Учет документооборота. Определение объема документооборота Кто как и зачем осуществляет подсчет документооборота

Социально-гуманитарный факультет

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»

Тема: «Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. Этапы движения исходящих документов в организации»

выполнила:
студентка группы ГЗДУ 3-1
Калакцузова Кристина Сергеевна
номер зачётной книжки 073799

проверила:
кандидат экономических наук, доцент
Ватолина М.В.

Ростов-на-Дону
2009г.

Введение 3

Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. 4
Этапы движения исходящих документов в организации. 7

Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком». 10

Приложение 20

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Объём документооборота учреждения. учёт количества документов в организации.

Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Одна из важнейших функций организации работы с документами -функция учета документов.
Объем документооборота - основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени
Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику.
Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.
Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.
Объемы выполняемых машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинописные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала.
Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведения работ по микрофильмированию документов.
Объем документооборота - основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.
Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.
Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении табеля документов организации. При этом:

подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам;
нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;
количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;
подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;
если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;
самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

Этапы движения исходящих документов в организации.

Этапы обработки исходящих документов:
1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.
3. После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии.
4. Зарегистрированный документ отправляется адресату . Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком»

1.Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управленияявляется самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно директору ЗАО «Техком».

1.2 Служба документационного обеспечения управленияв своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и ЗАО «Техком», ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями, разработанными в ЗАО «Техком» и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления настоящим положением. Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями.

1.3. Службу документационного обеспечения управлениявозглавляет заведующий Службой документационного обеспечения управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора ЗАО «Техком».

1.4. На должность заведующего службой документационного обеспечения управления назначается лицо, имеющее высшее проффесиональное образование и стаж работы в службах ДОУ не менее двух лет.

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.5 Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени.

Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную.

Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.

Количество входящих и исходящих подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам (журналам). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.

Каждый документ учитывается только один раз. За единицу подсчета принимается сам документ. Копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств, считают отдельно от подлинных документов. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.

Результаты подсчета оформляются в виде сводки данных об объеме документооборота. Причем, может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы ДОУ для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.6 Величина документооборота также нужна для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Организация работы с документами

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Выбор формы зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.7

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов - контроль за исполнением;* - информационно-справочная работа; - исполнение документов и отправка.8

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. (приложение2)

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами - с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Схема движения документов

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Схема документооборота

Схема документооборота

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или издания до завершения исполнения или отправки.

Различают три основных потока документации:

– документы, поступающие из других организаций (входящие);

– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

–документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого -информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющие: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными составляющими этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов. Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом. Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Значительное влияние на документооборот оказывают существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных подразделений.

Масштабы управления на основе научно-технического прогресса требуют механизации делопроизводства на всех его этапах. Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, так как в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Поэтому документу можно дать следующее определение: документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию . Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы.

Вопросы для обсуждения

1 Из каких разделов состоит контрольная картотека?

2 Какие сроки исполнения документов Вы знаете?

3 Какое должностное лицо снимает документ с контроля?

4 Что является объектом контроля исполнения документов?

5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

6 Оформите на документах реквизит «отметка о контроле».

7 С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

8 Каков порядок продления срока исполнения документа?

9 В чем заключается цель документооборота?

10 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?

11 Что такое документооборот?

12 Охарактеризуйте понятие «Номенклатура дел».

13 Охарактеризуйте понятие «Дело».

14 Что такое регистрация документов?

15 Укажите основные стадии делопроизводства.

16 Назовите этапы работы с документами, характерные для документооборота.

17 Что включает в себя понятие «Формирование дел»?

18 Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?

19 По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?

20 По каким признакам строятся номенклатуры дел?

21 Дайте определение экспертизы ценности документов.

22 В чем заключаются задачи экспертизы документов?

23 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?

24 На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?

25 Какие требования необходимо соблюдать при переплете или подшивке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу?

26 Как осуществляется нумерация листов в деле?

27 Какие данные указываются на титульном листе описи постоянного хранения?

11 Дайте определение понятия «Объем документооборота». Опишите методику подсчета объема документооборота

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии

12 Дайте определение понятию «Регистрация документов». Опишите правила регистрации документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

13 Дайте характеристику применяемым в настоящее время формам регистрации документов. Обоснуйте рациональность применения каждой из них

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· справочные, контрольно-справочные;

· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2. Основные правила составления текста документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность...

Любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют...

Делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.1 Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного...

Значение. Экономическая сторона бухгалтерского учета дает возможность оценить эффективность хозяйственных процессов, юридическая - законность их осуществления. В этом проявляется взаимосвязь между экономикой и правом в процессе хозяйственной деятельности. Для обеспечения систематического и взаимосвязанного отражения хозяйственных средств и процессов в бухгалтерском учете используются присущие...

Что такое объем документооборота?

Делопроизводитель, Архангельская обл.

Ответ