Восстановление утраченных документов. Восстановление «погибших» документов. Поблемы практики

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Восстанавливаем утраченные документы

Изучаем процедуру восстановления первички

Упомянутые в статье Положения, утв. Минфином СССР, можно найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Факт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:

• подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
• избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.

Фиксируем отсутствие документов

Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.

Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комисси ю ; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14 ; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013 .

Он может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»

Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов

г. Санкт-Петербург

В связи с прорывом трубы 07.09.2016 в подвальном помещении офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
- председателя - главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
- членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.

2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
- составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
- провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
- обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
- организовать работу по восстановлению документов.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.

Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.

Внимание

В случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление и т. п.) организация обязана провести инвентаризацию документов, другого имущества и обязательст вч. 3 ст. 11 , ч. 1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .

Это могут быть:

• МЧС - при пожаре или стихийном бедствии;
• управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, - если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
• органы внутренних дел - при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.

Обязательно возьмите у них справку о случившемся.

После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководител ьп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Этот акт может выглядеть так.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ - Все для вас»

А.А. Первый

Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления

г. Санкт-Петербург

На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.

1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.

2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ - Все для вас» в течение 2014- 2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.

3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
- от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
- от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».

4. Для восстановления утраченных документов требуется:
- распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
- сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014- 2015 гг. в адрес ООО «ВДВ - Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.

5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам - не позднее 30.09.2016.

Председатель комиссии

Члены комиссии:

кассир

В.Л. Мишина

Восстанавливаем документы

В идеале надо восстановить все утраченные документ ыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 , от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191 , от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288 . Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверко йст. 89 НК РФ .

Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Что просить у контрагента: копию или дубликат

Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подход аПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1) :

• <или> заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс яподп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

• заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
• подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
• дата заверения.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника документ аподп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Он приравнивается к оригиналу.

Можно заверить такую копию печатью - не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;

• <или> создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты - вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

Внимание

Контрагент вправе сам решить, оформлять ему заверенные копии либо выписывать дубликаты в ответ на ваш запрос по восстановлению документов.

Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.

Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.

Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходо вподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Составляем запрос к контрагенту

Запрос к контрагенту может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»
Исх. № 10 от 12.09.2016

Запрос на получение дубликатов документов

В помещении ООО «ВДВ - Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014- 2015 гг.

Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.

В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.

Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:

• <или> в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
• <или> в акте комиссии.

Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты - это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целе й .

Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.

Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов

Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Налоговое законодательство не содержит штрафов за невосстановление утраченных документов. Однако лучше их восстановить, поскольку расходы и вычеты НДС без счетов-фактур и первички будут неподтвержденными. Кроме того, невосстановление документов - повод для выездной налоговой проверки.

Более того, необеспечение сохранности счетов-фактур и первичных документов - это один из поводов для включения организации в план выездных проверок. Как, впрочем, и их невосстановление в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и проче е)п. 9 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ .

Если инспекция в ходе проверки затребует у вас пропавшие документы, надо как можно скорее сообщить ей о том, что документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия. Подтвердить его факт можно, представив копии акта комиссии и справки из управляющей компании, МЧС или другого ведомства. Это поможет избежать штрафов за непредставление (несвоевременное представление) запрошенных документо вПостановления АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013 ; ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446 , от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575 . В противном случае за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать организацию на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ

Те, кто сам перешел на электронный документооборот и при этом работает с такими же контрагентами, находятся в преимущественном положении. Ведь они могут делать неограниченное количество копий электронных документов - как своих, так и полученных от поставщиков и других контрагентов. Более того, электронные документы вообще можно не распечатывать.

Изучая судебную практику в сфере архивного дела, нам попался ряд необычных в своих решениях дел. Основной объем судебных дел приходится на ст. 13.25 КоАП РФ. Наше внимание привлекло несколько дел, связанных с уничтожением или утратой документов, в результате чего был, в той или иной форме, нанесен ущерб общественным или частным интересам.

