Работа с документами в любой организации строится. Организация работы с документацией

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба документационного обеспечения управления (ДСУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретериат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с отметкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные - подразделения или конкретным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

2.2 Регистрация и организация рационального движения документов внутри организации; индексация документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.Однако не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, дан в приложении 47.

Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документы входят:

Порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

Индекс по номенклатуре дел.

Например, 218/08-17

Где – 218 – порядковый регистрационный номер, -08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация, например, приказ №28, протокол №3, акт №7. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеки.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих документов); индекс поступления документа (для входящих документов; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием. Образцы регистрационных журналов и карточек приведены в приложениях 48 и 49.

Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

2.3 Обработка исполненных и отправляемых документов. Исполнение документов.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке, типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов. Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения, запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

2.4 Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получение прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность.

Информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, является его собственной или частной информацией. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность. Обычно выделяется два вида собственной информации: техническая (технологическая): методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, химические формулы, рецепты и т.п.; деловая стоимостные показатели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т.п.

Ценную деловую конфиденциальную информацию, как правило, содержат: планы развития производства; деловые планы; планы маркетинга, бизнес-планы; списки держателей акций и другие документы.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя. Особенность конфиденциального документа в том, что он представляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты. Конфиденциальный характер включенной в документ информации обозначается грифом ограничения доступа к документу, который инициирует выделение его из общего потока и обработку в автономном специальном режиме. Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет собой служебную отметку (реквизит), который проставляется на носителе информации или сопроводительном документе. Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации: первый, низший и массовый уровень - грифы «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»; второй уровень - «Коммерческая тайна. Строго конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Конфиденциально-Особый контроль».

На практике может использоваться также одноуровневая система грифования (грифов только первого уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по значимости гриф - «Коммерческая тайна особой важности». Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа - «Лично», "Только адресату» и др. На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться гриф (штамп, надпись), предполагающий особое внимание к сохранности такого документа («Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и т.д.).

Гриф конфиденциальности присваивается документу: исполнителем на стадии подготовки проекта документа; руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы на стадии согласования или подписания документа; адресатом (получателем) на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.

Изменение грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. После снятия грифа документ передается в службу открытой документации фирмы. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям. Любая предпринимательская деятельность всегда связана с созданием, использованием и хранением значительных объемов информации и документов, представляющих определенную ценность для фирмы и подлежащих обязательной защите от различных видов угроз. С этой целью на носителе информации обозначается гриф ограничения доступа, который относит этот носитель к категории защищаемых конфиденциальных документов и инициирует включение по отношению к нему системы защитных мер.

2.5 Систематизация документов. Номенклатура дел.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Хранение документов проводится в службах ДОУ, и других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта группировка документов носит название «формирование дел». Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы. Примерные и типовые номенклатуры дел имеют большое значение для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда России. Примерные и типовые номенклатуры дел могут конкретизировать перечни документов с указанием сроков их хранения. Особенно целесообразно составление примерных (типовых) номенклатур дел для групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая - выборочного приема документов в состав государственной части Архивного Фонда России. Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел - нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана. Примерные номенклатуры дел в отличие от типовых носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Государственной архивной службы на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба документации; ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях организации. В структурных подразделениях номенклатуры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию лицами с привлечением ведущих специалистов. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций. При этом изучаются положения (устав) организации, положения ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации. В нее также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.). Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом, ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дед организации. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме, (см. приложение 50).

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

Номер структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

Порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 "Количество томов" заполняется по окончании календарного года. В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе "Примечание" проставляются отметки: о не заведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По скончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 51)

Пример составления номенклатуры дел дан в приложении 52.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: "Документы по управления" (акты, справки). Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: "Протоколы производственных совещаний предприятия "ИнтерТур" за 2003 год". Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: "Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 2004год". Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: "Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции". Группировка документов за какой-либо предельный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: "Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях". Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия, В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку "В дело". Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2003 год, составленный в 2002 году, должен быть отнесен к 2003 году, а отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, к 2003 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса

В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел. В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию.

Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года. Составленные в каждом структурном подразделении организации номенклатуры дел визируются ее руководителем. Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим службу ДОУ). Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). Номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр служит в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все экземпляры, кроме первого, могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами Архивной службы.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность).

В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Классификационная схема министерств, ведомств, других организаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и подразделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управления министерства, ведомства и т.д.) оформляется на общем бланке; в качестве заголовка указывается делопроизводственный год. Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел: организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация; документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности; документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности; документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации-фондообразователя. Так, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела, с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации. Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов. Поэтому при большом объеме документов, относящемся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел (приложение 51-52).

На основании номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации, при этом оформляется титульный лист или используется общий бланк организации.

2.6 Архивные фонды.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимости от категории организации и вида документов: документы федеральных органов государственной власти, генеральной прокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - в течение 15 лет; документы органов государственной власти и прокуратур краев, °областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организаций краевого и областного подчинения ~ в течение 10 лет; документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет; записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет; документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, - в течение 10 лет; научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет; конструкторской документации - в течение 15 лет; проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет; телеметрической документации - в течение 5 лет; кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм- не более 3 лет со времени изготовления; фотодокументы - в течение 3 лет; документы на машинных носителях - в течение 5 лет. Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.

В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации; религиозных объединений и организаций; негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов. В случае ликвидации негосударственных объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора. Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сроками хранения более трех лет.

2.7 Состав архива и формирование архивной документации.

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценностей документов. Архив предприятия создаётся для долговременного хранения документов. Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве-3 года, но ряд предприятий сократили этот срок до 2-х лет и 1 года.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), назначаемая приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек. Примерный состав ЭК: заместитель директора, ведущий специалист (юрист), и секретарь-референт. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия. Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 53. В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: документы, предназначенные для архивного хранения, документы, подлежащие уничтожению, документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55).

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см. приложение 44); составление заверительной надписи дела (см. приложение 45); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение 56).

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле; на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; переплести дело или прошить его в 4 прокола; дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив); дела по основной (производственной) деятельности. На каждую группу дел создаются отдельные описи. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, куда в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включённых в группу. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Прием-передача дел на архивное хранение производится секретарем-референтом и архивистом. Вместе с делами на архивное хранение предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включённых в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин и не менее чем 2 работниками предприятия.

Документы, передаваемые в архив, делятся на документы долговременного хранения (документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор и т.д.) и на документы временного хранения (до 10 лет включительно).

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Санкт – Петербургская государственная лесотехническая академия

имени С.М.Кирова

Реферат

Выполнила: студентка ФЭУ, 1курса, з/о,

(ускоренное) гр. №__________

№ специальности 080109

№ зачётной книжки 66729

Королева Анна Михайловна

Проверил:

Санкт – Петербург

2006-2007 уч. год

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ......................................... 3

1.1. классификация документов......................................................... ..................3

1.1.1. Общая схема классификации документов.................................. .................15

1.2. унификация документов .....................:.......................... ............ ................17

1.3. структура и объем документооборота ...................................... ..............18

1.3.1. Прием и обработка входящих документов.................................... .............19

1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих

регистрации службой ДОУ....................................................................................19

1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция).............................20

1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами..............................21

1.3.5. Работа с внутренними документами..................................................... ......22

1.3.6. Регистрация документов...............................................................................23

1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами - это создание оптимальных усло­вий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение (табл.1).

