Загрузка сканированных документов в 1с. Распознавание форм. Распознавание анкет и бланков

Одним из наиболее актуальных вопросов в работе любого предприятия можно считать ввод первичной документации в учетные системы. При некоторой пороговой цифре количества контрагентов, и, как следствие, при большом количестве первичной документации сотрудники просто физически не успевают переводить все данные с бумажных носителей на цифровые. А это, кстати, чревато последствиями в виде ошибок и упущений, что может сказаться в период подготовки отчетности, или во время формирования актов сверки взаиморасчётов. Выход есть, и одним из лучших представляется программным продуктом: «EFSOL: Загрузка документов».

Программный продукт «EFSOL: Загрузка документов» предназначен для автоматизации ввода первичных документов с бумажных носителей в программы «1С:Предприятие». Насколько это облегчает труд сотрудников по вводу документов даже трудно представить. По мере обновления программного продукта увеличиваются и его функциональные возможности. Так к настоящему времени программа позволяет с более высокой степенью точности распознавать данные и вводить все элементы документа в базу данных «1С:Предприятие». В последней версии программы добавлены многие возможности и улучшены функциональность и быстродействие. Среди новинок стоит отметить возможность определения группы справочника, в которую будут записываться создаваемые элементы, и возможности принудительного объединения многостраничных документов, если программа их разобьет на разные. Добавлен также механизм распознавания реквизитов на базе регулярных выражений (а это весьма значительный шаг). С полным перечнем нововведений в последнем релизе программы вы можете ознакомиться .

«Стоит ли игра свеч?» ответить несложно. Несомненно, стоит. Для того чтобы это увидеть воочию разберём основные цели и преимущества использования программы, что прольёт свет на вопрос актуальности использования. Итак, цели.

Использование программы можно сформировать одним предложением - оперативный ввод первичных документов в одну из программ 1С, с максимальной точностью (без ошибок), с минимальными трудовыми и временными затратами. Обозначив цель использования программы, перейдём к преимуществу использования. Теперь по каждому пункту.

1. Ввод первичных документов - да. Это основное назначение программы, с которым она, успешно справляется. Активные поддержка и развитие продукта позволяют с каждым новым релизом добиваться всё более продуктивных результатов. Кстати, во многом благодаря пожеланиям и отзывам пользователей программного продукта, которые ощутили преимущества и заинтересованы в дальнейшем развитии.

2. Оперативность автоматизированной загрузки первичных документов. Скорость сканирования можно оценить ориентировочно в 15-25 секунд, а при наличии сканера или МФУ с автоподатчиком документов ещё быстрее. При надлежащем качестве исходного документа и заполненной базе наименований, номенклатур, контрагентов и прочих справочников процесс распознавания и создания электронного документа можно оценить в 30-60 секунд. Программа распознаёт информацию на бумажном носителе и вносит в базу данных программы «1С:Предприятие» готовый документ. Если совпадение элементов в вашей базе не будет найдено, то программа создаст новые записи в справочниках (номенклатура, контрагенты и прочее), и выдаст вам нужный результат - готовый документ в электронном виде. Подобной скорости вряд ли смогут добиться даже несколько исполнителей.

3. Точность ввода. Об этом пункте можно сказать кратко. Компьютер не допускает опечаток, в отличие от человека, на которого может действовать фактор усталости, который может случайно нажать соседнюю клавишу с цифрой или буквой. Сканирование с распознаванием и автоматический ввод, который совершенствуется, раз за разом и дают прогрессирующий, в плане качества, результат.

4. Минимальные трудовые и временные затраты при использовании программного комплекса были достаточно аргументировано расписаны во втором пункте. Кстати экономия труда и времени будет расти в арифметической прогрессии по мере освоения программы «EFSOL: Загрузка документов», а также по мере увеличения количества первичных документов, требующих ввода в 1С.

«Есть ли альтернатива?». Пожалуй, если альтернативой можно назвать ручной труд сотрудников, обладающих чрезвычайно высокими показателями скорости печати и в совершенстве знающими "горячие клавиши" в «1С:Предприятие». При этом от оператора требуется высокая самодисциплина и самоконтроль во избежание ошибок, практически всегда возникающих при ручном вводе.

Альтернатива ли это именно для вашей фирмы? Решайте сами. Но если вас все же заинтересовало данное решение, рекомендуем ознакомиться с демо-версией, для чего необходимо заполнить заявку .

EFSOL - официальный партнер фирмы 1С. Компания оказывает услуги от поставок программ до комплексной автоматизации предприятий. Одна из ключевых компетенций компании - это разработка и внедрение решений потокового ввода документов в программы «1С:Предприятие».

Сервис Контур.Бухгалтерия внедрил функцию распознавания сканов товарной накладной - одного из важнейших первичных документов, на основе которого осуществляется бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей.

В чем плюс новой возможности?

