Требование оприходовать товары по названию поставщика. Много наименований одной номенклатуры…. Присваивать ТМЦ собственное наименование возможно

Какие последствия для компании-покупателя может повлечь несовпадение наименования товара в приходных накладных от поставщика и в бухгалтерском учете компании-покупателя?Дело в том, что поставщик привел в своем учете наименования товара в соответствие с ТУ и начал с какого-то момента указывать в накладных на поставку новые наименования товара, который в учете компании-покупателя называется по-старому и переименовывать его не планируется, поскольку клиенты компании-покупателя "привыкли" к старым наименованиям и им так легче ориентироваться при составлении заказов.

В некоторых случаях у организаций возникает необходимость учитывать полученный товар под другим наименованием. В частности, в случае если товар закупается у нескольких поставщиков, каждый из которых называет товар по-разному. Или если покупатель настаивает на определенном наименовании, и оно не совпадает с тем, которое указывает в отгрузочных документах ваш поставщик. Нормативными актами, регулирующими правила учета, не определен конкретный порядок действия в данной ситуации. В такой ситуации, если необходимость переименовывать товар возникает часто, то можно утвердить таблицу соответствия наименований. На практике, некоторые организации составляют бухгалтерскую справку о том, что ТМЦ принимается к учету под другим наименованием, или акт «перевода» из одного наименования в другое (так же, как и при переводе из одних единиц измерения в другие).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

В бухучете оприходовать товар можно, после того как будет закончена его приемка и проверка по количеству (п. 2.1.13 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5).

Порядок отражения поступивших товаров в бухучете зависит от:
– способа получения товара ;
– условий договора, регулирующих порядок перехода права собственности на товар от продавца к покупателю ;
– применяемой системы налогообложения ;
– способов учета товаров, закрепленных в учетной политике для целей бухучета.

В учетной политике организации должны быть закреплены, как минимум, следующие моменты:
– способ формирования себестоимости товаров (с учетом расходов на их приобретение или без) ;
– способ отражения себестоимости товаров в бухучете ;
– способ учета торговой наценки .

Если есть необходимость вести учет товаров по специально разработанной номенклатуре, также укажите на это в учетной политике организации для целей бухучета. Отметьте, что наименования товаров в приходных документах и учетных регистрах, используемых в организации, могут не совпадать, и опишите технологию обработки учетной информации, которая поступает от поставщиков товаров. Правомерность такого подхода подтверждается письмом Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-03-06/1/670 .*

Елена Попова ,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Письмо Минфина России от 28.10.2010 № 03-03-06/1/670

Вопрос: В организации вводится в промышленную эксплуатацию корпоративная информационная система (КИС), одним из блоков которой является единый справочник номенклатуры ТМЦ. Номенклатурные позиции в данном справочнике сформированы исходя из внутреннего стандарта ведения справочника ТМЦ на основе ГОСТов, ТУ и других стандартов. Как следствие, возникает проблема несоответствия названий, принятых в КИС и в первичных документах поставщиков.

Например, поставщик в первичном документе указал "Диз/топливо", а согласно внутреннему стандарту ведения справочника ТМЦ (1-е слово - имя существительное, 2-е - прилагательное) бухгалтер для проведения операции оприходывания будет вынужден выбрать наименование "Топливо дизельное".

Правомерно ли отражение в автоматизированных системах управления финансово-хозяйственной деятельности организации наименования ТМЦ не в точном соответствии (символ в символ) с наименованием, указанным в первичном документе от поставщика? Правомерно ли для целей исчисления налога на прибыль отражать в учете наименование ТМЦ согласно внутреннему стандарту ведения справочника ТМЦ, отличное от его наименования в первичном документе от поставщика?

Организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. При этом утверждаются формы первичных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации, правила контроля за хозяйственными операциями*.

Часто компании сталкиваются с такой проблемой, когда товары и материалы в товарной накладной поставщика указаны одни, а учитывать их нужно под другим наименованием. О том, в каком случае может возникнуть необходимость переименовать товар и как это сделать без «налоговых последствий», поговорим в нашей статье.