Так, первое дело было рассмотрено судом по заявлению гражданина Ереско С.П. с просьбой о привлечении к ответственности по факту уничтожения авторской рукописи монографии "Буровой режущий инструмент". Определением старшего государственного инспектора Управления Министерства культуры России по Сибирскому федеральному округу от 30 июля 2014 года в возбуждении дела об административном правонарушении по ст. 13.20 КоАП РФ в отношении ФГАОУ ВПО "Сибирский Федеральный университет" отказано ввиду отсутствия состава административного правонарушения.

Однако гражданин Ереско С.П. не согласился с принятым определением и обратился в суд, но суд отказал в удовлетворении жалобы. В связи с этим гражданин был вынужден обратиться в вышестоящую инстанцию - в Красноярский краевой суд. Он просил суд решение суда отменить, указав, что суду следовало проверить законность каждого определения в отдельном производстве, так как определения выносились без учета положений действующего законодательства, регламентирующего правила хранения рукописей, без проверки факта ее хранения либо уничтожения. Нарушение сроков хранения рукописей носит систематический (длящийся) характер, вынесение определений об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении без составления протокола об административном правонарушении неправомерно, решение не содержит всех необходимых сведений.

Очень странным кажется принятое судом решение. В своих доводах суд ссылается на следующие основания, которые легли в основу принятого решения.
1. Суд посчитал, что срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, предусмотренное ст. 13.20 КоАП РФ, составляет согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ три месяца, поэтому на момент обращения истца он истек.
2. Суд посчитал, что ФГАОУ ВПО "Сибирский Федеральный университет" не является субъектом ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ, которая предусматривает наказание для граждан и должностных лиц, а также по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, поскольку согласно уставу не относится к обществам с ограниченной ответственностью либо унитарным предприятиям.

Давайте разберемся, мог ли суд привлечь к ответственности университет либо ректора университета как должностное лицо.
Действительно, в статье 13.25 КоАП РФ не имеется указаний на образовательную организацию в качестве субъекта, несущего ответственность. А как же быть с ректором университета? Ведь статья 2.4 КоАП "Административная ответственность должностных лиц" прямо дает определение должностного лица <1>. Кроме того, Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" в ст. 51 "Правовой статус руководителя образовательной организации" прямо указывает на то, что руководитель ВУЗа осуществляет руководство и несет ответственность за руководство образовательной, научной, воспитательной работой и организационно-хозяйственной деятельностью образовательной организации. Только на этом основании ректора университета можно было привлечь к административной ответственности по статье 13.20 КоАП с назначением штрафа в 300 - 500 рублей.
——————————–
<1> Под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций, арбитражные управляющие, а также совершившие административные правонарушения члены советов директоров (наблюдательных советов), коллегиальных исполнительных органов (правлений, дирекций), счетных комиссий, ревизионных комиссий (ревизоры), ликвидационных комиссий юридических лиц и руководители организаций, осуществляющих полномочия единоличных исполнительных органов других организаций, физические лица, являющиеся учредителями (участниками) юридических лиц, руководители организаций, осуществляющих полномочия единоличных исполнительных органов организаций, являющихся учредителями юридических лиц, несут административную ответственность как должностные лица.

Нельзя не отметить правовую коллизию, связанную со статьей 4.5 КоАП, на которую сослался суд, исключив производство по делу в связи с истечением срока давности по данному правонарушению. Срок давности по статье 13.20 КоАП начинает исчисляться с момента фактического совершения правонарушения, а именно с даты уничтожения документов. В материалах дела нет совершенно никакой информации о проведении проверки в ВУЗе по факту обращения гражданина. Объективно гражданин не мог знать о совершенном правонарушении, чтобы обратиться в установленный срок, поэтому можно было применить норму части 2 статьи 4.5 и начинать срок исчисления с даты обнаружения административного правонарушения <2>.
——————————–
<2> Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 г. N 5 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях".