Таблица 1

Виды работ с документами

Операции делопроизводства

Группы документов

внутренние

исходящие

входящие

Делопроизводство

Документирование

Составление проекта документа

обязательно

обязательно

не используется

Согласование проекта со специалистами

возможно

возможно -

ие используется

Проверка правильности оформления документа

обязательно

обязательно

не используется

Подписание (утвержде­ние) документа руково­дителем

обязательно

обязательно

не используется

Регистрация

возможна

обязательно отправка

возможна разметка

Составные части дело­производства

Операции делопроизводства

Группы документов

внутренние

исходящие

входящие

Делопроизводство

Организация работы с документами

Контроль исполнения

возможно

возможно

возможно

Исполнение документов

обязательно

возможно

возможно

Формирование дел

обязательно

обязательно

обязательно

Текущее хранение," и использование

обязательно

обязательно

обязательно

Передача на архивное хранение

ВОЗМО»Ц}0

возможно

возможно

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

возможно

не использу­ется

возможно

Уничтожение документов

возможно

возможно

возможно

1.1 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документа­ми, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наибо­лее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

· административная;

· статистическая;

· коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система до­кументирования.

Административная система документирования по видам документов де­лится на:

1. Организационно-распределительную (ОРД) -

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно-информационную -

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

3. По личному составу -

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.

3.3. Заявления.

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответствен­ности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделе­ний и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного ап­парата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

· обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

· повышение оперативности работы с ними.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

Основной признак классификации - содержание документа.

1.1.1. Общая схема классификации документов (схема 1)

Схема 1

	организационно-распорядительные
	справочно-информационные
	по личному составу
	индивидуальные
	трафаретные
По происхождению	официальные
По месту происхождения
	внутренние
По срокам хранения	постоянно
	свыше 10 лет
По гласности	секретные (ДСП,
	сов. секретно, конфиденциально)
	несекретные
По средствам фиксации	рукописные
	машинописные
	графические
	звуковые
	фотокинодокументы
По стадиям	оригиналы (подлинники)
	черновики
По срочности
	несрочные

Для классификации документов в пределах одного учреждения состав­ляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются на­звания структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

При составлении классификатора могут быть использованы номенкла­туры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел по­стоянного и временного хранения.

Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы соз­даются в учреждении для осуществления его функций.

Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

1.2. УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования до­кументов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, раз­работка единых форм и правил их составления, оформление и создание тра­фаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентич­ные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (посто­янные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафа­реты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на со­ставление.

Широкое распространение получили анкеты, например, "опросный лист для получения сведений". Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анке­тирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, уволь­нению работников организации) и докладных записок.

1.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки"*.

Движение документов в организации не может быть случайным, хаотич­ным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстро­та перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с до­кументами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования, предъявляемые к документообороту:

· прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов ис­ключены);

· распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

· оперативное перемещение документов;

· единообразие маршрута движения документов и технических опера­ций с ними, однократность каждой операции.

Движение документов во всех случаях отражает организационную струк­туру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

v поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих ор­ганов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справ­ками, письмами, актами и заявлениями граждан);

v отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вы­шестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным уч­реждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

v внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наибо­лее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

1.3.1. Прием и обработка входящих документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:

Ø прием и обработку документов;

Ø рассмотрение документов руководителем (резолюция);

Ø регистрацию документов;

Ø исполнение документов;

Ø контроль исполнения документов;

Ø текущее хранение и использование документов;

Ø передачу на архивное хранение.

__________________

*ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе­ния. - М., 1984. - С. 4.

Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный отдел.

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную кор­респонденцию возвращают в почтовое отделение.

Не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общест­венными организациями.

Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение доку­мента, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистра­ции в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в из­вестность корреспондента.

Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда есть необходимость хранить конверт для определения адреса отправителя, даты отправки и получения документа. Сохраняют также кон­верты писем граждан.

На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню нерегистрируемых документов (у каждой организации свой перечень).

1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ*

Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1) письма, присланные в копии для сведения;

3) первичные документы бухгалтерского учета;

4) учебные планы, программы, копии;

__________________________

* Документы, указанные в п.. З, 4, 6, 9, 13, учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.

5) месячные, квартальные и другие отчеты;

6) формы статистической отчетности;

7) сообщения о совещаниях, заседаниях;

8) поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10) телеграммы и письма о разрешении командировок;

11) научные отчеты по темам;

12) прейскуранты;

13) нормы расхода материалов.

Документы распределяют на группы:

¨ документы, адресованные руководству, или без указания структурно­го подразделения;

¨ предложения, жалобы, заявления граждан;

¨ документы, адресованные структурным подразделениям.

Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хо­рошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязан­ностей руководителей и специалистов.

Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные доку­менты по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, за­явления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.

Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с раз­ным назначением:"К исполнению", "Срочно" и т.д. Удобно для этого исполь­зовать папки разных цветов.

Документы, не требующие принятия решения руководством, распреде­ляют по структурным подразделениям согласно характеру вопросов.

В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сорти­ровку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении", которая включает дату поступления и номер.

На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в пра­вом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.

1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.

Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (кон­тракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководите­лю вместе с поступившими документами.

Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступле­ния их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. В резолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затем проставляется дата и подпись руководителя.

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резо­люции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого доку­мент передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).

Схематично работу с входящими документами можно представить в ви­де следующей блок-схемы (рис.1).

Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов

1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов со­стоят из следующих операций:

¨ составление проекта документа;

¨ согласование проекта;

¨ проверка правильности оформления документа;

¨ подписание;

¨ утверждение (если необходимо);

¨ регистрация корреспонденции;

¨ отправка документа адресату;

¨ подшивка второго экземпляра в дело.

Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководи­тели или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Ини­циативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, ру­ководителями заинтересованных структурных подразделений, другими орга­низациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согла­сований должно определяться деловой необходимостью.

Согласованный проект документа представляют руководителю органи­зации или структурного подразделения для подписания вместе с материала­ми, на основании которых проект готовился.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель прове­ряет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформ­ления, наличие необходимых реквизитов. Не правильно оформленные доку­менты возвращают исполнителям на доработку.

Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспеди­ционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сорти­ровку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, про­ставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое от­деление.

При необходимости составитель документа указывает вид отправления -заказное письмо, нарочным и т.д.

Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные доку­менты передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Пер­вый, подписанный, экземпляр направляют адресату, второй (отпуск) - поме­щают в дело.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть воз­вращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).

1.3.5. Работа с внутренними документами

Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформ­ления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

¨ составление проекта;

¨ согласование;

¨ проверка правильности оформления;

¨ подписание;

На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

¨ передачу документа исполнителям;

¨ исполнение документа;

¨ контроль исполнения документа;

¨ подшивку исполненного документа в дело.

1.3.6. Регистрация документов

Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию.

Регистрация документа включает:

¨ проставление даты;

¨ проставление регистрационного номера;

¨ запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Главное назначение регистрации документов:

¨ придание им юридической силы;

¨ подтверждение факта их создания;

¨ подтверждение факта их поступления или отправления;

¨ создание регистрационно-справочного аппарата;

¨ давать количественные характеристики документам. <

Цель регистрации документов:

¨ контроль;

¨ быстрый поиск.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исключа­ется повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового номера при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из одной базы данных в другую.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел. К ин­струкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.

