Служба файловых хранилищ. Единое хранилище документов и данных предприятия промышленного производства Хранилище данных для документов c

ГОУ ВПО «Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева»

Экономический факультет

Специальность «Государственное и муниципальное управление»

Контрольная работа

По курсу: «Основы управления документооборотом»

На тему: «Хранение документов: текущее и архивное»

Выполнила: студентка 207 группы, з/о

Филягина Надежда Сергеевна

Проверил: преподаватель

Белова Юлия Алексеевна

Саранск 2009


1. Текущее хранение документов

Понятие номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конфетные «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д.

В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

Формирование дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается множество, и чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. В депо могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Изъятие документов организации, может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света).

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Одной из главных задач современного промышленного предприятия является повышение эффективности производственных процессов и снижение издержек производства. Важным фактором оптимизации производственных процессов является своевременное обеспечение сотрудников технических и производственных подразделений необходимыми техническими документами и данными.

Решение

Для решения задачи оперативного документационного обеспечения процессов производства корпорация ЭЛАР предлагает комплексное решение «Единое хранилище документов и данных промышленных предприятий», состоящее из четырех компонентов:

  • Единое хранилище для документов и данных
  • Модуль автоматизации процессов разработки, согласования и внесения изменений в техническую документацию
  • Интеграционная платформа, объединяющая пространства различных информационных систем предприятия в единую информационную среду
  • Услуги по наполнению хранилища техническими документами и данными

Структура решения

Для реализации решения используется единый программный комплекс, который обеспечивает хранение, оперативный доступ и защиту информационного массива документов и данных предприятия.

Все компоненты решения соответствуют требованиям международных и государственных нормативных стандартов в части работы с технической документацией.

Этапы внедрения

Система управления единого электронного хранилища документов и данных.

Внедрение ядра системы единого хранилища документов и данных – программной платформы, обеспечивающей надежное централизованное хранение электронных документов , поиск и оперативный доступ к документам и данным. В системе создаются разделы хранилища и разрабатываются индексные карты для различных типов документации – конструкторской, технологической, нормативно-технической и справочной. Реализуется древовидная структура хранения конструкторских и технологических документов в соответствии со структурой изделий. Обеспечивается поддержка версионности хранения технических документов, и осуществляется привязка извещений об изменениях к соответствующим версиям документа. В систему поиска подключаются классификаторы деталей и сборочных единиц. Конфигурируется кодификатор присвоения децимальных номеров документов в соответствии с ЕСКД.


Наполнение хранилища техническими документами и данными

Осуществляется систематизация и индексирование массива электронных технических документов, заполняются индексные карты, после чего документы загружаются в систему хранилища. Для наполнения ресурса хранилища «бумажными» документами проводится экспертиза фондов, осуществляется сканирование, верификация, затем проводится индексирование и загрузка в систему хранилища отсканированных образов (электронных копий) документов. При необходимости обработки текущих поступлений на предприятии организуются специализированные центры обработки документации.


Внедрение модуля автоматизации процессов технического документооборота

Проводится обследование и оптимизация текущих процессов технического документооборота предприятия, по результатам обследования разрабатываются маршруты движения документов, функционал автоматизированных рабочих мест, назначаются ответственные роли, и выделяются группы пользователей. После чего, разрабатываются регламенты организации процессов разработки, согласования и внесения изменений в техническую документацию в информационной системе. Создаются и согласовываются формы извещений об изменениях по ГОСТ 2.503-90, и, если необходимо, реализуются методы согласования документов с помощью средств электронной подписи.


Внедрение модуля интеграционной платформы хранилища

Посредством модуля интеграционной платформы осуществляется интеграция управляющего программного комплекса хранилища с существующими информационными средами. Реализуются функции поиска и работы с документами в привычных для пользователей интерфейсах. Внедряются модули интеграции с CAD-системами, обеспечивающие работу с системой единого хранилища непосредственно из интерфейса CAD-системы. Кроме того, для тех рабочих станций, на которых не установлены лицензии CAD реализуется возможность просмотра документов через встроенный в систему просмотрщик.

