Согласование управление примыкание правило примеры. Согласование документа В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными" .

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .

Реквизиты, определяющие наименование вида документа

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Дата документа

Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом”, равно как и издание документа с "опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события .

Регистрационный номер

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы .

Гриф утверждения

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).

Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

утверждение документа руководителем;

утверждение изданием специального распорядительного документа.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.

Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .

Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов - протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.

Гриф согласования

Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.

Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование - это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование - это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Извлечение

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству .

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Призовем на помощь Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015), согласно п. 3.3.18 которой согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям .

В нашем с вами случае это все контракты, договоры и все распорядительные документы компании. Иные документы, как правило, гораздо реже нуждаются в согласовании, и это происходит в рабочем порядке и не требует строго установленной схемы согласования.

3. Какие специалисты и в какой очередности должны согласовывать проект того или иного документа?

Здесь вам, возможно, предстоит быть первопроходцами и в каком-то смысле законодателями, т.е. определить и утвердить самим порядок внутреннего согласования. Не стесняйтесь обращаться за помощью и консультациями к ведущим специалистам вашей организации. Своим обращением вы продемонстрируете ответственный подход и вдумчивое отношение к разрабатываемому вопросу, а вовсе не некомпетентность.

Чтобы раз за разом не изобретать велосипед и не открывать Америку, настоятельно рекомендую утвердить список согласования для каждого определенного типа деловых бумаг и придерживаться его при согласовании всех без исключения проектов документов данного вида.

Поясню на примере. Создается проект договора на сбыт продукции, производимой и реализуемой вашим предприятием. Каким должен быть перечень виз на данном документе? На мой взгляд, исчерпывающим для данного вида документов будет следующий список согласования:

Главный исполнитель документа (ГИД), его контактный телефон. Это инициатор документа, который будет аккумулировать и вносить в проект документа соответствующие исправления.

На ГИДе лежит ответственность за содержание и оформление документа, своевременное и правильное внесение изменений и предложений, поданных специалистами, участвующими в процедуре согласования.

Непосредственный руководитель ГИДа, его контактный телефон (например, в данном конкретном случае это может быть начальник отдела сбыта). На этом этапе руководитель ГИДа проводит первичную экспертизу документа, выявляет грубые (а в зависимости от квалификации и опыта - и мелкие) ошибки при составлении документа.

Совместно с ГИДом он несет ответственность за содержание и качество оформления документа.

Главный бухгалтер / финансовый директор. Проводит анализ представленного проекта договора на предмет финансовой корректности, анализирует налоговые риски (условия оплаты, необходимость банковской гарантии, корректность выбора валюты договора, соблюдение норм Налогового кодекса РФ и т.п.).

Руководитель направления закупок (руководитель службы снабжения). Анализирует документ с точки зрения корректности указания в договоре наименований, артикулов, каталожных номеров, а также возможности закупки и сроков поставки соответствующих закупаемых комплектующих и полуфабрикатов, необходимых для выполнения данного договора.

Руководитель логистического (или транспортного) отдела , т.е. тот, на ком лежит ответственность за расходы на доставку продукции и за саму доставку. Проводит проверку проекта документа с точки зрения обоснованности указанных в договоре стоимости, сроков и способов доставки, таможенного обеспечения и т.д.

Руководитель конструкторской службы (главный конструктор). Рассматривает представленный на согласование документ с точки зрения обеспечения производства соответствующей конструкторской документацией, т.е. анализирует, разработаны ли необходимые чертежи и спецификации или их нужно запросить у контрагента и утвердить в виде приложений к договору, проверяет заявленные в эскизах размеры и т.д.

Руководитель технологической службы (главный технолог). Анализирует представленный на согласование документ с точки зрения технологической подготовки производства: разработаны и внедрены ли соответствующие технологические процессы, имеются ли соответствующие оборудование, инструменты и приспособления для изготовления данной продукции.

Руководитель производства. Проверяет представленный проект договора с точки зрения возможности изготовления, принимая во внимание замечания вышеуказанных специалистов.

Руководитель (или представитель) юридической службы. Анализирует представленный проект документа с точки зрения соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации, контролирует правоспособность должностных лиц и контрагентов, участвующих в подписании документов, при необходимости требует от контрагента предоставления недостающей информации и документов, подтверждающих права должностных лиц.

