Временные документы свыше 10 лет. Как правильно оформлять документы в архив? структурного подразделения организации

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3.

На обложке дела указываются:

Наименование структурного подразделения организации иего подчиненность

Наименование отдела

Номер дела (тома) по номенклатуре дела

Заголовок дела

Дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело)

Количество листов в деле

Срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения(его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемогодокументами дела, на обложке дописывается новое наименование организации,структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнеенаименование заключается в скобки.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатурыдел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертнойкомиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивнойслужбы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации(соответствующий областной или республиканский архивный орган)

2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящейорганизации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела взаголовке не оговаривается.

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

Для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самогопозднего документа

Для дел, содержащих переписку, датой начала делаявляется дата поступления первого входящего или дата первого исходящегодокумента, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящегодокумента

Датой личного дела являются даты подписания приказов оприеме и увольнении лица, на которое оно заведено

Датой дел, содержащих лицевые счета сотрудниковорганизации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы иотчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадаетс датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеютсядокументы за ______ год(ы)».

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указаниеколичества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителядела (п. 2.5).

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется всоответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела пономенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, еслизаведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указываетсяколичество заведенных томов.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .

На обложке дела указываются:

Наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

Наименование отдела;

Номер дела (тома) по номенклатуре дела;

Заголовок дела;

Дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела.

Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган)

В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложках дела обязательно указывается дата дела:

Для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

Датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)».

Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела (п. 2.5).

Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

Работа с электронными документами

Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба.

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

Наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи;

Обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение.

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.

На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов.

Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов.

Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов:

Запись на машинные носители (при необходимости - перезапись на новые носители);

Проверка технического состояния;

Подготовка сопроводительной документации (сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов);

Непосредственная передача электронных документов в архив организации.

Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи.

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).

Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов.

Данная статья посвящена организации работы по временному хранению документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел. Номенклатура дел - это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения .

Кстати

Документы временного хранения составляют самую весомую часть всего документооборота каждой организации.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо изучить нормативные и методические документы, функции структурного подразделения, особенности его делопроизводства, состава и содержания документов, порядок определения сроков их хранения, составления и систематизации заголовков дел. Особое внимание необходимо уделить изучению документов прошлых лет, если они имеются.

Важно

Если объем документов в организации достиг пяти тысяч дел (подсчет производится на основании итоговых записей в номенклатурах дел организации прошлых лет с учетом дел, заведенных в текущем году), то необходимо ввести в штатное расписание должность архивиста.

Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила работы архивов организаций).

В соответствии с п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Обратите внимание

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. Номенклатура дел нескольких структурных подразделений, сведенных в единый документ, составляет сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел, как правило, составляется секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в организации, согласовывается с архивом/архивариусом и службой ДОУ / документоведом, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ / документоведу. Контроль за правильностью формирования дел конкретного структурного подразделения остается за указанным сотрудником.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура) оформляется на общем бланке организации.

Обратите внимание

Согласно абз. 2 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций вновь созданная организация или структурное подразделение обязаны разработать номенклатуру дел в месячный срок.

Новый год - новая номенклатура дел

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года (абз. 5 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения руководителем организации номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, а выписки из номенклатуры дел или ее копии рассылаются всем структурным подразделениям организации для использования в работе. Фрагмент номенклатуры дел приведен в Примере 1.

Архивисты-практики предлагают разделить графу 4 на две самостоятельные: «Срок хранения дела (тома, части)» и «Номер статей по перечню» (Пример 2).

Перечни документов с указанием сроков хранения

Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и подготовке документов к плановому уничтожению принадлежит перечням документов с указанием сроков хранения.

Наш словарик

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения (п. 141 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Перечни документов могут быть:

• типовыми (для всех организаций);
• ведомственными (для отдельных отраслей деятельности);
• примерными (для однородных организаций).