Когда возникает необходимость переименовывать ТМЦ

Разные компании один и тот же товар могут продавать под разными наименованиями. Конечно, мы не рассматриваем такую ситуацию, когда например, купили товар и у поставщика в товарной накладной указано «стул», а вы будете его учитывать как «стол». А рассмотрим, например, ситуацию, когда у разных поставщиков закупили одинаковые бутылки с алкоголем, но каждый поставщик в своей накладной эту позицию заводит по-своему, например: один пишет «Хеннеси виски 700 мл», а второй - «Виски Хеннеси 700». А у вас возникла необходимость такой товар учесть как «Хеннесси 700 мл» (то есть по-своему).

В каких случаях может возникнуть необходимость учесть приобретённые ТМЦ под другим наименованием в отличие от наименований, указанных в отгрузочных документах вашего поставщика? К примеру:

• вы занимаетесь экспортом товара и при вывозе товара вам необходимо указать в ГТД и документах на перевозку приведённое в Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности наименование, которое различается с указанным вашим поставщиком в документах на товар;
• у вас несколько поставщиков и вы закупаете одинаковый товар, но каждый из поставщиков называет товар по-своему. В случае если вам приходится приходовать товар с таким же наименованием, как указано у каждого поставщика, то придётся учитывать по сути один и тот же товар, но неоднократно. Такая процедура занимает много времени, которого порой катастрофически не хватает, и к тому же это неудобно. Также это может привести к ошибке в учёте, недостаче или излишку и, как следствие, налоговым доначислениям, которые впоследствии придётся отстаивать в суде;
• встречаются такие ситуации, когда ваш покупатель является бюджетником, и он имеет право тратить деньги только на тот товар, на который его профинансировали и, как следствие, он настаивает на определённом наименовании товара;
• если вы занимаетесь производством, сырьё и комплектующие учитываете по их наименованиям и кодам, которые указаны в вашей технической документации, а они не совпадают с наименованиями, которые указал ваш поставщик; и др.

Присваивать ТМЦ собственное наименование возможно

Прямое разрешение присваивать поступившим ТМЦ другое наименование, отличное от того, которое указано в отгрузочных документах поставщика, и отражать его в первичных документах в нормативных актах отсутствует.

Однако согласно п. 6 ПБУ 1/2008 учётная политика организации должна обеспечивать рациональное ведение бухгалтерского учёта, исходя из условий хозяйствования и величины организации (требование рациональности). Налицо тот факт, что учёт одного и того же товара (материала) под разными наименованиями не является рациональным.

Более того, в п. 3 Методических указаний по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов указано, что организации разрабатывают внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учёта и контроля за использованием материально-производственных запасов.

Основными задачами учёта материально-производственных запасов являются контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения (пп. «в» п. 6 Методических указаний). Огромный номенклатурный перечень только затруднит контроль учёта ТМЦ.

Исходя из вышеназванного, в случае если у вас возникнет необходимость присваивать наименования по приобретённым товарам отличные от наименований, указанных в документах ваших поставщиков, это не будет противоречить принципам бухучёта.

В п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учёту МПЗ позволяет изменить в целях надлежащего учёта и контроля единицу измерения, указанную в отгрузочных документах вашего поставщика, на принятую для данных ТМЦ в вашем учёте. В названном пункте указано, что оформить это необходимо путём составления в произвольной форме акта перевода.

Из названного можно сделать вывод о том, что по аналогии так же можно поступить и с наименованием товара.

В налоговом законодательстве также не представлено требование о тождественности наименований товаров в документах поставщика и покупателя.

Налоговики предъявляют претензии

Если вы решили изменить наименование ТМЦ, будьте готовы к претензиям налоговых органов. Зачастую возникают ситуации, когда в ходе выездной налоговой проверки проверяющие предъявляют вам претензии: не тот товар продали, который купили. Это связано с тем, что не всегда очевидно соответствие используемых вами и вашим поставщиком названий.