Руководитель службы экономической безопасности. Проверяет надежность и платежеспособность контрагента и иные аспекты экономической безопасности сделки.

Вполне допускаю, что многим данный список покажется не отвечающим реалиям вашего предприятия: функции ответственных лиц в вашей организации могут значительно отличаться, совмещаться и т.д. Так, технологическую, конструкторскую и производственную часть может согласовывать один человек, экономическую безопасность рассматривать представитель юридического отдела или главный бухгалтер.

В таком случае по согласованию с ведущими специалистами и с одобрения руководителя вы можете исключить какие-то звенья приведенной мною цепочки и добавить нужные вам, не забыв утвердить принятый порядок согласования инструкцией по делопроизводству или отдельным приказом.

Для согласования проектов распорядительных документов (приказов и распоряжений) я рекомендую дополнить список согласования следующими пунктами:

Руководитель службы делопроизводства (секретариат, канцелярия - т.е. вы сами), обязанностью которого будет контролировать соблюдение внутренних нормативных актов, правильность и грамотность оформления (стилистика и грамматика), соблюдение требований издания распорядительных и прочих документов.

Руководитель кадровой службы , задачей которого является проверка соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и внутренних локальных нормативных актов, касающихся работы с персоналом, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

Руководитель службы безопасности вашей организации, чьей обязанностью является проверка соблюдения режима коммерческой тайны и защиты информации.

После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

В права лиц, участвующих в согласовании документа, могут входить:

• право отклонить проект документа с обоснованием причин своих действий в листе согласования или приложив лист замечаний;
• требовать от ГИДа дополнительного согласования документа со специалистами иных подразделений, не представленных в схеме согласования, но имеющих отношение к теме разрабатываемого документа;
• не принять к рассмотрению документ, имеющий нарушения в порядке согласования (если пропущены одна или несколько ступеней согласования);
• продлить срок согласования документа на определенное время, аргументировав данное действие (например, юридическая служба может потребовать продлить срок согласования на время, требующееся для запроса и получения от налогового органа выписки из единого государственного реестра юридических лиц);
• инициировать согласование проекта документа по процедуре, отличающейся от установленной, если:

а) это требование первого руководителя организации, продиктованное срочностью и важностью данного документа;

б) смысл и содержание документа затрагивает сферу ответственности подразделений и специалистов, чье участие в согласовании установленным порядком не предусмотрено.

4. Как нужно оформлять визы согласования?

Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

Извлечение

из ГОСТ Р 6.30-2003

3. Требования к оформлению реквизитов документов

[…] 3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

На практике наиболее широко применяются два варианта оформления согласования:

а) в виде листа согласования (Пример 1);

б) в виде штампа на оборотной (в отдельных случаях - на лицевой) стороне последней страницы проекта документа (Пример 2). Такой штамп можно заказать уже в готовом виде и ставить его по мере надобности на проекте документа перед тем, как запустить процедуру согласования.

Обратите внимание

Согласно п. 3.19 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. При полистном визировании можно использовать не всех элементы визы, а только собственноручную личную подпись и ее расшифровку.

5. Каким образом должны оформляться замечания? В каком порядке и кем должны вноситься в проект документа соответствующие изменения?

Вот что на этот счет сказано в Административном регламенте Федерального агентства по управлению государственным имуществом по исполнению государственной функции «Осуществление от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации на территории Российской Федерации и за рубежом, реализации имущества, арестованного во исполнение судебных решений или актов органов, которым предоставлено право принимать решения об обращении взыскания на имущество, реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации», утвержденном приказом Минэкономразвития России от 22.06.2009 № 229:

Извлечение

из Административного регламента

30. Порядок процедуры согласования и подписания проекта документа

30.1. Подготовленный проект документа исполнитель, ответственный за подготовку документа, передает в порядке делопроизводства начальнику отдела.

30.2. Начальник отдела осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие требованиям, установленным законодательством. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.3. При наличии замечаний к представленному проекту документа начальник отдела возвращает его на доработку в порядке делопроизводства ответственному за подготовку документа.