Классификаторы информации, используемые при регистрации:

¨ номенклатура дел;

¨ классификатор корреспондентов;

¨ классификатор структурных подразделений учреждения;

¨ классификатор руководителей и специалистов;

¨ классификатор видов документов;

¨ классификатор вопросов деятельности организации.

В конкретных организациях состав классификаторов может быть до­полнен.

Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на до­кументе проставляют номер (см. реквизит "Регистрационный номер документа") и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).

Поступившим ответным документам новый номер не присваивают. Факт их поступления фиксируют в зоне "Отметка об исполнении" регистрацион­ной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваи­вают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу ини­циативного документа.

Номер ставят в регистрационном штампе на документе и в регистраци­онной форме учета.

Номером документов, формируемых в дела только по названиям и авто­рам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.), служат порядковые номера в пределах регистрируемого массива за год.

Номером документов, формируемых в дела по вопросам, корреспонден­там, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенкла­туре дел, который и определяет место хранения документа.

Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав докумен­тов организации, распределение функций между структурными подразделе­ниями, разделение обязанностей между руководителем и его заместителями.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Организация работы с документами

Работа по оформлению и изготовлению документов, обработке поступающих и отправляемых документов, контролю за их исполнением, хранению исполненных и находящихся на исполнении документов, а также по выдаче справок называется делопроизводством .

Правильная организация делопроизводства обеспечит чёткое и быстрое выполнение операций по приёму и отправке документов, своевременное доведение их до исполнителей, систематический контроль за исполнением поставленных в документах вопросов и принятых по ним решений, а также позволяет быстро навести справки по документам, хранящимся в текущих делах и в архиве предприятия или учреждения.

В любой организации (на предприятии) совершают движение много разнообразных документов по различным маршрутам, что даёт представление о документообороте.

Документооборот – установленная или сложившаяся последовательность прохождения документа с момента его создания и до отсылки с предприятия или сдачи на хранение.

Главными показателями, характеризующими документооборот, являются:

· количество инстанций , которое проходят документы в процессе оперативной работы с ними;

· время , необходимое для их прохождения.

Правильная организация документооборота характеризуется наименьшим числом инстанций и быстротой прохождения документов.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация и учёт документов. Включает следующие работы:

· порядок обработки поступающих документов;

· порядок обработки отправляемых документов;

· передача документов внутри организации;

· учёт количества документов;

· информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами;

· правила регистрации и индексирования документов.

1 Порядок обработки поступающих документов . Документы, поступающие в организацию, в том числе и созданные с помощью вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения (или секретарю руководителя организации) или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочерёдно или одновременно в копиях. Подлинник передаётся ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

2 Порядок обработки отправляемых документов . Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией либо секретарём руководителя организации.

3 Передача документов внутри организации . Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется специальным звеном (диспетчерской группой) или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

4 Учёт количества документов . Такой учёт должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. При подсчёте количества документов за единицу учёта принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учёт создаваемых копий документов.

Подсчёт количества машиночитаемых документов осуществляется по учётным карточкам и журналам учёта работы вычислительного центра. Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами . В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

6 Правила регистрации и индексирования документов . Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (журнале).

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по кадрам, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчёты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация специальных документов, обслуживающих конкретные функции управления, проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения и т.д.

Распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, регистрируются в службе документационного обеспечения.

Организация контроля за исполнением документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:

· постановку документа на контроль;

· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

· учёт и обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступающих из других организаций, – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утверждённой по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 №1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

· выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

· регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

· сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях;

· снятие документов с контроля по указанию руководителей;

· формирование картотеки исполненных документов.

Наряду с контрольными картотеками исполнения документов в ряде организаций используются автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД). Специальная группа (отдельный исполнитель), занимающаяся контролем исполнения документов в организации, периодически (один раз в неделю) передаёт на ВЦ информацию о внешних и внутренних документах и после обработки на ВЦ по разработанной программе раздаёт подразделениям-исполнителям машинограммы с указанием вида документа, исполнителя, срока исполнения (начало и окончание).

Ежемесячно по подразделениям-исполнителям составляется итоговая машинограмма для отчёта руководителям по исполнительской дисциплине на совещании у руководителя организации. При наличии неисполненных подразделением документов в указанные сроки (коэффициент исполнительской дисциплины К ид ниже единицы) применяются экономические и административные санкции.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, отслеживает правильность формирования дел – группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и её структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

· помещать приложения вместе с основными документами;

· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Объём дела не должен превышать 250 листов.

Оказывает особое влияние на качество функционирования управленческого аппарата, а также формирование и служащих. Чем профессиональнее ведется работа, тем успешнее деятельность предприятия в целом.

Внутренний документооборот любого предприятия включает в себя различные мероприятия по подготовке, сопровождению, заполнению, копированию, передаче деловой информации. Как показывает практика, порядка семидесяти процентов всего времени служащие тратят именно на эти мероприятия. Следует сказать, что с документами приобретает все большее значение. Сегодня эта деятельность считается одним из основных факторов конкурентоспособности современного предприятия.

Организация работы с документами предполагает особый подход к получаемым и обрабатываемым деловым данным, координацию процессов формирования и изменения распространения информации. Грамотная организация работы с документами уменьшает время на поиск, увеличивает точность, своевременность данных, исключая избыточность.

С учетом многолетней практики было выработано три основных вида работы с документацией: смешанный, децентрализованный и централизованный.

Последняя форма предусматривает сосредоточение разнообразных имеющихся операций по структурированию в ведение единственного подразделения на предприятии. Таким подразделением может являться общий или кадровый отдел, канцелярия и прочее. Ведение документации может осуществлять и один человек, являющийся секретарем. В любом случае в обязанности подразделения или одного служащего будет входить осуществление полного цикла мероприятий по обработке документации с момента получения до передачи в архивный отдел. Эти мероприятия предполагают прием, обработку деловой информации, регистрацию, хранение, контроль над исполнением, отправку, справочно-информационные операции, систематизацию перед передачей в архив.

Централизованная организация работы с документами считается наиболее рациональной, а в связи с этим, и более предпочтительной. В особенности это актуально на небольших предприятиях. При использовании данного метода систематизации документации значительно снижаются затраты на мероприятия по обработке информации. Кроме того, существенно улучшается служащих. При такой форме организации документооборота наиболее эффективно работает оргтехника, достигается единство в методической и управленческой деятельности, связанной с обработкой документации.

Противоположной централизованной системе является децентрализованная схема. В этом случае для каждого подразделения формируется своя служба по работе с документацией. В этих подразделениях все операции осуществляются автономно. Децентрализованная система более характерна для тех учреждений и организаций, которые отличаются разобщенным в территориальном смысле аппаратом. Кроме того, данная система работы подходит и для тех предприятий, документирование в которых отличается некоторой спецификой (например, имеет место необходимость в обеспечении защиты информации).

Наиболее распространенной, между тем, формой является смешанная система. В этом случае определенная часть из всех операций (как правило, по приему и обработке отправляемых и принимаемых документов, хранение, тиражирование) осуществляется в центральном подразделении. В структурных отделах предприятия при этом осуществляется деятельность по печати (созданию), систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив.

Выбор той или другой схемы работы с документацией осуществляется в соответствии со структурой самого предприятия.

Процесс внутреннего документооборота предприятия отнимает у сотрудников примерно 70 % служебного времени. Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне. Налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности.

