Управление корпоративным контентом: спрятать то, что внутри

Какие тенденции движут сегодня развитием систем управления контентом? Управление контентом - это просто возможность работать с неструктурированными данными, и в масштабах предприятия оно должно высвобождать потенциал бизнес­приложений и процессов, а не служить самоцелью. Ряд экспертов считает, что управление контентом лучше всего работает тогда, когда находится за кулисами - и не рассматривается как самостоятельное бизнес­приложение. Больше всего в таких проектах следует заботиться о том, чтобы облегчить бизнес­пользователям операции по управлению электронными документами или даже полностью снять с них это бремя. Именно это, а также новые технические идеи движут развитием систем управления контентом.

Краткая история

Предшественниками ECM­систем (enterprise content management -управление корпоративным контентом) были традиционные технологии управления документами. Первые основанные на них решения предназначались для двух типов задач:

• работа с относительно небольшими объемами сложноструктурированных документов, таких как результаты испытаний лекарственных средств или техническая документация;
• работа с очень большими объемами простых документов, например заявлений на открытие счета или на возмещение ущерба, которые в типичном случае сканировались, а затем использовались в рабочем процессе.

Логика применения отдельных систем подобного рода начала рассыпаться, когда поставщики решили, что могут выйти за границы этих специализированных подразделений и распространить автоматизацию работы с документами на всё предприятие. Ведь в доцифровую эпоху те, кто создавал документы, редко сталкивались с задачей их хранения - для этого существовали секретари и делопроизводители. Когда же в 1990­е годы электронные документы сделались стандартом, многие из ранних систем управления документами оказались непригодными для работы, так как требовали громоздких процедур архивирования и имели плохо спроектированный интерфейс, который пользователи не могли - да и не пытались - освоить.

Вторая важная проблема - объединение различных функциональных задач в единую систему. Практически у каждой крупной организации сейчас есть внушительного размера Web­сайт или несколько сайтов, для которых нужны инструменты управления веб­контентом. Большинство банков и страховых компаний работают со значительными объемами транзакционных документов, для чего традиционно применяются продукты IBM, FileNet, а также (особенно на предприятиях среднего размера) Hyland Software и EMC. В производственном секторе, для которого характерна сложная документация с соответствующими процессами коллективной подготовки, популярны такие системы, как EMC/Documentum, Open Text и Stellent.

Пройдя шквал слияний и приобретений (а также определенный цикл внутреннего развития), сегодняшние поставщики ECM­систем сумели объединить устоявшиеся технологии в составе «пакетов». Там вы найдете управление документами, записями, рабочим процессом и (с неодинаковым качеством) Web­контентом, а иногда, кроме того, порталы и среды коллективной работы. Естественно, о простоте и удобстве системы в таких случаях говорить не приходится.

Тенденция - стремление к простоте

В наши дни некоторые поставщики ECM­систем позиционируют свои продукты как полноценные бизнес­приложения, ошибочно считая, что обыкновенные бизнес­пользователи будут уделять управлению контентом по 15-20 минут своего рабочего дня. Безусловно, в определенных компаниях есть специалисты, для которых управление документами, декларирование записей, очистка очередей рабочих заданий и создание Web­страниц являются повседневным занятием. Однако основная масса конечных пользователей предпочитает более прозрачное и автоматизированное управление контентом.

Чтобы достичь этой цели, разработчики стремятся максимально скрыть сложные процессы от конечных пользователей. Одновременно такой подход позволяет гарантировать правильное, непротиворечивое и эффективное выполнение операций по хранению и администрированию информации, что никогда не достигалось при ручной обработке.

Кроме тенденции к упрощению на развитие ECM­систем влияют еще три фактора.

1. Затраты: при стоимости лицензии 300-600 долл. за рабочее место инсталляция на сто и на десять тысяч пользователей различается очень существенно. Для того чтобы базовые функции документооборота распространить на большое количество работников, необходимо существенное удешевление лицензий - путь, по которому идут Oracle и Microsoft.
2. Практичность: если сотрудникам, скажем, нравится работать с контентными папками в Outlook и обращаться к документам из привычных бизнес­приложений, таких как ERP­ или CRM­система, то продукты, обеспечивающие именно такие возможности, и надо делать.
3. Простота поддержки: для масштабного внедрения система электронного хранения документов (не забывайте, что в данном случае всё управление контентом фактически сводится к одной этой задаче) должна быть легко расширяемой, обслуживаемой и администрируемой - в противном случае ею быстро перестанут пользоваться, по крайней мере по назначению.