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т.п.). Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни , содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Примерные перечни документов разрабатывают для однотипных организаций (например, акционерных обществ). Данные перечни имеют рекомендательный характер.

Чаще всего перечни начинаются с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения был утвержден Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007). Но этот перечень не отражал наличие в стране организаций разных форм собственности и возникновение новых видов и разновидностей документов, т.к. был ориентирован на систему государственных учреждений, существовавшую в то время.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, документоведы страны пользовались до 2010 г. (далее - Перечень 2000). Данный перечень имел рекомендательный характер, поскольку не был зарегистрирован в Минюсте России.

Первым перечнем, обязательным для исполнения специалистами организаций любых форм собственности, стал Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень 2010), как и все предшествующие, состоит из 12 разделов. По сравнению с Перечнем 2000 в нем значительно расширен список документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе 7 «Охрана труда» большое внимание уделено документам, касающимся вредных и опасных условий труда, а также травматизма. Впервые установлен срок хранения книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН), - постоянно (ст. 401). В отличие от Перечня 2000 в Перечне 2010 подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов, а также более полно представлен перечень видов договоров. Кроме того, в Перечне 2010 учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

Описательная статья Перечня 2010 содержит: порядковый номер, наименование видов и разновидностей документов, сроки хранения, примечания (Пример 3).

Перечень 2010 не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и сферы деятельности организаций (графа 2).

Обратите внимание

Срок хранения дел исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отметка «до минования надобности» в Перечне 2010 означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения - не менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») говорит о том, что часть документов организации может быть отнесена к сроку хранения «Постоянно». Для отдельных видов документов существует список пояснений и уточнений, касающихся сроков хранения документов:

• до минования надобности;
• после истечения срока действия договора;
• до востребования;
• после замены новыми;
• после утверждения;
• при условии проведения проверки (ревизии);
• до снятия с учета;
• до списания транспортных средств;
• до окончания эксплуатации;
• в течение срока полномочий и др.

Документы с перечисленными сроками хранения относятся к документам временного хранения.

Примечания, используемые в Перечне 2010, комментируют и уточняют сроки хранения документов.

Для удобства пользования к данному Перечню составлен указатель видов документов, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня 2010.

Обратите внимание

Перечень 2010 является типовым, однако указанные в нем сроки хранения документов организации применяют по-разному. Так, организации, документы которых поступают на хранение в государственные архивы, используют сроки хранения, указанные в графе «Срок хранения документов» (графа 3). Организации, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», т.е. самостоятельно преобразуют указанный срок хранения. Но это правило распространяется не на все документы.
Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы. Их список дан в п. 2.4.2 указаний по применению Перечня 2000.
Временные сроки хранения (1 год; 2 года; 3 года; 4 года и др.) применяются всеми организациями.

Наша справка

Документы/дела принято хранить:

• 1 год (например, ст. 314 Перечня 2010);
• 2 года (например, ст. 259 Перечня 2010);
• 3 года (например, ст. 651 Перечня 2010);
• 4 года (например, ст. 368 Перечня 2010);
• 5 лет (например, ст. 650 Перечня 2010) и 5 лет ЭПК (например, ст. 661 Перечня 2010);
• 10 лет (например, ст. 927 Перечня 2010) и 10 лет ЭПК (например, ст. 69 Перечня 2010).

Заполняем графы номенклатуры дел

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (например, 01 - общий отдел; 02 - плановый отдел и т.д.) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и отделяются один от другого дефисом.

Наименования и расположение разделов в номенклатуре дел должны соответствовать утвержденной структуре организации или конкретным направлениям ее деятельности. Если номенклатура дел составляется по функционально-отраслевому принципу, то первым разделом может быть «Организация системы управления», вторым - «Планирование деятельности», третьим - «Финансирование деятельности» и т.д.

Внутри разделов номенклатуры дел заголовки дел систематизируются по степени важности содержащихся в них документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности. В первую очередь располагается организационно-распорядительная и протокольная документация, затем плановые и отчетные документы, справки, аналитические и служебные записки, переписка и т.д.