Преимущества решения

  • Повышение эффективности производственных процессов за счет организации поиска и предоставления оперативного доступа к массиву технической документации предприятия
  • Увеличение производительности работы технических и производственных подразделений за счет централизованной среды управления техническими документами и данными об изделиях
  • Сокращение времени и трудозатрат на разработку, согласование и внесение изменений в техническую документацию посредством автоматизации процессов технического документооборота
  • Гарантия безопасного хранения электронных документов и данных
  • Создание единой информационной среды предприятия с помощью интеграционной платформы

Внедрение решения «Единое хранилище документов и данных промышленных предприятий» позволит оптимизировать производственные процессы и упростить сертификацию предприятия на соответствие международным стандартам менеджмента качества ISO серии 9000.

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефона

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

  • Семантика ,
  • Анализ и проектирование систем
  • Иногда очень хочется быстро найти нужный файл. С учетом того, что файлов - сотни тысяч, а ты не знаешь ни его названия, ни содержания, ни типа - ничего. Зато приблизительно знаешь категории. И хочется его быстро вычислить и сразу же отредактировать и записать.
    На сегодня удобных кросс-платформенных open-source файлопомоек с прямым доступом к файлам - НЕТ .
    Далее речь пойдет не о медиабиблиотеке и не о semaweb - а о простой и удобной системе управления громадной файлопомойкой с прямым доступом к файлам.

    1. ТЗ

    Британские ученные Практика показала, что даже в небольшой фирме на пару десятков пользователей может скопиться не один десяток (а то и сотни) тысяч файлов - самого разного содержания и формата. И найти в этом бардаке хозяйстве файл бывает настолько трудно, что проще сделать всё заново.
    Проблема поиска возникла сильно не сегодня (Чехов свидетель) - но пока не решена.
    Нюанс в том, что в данном случае «найти» - это не в терминах поисковиков или Проводника - а в терминах человеческих. Человек на знает слова, которые он ищет - он знает понятия. А с понятиями (семантикой) у поисковых машин и файломанагеров туго. Ибо нормальный пользователь не ищет “\\server\public\Входящие\Договоры\Клиенты\Рога и Копыта\Договор Рога и копыта с Ромашка на поставку.doc” - он ищет “Какой-то договор примерно в прошлом месяце с нашим любимым клиентом примерно на два лимона”. И найдет он его (если повезет) в “\\server\private\секретарша\Исходящие\ООО “Ромашка”\Коммерческие предложения\Копыто\Как они меня уже достали.xls”.
    В ситуации “они сами не знают, чего хочут” (Зощенко) надо дать человеку выбор (что и пытаются делать поисковики, но пока что безуспешно). Т.е. я не знаю тип документа - у меня перед глазами возможные типы. Я не помню точное название фирмы - у меня список фирм. И т.д. Поэтому это уже не поиск - а фильтр.
    Итак - допустим у меня есть 100500000 файлов (от прона до чертежей AutoCAD) - и я хочу быстро и удобно:
    1. «вычислить» (отфильтровать) файл по неким признакам, которых физически в самом файле нет,
    2. открыть (не скачать и открыть его копию - а открыть именно его),
    3. изменить - и записать (не закачать назад - а именно записать - ^S).
    Итого - нам нужна система, которая:
    • Работает
    • Кросс-платформенное (Windows, Linux, Mac OS)
    • Фильтры
    • Прямой доступ (открыть и записать)
    • Интеграция (интегрированность в окружение рабочего стола - как следствией п.4)
    • Многопользовательское
    • Internet (доступ из любой точки мира)
    • Open source

