Составление и оформление справочно-информационных документов. Информационно-справочные документы, их виды и назначение — реферат На каких бланках оформляются справочно информационные документы

Одной из наиболее многочисленных групп ОРД является справочно-информационная документация, в состав которой входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, док­ладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. доку­менты.

Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо дейст­виям, а иногда документы подтверждают факты, события, дей­ствия, которые можно лишь принять к сведению.

По средствам служебных писем, телеграмм и телефонограмм осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется преддоговорное общение, т.е. они соединяют органи­зацию с другими учреждениями, организациями и предпри­ятиями.

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, приня­тым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:

Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-на­поминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);

Письма, не требующие ответа (письмо-извещение, пись­мо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).

Поэтому каждому виду служебного письма присущи опре­деленные стандартизированные языковые обороты.

Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некото­рых видах служебных писем ставится печать организации.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подпи­сывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью ор­ганизации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправ­лений.

Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них изла­гается просьба о передаче необходимой информации или при­глашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, под­писываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обя­зательно фиксируют информацию о передающем и принимаю­щем (фамилию, должность, номер телефона).

Справки содержат описание производственной деятельно­сти организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформ­ляется на бланке и подписывается руководителем органи­зации.

Докладная записка - документ, информирующий руково­дство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками ор­ганизации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные за­писки оформляются на бланках и подписываются руководите­лем организации.

Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убеди­тельным. Подписывают объяснительные записки авторы до­кумента.

К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссия­ми, как постоянно действующими, так и назначенными при­казом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. (Приложение 1). Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комис­сии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью ор­ганизации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

1. Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ОАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 10.05.2004 по 25.05.2004.

2. Составьте гарантийное письмо ЗАО «Кедр» ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычисли­тельного центра.

3. Составьте сопроводительное письмо генеральному дирек­тору ЗАО «Интерком» г-ну Пахомову Н.Н. с просьбой рассмотреть претензию на полученные (в соответствии с контрак­том № 45 от 24.06.2004, по железнодорожной накладной № 341) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акту экспертизы обнаружены дефекты про­изводственного характера.

4. Напишите докладную записку на имя руководителя ЗАО «Вымпел» о командировании в г. Белгород старшего инже­нера планово-экономического отдела Добролюбова П.В. с 12.04.2004 сроком на 5 дней для выступления с докладом на се­минаре «Совершенствование системы заключения хозяйствен­ных договоров».

5. Составьте акт о списании товароматериальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 15.03.2004 № 77-П «О проведении инвентаризации товарно-материальных ценно­стей».

6. Оформите акт об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения ЗАО «КЭНДИ». В акте ревизии укажите следующие недостатки:

В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют необходимые документы (перечислить);

Не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности;

На предприятии отсутствует номенклатура дел.

7. Составьте проток заседания инвентаризационной комиссии ОАО «Стилис+», на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 145 тыс. рублей, а также зачитана ведомость по складу и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные укажите самостоятельно.

8. Составьте протокол производственного совещания работ­ников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельно­сти и приняли решение о необходимости увеличения числен­ности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.

9. Составьте протокол общего собрания учредителей 000 «Нептун» о ликвидации 000 в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидаци­онную комиссию в количестве __ человек, в составе: _____ и поручить ей в ___ срок в соответствии с уставом общест­ва и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам 000 ___ срок для за­явления своих претензий к обществу; заключенные на 200_ г. договора исполнить до 00.00.00, по остальным - сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в ___ срок выплатить им компенсацию в связи с условиями договора.

Список литературы

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Унификация текстов управленческих документов: Методи­ческие рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 243с.

4. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 224 с.

5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 1999. - 144с.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достовер­ной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источ­никах.

В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные записки, служебные письмам др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управ­ленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Перечень основных видов документов этого вида приведен ниже в п. 5.3.1. Служебные письма как наиболее распространенный вид информационно-справочной докумен­тации выделены отдельным пунктом (см. п. 5.3.2).

1. Информационно-справочные документы

Вот их перечень: протокол, докладная записка, объ­яснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, свод­ка, заключение, перечень и др.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуж­дения вопросов и принятия решений на собраниях, заседани­ях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых запи­сей хода заседаний, стенограммы заседания или звукоза­писи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида докумен­та, дату заседания, номер, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола - это название протоко­лируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной.

