Главная » Страхование » Трудовая книжка взамен утерянной образец. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере. Оформление, если работник уволился

Трудовая книжка взамен утерянной образец. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере. Оформление, если работник уволился

В некоторых случаях работодателю приходится выдать работнику дубликат трудовой книжки. В статье подробно рассмотрим как это сделать правильно.

Дубликат трудовой книжки при увольнении

В таких ситуациях, когда увольнение работника было признано незаконным, суд принимает решение об изменении записи в трудовой в основании увольнения. Например, если работник был уволен по статье за прогул, а изменить запись нужно на «прекращение трудового договора по собственному желанию». В этом случае работнику потребуется выдать новую книжку, на которой будет стоять отметка «дубликат». В новую книжку нужно перенести все записи прежней трудовой, кроме той записи, которая по решению суда была признана недействительной. Выдать дубликат нужно в срок до 10 дней после вступления решения в силу.

Кто оформляет дубликат

За оформлением дубликата не обязательно обращаться к тому работодателю, который сделал запись, признанную судом недействительной. Это может сделать и последний работодатель работника.

Подготовка к выдаче дубликата

Рассмотрим порядок, по которому работнику выдается дубликат трудовой книжки:

Проверка. Первоначально работодателю необходимо проверить, работали ли бывший сотрудник еще где-то после увольнения из этой компании. Если успел поработать еще где-то, то и оформить дубликат он должен там же. Если нет, то необходимо оформить новую книжку.
Заявление от работника. После этого, бывший сотрудник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой.
Определить срок, в течение которого нужно сделать дубликат. Специального срока для выдачи дубликата книжки в такой ситуации нет, в случае утери трудовой он равен 15 дням, в других случаях сделать это нужно в более сжатые сроки. А именно, в срок до 10 дней с момента вынесения решения судом

Порядок действий работодателя

Получив решение суда и заявление от работника, работодателю нужно издать новый приказ, в котором содержится решение руководителя об изменении основания по расторжению договора на «расторжение трудового договора по собственному желанию». Помимо этого, прежний приказ об увольнении следует признать недействительным. Приказ составляется в свободной форме. В этом случае важно также определиться с датой увольнения работника. Прежняя дата увольнения признана незаконной, поэтому новой датой будет та же, что и дата решения суда.

Важно! Помимо изменения формулировки увольнения, необходимо также поменять дату увольнения.

Дата увольнения в дубликате ставится та, которой принято решение судом. Таким образом, не будут совпадать следующие даты: дата приказа и дата расторжения договора.

Принятие книжки от бывшего работника

Важно! Трудовая принимается от бывшего сотрудника, поэтому оформить принятие нужно по всем правилам.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Получив от уволенного работника книжку, оформив по всем правилам ее принятие, можно приступать к оформлению новой книжки – дубликата. Для этого потребуется чистая «Трудовая книжка». Такой чистый бланк хранят как правило в бухгалтерии, а их выдача происходит только тем сотрудникам, которые являются ответственными за их заполнение. Для получения чистого бланка нужно сделать заявку. Специальной формы для такой заявки нет, работодатель разрабатывает и утверждает ее самостоятельно.

На титульном листе старой книжки делается отметка: «Взамен выдан дубликат», рядом с которой указывается серия и номер дубликата, а также ставится подпись. Титульный лист дубликата оформляется по всем тем правилам, которые предусмотрены для заполнения трудовых. В верхнем правом углу ставится отметка: «Дубликат».

После этого в дубликат книжки переносятся все записи и прежней трудовой, за исключением той записи, которая судом была признана незаконной. В том случае, если работник до приема его к последнему работодателю трудился где-то еще, то в дубликат нужно внести запись о непрерывном и/или общем стаже, который у него был до приема на работу к настоящему работодателю. Стаж работы записывают суммарно. Для этого указывают общее число лет, месяцев и дней работы. При этом не уточняется у какого работодателя и в какие конкретно периоды времени, а также в какой должности трудился работник до поступления в настоящую компанию.

Этапы оформления дубликата трудовой

Таким образом, можно выделить пять основных этапов для оформления дубликата:

Проверить, не трудился ли работник после увольнения у других работодателей. Если настоящая компания является последним рабочим местом, то от работника нужно получить заявление на оформление дубликата;
После этого издается приказ о внесении изменений в формулировку основания увольнения на следующее: «увольнение по собственному желанию»;
От работника получить потребуется оригинал книжки и об этом внести запись соответствующую Книгу учета;
Оформить новую книжку с отметкой «дубликат», а в оригинальной книжке внести запись о том, что последняя запись об увольнении считается не действительной.
Дубликат и оригинал книжки выдать работнику.

