исключения. Какие они?
2. 
   Сколько лет страхового стажа от этого будет исходить величина больничного пособия. Определяющим документом для освидетельствования трудовой выработки приходится трудовая книжка. Статья поможет посчитать больничный стаж на калькуляторе онлайн.

Фонд социального страхования России на примерах разъяснил 1 порядок замены календарных лет в расчетном периоде при исчислении размера пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Напомним, что если в двух календарных годах (в одном из годов), непосредственно предшествующих году наступления болезни или отпуска по беременности иродам, работница находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, эти годы (или один год) по заявлению работницы могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами. Замену можно сделать, если это приведет к увеличению размера пособия.

Специалисты ведомства пояснили, что замена календарных лет, может быть произведена не на любые годы по выбору работницы, а на годы, непосредственно предшествующие тому периоду, когда работница находилась в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком.

Пример 1.

Страховой случай наступил в 2015 году. В 2013 - 2014 годах работница находилась в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком. Соответственно, эти годы могут быть заменены только на 2012 - 2011 годы.

Пример 2.

Страховой случай наступил в 2015 году. Работница полностью (в 2012 и 2013 годах) и частично (в 2014 и 2011 годах) находилась в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком. Все эти годы могут быть заменены 2009 и 2010 годами.

Либо в расчет может быть взят заработок за 2014 и 2011 годы, но при этом из числа календарных дней в расчетном периоде (730 или 731 дней) для исчисления пособия надо исключить периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

Пример 3.

Страховой случай наступил в 2015 году. С ноября 2010 года по июль 2015 года работница находилась в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком. До ноября 2010 года сотрудница частично работала. В этом случае расчетный период по ее заявлению может быть сдвинут на 2008 и 2009 годы, либо в расчет может быть взят заработок за 2010 год (когда сотрудница работала частично) и за 2009 год, исходя из того, при каком варианте пособие будет больше.

Пример 4.

Страховой случай наступил в 2015 году. Работница в 2014, 2013 годах находилась в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком. В 2012 году сотрудница работала. В 2011 и 2010 годах сотрудница также была в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком. В этом случае расчетный период по заявлению работницы может быть сдвинут на 2012 и 2009 годы.

Читайте в электронном журнале статью «». Электронный журнал доступен подписчикам, а также по . Его оформление не займет у вас много времени.

Если в компании трудятся молодые женщины, работодатель должен быть готов рассчитывать материнские пособия. В некоторых случаях при расчете пособий требуется замена лет расчетного периода. В этой статье мы рассказали, какие периоды можно заменить, какие правила замены, как составить и передать работодателю заявление на замену лет при расчете больничного, привели образец, актуальный в 2019 году.

Кто имеет право на замену

Право на замену лет имеют женщины, которые находились в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком. Если работница заболеет или снова пойдет в декретный отпуск, при расчете пособия она может попросить произвести замену лет.

Правом на отпуск по уходу за ребенком может воспользоваться не только мать, но и отец, и другой родственник, осуществляющий уход. После выхода из отпуска по уходу эти лица тоже могут заболеть. Тогда при расчете пособия они имеют право на замену лет расчетного периода.

Если работник не был ни в декрете, ни в отпуске по уходу за ребенком, то права на замену лет он не имеет.

Право на замену имеют сотрудники, которые брали декрет или отпуск по уходу за ребенком у другого работодателя. Это должно подтверждаться справкой по форме 182н, выданной на прежнем месте работы.

Для чего нужны замены

При оплате больничных, декретных и пособия по уходу за ребенком учитывают заработок за расчетный период. Расчетный период – это два предыдущих календарных года. Если работница была в декрете или отпуске по уходу за ребенком, то в предыдущие два года у нее может совсем не быть заработка. Бухгалтеру пришлось бы начислять ей минимальное пособие, исходя из размера МРОТ.

Чтобы защитить права работников, имеющих детей, в законодательстве появилась возможность замены лет. Год, в котором не было заработка, можно заменить на один из двух лет, предшествующих декрету или отпуску по уходу за ребенком. Тогда пособие будет больше рассчитанного из МРОТ. Конечно, при условии, что заработок работника был больше минимальной оплаты труда. Обязательное условие – замена должна приводить к увеличению размера пособия.

Замена лет производится, чтобы увеличить размер пособия работникам, имеющим детей.

Периоды, которые можно использовать при замене лет

При замене лет можно использовать периоды, предшествующие декретному отпуску или отпуску по уходу за ребенком. При выборе периодов нужно соблюдать следующие правила.

Во-первых, заменить года можно при получении пособий:

• По болезни,
• По БиР,
• По уходу за ребенком.

Во-вторых, заменить можно года, в которых работник был в отпуске:

• Декретном,
• По уходу за ребенком.

В-третьих, замена должна привести к увеличению пособия. Если в расчетном периоде сотрудница ухаживала за первым малышом, у нее не было заработка. В ситуации «из декрета в декрет» женщина получит минимальное пособие по БиР и уходу за вторым ребенком. В годы, предшествующие материнскому отпуску, у сотрудницы заработок был. Таким образом, замена лет приводит к увеличению пособия.