Во вводной части указываются председатель, секретарь, должностные лица, входящие в состав коллегиального орга­на, приглашенные, повестка дня. На заседаниях (собрани­ях) коллегиальных органов нередко присутствует большое количество участников. В этом случае составляется отдель­ный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу.

Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юри­дическую силу принимаемых решений, оформляемых про­токолом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания, заседания, совещания).

В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.

Основная часть протокола состоит из разделов, соот­ветствующих пунктам повестки дня. Текст каждого разде­ла строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПО­СТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматри­вается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после спис­ка присутствующих (приглашенных) указывается порядко­вый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повест­ки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Назва­ние каждого доклада заканчивается протокольным реше­нием или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рас­смотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсужде­нии и принятые решения.

В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протоко­ла берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Докладная записка - адресованный руководителю до­кумент, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным спо­собом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: на­именование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная запис­ка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей органи­зации, внутренняя - руководителю подразделения или орга­низации. Внутренние докладные записки создаются по ини­циативе работника или по заданию его непосредственного ру­ководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Объяснительная записка - документ, в котором ра­ботник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производ­ственной дисциплины. Объяснительная записка оформля­ется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника.

Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен ва­риант трафаретного бланка заявления, разработанный орга­низацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руково­дителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.

Заявления оформляются при приеме на работу, увольне­нии, предоставлении очередных трудовых или дополнитель­ных отпусков, с просьбой об оказании материальной помо­щи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководи­теля для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (при­каза, распоряжения и т. п.). Сложившаяся практика (и осо­бенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспек­тора отдела кадров, непосредственного начальника) остает­ся на руках у подавшего заявление об увольнении.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное назва­ние различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает свое­временного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их от­сутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Телеграмма визируется ис­полнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

РОСТОВ-ДОН ЦЕНТР

ПОСТАВКА ИЗДЕЛИЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДЕСЯТЬ ДНЕЙ НАЧАЛЬНИК ОТК Петров

Москва, Новоцентральная, 50

Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия

Телеграмма содержит следующие реквизиты: наиме­нование организации, указание категории телеграммы, от­метку о виде телеграммы, телеграфный адрес получате­ля, условный или полный текст (содержание телеграм­мы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправи­теля (под чертой).

Телекс - обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, те­лекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телеприн­ту) - аппарату, применяемому для непосредственной те­леграфной связи.

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумаж­ном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым спо­собом передачи текста: передается устно по каналам телефон­ной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наи­менование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени пе­редачи и приема и указание должностей, фамилий и инициа­лов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:

Должность

И.О. Фамилия

ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 № 00

Заголовок к тексту

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Должность (подпись) И.О. Фамилия

Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О.

тел. 000 00 00 тел. 000 00 00

Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосред­ственным исполнителем. Текст телефонограммы не дол­жен содержать более 50 слов. Если телефонограмма пере­дается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, со­бытий, действий.

Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценно­стей, документов), обследования (состояния техники безо­пасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий), приема-сдачи (материальных ценностей, до­кументов), приема-передачи (дел), ревизии, инвентари­зации, расследования аварий, несчастных случаев; ликви­дации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не толь­ко фиксируют установленные факты и события, но и со­держат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух со­ставителей). Нередко акты составляются комиссиями, спе­циально назначаемыми, состав которых утверждается рас- поря-дительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).

Текст акта, как правило, состоит из вводной и констати­рующей частей.

Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией в составе - присутствовали.

Если акт составлен комиссией, то вместо слова «присут­ствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нуме­руют арабскими цифрами и пишут через 1,5 интервала.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущ­ность и характер проведенной комиссией работы, указыва­ются документы, на основании которых работа проводи­лась, фиксируются установленные факты. В случае необ­ходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.

Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образ­цов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат ут­верждению, в том числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.

Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписы­вает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мне­ние на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составив­ших акт.

В том случае, если выводы и предложения в акте из­лагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляет­ся руководителю для визирования.

Акт является основанием для издания администраци­ей предприятия соответствующих распорядительных до­кументов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф ут­верждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и чле­нов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; от­метка об исполнении документа и направлении его в дело.