30.4. При соответствии проекта документа предъявляемым требованиям начальник отдела визирует и передает в порядке делопроизводства начальнику Управления. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.5. Начальник Управления осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие предъявляемым требованиям. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 2 рабочих дня.

[…] 30.11. В случае возврата проекта документа ответственный за подготовку документа устраняет замечания. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.12. После устранения замечаний ответственный за подготовку документа в порядке делопроизводства передает проект документа должностному лицу Росимущества, от которого документ был возвращен на доработку.

При внесении в процессе доработки изменений принципиального характера проект документа подлежит обязательному повторному согласованию.

Таким образом:

• ответственность за содержание проекта документа, своевременное и достоверное внесение изменений на основании поданных в процессе согласования замечаний и предложений, учет поданных специалистами, участвующими в согласовании, замечаний в проект документа несет ГИД и его непосредственный руководитель, проставивший первую визу;
• проект с замечаниями (если они возникнут у лиц, участвующих в согласовании) должен быть возвращен ГИДу с того этапа согласования, на котором возникли замечания. То есть если проект документа успешно прошел согласование, например, на четырех ступенях, а на пятой возникли замечания, то он не передается на шестую ступень, а возвращается ГИДу для внесения соответствующих изменений;
• после устранения замечаний документ возвращается ГИДом на ту ступень согласования, с которой проект был возвращен с замечаниями;
• после внесения изменений принципиального характера проект документа подлежит повторному согласованию с самого начала;
• о замечаниях в проекте документа обязательно уведомляется лицо, уполномоченное подписывать конечный вариант документа;
• если на проекте документа отсутствует виза какого-либо специалиста/ подразделения, то данный документ считается не согласованным, а, следовательно, не может быть передан на следующий этап.

Все вышесказанное можно представить в виде алгоритма.

6. Какими способами можно осуществлять процедуру согласования?

На практике обычно применяют следующие способы внутреннего согласования:

Согласование осуществляется через систему электронного документооборота (СЭД) или ее аналог, по алгоритму, заложенному в СЭД , - одновременно всеми ответственными лицами или подразделениями, участвующими в согласовании, либо последовательно.

Минусы:

• СЭД есть далеко не во всех организациях;
• СЭД не бесплатна;
• не существует такой СЭД, которая идеально бы подходила каждому конкретному предприятию.

Плюсы:

• оперативное отслеживание хода согласования;
• информация хранится в электронном виде, нет нужды многократно распечатывать документы, относящиеся к работе над данным проектом документа, т.к. в любой момент можно обратиться к базе данных и ознакомиться с замечаниями любого специалиста;
• в СЭД фиксируется время нахождения того или иного документа на каждом этапе согласования, т.е. ГИД всегда может видеть, на какой ступени происходит нарушение сроков рассмотрения проекта документа, и принять соответствующие меры;
• передача документа от ступени к ступени осуществляется автоматически.

Согласование осуществляется по электронной почте.

Минусы:

• недостаток, вытекающий из самого принципа параллельного согласования - корректно учесть замечания, одновременно поступившие от нескольких специалистов, бывает практически невозможно, поскольку часто они носят взаимоисключающий характер;
• отслеживание прохождения согласования происходит вручную и доступно лишь в том случае, если специалисты, согласовывающие документ, не будут забывать пересылать документы, касающиеся согласования, ГИДу и/или его руководителю;
• вы не застрахованы от того, что очередной специалист исправит проект документа, не выделив внесенные исправления и не приложив лист замечаний;
• отсутствие оригинальной «живой» визы специалиста в листе согласования и внизу листа замечаний;
• наличие переписки, которую необходимо сохранять и систематизировать, т.е. подразумевается, что пользователи имеют достаточно высокие навыки работы с почтовым клиентом (чего в большинстве случаев не бывает).

Плюсы:

• параллельная работа с проектом документа на всех ступенях согласования может существенно сократить сроки согласования;
• наличие истории переписки;
• оперативность;
• проект документа и замечания к нему перемещаются между ступенями согласования в электронном виде.

Согласование осуществляется живым последовательным перемещением документа, т.е. переносом бумажного проекта документа.

Минусы:

• трудоемкость;
• увеличение сроков согласования.