Конечно, в большинстве организаций (в особенности если они прошли через слияния и приобретения) системы имеют лоскутный характер, и применительно к ним невозможно говорить о стратегии, основанной на критериях экономичности, дружественности к пользователю или простоты. Однако положение начинает меняться. Замаскировать сложность внутренних систем и максимально скрыть сложные процессы от конечных пользователей помогают несколько технологических направлений - интеграция с рабочими столами пользователей, интеграция систем управления контентом и Web­сервисы, а также появление систем управления контентом от поставщиков инфраструктурных решений.

Всё на стол!

Интеграция с рабочим столом - почти синоним доступа к контенту через Microsoft Outlook. Чтобы удовлетворить спрос на простые системы, поставщики традиционных ECM­решений улучшают интерфейс своих продуктов и добавляют возможности интеграции с почтовой системой и бизнес­приложениями, стараясь таким путем завуалировать беспорядочные детали управления контентом. Почти во всех ECM­системах сейчас присутствует некая форма интеграции с Outlook, одно из лучших таких решений (кстати, оно было первым) принадлежит компании Interwoven. С точки зрения конечного пользователя это ненамногобольше, чем просто дополнительный набор папок, в которые можно самостоятельно складывать письма, вложения и документы. Иногда при перемещении документа в одну из таких папок Outlook активизирует разметку контента или рабочие процессы. Это гладкий и ненавязчивый способ предоставить возможности управления контентом множеству пользователей.

Однако данный подход не лишен серьезных недостатков. Во­первых, он страдает близорукостью - то, что происходит в Outlook, хорошо (может быть, даже слишком хорошо) видно, а весь контент, расположенный вокруг, попросту игнорируется. Во­вторых, в некоторых относительно пассивных вариантах интеграции с Outlook легко можно пропустить (по невнимательности или намеренно) определенные шаги, необходимые с точки зрения управления контентом. Тем не менее Microsoft Exchange во многих организациях на деле служит хранилищем контента, и если ваши процессы включают много задач, связанных с административной деятельностью и перепиской, то описанный подход - один из лучших.

Управление корпоративным контентом и российские реалии

Александр Дубина, директор управления профессионального сервиса компании «АйТи» Авторы статьи предпочли рассмотреть «скрытое» управление корпоративным контентом через призму существующих технологий. А как эти проблемы решаются на российских предприятиях в зависимости от их исторически сложившегося ИТ­оснащения? Первый подход скорее применим к предприятиям среднего масштаба, основной объём документов которых генерируется в ERP­системе. К этому типу относятся компании, у которых фиксированы формы договоров, а сами они обслуживают большое число частных клиентов. К примеру, это могут быть торговые организации. Как правило, система электронного документооборота в таких компаниях работает только с административными документами, лежащими вне ERP. В таком случае в настраиваемой карточке документа одним из его атрибутов должна быть URL­ссылка, которая открывает соответствующий файл. На некоторых предприятиях развитие ERP­системы либо изначально несколько отставало от развития средств workflow, либо проходило параллельно с ним. В подобных организациях огромное количество документов, в том числе и имеющих отношение к данным ERP­решения, если и не создаются в workflow­системе, то хранятся в ней. При этом они часто появляются на рабочих местах пользователей, а хранятся в общих базах данных. Такое положение дел имеет существенный недостаток: между транзакционной ERP­системой и документами в большинстве случаев нет прямой связи. Тогда ИТ­специалистам приходится что­то придумывать, к примеру, расставлять ссылки на сами документы. Что же касается приведенного авторами решения проблемы управления корпоративным контентом с помощью Oracle Content Services, то оно подходит преимущественно для хранения документов - когда доступ на чтение нужно предоставить множеству пользователей, а число авторов в разы меньше «читателей». В этом случае потребуется очень мощное и масштабируемое решение. Необходимо также предусмотреть использование Web­интерфейса, при этом доступ к документу может быть организован через внутренний портал предприятия. Соглашусь, что Microsoft SharePoint - самое «легкое» средство ЕСМ. Но расплатой за легкость является тот «структурированный» бардак, который эта система образует и который понятен только сотрудникам, работающим с этим хаосом. Конечно, мириться с этим было бы неверно. Один из наименее затратных выходов из такой ситуации - структурирование данных и правильное их «складирование», то есть следует как минимум изменить представление документов.

Со стороны инфраструктуры

Как альтернатива дорогостоящим и длительным миграционным проектам с полным искоренением устаревших решений сейчас все больше начинает выступать интеграция систем управления контентом. Она позволяет связать друг с другом разрозненные хранилища, обеспечив для всех них единый интерфейс поиска в рамках системы или портала. Не так давно в процесс включились крупные игроки - за последние два года ведущие независимые поставщики средств интеграции контента фирмы Venetica и Context Media были приобретены соответственно IBM и Oracle.