В графе 2 номенклатуры дел отражаются заголовки дел с конкретными формулировками. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Формирование заголовка следует начинать с указания вида (видов) документов, например: протоколы ; приказы ; акты ; переписка и т.п. Если в деле присутствует несколько видов документов, можно начать заголовок со слова «документы», например: Документы профсоюзной организации (протоколы, выписки, списки, заявления и др.) .

Обратите внимание

Не допускается использование в заголовке дела неконкретных формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов (абз. 10 п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций).

В графе 3 по окончании календарного года проставляется запись о количестве заведенных дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дел, который определяется Перечнем 2010.

Обратите внимание

Срок хранения документов, отсутствующих в Перечне 2010 и иных нормативных документах, устанавливается на основании экспертной оценки ведущих сотрудников организации.

В графе 5 проставляется ссылка на номер статьи Перечня 2010. Если невозможно сослаться на статью данного Перечня, то дается ссылка на статью того документа, в котором наиболее полно отражается содержание данного дела, с пометкой «применительно».

В графе 6 указывается любая значимая информация, например, «дело является переходящим», т.е. срок его формирования определяется не одним, а несколькими календарными годами. Если в конкретной позиции номенклатуры дел указываются документы, которые формируются в электронном виде, то в данной графе отражается форма их хранения (например, «на внешних отчуждаемых носителях» и т.п.).

Обратите внимание

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с тем же делопроизводственным индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса.

По окончании календарного года в номенклатуре оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации, с учетом томов и частей из графы 3 (Пример 4), подсчитывается количество всех заведенных за год дел, в т.ч. переходящих с отметкой «ЭПК». Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел сотрудника организации.

Формирование дел

Для текущего исполнения и хранения дел в организации используются папки с соответствующими названиями, например: «На исполнении» ; «На согласование» ; «Для комиссии по тендеру» ; «На подпись» ; «В канцелярию» и т.п. На каждой папке нужно указать фамилию исполнителя и его телефон. При получении документов и работе над ними сотрудник размещает документы по папкам, что гарантирует их оперативный поиск не только исполнителем, но и другими сотрудниками компании. По окончании работы документ передается секретарю/делопроизводителю, который помещает его в соответствующее дело.

Распределение документов в дела должно производиться в строгом соответствии с номенклатурой дел. Для каждого дела нужно приготовить папку-скоросшиватель.

Порядок формирования, хранения и оформления дел регламентируется п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций.

Извлечение
из Основных правил работы архивов организаций

[…] 3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
[…]

В соответствии с п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Текущее хранение дел

Дело считается заведенным с даты подшивки в него первого исполненного сотрудником документа. Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив организации.

Папки располагаются на полках в вертикальном положении в запираемых шкафах, сейфах. На корешках обложек дел указываются их индексы по номенклатуре дел. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляют номенклатуру дел.

Наш совет

Желательно, чтобы последовательность расположения дел на полках соответствовала последовательности расположения дел в номенклатуре дел. Тогда при поиске документа сначала находят нужный индекс дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.

Если необходимо изъять документ, уже включенный в дело, вместо документа оставляют лист-заместитель (Пример 5). Некоторые архивисты-практики во избежание потери выдаваемого документа помимо листа-заместителя изготавливают копию выдаваемого документа и хранят ее до возврата подлинника.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель , в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, проставляются подписи в получении и приеме после возвращения документов (Пример 6). Практикующие архивисты при подготовке дела к выдаче предварительно нумеруют в нем все листы (мягким карандашом в правом верхнем углу каждого листа дела), чтобы избежать возможного несанкционированного изъятия отдельного документа из выданного дела. Данные действия позволяют организации исключить потерю производственной или служебной информации.

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После возврата дела карта-заместитель изымается, дело ставят на место.