Плюсы:

• ГИД вносит исправления и дополнения в проект документа последовательно, по мере поступления замечаний от специалистов. Таким образом, специалисты следующих ступеней анализируют проект документа с уже внесенными изменениями;
• исправления в бумажном проекте документа практически невозможно сделать незаметно, особенно если применить полистное визирование проекта документа ГИДом или его непосредственным руководителем;
• самый весомый: наличие «живых» виз в листе согласования и подписи под листом замечаний, потому что, как гласит народная мудрость, лучше перебдеть, чем недобдеть.

7. Как оформляется внешнее согласование проекта документа?

Вот что сказано в Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015):

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента

при Верховном Суде Российской Федерации

3.3.18. Согласование проекта документа

[…] Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

__________________ ____________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО

решение коллегии

Судебного департамента

от 27.03.2007 № ___

Таким образом, внешнее согласование:

• может осуществляться конкретным должностным лицом или документом (письмом, протоколом и т.п.);
• оформляется в виде грифа согласования или листа согласования;
• практически не регламентируется внутренними нормативными актами организации.

Роль службы делопроизводства

Роль службы делопроизводства в ходе процедуры согласования документа сводится:

• к сопровождению и общему контролю соблюдения установленного порядка согласования и сроков рассмотрения на каждом этапе;
• координированию и обеспечению взаимодействия специалистов - участников процедуры согласования;
• своевременному информированию участников процедуры и вышестоящего руководства о состоянии процесса согласования.

Кроме того, служба делопроизводства должна постоянно отслеживать и проверять актуальность и совершенствовать схемы согласования и маршруты движения документов в рамках процедуры согласования, поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений и ответственных лиц, участвующих в согласовании документов. Для качественного выполнения этих обязанностей сотрудники службы делопроизводства должны отлично ориентироваться в бизнес-процессах, схемах, формах и порядке взаимодействия подразделений организации.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Росархивом.

Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений.

Из статьи вы узнаете:

Согласование документа - это не только подтверждение его юридической значимости

Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа - это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа.

Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, согласование документа , при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями.

Процедура согласования документа - это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.

При этом, согласование документа - это часть делопроизводства организации, ее документооборота. Эта процедура предусматривает постоянный контроль времени исполнения и маршрута движения документа. Все это должно быть учтено в локальном регламенте, устанавливающем порядок согласования и утверждения документов в организации. Такой комплексный подход к процедуре позволит не только ускорить процесс согласования, но и обеспечит качество реализуемых решений.

Наличие локального нормативного акта, регламентирующего порядок согласования документов в организации, позволит на практике реализовать системный подход к процедуре согласования, разграничить зоны ответственности между ведущими специалистами и упростить взаимодействие между структурными подразделениями предприятия.

Формы согласования документов

Существует две формы согласования документа - это:

1. внутреннее согласование - при котором проект разработанного документа анализируется, оценивается и редактируется специалистами - руководителями служб и подразделений. Они проверяют содержание документа на соответствие нормам оформления и закона, корректность используемых формулировок и приведенных расчетов, правильности технологических или управленческих решений;
2. внешние согласование - при котором согласующие подписи на документе должны поставить должностные лица сторонних организаций, чьи интересы затрагивает документ. Это могут быть как вышестоящие, так и подчиненные организации, контролирующие органы, общественные или научно-исследовательские организации, различные комитеты.

Мы более подробно остановимся на нутренней форме согласования документов , поскольку в этом случае организации самостоятельно следует разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок согласования и утверждения документов.

Читайте также:

• Регламентация рабочего согласования проектной документации

Зоны ответственности подразделений и порядок согласования документов в организации

Согласованию подлежат разные типы документов, имеющие разное значение - финансовое, технологическое, организационное и т. п. Поэтому важно, чтобы каждый из типов документов проверялся и анализировался теми специалистами - руководителями служб и подразделений, к зоне ответственности которых можно отнести этот документ по его содержанию. Примерная таблица, в соответствии с которой можно определить состав тех отделов и служб, с которыми необходимо будет согласовать тот или иной документ, приведена ниже:

Наименование подразделения	Какие вопросы входят в зону ответственности
Бухгалтерия	все операции, отражаемые в бухгалтерском учете; контроль движения средств по счетам и имущества; обеспечение соответствия осуществляемых организаций хозяйственных операций требованиям законодательства; контроль выполнения обязательств.
Финансовый отдел	финансовый контроллинг и казначейское обеспечение; финансирование проектов; планирование и анализ предлагаемых финансовых схем.; нормирование; контроль расходования средств; анализ и обоснование экономической эффективности.
Юридический отдел	контроль соблюдения требований действующего законодательства, иных отраслевых и локальных нормативных актов; оценка возможных правовых рисков; контроль соответствия правоспособности должностных лиц, подписывающих документы.
Служба делопроизводства	контроль соблюдения требований к оформлению и срокам подписания документов; контроль соблюдения сроков действия доверенностей и состава делегированных полномочий; контроль наличия реквизитов, установленных формулярами документов; контроль стилистики и грамматики текстового содержания; проверка соответствия документа действующей системе государственных стандартов.
Информационная служба	методы и сроки реализации предлагаемых решений, предполагающих использование IT-технологий; анализ, оценка, поддержка, внедрение и обновление программного используемого обеспечения; контроль использования информационных систем и ПО; обеспечение информационной безопасности.

Если документ инициативный, решение о том, какие службы будут его согласовывать, принимает главный исполнитель документа и руководитель того подразделения в котором он работает. Но в любом случае, порядок согласования проектов документов должен быть определен инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной на предприятии. Когда документ подготовлен как ответ, согласовывать его нужно с теми службами, которые перечислены в резолюции руководителя. Кроме того, необходимо ориентироваться и на содержание документа, чтобы включить в список согласующих все службы, имеющие отношение к данному проекту.

Порядком согласования и утверждения документов , принятом на предприятии, может предусматриваться как последовательное проставление согласующих виз на документе, так и одновременная его рассылка для ознакомления и согласования.

Сроки согласование документа, порядок оформления согласующих подписей

Сроки согласования документов определяются в рабочих днях. Как правило, в зависимости от объема документа и сложности представленных в нем расчетов, эти сроки могут варьироваться от одного до пяти дней. Иногда, если документ имеет пометку «незамедлительно» или «срочно», его необходимо будет изучить и согласовать в течение одного рабочего дня. В среднем, для согласования одним из исполнителей достаточно двух-трех дней.

При внутренней форме согласования гриф состоит из указания наименования должности согласующего лица, его собственноручной подписи с расшифровкой и указанием даты согласования документа. Порядок оформления согласующих подписей представлен ниже.

Если у кого-то из должностных лиц, чья подпись должна быть в грифе согласования, есть замечания и предложения, они оформляются на отдельном листе. При этом подпись согласования будет иметь соответствующую отметку, как показано ниже:

Порядок согласования проектов документов определяется локальным нормативным актом с учетом их объемов и значимости. Очередность согласования не имеет большого значения, но целесообразно, чтобы именно служба делопроизводства ставила визу согласования последней, перед тем, как документ будет направлен на утверждение. При этом нормоконтроль служба делопроизводства должна осуществлять независимо от того, для внутреннего или внешнего утверждения и согласования подготовлен проект документа.

Гриф согласования размещается в зависимости от того, останется ли подлинник документа в организации или будет передан в другое учреждение. В том случае, когда он планируется к дальнейшей отправке, согласующие визы проставляются на левом поле последнего листа копии, которая будет храниться в организации. В соответствии с порядком согласования документов в организации, если оригинал документа остается на предприятии, согласующие визы проставляются на обратной стороне последнего листа первого экземпляра оригинала документа.

Способы подчинительной связи следующие: согласование, управление, примыкание

Согласование как способ подчинительной связи

• Согласование - это вид подчинительной связи, когда зависимое слово принимает грамматические формы главного слова, например: красивая картина.

Главным словом при согласовании являются имя существительное, субстантивированное прилагательное или причастие (т.е. перешло в разряд существительных), а также местоимение, существительное, например: приподнятое настроение, студенческая столовая.

Зависимое слово может быть именем прилагательным, местоимением-прилагательным, порядковым числительным или причастием, т.е. такими разрядами слов, в которых категории рода, числа и падежа не являются самостоятельными, например: верное решение, наша встреча.