Вообще в наши дни самые крупные сдвиги в управлении контентом исходят от поставщиков инфраструктурных решений. Ключевые приложения здесь - Microsoft SharePoint (в конце 2006 года Microsoft выпустила Office ShareРoint Server 2007 - более солидную, чем предыдущая версия, систему ECM­уровня с возможностями документооборота, управления записями и рабочим процессом) и Oracle Content Services 10g. Оба направлены на то, чтобы сменить сам подход и вместо того, чтобы управлять контентом, находящимся в хранилищах (отдельных от базы метаданных), поместить в одну и ту же базу и метаданные, и контент. Несколько лет назад это не было разумным, но сейчас использование общей базы практически не сказывается на быстродействии.

Однако оба предложения имеют свои проблемы. SharePoint - жертва собственного успеха: этот продукт молниеносно распространился по множеству предприятий и сотворил массу трудноуправляемых контентных «завалов». Oracle Content Services функционально полнее SharePoint, н главное его преимущество - в способности поддерживать тысячи пользователей. Так, одна американская финансовая фирма заменила имевшееся у нее решение на Oracle Content Services 10g, в значительной мере для того, чтобы распространить доступ к функциональности управления контентом более чем на 30 тыс. сотрудников. Конечно, масштабируемость продукта Oracle выглядит привлекательно, но большинство компаний пока заботится только о нуждах определенных отделов, а масштабные внедрения пока ещё редки.

Контент как сервис

Идея использования обычных бизнес­приложений для работы с контентом не нова. Она заключается в том, чтобы обеспечить сотрудникам доступ к необходимым документам из повседневно используемых приложений. Такие связи создаются давно, но это делается с помощью хрупких интеграционных решений на уровне API, которые либо требуют значительного времени на разработку, либо должны настраиваться, даже если по утверждению продавца они сертифицированы и готовы к работе «прямо из коробки». Вдобавок при каждом обновлении приложения существует риск потери связей. Поэтому основным подходом по­прежнему остается переключение между интерфейсами.

В то же время многие поставщики ECM­систем сейчас разрабатывают Web­сервисы, способные гладко и без усилий встраивать в бизнес­приложения функциональность управления контентом. Чуть ли не все участники рынка заявляют о применяемом ими в той или иной форме сервисно­ориентированном подходе (SOA) или о доступности сервисов, но у большинства из них разработки находятся лишь на ранней стадии, а некоторые представляют собой не более чем кусочки пластыря для склеивания продуктов, приобретенных независимо друг от друга.

Тем не менее, несмотря на относительную незрелость Web­сервисов с точки зрения сообщества ECM­поставщиков, многие корпоративные пользователи планируют их внедрение, в том числе и широкомасштабное. Сейчас успешно развертывается немало ECM­ре­­шений с использованием «готовых для SOA» серверов приложений, баз данных и средств уровня бизнес­процессов от поставщиков инфраструктурных решений. И опять основным стимулом развития выступает простота для пользователя. Подход на основе сервисов способен заметно улучшить взаимодействие приложений друг с другом и с труднодоступными хранилищами данных, но для фирм, уже принявших его на вооружение, главным выигрышем стала возможность встроить функциональность управления контентом в испытанные и проверенные временем старые системы.

Надо сказать, что компании, внедрившие у себя управление контентом на основе Web­сервисов, по большей части являются технологическими или производственными, т. е. относятся к секторам, где давно была необходима интеграция между разными приложениями. В этих отраслях так же активно применяются программные инструменты, родственные ECM, например системы управления жизненным циклом продукции (product lifecycle management, PLM) или изменением конфигурации (configuration change management, CCM). И PLM­системы вполне созрели для основанной на сервисах интеграции с функциональностью ECM.

Существует немало недорогих и хорошо себя зарекомендовавших специализированных систем по управлению контентом, которые хорошо решают определенные задачи на уровне подразделений. Но есть одна проблема, которой большинству организаций лишь предстоит заняться, - приведение в порядок огромных массивов контента, в данный момент никак не управляемых. Хотя поставщики ECM говорят о проектах внедрения масштаба предприятия, лишь очень немногие из них делают что­либо в этом роде.

Растущие требования к простоте и выход на рынок таких гигантов, как Microsoft и Oracle, должны изменить облик управления контентом. Тогда мы сможем замаскировать рутинные операции, связанные с хранением, отслеживанием и извлечением документов, а бизнес­пользователи получат более быстрый и простой доступ к содержанию этих документов в контексте своей работы. Это добрая новость, но ожидаются и трудности. Прежде всего - с выбором правильного подхода к упрощению и определением верной стратегии управления контентом, охватывающего все предприятие.