В дубликате вместо той записи, которая судом была признана незаконной, делается другая запись об увольнении уже по собственному желанию. Дату увольнения при этом ставят ту же, что и дата вынесения судом решения. А в качестве документа указывается приказ об изменении основания увольнения.

Оригинал трудовой книжки

Оригинал трудовой оформить нужно также по всем правилам. Для этого ставится отметка о том, что запись об увольнении признана недействительной, а также указывается верное основание для увольнения.

После всех указанных этапов, как оригинал, так и дубликат трудовой возвращаются работнику. Для подтверждения их получения он должен расписаться в Книге учета книжек.

Для того чтобы в организации был оформлен дубликат трудовой книжки работника, руководитель должен выпустить соответствующий приказ.

В каких случаях делается дубликат

Трудовая книжка для каждого сотрудника – важнейший документ. Она откосится к бланкам строгого учета, на ее основе в дальнейшем вычисляется трудовой стаж и происходит начисление пенсионных выплат и поэтому она нуждается в особом отношении.

ФАЙЛЫ

Большую часть времени трудовая книжка находится у работодателя и только в период отсутствия работы – на руках у ее собственника. Тем не менее, именно в этот короткий промежуток времени она может быть утрачена или непоправимо испорчена. В этом случае владельцу потребуется сделать ее дубликат.

Кто делает дубликат

Дубликат может оформить и выдать действующий работодатель, но если в момент, когда он понадобился, человек нигде официально не трудится, то он может обратиться за ним по последнему месту работы. При этом отказать ему, при том условии, что порядок обращения соблюден в полном объеме, нельзя.

Процедура получения дубликата

Чтобы получить дубликат трудовой, сотрудник предприятия должен составить соответствующее заявление. Оно может быть написано в произвольной форме, но обязательно должно содержать в себе ссылку на нормы трудового законодательства.

После того, как заявление дойдет до работодателя, он должен рассмотреть его в период, не превышающий трехдневный срок, после чего принять решение о выдаче требуемого дубликата. Для того чтобы запустить процесс по его оформлению, необходимо, чтобы директор или работник, временно исполняющий его функции, выпустил об этом приказ.

Формат документа

Приказ о выдаче дубликата пишется в свободном виде за минусом тех ситуаций, когда шаблон распоряжения разработан и утвержден руководством компании. При этом сведения о том, в какой форме делать бланк, должны быть отражены в нормативно-правовой документации предприятия.

Как оформить приказ

Как к формату приказа, так и к его оформлению никаких требований не предъявляется. Это обозначает, что делать его можно на обычном листе бумаги или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Также разрешается делать его рукописным или печатным, но во втором случае, документ нужно распечатать для простановки в нем необходимых подписей.

Кто должен расписаться в приказе

Свои автографы в распоряжении должны поставить несколько человек. В первую очередь это директор (поскольку именно от его лица выпускаются в компании все приказы), во –вторых, работник, на которого возложен контроль за его исполнением и, наконец, в-третьих: лица, которых он касается напрямую (в других случаях, их подписи можно собрать в специальный акт об ознакомлении с приказом).

Правила по регистрации, учету и хранению

Любой выпущенный в организации приказ подлежит обязательному учету и хранению, и рассматриваемый здесь не является исключением. Для того чтобы произвести учет, в отдельный журнал ставится отметка о его создании (указывается номер, дата, краткое наименование), затем бланк подшивается в папку с прочей распорядительной документацией. В ней он хранится срок, обозначенный в нормативно-правовых бумагах фирмы или подзаконных актах, после чего передается в архив или уничтожается.

Вам потребовалось создать приказ о выдаче дубликата трудовой книжки, а вы не представляете себе, как именно его сделать? Воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их помощью вы без усилий напишите нужно распоряжение.

В начале документа все вполне стандартно: внесите сюда наименование организации, ниже название документа, номер, место, дату его формирования.
Далее переходите к сути распоряжения.
Первым делом укажите здесь основание для создания приказа: это может быть ссылка на внутренний документ предприятия – служебную, докладную записку, заявление и т.п., а также ссылка на статьи и пункты соответствующего закона.
Затем отметьте должность и ФИО работника, для которого должен быть сформирован дубликат трудовой, впишите ответственное за исполнение приказа лицо.
В заключение поставьте все необходимые подписи.

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

его трудовая книжка утеряна;
его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Какая фамилия указывается в дубликате трудовой книжки

Часто при оформлении дубликата трудовой книжки возникает вопрос: "Какая фамилия прописывается на титульном листе при оформлении дубликата трудовой книжки : та, что стояла на момент заведения трудовой книжки, или та, которая есть у работника на момент выдачи дубликата?"