Обратите внимание

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается, чтобы исключить риск утери документов из уже сформированного, пронумерованного и учтенного в делопроизводстве дела (итоговая запись в номенклатуре дел). При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

С момента создания документа, формирования дел в соответствии с действующей в организации номенклатурой дел и до передачи документов/дел в архив организации или до отбора документов/дел к уничтожению по истечении установленных сроков хранения дела должны храниться по месту их формирования, т.е. в структурных подразделениях организации. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение дел юридического лица, несут ответственность за их сохранность .

Документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, которые, как правило, не передаются в архив организации и остаются в структурных подразделениях, по истечении сроков их хранения в установленном порядке отбираются к уничтожению.

Отбор документов для хранения и уничтожения

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче их на постоянное хранение в организации создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах, ведомствах, а также других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Секретарем ЦЭК (ЭК) назначается работник, ответственный за архив организации. Он же ведет протоколы всех заседаний комиссии.

В организации разрабатывается положение об ЭК, которое должно быть утверждено руководителем организации.

ЦЭК (ЭК) возглавляет работу по отбору документов, подлежащих передаче на архивное хранение, и к уничтожению и документов с истекшими сроками хранения. Указанные работы проводятся ежегодно на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел организации, предусматривающей сроки хранения соответствующих видов документов с учетом примечаний.

В соответствии с п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Форма данного акта приведена в Приложении 4 к п. 2.4.1 упомянутых Основных правил.

Важно

Дела с истекшими сроками хранения могут быть уничтожены только после того, как будут полностью отобраны на постоянное и временное хранение документы за соответствующий хронологический период.

Дела и документы с истекшими сроками хранения по утвержденным актам сдаются в организации по переработке вторсырья на основании заключенного двустороннего договора об оказании услуг. В зависимости от условий действующего договора организация получает доход от сдачи вторсырья по безналичному или наличному расчету. Передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых обязательно должны быть указаны количество сданных дел и их общий вес. Акты, договоры и накладные подшиваются в дело и хранятся в организации в установленном порядке.

Об ответственности за сохранность дел см. статью Ланиной И.Б. Порядок хранения документов в бухгалтерии // Секретарь-референт. 2014. № 3. С. 65-72.

1. Для хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое или историческое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение предприятие образует архив. Архив предприятия функционирует на правах структурного подразделения и находится в оперативном подчинении заместителя руководителя ПО уп; равлению.
2. Документы предприятия, представляющие особую практическую или историческую ценность, после проведения экспертизы в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат передаче на хранение в региональный (ведомственный) архив.
3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив предполагает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление архивных дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих практической или исторической ценности.

1. Экспертиза ценности документов

1. Экспертиза ценности документов - это процедура отбора документов на архивное хранение.
2. Экспертиза ценности документов предприятия проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив предприятия и региональный (ведомственный) архив.
3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Органи
   зация работы ЭК осуществляется в соответствии с положением, утвержденным руководителем предприятия.
4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется на предприятии ежегодно с 5 по 20 декабря.
5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, а также отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению. Одновременно выделяются к уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли.
6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел предприятия путем полистного просмотра дел.
7. В делах постоянного хранения подлежат изъятию вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по персоналу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией и включает следующие графы:

1. порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2. индекс дела (тома, части);
3. заголовок дела (тома, части);
4. дата дела (тома, части);
5. количество листов в деле (томе, части);
6. срок хранения дела.

1. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
2. в описи соблюдается сквозной порядок нумерации дел;
3. графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
4. при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;
5. графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

Ю.2.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

1. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем предприятия и председателем ЭК.
2. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй хранится в качестве контрольного экземпляра в службе ДОУ предприятия.
3. Отбор документов за соответствующий пе

риод к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. После этого предприятие имеет право уничтожить дела и документы, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. .