Также суд совершенно не рассмотрел нормы о сроках хранения рукописей. Так, согласно статье 709 Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений и организаций его системы срок хранения рукописи неопубликованной работы в ВУЗе 15 лет, а для опубликованных работ - 5 лет (ст. 708). Этот перечень не отменен и действует.
Второе дело, которое мы рассмотрим, касается уничтожения 737 инвентарных дел на объекты недвижимости.
Суть этого дела в том, что ответчик неверно применил нормы о хранении документов и ссылался в своих доводах на Приказ Минземстроя РФ от 04.08.1998 N 37 "Об утверждении Инструкции о проведении учета жилищного фонда в РФ". В соответствии с п. 8.9 указанной Инструкции материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятии) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы. Пункт 8.11 Инструкции дает понятие инвентарного дела.
Однако суд пришел к иному выводу. С принятием Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" все нормативно-правовые акты в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства применяются до 01.01.2013. Согласно части 8 статьи 47 указанного Закона впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с названным Федеральным законом указанные Законы и иные нормативные правовые акты применяются постольку, поскольку они не противоречат данному Федеральному закону или издаваемым в соответствии с ним иным нормативным правовым актам Российской Федерации. При этом нормативные правовые акты в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства применяются до 1 января 2013 г. Как следует из преамбулы к поименованной выше Инструкции, Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации разработана во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 13 октября 1997 г. N 1301 Минземстроем России, Московским областным бюро технической инвентаризации, Московским городским бюро технической инвентаризации, Республиканским управлением технической инвентаризации и определяет основные требования к организации и порядку проведения технической инвентаризации и учета жилищного фонда в городах и других поселениях Российской Федерации. Таким образом, Инструкция относится к нормативным правовым актам в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства и ее предписания в названной сфере в силу части 8 статьи 47 Федерального закона "О государственном кадастре недвижимости" могли применяться лишь до 1 января 2013 г.
Так, по мнению истца, нужно было применить нормы Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182). Статьи 930, 931 указанного Перечня устанавливают постоянный срок хранения в организациях-разработчиках (авторах документов) инвентарных межевых и землеустроительных дел на объекты недвижимой собственности и погашенных инвентарных, межевых и землеустроительных дел на объекты недвижимой собственности.
Доводы ответчика о том, что уничтожена лишь техническая документация, а не инвентарные дела в целом, не влияют на квалификацию деяния, поскольку указанными выше нормативно-правовыми актами не установлены иные сроки хранения отдельных документов, входящих в состав инвентарного дела, и не предусмотрена возможность уничтожения части инвентарных дел, подлежащих постоянному хранению, какой-либо технической документации из них.
Как следует из протокола заседания экспертной комиссии от 26.05.2013, экспертной комиссией проведена экспертиза ценности технической документации - инвентарных дел на объекты недвижимости, хранящихся в архиве, и принято решение об уничтожении документации с истекшим сроком хранения согласно представленным спискам в количестве 737 дел. Факт уничтожения технической документации 737 инвентарных дел не отрицается ответчиком и подтвержден его защитником в судебном заседании.
Директор КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркина А.В. признана виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях, ей назначено наказание в виде административного штрафа в размере 2 500 рублей (см. таблицу 1).

Таблица 1. Дело об уничтожении
737 инвентарных дел на объекты недвижимости

Судебная инстанция		Ответчик	Суть обращения
Дело N 12-487/15, Решение по делу об административном правонарушении, г. Хабаровск, 23 июня 2015 г. Судья Железнодорожного районного суда г. Хабаровска Таранущенко Н.А. рассмотрел жалобу директора КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркиной А.В. на постановление по делу об административном правонарушении, вынесенное мировым судьей судебного района "Железнодорожный район г. Хабаровска" судебного участка N 7	Комитет по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края по обращению гражданина от 13.01.2015 провел проверку соблюдения КГУП "Хабкрайинвентаризация" обязанности по хранению документов	Директор КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркина А.В.	Должностным лицом не исполнена обязанность постоянного хранения 737 инвентарных дел снесенных объектов недвижимости, поименованных в акте к уничтожению инвентарных дел	ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ

Следующее дело касается утраты бланка строгой отчетности страховщиком, вследствие чего суд признал договор страхования незаключенным.
Обстоятельства рассмотренного дела таковы. Гражданин Ф. обратился в суд с иском к ООО "СК "Оранта" о взыскании страхового возмещения в размере 950 000 рублей. Предметом страхования является автомашина. По условиям договора страховыми рисками являются "Угон/Хищение" и "Ущерб".
В период действия договора страхования произошел страховой случай - хищение автомашины. Постановлениями следователей СУУ МВД России по г. Самаре по факту кражи застрахованного транспортного средства было возбуждено уголовное дело в отношении неустановленного лица, по которому он был признан потерпевшим, и о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.
Гражданин обратился в ООО "СК "Оранта" с заявлением о наступлении страхового случая, приложив к нему все необходимые для выплаты страхового возмещения документы, однако ответа на него не получил. Бездействие страховой компании расценивает как отказ от исполнения обязательств, что недопустимо в силу закона.
Казалось бы, обычное гражданское дело по возмещению в связи с наступлением страхового случая. Страховая компания отказала заявителю, в связи с чем гражданин обратился в суд. И суд не нашел оснований для выплаты страховки.
Из пояснений страховой компании следует, что договор страхования автомобиля с Ф. не заключался. Бланк договора страхования АТ N 0239139 и квитанция на получение страховой премии N 1529263 были признаны недействительными в связи с их утерей страховым агентом Тольяттинского филиала ООО "СК "Оранта" Р. Информация об этом в соответствии с требованиями пункта 18 Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.12.2010 N 193н, страховой компанией размещена в сети Интернет на своем сайте <3>.
——————————–
<3> Согласно пункту 18 Перечня сведения об утраченных и (или) похищенных бланках строгой отчетности размещаются в сети Интернет на сайте страховщика и (или) на сайте профессионального объединения страховщиков, устанавливающего в соответствии с законодательством Российской Федерации требования к порядку учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности, не позднее чем по истечении трех рабочих дней после обнаружения утраты (хищения) бланков строгой отчетности.

Разрешая заявленные требования, суд первой инстанции обоснованно исходил из того, что договор добровольного страхования средств наземного транспорта и гражданской ответственности владельцев транспортных средств АТ N 0239139, предметом которого является автомашина, между сторонами не заключался, в связи с чем пришел к правильному выводу об отказе в удовлетворении заявленных истцом требований.
Страховая компания сама не обеспечила сохранность документов, т.к. согласно пункту 2.1 ст. 6 Закона РФ "Об организации страхового дела в Российской Федерации" от 27 ноября 1992 года N 4015-1 страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора. Приказом Минфина РФ от 29.12.2010 N 193н утверждены Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов. Указанный Перечень разработан в соответствии с пунктом 2.1 статьи 6 Закона Российской Федерации от 27 ноября 1992 г. N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации". Требования к обеспечению сохранности документов, указанные в Перечне, обязательны для выполнения страховщиками.
Представляется неоднозначным видение этого дела. Тех документов о заключении договора страхования КАСКО, что представлены истцом, суду показалось недостаточно, чтобы признать сделку состоявшейся. В итоге еще и гражданин Ф. должен был ознакомиться с информацией об утере бланка строгой отчетности на сайте компании. Встает вопрос о том, как он должен был узнать о том, что бланк потерян? Пункт 18 Перечня не обязывает клиента раз в месяц проверять номер полиса на предмет его утраты компанией.
В иных двусторонних правоотношениях, где требуется заключать сделку письменно, утрата документа одной стороной не отменяет факт наступления этого правоотношения.
Удобный инструмент для страховых компаний - потерять документы с целью отказа в возмещении ущерба по страховому случаю.