Ежедневно каждый бухгалтер тратит немалую часть времени на ввод данных первичных бухгалтерских документов. Появлением возможности распознавания сканированных накладных призвано существенно упростить этот рутинный процесс. Теперь сотруднику бухгалтерии, вместо заполнения в программе строк накладной, достаточно будет просто сканировать документ. Задача бухгалтера, работающего удаленно, также облегчается и сводится к проверке и принятию загруженного в систему скана накладной.

Как это осуществляется на практике?

Ознакомиться с работой этого новшества можно, посмотрев небольшое видео.

Результат распознания документа напрямую зависит от качества сканирования — чем оно выше, тем меньше ошибок придется исправлять. Поэтому предпочтительно загружать в систему именно сканированные документы, а не фотокопии.

Какова цена вопроса?

Распознавать документы без ограничений могут пользователи тарифных планов Комфорт стоимостью 3000 руб. за квартал (или 9000 руб. при оплате за год) и Люкс стоимостью 4000 руб. за квартал (или 12000 руб. при оплате за год). Пользователи остальных тарифов (а также пользователи ознакомительной 30-ти дневной версии) могут распознать бесплатно пять товарных накладных.

В мире, где технологии развиваются ежесекундно, не остается другого выхода как самим начать использовать их. Компании, желающие быть эффективными, приходят к выводу, что бумага – ненадежное средство хранения информации первичных документов.

О каких документах идет речь?

Договор, счет на оплату, товарный чек, акт оказанных услуг и т.д. – это первичные документы, без которых не сможет функционировать ни одна организация. Они также необходимы для ведения отчетности и предоставления затем налоговой, поэтому хранятся не один год.

Чтобы не допустить потери данных и для дальнейшей работы с ними уже в электронном виде необходимо заниматься распознаванием первичных документов.

В чем суть такой процедуры?

Все сводится к сканированию и дальнейшему распознаванию текста. Если раньше бухгалтеру или оператору набора необходимо было часами сидеть, выполняя кропотливый труд по введению данных в систему, то сейчас достаточно лишь отсканировать необходимую бумагу и потом подтвердить правильность полученного результата.

Почему именно Бискан наилучшим образом справится с задачей

Бискан – это программное обеспечение (ПО), функция которого состоит в обработке документов. Программа дает возможность не только отсканировать, а также распознать и обработать первичные документы, и экспортировать их в удобную систему учета.

ПО Бискан работает по принципу оптического распознавания первичных документов – это конвертация изображения (форматов.pdf, .jpg и др.) печатного или рукописного текста в текстовый формат для последующей работы и редактирования средствами компьютера.

Автоматизируйте загрузку первичных документов и получите ряд преимуществ:

• Затраты времени на обработку значительно снизится: до 100 000 страниц в день (на одно рабочее место).
• Минимизируется количество «банальных» ошибок, которые возникают вследствие монотонной работы и человеческого фактора.
• Не понадобится закупка нового оборудования: универсальность программы рассчитана на любой вид сканирующего устройства.
• Прозрачность операций: предоставление статистических данных и полной отчетности.
• Доступность: информация, хранящаяся в электронном виде, может быть оперативно предоставлена сотрудникам, находящимся в разных городах или странах (выгодно при наличии филиалов).

Почему именно Биорг

Наша компания успешно реализует себя в области сканирования и распознавания документов уже более 16 лет. Профессиональные сотрудники готовые ответить на любые вопросы и помочь с установкой и настройкой специального ПО. Необходимые программные средства для работы с распознаванием первичных документов сделают процесс максимально быстрым и качественным.

Для использования обработки на вашем компьютере должен быть установлен сканер (обработка его найдет сама).

После добавления внешней обработки к информационной базе в тех справочниках и документах системы, которые позволяют делать прикрепление файлов, появится такая кнопка:

При нажатии на нее появляется окно настроек сканирования. Старайтесь без необходимости не выставлять максимальные настройки (цветное сканирование, большое разрешение), т.к. в этом случае размер файлов будет значительным, и если такихфайлов будет много, то размер базы очень сильно увеличится.

Для того, чтобы данное окно не появлялось каждый раз при начале сканирования, установите признак Запомнить :

После заполнения настроек нажмите Загрузить скан , далее вы услышите характерные звуки работы сканера - процесс сканирования начался.

После окончания сканирования и прикрепления файла к объекту системы в нижнем углу рабочего экрана появится такое сообщение:

Перейдем по ссылке Файлы и убедимся, что процесс завершен успешно:

В качестве имени файла используется текущая дата. Если необходимо прикрепить к объекту конфигурации несколько сканов, повторяем процедуру нужное число раз.

Напоминаю , что данная обработка универсальна - подходит для всех типовых конфигураций 1С:Предприятие 8.3 и автоматически подключается ко всем объектам конфигурации, позволяющим делать прикрепление файлов.

Внимание! Обработка работает только в файловых базах.