Алан Пельц­Шарпе
Директор по стратегии и руководитель по консалтингу
в области ECM компании Wipro.
С ним можно связаться по e­mail: [email protected]

Гириш Ийер
Архитектор решений и технический консультант
в области ECM компании Wipro.
С ним можно связаться по e­mail: [email protected]

Системы управления корпоративным контентом (Content Management Systems, ECM) с каждым годом становятся всё более востребованными. Аналитические компании пытаются количественно оценить рынок программного обеспечения в области ECM и описать его структуру.

Хорошо известна склонность западных ИТ-аналитиков к применению аббревиатур. Различные источники говорят о том, что ECM-рынок включает программные решения в области DMS, WCMS, RMS, DAMS, BPMS и ряда других компонентов. Проблема не в том, что сходу запомнить все эти аббревиатуры нелегко - толкование каждого из вышеперечисленных терминов можно найти в энциклопедии; проблема в том, что все эти определения не создают целостной картины. Во­первых, перечисленные технологии частично перекрывают друг друга; во-вторых, термины быстро эволюционируют; в­третьих, появляются новые технологии, которые внедряются в существующие. Поэтому без сравнительного толкования и наглядных структурных схем разобраться в таксономии очень трудно. В настоящей статье мы постараемся не только привести количественные оценки мирового рынка ECM, но и пояснить его структуру на графических схемах, а также дать сравнительное толкование основных терминов, обозначающих сегменты данного рынка.

Системы управления контентом - взгляд сверху

Под «взглядом сверху» в данном случае мы подразумеваем рассмотрение категории ECM по отношению к более общим понятиям. Прежде всего следует сказать, что термин «ECM» используется для обозначения не только класса программного обеспечения, но и концепции организации управления контентом на предприятии.

Согласно рис. 1, ECM можно представить как комбинацию стратегий, методов и инструментов, находящуюся на пересечении средств управления информацией и ИКТ-инструментария, как средство повышения эффективности HR и управления знаниями на предприятии.

Рис. 1. Соотношение понятий KM (Knowledge Management)
и ECM (Enterprise Content Management)

ECM имеет отношение к организационному обучению (Organizational learning) - области знаний, которая изучает, как организация получает новые знания и адаптируется к изменениям окружающей среды. Организационное обучение включает такие аспекты, как обучение сотрудников общим принципам управления информацией, конкретным инструментам ECM и использованию этих инструментов таким образом, чтобы соблюдать политики и процедуры, регламентируемые HR-отделом. ЕСМ-системы (ECMS) призваны обеспечить управление информационными активами с учетом прав собственности, адаптировать лучшие практики, способствовать изменению поведения сотрудников, эффективному обмену информацией между инстанциями и управлению знаниями, применению передового опыта в области управления информацией на предприятии.

Системы управления контентом - взгляд снизу

Под «взглядом снизу» мы понимаем анализ ключевых элементов, входящих в ECM. Прежде всего рассмотрим условную схему ECM (по данным AIIM) - рис. 2 .

Таким образом, CMS/WCMS - это технология, которая поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и может интегрироваться с системой управления документами. CMS-cистемы для управления контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации.

ПО для управления веб­контентом предусматривает:

• создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации в веб;
• доставку и администрирование информации для наполнения веб­сайта;
• автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;
• надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации.

Основными поставщиками подобного ПО являются компании EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint).

ПО для совместной работы (Collaboration software/GroupWare)

ПО для совместной работы - это приложения, созданные с целью поддержки взаимодействия между сотрудниками, работающими совместно над решением общих задач. ПО для совместной работы обеспечивает работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.

К инструментам совместной работы можно отнести широкий класс ПО, включая электронную почту, календари, текстовый чат, вики, корпоративные закладки, видеоконференц-связь и т.п.

Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

• совместное использование баз данных;
• совместную одновременную контролируемую обработку информации;
• применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;
• использование коммуникационных приложений для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;
• применение социального ПО для совместной работы;
• интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

В данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird), Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Управление цифровыми активами (DAM)

Управление цифровыми активами (Digital Asset management, DAM) решает задачи, связанные с приемом, редактированием, каталогизацией, хранением, поиском и распространением цифровых активов (цифровые фотографии, анимация, видео и музыка). Чтобы лучше понять содержание термина, рассмотрим, чем DAM отличается от WCM. В области WCM контент - это нечто, являющееся средством передачи информации. В области DAM контент - это синоним актива. В DAM некая дискретная часть контента не является активом, пока она не классифицирована и не индексирована, пока не определена ее версия, пока ей не присвоен уникальный идентификатор и не установлен владелец. Ключом к созданию этой технологии является использование метаданных. Наличие метаданных делает объект доступным для поиска.