Тут всё просто и логично. На титульном листе дубликата трудовой книжки необходимо записать тут фамилию, под которой работник обратился для оформления дубликата. То есть, в случае, если в период времени между заполнением подлинника трудовой книжки и ее дубликата у работника изменилась фамилия, то в дубликате трудовой книжки указывается та фамилия, которая записана в паспорте (или ином удостоверении личности).

В соответствии с п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в том же порядке, что и титульный лист трудовой книжки. Сведения о фамилии, имени, отчестве работника вносятся в трудовую книжку (в т. ч. дубликат) на основании паспорта работника или другого удостоверения личности (п. 9 Правил , утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

В случае, если в документе, который предъявил работник при заполнении дубликата трудовой книжки, значится уже новая фамилия (например, после её перемены в связи с вступлением в брак), то у работодателя нет никаких оснований указывать на титульном листе дубликата прежнюю фамилию заявителя.

ВОПРОС . У моего мужа украли папку с документами, в т.ч и трудовую книжку. Если собрать подтверждающие стаж справки с организаций, кто может восстановить записи в дубликате, если он последние 4 года не работает, а в настоящее время стоит на учете службы занятости. Есть ксерокопия трудовой, но никем не заверенная.

Обратиться за оформлением дубликата трудовой книжки Ваш муж может к своему последнему работодателю, у которого он работал 4 года назад. Дубликат трудовой книжки по последнему месту работы может быть выдан работнику вне зависимости от количества времени, которое прошло со дня увольнения, поскольку исполнение данной обязанности работодателя не ограничено какими-либо сроками.

Ксерокопия с утерянной трудовой книжки, самостоятельно изготовленная работником и не заверенная в установленном порядке, не может послужить основанием для оформления дубликата. Основанием служат следующие документы:

заявление работника в письменной форме;
документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности работника (трудовой стаж) у данного работодателя (по последнему месту работы должны храниться экземпляр трудового договора, приказы и т. п.), а также у прежних работодателей. К таким документам относятся, например, справки с прежних мест работы, справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована, трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры), лицевые счета (например, формы № Т-54, № Т-54а), ведомости на выдачу зарплаты, решение суда об установлении трудового стажа. В некоторых случаях (когда нет других подтверждающих документов) могут быть использованы документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К, СЗИ-5, утв. Постановлением Правления Пенсионого фонда РФ № 192п от 31 июля 2006 г.), подтверждающих страховой стаж для целей пенсионного обеспечения.

Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения

Согласно п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Целесообразно сначала получить подтверждающие документы с предыдущих мест работы гражданина (за исключением последнего работодателя), а затем подавать ему заявление на выдачу дубликата. Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.), а за такой короткий срок собрать все подтверждающие документы для его заполнения будет затруднительно.

Новый работодатель не должен восстанавливать трудовую книжку

Если после увольнения работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность, он должен обратиться за ее дубликатом к работодателю по последнему месту работы. Ему обязаны выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления п.31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации

Если возникла необходимость подтверждения факта и стажа работы в уже ликвидированной компании, то необходимо направить запрос в архивное учреждение, в котором хранятся все документы ликвидированной организации, в том числе и кадровые. При наличии сведений вам будет выдана соответствующая справка. В случае отсутствия нужной информации в архиве придется обращаться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение (гл. 28 ГПК РФ), а именно факта работы в конкретной организации . Для подтверждения своих слов необходимо будет привести как минимум двух свидетелей, способных подтвердить факт работы, а также представить документы, которые хотя бы косвенно могут доказать ваши слова.

Перед обращением в суд или архив необходимо выяснить, действительно ли организация была ликвидирована в прямом смысле этого слова, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации в виде слияния, присоединения, разделения и др. Если имела место реорганизация, то все вопросы необходимо решать с правопреемником юридического лица.

Если Вы не сможете суду доказать факт работы в бывшей организации, значит этот период у Вас утерян. Но это было важно только до 2002 года, сейчас уже не трудовая пенсия, а и начисляется она с сумм отчислений работодателем в Пенсионный фонд. Тут тоже глаза и глазки нужны, потому что "хитрый" работодатель может не отчислять страховые взносы, а и знать не будете и пенсии не получите.

Примечание : . В зависимости от нашей зарплаты работодатель отчисляет страховые взносы в ПФР. Каков их размер, как узнать сколько уже накопилось денег на лицевом счете в Пенсионном фонде?

А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет !!! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Итак, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки

Сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Какими документами кроме трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка ().