Вы узнаете:

• Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами.
• Что собой представляет процесс документирования и работы с документами.
• Как организовать работу с входящими, исходящими и конфиденциальными документами.
• Чем может грозить неправильная организация работы с документами.

Перечислим разделы, входящие в состав инструкции по делопроизводству, и их основное содержание.

1. Раздел «Общие положения» предусматривает:

• информацию о документах, которые регулирует инструкция (только секретные, все подряд и др.);
• ответственность за невыполнение правил;
• назначение подразделения, обеспечивающего единый документооборот во всех структурных единицах компании.

1. Тематические разделы вначале описывают процессы составления и оформления документации, затем определяют:

• виды документов;
• порядок оформления приложений и копий;
• правила подготовки и согласования нормативов;
• регламент использования документации исполнителями;
• порядок размножения документов, применения бланков строгой отчетности и печатей.

Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства.

1. Раздел «Документооборот» определяет основной порядок организации работы с документами:

• прием поступающей (входящей) документации;
• отправление исходящей документации;
• основные инстанции документооборота;
• учет его объема;
• процедура движения документов между организационными единицами.

1. Раздел «Регистрация документов» отображает:

• способы регистрации внутренних, входящих и исходящих бумаг;
• сроки их оформления;
• правила индексации документов.

1. Раздел «Организация справочной работы с документами» содержит:

• принципы справочно-информационной работы в организации;
• описание справочных массивов (электронных баз, картотек и др.);
• порядок классификации и систематизирования справочных данных;
• методику поиска информации.

1. Раздел «Контроль над исполнением документов» поясняет, как:

• устанавливать категории непременно контролируемых документов;
• ставить важные бумаги на контроль;
• применять методики контроля (бланки контрольных карточек, пометки на документах);
• устанавливать обязанности исполнителей;
• подытоживать данные контроля исполнительской дисциплины и сообщать их руководству.

1. Раздел «Оперативное сохранение документов» показывает, как:

• обеспечивать сохранность документации делопроизводителями и другими подразделениями организации;
• установить ответственных за хранение важных бумаг;
• формировать дела для некоторых групп документации;
• создавать и пользоваться номенклатурой;
• приводить дела в систему.

1. Раздел «Оформление документации для сдачи в архив» описывает:

• какие документы уничтожаются, а какие передаются на хранение;
• порядок подготовки дел к архивации;
• правила составления описей и оформления дел;
• процедуру передачи документации в архив.

Содержимое инструкции по делопроизводству (далее ИПД) обусловлено регламентом деятельности предприятия и организацией работы с внутренними документами. Поэтому в нее могут входить не все тематические разделы либо, наоборот, присутствовать полезные дополнения. Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, правила обработки документации с грифом ДСП, технические аспекты обеспечения подготовки документов.

Кроме того, ИПД может включать специальные приложения со справочной информацией, оттисками печатей, схемами (рисунками), списком контрольных документов.

Процесс документирования и организации работы с документами

Организация работы с документами на предприятии требует обеспечения оптимальных условий для любых видов обработки бумаг – от их получения (создания) и до передачи в архив (уничтожения).

Полный цикл перемещения документов внутри компании с момента появления и до конца срока действия (отправки) создает внутренний документооборот.

Все действия с локальными деловыми бумагами можно выстроить в технологическую цепочку:

• принятие входящей корреспонденции и ее предварительная систематизация (разметка) секретарем;
• регистрация документации и подача руководителю на ознакомление;
• визирование начальником каждой деловой бумаги с указанием принятого решения и передача их исполнителям;
• реализация заданий, указанных на документах; контроль над их исполнением; подшивка образовавшихся в ходе этого бумаг в дело; применение документации в информационно-справочной работе;
• установление сроков хранения, которые предусматривают дальнейшее использование документов, передача их на архивное хранение или уничтожение.

Документооборот организации включает в себя три группы документации:

• поступающая извне (входящая);
• внутренняя (локальная);
• исходящая (отправляемая за пределы предприятия).

Каждая группа обладает своими нюансами обработки и передвижения.

Деятельность по реализации и контролю над исполнением официальных бумаг распространяется на входящие и внутренние документы, в виде исключения затрагивая исходящие. Начиная с этапа составления дел, все документальные группы проходят одинаковую процедуру, помимо входящей корреспонденции, которая хранится не более года и в архив не передается (за редкими исключениями).

В основу результативной организации работы с официальными документами заложена четкая дифференциация функций и, соответственно, обязанностей между сотрудниками предприятия, установленных должностными инструкциями.

Чтобы утвердить общий порядок составления и обработки документации в компании, составляется инструкция по делопроизводству, которая содержит шаблоны типового оформления официальных бумаг и нормы по работе с ними.

На рисунке изображен процесс организации работы с документами в виде элементарной блок-схемы.

Процедура подготовки и согласования локальной документации практически не отличается от составления исходящей корреспонденции и предусматривает аналогичные операции (кроме направления адресату).

Регистрация может применяться для документов любых групп и в первую очередь для входящих (в основном организации не практикуют регистрацию внутренних бумаг).

Регистрация документа выражается в присвоении ему номенклатурного индекса и регистрационного номера (даты) с дальнейшим внесением кратких сведений о нем в специальный журнал (карточку) либо компьютеризированную систему учета. Это позволяет оперативно отыскать необходимые бумаги, обеспечить их сохранность и проконтролировать выполнение заданий, связанных с ними.

Существует несколько форм регистрации документов:

• централизованная – максимально продуктивная система, когда все регистрационные структуры соединены воедино либо учет официальных бумаг выполняется одним сотрудником;
• децентрализованная форма, при которой документы регистрируются по месту своего создания (в отделах и службах) либо исполнения;
• смешанная – комбинированная форма, предполагающая централизованный учет определенной части бумаг и децентрализованную регистрацию в структурных единицах.

Заметим, что регистрация производится одноразово и не может быть повторной в ходе документооборота внутри организации.

Регистрируемые документы подразделяются на группы (причем каждая из них учитывается отдельно) таким образом:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние;
• конфиденциальные с грифом «КТ»;
• коммерческие контракты.

В процессе регистрации каждой из групп используются общие унифицированные способы их индексации (нумерации). Для внутренних бумаг и коммерческих договоров существует порядковая нумерация, когда по журналу присваивается регистрационный номер от 1-го (или 01) с начала января ежегодно и далее по порядку до конца декабря включительно.

При небольшом документообороте и стопроцентной сохранности внутренняя документация и коммерческие договоры по воле администрации могут отдельно не учитываться. В этом случае им присваивают обычный порядковый номер после предыдущего документа, внесенного в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, включающие: порядковый номер, номенклатурный индекс организационной единицы (должностного лица), номер дела, куда подшивается конкретный документ либо копия.

Допустим, номер № 52/1-6 сдержит: 52 – последовательную нумерацию документа по книге регистрации; 1-6 – номенклатурный индекс дела. Иногда в организациях практикуется другая система регистрации с изменением последовательности расположения составляющих компонентов номера, к примеру 1-6/52 либо 1-6-52.

Номер документа может включать условный код подразделения (должностного лица) и категории рабочих вопросов. Например, № 52-АМ, где АМ – Андрей Маслов, составитель документа; 52 – его порядковый номер.

На продуктивность установленной системы индексации влияет ее постоянство.

Фактически процесс организации работы с документами предусматривает использование отдельных журналов регистрации для каждой категории корреспонденции – входящей и исходящей. Для небольшого документооборота такие книги учета могут действовать несколько лет подряд.