1. Подготовка и передача документов в архив

1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по персоналу.
2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их. хранения.
3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в службе ДОУ предприятия и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
4. Передача дел в архив осуществляется ежегодно в течение января по заранее утвержденному начальником службы ДОУ и заведующим архивом графику.
5. В период подготовки дел к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению до момента передачи дел в архив.
6. Прием каждого дела фиксируется отметкой в описи. По окончании процедуры в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема- передачи дел. После этого описи заверяются подписями заведующего архивом и руководителя службы ДОУ предприятия.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на передаваемые документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись после дел, передаваемых на хранение.

УТВЕРЖДЕНА приказом Минфина России от 31.12.92 № 81
Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Министерстве финансов Российской Федерации
/. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.92, и определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по письмам, предложениям, заявлениям и жалобам граждан в центральном аппарате Министерства финансов РФ.
2. Делопроизводство по письмам ведется отдельно от общего делопроизводства, в Административно- контрольном управлении - Сектором писем граждан, в структурных подразделениях министерства - работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
3. Персональную ответственность за состояние работы по рассмотрению писем граждан и ведение делопроизводства по письмам несут руководители управлений (отделов). Административно-контрольное управление осуществляет контроль за своевременностью рассмотрения писем и ведением делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата, разрабатывает совместно с управлениями (отделами) министерства необходимые предложения по дальнейшему совершенствованию этой работы.
4. Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в министерство, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

1. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в срок до 15 дней со дня их поступления.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

1. Жалобы на неправильные действия или распоряжения финансовых органов рассматриваются не позднее 5 дней со дня поступления в министерство.
2. Анонимные обращения граждан рассмотрению не подлежат и направляются в управления (отделы) для сведения.

Анонимными считаются письменные обращения граждан без указания фамилии, имени, отчества, заявителя и не содержащие данных о месте жительства, работы или учебы (выписка из Указа Президиума Верховного Совета СССР от 02.02.88 № 8422-XI).

1. Письма граждан Министерство финансов РФ рассматривает в соответствии с законодательством РФ в пределах своей компетенции. Ответы на письма граждан, направляемые в Верховный Совет РФ, Администрацию Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, подписываются руководством министерства.
2. Письма граждан, не относящиеся к компетенции министерства, пересылаются Административно-контрольным управлением или управлениями (отделами)
   безотлагательно, не позднее 15 дней в соответствующие органы для решения поставленных вопросов, о чем сообщается заявителю.
3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
4. Руководители управлений (отделов) , а в необходимых случаях - руководство министерства, сообщают гражданам и соответствующим органам о решениях, принятых по письмам граждан, а п случае отрицательного ответа указывают мотивы и по просьбам граждан разъясняется порядок обжалования. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. Решение о письменной или устной форме ответа принимает руководитель управления или его заместители по докладу исполнителя. В случае устного ответа делается соответствующая запись на письме и в регистрационно-контрольной карточке.
5. Руководители управлений (отделов) организуют при необходимости проверки отдельных жалоб с выездом на места, обобщение и анализ писем граждан (отдельно - коллективных и повторных), принимают меры к устранению причин, порождающих жалобы.

По результатам работы за квартал подготавливают аналитические справки о ходе рассмотрения обращений граждан, представляемые к 15 числу месяца, следующего за окончанием квартала, в Административно-контрольное управление для подготовки доклада руководству министерства по прилагаемой схеме (Приложение 2).

1. Для приема граждан в министерстве организована приемная, порядок работы которой установлен положением, утвержденным руководством Министерства финансов РФ.

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012 г.)

временного (свыше 10 лет) хранения

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012г.)

В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции РФ от 01.01.01г. За
№ 000 и Решением Правления Федеральной Нотариальной Палаты от 01.01.01 г. за № 11/09 (далее - «Правила») нотариус обязан в течение двух месяцев после окончания календарного года составить отдельно на оконченные дела (п.84 Правил) описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Порядок их составления и утверждения регламентируется п. п.84 – 89 Правил, при составлении описей также следует руководствоваться Приложениями
№№ 16, 17 к Правилам.

Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются на личных бланках нотариуса.

Опись представляет собой перечень заголовков дел, в точном соответствии с утвержденной номенклатурой нотариуса, с указанием дат и количества листов в деле, с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед составлением описей дел постоянного и временного хранения нотариус проверяет формирование и оформление дел, оконченных производством в текущем году.

При просмотре дел проверяется качество формирования и оформления дел:

Соответствие заголовка дела номенклатурному наименованию дела, а также содержанию документов в деле;

Правильность оформления и группировки документов , включенных в дело;

Качество подшивки или переплета дела;

Правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее соответствие правилам (Приложения №№13,14);

Правильность оформления обложки дела (Приложения №№11, 25);

Наличие листа заверителя (Приложение).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с разделами номенклатуры дел нотариуса, наименование самих разделов в опись не вносится);

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые содержатся на обложке вносимого в опись дела;

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела могут обозначаться словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме и передаче дел со ссылкой на необходимый документ, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и т. п.

Не подлежат включению в описи дела под резервными номерами, не предусмотренные в утвержденной номенклатуре дел, сформированные в течение календарного года, и не входящие в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558

При заполнении описи все графы заполняются в соответствии с Приложениями №16,17 Правил;

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенных в данную опись.

При составлении описи сама опись как номенклатурное дело еще не существует, поэтому ее как номенклатурное дело нельзя включать в опись.

Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом с указанием должности, с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

(ст. 36 Правил, письмо ФНП о проставлении оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ на документах, требующих особого удостоверения их подлинности).

Описи дел постоянного и временного хранения в двух экземплярах представляются для утверждения в нотариальную палату.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении в нотариальной палате.

В случае принятия нотариальной палатой решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется нотариусом.

По окончании года на дела составляются следующие описи:

1. Опись дел постоянного хранения;

2. Опись дел постоянного хранения (наследственных дел);

3. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

4. Опись дел временного (свыше 10лет) хранения (дел по личному составу).

В опись дел постоянного хранения включаются все оконченные производством дела постоянного срока хранения,(кроме наследственных дел).

В опись дел постоянного хранения (наследственных дел) включаются
все заведенные в оконченном году, наследственные дела. Опись составляется в соответствии с приложением №16 Правил нотариального делопроизводства.

Графа 1- порядковый номер;

Графа 3- «заголовок дела»- номер наследственного дела, фамилия имя отчество, дата смерти, например: «Наследственное дело №13/2011 , умерший(ая) 14.12.2010г.»;

Графа 4- номер тома (части тома);

Графа 5- «дата дела»- указывается дата заведения н/дела;

Графа 6- «количество листов в деле» (томе) - не заполняется

(в том числе в отношении оконченных дел);

Графа 7- «примечание».

Количество наследственных дел, заведенных в оконченном году, должно соответствовать количеству дел, указанному в описи дел постоянного хранения (наследственных дел);

Две описи: опись дел постоянного хранения и опись дел постоянного хранения (наследственных дел) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком дела «Описи дел постоянного хранения».

В опись дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются все оконченные производством дела временного хранения, кроме личных дел на работников нотариальной конторы.

В опись дел временного хранения (дел по личному составу) включаются только личные дела уволенных работников в году, за который составляется опись дел.

Две описи: опись дел временного хранения и опись дел временного хранения (дел по личному составу) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком «Опись дел временного хранения».

Личные дела работников оформляются на каждого работника отдельно. При заполнении номенклатуры в графе «количество томов» указывается количество личных дел заведенных в текущем году на работников, а в графе «примечание» делается отметка о количестве переходящих дел по личному составу на следующий год. Эти сведения вносятся в итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве, в том числе переходящих.

В итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в графу количество дел временного хранения (до 10 лет включительно) вносится количество дел под резервными номерами (если для них не найден срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов от 01.01.2001г.).

Количество дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве указывается в цифрах.