Таблица 2. Дело о бланке строгой отчетности

Еще одно дело, связанное с уничтожением документов. Казалось бы, дело простое, с признанием вины. Но тут вновь ответчик, не верно истолковав нормы о хранении документов, может быть, и умышленно, получил небольшой штраф - 2 500 рублей.
В организации ООО "Объединенная Городская Компания Новый Коммунальный Стандарт" после 16.10.2015 уничтожены документы, относящиеся к собранию собственников помещений многоквартирного дома, а именно бланки голосования от 18.03.2015, тем самым создано препятствие собственникам помещений дома для обжалования принятых решений по указанному собранию. Директор компании вину признал, дал письменное пояснение. Согласно акту о выделении документов для уничтожения от 16.10.2015 в организации ООО "ОГК НКС" было принято решение об уничтожении документов, относящихся к собранию собственников помещений многоквартирного дома от 18.03.2015, - документов, содержащих персональные данные лиц, принимающих участие в голосовании (бланки голосования). Бюллетени для голосования (ввиду защиты персональных данных) были уничтожены.
Заслушав материалы дела, суд приходит к убеждению о виновности должностного лица - генерального директора ООО "ОГК НКС" в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, т.е. в неисполнении обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также в нарушении установленных порядка и сроков хранения таких документов.

Дело в том, что четкие сроки хранения бюллетеней для голосования в нормативно-правовых актах отсутствуют, т.е. законодательно не определены. Однако, исходя из нормы части 6 статьи 46 Жилищного кодекса РФ <4>, можно предположить, что срок хранения не менее 6 месяцев со дня, когда собственник узнал или должен был узнать о принятом решении.
——————————–
<4> Собственник помещения в многоквартирном доме вправе обжаловать в суд решение, принятое общим собранием собственников помещений в данном доме с нарушением требований настоящего Кодекса, в случае, если он не принимал участия в этом собрании или голосовал против принятия такого решения и если таким решением нарушены его права и законные интересы. Заявление о таком обжаловании может быть подано в суд в течение шести месяцев со дня, когда указанный собственник узнал или должен был узнать о принятом решении. Суд с учетом всех обстоятельств дела вправе оставить в силе обжалуемое решение, если голосование указанного собственника не могло повлиять на результаты голосования, допущенные нарушения не являются существенными и принятое решение не повлекло за собой причинение убытков указанному собственнику.

Этот вопрос в судах возникал неоднократно. Очевиден пробел в этой сфере.

Дело о постановке на учет лица в качестве безработного

Архивная справка решает все.
В очередной раз подтверждается значимость сохранности документов по личному составу ликвидированных предприятий, т.к. получение архивной справки о заработной плате - это единственная возможность подтвердить официальный доход.
Истец обратился в КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" с заявлением о регистрации его в качестве безработного, но получил отказ, поскольку не представил справку о средней заработной плате установленного образца. Вместе с тем в центр занятости представлена справка из архива о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы. Предоставление архивной справки обусловлено ликвидацией СПК "Паутовский".
На основе данного отказа прокурор обратился в суд в интересах гражданина с исковым заявлением к КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района". Просил суд обязать КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" зарегистрировать гражданина в качестве безработного и назначить ему пособие по безработице.
Из возражений ответчика:
истец не представил справку о среднем заработке с последнего места работы, вместо которой была представлена архивная справка. Согласно разъяснениям, изложенным в письме Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 05.08.2011, перечень документов, необходимых для принятия решения о признании гражданина безработным, является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию в части замены справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы ее копией.
Однако суд, исходя из здравого смысла и недопущения в данном случае формального толкования норм ведомственных актов, посчитал, что нельзя допускать ущемление конституционно гарантированного права гражданина на социальные выплаты, получение помощи в трудоустройстве. Гражданин представил официальный документ, надлежащим образом удостоверенный и содержащий истребуемые сведения.
Суд указал, что среднемесячный заработок работника может подтверждаться справкой, выданной в случае ликвидации работодателя архивной организацией, располагающей необходимыми сведениями, переданными работодателем, поскольку в ином порядке получение требуемых документов не представляется возможным. В итоге решение Нижнеомского районного суда Омской области от 30 января 2013 года оставлено без изменения, апелляционная жалоба Казенного учреждения Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" - без удовлетворения.