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 , трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

письменные экземпляры трудовых договоров;
трудовые книжки колхозников;
справки, выдаваемые работодателями;
выписки из приказов;
лицевые счета;
ведомости на выдачу зарплаты.

Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если она содержит много ошибок?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Приведена актуальная версия трудового кодекса ТК РФ 2019
Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы. Нашли старую трудовую книжку.
Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы.

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов)

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.)

– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).

Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).

Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).

Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

КАК ОФОРМИТЬ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ?

1. На первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу проставьте запись Дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

2. Заполните титульный лист дубликата трудовой книжки так же, как при оформлении новой трудовой книжки. Данные о работнике вы указываете на дату оформления дубликата п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

3. В первой строке графы 3 раздела Сведения о работе трудовой книжки сделайте запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Например, Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней. В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не надо.

4. После этой записи внесите в раздел Сведения о работе трудовой книжки в хронологическом порядке сведения о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных работником документах. В графе 3 перед каждой записью о приеме на работу надо указать наименование того из предыдущих работодателей, к которому работник был принят. В графе 4 напротив записи о приеме на работу к каждому предыдущему работодателю, переводе и увольнении впишите реквизиты представленного работником документа, подтверждающего эту запись п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В остальном записи о приеме на работу, переводах на другую работу и увольнении делаются так же, как при обычном заполнении трудовой книжки.

5. В последнюю очередь надо сделать записи о работе и награждении в вашей организации. Эти записи вносятся на основании ваших кадровых документов п. 32 Правил ведения трудовых книжек. При оформлении дубликата трудовой книжки уволенному работнику не забудьте после записи об увольнении указать свою должность и Ф.И.О. После этого в трудовой книжке расписывается работник и ставится печать вашей организации (если вы ее используете).

6. Если дубликат выдан взамен испорченной трудовой книжки, на титульном листе испорченной книжки сделайте запись Взамен выдан дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Стоимость бланка дубликата трудовой книжки, выданного работнику, учитывается так же, как при выдаче работнику новой трудовой книжки.

Связанные вопросы

Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс

Заполняем трудовую книжку без ошибок

Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.

Основные понятия

Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.

Оно базируется на двух критериях:

Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.

Законодательство

Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.

К ним можно отнести:

Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) . Раскрывает понятие трудовая книжка, возлагает обязанность по ее ведению и хранению на работодателя, вводит единый порядок ее оформления.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (в ред. от 23.06.2014). Устанавливает ответственность за несоблюдение правил обращения с трудовой книжкой.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Утверждает форму и образец трудовой книжки и вкладыша в нее, правила хранения и ведения.

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Определяет четкий порядок заполнения разделов трудовой книжки и исправления неточностей.

Ответственные лица

За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.

Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.

Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.

Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.

Заполняет ли ИП такой документ?

На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.

В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.

Зачем издавать приказ об изменении штатного расписания? Читайте здесь.

Требования к ведению трудовой книжки

Заполнять впервые

Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.

Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.

Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.

Какой ручкой можно вносить записи?

Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.

Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.

Морфология

Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.

Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.

В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».

Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.

Нумерация записей

Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).

Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.

Если нужен дубликат

Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.

Образец дубликата трудовой книжки

Дубликат содержит информацию:

Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.

Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.

Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?

По трудовому законодательству работник - это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.

ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.

Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.

И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео

Заполнение трудовой книжки

Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.

Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.

Титульный лист и разворот

Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.

К подобной информации относиться:

фамилия, имя, отчество (переписывается в точности как в паспорте, если используется буква «ё», то и писать нужно «ё», а не «е»)

дата рождения (полностью арабскими цифрами по формуле число, месяц, год)

сведения об образовании (без сокращений на основании соответствующего документа)

специальность или профессия вписывается исключительно в именительном падеже (юрист, экономист, программист) на основании документа об образовании

Далее, заполняется строчка Дата заполнения трудовой книжки, которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.

Образование

Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.

Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.

Сведения о работе

Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.

Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.

Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.

Заполнение трудовой книжки совместителю

Записи о переводах

Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.

В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.

При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.

Взыскания и выговор

Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

порчи (книжка порвалась, обгорела, испачкалась)

утери трудовой книжки (вкладыша к ней) работником либо работодателем

наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной.

Как восстановить трудовую книжку

Как восстановить утерянную трудовую книжку

Потерянную трудовую книжку (вкладыш к ней) можно восстановить следующим образом: заявить о факте утери работодателю по месту последней работы. Выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) производится работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления.

При массовой потере трудовых книжек работодателем трудовой стаж сотрудников устанавливается специальной комиссией. Дубликаты трудовых книжек выдаются работодателем сотрудникам на основании акта комиссии.