Например, использование формата XMP (eXtensible Metadata Platform - гибкая платформа метаданных) позволяет добавлять информацию о метаданных в графические файлы.

DAM-системы, как правило, хранят файлы в файловой системе, в то время как связанные с ними метаданные находятся в реляционной базе данных. Реже метаданные управляются как XMP , встроенные в актив.

DAM отличаются от систем управления документами и систем управления веб­контентом по своей направленности на мультимедиаресурсы - изображения, видео и аудио. Обычно DAM-системы предоставляют функции управления правами.

Управление записями (Records Management)

Запись - это документ или набор данных, который считается законченным и неизменяемым, в то время как документ - это единица контента, которая может быть доработана или изменена. Записи - это свидетельства о событиях и политиках, действующих в данной организации. Запись может существовать на бумаге, в виде сканированного изображения или другого электронного файла. Если управление документами обычно осуществляется на протяжении всего их жизненного цикла: создание, коллективная работа с документами, управление версиями, контроль доступа и архивирование, - то управление записями предполагает их сохранение без изменений и предоставление доступа к ним. Управление записями направлено на обеспечение работы с архивами документов длительного хранения и связано с процессами архивирования, возвращения или удаления.

Как правило, записи имеют жесткие требования относительно их сохранения и уничтожения. Обычно необходимо, чтобы записи хранились в их оригинальном формате на тот случай, если они понадобятся в ходе юридического разбирательства.

Таким образом, RM-приложения предназначены в первую очередь для идентификации, хранения и управления данными, которые используются для описания событий в технологическом цикле организации, связанных с соблюдением нормативных или финансовых правил или оперативной деятельностью. Данное ПО позволяет компаниям специфицировать правила хранения электронных архивных материалов, которые могут основываться на государственных законах или бизнес-требованиях компании.

Среди функций Records Management обычно выделяют следующие:

• визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;
• однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;
• управление графиком хранения и уничтожения записей;
• защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании - EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Типовое ЕСМ-решение

Схема, представленная на рис. 2 , отражает траекторию движения информации в ECM-системе. Для того чтобы лучше представить технологическую схему типового ECM-решения, обратимся к рис. 3. Как следует из этой схемы, решения по управлению документами и контентом могут иметь общие элементы. То есть из отдельных модулей может строиться то или иное ECM-решение.

Рис. 3. Схема построения типового ECM-решения

Рис. 4 подтверждает то, что системы документооборота и управления веб­контентом имеют области пересечения.

Различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.

В российской практике ближе всего к понятию ECM находятся системы электронного документооборота (СЭД). С другой стороны, в качестве ECM можно рассматривать многофункциональные платформы для разработки решений в области управления информацией, такие как Lotus Notes или Documentum.

По определению Gartner ECM - это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

• Управление документами - экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
• Управление образами документов (Document Imaging) - захват, преобразование и управление бумажными документами.
• Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , "управление документами") - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
• Управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
• Управление веб-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
• Управление мультимедиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
• Управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
• Документо-ориентированное взаимодействие - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Основные вендоры на рынке ECM

• Alfresco : Alfresco ECM
• Documentum (EMC): Documentum D6
• Hyland Software, Inc.: OnBase 7.2
• IBM : FileNet P8 Platform
• Interwoven: ECM Solutions
• Microsoft : Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Nuxeo : Nuxeo Enterprise Platform 5
• Open Text: LiveLink ECM Suite
• Oracle : Enterprise Content Management Suite 10gR3
• Vignette: V7 ECM Suite
• Xerox : DocuShare 6.1

Литература

• ECM Enterprise Content Management , Ulrich Kampffmeyer. Hamburg , ISBN 978-3-936534-09-8. Definition, history, architecture, components and ECM suites. Publication in English, French, and German. Free access PDF

Примеры систем ECM

• DIRECTUM - система класса ECM.
• МОТИВ - система оперативного управления компанией: управление персоналом, автоматизация документооборота.
• Система DocsVision - система класса ECM, с мощным модулем управления процессами (BPM).
• FlyDoc - интегрированная система управления предприятием.
• CoreMedia CMS от CoreMedia AG
• Е-МАСТЕР - система управления корпоративной информацией.
• Alfresco - Open Source ECM от Alfresco Software, Inc.
• ЛЕТОГРАФ - система управления содержанием (ECM), автоматизации бизнес-процессов (BPM) и интеграции приложений (EAI).
• CompanyMedia - система класса ECM от компании "ИнтерТраст" на основе IBM Lotus Notes
• ЕВФРАТ-Документооборот - система класса ECM от Cognitive Technologies , с развитыми возможностями настройки под специфику предприятия.
• Lotsia PDM Plus - система класса PDM, полностью решающая задачи ECM.
• Globus Professional - система управления бизнес-процессами, корпоративными ресурсами и содержанием от компании "Промышленные информационные системы"