Журналы регистрации содержат набор стандартных граф:

• номер (индекс) документа;
• его дата;
• составитель входящей корреспонденции (сторонняя организация);
• получатель исходящего письма (отчета);
• количество листов;
• резолюция руководителя;
• Ф. И. О. исполнителя;
• его подпись в получении документации;
• контрольный срок для выполнения;
• результат работы, номенклатурный номер дела.

Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала. В этом случае, для того чтобы найти документацию, можно воспользоваться последовательным пролистыванием страниц либо поиском по ключевым словам.

• Как устроены жизненные циклы организации и как ими управлять

Особенности организации работы с входящими документами

Правила работы с документами в организации устанавливают, что приемом и обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь руководителя или его референт.

Поступающие бумаги проходят несколько ступеней: первичная обработка, подготовительный разбор, разметка, регистрирование, рассмотрение корреспонденции руководителем, отправка ответственным лицам, контроль срока реализации поручений и мероприятий, выполнение резолюции на документе, подшивка в дело.

Начальная обработка документации подразумевает проверку их на соответствие адресату. Каждый конверт подлежит вскрытию (кроме писем с пометкой «Личное»). При этом проверяется: соответствие присланного документа адресату получения, количество листов, присутствие приложений. Если они отсутствуют или конверт вообще оказывается пустым, об этом оповещают отправителя письма, делается пометка на документе и в книге входящей регистрации (графа «Примечание»).

Чаще всего конверт выбрасывают кроме случаев, когда только по нему можно установить реквизиты отправителя, даты отправки и поступления либо когда там присутствуют пометки о срочности (конфиденциальности).

Подготовительный разбор документов позволяет дифференцировать их на подлежащие и не подлежащие регистрации. На первых автоматическим нумератором ставится штамп отметки о поступлении с указанием названия организации-получателя, даты приема и входящей нумерации документа. Не штампуются приложения, журналы, проспекты, каталоги и прочие нерегистрируемые материалы.

Секретарь проводит фильтрацию входящей корреспонденции, отправляемой на визу руководителю. Последнему на рассмотрение подаются лишь самые срочные и важные поступления, которые собираются в специальную папку «Для доклада». Прочие документы отправляются заместителям начальника, в отделы (службы) либо прямо исполнителям. Документация, поступающая в структурные подразделения, маркируется соответствующим номенклатурным индексом (ставится на первом листе в верхнем углу справа). Допустим, отдел продаж – ОП с индексом (шифром) подразделения 04. На бумагах, вручаемых непосредственно заму руководителя либо исполнителям, проставляются их Ф. И. О. (данная пометка берется в кружок для распознавания среди прочих надписей).

При масштабной обработке документации секретарь руководителя использует способ скоростного чтения по блокам (содержание реквизитов и тексты разных документов унифицированы; ключевой элемент приказа или распоряжения – его директивный сегмент; смысл писем и служебных записок изложен в основной части). В процессе организации работы с документами их унификация позволяет улучшить алгоритм восприятия написанного. Поэтому готовый шаблон должен содержать следующие блоки: автор документа ; выходные данные ; заголовок ; содержание , куда входит преамбула (причины и цели составления документа) и подтверждение важности ожидаемого действия, изложение сути вопроса; исполнители и сроки выполнения.

Во время первичного рассмотрения корреспонденции, направляемой в дальнейшем руководству, устанавливается потребность в приложении дополнительных материалов (нормативов, контрактов, предварительной переписки). Все это подбирается секретарем и прикладывается к входящей документации.

Без предварительной проверки и разметки документы вручаются адресату, если в них указаны персональные координаты или фамилия конкретного сотрудника организации. После регистрации соответствующая входящая корреспонденция подается на рассмотрение администрации.

• 8 правил для грамотного управления денежными потоками предприятия

Организация работы с исходящими документами

Официальный документ, посылаемый из учреждения, называется исходящим. Отправляемый поток корреспонденции содержит бумаги, подготовленные на данном предприятии и выходящие за его пределы. Как правило, они представляют собой ответы на полученные письменные (устные) вопросы (просьбы, требования) либо собственные запросы и информационные документы, нуждающиеся (не нуждающиеся) в ответах. Причины появления исходящих бумаг обычно обусловлены сферой деятельности компании, ее потребностями в информации. Их чаще всего направляют в подведомственные учреждения (при наличии таковых), в курирующие организации либо физическим лицам в ответ на их обращения.

При организации работы с документами исходящий поток бумаг подразделяется на:

• распорядительные директивы (если в организации есть подведомственные структуры) – приказы, постановления;
• информационные документы – письма (ответные, инициативные, гарантийные, электронные и т. п.), а также служебные записки, справки, обзоры, договоры, отчеты, телефонограммы, факсы, сведения о выполнении.

Большая часть исходящей корреспонденции посылается в ответ на входящие документы организаций. Определенный процент таких бумаг создается на основе внутренней документации.

Типовые стадии обработки отправляемой корреспонденции предусматривают:

• подготовку проекта документа ответственным исполнителем;
• его согласование с руководством;
• окончательное оформление документа и проверку его достоверности;
• подписание либо утверждение (при необходимости);
• регистрацию;
• отправление адресату;
• подшивание копии документа в дело.

Как правило, проекты официальных бумаг готовятся ведущими специалистами отделов (служб) и одобряются их руководителями. За разработку исходящего документа полностью отвечает назначенный исполнитель. Ему делегируется право привлекать других причастных сотрудников и координировать их действия. Каждый документ оформляется согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Исполнитель прилагает к нему список рассылки, то есть перечень организаций, которые должны получить готовый и утвержденный документ.

Согласование проекта заключается в ознакомлении приобщенных лиц с его содержанием и получении от них завизированного грифа «согласовано». Далее документ, одобренный всеми причастными сотрудниками, сдается в канцелярию для утверждения высшим руководством.

Перед подачей готового проекта на подпись ответственное лицо проверяет его содержание, наличие необходимых приложений и виз. Ответные информационные письма передаются на подпись руководству с приложенными первоисточниками, на основе которых они разработаны.

Исходящий официальный документ должен иметь:

• все требуемые реквизиты, в том числе адрес корреспондента;
• подпись соответственного должностного лица;
• сопроводительный лист с указанием приложений (если текст создан на электронном носителе);
• контрольный экземпляр (включая сопроводиловку), независимо от размера списка рассылки, для подшивки его в соответствующую номенклатурную папку;
• опись (или расчет) рассылки, если документ отправлен 4 адресатам и более;
• пометку с видом почтового отправления (кроме обычных писем), если это необходимо.

Вся исходящая корреспонденция, оформленная по вышеуказанным правилам работы с документами в организации, сдается в общий отдел (или секретарю) на регистрацию. Эта процедура подразумевает проставление штемпеля «Исходящий №__» с занесением нужных сведений об отправлении в соответствующую номенклатурную книгу. Кроме того, регистрацию проходят сопроводительный лист и имеющиеся приложения.

Какие сведения нужны для регистрации исходящей документации:

• адресат;
• дата и номер документа, содержащий и номенклатурный индекс дела;
• название или краткое содержание;
• пометка о выполнении;
• ответственный исполнитель;
• примечание.

Когда документ, отправленный в какую-то организацию, требует возвращения, он должен иметь штамп «Подлежит возврату» или аналогичную пометку. То же самое следует внести в карточку или журнал регистрации. На зарегистрированный исходящий документ (оба его экземпляра) вручную или машинописным способом проставляется номер.