Таблица 4. Дело об архивной справке

М.М. Сичкарева
Главный специалист
Аппарат Правительства Пермского края

Это первый вопрос, который возникает в такой ситуации. Ведь, как известно, и налоговое, и бухгалтерское законодательство вменяет в обязанность организации обеспечить сохранность первичных документов.

Так, в налоговом законодательстве срок хранения документов определен в четыре года, а в бухгалтерском - пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ , ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если первичные документы утрачены, какая ответственность может грозить строительной компании и ее должностным лицам? Давайте разбираться.

Ответственность организации - юридического лица

Начнем с того, что законодательство предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о статье 120 Налогового кодекса РФ. Таким нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Руководствуясь этой статьей, налоговики в случае отсутствия первичных документов требуют от организации заплатить штраф в размере 5000 руб.

А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кроме того, налоговики могут оштрафовать компанию и по статье 126 Налогового кодекса РФ - по 50 руб. за каждый непредставленный по требованию инспекции документ.

Ответственность должностных лиц

За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица - директор и главный бухгалтер.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания должностных лиц установлен штраф в размере от 2000 до 3000 руб.

Привлечь к ответственности в виде наложения штрафа может только суд.

Вину должны доказывать инспекторы

Когда налоговики хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым организация не представила запрашиваемые бумаги.

Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать фирмы в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по ее вине.

При этом обязанность по доказыванию вины организации лежит на налоговиках (п. 6 ст. 108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц компании в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.

Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (затопления, пожара и т. п.). Чтобы оштрафовать организацию, налоговики должны будут доказать, что она не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.

Что поможет защититься

Защититься организации помогут следующие аргументы.

Во-первых, можно предъявить в суде принятое в компании положение о документообороте, архивном деле.

Во-вторых, организация может подтвердить, что она предпринимала все необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения офиса были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах и т. д.

Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия организация успела застраховать помещения, где хранились документы.

Решения арбитражных судей

В судебной практике есть случаи, когда рассматривались дела о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу № А05-7969/02-430/11 . Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует, и отказал инспекции во взыскании штрафа.

К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу № А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Однако есть и отрицательный пример постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу № А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1 .

Правда, следует отметить: в данном случае суд взыскал с фирмы штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ, а не по статье 120 (то есть за неуплату налогов). Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед бюджетом. Причем фирма не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.

Действия бухгалтера при утрате «первички»

Что же следует предпринять, если первичные документы утрачены?

Подготовка оправдательных документов

Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет организации избежать ответственности. Например, в случае пожара - это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления - справка из жилищной конторы, обслуживающей организацию. Если речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России.

Если же документы были украдены - справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены - копия постановления о приостановлении уголовного дела).

Принятие мер для восстановления утраченных бумаг

То, как это сделать, определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждены

При утрате первичных документов, бухгалтеру нужно немедленно заняться их восстановлением. Если это произошло по причине форс-мажорных обстоятельств, можно получить отсрочку при истребовании их налоговой. В остальных случаях руководителю придется нести ответственность: заплатить штраф.

Утрата документов

В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.

Если же назначенные для расследования сотрудники приходят к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательством того, что данное событие имело место быть. Например, справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.

Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).

Стоит также напомнить, что в случае обстоятельств непреодолимой силы (пожар, потоп и т.п.) фирма обязана провести инвентаризацию.

Имейте в виду: если документация исчезла в результате форс-мажора, то плательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление бумаг по требованию ревизора. Однако фирма обязана подтвердить факт происшествия не зависящих от нее причин.