Как правило, акт составляют в трех экземплярах: пер­вый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело.

Справки отражают основную (производственную) деятель­ность организации. Они могут быть внешними и внутренни­ми. Внешние справки составляются для представления в дру­гую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведе­ния по какому-либо одному вопросу. В сводке концентри­руется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (свод­ка отзывов, предложений, замечаний и т. п.).

Заключение - документ, содержащий мнение, выво­ды организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, поста­новлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Перечень - документ, содержащий систематизирован­ное перечисление предметов, лиц, объектов в определен­ном порядке.

Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению.

К информационно-справочным документам относятся акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.

6.1. Справки

Это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты, события.

Справки бывают двух видов:

• справка-подтверждение удостоверяет юридический факт и выдается гражданам и учреждениям (чаще личного характера). Эти справки требуют заверения печатью;
• справка информационного характера содержит описание событий и фактов. Они составляются по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справка, направляемая за пределы предприятия , оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты :

• название вида документа (10);
• дата документа (11);
• ссылка на регистрационный индекс и дату запроса (13);
• место составления документа (14);
• адресат (16);
• текст (21);
• подпись (23).

Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы по числу рассматриваемых вопросов. Текст справки может содержать таблицы, иметь приложения.

Внутренняя справка (т. е. справка, направляемая в другие подразделения одного предприятия) оформляется на внутреннем бланке или на чистом листе, который содержит основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.

Приведем пример внутренней справки.

СПРАВКА

О расходах на почтовые отправления

В декабре 2009 года экспедиционной службой было отправлено 124 заказных письма на сумму 314 (триста четырнадцать) грн.

Справка личного характера (о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.) оформляется на бланке или с проставлением штампа предприятия на чистом листе. Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера, а именно: отсутствие заголовка к тексту, обязательное заверение подписи печатью. Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывается наименование организации, в которую предоставляется справка. Такие справки, как правило, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения.

В связи с тем, что тексты справок личного характера, как правило, типовые, могут применяться трафаретные бланки, изготовленные печатным способом, где заполняются лишь отдельные реквизиты.

Приведем пример справки, оформленной на трафаретном бланке с проставлением штампа предприятия.

6.2. Служебные записки

Служебные записки - обобщающее название адресованных руководству письменных пояснений, уведомлений и обобщений, в которых описываются определенные факты или события, а также вносятся предложения, вытекающие из изложенных фактов или событий и их анализа.

При составлении служебной записки указывается точное название документа - докладная, пояснительная или аналитическая записка.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки бывают информационными, инициативными и отчетными.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки - информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, сложившейся ситуации и т. п. и побудить принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей или описательной) излагаются факты, имевшие место, или сложившаяся ситуация, во второй - выводы, предложения или просьба.

В зависимости от адресата докладные записки, как и справки, могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, и внешними, которые адресуют в другие инстанции (вышестоящие организации собственной системы - министерство, ведомство и т. п. - или местные органы власти).

Внутренняя докладная записка составляется на чистом листе бумаги. Она содержит следующие реквизиты:

• название вида документа (10);
• дата документа (11);
• регистрационный индекс документа (12);
• адресат (16);
• заголовок к тексту (19);
• текст документа (21);
• подпись (23).

Внешняя докладная записка имеет те же реквизиты, что и внутренняя, но оформляется на общем бланке предприятия и подписывается руководителем предприятия.

Приведем пример составления докладной записки.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Пояснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины каких-либо событий, фактов, действий работников и составляемый по требованию руководства.

К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно они составляются к проекту или отчету (например, «Пояснительная записка к годовому отчету за 2009 год»). Оформляются такие пояснительные записки на общих бланках. Они имеют те же реквизиты, что и докладные записки.

Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившуюся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации.

Как и внутренние докладные записки, они пишутся на чистых листах бумаги, имеют те же реквизиты и подписываются их составителями.

Приведем пример составления пояснительной записки.

Архив	Директору
	Якименко С. М.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Об аварии в архиве завода

В результате разрыва трубопровода холодной воды, случившегося в воскресенье 27.12.2009 около 14 часов, было залито водой архивохранилище Д заводского архива, в котором находились дела временного хранения. Авария произошла из-за плохого состояния водопроводных труб, на которых были установлены хомуты. Благодаря оперативным действиям дежурного Металлова М. А. своевременно были приняты меры по устранению аварии и ликвидации ее последствий. Однако до 30 % дел, находившихся в этом хранилище, намокло или отсырело.