Обработка и почтовая отправка корреспонденции, как правило, осуществляется секретарем, службой ДОУ либо централизованной экспедицией согласно «Правилам оказания услуг почтовой связи» (Постановление Правительства РФ № 221 от 15.04.2005).

Процесс организации работы с документами, предназначенными для отправки, предусматривает следующие операции: сортировка, адресация, складывание бумаг, укладка в конверты, запечатывание, расчет стоимости отправления, заполнение реестра для заказной корреспонденции, сдача отправлений на почту.

При получении документации на отсылку в первую очередь проверяется правильность ее составления, а именно наличие:

• подписи;
• номера и даты (проставляется при отсутствии ее на самом документе);
• заголовка (названия);
• адреса (для писем разовому корреспонденту, которого нет в книге адресов);
• отметки об исполнителе;
• полного комплекта страниц и всех заявленных приложений.

Перечисленные элементы оформления являются обязательными для почтовых и факсимильных отправлений. Неправильно оформленные либо недоукомплектованные бумаги возвращаются на доработку исполнителю.

По завершении экспедиционной обработки все отправления сортируются по виду их доставки:

• почтовой;
• факсимильной;
• курьерской.

В процессе сортировки нужно помнить, что факсимильная связь обеспечивает только быстрый обмен информацией. Документ, отправленный по факсу, является незаверенной копией и не имеет юридической силы достоверного источника. Не следует передавать этим способом объемные документы с множеством страниц и поздравительные сообщения.

Заказная корреспонденция сопровождается описью рассылки, где работник экспедиции отмечает свою фамилию и день отправки. Письма, поступающие на отправку, обрабатываются и отсылаются в течение текущего дня либо на следующий рабочий день.

Служебные телеграммы оформляются и подлежат отправке не позднее часа после регистрации их в сервисе ДОУ.

Исходящая документация создается в 2 экземплярах (кроме телефонограмм и факсов). Копии отсылаемых бумаг и единственный экземпляр телефонограмм (факсов) должны быть подшиты в соответствующую номенклатурную папку. На втором экземпляре документа ограниченного доступа ставится пометка об уничтожении всех копий и черновых вариантов.

Что необходимо учитывать при организации работы с конфиденциальными документами

Документы с грифом ограниченного доступа бывают открытыми (не засекреченными) и закрытыми, которые подразделяются на несколько видов с отметками:

• «Для служебного пользования» (информация только для работников компании);
• «Конфиденциально» (доступ ограничен законодательством РФ);
• «Коммерческая тайна» (разглашение информации наносит вред ее владельцу);
• «Совершенно секретно», «Секретно», «Особой важности» (содержание является государственной тайной).

Давайте разберемся, что относится к конфиденциальной документации. Конфиденциальный (confidentiale – по-латински означает «доверие») документ считается секретным или доверительным. Юридически конфиденциальная информация трактуется как задокументированные сведения с официально ограниченным доступом (ст. 2, ФЗ № 24 от 20.02.95 «Об информации, информатизации и защите информации») в соответствии с законами РФ.

Конфиденциальные данные (включая коммерческую тайну) обычно хранятся в форме каких-то документов на бумажных или электронных носителях. Подобные источники информации иногда становятся объектами незаконных посягательств, а значит, требуют защиты. Секретные сведения на больших предприятиях и в компаниях с несколькими владельцами являются более сложным предметом защиты.

Порядок организации работы с документами, которые признаны коммерческой тайной, устанавливается особой инструкцией по закрытому (секретному) делопроизводству, регулирующей конфиденциальное документирование. В нее входят разделы:

• «Общие положения», где в соответствии с действующим законодательством и нормативными методиками дается определение коммерческой тайны, намечаются цели самой инструкции, назначаются подразделения или лица, ответственные за закрытое делопроизводство;
• «Документирование деятельности компании, являющейся коммерческой тайной», где конфиденциальные бумаги подразделяется на виды, утверждается порядок их создания и оформления, перечисляются грифы, используемые для ограничения доступа к ним;
• «Особенности организации работы с документами», где разъясняются правила работы с секретной коммерческой документацией и присвоения ей соответствующих грифов.

Сотрудники, имеющие доступ к конфиденциальной информации и документам, предварительно проходят инструктаж и изучают регламент сохранения коммерческой тайны компании. Данные правила разрабатываются службой безопасности в зависимости от специфики организации, согласуются с заместителем директора и утверждаются первым руководителем, после чего оформляются в виде удобной для прочтения памятки.

Работник, в компетенцию которого входит учет, хранение и применение документов с конфиденциальными данными, назначается приказом руководителя компании. Им может стать сотрудник, специально выделенный для закрытого делопроизводства, которое будет его основной служебной функцией. Возможно возложение этих обязанностей на секретаря-референта организации. В любом случае данные лица персонально отвечают за утрату либо утечку секретной информации.

• Коммерческая информация и ее защита: используем IT-методы

Любые документы, имеющие статус конфиденциальности или коммерческой тайны, должны учитываться и проходить особую маркировку. На них ставится гриф ограниченного доступа с пометкой номера экземпляра и владельца данной информации.

При направлении документации, имеющей коммерческую тайну, в официальные органы власти и ОМСУ грифы «Конфиденциально» либо «Коммерческая тайна» ставятся обязательно!

Кроме того, в текстовке документа может быть упомянута конфиденциальность данных, права компании на таковые, правила их применения и др. Так, для сохранения коммерческой тайны, вытекающей из общей деятельности двух предприятий, требуется внесение этого положения в совместный договор о сотрудничестве.

При отсутствии штемпеля «Коммерческая тайна» и ссылок на конфиденциальность в содержании по умолчанию считается, что составителем и лицами, визировавшими документ, предусмотрены все вероятные последствия от его открытого использования.

Согласно правилам работы с документами в организации бумаги с грифом секретности централизованно распечатываются в специально оборудованном помещении без доступа посторонних лиц. Затем они подписываются и подаются для регистрации специалисту, уполномоченному на их учет. Он ликвидирует все черновики и рабочие файлы с вариантами будущего документа и подтверждает эти действия надписью на копии: «Черновик (файл) уничтожен. Дата, подпись».

Любые документы конфиденциального содержания проходят регистрацию в «Книге регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» отдельно от обычной корреспонденции. Для интенсивного документооборота могут быть использованы самостоятельные журналы для внутренних, входящих и исходящих бумаг организации, содержащих коммерческую тайну. Каждый лист такого журнала нумеруется, книга прошивается и затем опечатывается. На последней странице в заверяющей записке проставляется общее число листов.

Все входящие бумаги с пометкой «Коммерческая тайна» принимает и распечатывает специально уполномоченный на это работник либо секретарь-референт (при наличии у него данного права). Он непременно проверяет целостность документации, соответствие числа экземпляров и листов оригинала документа, а также его приложений. При выявлении недостачи (отсутствия) конфиденциальных бумаг в конвертах составляется два экземпляра акта, один из которых посылается отправителю.

Порядок организации работы с документами требует, чтобы бумаги с грифом секретности подшивались в отдельную номенклатурную папку, на обложке которой ставится штемпель «Коммерческая тайна» (в верхнем правом углу). Изнутри обложки отражается список лиц, которым разрешен доступ к этим документам. Все листы в деле нумеруются обычным карандашом в верхнем углу справа. В начале папки располагается опись ее содержимого, в конце – заверительный листок. Дела со штампом «Коммерческая тайна» помещаются в сейф, опечатанный уполномоченным на их хранение должностным лицом. Остальные сотрудники организации не имеют права пользования этим сейфом.