Если налоговики решат, что вы оприходовали не то, что указано в счёте-фактуре и накладной поставщика, так как в ваших документах будет указано другое наименование товара (материалов), то в данном случае инспектора могут снять вычет «входного» НДС по приобретённым ТМЦ.

Также инспекторы не примут расходы по налогу на прибыль по использованным в производстве или реализованным ТМЦ, так как проверяющие не смогут идентифицировать приобретённые вами ТМЦ, поскольку по документам отпущены в производство или проданы ТМЦ другого наименования. ТМЦ если и признают в расходах по рыночной стоимости, то доначислят доход в той же сумме, поскольку документов, подтверждающих, приобретение ТМЦ именно этого наименования, не будет. Более того, проверяющие могут посчитать такие ТМЦ внереализационным доходом в соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ, а также исключить из налоговых расходов все затраты, связанные с приобретением переименованных ТМЦ, на транспортировку, хранение, и т. п.

Отчаиваться не надо! Как правило, такие претензии со стороны налоговых органов возможно устранить на стадии рассмотрения материалов налоговой проверки путём подачи возражения на акт выездной налоговой проверки либо подать апелляционную жалобу на решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в вышестоящий налоговый орган. Если на стадии досудебного урегулирования не удаётся решить вопрос, тогда стоит обратиться в суд.

Чтобы избежать спорной ситуации с налоговыми органами, необходимо переименовать ТМЦ так, чтобы можно было однозначно идентифицировать, что вы приобрели у поставщика именно те ТМЦ, которые указаны и у него в документах и у вас. В своих действиях вам необходимо отталкиваться от того, как часто у вас возникает необходимость менять наименование поступающих ценностей, т. е. на постоянной основе либо это только разовая необходимость.

Если приходится переименовывать ТМЦ постоянно

В этом случае вам необходимо:

• во-первых, издать приказ директора о том, что организация для надлежащего учёта и контроля за использованием ТМЦ будет вести учёт под наименованиями, закреплёнными во внутренней номенклатуре;
• во-вторых, составить и утвердить приказом директора внутреннюю номенклатуру ТМЦ, а также составить таблицу, где должно отражаться каждое наименование, которое будет соответствовать всем наименованиям, используемым для этой позиции вашими поставщиками, и отдельно отразить названия, которые требуют указывать в документах покупатели;
• в третьих, когда принимаете товар, то наименование, которое указано в документах вашего поставщика, соотнесите с наименованием из внутренней номенклатуры и после этого смело принимайте ТМЦ на учёт;
• в четвёртых, проконтролируйте, чтобы накладная поставщика и документ, которым вы оформляете принятие к учёту ТМЦ, между собой были увязаны.

Если вы выполните все вышеперечисленные требования, то тем самым подтвердите, что на учёт приняли именно те ТМЦ, которые купили, только под другим наименованием. О том, что это можно сделать с помощью таблицы соответствия наименований, говорят и судебные инстанции.

Примечание! В случае если возникнет необходимость возврата товара продавцу, то в такой ситуации придётся указать в документах то наименование, которое было указано изначально в его накладной и счёте-фактуре. Если вы пользуетесь бухгалтерской программой, то название в карточку товара целесообразнее занести примечанием. В противном случае при возврате ТМЦ вам придётся искать накладную на бумажном носителе.

Если возникает разовая необходимость переименовывать ТМЦ

Самый оптимальный вариант – договориться с поставщиком на стадии заключения договора о наименовании товара, которое он укажет в отгрузочных документах, чтобы оно было наиболее подходящим для вас и ваших покупателей. Однако не всегда поставщик соглашается. В этом случае вы можете на документах поставщика сделать отметку о том, что ТМЦ вы принимаете на учёт под другим наименованием.

Если вы утвердите внутреннюю номенклатуру и сделаете таблицу соответствия наименований ТМЦ, то это позволит сделать вывод о тождественности наименований товаров и, надеемся, что в такой ситуации претензий со стороны налоговых органов к вам не будет.