Как восстановить испорченную трудовую книжку

В случае если трудовая книжка пришла в негодность (порвалась, испачкалась, обгорела) либо при наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной по письменному заявлению работника работодатель обязан ему выдать дубликат. В дубликат переносятся все записи из прежней трудовой (за исключением записи, признанной недействительной).

Как заполнить дубликат трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки сначала в графу 3 раздела Сведения о работе вносится общий трудовой стаж до трудоустройства к данному работодателю суммарно (если таковой имеется), указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест, должностей и периодов работы. Трудовой стаж должен быть подтвержден надлежаще оформленными документами, содержащими сведения о периодах работы (копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры и др.).

Затем на основании предоставленных документов (подтверждений) трудовой стаж расписывается детально: в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата приема на работу, в графу 3 - наименование организации-работодателя, структурное подразделение, занимаемая должность (в случае перевода на другую должность у одного и того же работодателя об этом также делается отметка).

После этого в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата увольнения, в графу 3 - основание (причина) увольнения, в графу 4 - наименование, номер и дата документа - основания внесения записей в дубликат.

В раздел Награждения дубликата вносятся сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку по месту последней работы.

Дубликат трудовой книжки оформляется надписью Дубликат в правом верхнем углу титульной страницы документа.

Важность трудовой книжки (ТК) несомненна, так как в этом документе находят свое отражение этапы трудовой деятельности того или иного гражданина. Данный документ отличается востребованностью, так как он способствует устройству на работу и его предъявление обязательно, конечно, если вы не находитесь в начале своего трудового пути. Именно ТК позволяет работодателю понять, насколько ему необходим конкретный гражданин в качестве будущего сотрудника компании. В то же время далеко не все соискатели рабочих мест понимают важность рассматриваемого вида документа.

Это может быть обусловлено большим количеством причин. Например, человек практически не работал официально или он устраивается на работу впервые. В этом случае оценка важности книжки для таких людей крайне низкая, что объясняет их халатное отношение к этому документу. Но подобную халатность проявляют и работодатели, включая сотрудников кадровой службы.

После приема на работу те же служащие отделов кадров забывают, что они должны обеспечивать сохранность трудовой книжки. В результате возникают ситуации, когда работник увольняется, а трудовую получить не может ввиду ее отсутствия, так как соответствующие сотрудники компании подошли халатно к своим обязанностям.

Такие ситуации должны быть исключены, но они все равно имеют место. Если гражданин остался без трудовой книжки, то ему будет проблематично отстаивать свои права в рамках Трудового кодекса.

Ответственность работодателя за утерю

Утеря трудовой по вине работодателя способна вызвать негативные последствия для него только в том случае, если трудовая инспекция получит сообщение по этому поводу, которое должен инициировать работник. Это приведет к тому, что к работодателю будут применены различного рода санкции, например, в виде соответствующих штрафов.

Более детально такая ответственность, когда в утере книжки виноват работодатель, прописана в Трудовом кодексе. В статьях 232, 233 и 234 указаны те санкции, которые грозят работодателю, халатно отнесшемуся к обязанности по обеспечению сохранности книжки.

Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.

Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Дубликат трудовой книжки. Что это?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна.

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми . Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом. Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Как поступить работодателю, потерявшему трудовую своего работника

Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом. При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:

оповестить об этом работника ;
принять заявление от работника;
направить запросы в бывшие места работы работника;
явиться в пенсионный фонд нашей страны;
оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
заполнить дубликат трудовой книжки; выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Заявление на дубликат

Составляется заявление на выдачу дубликата. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.

Вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.

На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.

Работник сам потерял или испортил трудовую книжку

Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии . Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки. Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он . На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Инструкция, как получить дубликат

Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления . Следующий, 2017 год, не будет исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

справки из архивов;
данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
справки от предыдущих нанимателей;
выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Заявление

Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет.

В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд. Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом . Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.

Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере.

Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком. Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата - пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.

Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти. Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (пример)

Заполняем дубликат трудовой книжки

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

Вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».
Не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных - это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок , даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

Пример (образец) заполнения дубликата трудовой

Как долго или сроки

Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку. Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю, но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Причины получения дубликата

потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Документы, кроме трудовой книжки, чтобы подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

письменные экземпляры трудовых договоров;
трудовые книжки колхозников;
справки, выдаваемые работодателями;
выписки из приказов;
лицевые счета;
ведомости на выдачу зарплаты.

Если трудовая книжка имеет много ошибок, следует ли делать ее дубликат?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе , которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Нет трудовой – значит не примут на работу?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).