Ссылки

• www.DOCFLOW.ru - Теория и практика электронного документооборота
• www.ECM-Journal.ru - Важное об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии.
• Content.FM - Content Management On Air. Вещание по-русски. Последние новости отрасли и продуктов линейки Oracle Enterprise 2.0

Примечания

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "ECM (бизнес)" в других словарях:

Enterprise content management (ECM) управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

У этого термина существуют и другие значения, см. Alfresco. Alfresco Тип ECM Разработчик Alfresco Inc. Написана на Java Операционная систем … Википедия

Комплексная автоматизированная система «Бизнес Люкс» система управления в масштабах предприятия, построенная на базе современных технологий и платформ, являющихся основой для построения информационных систем. Комплексная автоматизированная… … Википедия

- (англ. Electronic Business), Е бизнес, И бизнес, e Business бизнес модель, в которой бизнес процессы, обмен бизнес информацией и коммерческие транзакции автоматизируются с помощью информационных систем. Значительная часть решений… … Википедия

- (CMIS, сервисы взаимодействия при управлении контентом) предлагаемый ведущими производителями пакет стандартов, состоящий из набора веб сервисов для совместного использования информации, хранимой в несвязанных между собой хранилищах контента.… … Википедия

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота организационно техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также… … Википедия

Эта статья предлагается к удалению. Пояснение причин и соответствующее обсуждение вы можете найти на странице Википедия:К удалению/12 сентября 2012. Пока процесс обсужде … Википедия

Для улучшения этой статьи желательно?: Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторитетные источники, подтверждающие написанное. Система ав … Википедия

(законодательство, ЭЦП)

ECM – это просто или сложно?

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…

Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система) . То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.

Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?

Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них.

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Нужна ли Вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли вам СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

• вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?
• вы можете точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены, какие просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж вашей организации?
• вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов . Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины . По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников . Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации . Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

• обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
• поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
• предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры . Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ . Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management): захват (Capture), управление (Manage), хранение (Store), защита (Preserve) и доставка информации (Deliver).

Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином «управление документом».

Подробнее о технологиях управления информацией читайте в статьях:

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:

• управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);
• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
• сканирование документов и управление образами бумажных документов;
• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

• системы делопроизводства
• электронные архивы
• workflow-системы
• комплексные или ECM-системы.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела "Функционал СЭД и ECM":

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Как подружить ERP и ECM-системы

ERP (Enterprise Resource Planning) – стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) посредством информационной системы.

Хотя и ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией, но характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму (описывающая один из ресурсов – финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) - это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа.

Интеграция ERP и ECM на предприятии - это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Подробнее про интеграцию ERP и ECM-систем читайте:

Чего не стоит ждать от ECM-системы

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы.

СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной .

Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления – не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Необходимо получать различные выборки по персоналу (по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д.), для этого информация должно храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

• Practicum DIRECTUM: Приказы, заявления, заявки + ECM = Кадровые документы в обороте

Учет финансовых документов . Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.д.

Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:

• хранение образов документов в ECM, учет которых ведется в ERP;
• хранение отчетов ERP в ECM, в т.ч. подписанных ЭЦП;
• согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Полезными для изучения этой темы будут материалы:

Анализ и моделирование бизнес-процессов .

Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа.

Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД.

С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

Подробнее о позиционировании ECM-системы вы можете почитать в рубрике .

Внедрение ECM системы

Эффект от внедрения

Оценка эффекта от ECM-проекта по своей сути ничем не отличается от оценки эффективности ИТ-проекта, а оценка ИТ-проекта - от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования, которую формализовать часто достаточно сложно.

Мы предлагаем вам описание нескольких методик, для оценки эффективности ECM-проектов:

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.

В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям :

• нарушение сроков проекта;
• нарушение бюджета проекта;
• неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).

Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:

• детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
• поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и электронное взаимодействие сейчас активно развивается. Развивается и законодательство, какие-то нормы фиксируются в нем после того, как устоялись в жизни, какие-то наоборот появляются с вводом законодательных актов.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .

Если вы хотите изучить вопрос использования электронной подписи, обратитесь к разделу .

Если вы хотите изучить разные сферы законодательства – знакомьтесь с материалами рубрики .

Напутствие

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что значит электронный документооборот и пришла ли пора внедрить ECM-систему в вашей организации.