Для спасения документов были предприняты следующие действия:

• перебраны все дела и отобраны поврежденные документы;
• выделены к уничтожению дела, по которым истек срок хранения;
• просушены документы, по которым срок хранения не истек;
• остальные дела и документы вынесены в другое специально выделенное помещение.

В результате принятых мер утраченных документов нет.

Приложения: 1. Акт об аварии от 27.12.2009 № 3 на 2 л. в 1 экз.

2. Акт об уничтожении поврежденных документов от 28.12.2009 № 12 на 3 л. в 1 экз.

Заведующая архивом

Резникова

Т. А. Резникова

Аналитические записки - письменные обобщения, которые составляются по требованию руководства или по собственной инициативе и содержат систематизированные (сгруппированные, классифицированные и обобщенные) данные о событиях и процессах с изложением тенденций развития ситуации и предложений по принятию управленческих решений, которые следуют из приведенного анализа.

Аналитические записки имеют те же реквизиты, что и прочие служебные записки.

6.3. Акты

Акт - документ, составленный одним или несколькими лицами и подтверждающий некие установленные факты и события. Его составляют в присутствии свидетелей или на основании обследования.

Как правило, акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом руководителя предприятия или вышестоящего органа. Комиссии могут создаваться и как постоянно действующие - ревизионные, экспертные и др. В определенных случаях акт может быть составлен с привлечением представителей сторонних предприятий.

Акты могут иметь различное назначение - служить первично-учетной документацией (например, акт приема материалов, акт на списание основных средств, акт на списание бланков трудовых книжек, акт принятия выполненных подрядных работ, акт об использовании рационализаторских предложений и др.), являться организационно-распорядительными документами (например, акт ликвидации предприятия) или составляться в зависимости от характера событий: при смене руководства, несчастном случае, аварии и др.

Составлению акта обычно предшествует изучение членами комиссии сути вопроса, действующих нормативных документов, которые регулируют рассматриваемый вопрос, и детальная проверка фактов. В акте должны отражаться только те факты, которые прямо установлены лицами, подписывающими этот акт. Если позволяет ситуация, допускается ведение черновых записей. В этом случае подготовленный акт представляется на подпись вместе с черновыми материалами, которые предварительно завизировали все члены комиссии и заинтересованные лица.

Вне зависимости от вида все акты составляются по единой схеме. Для многих актируемых повторяющихся ситуаций существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов, составляемых архивными подразделениями предприятий при проверке наличия и состояния дел, при выделении дел к уничтожению, при приеме-передаче дел на государственное хранение и др.

• наименование организации (07);
• название вида документа (10);
• дата документа (11);
• регистрационный индекс документа (12);
• место составления или издания документа (14);
• гриф утверждения документа (17);
• заголовок к тексту документа (19);
• текст документа (21);
• отметка о наличии приложений (22);
• подписи (23).

Оформляется акт на общем бланке предприятия. Целесообразно использовать угловой бланк (с угловым расположением реквизитов), если акт подлежит утверждению.

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Формулируется заголовок с помощью отглагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без него. Например: « О проверке…» , «О списании…» , «Об уничтожении…» или «Установление производительности автоматической линии…»

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются название, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется событие, указываются должности, фамилии и инициалы (в именительном падеже) лиц, участвующих в составлении акта, а также могут быть указаны присутствующие лица.

Вводная часть начинается со слова «Основание» , которое печатается ниже заголовка на 2 - 3 интервала без отступа от левого поля. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются название организационно-распорядительного документа в именительном падеже (приказ, решение, положение, правила и др.), его дата, регистрационный номер и заголовок.

Пример:

Основание: приказ директора завода от 03.12.2009 № 112 «О реконструкции опытно-экспериментального участка».

С новой строки без отступа от левого поля печатается слово «Составлен» и приводятся должности, фамилии и инициалы составителей акта либо приводится состав комиссии (при этом первым указывают председателя комиссии).