Управление как способ подчинительной связи

• Управление - вид подчинительной связи, когда зависимое слово употребляется в том косвенном падеже, требующем главное слово, например: писать книгу, щелкать зубами, советовать другу (кому? дательный.падеж);

Главное слово при управлении может выступать в качестве глагола(радоваться встрече), существительного(любовь к людям), прилагательного(достойный сожаления), наречия(недалеко от города), порядковым числительного(первый в классе).

При управлении зависимым словом всегда выступают имена существительные, местоимения-существительные, субстантивированные прилагательные(покрыть снегом,беседа с рабочими).

Примыкание как способ подчинительной связи

• Примыкание - это такой вид синтаксической связи, когда неизменяемое зависимое слово присоединяется к главному по смыслу. Например: Очень мило (как мило?).

Примыкают неизменяемые слова: инфинитив, наречие, форма простой сравнительной степени, деепричастие, некоторые неизменяемые прилагательные(приказ наступать, дверь налево, чуть южнее).

Инфинитив примыкает к глаголу (стараться ответить,приехал погостить), имени существительному (желание помириться), прилагательному(намерен отдохнуть)

Формы сравнительной степени примыкают к глаголу(ответить лучше,бежать быстрее), к существительному(новость поинтереснее, напиток покрепче)

Деепричастия примыкают к глаголу в случаях, когда в них развивается значение наречия(читать лёжа, спать сидя).

Неизменяемые прилагательные типа беж, мини, макси, хинди, миди, клеш и т.д. примыкают к существительным(язык хинди, часы пик).

Следует различать примыкание и управление

• Её обувь – это примыкание (чье?),
• Увидеть его – управление (кого?).

В разрядах местоимений есть два омонимичных разряда. Личное местоимение отвечает на вопросы косвенных падежей, и оно участвует в подчинительной связи – это управление, а притяжательное участвует в примыкании.

• Бежать в магазин – управление,
• Пойти сюда – примыкание.

Важно различать предложно-падежную форму и наречие, т.к могут быть одинаковые вопросы! Если между главным и зависимым словом стоит предлог, то это управление.

Разработка и согласование проектной документации осуществляется по нормам федерального законодательства и Положению №1008 от 27.12.2000 г. В случае ее составления в соответствии с техническими условиями, исходными данными и требованиями, дополнительного представления в структуры, их установившие, для получения разрешения, не требуется. Исключения составляют случаи, предусмотренные в законодательстве и указанном выше Положении. Рассмотрим далее, в каких ситуациях необходимо согласование проектной документации.

Общие сведения

Согласование проектной документации производится ее исполнителем при участии заказчика. В договоре (контракте) может быть установлено иное правило. Согласование осуществляется в рамках вопросов, относящихся к ведению участников подготовки проекта строительства. Процедура проводится по конкретным разделам. По ее результатам выдается лист согласований проектной документации.

Контролирующие структуры

В Положении предусмотрено обязательное утверждение проектной документации следующими органами и должностными лицами:

Дополнительно

Порядок согласования проектной документации на строительство по специальным технологиям предусматривает обязательное ее представление эксплуатирующей организации. В частности, речь идет об объектах спорта, здравоохранения, образования, зрелищных учреждениях и пр. Согласование проектной документации по благоустройству в пределах отведенных под соответствующие цели участков земли, а также функциональное назначение помещений встроенного типа, в случае их приобретения исполнительными госорганами осуществляется с Администрациями районов населенного пункта. В Положении предусмотрены и особые случаи. В частности, при размещении объекта в отсутствие технологических требований и условий либо возможности их подготовки, согласование проектной документации осуществляется с заинтересованными организациями. Их перечень приводится в Приложении Д к указанному Положению.

Продолжительность рассмотрения заявок

Порядок согласования проектной документации предусматривает установление сроков рассмотрения заявок. Он не должен превышать 15 дней с момента поступления. При этом для простых объектов срок не должен быть больше 5 дней. Продолжительность выполнения санитарно-эпидемиологической экспертизы зависит от категории сложности представленного объекта. Срок проведения процедуры находится в диапазоне 7-30 дн.