Мы желаем вам успехов в освоении новых технологий, а материалы нашего ресурса всегда помогут вам найти ответы на вопросы в сфере ЭДО.

2018. В бесплатной версии Citeck EcoS доступен полный функционал адаптивного кейс-менеджмента

Компания Citeck выпустила новую стабильную версию бесплатной платформы для управления бизнес-процессами, кейсами и корпоративным контентом Citeck EcoS Community . Теперь в версии Community доступен полный функционал адаптивного кейс-менеджмента. Новый графический редактор BPMN c WEB-интерфейсом. Теперь создавать бизнес-процессы стало еще легче. Причем без программирования. Интеграция с мессенджером Telegram. Передавать данные в систему, запускать бизнес-процессы, согласовывать документы и делать другие вещи теперь можно через чат-бота. Изменился интерфейс: появилось боковое меню с деревом задач и журналов, изменилось меню создания новых документов, появилась карточка сотрудника в организационной структуре, изменилась цветовая схема.

2017. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию - ELMA Community Edition . Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.

2015. Вышла новая версия СIteck Ecos Community RC3

Вышла новая версия СIteck Ecos Community RC3 - решение с открытым исходным кодом для управления корпоративным контентом и кейсами. Сiteck Ecos Community доступна для бесплатного скачивания и распространяется по лицензии LGPL. Лучше всего решение подходит для технических специалистов и разработчиков, которые готовы самостоятельно настраивать и поддерживать систему. Citeck Ecos базируется на Open Source платформе Аlfresco и помимо основных функций этой системы обладает рядом уникальных возможностей. Функциональность адаптивного управления кейсами – главная из дополнительных возможностей. Решение представляет собой не просто классическую СЭД, но систему управления бизнес процессами и документами. Помимо стандартного для СЭД функционала, такого как управление договорами, ОРД и Корреспонденицей, Citeck EcoS позволяет создавать и администрировать бизнес-процессы, совместно редактировать документы и управлять кейсами.

2012. PayDox увеличивает лимит бесплатной версии

В веб-ориентированной системе документооборота PayDox вместо бесплатной персональной версии теперь появилась бесплатная командная версия PayDox Team . Она представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти авторизованным пользователям, в том числе обладающему правами администратора системы. Также предоставляется право работы в системе неограниченному количеству пользователей (используя общедоступный вход в систему), чтобы знакомиться с общедоступными документами, просматривать общедоступные бизнес-процессы предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также создавать поручения для других сотрудников и получать поручения от других сотрудников.

2010. Бесплатный документооборот или как сэкономить деньги при внедрении СЭД

Рынок СЭД крайне насыщен. У нормального заказчика глаза разбегаются от обилия решений на любой кошелек, взгляд и предпочитаемый метод работы. Чтобы по крайней мере встретится с представителями всех систем придется потратить пару месяцев. А как потом их сравнивать, и фильтровать полученную на встречах информация – вообще отдельная задача. Данная статья не претендует на обзор, сравнение и рекомендации по всем системам, т.к. у каждой системы есть преимущества, важные для одной компании и полностью параллельные для другой. Я ставлю задачу рассказать о некоторых системах электронного документооборота, внедрение которых может быть станет удачным выбором, т.к. они представляют возможности для экономии.

2009. Вышла бесплатная версия системы ELMA

Компания EleWise объявила о выходе ELMA: Бесплатная версия. Данная версия выпускается в редакции «Задачи+Документы» и рассчитана на работу 5-ти пользователей в системе. ELMA: Бесплатная версия не содержит модуля управления бизнес-процессами. Если Вы желаете ознакомиться с работой данного модуля, пожалуйста, скачайте демо-версию ELMA. Бесплатная версия является полнофункциональной версией системы ELMA (Редакция «Задачи+Документы») без ограничения сроков действия. Для того, что бы начать использовать ELMA: Бесплатная версия необходимо скачать систему, зарегистрировать систему на сайте, ввести список пользователей, которые буду работать с системой.

2008. Alfresco намерена захватить ECM рынок

Новая версия open-source системы Alfresco 2.2 содержит много усовершенствований в функциональных возможностях по сравнению с предыдущей версией. Среди новых функций - возможность устанавливать и управлять ЕСМ решением на кластере вэб серверов. Также существует возможность предварительного просмотра результатов в таких системах разработки как Java Struts, Ruby on Rails, PHP или.NET. Также Alfresco упрощает управление ЕСМ при помощи шаблонов, которые помогают в создании сайтов, микросайтов или страниц. Продукт Alfresco Enterprise 2.2 является протестированной и сертифицированной ЕСМ системой. Alfresco также готовит версию для сообщества разработчиков, которая обладает такой же функциональностью. Ожидается, что версия Alfresco Community 3.0 выйдет в июле этого года. Выпуск версии 3.0 усовершенствует социальные и пользовательские возможности системы.