Документооборот корреспонденции со штампом конфиденциальности должен вовремя фиксироваться в «Книге учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче закрытого документа на руки ответственному исполнителю последний сверяет его номер с регистрационным индексом в журнале, сличает количество листов и расписывается в получении в журнале регистрации.

Полученные для работы документы с грифом секретности в этот же день возвращаются секретарю-референту. По согласованию с руководителем некоторые конфиденциальные бумаги могут оставаться у исполнителя до выполнения задания, если на его рабочем месте обеспечивается абсолютная сохранность документации.

Во время возврата бумаг со штемпелем «Коммерческая тайна» секретарь-референт сличает их номер по журналу, в присутствии работника сверяет количество листов и расписывается в колонке «Отметка о возврате» с указанием актуальной даты.

Обмен делами и документацией между сотрудниками компании происходит исключительно через референта с непременной отметкой в журнале.

Запрещено изымать из дел либо перекладывать официальные бумаги с грифом секретности из одной папки в другую без одобрения руководства и записи о документообороте в «Книге регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

По правилам работы с документами в организации любые конфиденциальные бумаги нельзя выносить из здания. Только в виде исключения руководитель либо его помощник дают согласие на вынос данных документов из офиса для подписания или согласования с соблюдением всех мер предосторожности.

• Коммерческая тайна: защита и меры наказания за разглашение

К чему приводит неправильная организация работы с документами

Ошибки в первоисточнике или погрешности в договоре (подобно отсутствию документов) иногда становятся причиной очень больших проблем. Чтобы пустячные промахи не нанесли больших финансовых утрат, руководитель предприятия должен предусмотреть и вовремя предотвратить возможные последствия просчетов путем грамотной организации работы с документами.

Документальные ошибки можно условно дифференцировать по группам, когда какая-то хозяйственная операция:

• оформлена с несоблюдением порядка составления документации (не все поля бланков заполнены, отсутствуют реквизиты и др.);
• официально не оформлена вообще.

1. Документы отсутствуют.

Прежде всего рассмотрим, что грозит организации и ее руководству за отсутствие какого-то важного документа. Законодательство России требует, чтобы каждая хозяйственная операция субъекта сопровождалась оформлением первичных документов (накладные, акты и др.), а основной массе сделок сопутствовали договоры.

Если нет бухгалтерских документов

• Штрафы. Не найдя определенной первичной документации либо счетов-фактур, работники налоговой квалифицируют это как грубое нарушение учета доходов (расходов) либо объектов налогообложения. Когда это выясняется во время выездной проверки, компанию подвергают штрафу (ст. 120 Налогового кодекса РФ) в размере 5 000 руб. (за нарушение в одном отчетном периоде) либо в 15 000 руб. (за неоднократные эксцессы в нескольких налоговых интервалах).

Данные взыскания наложат на компанию, если допущенное нарушение не вызвало недоплаты обязательных отчислений в бюджет. Когда же неимение документа привело к снижению организацией облагаемой базы по какому-то налогу (допустим, вы совершили вычет по НДС без входного счета-фактуры), ваш штраф выразится в 10 % от неуплаченной суммы налога, однако не меньше 15 000 руб.

К тому же грубое нарушение порядка учета карается административной ответственностью согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Первые лица компании (генеральный директор и главный бухгалтер) будут подвергнуты материальному взысканию в размере 2 000–3 000 руб.

• Переплата налогов. Неимение актов о проведенных работах, а также накладных на полученный товар не дает возможности определить расходы фирмы при расчете налога на прибыль. Относительно счета-фактуры – это единственный документ (согласно ст. 169 Налогового кодекса РФ), допускающий принятие к вычету входного НДС (к примеру, по постановлению ФАС ВВО № А43-36662/2006-31-1051 от 30.08.2007). Проще говоря, не имея документов, вы станете переплачивать налоги.
• Невозможность предъявить претензию партнеру. Когда в организации отсутствует документальное подтверждение выполнения обязательств, принятых сторонами договора, то будет очень трудно впоследствии предъявить претензию контрагентам. Допустим, по договоренности поставщик должен отгрузить какой-то объем продукции. Ее доставили, но накладную не привезли. Вдобавок при приеме товара кладовщик тоже не оформил документы. Позже выяснилось, что фактически компания недополучила продукцию, как того требуют условия договора. Однако, не имея документа-подтверждения, подписанного обеими сторонами сделки (сдавшей и принявшей), установить недопоставку практически невозможно.
• Сложности при привлечении инвесторов. Для иллюстрации смоделируем такую ситуацию: большая розничная сеть готовится привлечь инвестора из зарубежья. Для этого нужна экспертная оценка ее активов и анализ финансового состояния компании, то есть проведение due diligence. На самом деле подобная оценка невозможна, поскольку сеть объединяет три десятка ИП, каждый из них имеет по два супермаркета, оборот которых составляет от 5 до 10 млн $. Выходит, что бухгалтерский учет практически отсутствует. А для приведения его в порядок аудиторам потребуется минимум год. Разумеется, при такой организации работы с документами ни о каком зарубежном инвесторе не может быть и речи.

Если нет договоров с партнерами

Гражданский кодекс РФ требует от юридических лиц оформления сделок в элементарной письменной форме (статья 161). То есть все отношения с партнерами (покупателями, поставщиками, др.) должны быть зафиксированы договорами. Иначе сделка рискует стать недействительной согласно ст. 162 Гражданского кодекса. Только в этом случае можно ожидать от каждой из сторон возврата всего полученного контрагенту в рамках сделки (ст. 167).

1. Если документ оформлен неверно.

При наличии ошибок в счетах-фактурах или первичных документах организацию могут оштрафовать за неуплату налогов, так же как и при отсутствии необходимых бумаг. К примеру, компания купила у поставщика материалы, которые затем применила для производства. На данную продукцию ей предъявили счет-фактуру, где забыли указать какой-то нужный реквизит (название или адрес отправителя груза). Во время проверки налоговики установят, что по имеющемуся документу компания не имела права вычитать НДС. Но если бухгалтер все же сделал это и снизил ставку налога, за этим последует штраф за недоплату в казну.

Еще пример: партнер предоставил компании определенные услуги, стоимость которых была учтена бухгалтером при расчете налога на прибыль. Но в ходе проверки работники ФНС выявили нарушения при оформлении приемосдаточного акта. С учетом этого факта они квалифицируют затраты организации как официально не подтвержденные и уберут стоимость услуг из статьи расходов. Они решат, что бухгалтерия завысила издержки, а значит, уменьшила прибыль и, соответственно, не доплатила налог.

Статья 122 Налогового кодекса РФ определяет штрафные санкции за недоплату (неуплату) налога, которые составляют 20 % от непогашенной суммы. К тому же если обнаружится, что предприятие преднамеренно не заплатило налог, штраф достигнет 40 % от размера недоимки.