В-четвертых, заменить можно один или два года расчетного периода. Не имеет значение, приходятся ли материнские отпуска на полный год или только его часть.

В-пятых, замена возможна на те годы, которые непосредственно предшествуют предыдущему материнскому отпуску, а не на любые предыдущие (Письмо Минтруда № 17–1/ООГ–1105 от 03.08.2015г.).

Пример

В 2017-2018 гг. женщина ухаживала за первым ребенком, в 2019 году она снова идет в декрет. Тогда 2017 и 2018 годы можно заменить на 2015 и 2016 годы. Брать более ранние годы нельзя, иначе соцстрах откажет в возмещении пособия. Причем можно заменить только один из двух лет (2017 или 2018), а можно заменить оба года.

Если материнские отпуска приходятся на один год, заменить можно только его:

Пример

В 2018-2019 гг. сотрудница находится в отпуске с одним ребенком. В 2019 году она снова идет в декрет. Расчетный период – 2017-2018 гг. Заменить можно только 2018-й год, 2017-й год заменять нельзя.

Замена возможна не только при уходе в новый декрет, но и в случае болезни.

Пример

В 2016-2017 гг. работница находилась в отпуске по уходу за ребенком. В 2019 году она заболела. В расчете пособия по нетрудоспособности учитывается заработок за 2017-2018 гг. По заявлению сотрудницы 2017-й год можно заменить на 2014 и 2016 год. А 2018 год заменять нельзя.

В-шестых, если замена лет производится для выплаты декретных, то при расчете среднего заработка учитывается количество календарных дней. В результате замены лет количество дней может составлять 730, 731 или 732, если на замену берутся високосные годы.

В-седьмых, при замене лет нужно учитывать максимальные лимиты заработка, которые были установлены в том году, который берется на замену:

Например, если 2017-й год заменяют 2014-м, то можно учесть максимальный заработок в размере 624000 руб.

Что нужно сделать, чтобы заменить года

Работодатель не может производить замену по своей инициативе. Работница должна написать заявление. Сама женщина вряд ли определит, приведет ли замена лет к увеличению пособия. Помощь ей может оказать бухгалтер компании. Он может просчитать пособие без замены и с заменой лет, и посоветовать написать заявление о замене лет для расчета больничного.

Особенности документа, общие моменты

Мы рассказали, зачем нужно изменение годов для расчета больничного, и по каким правилам делается такая замена. Теперь расскажем, как написать заявление при расчете больничного.

Унифицированной формы заявления нет, поэтому его составляют в произвольной форме, соблюдая некоторые общие моменты.

Рекомендуем составлять заявление в двух экземплярах. Один из них будет передан в бухгалтерию, а второй с отметкой о приеме останется у работника. Заявление можно полностью написать от руки или распечатать. В любом случае на документе должна быть собственноручная подпись работника.

В верхнем правом углу пишут, кому адресовано заявление: должность и ФИО руководителя компании. Там же указывают, кем составлен документ: должность, ФИО сотрудника.

Ниже по центру пишут наименование документа «Заявление». Далее следует текст заявления. В нем пишут:

• Ссылку на закон, позволяющий производить замену лет (255-ФЗ от 29.12.2006г.),
• Какое пособие просят рассчитать (по нетрудоспособности, по БиР, по уходу за ребенком),
• Указывают, какие года нужно заменить, какие года брать в расчет вместо замененных,
• Основание замены – предыдущий отпуск по БиР или уходу за ребенком,
• Список прилагаемых документов, если таковые имеются. Например, справка по форме 182н от предыдущего работодателя.

Ниже ставят подпись работника с расшифровкой (фамилия, инициалы) и дату составления заявления.

Образец заявления на замену лет при расчете больничного

Поскольку унифицированной формы нет, заявление оставляют в произвольной форме. Для удобства работы бухгалтерия может разработать и утвердить свой бланк. Так работник не упустит важные моменты при составлении. И заполнение упростится, поскольку работнику не нужно писать весь документ, а только вписать свои данные.

Если в компании разработан утвержден бланк заявления, а работник написал его по другому образцу, бухгалтерия не вправе отказать в приеме документа. Скачать пример бланка и заполненный образец заявления о замене лет для расчета больничного в 2019 году вы можете у нас:

Как передать работодателю

Заявление о замене лет удобно подавать работодателю вместе с другими документами для назначения пособия. Его можно передать работодателю одним из способов:

• Принести и отдать лично в руки,
• Отправить почтой. Рекомендуем отправлять заявление ценным письмо с описью вложения. Тогда почтовая квитанция служит подтверждением даты отправки, а опись – содержимого конверта. На сайте Почты России можно отследить получение письма представителем компании,
• Отправить деловой почтой или курьерской службой,
• Отправить электронной почтой. Этот способ подходит тем сотрудникам, у которых есть возможность подписать заявление электронной подписью. Это связано с тем, что на заявлении должна быть собственноручная подпись работника. В электронной переписке аналогом собственноручной является электронно-цифровая подпись.