Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее. Составление акта о выделении к уничтожению Что такое опись документов подлежащих уничтожению

Должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.

Что еще необходимо знать для правильного составления акта.

Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов 2000 года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением . Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня. То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с 2000 по 2010 годы включительно.

Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с 2011 года, также он используется для того чтобы провести , актов на уничтожение документов и т.п.).

Предлагаем вашему вниманию пример акта на уничтожение документа:

24.11.2010 № 3

г. Петропавловск-Камчатский

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению.

На основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденного 06.10.2000 руководителем Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие фактической ценности и утратившие практическое значение документы ООО "Водяной".

Описи дел постоянного хранения за 2002-2008 годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК* соответствующего архивного учреждения.

Итого 216 (двести шестнадцать) ед. хр. за 2002—2008 годы.

Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 26.11.2010 № 2

Если предприятие не осуществляет передачу документов на государственное хранение, то необходимость в согласовании с ЭПК отпадает. В таком случае фразу из нашего примера «Документы по личному составу упорядочены за 2002-2008 годы» мы заменяем.

Здесь вы можете в формате doc.

Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной в организации.

Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций - наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Правила заполнения акта

Порядковый номер

Указывается порядковый номер дела (документа).

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.

Крайние даты

В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.

Номер описи

В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно . При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.

Количество единиц хранения

Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

Итоговая запись

Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.

После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документов различной важности. Именно поэтому своевременное и правильное уничтожение документов, не подлежащих хранению, является актуальным вопросом в делопроизводстве любой компании, организации. Стоит отметить, что процесс уничтожения документов строго регламентирован законодательством РФ. Так, уничтожение документов, не подлежащих хранению, начинается с полистного просмотра документов, который определит ценность документов, далее надо отобрать из них те, которые следует хранить дальше, а какие нужно уничтожить.

В результате работы определены :

• дела постоянного хранения;
• дела временного хранения;
• дела, не подлежащие хранению.

Список документов, не подлежащих хранению

Список документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководством организации, в виде акта о выделение документов, не подлежащих хранению в некоторых ситуациях, также и вышестоящими организациями. Только после того, как акт утверждён. документы, не подлежащие хранению, я может быть уничтожена. При этом, после уничтожения документации необходимо составить ещё один акт.

Уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено

Нужно отметить также тот факт, что уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено. Порча личных дел, отчетов может повлечь за собой материальную ответственность. В некоторых случаях предусмотрена не только административная ответственность, но также и уголовная.

Составление акта о выделение документов к уничтожению

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК), соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения, вывозится и утилизируются.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам:

Правила выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению

• Решение о уничтожение документов;
• Полистный просмотр документов;
• Отбор и выделение документов к уничтожению;
• Составление акта о выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению;
• Утверждение акта о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• Конфиденциальное уничтожение документов;
• Составление акта о том, что документы физически уничтожены.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно, конечно, произвести и самостоятельно - документацию либо сжигают, либо уничтожают с помощью шредера. Однако, первый вариант чреват проблемами с пожарной службой, второй подходит только для небольших объемов документации.

Услуги по уничтожению документов

Поэтому все большей популярностью пользуются услуги посреднических фирм, которые, кроме всего прочего, берут на себя работу по выборке необходимых документов, соблюдают правильный порядок уничтожения документов. Своевременная выборка и уничтожение документов, не подлежащих хранению, представляет собой совокупность услуг, которые способствуют оптимизации работы организации, документоведения.

Оперативное уничтожение документов

Высококвалифицированные специалисты нашей компании в кратчайшие сроки и с максимальным качеством выполнят все поставленные перед ними задачи, в том числе, и уничтожение документов, не подлежащих хранению. Мы производим уничтожение бумажных документов любых форматов. Специалисты Компании "Архивный Сервис" проведут грамотную экспертизу ценности документации, отобрав те документы, которые должны быть уничтожены. По результатам выборки нами составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Упаковка и вывоз

Любая бумага имеет свой срок хранения. В архивных организациях и компаниях с продолжительной историей существования может пригодиться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем прописываются важные моменты, необходимые для соблюдения всей процедуры по уничтожению макулатуры.

ФАЙЛЫ

Причем в архив передаются только те документы, которые не подлежат уничтожению в 10-летний отрезок времени. Все иные сдаются в центральный архив организации (при наличии такового). Но оттуда бумаги с истекшим сроком хранения тоже нужно время от времени ликвидировать, так как даже 75-летнее хранение не означает вечное.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специально созванная комиссия.