Следует отметить, что для этого случая вполне подойдет формулировка ст. 120 вышеуказанного кодекса (п. 3) - грубое нарушение порядка учета, вызвавшее приуменьшение налоговой базы (размер штрафа 10 % от недоплаченной суммы, но не меньше 15 000 руб.), поскольку речь идет о неправильном составлении бухгалтерской отчетности (то есть нарушении правил бухучета) в результате плохой организации работы с документами. Тем не менее фактически за ошибки в бумагах (но не их отсутствие) ответственность по ст. 120 Налогового кодекса чаще всего не наступает.

Кроме штрафа, начисленного на сумму, которую компания несознательно занизила при расчете налога, нужно будет уплатить пеню. Это обойдется в 1/300 ставки рефинансирования Центробанка РФ за календарный день просрочки. Вдобавок будет взыскана и сумма недоимки.

К сожалению, в действительности часто встречаются досадные ошибки в виде опечаток в платежных документах, совершенных по невнимательности. При этом деньги, отправленные с расчетного счета компании, могут не дойти до кредитора (либо поступить с задержкой). Это не только снизит репутацию среди партнеров, но и чревато санкциями за несоблюдение договора.

С точки зрения налоговых отчислений последствия могут быть более суровыми. Перед поступлением в бюджет все оплаченные взносы приходят на казначейские счета. Если в налоговой платежке имеется ошибка, данный платеж будет перемещен в группу невыясненных поступлений. До тех пор, пока он находится там (что может занять много времени), налог предприятия будет считаться неоплаченным. Следовательно, окажется нарушен срок расчета, а далее последует начисление пени. В некоторых случаях (допустим, при указании в платежке ошибочного КБК) приходится платить налог повторно, причем организации грозит штраф в соответствии со ст. 122 Налогового кодекса. Все детали этого эпизода можно уточнить в бухгалтерии.

При недостаточной организации работы с документами часто встречается еще одна ошибка, когда документ подписан неуполномоченным лицом. Все бумаги (накладные, акты выполненных работ, счета и др.) обязан визировать руководитель либо люди, для этого назначенные. Документ, который содержит подпись постороннего лица, не имеет юридической силы. Его не примут в арбитражном суде как доказательный, и, разумеется, на основании такой бумаги взыскание санкций с контрагента не представляется возможным.

К примеру, организация проводит подрядные работы для заказчика. От имени заказчика их принимает лицо, представившееся руководителем строительства, которое подписывает акт. Подрядчик не выясняет его полномочий на утверждение документов от лица заказчика. В дальнейшем при обращении в суд для взыскания стоимости проведенных работ обнаруживается, что некий руководитель строительства просто оказывал услуги проектирования и не имел права принимать работы вместо заказчика. В итоге подрядчик проигрывает дело и остается ни с чем.

Рассказывает практик

Когда опасны ошибки в счетах-фактурах

Андрей Пушкин ,

генеральный директор компании Tenzor Consulting Group, Москва

Генеральный директор не обязан быть в курсе всех нюансов оформления бухгалтерской документации, поскольку это относится к компетенции бухгалтеров, действия которых контролирует главбух. Обращаем внимание первых руководителей на некоторые особенности оформления счетов-фактур. Для принятия к вычету НДС следует правильно составить этот документ. Возлагая на компанию ответственность за отсутствие необходимых реквизитов (ИНН сторон сделки, адресов, подписей главбуха или руководителя) либо за указание их с ошибками, проверяющие поступают правомерно (согласно статье 169 Налогового кодекса, пп. 5, 6). Поэтому в данном случае трудно доказать в суде свою правоту.

Другое дело - погрешности в свободных реквизитах, которые не упомянуты в указанных выше пунктах 5, 6. За эти оплошности налоговики тоже могут оштрафовать компанию, зато отстоять свою правоту в судебном порядке будет легче.

Для примера приведем постановление ФАС № Ф03-А73/06-2/1265 Дальневосточного округа, принятое 31.05.2006. Налоговая служба отказала организации в вычетах по НДС по причине отсутствия КПП поставщика во входящем счете-фактуре. Тем не менее арбитры приняли сторону истца. Вынося решение, они основывались на том, что Налоговый кодекс не обязывает непременно указывать КПП.

Последствия ошибок в договорах

Все ошибки, допущенные при составлении соглашений, условно группируются так:

• технические (включая неточности);
• смысловые;
• юридические.

Техническими ошибками считаются любые опечатки, описки, арифметические погрешности и др. К неточностям относятся неправильное понимание либо неподходящее применение специальных терминов; неточный перевод содержания договора с оригинального языка на русский; употребление понятий с двойственным или другим смыслом.

Смысловые ошибки – это неправильное отражение в договоре реальных намерений его сторон. Допустим, если документ составляется по шаблонной форме, однако большую часть предусмотренных положений стороны изначально соблюдать не планируют. Смысловые неточности могут быть вызваны некорректными формулировками, когда в соглашении указано одно, а на самом деле имелось в виду другое.

Юридические ошибки подразумевают нарушение условиями договора требований действующего законодательства или их противоречие собственным интересам предприятия. Самая грубая правовая ошибка - это подписание документа неполномочным лицом. К примеру, текст соглашения содержит одну фамилию, а подписано оно иным человеком. Допустим, в шапке написано: «…в лице генерального директора Петрова…», а за реквизитами следует автограф коммерческого директора Снегирева. Такого рода оплошности приводят к признанию неправомочности сделок.

• Управленческая отчетность: виды отчетов и порядок их составления

Рассказывает практик

Ошибки в договоре порой обходятся очень дорого

Владимир Калинин ,

заместитель председателя правления компании Cost Management Group, Москва

У нас был случай, как мне кажется, весьма наглядно отражающий несоответствие положений договора интересам компании. Некоторая структура нашего холдинга плотно взаимодействует с нефтяными предприятиями, поставляя им оборудование. Оно может транспортироваться только по стальным магистралям. Как-то раз перевозчик (железная дорога) нарушил сроки поставки, а претензии заказчика были предъявлены нам. Причиной стал пункт договора, предусматривающий, что обязательства по поставке являются выполненными во время передачи груза получателю в месте назначения. То есть выходило, что компания несла ответственность за поставку оборудования покупателю непосредственно до отгрузки. В итоге пришлось уплатить крупный штраф нефтяной компании при минимальных претензиях к перевозчику. А если бы мы отвечали за товар только до доставки его в отправной пункт, развязка конфликта была бы иной.

Информация об экспертах

Андрей Пушкин, генеральный директор компании Tenzor Consulting Group. Окончил Всероссийскую государственную налоговую академию. Получил степень MBA по программе «Стратегическое управление» в АНХ при Правительстве РФ. Председатель Межотраслевого третейского суда, член Ассоциации юристов России. Автор ряда книг, среди которых «Особые экономические зоны в России: правовое регулирование» (совместно с Ильей Богдановым; М.: Альпина Бизнес Букс: Альпина Паблишерз, 2009), «Государственно-частное партнерство: механизмы реализации» (совместно с Андреем Алпатовым и Романом Джапаридзе; М.: Альпина Паблишерз, 2010), «Покупка и продажа бизнеса в России» (совместно с Кириллом Гришиным; М.: Альпина Паблишерз, 2011). Tenzor Consulting Group. Сфера деятельности: юридические услуги для бизнеса. Форма собственности: ООО. Территория: головной офис – в Москве, филиалы – в Санкт-Петербурге, Дубне (Московская область), Сочи. Численность персонала: 50.

Владимир Калинин , заместитель председателя правления компании Cost Management Group, Москва. Компания Cost Management Group работает на рынке пять лет. Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами. За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников - 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие 5– 8-летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.