Следует обратить внимание, что, если акт составлен постоянно действующей комиссией, созданной по приказу руководителя (например, экспертной комиссией по определению ценности документов) или по решению коллегиального органа (например, ревизионной комиссией акционерного общества), должности председателя и членов комиссии в акте не указывают.

Должности присутствующих (свидетелей составления акта) следует указывать обязательно. В числе присутствующих могут быть: лица, работа которых проверяется; должностные лица предприятия; специалисты данного предприятия или приглашенные; представители профкома или другой общественной организации; свидетели события и др. Если в составлении акта принимают участие представители других предприятий, то в название должности включают и наименование предприятия. Фамилии членов комиссии и присутствующих указываются в алфавитном порядке.

Пример:

Составлен комиссией в составе:

Председатель - Новый М. Н.

Члены комиссии: Воинов К. Л.

Субботин М. И.

Якушев В. А.

Присутствовали: главный инженер ОАО «Турбоатом» Савченко Т. Т.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проделанной комиссией работы, указываются документы, в соответствии с которыми проводилась работа, фиксируются установленные факты. Сведения могут быть представлены в виде таблицы. В случае необходимости формулируются выводы и даются рекомендации.

Количество экземпляров акта определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг предприятий или лиц заинтересован в нем. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают после текста перед подписями, печатают с новой строки без отступа от левого поля.

Пример:

Составлен в 3-х экземплярах:

• 1-й экземпляр - в бухгалтерию;
• 2-й экземпляр - в отдел главного механика;
• 3-й экземпляр - в дело № 08-25.

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в его составлении, в том числе и приглашенными. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Пример:

При наличии особого мнения у составителей акта или присутствующих его излагают ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе. В последнем случае в акте рядом с подписью делается отметка: «с учетом особого мнения (прилагается)» .

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт об инвентаризации утверждается руководителем предприятия. Утверждение оформляется грифом в соответствии с ДСТУ 4163 (см. с. 14).

6.4. Служебные письма

Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения - установления служебных контактов, обмена информацией между предприятиями. Путем переписки ведутся переговоры, согласуются вопросы, выясняются отношения между партнерами, излагаются претензии и т. п. Деловая переписка предусматривает связь между юридическими лицами или между юридическими и физическими лицами, которые могут быть как отправителями, так и получателями корреспонденции.

По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют ответа, и такие, которые его не требуют.

К письмам, которые требуют ответа (инициативные письма) , относятся: письма-просьбы, письма-обращения, письма-запросы, письма-предложения, письма-требования.

Ответные письма по своему содержанию зависят от инициативных писем, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить запрашиваемые сведения или характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы. Ответ должен быть изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть выполнены и в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументированным. На таких письмах исполнитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.

Среди писем, которые не требуют ответа (циркулярные письма) , можно назвать письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма.

Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата об отправке ему документов, прилагаемых к письму. Такое письмо составляется в случае, когда необходимо пояснить или дополнить документы, которые прилагаются: указать срок исполнения, пояснить причину задержки, пояснить сложные моменты и т. п. Начинаются письма этой разновидности словами: «Высылаем» , «Направляем» , «Возвращаем» , «Прилагаем» , далее указываются заголовки и реквизиты (дата и номер) документа, который высылается.

Гарантийное письмо - документ, который обеспечивает выполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.).

Письмо-напоминание содержит указания на приближение или окончание срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом: «Напоминаем» .

Письма-приглашения направляются адресату с предложением принять участие в мероприятиях, которые проводятся. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В этих документах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письмо-уведомление по своему стилю приближено к письму-приглашению и информационному письму. Составляется для конкретного адресата и, как правило, является ответом на запрос. Начинается со слов: «Уведомляем» , «Сообщаем» , «Доводим до Вашего сведения» и т. п., далее излагаются факты, которые являются целью уведомления.

Письмо-подтверждение содержит уведомление о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли), о том, что предварительный документ остается в силе, и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность писем словом: «Подтверждаем» .

Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются: угловой бланк письма предприятия (см. с. 19) и продольный бланк письма предприятия (см. с. 20) в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа отправителя. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия содержит реквизиты :

• изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01);
• изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);
• изображение наград (03);
• код организации (04);
• наименование вышестоящей организации (06);
• наименование организации (07);
• наименование структурного подразделения (08);
• справочные данные об организации (09).