Специфика оказания услуг

Госорганы по надзору и контролю, а также иные заинтересованные организации не могут изменять условия согласований, предоставленных при предпроектной подготовке объекта. Услуги указанных структур, финансируемые за счет бюджетных средств, не подлежат оплате. К ним в том числе относится экспертиза проектной документации. Услуги в заинтересованных организациях должны оказываться по принципу "одного окна". Отказ в выдаче заключения должен предоставляться единожды в письменном виде. Он должен быть удостоверен подписью уполномоченного лица с указанием замечаний и их обоснованием. Если данные недочеты не приводят к изменениям в проектных решениях, то их необходимо устранять на стадии согласования.

Проверка

В соответствии с Положением №1008 от 27.12.2000 г., экспертиза проектной документации проводится вне зависимости от источников финансирования и форм собственности объектов. В качестве основания для начала проверки выступает представление бумаг, выданных КГА, ЦГСЭН и КГИОП. В процессе экспертизы осуществляется ревизия соответствия проектной и градостроительной документации исходным параметрам, требованиям и техническим условиям, выданным государственными органами по контролю и надзору, а также заинтересованными организациями. В результате проверки осуществляются подготовка и последующая передача заказчику сводного заключения. Его неотъемлемым элементом является акт проведения специализированной экспертизы. При наличии замечаний они включаются в заключение. При этом устанавливаются сроки для их устранения. Заказчику также может быть выдано отрицательное заключение. Оно может быть обусловлено необходимостью провести доработку документации, после чего выполнить повторную экспертизу. Замечания должны быть подготовлены комплексно по всем разделам. В ходе работы по их устранению они не подлежат изменению либо дополнению.

Важный момент

Проектная документация и решения по застройке объектов представляются заказчиком для выполнения специализированной экспертизы до организации и проведения государственной процедуры проверки. Условия передачи бумаг установлены в разделах I.6, III, IV Положения. Услуги уполномоченными структурами должны осуществляться по правилам "одного окна". Длительность выполнения государственной и специализированной проверок определяется в договоре. При этом их продолжительность не должна быть больше месяца. Для простых объектов длительность специализированной и государственной экспертиз сокращена до 15 дней. Исключением является проверка ГУПР и ООС, которая выполняется по положениям ФЗ №174, а также нормативным актам Минприроды. Для объектов, относящихся к категории особо сложных, продолжительность экспертизы допускается увеличить, но не больше чем на 10 дней.

Утверждение

Оно осуществляется различными уполномоченными органами в зависимости от источников, из которых осуществляется финансирование. Так, при проведении строительных работ за счет бюджетных средств процедура входит в компетенцию исполнительных структур власти. Она выполняется после проверки сводной сметы. Расчеты составляются в составе рабочих документов на строительство объекта. В случае проведения мероприятий за счет собственных средств заказчиком, а также с привлечением дополнительного финансирования, указанная процедура им и осуществляется.

Инженерные разделы

Документация, составленная в соответствии с техническими требованиями организаций и ведомств, осуществляющих эксплуатацию сетей или владеющих ими, представляется указанным субъектам на рассмотрение и согласование в случае наличия соответствующих положений в технических условиях. Срок проведения указанных процедур не должен быть больше 20 дней. Инженерные разделы согласовываются только в части исполнения технических условий. Список бумаг, представляемых указанным выше организациям и ведомствам, определен в Приложении Ж к Положению №1008.

Комплектация документов производится в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 21.101-97. Уполномоченные организации и ведомства не имеют права разрабатывать правила по оформлению и формированию пакета чертежей в отступлении от установленных в указанном выше госстандарте. В случае необходимости проведения вскрытия дорожных покрытий улиц для прокладки инженерных коммуникаций, согласование на выполнение необходимых работ выдается специальным отделом Комитета по дорожному хозяйству и благоустройству.
При размещении сетей по территории, которая находится в собственности, необходимо получить разрешение от ее законных владельцев. Совмещенный план по размещению коммуникаций под землей, составленный на этапе формирования рабочей документации, должен быть согласован с соответствующим отделом Комитета градостроительства и архитектуры, ведающим подземными сооружениями.