Законы

Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года предусматривает время содержания каждого вида официальной бумаги. Он описывает архивную деятельность в целом. Также Перечни утверждены:

• Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года (информация содержится в указателе);
• Приказом Минкультуры №1182 от 31 июля 2007 года;
• Главархивом СССР от 15 августа 1988 года – регулирует время архивного хранения государственных документов;
• Постановлением ФКЦБ №03-33/пс от 16 июля 2003 года и др.

Принципиально важные пункты

Акт в подавляющем большинстве случаев является приложением к какому-либо основному документу. Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты.

Что содержится в первой части акта

Обязательно в верхнем разделе акта должны быть указаны следующие данные:

• номер и место заполнения акта;
• наименование фонда, из которого изымаются документы (при наличии);
• самое главное – основания, по которому те или иные бумаги могут быть уничтожены.

Для оптимизации пространства остальная информация оформлена в виде таблицы. Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:

• порядковый номер строки;
• заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;
• крайние даты;
• идентификационные номера прикладываемых описей;
• индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
• общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
• время хранения;
• номера статей согласно Перечню;
• примечания.

Каждая из граф информативна если не для филиала организации, то для ее архива. После таблицы подводятся ее итоги. Отдельная графа выделена под описание итогового количества единиц хранения, описанных в таблице. Эти данные представляются цифрами и прописью.

Также указываются годы выпуска подлежащих уничтожению документов, согласована ли указанная информация с архивом. Если да, то с каким именно (заполняется номер и дата протокола этого согласования).

Подпись на акте ставит лицо, ответственное за экспертизу ценности бумаг. Расшифровка подписи и дата – обязательны. Но на этом акт не заканчивается. Вторая его часть посвящена непосредственно утилизации документов в качестве макулатуры.

Чему посвящена вторая часть

Вторая часть описывает:

• количество единиц документации, подлежащей уничтожению;
• ее общий вес;
• место, куда сдается макулатура (название предприятия);
• дата и номер приемно-сдаточной накладной по этим бумагам;
• должность работника, который сдавал документацию для утилизации;
• дата и подпись этого работника с расшифровкой;
• кто из работников архива вносил изменения в учетные бумаги: должность, подпись и ее расшифровка.

Причем правый верхний угол продолжения документа должен содержать ссылку на номер приложения, которым является акт.

Сроки

Стоит иметь в виду, что каждый экземпляр того или иного документа имеет свой «срок годности». Что касается всех первичных документов, то минимальный срок их хранения составляет 4 года. Если же это бухгалтерские бумаги (или имеющие к ним отношение), то они не подлежат уничтожению все 5 лет.

Всего существует 12 разделов документации. Срок «жизни» документов из каждого из них регулируется своей законодательной базой. Более того, один закон или перечень иногда противоречит другому. Правило здесь одно: чем дольше – тем лучше. С особой же тщательностью подходят к хранению кадровых бумаг.

Важный момент! Если производство связано с влиянием негативных факторов, ведется работа в трудных условиях, то автоматически вся первичная документация относительно работников сохраняется не менее 75 лет.

Все кадровые бумаги классифицированы по сроку хранения:

• 1 год — графики отпусков, информация о не принятых на работу гражданах, бланки;
• 3 года — бумаги для подтверждения записей в трудовых книжках, записи, касающиеся соблюдения трудовой дисциплины;
• 5-летний период — отчеты и предписания, касающиеся техники безопасности на предприятии, выписки по охране труда, ознакомление с техникой безопасности, командировочные, бумаги по финансовой деятельности фирмы;
• 50 лет — аттестаты (и другие документы об образовании), удостоверения, трудовые и другие предоставленные для хранения в организации личные документы сотрудников;
• 75 лет — личные карточки работников, их трудовые договоры.

Проверка налоговой службы при этом – необходимый этап для официальной процедуры изъятия документов. Без нее такие действия не считаются законными.

Исключение из правил – государственные структуры. Там сроки хранения документов кадровой политики другие. Да и охраняться документы там должны тщательнее. Обязательно для них обращение в правоохранительные органы при утере какой-либо бумаги. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в этом случае составляется только в архиве, после сохранения в специальном помещении госструктуры.

Собрание ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) обязательно при составлении подобного рода бумаг. Она может существовать постоянно, ее созыв утверждается каждый год, и с этой же периодичностью производится изъятие и уничтожение документации, потерявшей свою ценность.