Кроме того, на бланке письма рекомендуется размещать ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).

Реквизиты (01) - (09) печатаются типографским способом. ДСТУ 4163 разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.

Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «Название вида документа (10)» , т. е. слово «Письмо».

Реквизиты служебного письма :

• дата документа (11);
• регистрационный индекс документа (12);
• ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ (13);
• гриф ограничения доступа к документу (15) (при необходимости);
• адресат (16);
• резолюция (18);
• заголовок к тексту документа (19);
• отметка о контроле (20);
• текст документа (21);
• отметка о наличии приложений (22) (при необходимости);
• подпись (23);
• визы документа (25) (оформляются на экземпляре письма, остающемся у отправителя);
• оттиск печати (26) (при необходимости);
• фамилия исполнителя и номер его телефона (28);
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29) (проставляется от руки после исполнения документа);
• отметка о наличии документа в электронной форме (30);
• отметка о поступлении документа в организацию (31) (проставляется адресатом в день поступления документа).

Остановимся на особенностях оформления некоторых реквизитов.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) имеется только на бланке для писем. В письмах-ответах регистрационный индекс и дата входящего письма должны быть проставлены обязательно в специально отведенном для этого месте . Ссылочная дата и номер переписываются составителем ответа из инициативного письма цифровым способом и должны иметь следующий вид: «На № 05-14/122 от 28.12.2009».

Такая запись позволяет при получении письма-ответа быстро найти копию письма-запроса.

Этот реквизит не следует повторять в тексте . Фраза: «На Ваш № ____ от ______ сообщаем следующее…» - является лишней.

Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно. Изложение текста письма должно быть лаконичным, логически последовательным и корректным. Не менее важным для текста письма является соответствие литературным нормам.

Письмо, как правило, должно быть посвящено одному вопросу , поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.

В служебной переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, уведомляем, направляем, напоминаем и т. п.), так как должностное лицо, которое подписывает письмо, выступает от имени предприятия (учреждения, организации). Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, уведомляю, направляю, напоминаю и т. п.) возможна в случаях, если письмо оформляют на бланке должностного лица или если письмо содержит персональное обращение к адресату.

Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Также во вступительной части могут приводиться ссылки на нормативные или инструктивные документы. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа.

Например:

« В соответствии с решением наблюдательного совета правление ОАО «Монолит» информирует заинтересованные предприятия о…»

«С целью выполнения распоряжения…»

В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки на нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.

Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др.

Например:

« Учитывая вышеизложенное, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию».

В письме могут быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.

Например:

« Думаем, что этот проект Вас заинтересует»

«Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет таким же плодотворным и взаимовыгодным».

В заключительной части письма перед реквизитом «Подпись» могут присутствовать слова: «С уважением».

Письма, направляемые зарубежным адресатам, целесообразно оформлять на двуязычных бланках, дополнительно используя язык страны-адресата или один из языков международного общения.

Унификация процесса оформления писем позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;
• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
• ускорить обработку корреспонденции;
• облегчить визуальный поиск нужной информации;
• применить оргтехнику.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке инфор-мации о фактическом состоянии дел, содержащейся в системе управления в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные доку-менты.

Указанные документы играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные доку-менты не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть иници-ируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ управленчес-кого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по иерархи-ческим уровням системы управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной органи-зации в вышестоящую.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол

акт

докладная записка

объяснительная записка

служебная записка

Предложение

Представление

Заявление

справка

Заключение

отзыв

перечень

список

Протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиаль-ным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управлен-ческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, прото-кол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной влас-ти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов реше-ний и других материалов. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За пра-вильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опуска-ется ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руково-дитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (засе-дание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (прото-кол заседания аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...) .

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной .

В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председатель-ствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, при-глашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и долж-ность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протоко-ла делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» печатают слева от нулево-го положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рас-сматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием доклад-чика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», «Об», печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими циф-рами. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:...

ВЫСТУПИЛИ:...

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):...