    2. Кто виноват

    Что мы имеем на сегодня:
    2.1. FS
    Речь идет о файлопомойке в виде развесистого дерева папок и файлов на локальной/удаленной файловой системе. Этот вариант имеет одно крупное достоинство и один крупный недостаток:
    • - Полное отсутствие фильтров.
    • + Встроенный кросс-платформенный прямой доступ к файлам.
    Конечно - иерархическое построение можно с натяжкой назвать “фильтром”. Но именно с натяжкой. Ибо если один человек положил файл в “\\server\public\ООО Ромашка\Договора\На поставку” - а другой ищет его в “\\server\public\Юротдел\Исходящие\Ромашка” - то это ни разу не соответствует ассоциативному мышлению человека. На само деле этот файл должен быть “Юротдел” И “Исходящие” И “Ромашка” И “Договор” - причем не в таком порядке, а одновременно. А вот одновременно текущие файломанагеры не обеспечат.
    2.2. Web
    Тысячи их. Отвечает всем требованиям, кроме двух:
    • - Прямой доступ к любым файлам (Гугледокс и MS Live - это хорошо - но что делать людям с AutoCAD и SmetaWizard?)
    • - Интеграция (как следствие)
    Т.е. частичный доступ
    2.3. All-in-one
    IBM Domino, MS SharePoint, MS Exchange. Это такое “вещь в себе”, которое пытается своими средствами порешать недостатки существующих технологий.
    • + Работает
    • + Фильтры
    • + Прямой доступ
    • + Многопользовательское
    • + Internet
    • - Не кросс-платформенное
    • - Не интегрировано
    • - Не open source
    2.4. Semantic FS
    Nepomuk, WinFS, ReFS etc. При всем уважении я их вживую работающими не видел, поэтому - не рассматривается наряду с другой экзотикой.

    3. Что делать

    Если кратко - вешаться использовать web-интерфейс для управления файлами и давать ссылку прямого доступа к файлам.
    С ссылками всё очень просто - особо не развернешься. Если исходить из кросс-платформенности - то вариантов (из тех, что не требуют специальных приседаний) аж 3: http://, ftp:// и file:// (больше венда нормально не понимает). При этом метаданные файлов можно организовать как угодно - от простых тегов до semaweb-наворотов. А вот с ссылками надо подумать.
    3.1. HTTP
    Только чтение. В смысле - дать ссылку http:// можно - и даже можно скачать, открыть и изменить. Но залить точно туда же - не получится. Комбинацией ^S по крайней мере. Из любого приложения под любой платформой.
    3.2. FTP
    Наверное можно каким-то образом скрестить веб-интерфейс со ссылками на файлы в ftp. Но гарантированно обеспечить целостность информации в базе метаданных и в ftp-хранилище довольно сложно - это два совершенно отдельных сервиса. Вмешаться в работу ftp-сервера - очень тяжело, а писать свой ftp-сервер…
    Отставить.
    3.3. file://
    Откровенный костыль. Т.е. можно как-то замапить удаленный ресурс на локальный по какому-то из интернет-протоколов - и даже будет работать. Но выглядит эта конструкция слишком феерично.
    3.4. WebDAV
    А вот тут всё очень интересно. Как такового - “стандартного” сервера WebDAV нет. Зато все распространенные ОС/DE поддерживают WebDAV (как клиенты) из коробки и множеством способов. При этом можно написать свою собственную WebDAV на стороне сервера (не веб-сервер - а только обработку http request) и вытворять буквально чудеса.
    Теоретически, конечно…
    Updated: после месяца секаса с Windows XP можно сказать, что WebDAV «искаропки» оно поддерживает чисто номинально .

    4. А при чем здесь Django?

    При том, что демонстрация этой идеи (Web UI + WebDAV) использует как раз Django (более точно - это небольшой комплект из Apache, mod_dav, Django и программки, сделанной на скорую руку специально для этой статьи). А дабы внимательный читатель внимательно дочитал - ссылка на демо - где-то в тексте:-)
    Демонстрируется, в частности, управление файлами через web (поле «comment» для файлов) - и прямой доступ к файлу прямо из веб-страницы.
    Хотелось, конечно, получить полное турбо от WebDAV - но внезапно оказалось, что из тысяч реализаций WebDAV-провайдера на python - оба (wsgidav и pywebdav) довольно сложно встроить в своё веб-приложение (если вообще возможно, т.к. это не WebDAV-провайдеры, а именно серверы). Пришлось читать буквы и начинать лепить свой велосипед. Букв довольно много, в одиночку дело идет медленно, поэтому приглашаю желающих к совместной разработке.
    Слайды .