2008. Alfresco - open-source ECM в стиле Web 2.0

Лондонская компания Alfresco , которая занимается разработкой одноименной ECM системы, была основана в 2005 году сооснователем Documentum Джоном Ньютоном и топ-менеджером Business Objects Джоном Пауэллом (на фото). Переманив к себе довольно много сотрудников из Documentum (который был куплен EMC), а также других игроков сферы (Interwoven и Vignette) и заполучив 20 млн долларов инвестиций (в т.ч. от SAP Ventures), компания серьезно угрожает лидерам ECM рынка. А помогает ей в этом сообщество разработчиков - ведь Alfresco публикует открытый код системы по лицензии GPL. Правда, это не означает, что система Alfresco - бесплатная. Существует бесплатная версия для сообщества Alfresco Community и платная - Alfresco Enterprise, которая продается вместе с поддержкой компании.

2008. Бесплатная ECM в мире web 2.0

John Powell, исполнительный директор Alfresco с оптимизмом смотрит на будущее компании и на её роль на рынке систем управления контентом предприятий. Подход компании Alfresco отличается от других крупных игроков рынка ЕСМ, таких как IB, Oracle и Microsoft. Они продают не программное обеспечение (оно бесплатное), а свои услуги по внедрению и поддержке. Powell считает: «Пользователи уже не воспринимают системы управления контентом предприятий как сложное комплексное решение.Им нужны простые и функциональное инструменты.» Традиционно, из-за «неуклюжих» интерфейсов и архитектур, которые в действительности не являются сервисно-ориентированными, довольно тяжело внедрить системы управления контентом предприятий. Большинство же сервисов Alfresco используют вэб-архитектуру Representational State Transfer (REST), которая помогает значительно быстрее настроить необходимые функции.Powell приводит в пример недавнюю интеграцию с Facebook, чтобы показать, что программное обеспечение его компании «разработано для Web 2.0.» «Используя REST, нам понадобилось всего лишь два дня для интеграции с Facebook. Меньше чем через неделю наши клиенты имели возможность использовать портал Facebook, при помощи которого они передавали данные и совместно работали в реальном времени.»

2007. Alfresco интегрировалась с Facebook

Компания Alfresco, разрабатывающая системы управления контентом предприятий (ЕСМ), интегрировала свою систему популярной социальной сетью Facebook. Интеграция системы Alfresco с платформой Facebook позволяет использовать регистрационные данные из Facebook для входа в систему, загружать документацию в свой профайл и просматривать документы, загруженные коллегами через ленту новостей Facebook. Facebook , как и остальные социальные сети, по разному воспринимаются руководством на предприятиях. Согласно недавнему исследованию, которое провела фирма Sophos, занимающаяся обеспечением корпоративной безопасности, половина работодателей запрещает или ограничивает доступ в Facebook, так как считают, что это может отрицательно повлиять на безопасность и производительность. Тем не менее, некоторые компании пользуются этой платформой в качестве способа внутреннего общения, так как считают, что лучше использовать эту возможность для взаимодействия с клиентами и предпринимать дополнительные меры для обеспечения безопасности, чем пытаться запретить её.

2007. Вышла бесплатная версия PayDox для малого бизнеса

Компания PayDox выпустила бесплатную версию своей системы для совместной работы на базе документооборота PayDox Personal, предназначенную для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий одному пользователю (администратору) создавать и редактировать контент, а неограниченному количеству пользователей - просматривать этот контент в зависимости от их прав доступа. Например, система позволяет создать архив документов с возможностью поиска, публиковать новости компании, различные отчеты. Windows-версия PayDox Personal доступна для свободного скачивания с официального сайта PayDox. Напомним, PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу.

2003. Бесплатные дистрибутивы NauDoc

В рамках выставки Softool 2003 компания Naumen провела акцию под названием "Бесплатный дистрибутив NauDoc". Посетители стенда компании получили более 400 бесплатных компакт-дисков, содержащих дистрибутивы системы электронного документооборота NauDoc Special Edition SofTool 2003, программных продуктов NauRP/CRM и NauPhone. Большой интерес посетителей вызвали представленные системы NauDoc - система электронного документооборота и NauPhone - центр обслуживания телефонных вызовов (IP Phone/Call Center). Кроме того, в рамках проведенного мероприятия учебный центр Naumen анонсировал новую программу дистанционного обучения и курсов по методике Extreme Programming.