Тем не менее в подобной ситуации принимать меры по восстановлению пропажи все-таки нужно. Более того, факты, свидетельствующие о конкретных действиях по восстановлению утраченных бумаг, могут стать веским аргументом в спорных ситуациях с контролирующими органами.

Стоит обратить особое внимание на то, что чиновники в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости восстанавливать утраченные документы. Такая позиция нашла свое отражение, например, в Письме Минфина от 11.08.2011 года № 03-02-07/1-288.

Восстановление бухгалтерских документов

Правила восстановления утраченных бумаг законодательством не установлены. В связи с этим ошибки и неточности в оформлении таких сведений будут трактоваться в пользу налогоплательщика. Постановление ФАС Московского округа по делу от 9 февраля 2009 года № КА-А40/80-09 содержит аналогичные выводы.

Отмечу, что в случае утраты первичных учетных документов без уважительных причин, восстановить их просто необходимо. Иначе, при проведении ревизий у инспектора не будет ни оснований, ни возможностей для того, чтобы убедиться в правильности расчетов по налогам и освободить компанию от ответственности за непредставление утраченных документов.

В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию.

Если же организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей, то у контролеров, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ, будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем.

Оспорить действия инспектора в такой ситуации будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону налоговиков. Позиция арбитров заключается в том, что если компания утратила первичные учетные документы, то подтвердить достоверность расходов и заявленных вычетов не представляется возможным, поэтому контролеры вправе определить сумму ее налоговых обязательств самостоятельно.

Ответственность за непредставление

В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.

За отсутствие «первички» фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Если аналогичные действия совершались не в одном налоговом периоде, то сумма возрастет до 30 000 рублей.

Необходимо отметить, что за утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это происходит в том случае, когда непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.

Замечу, что уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, чтобы минимизировать налоговые риски при утрате учетных сведений до истечения срока их хранения, организация должна документы восстановить.

Сохранность документации в архиве организации - одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Однако даже при соблюдении всех норм могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат - документация может быть испорчена или утрачена. Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи или потопа. Форс-мажорные ситуации с архивной документацией могут быть разными как по причинам, так и по масштабу. Вне зависимости от того, испорчена одна папка служебной документации или весь архивный фонд, оставлять без внимания подобные ситуации нельзя.

Предлагаем вам пошаговый алгоритм действий в условиях форс-мажора, результатом которого стала порча или утрата архивных документов.

Шаг 1: сообщаем о произошедшем руководству

Для этого используем докладную записку (Пример 1).

Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию - за это предусмотрена уголовная ответственность.

Шаг 2: получаем официальное подтверждение произошедшего

Если утрата документов наступила в результате экстремальных происшествий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

• справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
• уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
• справка из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
• документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
• иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Шаг 3: создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии (Пример 2) приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документо-обороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Шаг 4: составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации (Пример 3).

В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

Обратите внимание

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК РФ). При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Если взысканием является увольнение, приказ составляется по унифицированной форме № Т-8, в которой в графе «Основание» указываются докладные записки, акты и объяснительные работника (см. письмо Роструда от 01.06.2011 №1493-6-1).

Шаг 5: проводим инвентаризацию

В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведенния являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Шаг 6: составляем опись утраченных (поврежденных) документов

Опись (Пример 4) прилагается к акту расследования порчи документов.

Важно!

При порче (утрате) первичных документов и отчетности организация должна немедленно обратиться в налоговые органы с соответствующим заявлением (с подтверждением форс-мажорной ситуации от официальных органов). Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии бухгалтерских документов, предпримет меры налогового контроля, однако если доказательства утраты подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном не проведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Диапазон ответственности - от штрафа в размере 100 000 - 300 000 рублей до лишения свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).

Шаг 7: восстанавливаем утерянную документацию

На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации. Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по п. 1 и 4 ст. 110 Налогового кодекса Российской Федерации.

Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные - у контрагентов и т.д.