    5. Комментарии

    Linux
    Konqueror с webdav:// работает отлично. Правда - только приложения KDE или же адаптированные к нему (libreoffice-kde) - по крайней мере при работе не в KDE. Т.е. интеграция тут только частичная (Пользователи LibreCAD, JuffEd и других не KDE приложений вынуждены сосать лапу.).
    Epiphany с dav:// - аналогично (s/KDE/GNOME/). Хотя гном с WebDAV работает похуже, чем кеды.
    Mac OS
    Не тестировалось
    Windows
    Т.к. на хабре применение обсценной лексики не приветствуется, то резюме будет краткое - всё очень плохо. Об “особенностях” взгляда Microsoft на WebDAV, HTTP и XML можно написать книгу.
    Но при определенном положении звезд кое-что кое-как кое-когда таки работает.
    Хотя, возможно, апачевый mod_dav не слишком совместим с Windows ;-)

    6. Резюме

    Вся эта стройная система костылей и подпорок работает, но не фонтан. В любой ОС (клиента). Т.е. на текущий момент ОС/DE не вполне готовы к полной интеграции веб-приложений с десктопом (так, чтобы прозрачно и всегда).
    Но жизнь на Марсе всё-таки есть!

    Служба файловых хранилищ (DIRECTUM File Storage Services) — это система хранения документов в электронном виде, которая обеспечивает:

    • надежность хранения документов;
    • конфиденциальность и разграничение прав доступа;
    • отслеживание истории использования документа;
    • удобство и скорость поиска.

    Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами, у которых есть структурированное описание (карточка документа). Например, текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы.

    Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система DIRECTUM решает широкий круг задач, связанных с организацией электронного документооборота.

    Особенности и преимущества системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

    • Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;
    • Организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;
    • Использование любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.);
    • Автоматическое создание документов, имеющих определенный заданный вид на основе заранее составленных шаблонов («Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение»);
    • Сортировка архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий или устаревший документ), с возможностью визуального отображения каждой из категорий;
    • Работа с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему;
    • Реализация в системе управления архивом документов механизма, предотвращающего проблемы при одновременном доступе нескольких пользователей к одному документу;

    И, наконец, важнейшим преимуществом программы для работы с электронными архивами документов является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа; шифрованием электронных документов; протоколированием всех действий пользователей; наличием электронной подписи (ЭП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ и ФСТЭК.

    Подходы DIRECTUM к организации хранилищ

    Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. DIRECTUM предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.

    Известно, что после 2-3 лет работы в системе документооборота около 50% документов перестают использоваться или используются реже одного раза в год, а с течением времени доля редко используемых документов постоянно увеличивается.

    В DIRECTUM документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.

    При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.

    Время восстановления системы

    Обеспечение непрерывности бизнеса — важная задача всех систем управления. Выход из строя корпоративной системы даже на несколько часов может привести к огромным убыткам.

    Благодаря использованию нескольких хранилищ разных типов уменьшается вероятность выхода из строя всей системы одновременно, резко снижаются косвенные и прямые затраты. Снижение прямых затрат связано, в первую очередь, с возможностью использования более дешевого оборудования для архивных данных. Снижение косвенных затрат объясняется меньшим временем восстановления системы после сбоя — за счет вынесения архивных данных из хранилища SQL-сервера увеличивается скорость ее восстановления и скорость включения пользователей в работу. Восстановление остальных частей системы может производиться уже в фоновом режиме. После накопления критической массы документов полное восстановление при использовании нескольких хранилищ происходит быстрее, чем при использовании одного хранилища за счет малой вероятности их одновременного отказа и возможности параллельного восстановления.



    Просмотров