В разделе «СЛУШАЛИ» приводят-ся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, ин-формации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к доклад-чику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание Образец оформления полного протокола

двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимос-ти, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУША-ЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстроч-ных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефи-сом.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, под-черкивается, после слова ста-вится двоеточие. Ниже печа-таются наименования долж-ностей присутствующих, а спра-ва от наименования должностей - их инициалы и фамилии. На-именования должностей могут указываться обобщенно. Много-строчные наименования долж-ностей присутствующих печата-ются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола спло-шной чертой.

В основной части прото-кола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решении.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседа-ния. Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года от-дельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы коор-динационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организа-циям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение воп-роса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлин-ного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выпис-ку.

Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по кото-рому готовится выписка, и текст, отражающий обсужде-ние вопроса и принятое реше-ние. Выписку из протокола подписывает только секре-тарь, он же ее заверяет.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТО-КОЛ», на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа) или на стандартном листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются:

ü наименование организации;

ü наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

ü дата и регистрационный номер

ü заголовок к тексту;

ü подписи.

Пример оформления протокола

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установ-ленные факты или события.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, реви-зий и т.п.).

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

· передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

· нарушения установленных правил;

· ревизии, инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты сос-тавляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распоря-дительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и адекватное его описание в акте. Акт составляется на основе черновых записей , которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, коли-чественные показатели и другие сведения .

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например:

Ø Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

Ø Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей:

Вводной части;

Основной (констатирующей) части.

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – предсе-датель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присут-ствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, норма-тивный документ с указанием номера и даты.

После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наимено-вания должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускает-ся приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участ-вовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в ал-фавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутст-вовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их мес-тонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложе-ний к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания долж-ности.

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии сле-дует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случа-ях (если этого требуют норма-тивные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряже-нию которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничто-жению документов и дел с истек-шими сроками хранения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с посто-янно повторяющейся инфор-мацией следует применять бланки с трафаретным текс-том.

Пример оформления акта

Обязательными реквизитами акта являются:

ü наименование организации,

ü наименование вида документа (АКТ);

ü место составления или издания;

ü заголовок к тексту;

ü подписи;

ü в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или выше-стоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней или внутренней .

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей органи-зации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние доклад-ные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутрен-ние – на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

· в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

· во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

· в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом слу-чае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю доклад-ную записку подписывают составитель (если она пред-ставляется руководителю подразделения) или руко-водитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную запис-ку подписывает руководи-тель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Пример оформления докладной записки

Обязательными реквизитами докладной записки являются:

ü наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения);

ü наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления (для внешней докладной записки);

ü адресат;

ü заголовок к тексту;

ü подпись.

Предложение

Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкрет-ных предложений по определенному вопросу.

Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от ком-мерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-предложения.

Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций.

Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются на стандартном листе бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, – на общем бланке.

Обязательными реквизитами предложения являются:

ü наименование структур-ного подразделения, (наимено-вание организации – при адресовании вышестоящей организации);

ü наименование вида документа (ПРЕДЛОЖЕНИЕ);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления (при адресовании вышестоящей организации);

ü заголовок к тексту;

ü адресат;

ü подпись.

Пример оформления предложения

Назначение и состав справочно-информационной документации

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Составление и оформление справочно-информационных документов

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделениях и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем .

Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать.

Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка— «тчк», запятая — «зпт», двоеточие — «двтч», кавычки — «квч», скобки — «скб», номер — «нр».

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.

Знаки «№»,«—»,«+» и др. следует писать словами — соответственно «номер» или «HP», «минус», «плюс» и др.

Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк») и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания,

Телекс — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) — аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Телекс отличается от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором приводится информация об адресате и отправителе и указывается время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

Маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;

Индивидуальный номер абонента;

Сокращенное название организации (фирмы);

Сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка — указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; предпочтение отдается наиболее коротким словам и нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса — ожидание ответа или нового сообщения — исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса — это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.

Факсограмма (телефакс, факс) — это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе, — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствуй виду документа, и должны быть напечатаны четким, кою шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. -

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Акт — это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

Испытаний (образцов, систем, технологий);

Приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

Приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

Ревизии, инвентаризации;

Расследования аварий, несчастных случаев;

Ликвидации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются);

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации, по распоряжению которого проводились де завершившиеся составлением акта.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию — руководителем.

Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации, или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список — это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации.